Transcript Inkoop- en crediteurenproces

Procestypologie. Inkoop- en
crediteurenproces
Expenditure cycle
Vergelijking expenditure cycle met
stappen inkoop- en crediteurenproces
Expenditure Cycle
Request goods (Bestelaanvraag)
Order goods (Leveranciersselectie
en bestellen )
Receive goods (Ontvangst goederen)
Approve
vendor invoice (Factuurcontrole)
Pay for goods (Betaalbaarstelling)
Inkoopproces
1. Impuls: voorraadbestand, verkooporder,
productieorder etc.
2. Leveranciersselectie
3. Bestelling
4. Goederenontvangst
5. Ontvangst en controle factuur: startpunt
crediteurenproces.
Managementinformatie in relatie tot begroting en
de vorige periode
Inkoopkosten
Omvang Inkopen per inkoper
Prijsverschillen per inkoper
Contractpositie
Omvang uitstaande offerteaanvragen
Omvang uitstaande bestellingen
Contractpositie
Leverbetrouwbaarheid leveranciers
Presteren van leveranciers
Toepassingsvraag 1
Welke informatie heeft de directie nodig om de
betrouwbaarheid van de inkoopkosten te
kunnen beoordelen?
1. Impuls: Bestelaanvraag (request
goods)
Risico
Maatregelen van interne controle
Bevoegdheid
Competentietabel: wie, wat, tot welk bedrag?
aanvrager
Juiste
- Werken met bestelniveaus en vaste
inkoophoeveelheid
bestelhoeveelheden
- Zorgen voor een correcte
voorradadministratie
- Vastleggen van inkoopbeslissingen, versturen
van orderbevestigingen
- Bestelling omvat onder meer: kwaliteit,
levertijd, plaats levering, wijze van verpakking
Toepassingsvragen 2
• Wie bepaalt de competentietabel met
betrekking tot inkopen?
• Stel dat een inkoper bevoegd is om tot 10.000
euro te bestellen en hij wil voor 100.000 euro
bestellen. Hoe kun je dan voorkomen dat hij 10
keer een bestelling van 10.000 plaatst?
2. Leveranciersselectie (order goods)
Risico
Maatregelen van interne controle
Bevoegdheid
Competentietabel: wie, wat, tot welk bedrag?
inkoper
Bij afwijkingen van de competentietable is
autorisatie door de directie vereist.
Juistheid
Offerteprocedure
inkoopprijs
Samenspanning
- Periodieke roulatie van inkopers
leverancier met
- Adequate offerteprocedure (zie inkoopproces)
inkoop
- Training hoe om te gaan met giften van
leveranciers
Toepassingsvragen 3
• Stel dat je tijdens de interim-controle van een
handelsbedrijf in bouwmaterialen constateert
dat de inkoper wel schriftelijk offertes
aanvraagt maar deze ook zelf ontvangt, opent
en bewaart. In hoeverre vind je het dan
noodzakelijk om deze offertes voortaan door
het directiesecretariaat in gesloten
enveloppen te laten bewaren?
3. Bestelling: mutatie inkoopbestand
(order goods)
Risico
Maatregelen van interne controle
Bevoegdheid van
Beveiliging van inkoopbestanden via de
besteller
inkoopapplicatie door koppeling aan een
competentietabel (logische
toegangsbeveiliging)
Volledige en juiste
- Contractprocedure met doorlopende
registratie van
nummering, logische
verplichtingen
- Toegangsbeveiliging en invoercontroles tot
contractbestand
Zie deel 5 automatisering voor invoercontroles
Toepassingsvragen 4
• Welke inputcontroles kun je bedenken ten
aanzien van de invoer in het inkoopbestand?
4. Goederenontvangst: mutatie
voorraadbestand (receive goods)
Risico
Maatregelen van interne controle
Alleen bestelde
Raadplegen van het inkoopbestand door
goederen/diensten
magazijnmeester en of ontvanger van de dienst
worden ontvangen
Telfouten
Informeer tellende ontvanger niet over de
bestelde hoeveelheid; laat ontvangstrapport
tekenen
Volledige
Administratie legt verband tussen bestelde
registratie van de
goederen/ diensten en geleverde
ontvangen
goederen/diensten
aantallen
Toepassingsvragen 5
Bij een handelsbedrijf in bouwmaterialen voer je
de interim-controle uit. De directeur ontsteekt
in woede als jij hem na de interim-controle
vertelt dat de magazijnmeester soms een
weekje wacht met het verwerken van de
ontvangsten in het voorraadbestand omdat
het zo druk is. Waarom zou de beste man zo
kwaad worden en vind je het terecht?
Crediteurenproces
1. Ontvangst en controle facturen (approve
vendor invoice)
2. Bijwerken crediteurenadministratie
3. Vervaardigen betaaladvieslijst
4. Betaling (pay for goods)
Managementinformatie in relatie tot begroting
en vorige periode
Totale omvang van de inkoopschulden
Omvang schulden per leverancier
Omvang schulden per vervalperiode
Toepassingsvraag 6
• Welke informatie zal de directeur nog meer
gebruiken om de betrouwbaarheid van de
inkoopschulden te kunnen beoordelen?
1. Ontvangst en controle facturen
(approve vendor invoices)
Risico
Maatregelen van interne controle
Juistheid van de
Controle door crediteurenadministratie:
factuur
Prijs op factuur = prijs in inkoopbestand?
Aantal op factuur = aantal ontvangen?
Rekeningnummer en naam komt overeen met
leveranciersbestand?
Paraaf op factuur van goedkeurder = paraaf op
parafenlijst
Deze controle kan ook geautomatiseerd
uitgeveoerd worden (zogenaamde 3 way-match)
Toepassingsvraag 7
Je werkt op de controllersafdeling van een groot
bouwbedrijf en hoort van een collega die bij
een ander groot bedrijf in de regio werkt, dat
bij hun regelmatig spookfacturen worden
ontdekt. Je schrikt en denkt: “Bij ons is me dat
nog niet opgevallen”? Wat is een
spookfactuur en zijn de bij stap 1 genoemde
maatregelen voldoende om spookfacturen te
ontdekken?
2. Bijwerken crediteurenadministratie
Risico
Maatregelen van interne controle
Juistheid
Logische toegangsbeveiliging tot
bevoegdheid van
crediteurenadministratie gekoppeld aan
degene die facturen
competentietabel
toevoegt met
mogelijk doel fraude
Juistheid invoer
Invoercontroles
factuurgegevens
Juistheid invoer
Controle van de juistheid van de
betaal (inclusief
rekeningnummers van de crediteuren
betaalrekening)
Omvang aantal facturen verwerkt = Opboeking
gegevens
crediteurenbestand
Toepassingsvraag 8
De inkoper van een handelsbedrijf in
bouwmateriaal beklaagt zich bij de directeur:
“Ik wordt hier als een potentiële fraudeur
weggezet. Ik heb niet eens de bevoegdheid om
het crediteurenbestand te raadplegen
wanneer een leverancier belt met de vraag of
wij hem al betaald hebben”. Vind je zijn klacht
terecht?
3. Vervaardigen betaaladvieslijst
Risico
Maatregelen van interne controle
Toevoegen van
Controle door procuratiehouder
onrechtmatige
posten
Juistheid en
Per run:
volledigheid
- Totaal betaaladvieslijst = Totaal af te boeken uit
crediteurenbestand
- Som van de rekeningnummers van de
betaaladvieslijst = som van de rekeningnummers
van de betaalopdracht
Toepassingsvraag 9
Stel dat je op de crediteurenadministratie werkt.
Op een dag komt de directeur buiten adem
aangerend en geeft je op een papier een
bedrag en een rekeningnummer. Kun jij dat
even betalen? Mijn handtekening staat er
op? Wat doe je?
4. Betaling (pay for goods)
Risico
Maatregelen van interne controle
Juistheid
Procuratieregeling: wie mag tot welk bedrag
bevoegdheid
accorderen?
opdracht tot betaling
Totaal betaaladvieslijst = Totale afboeking bank ,
Juistheid betaalde
Som van de rekeningnummers van de
bedragen
betaalopdracht = som van de rekeningnummers
van de afgeboekte crediteuren,
Afboeking crediteurenbestand = Afboeking bank.
Toepassingsvraag 10
Je werkt op de controllersafdeling van een groot
bouwbedrijf en vangt in de gang een deel van
het gesprek op tussen de directeur en de
controller. Controller: Voor de
betrouwbaarheid is het absoluut noodzakelijk
dat jij (directeur) alle posten checkt voordat
we gaan betalen. Directeur: Maar daar heb ik
jou toch voor aangenomen! Wie heeft er
gelijk en waarom?