Transcript ELY-keskukset 2015 tiekartta
ELY-keskukset 2015 -tiekartta
LUONNOS
ELY keskusten johtoryhmä 10.6.2010
ELY-keskukset 2015 tiekartta
• Kuinka ELY-keskukset vastaavat tulevaisuuden haasteisiin?
• Haasteet kasvavat – resurssit niukkenevat • Tulevaisuus tehdään yhdessä, aktiivisesti toimien ja valintoja tehden
2
ELYjen visio
– tätä tavoittelemme
• ELY -keskus edistää hyvän elinympäristön ja yhdyskunta rakenteen kehittymistä sekä tukee kansalaisten hyvinvointia ja elinkeino elämän kilpailukykyä alueellaan. Toiminnassa sovitetaan yhteen valtion ja maakuntien strategiset tarpeet.
• ELY -keskus on luotettava ja aloitteellinen valtion alueellinen kehittämis- ja palvelukeskus, jota johdetaan ja kehitetään asiakaskeskeisesti koko viraston osaamista hyödyntäen.
• Käytettävissä olevat resurssit kohdennetaan tehokkaasti asiakastarpeeseen vastaamiseksi. Palveluiden laatu, yhdenmukaisuus ja helppo saavutettavuus turvataan ja ne tuotetaan tehokkaasti ja toisiaan tukevina kokonaisuuksina.
• ELY –keskus on näköalapaikka muuttuvaan maailmaan. ELY – keskus on monipuolinen ja yhteistyötaitoinen työyhteisö, jossa tehtävät ovat haasteellisia ja kiinnostavia. Henkilöstö osallistuu omalla työllään ympäröivän yhteiskunnan kehittämiseen. 3
Johtamissopimukset ja ELY-keskus vuonna 2015
•
Asiakas ja kansalaislähtöisesti toimiva, osaava ja luotettava alueellinen kehittäjä- ja palveluorganisaatio
•
Toimintaympäristönsä haasteet ja
• •
mahdollisuudet tunteva Asiakkailleen lisäarvoa tuottava Sidosryhmien arvostama, luotettava
•
kumppani Ammattitaitoisesti johdettu, osaava ja
•
tehokas toimija Hyvä työnantaja, jonka osaava henkilöstö voi hyvin
4
ELY visioon vaikuttavat ”dynamiikat”
Asiakkaiden odotukset
• Asiantuntevaa ja laaja-alaista palvelua helposti saatavilla • Julkiset organisaatiot näyttäytyvät yhtenäisenä kokonaisuutena
Yhteiskunnallinen vaikuttavuus
• Alueiden kilpailukyvyn ja väestön hyvinvoinnin edistäminen • Ilmastonmuutoksen hillintä ja kestävän kehityksen edistäminen ELYt palvelevat asiakkaitaan tasapainottaen asiakaslähtöisyyden, kustannustehokkuuden ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden
Tuottavuus
• Tehdään valintoja: kenelle, mitä ja miten?
• Päällekkäisyyksiä poistetaan • Yhteistyötä eri julkisten toimijoiden välillä tiivistetään 5
Taloudelliset realiteetit
ELY-keskukset ovat matkalla tulevaisuuteen, jossa haasteet kasvavat ja resurssit niukkenevat – asiakkaille ja alueiden kehittämiseen entistä parempaa lisäarvoa entistä tuottavammin
• ELY-keskusten toimintamenokehykset supistuvat noin 11 M€ v. 2011 ja kehykset supistuvat edelleen vuoteen 2015 mennessä • Tuottavuusohjelman mukaisesti ELY-keskusten on vähennettävä n. 630 htv vuoteen 2015 mennessä – noin 15 % nykytasoon verrattuna • Toimintamenojen supistus on henkilötyövuosivähennyksiä suurempi haaste – toimintamenot eivät riitä kattamaan ELY-keskusten välttämättömiä kustannuksia • ELY-keskusten toimintamenoista noin 85 % on henkilöstön palkkausmenoja – merkittävä säästöjä voidaan synnyttää lähinnä karsimalla henkilöstömenoja • Toimintamenojen juustohöyläämisen tie on kuljettu loppuun !
Se johtaa ELY-keskusten toiminnan lamaantumiseen ja pahimmillaan kurjistumiskehitykseen.
6
Talouden tasapainottaminen 2010 ja 2011
•
2010
→ ELY-keskusten talouden tasapainottamisen toimintasuunnitelmien perusteella voidaan pitää todennäköisenä, että ELY-keskukset selviytyvät omin toimin vuoden 2010 käyttösuunnitelmien tasapainottamisesta → Hintana on lisääntynyt käynnistyskitka ja työnantajakuvan heikkeneminen
•
2011
→ On todennäköistä, että ELY-keskukset eivät selviydy omin toimin vuodesta 2011 → Tiukka kehys uhkaa kestävän tuottavuuden periaatteen toteuttamista ja pitkäjänteistä toiminnan kehittämistä. Tilanne voi johtaa ALKU-uudistuksessa tavoitellun lisäarvon menettämiseen ja ydintoiminnan lamaantumiseen.
→ Sopeutustoimenpiteet tulee aloittaa jo vuonna 2010
7
Ohjaavilta tahoilta kaivataan linjauksia
Vision mukaisen tulevaisuuden rakentamiseksi ELY-keskukset tarvitsevat ohjaavien ministeriöiden päätöksiä, linjauksia tai hyväksynnän
• Priorisoinneista, tehtävistä luopumisista, ostopalveluista, palvelumaksuista • Rakenteen yksinkertaistamisesta ja työnjaollisista kysymyksistä • ELYjen yhteisten toimintojen järjestäminen ja työnjako • Prosessien ja toimintatapojen kehittämisestä mm.
• palveluiden sähköistäminen • tietojärjestelmien vähentäminen ja yhdenmukaistaminen • infrahankinnan kehittäminen • valvonta ja kenttätoiminnan kehittäminen • asiakasyhteydenottojen ohjaaminen ja asiakaspalvelupisteiden kehittäminen • Lainsäädännön ja ohjeistuksen keventämisestä • Kansallisen, ELY-keskuksille yhteisen henkilöstöohjelman ja –suunnitelman aikaansaamisesta; ELY keskusten henkilöstön osaamisen kehittämisestä 8
Kehittäminen hankkeistetaan Visio 2015
Prosessit Henkilöstö Kumppanuudet Synergiat Strategiat Johtaminen ja ohjaus 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Vision saavuttamista mitataan:
• Sidosryhmätyytyväisyys • Asiakastyytyväisyys • VM-baro • Johtamisen 360-arviointi • Johtoryhmien itsearviointi • CAF • Tuottavuustavoitteiden toteutuma (htv) 9
Teema
Synergiat Kumppa nuudet Henkilöstö
Kehittämishanke
Johtaminen ja ohjaus
Tehtävien priorisointi
Strategiat ja prosessit
Rakenneselvitys Strategisen ohjauksen ja suunnittelun kehittäminen Palvelutarjooma ja -kanavat Asiakasyhteydenottojen hallinta Asiakkuusprosessin kehittäminen Hallinto ja tukitehtävien organisointi ELYjen yhteisten toimintojen työnjako Toimitilakonseptointi Tietojärjestelmien yhteensopivuus Infra-hankinnan kehittäminen Kenttätyön synergiat Sidosryhmäyhteistyö
Kuvaus
Todetaan ELYjen ydintehtävät ja resurssit kohdistetaan ensisijassa niihin.
Teetetään ulkopuolinen rakenneselvitys.
Kehitetään ELYjä ohjaavien tahojen yhteistä strategisen ohjauksen ja suunnittelun menettelyä Tunnistetaan ELYjen palvelutarjooma. Käytetään eri palvelukanavia tehokkaasti.
Kehitetään asiakasyhteydenottojen hallintaa niin, että asiakas saa palvelut vaivattomasti ja asiantuntijat voivat keskittyä asiantuntijatyöhön.
Tunnistetaan keskeiset asiakkuudet. Laaditaan monivuotinen asiakkuuden kehittämisohjelma.
Järjestetään hallintotehtävät tarkoituksenmukaisesti ja yhteisen mallin mukaan Selkeytetään ELYjen ja yhteisten toimintojen tehtävät ja työnjako.
Laaditaan ELYjen asiakaspalvelu-, kokous- ja toimistotiloja koskeva konsepti.
Parannetaan ELYjen tietojärjestelmien Yhteen sopivuutta. Prosessit sujuvat, tiedonhallinta paranee. Kehitetään hankintamenettelyjä, toimintajärjestelmää sekä hankinnan organisointia.
Hyödynnetään synergiat valvonta- ja kenttätöissä Sovitaan työnjaosta ja yhteistyömuodoista keskeisten sidosryhmien kanssa.
Vaikutukset
As
++ + ++ +++ ++ ++ + ++ + + ++ + +
Tu
+++ +++ ++ ++ ++ ++ ++ +++ +++ +++ +++ ++ ++
YV
++ + +++ + +/ + + + + + + + + Aikataulu
2010-2011 2010-2011 2/2010-12/2012 2010 2010 (suunnittelu) 2011 (toteutus) 2010 (suunnittelu) 2011 (toteutus) 1.9.2010 – 31.12.2011
2010-2015 2010-2015 2010-2015 2010-2015 Henkilöstöohjelma ELY-keskusten osaaminen ja toimintatavat suunnataan ydintehtäviin
++ +++ ++
1.9.2010-2015
As
= asiakkaiden odotukset
Tu
= tuottavuus
YV
= yhteiskunnallinen vaikuttavuus 10
Tehtävien priorisointi
Tavoitteet Ohjaavat ministeriöt priorisoivat ne tehtävät, jotka ELYjen on ensisijaisesti hoidettava. Priorisoinnit tehdään näkyviksi. Ohjaavat ministeriöt linjaavat ne tehtävät, jotka ELYt voivat ulkoistaa ja tehtävät, jotka voidaan jättää hoitamatta.
Vaikutukset Asiakkaiden odotukset: ++ Tuottavuus: +++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: ++ Riskit Aikataulu Ministeriöt eivät pysty tekemään tarvittavia priorisointeja riittävän ajoissa. ELYt joutuvat tekemään tehtävien priorisoinnit sattumanvaraisesti ja vaikuttavuus kärsii. 2010-2011 11
Rakenneselvitys (ELY-keskukset vuonna 2015 –selvitys)
Tavoitteet Tuottaa ulkopuolinen näkemys vaihtoehdoista ELY-keskusrakenteen, erikoistumistehtävien ja työnjaon sekä johtamisen kehittämisestä pidemmän aikavälin tuottavuustoimenpiteiden toteuttamiseksi Vaikutukset Riskit Aikataulu Asiakkaiden odotukset: + Tuottavuus: +++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: ++ Tuottavuustavoitteiden saavuttamiseksi rakenteen, tehtävien ja työnjaon arviointi välttämätöntä Ulkopuolinen selvitys syksy 2010, toimeenpano asteittain vuoteen 2015 mennessä 12
Palvelutarjooma ja - kanavat
Tavoitteet Vaikutukset Riskit Aikataulu
A S I A K A S
Määritellään ELYjen tuotteet ja palvelut organisaatioriippumatto masti. Tunnistetaan eri palvelu kanavien roolit ja vahvuudet palvelutarjoomassa.
Asiakkaiden odotukset: +++ Tuottavuus: ++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: + ELYjen palveluiden moninaisuus ja edeltäneiden organisaatioiden palvelukäsitys tuo haastetta palveluiden luokittelemiselle.
2010
puhelinpalvelu (kansalainen, yritys, yhteisö) nettipalvelu kasvokkain pyytämättä
• vaihde • yleisneuvonta/ELY • palvelulinjat • tietoa palveluista • sähköinen asiointi • s-posti / palaute • yleisneuvonta • posti • henkilökohtainen asiantuntijapalvelu • päivittäin •käytettävissä oleva tieverkko • puhdas luonto ja pohjavesi …. jne.
palvelu 1 palvelu 2 palvelu 3 palvelu n
..........
Kaikkien vastuualueiden palveluja lähestytään samoja kanavia käyttäen.
13
Asiakasyhteydenottojen hallinta
Tavoitteet Vaikutukset Riskit Aikataulu Asiakasyhteydenotot ohjataan niin, että asiakas löytää palvelut helposti, verkko- ja puhelinratkaisut toimivat loogisesti, palvelu on koko maassa yhdenmukaista, yhteyden ottoihin vastataan aina ja asiakas saa asiansa vireille tai hoidettua heti ensi kontaktista.
Asiakkaiden odotukset: ++ Tuottavuus: ++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: +/ Totuttujen toimintamallien muuttamiseen liittyvät riskit.
Riski, että teknisiä järjestelmiä ei saada tukemaan toimintamallia Tavoitetila ja tarkennettu projektisuunnitelma vuoden 2010 loppuun.
Muutoin v. 2011
Asiakkuuden kehittämisohjelma
Tavoitteet Kansalais ja asiakaslähtöisesti, tehokkaasti ja tuloksellisesti toimivat ELY-keskukset Vaikutukset Riskit Aikataulu Asiakkaiden odotukset: ++ Tuottavuus: ++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: + Totuttujen toimintamallien muuttamiseen liittyvät riskit.
Asiakaslähtöisyyden vieminen aidosti toimintaa ohjaavaksi tekijäksi.
Tavoitetila ja kehittämisohjelma vuoden 2010 loppuun.
Toteutus 2010 -> 14
Hallinto ja tukitehtävien organisointi
Tavoitteet Vaikutukset Riskit Aikataulu ELYillä on tarkoituksenmukaisesti ja yhdenmukaisesti järjestetyt hallintotehtävät (hallinto yksikössä ja muissa yksiköissä). Saadaan isompi osa rahasta substanssitehtäviin. Asiakkaiden odotukset: + Tuottavuus: ++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: + Kehitetyt toiminta ja rakennemallit eivät toimi käytännössä ELYt eivät sitoudu hankkeen päätöksiin ja varsinkaan toteutusaikatauluun 1.9.2010 – 31.12.2011 (Projekti ja työryhmä (PP, mahd. konsultti, osallistujat) asetettu xx.xx.2010 Ensimmäiset ehdotukset 1.10.2010) 15
Toimitilakonseptointi ja konseptin monistus
Tavoitteet Tuottavuus, synergiat, tilojen terveellisyys ja turvallisuus Vaikutukset Riskit Aikataulu Asiakkaiden odotukset: + Tuottavuus: +++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: + Muutosvastarinta, sektoriajattelusta kiinnipitäminen 2010 - 2015 16
ELYjen ja yhteisten toimintojen työnjako
Tavoitteet Yhteisten toimintojen erikoistuminen ja keskittäminen tuo tehokkuutta ja tuottavuutta. ELYissä hoidetaan ydintehtäviä – tietohallintoyksikkö, AHTI, tilivirasto (& Palkeet) ja viestintäpalvelujen yksikkö vastaavat yhteisistä tukitoiminnoista.
Vaikutukset Asiakkaiden odotukset: ++ Tuottavuus: +++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: + Riskit Muutosvastarinta, totutuista toimintatavoista kiinni pitäminen Aikataulu 2010 - 2015 17
Tietojärjestelmien yhteensopivuuden edistäminen ja kehittäminen
Tavoitteet ELYjen sisäisten ja ulkoisten prosessien sujuvuuden parantaminen tietojärjestelmien yhteensopivuutta ja vuorovaikutteisuutta lisäämällä. Tiedonhallinta ja tiedonkulku paranevat. Vaikutukset Asiakkaiden odotukset:+ Tuottavuus:++ + Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: + Riskit Aikataulu Rahoituksen riittämättömyys. Tietohallintoyksikön ja AHTIn osaamisresurssien riittämättömyys. Muutoksen hitaus.
Aloitus 2010. Vuoteen 2015 mennessä keskeiset yhdistämiset ja muutokset toteutettu. 18
Hankinnan kehittämisprojektit
Tavoitteet Vaikutukset Riskit Infrapalveluiden ja tuotteiden laadukas ja tehokas hankinta markkinoita hyödyntäen, osaamista kehittäen ja infra-alan tuottavuuden kehittyminen mahdollistaen. Yhteinen toimintajärjestelmä, jolla varmistetaan yhteiset menettelyt ja asiakirjat. Asiakkaiden odotukset: +/ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: + Tuottavuus: ++ Totuttujen toimintamallien muuttamiseen liittyvät riskit.
Aikataulu 2010 –2015
Valvonnan ja kenttätöiden synergiat
Tavoitteet Vaikutukset Riskit Asiakkaiden odotukset:+ Tuottavuus:++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: + Totuttujen toimintamallien muuttamiseen liittyvät riskit.
Aikataulu 19
Oikea osaaminen ja henkilöstörakenne
= ELY keskusten yhteinen henkilöstöohjelma Tavoitteet Vaikutukset ELY keskusten osaaminen ja toimintatavat suunnataan ydintehtäviin ELYillä on ydintehtävien pitkän aikavälin kehittämisen mahdollistava henkilöstörakenne Henkilöstön ammattitaitoa kehitetään suunnitelmallisesti • Otetaan syksyllä 2010 käyttöön ELYjen yhteinen henkilöstösuunnittelumenettely, joka mahdollistaa henkilöstörakenteen seuraamisen ja ohjaamisen • Laaditaan ELYjen yhteinen osaamisen kehittämisohjelma syksyllä 2010 • Määritellään ELYjen ydintehtävät/ strategiset kyvykkyydet ( 31.9.2011 mennessä) Asiakkaiden odotukset:+ + (ELYt keskittyvät olennaiseen) Tuottavuus: +++ (Henkilöstörakennetta pystytään ohjaamaan haluttuun suuntaan) Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: ++ (ELYt säilyttävät palvelukykynsä) Riskit Aikataulu Ydintehtäviä ei pystytä päättämään, koska ohjaavat ministeriöt ja henkilöstöjärjestöt eivät sitoudu 1.9.2010 – 2015. Projektisuunnitelma xx.xx. jne 20
Strategisen tulosohjauksen ja suunnittelun kehittäminen
Tavoitteet Kehitetään ELY-keskuksia ohjaavien tahojen yhteisiä strategisen ohjauksen ja suunnittelun menettelyjä. Selkeytetään strategisen ja toiminnallisen ohjauksen ja suunnittelun työjakoa, kehitetään seurannan ja arvioinnin menettelyjä sekä työvälineitä.
Vaikutukset Asiakkaiden odotukset: + Tuottavuus: ++ Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: ++ Riskit Ei toteudu, jos ohjaavat tahot eivät sitoudu tai pitäytyvät totutuissa ohjausmalleissaan. Aikataulu Aloitettu syksyllä 2010, jatkuu 2012 loppuun 21