Transcript Tuottavuus ja sen mittaaminen julkisissa palveluissa

Voiko varhaiskasvatuksen tuottavuutta mitata?
Aki Jääskeläinen
[email protected]
9.6.2011
Jotta voidaan vastata kysymykseen, on ymmärrettävä
•
Mitä tuottavuus on varhaiskasvatuksessa ja laajemmin julkisissa
hyvinvointipalveluissa?
•
Mitä haasteita mittaamiseen liittyy tässä ympäristössä?
•
Voidaanko haasteet ratkaista?
o Miten mittaaminen voidaan toteuttaa teknisesti?
o Miten huomioidaan ympäröivä organisaatio?
Aki Jääskeläinen
Julkisten palvelujen tuottavuudesta sanottua
•
”julkisella sektorilla hyvä tuottavuus tarkoittaa sitä, että verorahoilla saadaan
aikaiseksi optimaalinen määrällinen ja laadullinen tuotos”
•
”julkisesta tuotannosta puuttuu markkinamekanismi (tuotannon lisäarvon jako
hintamekanismin avulla tuottajan ja kuluttajan kesken)  tuottavuutta ei ole ilmiönä
olemassa”
•
”julkisten palvelujen tuottavuustarkastelussa on kiinnitettävä huomiota tuotosten
laatuun”
•
”julkisella sektorilla tulisi puhua tuottavuuden sijasta tehokkuudesta, vaikuttavuudesta
tai tuloksellisuudesta”
•
”tuottavuuden ongelma on se, ettei se ota kantaa siihen, ovatko tuotokset järkeviä”
Aki Jääskeläinen
Tuottavuus ja sen merkitys
•
tuottavuuden perinteinen määritelmä: tuotos / panos
•
tuottavuutta voidaan tarkastella eri tasoilla:
− kansantaloudet ja toimialat
− yritykset ja julkiset organisaatiot
− organisaatioiden yksiköt
− yksittäiset työntekijät
•
hyvä tuottavuus kansantalouden elintason ja hyvinvoinnin sekä yritysten pitkän
aikavälin menestyksen edellytys
•
eläköitymisen vaikutukset erityisen suuria julkisen sektorin toiminnan kannalta
− tarve jopa 200 000 työntekijän lisäykselle 2040 mennessä (Parkkinen, 2007)
− tuottavuuden kehittäminen jopa olemassa olon edellytys
Aki Jääskeläinen
Tuottavuus ja sen lähikäsitteet
Suorituskyky
tuottavuus
Tuotokset
Panokset
- henkilöstö
- tilat ja laitteet
- materiaalit
- aika
Prosessi
- panosten
muuttaminen
tuotoksiksi
Vaikutukset
- tuotteet ja
palvelut
Tuotosten laatu
- asiakkaan kokemat
hyödyt suhteessa
ennakko-odotuksiin
ja tarpeisiin
tehokkuus
vaikuttavuus
Panosten
hinta
Kustannukset
Tuotosten
hinta
kannattavuus
Tuotot
Aki Jääskeläinen
Laaja näkökulma julkisten organisaatioiden tuottavuuteen
SISÄISET TEKIJÄT
PANOKSET
TUOTOKSET
Kustannukset
Aineettomat
panokset
- henkilöstön
osaaminen
- henkilöstön
tyytyväisyys
- työilmapiiri
Aineelliset
panokset
- työntekijöiden
lukumäärä
- tilojen ja laitteiden
kapasiteetti
- aika
PROSESSIT
- töiden organisointi
- sisäisten ja ulkoisten
prosessien sujuvuus
- palvelun toiminnallinen
laatu (palvelutapahtuma)
Määrälliset tuotokset
- asumisvuorokaudet
- hoidetut asiakkaat
- käyntien lukumäärä
- aukiolotuntien määrä
VAIKUTUKSET
Tuotosten laajuus tai
vaativuus (tekninen laatu)
- kansalaisten terveys,
koulutus ja elintaso
Asiakkaiden kokema laatu
ULKOISET TEKIJÄT
Asiakkaiden rooli
- palveluiden kysyntä
- panokset
Palveluvalikoima
Lait ja ohjeistukset
(Jääskeläinen, 2010)
Aki Jääskeläinen
TUOTTAVUUS JA SIIHEN VAIKUTTAVAT TEKIJÄT
esimerkki päivähoidosta
Tuottavuus
Asiakastyytyväisyys
Toiminnan
kustannustehokkuus
Tilakustannukset,
ruokailukustannukset,
henkilöstökustannukset
Toiminnan laatu
Työntekijöiden
sairauspoissaolot
Tilojen
käyttöaste
Hoidettavat lapset
(monikulttuuriset
erityishoitoa vaativat,
eri ikäiset)
Henkilöstömitoitus
• laskennallisen läsnäolopäivän hinta
• monikulttuuristen lasten osuus %
Työntekijöiden
hyvinvointi
• tilojen käyttöaste %
• lasten määrä / koko henkilökunnan määrä
7
• henkilöstön sairauspoissaolo %
• asiakastyytyväisyys (1-5)
Haasteita julkisten palveluiden tuottavuusmittareiden
suunnitteluvaiheessa
Suunnitteluvaiheen tehtävä
Potentiaalisia haasteita
Mittauksen käyttötarkoituksen
määritys
-
eri sidosryhmien tarpeiden priorisointi (Lawton et al., 2000;
Vakkuri and Meklin, 2006; Wisniewski and Stewart, 2004)
Mitattavien asioiden valitseminen ja
määrittely
-
erilaiset näkemykset organisaation keskeisistä tavoitteista
(esim. painotetaanko tehokkuutta vai vaikuttavuutta)
(Rantanen et al., 2007)
-
tuotoksia on vaikea standardoida (Gaster, 1996; Ojasalo,
1999, p. 59; Rosen, 1993, p. 55)
-
suuri joukko erityyppisiä palveluita (Edwards and Thomas,
2005; Näsi et al., 2001; Rosen, 1993)
-
palveluiden vaikea erotettavuus (Fletcher and Snee, 1985;
McLaughlin and Coffey, 1990; Sherwood, 1994)
-
tuotosten aineeton luonne (Flipo, 1988; Gupta, 1995;
Hannula, 1999, p. 6; Sherwood, 1994)
-
tuotoshintojen puuttuminen (Hodgkinson, 1999; Rosen,
1993, p. 4; Simpson, 2009)
-
panosten aineeton luonne (Hannula, 1999, p. 39; Stam, 2007,
p. 50)
-
eri panosten ja tuotosten yhteismitallistaminen (Hannula,
1999, p. 41)
Mittareiden suunnittelu
Haasteita käyttöönottovaiheessa
Käyttöönottovaiheen tehtävä
Potentiaalisia haasteita
Viestintä ja kouluttaminen,
-
pula ajasta ja resursseista (Bourne et al, 2003, Chan,
2004; Pollanen, 2005)
-
useat päällekkäiset projektit vievät resursseja (Rantanen
et al., 2007)
-
IT järjestelmien kehittymättömyys (Chan, 2004;
Cavalluzzo and Ittner, 2004)
-
muutosvastarinta (Johnsen, 2005; McAdam et al, 2005;
Rantanen et al., 2007)
-
epäluulo mittaamista kohtaan, uskottavuuden ja
hyödyllisyyden puuttuminen (Cavalluzzo and Ittner,
2004; Pollanen, 2005)
-
standardien puuttuminen (Pollanen, 2005)
-
vastuun jakaantuminen johtaa vastuun puuttumiseen
(Johnsen, 2005; Rantanen et al., 2007)
Mittausdatan kerääminen,
Mittauksen ja IT-järjestelmien integrointi
Työntekijöiden sitouttaminen
Mittaamisen käyttöperiaatteiden määritys
(mm. tehtävien jako)
Aki Jääskeläinen
Mitä on henkilöstölähtöinen mittaaminen?
• Mittareiden kehittämisprosessi
– otetaan henkilöstö mukaan kehittämiseen
– tiedotus ja koulutus
• Mittaamisen käyttötarkoitus
– mittaamisen aika hiostamisen ja tarkkailun välineenä on ohi
– mittauksen käyttömahdollisuuksien kartoittaminen ja laajentaminen
– kannustavuus
• Mitattavat asiat
– kontekstin huomiointi
– mittaaminen myös operatiivisella tasolla
– tuloksiin vaikuttamisen mahdollisuuksien arviointi
– pelkistä määrällisistä asioista laadullisiin
Aki Jääskeläinen
Esimerkki tuottavuustiedon tarkentamisesta
MISTÄ NEGATIIVINEN
TUOTTAVUUSKEHITYS
JOHTUU?
I
II
ONKO NÄIN?
Aki Jääskeläinen
”Bottom-up” -tuottavuuslaskennan periaate
Tuottavuusmuutos:
40/70*104+30/70*92 = 99
Tuottavuusmuutos:
15/40*105+10/40*92+15/
40*110 = 104
Koko kaupunki
Kustannukset: 70
Tuottavuusmuutos: 99
Kaupungin hallinnon
tuottavuus
Virasto 1
Kustannukset: 40
Tuottavuusmuutos: 104
Alayksikkö 1
Alayksikkö 2
Kustannukset: 15
Tuottavuusmuutos: 105
Kustannukset: 10
Tuottavuusmuutos: 92
Kustannukset: 30
Tuottavuusmuutos: 92
Virasto 1 hallinnon
tuottavuus
Kustannukset: 15
Tuottavuusmuutos: 110
Jääskeläinen & Uusi-Rauva, 2011
Aki Jääskeläinen
Tuotosmittarin kehittäminen
Volyymimääristä aikaansaannoksiin
•
•
•
rikosten määrä  selvitetyt rikokset
hälytysten määrä  vähentyneet vammautumiset tai kuolemat
rakennetut tiekilometrit  lyhentyneet matka-ajat
Suoritepainojen määrittäminen, esim. vanhusten
palveluasumisessa kehitetty maksuluokituksiin pohjautuva
laskenta
Aki Jääskeläinen
Laadun mittaaminen
•
mitä laadulla tarkoitetaan eri ympäristöissä?
•
mitä on laadun suhde tuottavuuteen ja vaikuttavuuteen? (standarditaso)
•
miten laatua voidaan mitata?
o toiminnasta saatavat vaikutukset (esim. tavoitteiden toteutuminen, asiakkaiden
toimintakyvyn kehittyminen)
o asiakkaan (suorat ja epäsuorat) tyytyväisyys
o monipuolinen ja yksilöllinen palvelu
o jonotusaika
o virheiden välttäminen (vahingot, tapaturmat, reklamaatiot jne.)
o henkilöstön osaaminen, koulutus, hyvinvointi
Aki Jääskeläinen
Tuottavuusmatriisi
• valitaan 3-7 tuottavuuteen
vaikuttavaa tekijää ja
tunnistetaan niihin liittyvät
mittarit
• määritellään eri tekijöiden
painoarvot 0-100 %
• skaalataan yksittäisten
mittareiden tulokset
asteikolle 0-10
(keskimääräinen lähtötaso
4)
• matriisin
kokonaispistemäärä on
välillä 0 ja 1000
3 * 45
= 135
laskennallisen
läsnäolopäivän
hinta ilman
vuokrakustannuksia
kauden tulos
asiakastyytyväisyys (1-5)
lasten määrä /
koko
henkilökunnan
määrä
tilojen
käyttöaste %
S2 opetusta
saavien lasten
osuus %
henkilöstön
sairauspoissaolo
%
39,5
4,4
4,6
87
18
8
10
33
4,5
5,7
100
40
2
9
33,5
4,45
5,6
99
36
2,5
8
34
4,4
5,4
98
32
3
7
35
4,35
5,2
97
28
3,5
6
36
4,3
5
96
24
4
5
37
4,25
4,8
94
20
5
4
38
4,2
4,6
92
16
6
3
40
4,1
4,4
90
12
7
2
42
3,9
4,2
85
8
8
1
45
3,7
3,9
80
4
9
0
48
3,5
3,6
75
0
10
pistearvo
3
8
4
2
4
2
painoarvo
45
15
15
15
5
5
kok. arvo
135
0
120
0
60
0
30
0
20
0
10
0
Pisteet matriisista
yhteensä
375
Aki Jääskeläinen
Case Helsingin kaupunki
Tunnistettuja tarpeita tuottavuuden mittaamiselle
• tavoitteiden asettaminen ja niiden toteutumisen seuraaminen
• kehityskohteiden tunnistaminen, johtamisen tuki myös
”ruohonjuuritasolla”
• henkilöstön motivointi ja palkitsemisjärjestelmän tukeminen
• erilaiset vertailut
• ennakoiva resurssien kohdentaminen
• tuottavuustrendin seuraaminen
• asian merkityksen korostaminen
Aki Jääskeläinen
Suositukset kaupungin virkamiesjohdon haastatteluiden pohjalta
1. Tuottavuusmittauksen
eroavaisuudet.
tulee
huomioida
kaupungin
toiminnan
2. Tuottavuudesta tarvitaan nykyistä yksityiskohtaisempaa tietoa.
3. Tulee tunnistaa oikeudenmukaiset toimintaa kuvaavat suoritteet.
4. Tuottavuusmittaus tulisi liittää tavoitteellisuuteen.
Aki Jääskeläinen
Työskentelyn paino operatiivisella tasolla, työryhmien kokoonpano
• Tampereen teknillisen yliopiston tutkija
• Pilottiyksikön vetäjä
• Kehittämiskonsultti tai suunnittelija
• Johdon laskentatoimen asiantuntija
• Vastuualueen laskenta-asiantuntija
• Tilastoyksikön asiantuntija
Aki Jääskeläinen
Kehitystyön eteneminen
2.Erilaisten mittausmenetelmien ja
viitekehysten arviointi suhteessa tarpeisiin
3.Tuottavuusmatriisin valinta
4.Mitattavien tekijöiden tunnistaminen
II vaiheen palvelut (vaiheet 4-9)
kesto noin 1,5 vuotta
7 kokoontumista per työryhmä
5. Uusien mittareiden suunnittelu
6. Ylimmän johdon hyväksynnän hankkiminen
7. Kehitetyn järjestelmän kattava testaaminen
8.Excel-työkalun suunnittelu tukemaan
mittausjärjestelmän käyttöä
9. Yksiköiden johtajien informointi ja
kouluttaminen
Aki Jääskeläinen
Implementointi
I vaiheen palvelut
(vaiheet 1-9)
kesto lähes 2 vuotta
10 kokoontumista
per työryhmä
Suunnittelu
1. Eri organisaatiotasojen tarpeiden
tunnistaminen mittaamiseen liittyen
Miksi päivähoidossa päädyttiin matriisimalliin?
• halu saada jotain konkreettista uutta aikaisempaan mittaustapaan
verrattuna
• toive tuotosten laadun huomioimisesta tuottavuustarkastelussa
• toivomus yhdestä indeksiarvosta, jota selittävät tekijät helposti
ymmärrettävissä
• pyrkimys olemassa olevien mittareiden merkityksen lisäämiseen
• matriisin joustavuus, selkeys ja helppo ymmärrettävyys
• konkreettisten tuottavuuteen liittyvien tavoitteiden asettamisen
helppous
• mittaustulosten vertailtavuus samaa matriisia käyttävien yksiköiden
välillä
Aki Jääskeläinen
Kehitystyön lopputulokseen pääsemistä edistäneet toimenpiteet
Operatiivisen tason sitouttaminen
Mittausjärjestelmän soveltuvuus johtamisen
tarpeisiin
- johtamistarpeiden tunnistaminen
- operatiiviseen tason keskittyvän
lähestymistavan valinta
- työryhmien kokoonpano
- erilaisten potentiaalisten mittausmenetelmien
arviointi
- operatiivisen tason edustajien näkemysten
huomiointi
- parhaiten soveltuvan menetelmän valinta ilman
rajoitteita
- mittausjärjestelmän tekninen toimivuus
- tarpeiden pitäminen mielessä myös sovellettaessa
valittua menetelmää
- keskijohdon informointi ja kouluttaminen
- ylimmän johdon hyväksyntä
- kattava testaaminen ennen käyttöönottoa
Jääskeläinen & Sillanpää, 2010
Aki Jääskeläinen
Mittaustiedon hyödyntäminen
Matriisien pistemäärien jakauma
80
70
60
50
Series1
• Jatkossa
pisteiden
tarkastelu myös
alueittain
• Lisäksi pisteiden
muutostrendin
seuranta
40
30
20
10
0
100-200
200-300
300-400
400-500
500-600
600-700
Aki Jääskeläinen
700-800
yli 800
Yhteenveto
•
Varhaiskasvatuksen tuottavuuden merkitystä ei voi kiistää
•
Voidaanko näin merkityksellistä asiaa jättää mittausjärjestelmän
ulkopuolelle?
•
Useat mittaamisen haasteista johtuvat palvelun ja toimintasektorin
erityispiirteistä
•
Haasteistaan huolimatta mittaaminen on mahdollista
– Mittauskohteen huolellinen analysointi ja purkaminen osiin
– Mittaaminen operatiiviselle tasolle, erityispiirteiden huomiointi
– Mittaamisen henkilöstölähtöisyys
•
Lopuksi on hyvä muistaa, että:
−
−
−
−
mittarit ovat parhaimmillaan hyviä rationaalisen päätöksenteon apuvälineitä
käytännössä mikään mittari ei ole täydellinen
tärkeintä on, että mittari on käyttötarkoituksessaan hyödyllinen
teknisen täydellisyyden sijaan huomio tulisi usein kiinnittää mitattavaan
asiaan liittyvien kehittämiskohteiden tunnistamiseen ja motivointiin
− mittarit ovat vain yksi tapa kerätä informaatiota
Aki Jääskeläinen
LÄHTEITÄ
•
Jääskeläinen, A. (2010) Productivity Measurement and Management in Large Public Service Organizations, Tampereen
teknillinen yliopisto, Julkaisu 927,Tampere.
•
Jääskeläinen, A. (2010), Identifying factors affecting public service productivity, International Journal of Services Technology and
Management, Vol. 14, No. 4., pp. 360–375.
•
Jääskeläinen, A., Lönnqvist, (2011), Public service productivity: how to capture outputs?, International Journal of Public Sector
Management, Vol. 24, No. 4, pp. 289– 302.
•
Jääskeläinen, A., Sillanpää, V. (2010), Evaluating the factors of success in the performance measurement system development
of two public services, Proceedings of 10th EURAM Conference, May 19-22, 2010, Rome, Italy.
•
Jääskeläinen, A., Uusi-Rauva, E. (2011), Bottom-up Approach for Productivity Measurement in Large Public Organizations,
International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 60, No. 3.
•
Lönnqvist, A. (2004), Measurement of Intangible Success Factors: Case Studies on the Design, Implementation and Use of
Measures, Tampereen teknillinen yliopisto, Julkaisu 475, Tampere.
•
Lönnqvist, A., Jääskeläinen, A., Kujansivu, P., Käpylä, J., Laihonen, H., Sillanpää, V., Vuolle, M. (2010), Palvelutuotannon
mittaaminen johtamisen välineenä, Tietosanoma Oy.
•
Lönnqvist, A., Kujansivu, P., Antikainen, R. (2006), Suorituskyvyn mittaaminen - tunnusluvut asiantuntijaorganisaation
johtamisvälineenä, 2. uudistettu painos. Edita Publishing Oy.
•
Parkkinen, P. (2007), Väestön ikääntymisen vaikutukset kuntatalouteen, VATT publications 136, Helsinki.
•
Tilastokeskus (2008), Kuntien ja kuntayhtymien tuottavuustilasto 2008, http://www.stat.fi/til/kktu/2008/kktu_2008_2010-0715_tie_001_fi.html
Aki Jääskeläinen