Transcript Korespondencja handlowa

Korespondencja handlowa dotyczy głównie transakcji
kupna-sprzedaży, które polegają na tym, że dostawca
przenosi na odbiorcę własność swojego towaru,
a odbiorca uiszcza zapłatę za towar po określonej cenie.
Transakcja dochodzi do skutku po ustaleniu przedmiotu
dostawy i jej warunków /rodzaj towaru, ilość, jakość,
opakowanie, cena, warunki i termin dostawy, sposób
i termin zapłaty/ - te ustalenia dokonuje się przez
wymianę pism.
Korespondencja handlowa
 Korespondencja handlowa toczy się między
dostawcą /sprzedającym/ a odbiorcą
/kupującym/.
 Korespondencja ta ma zawsze ten sam
przedmiot: towar lub usługę – opisuje się ich
asortyment, nazwę, ilość, ceny, jakość, rodzaj
opakowania itp.
 Korespondencja ta obejmuje również warunki i
termin dostawy oraz warunki i termin zapłaty.
Korespondencja handlowa




Pełna korespondencja w sprawach handlowych obejmuje
następujące fazy:
Propozycje kupna-sprzedaży
Zamówienie
Dostawę
Weryfikację dostawy
Nie wszystkie fazy są obligatoryjne, korespondencja
ogranicza się do trzech pierwszych. Czasem pomijana jest
też pierwsza, a nawet druga faza.
Korespondencja handlowa
PROPOZYCJA KUPNA-SPRZEDAŻY
W tej fazie korespondencja prowadzona jest pomiędzy
potencjalnymi dostawcami i potencjalnymi odbiorcami.
W pierwszej fazie korespondencji handlowej sporządza
się:
 Pismo informacyjne
 Zapytanie o ofertę
Korespondencja handlowa
Pismo informacyjne
Nadawcą pisma informacyjnego jest potencjalny dostawca
wysyłający je do różnych potencjalnych odbiorców i
opisujący w nim towary, które chce sprzedać – ich ilość,
jakość, opakowanie, ceny, warunki dostawy i płatności.
Pismo to nie ma charakteru wiążącego, więc ani dostawca
nie musi sprzedać towarów, które opisał w piśmie, ani
odbiorca nie musi ich kupić. Pismo to zawiera tylko trzy
podstawowe i obowiązkowe elementy pisma:
 opis towarów
 warunki i terminy dostawy
 warunki i terminy płatności
Korespondencja handlowa
Zapytanie o ofertę
Pismo to wysyła potencjalny odbiorca do potencjalnego
dostawcy. Odbiorca pragnie w ten sposób zorientować się
w asortymencie towarów sprzedawanych przez
poszczególnych dostawców, w cenach ich towarów,
oferowanych ilościach, jakości, opakowaniu, warunkach
dostawy i płatności. Jak wynika z nazwy pisma pismo to
zawiera również prośbę o przesłanie aktualnej oferty.
Zapytanie o ofertę nie ma charakteru wiążącego, ani
odbiorca ani dostawca nie musi tych towarów sprzedać.
Korespondencja handlowa
OFERTA
Oferta jest wiążącą obie strony propozycją sprzedaży lub
kupna towarów albo też świadczenia usług na określonych
warunkach i w oznaczonym terminie, skierowana to
potencjalnych nabywców lub dostawców.
Często jest odpowiedzią dostawcy na zapytanie o ofertę.
Oferta w odróżnieniu od pisma informacyjnego i zapytania o
ofertę jest pismem o charakterze wiążącym
Nadawcą oferty może być dostawca lub odbiorca /oferta
kupna, sprzedaży/
Oferta jako pismo wiążące musi zawierać termin ważności
Korespondencja handlowa
Wyróżnia się oferty:
 Wiążące – zawierające termin ważności
 Wywołane – złożone na wniosek, np. w odpowiedzi na
zapytanie o ofertę
 Warunkowe – zawierające warunki, od spełnienia których
uzależnione jest zawarcie transakcji, np. uzyskanie licencji,
pozwolenia na sprzedaż…
 Uzupełniające – zgłaszane w trakcie negocjacji
Korespondencja handlowa
 Jeśli oferta została przyjęta w terminie w niej
określonym i odpowiedź na ofertę została
wysłana na piśmie, to obie strony nie mają już
możliwości wycofania się z transakcji. Oznacza
to, że ani dostawca nie może odmówić
dostawy oferowanego towaru, ani odbiorca nie
może odmówić jej przyjęcia i zapłaty za
zamówiony towar.
Korespondencja handlowa
Treść oferty powinna zawierać:
 Dokładne informacje o oferowanych towarach
/nazwę, jakość, cenę, ilość, opakowanie itp./
 Warunki i terminy dostawy
 Warunki i terminy płatności
 Terminy składania zamówień
 Formę zamówień
 Ilość i częstotliwość dostaw
 Termin ważności oferty
Korespondencja handlowa
 Przyjęcie oferty może wiązać się z negocjowaniem
warunków, w trakcie którego przedstawia się
propozycję i kontrpropozycje, stawia nowe warunki i
dokonuje ustępstw. Celem negocjacji jest osiągnięcie
porozumienia. W wypadku gdy kontrahent chce
zawrzeć umowę, a nie odpowiadają mu warunki
oferty, może wystąpić z kontrofertą
 W ofertach w polu nagłówkowym należy umieścić jak
najwięcej informacji o swojej firmie tj. numer
telefonu, rachunku bankowego, NIP, REGON, e-mail
Korespondencja handlowa
List intencyjny
Listy intencyjne wykształciły się w praktyce
gospodarczej Stanów Zjednoczonych. Stosowane są
zwykle w fazie wstępnej, ich zadaniem jest
poinformowanie drugiej strony o chęciach i gotowości
podjęcia negocjacji - /jeśli ktoś jest zainteresowany
kupnem czegoś a nie ma informacji, że obecny
właściciel zamierza to coś sprzedać/.
Listy te stosuje się także w trakcie trwania negocjacji,
służą wtedy podjęciu ich na nowo.
Korespondencja handlowa
 Listy intencyjne są przydatne w długotrwałych
negocjacjach przy zawieraniu poważnych i
skomplikowanych umów, w które oprócz
zainteresowanych stron, zaangażowane są zwykle
również inne podmioty, np. podwykonawcy,
poręczyciele, kredytodawcy oraz w sytuacjach, gdy
powodzenie transakcji zależne jest od czynników
zewnętrznych, np. uzyskania pozwolenia na budowę,
uzyskania kredytu, uzyskania gwarancji…
Korespondencja handlowa
 List intencyjny podobnie jak pismo informacyjne i zapytanie o
ofertę, nie ma charakteru wiążącego i dlatego dla żadnej ze
stron nie wynikają z niego żadne zobowiązania. Jest on
szczególnym rodzajem jednostronnego oświadczenia woli,
skierowanego w formie pisemnej przez jedną stronę przyszłej
transakcji.
 List sporządza się co najmniej w dwóch egzemplarzach, po
jednym dla każdej z negocjujących stron. Oba egzemplarze
wysyła się drugiej stronie w celu uzyskania na kopii akceptacji
propozycji zawartych w liście, czyli podpisania listu. Podpisaną
kopię przesyła się nadawcy, oryginał pozostawia się sobie.
Korespondencja handlowa
Z faktu, że pismo ma charakter listu wynika kilka
konsekwencji:
 Powinien być zaadresowany imiennie do szefa firmy
 Nie używa się w nim określenia sprawy lecz zwrot
grzecznościowy
 Przed podpisaniem należy użyć zwrotu pożegnalnego
 Zaleca się zwroty grzecznościowe pisać odręcznie
Korespondencja handlowa
Zamówienie
 Zamówienie składane jest po uzgodnieniu przedmiotu
oraz warunków transakcji. Jest zobowiązaniem się
odbiorcy do zakupienia wyszczególnionych w nim
towarów po określonej cenie, na podanych
warunkach dostawy i płatności. Zamówienie jest więc
pismem wiążącym, przy czym początkowo
zobowiązuje wyłącznie odbiorcę. W polu
nagłówkowym podaje się poza danymi ogólnymi NIP
niezbędny dostawcy do wystawienia faktury VAT
Korespondencja handlowa
Zaleca się sporządzić zamówienie w trzech
egzemplarzach – oryginał i kopię wysyła się dostawcy,
drugą zostawia się sobie jako dowód wysłania
zamówienia.
Treść zamówienia powinna zawierać:
 Dokładne określenie towarów
 Ogólną sumę do zapłaty podaną cyframi i słownie
/zawsze do dwóch miejsc po przecinku/
 Warunki i terminy zapłaty
Korespondencja handlowa
Dostawca może przyjąć zamówienie do realizacji lub
odmówić jego przyjęcia. Potwierdzenie jest jednoznaczne
z zawarciem umowy sprzedaży, na mocy której odbiorca
zobowiązuje się do zakupienia wymienionego w nim
towaru, a dostawca do jego dostarczenia.
Potwierdzenia można dokonać dwoma sposobami:
 Adnotacji z datą, pieczątką i podpisem na kopii
zamówienia
 Oddzielnym krótkim pismem o treści podobnej do
adnotacji, rozszerzonej o numer zamówienia
Korespondencja handlowa
Dostawa towaru
Z dostawą towaru związane są dwa pisma:
 Zawiadomienie o odbiorze towaru
 Awizo
Zawiadomienie o odbiorze towaru wystawiane jest gdy
odbiorca sam odbiera towar. Jest krótkim pismem
informującym odbiorcę o:
 Dacie i numerze zamówienia
 Rodzaju towaru, który należy odebrać
 Miejscu, dacie i godzinie odbioru
Korespondencja handlowa
Awizo wystawiane jest jeśli dostawca sam wysyła towar,
transportem własnym lub obcym. W piśmie tym
informuje o wysyłce towaru.
Treść awiza zawiera:
 Datę wysyłki
 Przewidywaną datę dotarcia towaru
 Miejscowość nadania i przeznaczenia
 Numery dokumentów przewozowych
 Numery środków transportu
 Określenie towaru, rodzaju i charakterystyki opakowań
Korespondencja handlowa
Gdy towar dostarczany jest partiami towarom
towarzyszą często: specyfikacja wysyłkowa
oraz dowód dostawy, Wz /wydanie
zewnętrzne/. Dokumenty te są podstawą do
wydania towaru z magazynu. Ich oryginały
wraz z kopią wysyła się razem z towarem do
odbiorcy. Kopia po potwierdzeniu na niej
odbioru, wraca do dostawcy. Na podstawie
potwierdzonych kopii wystawia się fakturę.
Korespondencja handlowa
Zarówno specyfikacja jak i dowód dostawy
powinny zawierać:
 Numer
 Miejsce i datę sporządzenia
 Informacje o dostawcy i odbiorcy
 Informacje o towarze
 Podpisy
Korespondencja handlowa
 Odbiorca w momencie dostarczenia towaru może sporządzić
dowód przyjęcia – stwierdzający faktyczną zgodność
otrzymanej przesyłki z zamówieniem w sytuacji, gdy wraz z
towarem nie dostarczono żadnych dokumentów lub gdy
dostarczono dowód, ale w jednym egzemplarzu i po
potwierdzeniu odbioru zabiera go przedstawiciel dostawcy.
 Na sporządzenie tego dokumentu należy uzyskać akceptację
swojego przełożonego i dostawcy. Przyjęcia dokonuje się
wtedy komisyjnie. W przypadku stwierdzenia braków
ilościowych lub jakościowych sporządza się protokół różnic,
który jest podstawą do reklamacji.
Korespondencja handlowa
Dokumentami związanymi z dostawą i sprzedażą towarów są
również:
 Faktura
 Faktura korygująca
 Nota korygująca
Fakturę korygującą wystawia sprzedawca towaru lub usługi, jeżeli
po wystawieniu faktury pierwotnej stwierdzono błędy w:
Cenach, stawkach podatku VAT, kwotach podatku
lub jeśli:
podwyższono cenę, sprzedawca udzielił rabatu, nabywca zwrócił
sprzedawcy towar, zwrócono nabywcy zaliczki, przedpłaty
Korespondencja handlowa
 Notę korygującą sporządza nabywca towaru lub
usługi w wypadku gdy stwierdził pomyłkę w podanych
na fakturze informacjach dotyczących:
 Danych osobowych, nazwy nabywcy lub sprzedawcy,
adresu którejkolwiek ze stron, oznaczeń towaru, daty,
numeru faktury lub numeru NIP, symbolu klasyfikacji
statystycznej.
Korespondencja handlowa
Weryfikacja dostawy
Niekiedy zdarza się, że w dostawie towaru
występują niezgodności z zamówieniem lub
umową, które mogą polegać na brakach
ilościowych lub jakościowych towaru. Wtedy
sporządza się reklamację. Podstawę do
wniesienia reklamacji stanowi zwykle
odpowiedni protokół /protokół różnic,
uszkodzenia, kradzieży/
Korespondencja handlowa
 Reklamacja to pismo, w którym odbiorca
określa swoje zastrzeżenia i uwagi oraz
wysuwa żądania wobec dostawcy. Reklamacja,
jako typowe pismo przekonywające, powinna
być dobrze uzasadniona.
Treść reklamacji powinna zawierać
 Zgłoszenie uwag i zastrzeżeń do dostarczanego towaru
 Zgłoszenie żądań związanych z tymi uwagami i
zastrzeżeniami, które mogą przybrać formę:


przy wadach ilościowych: dostarczenie brakujących towarów
Przy wadach jakościowych: usunięcie wady, wymianę towaru,
obniżenie ceny towaru
 Uzasadnienie:


faktyczne /powołanie się na protokół/
Prawne /powołanie na umowę dostawy, przepisy/