Transcript 數位文件管理達人

孫載陽
1
數位文件管理流程
建立
整理
尋找
活用
備份
分享
2
建立數位文件
 檔案格式
 快速修改檔名
3
檔案格式
檔案種類
檔案類型
文件檔
.doc .xls .ppt .pdf .txt
圖片檔
.jpg .gif .tif .bmp
多媒體
影片
.wmv .mpg .avi .rm .mov
音樂
.mp3 .wma .wav .asf
壓縮檔
.zip .rar
光碟映像檔
.iso .bin
網頁檔
.htm .html .asp .php
4
快速修改檔名
5
整理數位文件
 資料分類
 按英文字母作資料夾檢索
 圖片整理術
 Mp3整理術
6
資料分類
待整理
未歸類
待細看
要丟棄
7
按英文字母作資料夾檢索
 其他方法如:時間
(旅遊照片)、中文
字母(姓氏)、數字
編號(多夾帶中文
共用)，建議少用
8
圖片整理術
01公司專用
• 青商會
• 童軍團
• 紅十字會
02居家生活
• 旅遊
• 家人聚會
03社團活動
• 讀書會
• 慈濟
• 太極拳社
9
Mp3整理術
音樂類型
•
•
•
•
流行
古典
校園民歌
舞曲
歌手姓名
•
•
•
•
趙傳
周華健
巫啟賢
齊豫
專輯名稱
• 我很醜,可是
我很溫柔
• 我是一隻小
小鳥
10
收集數位資料
 使用搜尋引擎收集資料
 利用書報雜誌收集資料
 輔助工具:數位筆、掃描器、數位相機、手機
 利用大眾傳播收集資料
 輔助工具:攝影機、錄音筆
 人際關係運用
 輔助工具:Outlook
 資料的有效運用
11
使用搜尋引擎收集資料
 圖片
 影片
 部落格
 網頁
12
快速搜尋數位文件
 搜尋檔案
 搜尋網際網路上的資
料
 搜尋其他電腦或人員
的資料
 最近使用過的文件
13
資料的有效運用
資料
• 銷售額,
市佔率
資訊
• 依地區
別分析
資料
知識
• 調查結
果與結
案報告
智慧
• 作出正
確的決
策
14
數位文件活用
 數位文件格式轉換
 WORD版本設定
15
數位文件格式轉換
 文件轉換成pdf
16
WORD版本設定
 善用WORD的文件版本功能(檔案/版本)
17
數位文件的保護
 檔案加密
 壓縮加密
 數位簽章:有助於保護文件、電子郵件的驗證、完整、
不可否定性。
18
檔案加密
 OFFICE軟體另存新檔案，可為文件加入密碼
19
壓縮加密
 壓縮檔案也可加入密碼
20
防止密碼被破解的小撇步
•定期
更換密
碼
•密碼
設定以
不規則
性、夾
雜英文、
數字與
符號
•不要
使用自
己的資
料
•加入
數位簽
章
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備份數位文件
 備份我的文件
 備份電子郵件
 利用壓縮軟體備份資料
 利用虛擬電體軟體
 利用USB指紋隨身碟(但此方法最不合適)
 利用手機備份資料(絕對不要利用此方法)
22
分享數位文件
利用免費網際
網路空間
(HOTMAIL)
利用部落格(無
名小站)放置相
片資料
上傳影片到
YOUTUBE備份
影片
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