Transcript Archimed TUTOTIEL V2 - OMEDIT Ile de France

PRESENTATION ET TUTORIEL D’UTILISATION DE L’OUTIL
version 2
Septembre 2012
OMEDIT
OMEDIT
Contexte :
Arrêté du 6 avril 2011
relatif au management de la prise en charge médicamenteuse et
aux médicaments dans les établissements de santé
 Article 8 :
 une étude des risques encourus par les patients
liés à la prise en charge médicamenteuse doit être
réalisée avant octobre 2012
 par la direction en concertation avec la CME
 Risques pouvant aboutir à
 un événement indésirable : réaction nocive et non
recherchée survenant chez l’homme utilisant ou exposé à un
produit de santé sans préjuger d’un lien de cause à effet
 une erreur médicamenteuse : omission ou la
réalisation non intentionnelle d'un acte au cours du processus de
soins impliquant un médicament, qui peut être à l’origine d’un
risque ou d’un événement indésirable pour le patient
• Médicaments et patients à risque
•Traitements personnels
•Transferts de patients
•Informatisation
 un dysfonctionnement d'un processus de soin
2
OMEDIT
OMEDIT
Le processus de « prise en charge médicamenteuse » :
Etapes pluridisciplinaires et interdépendantes visant à l’utilisation sécurisée, appropriée
et efficace des médicaments chez le patient
Conf orme aux données
de réf érence
T RAÇABILITÉ
PRESCRIPTION
INFORMATION
PATIENT
DETENTION STOCKAGE
ACHAT
APPROVISIONNEMENT
RECEPTION
STOCKAGE
MEDICAMENTS
SURVEILLANCE
PATIENT
PUI*
ANALYSE
PHARMACEUTIQUE
DELIVRANCE
ADMINISTRATION
PREPARATION
DOSES A
ADMINISTRER
PREPARATION
TRANSPORT
Médicament/ dose/ forme/
voie/ posologie conformes
à la prescription
PUI : pharmacie à usage intérieur
3
OMEDIT
OMEDIT
Outil ArchiMed
(Analyse des risques liés au circuit hospitalier inhérents aux Medicaments)
 L’OMEDIT IDF propose à l’ensemble des établissements de santé de
la région un outil permettant d’aider à réaliser une autoévaluation
des risques à l’échelle de l’établissement
– Variante de l’outil Inter Diag Médicaments® de l’ANAP
– Enrichi à l’initiative de l’OMEDIT :
• Participation de la cellule Performance de l’ARS IDF à la
conception
• Participation des pharmaciens inspecteurs de santé publique de
l’ARS IDF
• Réalisation d’un volet « pharmacie à usage intérieur »
• Adaptation du questionnaire et de la présentation des résultats
à l’échelle de l’établissement
4
OMEDIT
OMEDIT
Nouvelle version : ArchiMed V2 (sept 2012)
•
Un nouveau questionnaire adapté à l’hospitalisation à
domicile
•
Un seul questionnaire à télécharger pour l’unité de soin, la
PUI ou l’HAD
•
L’outil permet de pondérer les risques attachés à la prise en
charge médicamenteuse en fonction de la criticité qui leur
est attribué et de l’effort à fournir pour les diminuer ou les
éliminer
5
Méthodologie de pondération des risques
OMEDIT
OMEDIT
•
Un groupe de 15 experts multidisciplinaires ont évalué pour
chaque question du questionnaire
– la criticité du risque (selon l’échelle de risque ci-dessous)
– l’effort à fournir pour éliminer ou diminuer le risque (selon l’échelle
d’effort ci-dessous)
ECHELLE DE RISQUE
IMPLICATION POUR LA GESTION DU RISQUE
1 = Risque acceptable en l'état.
Aucune action n'est nécessaire
2 = Risque tolérable sous contrôle.
Le risque est acceptable sous condition de
contrôle et de suivi ; il ne doit pas augmenter
3 = Risque inacceptable.
Le risque doit être refusé et sa réduction entreprise
ÉCHELLE D'EFFORT
0 = Effort nul
aucune action n'est nécessaire
1 = Effort faible
contrôle ou action ponctuel
2 = Effort moyen
contrôle ou action périodique
3 = Effort important
contrôle ou action continu
6
OMEDIT
OMEDIT
Objectifs d’ArchiMed
 Faire le point sur les circuits physiques du médicament et
sur la prise en charge médicamenteuse au niveau des
unités de soins et de la PUI et de l’HAD
 Dégager rapidement les points positifs des organisations et
ceux qui sont à améliorer
 Identifier des niveaux de risque (en pourcentage de risque)
en fonction des thèmes abordés
 Hiérarchiser les risques grâce à la pondération de la criticité
et de l’effort à fournir
 Dégager des enjeux et construire son programme d’actions
prioritaires après la hiérarchisation des risques
7
OMEDIT
OMEDIT
Archimed ancienne version
J’ai déjà rempli tous mes
questionnaires avec l’ancienne
version d’ArchiMed dois-je
ressaisir tous les questionnaires?
Non!
Le fichier «Archimed synthèse »
se charge de transformer
vos anciens questionnaires au
nouveau format (voir page 17)
8
OMEDIT
OMEDIT
Présentation d’archiMed
 Outil informatique Excel présenté sous forme de questionnaire
 Un questionnaire : « ArchiMed questionnaire.xls»
 Un outil de synthèse « Archimed synthèse.xls »
9
OMEDIT
OMEDIT
Présentation : 4 grands thèmes / 7 axes
I Risque structurel
A Organisation générale
B Type de prise en charge
III Sécurisation de la prise en charge thérapeutique
II Politique de sécurisation du médicament
 Prévention
 C Protocoles / procédures générales
 D Information / formation
 E Retour d'expérience
 F Risque informatique
 Pilotage
 G Bon usage des médicaments
 H Synergies PUI- Unité de soins
 Entrée et sortie du patient
I Entrée et dossier du patient
J Traitement personnel du patient
K Préparation de la sortie du patient
 Prescription et dispensation
L Prescription
M Analyse et validation pharmaceutique
N Délivrance nominative
Préparation et administration
O Préparation de l'administration
P Administration et aide à la prise
IV Sécurisation du stockage intra unité
Approvisionnement
Q Achat
R Commande
S Réception
Stockage et gestion de stock
T Stockage
U Gestion de stock
10
OMEDIT
OMEDIT
TUTORIEL D’UTILISATION
11
OMEDIT
OMEDIT
Etape 1 : Télécharger l’outil ArchiMed
Sur le site de l’ARS IDF : http://www.ars.iledefrance.sante.fr
L’offre de soin et médico-sociale > Appui à la performance et à la qualité > OMEDIT > ARCHIMED
Télécharger les fichiers : ArchiMed Questionnaire V2 et ArchiMed synthèse V2
12
OMEDIT
OMEDIT
Etape 2 : Remplir le questionnaire ArchiMed
> onglet « Avant propos »
Dans la partie «Votre identification»
remplir obligatoirement :
• le nom de votre établissement
• la typologie de votre établissement (public, privé, ESPIC)
• le nom de votre unité
• la typologie de votre unité ou de votre structure :
unité de soins ; PUI ; HAD
Pensez à activer
vos macros avant !
(tutoriel activez vos macros)
13
OMEDIT
OMEDIT
Etape 2 : Remplir le questionnaire ArchiMed
> onglet « questionnaire »
Le questionnaire doit être rempli lors de réunions pluridisciplinaires
(environ 2h par réunion)
POUR UNE UNITÉ DE SOINS
 se reporter à l’onglet
POUR LA PHARMACIE
À USAGE INTÉRIEUR (PUI)
POUR UNE STRUCTURE HAD
se reporter à l’onglet
« HAD questionnaire»
« Unité de soins questionnaire»
 Au minimum doivent être présents :
 se reporter à l’onglet
« PUI questionnaire»
 Au minimum doivent être présents :
- un médecin
- une infirmière et/ou cadre de soin
- un pharmacien et/ou préparateur
- un référent qualité/gestion des risques
 Au minimum doivent être présents :
-un médecin
-un pharmacien,
-une infirmière
-un référent qualité/gestion des risques


- un pharmacien
- un préparateur
- un référent qualité/gestion des risques
Répondre à toutes les questions par oui ou non
Si besoin expliquer les questions, en se les appropriant, en fonction
de son unité de soins ou de sa spécificité
14
Le principe d’ArchiMed
OMEDIT
OMEDIT
 Chaque question du questionnaire correspond à un risque potentiel identifié
 En fonction des questions et de la réponse à la question (oui ou non) un
risque peut être comptabilisé
Exemples :
A5
A9
Votre unité de soins accueille au moins un
jour ou une nuit par mois une ou des
infirmières intérimaires
La transmission entre les différentes
équipes soignantes est organisée et
assurée systématiquement ?
Si réponse
OUI
1 risque
Si réponse
NON
ø risque
Si réponse
OUI
ø risque
Si réponse
NON
1 risque
15
OMEDIT
Etape 3 : Visualiser les résultats du questionnaire sous forme de % de risques
> onglet %
Vo
tre
ris
qu
e
OMEDIT


Une fois le questionnaire entièrement complété
l’outil comptabilise automatiquement le nombre
de réponses qui correspondent à un risque et
présente le résultat sous forme de pourcentage
de risques
GLOBAL
42%
I. Risque structurel
67%
Visualisation immédiate des axes prioritaires
pour lesquels la maîtrise du risque n’est pas
efficiente sous forme de radar :
Prévention
A. Organisation
B. Type de prise en charge
67%
67%
II. Politique de sécurisation du médicament
C. Protocoles/procédures générales
D. Information/formation
E. Retour d'expérience
F. Risque informatique
Pilotage
G. Bon usage des médicaments
H. Synergies PUI / unités de soins
57%
50%
78%
67%
33%
46%
25%
67%
III. Sécurisation de la prise en charge thérapeutique
Entrée et sortie du patient
I. Entrée et dossier du patient
J. Traitement personnel du patient
K. Préparation de la sortie du patient
Prescription et dispensation
L. Prescription
M. Analyse pharmaceutique et validation pharmaceutique
N. Délivrance
Préparation et administration
O. Préparation de l'administration par l'infirmière
P. Administration infirmière et aide à la prise
11%
0%
0%
33%
29%
23%
25%
40%
36%
45%
27%
IV. Sécurisation du stockage
Approvisionnement
Q. Achat
R. Commande
S. Réception
Stockage et gestion de stock
T. Stockage
U. Gestion de stock
46%
47%
44%
16
Etape 4 : Analyser les résultats avec la criticité & effort
> Onglet Analyse
OMEDIT
OMEDIT

Dans cet onglet n’apparaissent
que les questions pour lesquelles
il y a un risque dans l’unité

A chaque question correspond sa
criticité et l’effort à fournir pour
éliminer ou diminuer le risque
(selon la grille de criticité et
d’effort)

Les questions peuvent être
classées au choix


Par criticité décroissante puis
effort croissant
Par effort décroissant puis
criticité décroissante
17
OMEDIT
OMEDIT
Etape 5: consolider les données
> outil ArchiMed synthèse
1 - Créer un nouveau dossier
Cliquez sur menu Fichier > nouveau > dossier
2 - Faire glisser dans le nouveau dossier :
 tous* les questionnaires ArchiMed remplis en
les ayant préalablement renommés avec le nom
de l’unité
*même les fichiers remplis avec la première version d’ArchiMed
 Un fichier vierge « ArchiMed questionnaire »
 Un fichier « ArchiMed synthèse »
3 - Ouvrir le fichier « ArchiMed synthèse »
et cliquer sur « macro de consolidation » puis
attendre la consolidation (cela peut prendre
quelques minutes)
Attention on ne peut
consolider que :
80 US et 5 PUI au maximum
18
OMEDIT
OMEDIT
Etape 6 : analyser les données consolidées
> onglet « tous % »

Le radar permet de comparer le pourcentage de
risque des unités de soins entre elles ou avec la
moyenne régionale.

Tous les % de risques de
toutes les unités sont
représentés dans ce tableau
19
OMEDIT
Etape 7: analyser les données consolidées
OMEDIT
> onglet « unité de soins analyse », « PUI analyse », « HAD analyse »
Dans cette partie
je choisis ce que
je souhaite afficher
et dans quel ordre
En lignes apparaissent
toutes les questions
En colonnes
apparaissent toutes
les unités de soins
Ici s’affichent les
criticités ou les efforts
Case blanche = le service
n’est pas concerné par cette
question car il n’y a pas de
risque
20
OMEDIT
OMEDIT
Etape 8 : Je priorise et je construit mon programme d’action
GRÂCE À LA HIÉRARCHISATION DES RISQUES :
Je priorise mes actions en fonction:
– de l’acceptabilité du risque : les risques inacceptables sont
prioritaires
– de la transversalité des risques : actions à l’échelle d’un
établissement si le risque est présent dans toutes les unités
– de l’effort à fournir pour éliminer ou diminuer le risque : mettre en
place en priorité des actions qui demandent un faible effort
Je construits mon programme d’action en définissant un
calendrier adapté et des indicateurs de suivi
21
OMEDIT
OMEDIT
Archimed V1 > Archimed V2
 Pour transformer vos questionnaires (sans ressaisie) remplis
avec la version ArchiMed V1 vous avez 2 possibilités :
Transformer tous vos questionnaires grâce à «ArchiMed synthèse V2»
1. Faire glisser dans un nouveau dossier tous* les questionnaires ArchiMed remplis en les ayant
préalablement renommés avec le nom de l’unité
2. Un fichier vierge « ArchiMed questionnaire V2», un fichier « ArchiMed synthèse V2 »
cliquer sur
3. De nouveaux fichiers « IMPORT » se créent automatiquement
OU
Transformer un par un vos questionnaires grâce à «ArchiMed questionnaire V2»
1. Ouvrir un fichier vierge « ArchiMed questionnaire V2 »
2. Dans l’onglet « avant propos » cliquez sur
3. Aller chercher votre questionnaire V1 rempli puis cliquez sur « ouvrir », un nouveau fichier
« IMPORT » vient de se créer
4. Renouveler l’opération autant que nécessaire
22
OMEDIT
OMEDIT
L’équipe de l’OMEDIT IDF
répond à vos questions par courriel :
[email protected]
Site de L’ARS Ile de France
http://www.ars.iledefrance.sante.fr
23