Transcript Herman Bongeraar

Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)
Archiefwet 1995
Horizontale verantwoording Archiefwet 1995
SOD-congres – 22 november 2012
Herman Bongenaar
Archief-KPI’s
Presentatie
– Waarom?
– Wat?
– Hoe?
PAGINA
Waarom archief-KPI’s?
• Aanleiding: versterking horizontaal toezicht
als gevolg van Wet Revitalisering generiek
Toezicht (1 okt. jl.)
• Doel: het afleggen van verantwoording door
B&W aan de gemeenteraad
• Afgeleide doelen:
– Informatiebehoefte provincie
– Referentiekader voor inrichting
informatiehuishouding
– Verantwoording aan burger
PAGINA
Wat zijn de archief-KPI’s?
• KPI’s zijn gebaseerd op wet- en regelgeving;
zij meten de rechtmatigheid van de
informatiehuishouding (compliance)
• Bieden mogelijkheid om gemeenten
onderling te vergelijken (via website
waarstaatjegemeente.nl)
• Van toepassing op niet-overgebrachte én
overgebrachte archieven (= het statische
archief bij de archiefdienst)
PAGINA
Wat zijn de archief-KPI’s?
• Bieden standaardisering en dus de
mogelijkheid om het interne toezicht te
professionaliseren
• Bieden handvat voor inrichting
informatiehuishouding
PAGINA
Wat zijn de archief-KPI’s niet?
• KPI’s meten rechtmatigheid en dus niet alle
aspecten van de informatiehuishouding
(bijvoorbeeld niet de efficiëntie)
• Over normering KPI’s is bijna geen
overeenstemming te krijgen (bijvoorbeeld
aan hoeveel procent van een KPI moet zijn
voldaan om een voldoende/antwoord ‘ja’ te
krijgen?)
PAGINA
Wat zijn de archief-KPI’s niet?
• Maar: voldoen aan wet- en regelgeving moet
het fundament van iedere inrichting van de
informatiehuishouding van een gemeente
zijn!
PAGINA
Kpi’s en Baseline
• KPI’s: overzicht van wet- en regelgeving waar
gemeenten aan moeten voldoen op het gebied van
archief en informatiebeheer. Hiermee kunnen
gemeenten verantwoording afleggen.
• Baseline:
– biedt een handvat aan gemeenten om
informatiehuishouding volgens wet- en
regelgeving + standaarden in te richten;
– geeft een intellectuele verantwoording van
zaakgericht werken;
– wil op termijn modellen, best practices en
standaarden bieden.
PAGINA
Hoe aan de slag met de KPI’s?
•
•
•
•
•
•
•
Ervaringen pilotgemeenten
Handreiking en toelichting van de VNG
Wie vult de KPI’s in?
Verslaglegging
Invulformulier van BRAIN
Website Waarstaatjegemeente.nl
KPI’s en Aanvullend beleidskader provincie
(toezichthouder)
PAGINA
Pilot en Handreiking
• Naar aanleiding van VNG-Ledenbrief 2011 is
een pilot met gemeenten gestart in 2012
• Met de uitkomsten van de pilot is een
werkgroep aan de slag gegaan
• Resultaat: VNG-Handreiking Horizontale
verantwoording Archiefwet 1995 via
Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)
PAGINA
• De Handreiking is te vinden op:
http://www.vng.nl/files/vng/publicaties/2012/20
121112_verantwoording_archief_kpi.pdf
PAGINA
Toelichting
• In de Handreiking bevindt zich een
toelichting op de archief-kpi’s:
– Nadere uitleg over KPI-subvragen
– Deelvragen die invuller op weg helpen
– Kolom Taakverwaarlozing (TVW)
– Kolom N-O/O geeft aan of subvraag voor
niet-overgebrachte archieven,
overgebrachte archieven, of beide geldt
– Welke kpi’s op waarstaatjegemeente
komen
PAGINA
Wie vult de KPI’s in?
• Interne toezichthouder, indien benoemd (=
gemeentearchivaris of namens hem de
archiefinspecteur)
• Indien geen interne toezichthouder is
benoemd: toezicht extern regelen
• Afdeling DIV levert input voor het invullen
van de KPI’s, maar is niet degene die de
rapportage opstelt
• KPI’s overgebrachte archieven: ?
PAGINA
Verslaglegging
• KPI-onderwerpen moeten herkenbaar
worden behandeld; Opties:
– ingevuld formulier KPI’s in Excel
– kort verslag op basis van KPI’s
– uitgebreid verslag op basis van KPI’s
– jaarverslag [KPI-gegevens +
verantwoording van de invulling van de
toezichtfunctie]
• In alle gevallen moeten conclusies en
aanbevelingen worden toegevoegd
PAGINA
Invulformulier en website
• De Sectie Inspectie van branchevereniging
BRAIN stelt een invulformulier in Excel ter
beschikking om de KPI’s in te vullen
• Op www.waarstaatjegemeente.nl van KING
zullen gemeenten onderling kunnen worden
vergeleken op alle toezichtterreinen
PAGINA
KPI’s en aanvullend beleidskader
• Provincie ontvangt uitkomsten KPI’s van
gemeenten – in principe jaarlijks. Ook van
andere lokale overheidsorganisaties en
archiefdiensten?
• Provincie zal afweging moeten maken in
hoeverre KPI’s voldoende goed zijn
ingevuld (mede afhankelijk van wie invult)
• Wanneer grijpt provincie in? Hiervoor is
Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.
PAGINA
Archief-KPI’s: yes we can!
Vragen?
Ga gewoon aan de slag!
PAGINA