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ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
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CONTENIDO TEMATICO
OBJETIVO DEL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL.
DEFINICION DE ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL.
IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL.
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS.
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( explicación ).
COMO SE MODIFICA EL CLIMA ORGANIZACIONAL.
ESTUDIO DE CLIMA ORG. COMO ELEMENTO GENERADOR DE CAMBIOS.
ESTUDIO DE CLIMA ORG. COMO DESAROLLADOR DE EFECTIVIDAD GERENCIAL.
CONDICIONES NECESARIAS PARA LOGRAR ÉXITO.
ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO.
FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO.
COMENTARIOS SOBRE LOS FACTORES QUE SE MIDEN EN UNA ENCUESTA.
ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO ORG.
LAS ENTREVISTAS PARA RECOLECCION DE INFORMACION.
EJEMPLO DE GUION PARA ENTREVISTA.
COMO PRESENTAR LOS RESULTADOS.
OBJETIVO DEL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
El Objetivo fundamental de un Estudio de Clima Organizacional, es el de conocer por medio de diversas t écnicas y medios de recopilación de información, la opinión y/o apreciación que la gente tiene de su organización, basados en su experiencia en la empresa y a su visión muy particular de las diversas situaciones que ahí se suceden.
Es muy importante comprender que no es una evaluación de la organización como tal, ya que se basa tan solo en el punto de vista de los colaboradores, y no se consideran aspectos que permitan concluir con una opinión certera, objetiva de la efectividad de la administración u operación de la misma.
DEFINICION DE ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
Recopilación de la opinión de las personas que colaboran en una organización ( o parte de ), sobre la percepción y/o punto de vista que tienen de ella, basados en el tiempo que ahí tienen trabajando y de la forma en que se presentan las diversas situaciones profesionales y personales.
Normalmente se hace por medio de cuestionarios y entrevistas directas, buscando también ampliar la información a traves de otros medios de recopilación como pueden ser la observación directa, análisis estadísticos varios, etc.
Las encuestas, dependiendo de la cantidad de colaboradores, se puede aplicar a todos, o bien a una muestra, que generalmente es de un 70 u 80%, y las entrevistas un 10 o 15% del total encuestados.
IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
En la actualidad esta comprobado que la persona al satisfacción que encuentra una desempeñar su trabajo, esta directamente relacionada con el nivel de cumplimiento en los resultados, como por ejemplo el Nivel de Servicio al Cliente, Est ándares de Calidad y Productividad, Reducción de Costos y Gastos, Retención de Personal, etc.
Por ello, y pensando que organización es la precisamente eso, un conjunto de personas que buscan común, se un vuelve objetivo importancia evaluar la en de vital opinión que la gente tiene de la empresa, en sus diferentes aspectos, buscando en todo momento tener ambiente y clima organizacionales que favorezcan los buenos resultados.
Un clima laboral favorable con su permitirá un compromiso estable del personal organización y éste es un requisito indispensable para la sobrevivencia y desarrollo de cualquier empresa o institución.
Igualmente, para que usted pueda obtener un mejor beneficio del Capital Intelectual existente, se vuelve necesario que exista un ambiente de trabajo sano, lo más libre de antagonismo posible y sobre todo un Clima Organizacional que dé confianza a la gente para poder hacer un uso más efectivo y constante de sus recursos:
•
Creatividad.
•
Entusiasmo.
• •
Servicio.
Colaboración.
•
Iniciativa.
•
Experiencia.
INSTITUCION JEFE PUESTO AMBIENTE REMUNERACION
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS
QUE COMO CON QUIEN SEPA QUIERA TENGA CON QUE TECNOLOGIA INFORMACION RESULTADOS
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( EXPLICACIÓN ).
A ) que SEPA QUE va a hacer y PARA QUE.
1.
Que va a hacer:
descripción de puesto, objetivos de trabajo, etc.
2.
Como lo va a hacer:
procedimientos, políticas, instrucciones, formatos, etc.
3.
Con quien lo va a hacer:
miembros del equipo de trabajo, relaciones internas y externas comunes y razones de las mismas, departamentos de apoyo en la empresa, etc.
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( EXPLICACIÓN ).
B ) QUE QUIERA hacer las cosas.
1.
2.
3.
4.
5.
Que se identifique con la empresa
: que la conozca; su historia, productos y servicios, mercado, visi ón, misión, valores, etc.
dueños, directivos,
Que sienta apoyo y confianza de parte de su jefe inmediato
: que haya buena comunicaci ón, que de apoyo y asesoría, que desarrolle, etc.
Que le guste su puesto:
que desempeñe funciones que vayan de acuerdo con sus expectativas, que se le de confianza, que haya oportunidad de capacitarse y desarrollarse.
Que el ambiente sea favorable:
que exista respeto.
que no exista mucho antagonismo, ni politiquería,
Que la remuneración sea justa:
que se gane realmente por lo que se hace, que se premie el esfuerzo y se castigue la falta de profesionalismo, que haya congruencia entre los sueldos y puestos/funciones.
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( EXPLICACIÓN ).
C ) que tenga CON QUE hacer las cosas.
1.
Que se le proporcione la tecnología para poder hacer su trabajo:
que cuente con el equipo y herramientas de trabajo necesarias, no quiere decir que se le den los mas caros o novedosos, sino los que se ocupan realmente.
2.
Que se le proporcione la
los sistemas de
información para tomar decisiones:
que existan información adecuados para poder trabajar y tomar decisiones efectivas tanto en forma como en tiempo.
COMO SE MODIFICA EL CLIMA ORGANIZACIONAL
El clima organizacional puede modificarse a partir de:
El reconocimiento de su impacto en la salud de la resultados.
organización y en sus
La aceptación de que es algo creado por la organización y que la misma organización puede cambiar.
El compromiso de los dirigentes para realizar cambios enfocados en la mejora del clima organizacional.
La determinación y evaluación de los componentes del clima organizacional que resulten más relevantes en cada situación en particular y su actualización en el tiempo.
El monitoreo permanente del clima organizacional.
ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL COMO ELEMENTO GENERADOR DE CAMBIOS
El Estudio de Clima Organizacional es un proceso que proporciona retroalimentación sobre su situación actual y permite fundamentar acciones de mejora, basada en las Competencias Organizacionales Estratégicas; es decir, en aspectos crecimiento, críticos para la empresa ( supervivencia, expansión, reducción, integración, consolidación, etc. ).
El Estudio del Clima Organizacional es una intervención que genera modificaciones en el sistema de la empresa, desde que se inicia el proceso. Por lo tanto, si no hay una decisión efectiva de introducir cambios para mejorar no debe realizarse, sobre todo, si ya ha habido experiencias fallidas en éste sentido.
ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL COMO DESAROLLADOR DE EFECTIVIDAD GERENCIAL
Un Estudio de Clima Organizacional implantado institucionalmente con cierta periodicidad, proporciona retroalimentación importante sobre la Calidad de la Gerencia que se tiene, ya que si bien es cierto no evalúa la operación de las diversas áreas, refleja aspectos muy valiosos sobre la calidad, madurez y efectividad de los Gerentes.
Es decir, cuando un esta mal, con resultados deficientes, lo que representa es que para el grupo de personas en ésta, hay una mala imagen de la empresa en general, derivada de qué, entre otros: área obtiene una puntuación baja, no implica que esa área
•
Deficiente comunicación.
•
Estilo de Liderazgo inadecuado.
• •
Falta de trabajo en equipo.
Falta de delegación.
CONDICIONES NECESARIAS PARA LOGRAR ÉXITO EN UN ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
Como todo proyecto que implica cambios significativo, y que involucran a personas de todos los niveles en la organizacion, es necesario asegurarse de que se dan algunas condiciones para que éste tenga buen resultado, entre ellas: 1.- Total y absoluto apoyo de la alta direccion.
2.- Comprension absoluta del proceso / objetivos, por parte de las gerencias.
3.- Compromiso total por hacer cambios derivados de los resultados.
4.- Definir y aceptar un RESPONSABLE de coordinar el proceso.
ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO PARA EL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
Acuerdos iniciales y planeación ( definición de alcance y objetivos ).
Diseño o selección de instrumentos para la recopilación de información.
Comunicación del proyecto.
Recopilación de la información ( aplicación de encuestas y entrevistas ).
Procesamiento y análisis de la información recopilada.
Elaboración del informe con resultados y conclusiones (incluyendo plan de seguimiento).
Revisión del informe y elaboración de planes de acción.
Comunicación de resultados.
Seguimiento a las acciones de mejora.
FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
En las encuestas de este tipo, se busca obtener información de todos los aspectos que conforman el ambiente y estructura de la organización, entre los topicos más comunes estan:
Estructura.
Conocimiento del trabajo.
Calidad / Servicio.
Capacitación.
Sistemas de Estimulos.
Trabajo en Equipo.
Comunicación Organizacional.
Liderazgo.
Relaciones Interpersonales.
Mecanismos de Apoyo.
Actitud al Cambio.
Compromiso Social.
COMENTARIOS SOBRE LOS FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
Cada factor deberá ser claramente definido por medio de una descripción así como una lista de los aspectos (o variables) que nos permitirán su investigación.
Esta definición habrá de conservarse por escrito para guiarnos en las diferentes etapas del proceso de diagnóstico.
Aquellos factores que no tengan sobre los cuales no se tenga la diseño de la investigación.
relación con los componentes a investigar o intención de mejorar no deben incluirse en el La la selección de componentes a investigar y definición de los factores correspondientes es una fase que requiere toda la atención y formalidad de quienes son responsables de la realización del diagnóstico y sus resultados deberán ser aprobados por la Dirección General en la primera etapa del proceso de diagnóstico.
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INICIAR CON UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
1.- Determinar el tipo de encuesta.
2.- Definir el alcance de la un porcentaje ).
aplicación ( a todos o a 3.- Sensibilizar con anticipación a los encuestados sobre los objetivos y beneficios.
4.- Asegurar la confidencialidad de los resultados.
5.- Mostrar el plan de seguimiento que responsables.
habrá y los 6.- De preferencia que sea aplicada por alguien ajeno a la empresa, o bien al departamento.
7. Procurar ofrecer instalaciones herramientas completas para su comodas aplicación.
y
LAS ENTREVISTAS PARA RECOLECCION DE INFORMACION, ASPECTOS ESENCIALES
La entrevista directa es un medio de recoleccion de informacion importantisimo en un Estudio de Clima Organizacional. Por ello es importante considerar lo siguiente antes de iniciarlas: 1.- Definir el alcance de las entrevistas, ¿ cuantas personas entrevistar ?
2.- Definir de que nivel organizacional supervisores, operativos ?
¿ a gerentes, directores, jefes, 3.- Qui én/es será/n el responsable de entrevistar y sobre qué.
Lo más común y que da buen resultado, es hacer entrevistas a personas que representan un 10% del total de la gente encuestada, no quiere decir que se apliquen a gente de la misma que haya sido encuestada, sino como una referencia para obtener el porcentaje. Igualmente, lo usual es iniciar con entrevistas a Gerentes y/o Directores, y personal que de alguna forma tiene cierto peso “informal” dentro de la organización. Es recomendable hacer una especie de gui ón para la entrevista, pero enfocarse en aspectos que sean de interés o bien que ya al ir tabulando los resultados de las encuestas obtengan puntuaciones bajas.
EJEMPLO DE GUION PARA ENTREVISTA
Una forma sencilla para llevar a cabo la entrevista es basarse en una descripción de la empresa, desde el punto de vista de que Fuerzas y Debilidades se le ven a la misma. Posteriormente pedir comentarios en general, sobre que factores o situaciones se dan, que facilitan el trabajo y el logro de objetivos tanto en su desempeño del área como en general. También las entrevistas son muy valiosas para validar resultados que se vayan viendo en las encuestas, buscando conocer objetivamente algún resultado que se va por debajo de la media.
más Fuerzas
Trabajo en equipo.
Experiencia del personal.
Solidez en el mercado.
Prestigio.
Apoyo de la Dirección.
Debilidades
Sistemas de Comunicación.
Actitud al cambio.
Calidad de servicio.
Tecnología.
¿ por qué considera estos aspectos fuerza o debilidad c/u ?
¿ qué situaciones facilitan su trabajo y el de sus compañeros ?
¿ qué condiciones o aspectos han dificultado su trabajo y afectado el clima laboral ?
COMO PRESENTAR LOS RESULTADOS
La presentación de los resultados es muy importante, ya que debe ser impactante y clara, logrando motivar al cambio.
Normalmente se presentan de forma grafica ( resultados de las encuestas ) y en forma de comentario ( resultados de las entrevistas ) al grupo Gerencial.
Igualmente, en la reunion de presentación de los resultados, se debe mostrar un ejemplo ( formato ) del seguimiento que se debe dar y si se van a publicar.
RESUMEN Estructura Actitud al Cambio Capacitación Mecanismos Apoyo Calidad Compromiso Social Objetivos Trabajo en Equipo Relaciones Comunicación Liderazgo Estimulos Pts.
127 121 114 108 108 107
104 99 98 98 92 78 Porcentaje
85 81 76 72 72 71
69 66 65 65 61 52
FORMATO DE SEGUIMIENTO
En el presente ejemplo, se ha elaborado un formato de seguimiento para el concepto “
comunicación
”, y se esta atacando las preguntas que obtuvieron la puntuación más baja, de ese grupo. Se debe hacer un formato por cada concepto que haya obtenido resultados deficientes.
Departamento:
DEPARTAMENTO DE MOLDES.
Compromisos de mejora (actividades):
1.- Medios para comunicarnos con la empresa.
Buzón de sugerencias en el área.
Junta de información y comunicación
Resp.
R.Torres
A. García Encuestas de comunicación/sugerencias Junta con R.H. en área de trabajo.
2.- Comunicación buena y frecuente con mi jefe.
Junta de información y comunicación R. Torres A. G. / A.B.
A. García Curso de comunicación / liderazgo a jefes.
A. G. / A.B.
3.- Comunicación buena y frecuente entre deptos.
Presentación comunicados de juntas dept.
A.B.
Presentación Dir./Gte de áreas ( Vtas, R.H., Admon.) A.G. / Gtes.
15 DE AGOSTO DE 2002.
Fecha:
COMUNICACIÓN.
Area crítica o de Mejora: Indice actual
PORCENTAJE DEL AREA EN CLIMA LABORAL 68%
Fecha próxima seguimiento:
15 DE SEPTIEMBRE DE 2002.
Indice objetivo y tiempo estimado.
INCRMENTAR % AL: TIEMPO ESTIMADO:
Asistentes / Involucrados / Responsables
75% 6 meses.
R. TORRES, A. GARCIA, A. BUENFIL
Inicio
27-Ago 27-Ago 08-Sep 05-Sep 27-Ago 30-Ago 26-Ago 04-Sep
Término
27-Ago 20-Dic 20-Dic 20-Dic 20-Dic 31-Ago 20-Dic 04-Oct
Observaciones
Incluye procedimientos.
Mensual cada martes ult.
Bimestral.
Bimestral lunes 1o mes.
Mensual cada martes ult.
Confirmar fecha R.H.
Continuo despues c/junta Area x semana
Nombre
R. Torres A. Grcía A. Buenfil
Fecha Entregado Nombre Fecha Entregado
FORMATO DE SEGUIMIENTO CON ISO 9000
Si su organización esta certificada o en proceso de, y sus encuestas de clima organizacional las determinó dentro del Sistema de Calidad, será necesario generar acciones correctivas y/o preventivas en aquellos conceptos o aspectos que obtengan resultados inferiores a los que se hayan definido en su procedimiento.
Recuerde que en un sistema de calidad, cuando definimos en un procedimiento que hay que generar cambios necesarios ante un determinado resultado, hay que dejar registros de ello, o será motivo de una NO SATISFACCION.
La recomendación es que el estudio de clima organizacional y su seguimiento se dejen FUERA del sistema de calidad, y se podrá darle el mismo seguimiento, por medio de acciones correctivas y/o preventivas y de haya solución de problemas, para que más efectividad, pero sin ser motivo de una revisión por parte de auditoría externa.
IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y LA MEJORA CONTINUA
El proceso de Estudio de Clima Organizacional, es normalmento conducido y coordinado por el departamento de Recursos Humanos, y esto el lo más común y de alguna forma conveniente. Sin embargo, la etapa más importante que es el seguimiento y la mejora continua a partir de los resultados obtenidos, es una RESPONSABILIDAD de toda la organización, encabezada por la alta dirección y absolutamente TODAS las GERENCIAS.
La competitividad de la organización y la lucha por ofrecer a todos sus colaboradores un lugar en el cual desarrollarse, crecer y vivir armoniosamente, es un compromiso permanente y que deja siempre beneficios extraordinarios a todos.