Transcript - Reservatet - ledelse og erkendelse

Reservatet – ledelse og erkendelse
Reservatet
– ledelse og erkendelse
Kapitel 4:
Systemperspektivet
Erik Staunstrup
Christian Klinge
Nyt perspektiv
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Ledelse i systemperspektivet
• ”Systemledelse knytter ofte an til
direktionens / topledelsens perspektiv:
Godt er det, der er godt for virksomheden
som et hele.
• Men kravet er…. at alle ledere på alle
ledelsesniveauer bliver i stand til at rumme
systemperspektivet.”
• (Digmann & Sørensen)
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Et ambulatorium på Sygehus
Nord, Region Sjælland
• Merete er afdelindsygeplejeske
• Hendes hverdag består for en meget stor
del af systemer, der har hver deres
oprindelse og hver deres formål:
– Bookingsystemet
– Vagtplanen
– Systematiserede behandlinger
– Receptionen
– Administrationen
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Karakteristik af
systemperspektivet
• Systemperspektivet kan kort karakteriseres som
et perspektiv, hvor man forventer at den enkelte
leder i organisationen er i stand til at betragte sit
arbejde ud fra hvilken værdi, det kan føje til
systemets (virksomhedens) samlede
overlevelse.
• På omkostningssiden kan man sige, at det drejer
sig om, at betragte sit arbejde ud fra kun at
forbruge det, der er nødvendigt af de fælles
ressourcer.
• Kort sagt: Virksomhedens samlede tarv er det
vigtigste!
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.1 Systembegrebet
• Fra det græske sustema eller sunistanai,
der betyder at kombinere
• Ofte vil vi betegne systemer som noget,
der har
– en struktur, som kan gentages, adskilles og
samles igen, eller
– måder at gøre ting på, som kan efterlignes
og udføres af andre
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Refleksion
• Hvordan indvirker systemer egentlig på din
egen hverdag som leder?
• Hvilke systemer omgiver dig?
• Hvilken indflydelse har de på dig – og du
på dem?
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Eksempel: Budgetlægning
• Du er med til at fastlægge de systemer,
som du efterfølgende selv skal leve op til.
• Det du bliver målt på er resultatet!
• Alle de processer, der ligger bag det at nå
frem til disse resultater, skydes i
baggrunden.
• Fokus bliver sat på, om du når dit mål!
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Eksempel: Organisationsplanen
• Du tildeles ansvaret for en given portion af
opgaver, hvortil der er knyttet en given
portion af ressourcer.
• Samtidig afgrænses systemet i forhold til,
hvad du kan og må, og hvad du skal uden
for dit eget systems grænser for at få en
beslutning anerkendt.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.2 Systemperspektivets
fundament – Synergi?
Når vi taler om levende systemer, så kan vi
anlægge to betragtninger:
1. Systemer er mekaniske eller kan
sammenlignes med det mekaniske – det
kalder vi for det mekanicistiske
2. Systemer kan også optræde som mere
end mekanicistiske – her er tanken at
levende væsner er mere end summen af
fysiske og kemiske processer. (vitalisme)
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
1. Mekanicisme
• Alt kan analyseres, og at vi kan lære at
kende til alle ”bestanddele” i verden og
deres indbyrdes sammenhænge.
• For levende væsner gælder det derfor, at
de er fysiske og kemiske processer.
• Kort fortalt dækker det begrebet
mekanicisme, der gennem tiden har haft
fortalere som René Descartes (15961650) og Thomas Hobbes (1588-1679).
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
2. Vitalisme
• Ud over at kunne erkende de enkelte
bestanddele og deres indbyrdes relationer,
må vi også erkende, at der findes en
særlig livskraft.
• En livskraft, der ikke kan erkendes via en
adskillelse af systemet i dele.
• Der er tale om en slags helhedselement,
som er samspillet mellem enkeltdelene, og
som er mere og andet end fysik og kemi.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Overført til organisationer
• Kan vi på samme måde hævde, at en
organisation er mere end summen af delene?
• Kan vi på samme måde sige, at den måde en
virksomhed virker på er langt mere kompliceret
end blot en analyse af relationerne mellem
enkeltdelene ville kunne afsløre?
• Hvis det er tilfældet, så har vi en
erkendelsesteoretisk udfordring i forhold til de
objektorienterede retninger af videnskabsteorien
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Synergi
• Synergi er en slags ”merværdi”, vi opnår
ved samarbejdet mellem mennesker.
• I daglig tale anvender man regnestykket
2+2=4 som udgangspunkt.
• Synergi fremkommer så, når 4 mennesker
arbejdet sammen, og til sammen skaber
mere end summen af, hvad de ville kunne
skabe hver især.
• Dét er synegieffekten når 2+2=5!
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Systemperspektivet
- subjektet set som objekt
Menneske
Subjekt
Tanke-proces
Gruppen/Organisationen
Objekt
Viden
Arbejdsproces:
Person A
Subjekt
Objekt
Tanke-poces
Viden
Tanke-proces
Viden
Tanke-proces
Person
Person B
C
Person
Samarbejde
D
Resultat:
Viden
Resultat
Resultat
Resultat
Viden
2+2
=
5?
SYNERGI
Nyt perspektiv
+
Viden
Reservatet – ledelse og erkendelse
Erkendelsesteoretisk skema
Det ene
Det prioriterede forhold
Objekt
Det analytisk
perspektiv
- fokus på objektet
Nyt perspektiv
Det andet
Subjekt
Systemperspektivet
- subjektet set som objekt
Det reflekterende
perspektiv
- fokus på subjektet
Reservatet – ledelse og erkendelse
Meretes afdeling på
Sygehus Nord
• Vi ved selvfølgelig godt, at afdelingen ikke
kun kan bestå af bookingsystemet,
vagtsystemet og behandlingssystemet, etc.
• Der skal være mennesker tilstede, for at vi
kan tale om afdelingen som et system.
• Men spørgsmålet er så, om afdelingen
består af mere end det?
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Refleksion
• Er der også en uforklarlig form for
”organisatorisk liv”, der skal være tilstede,
før vi kan sige, at vi har en ”levende”
afdeling?
• Hvori består dette ”liv”?
• Kan en af måderne at skabe dette ”liv” på
gå gennem den daglige håndtering af
samarbejdet?
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Indbydelse til Team-building
Spændende udfordringer
Få nye perspektiver på dit arbejde på afdeling xx og ikke mindst på det,
at arbejde og lære sammen med dine kolleger.
Vi indbyder til et spændende og udviklende week-end ophold, hvor vi
sætter fokus på samarbejde, kreativitet og udfordrende
problemløsning, ved at løse fælles opgaver i naturen.
Tag praktisk udetøj med og vær forberedt på overraskelser undervejs.
Glæd dig til en spændende og anderledes week-end sammen med
dine kolleger.
(fiktiv indbydelse – sådan som ledelsen på afdeling xx kunne have
formuleret den!)
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Vandene skilles
• Der vil afgjort være ledere, der mener, at
medarbejderne er på jobbet for at tjene penge
og opnå en personlig udvikling, og hvis de
tilbydes det, så vil der komme ”liv” i
organisationen
• På den anden side vil andre ledere hævde, at
penge og udvikling ikke i sig selv er
tilstrækkeligt. Det er nødvendigt for
medarbejderne selv at kunne se og skabe sig en
mening med, hvad de foretager sig.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.3 Organisationen set som et
system
• Moderne organisationsteorier er baseret
på en systemtankegang
• De er typisk udviklet fra starten af
1960´erne og der udvikles stadig teorier
og modeller ud fra disse betragtninger
• Det kan virke fjernt at se sin egen
virksomhed som et ”åbent, miljøafhængigt
system”
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.3.1 Generel systemteori
Et system består af:
• elementer, der har
• relationer til hinanden.
Hertil kommer, at
• elementerne er indbyrdes afhængige.
For systemet som helhed gælder, at det har:
• en grænse mod omverdenen og
• en transformationsproces med input og
output.
(Bertalanffy, 1968)
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Det åbne miljøafhængige system
Bookingsystem
Input:
-ressourcer
-personaletid
-udstyr
-medicin
-patienter
-osv.
Nyt perspektiv
Vagtsystem
Læger
Behandlingssystem
Sygeplejerske
r
Output:
-behandlede
patienter
-journaler
-statistik
-regnskab
-osv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Alternativer?
• Nogle ville hævde at vagtsystemet ikke hører
hjemme her. Systemet drejer sig om behandling
af patienter, og ikke om at få vagterne til at gå
op.
• Andre ville hævde at hverken bookingsystem
eller vagtsystem skal være elementer. Til
gengæld bør det tilføjes et element, der hedder
patienter.
• Atter andre ville hævde at de nuværende 5
elementer er ok, men at der burde tilføjes et
yderligere, nemlig journalskrivning. Det er jo
hele omdrejningspunktet.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Refleksion
• Hvilken betydning kan denne dynamiske
opfattelse af systemer få i din egen
hverdag som leder?
• Kan du inddrage denne måde at tænke på
til at skabe fokus på jeres arbejdsopgaver
og relationerne mellem dem?
• Måske kunne det være en god øvelse, at
du laver en tegning af systemet, sådan
som du ser det i lyset af dine gøremål som
leder?
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.3.2 System og omverden
Patienter og
pårørende
Sygehus
Nords
administration
Medarbejder
e
IT-afdelingen
Service-afd. fx
køkken/rengøring
Meretes
afdeling
Sygehus
Nords ledelse
Øvrige
afdelinger på
Sygehus Nord
Interessentmodel
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.3.3 Super- og subsystemer
• Eksempel på en transformationsproces, at du som
leder får tildelt et budget med midler/ressourcer,
som du skal anvende til at opnå et resultat
• Transformationsprocessen bliver dermed måden,
hvorpå du forvalter de midler/ressourcer, du har
fået til rådighed.
• Derfor er en grænsedragning for hvor meget, der
skal gøres, og hvor grænsen går for, hvor langt det
enkelte projekt/kunde/borger skal følges, af stor
interesse for dig og dine medarbejdere.
• Vi kan sige, at der er tale om en interessentmodel
som ovenfor, men her lagdelt i et hierarki
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Lagdelingen af systemer
• Supersystem
• System
• Subsystem.
• En afklaringen af hvilken transformationsproces,
der er i fokus er afgørende for, hvordan man
betragter systemernes indbyrdes lagdeling.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.3.4 Organisationens
delsystemer
Struktur
Struktur
Teknologi
Processer
Personer
Leavitt`s
systemmodel
Nyt perspektiv
Kultur
Opgaver
Bakka og Fivelsdal`s
systemmodel
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.3.5 Systemhierarki
• Med systemhierarkiet mener Boulding at
kunne fastslå, at her er der tale om en
teoridannelse, der kan rumme alle andre
videnskabelige grene.
• Tanken om den generelle systemteori er at
skabe en enhedsteori for al
videnskabelighed
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Systemhierarkiets opbygning
Bouldings systemhierarki består af systemer på 9
Niveauer:
• 1. niveau: Statiske – kan klassificeres
• 2. niveau: Dynamiske – kompleksitet øges
• 6. niveau: Animale systemer
• 7. niveau: Psykiske systemer
• 8. niveau: Sociale systemer
• Grundregel:
• et system på et lavere niveau indgår i et system
på et højere niveau
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Niveau
Karakteristik
Eksempler
1. Framework
systemer

Klassifikation



Indeks
Kataloger
Lister
2. Clockwork
systemer



Cykliske
Stabilitet
Ligevægt



Solsystem
Ur
Simple maskiner
3. Kontrolsystemer



Selvkontrol
Feedback
Transmission af informationer


Termostat
Autopilot
4. Åbne/Levende
systemer




Selvvedligeholdelse
Gennemstrømning af materialer
Input af energi
Reproduktion



Celle
Flod
Flamme
5. Genetiske systemer


Arbejdsdeling mellem celler
Differentierede og gensidigt
afhængige

Planter
6. Animale systemer




Mobilitet
Selv-bevidsthed
Højtudviklet nervesystem
Specialiserede sansesystemer





Hund
Kat
Elefant
Hval
Delfin
7. Mennesker
(Psykisk systemer)




Du
Jeg

Jeg-bevidsthed
Kapacitet til at producere,
absorbere og oversætte symboler
Fornemmelse for tid
8. Sociale systemer


Værdisystemer
Meningsdannende



Virksomheder
Institutioner
Foreninger
9. Trancendentale
Nyt perspektiv
Systemer

”Uundgåelige uerkendeligheder”


Metafysik
Æstetik
Reservatet – ledelse og erkendelse
Det fysiske og det mentale
• Menneskets bevidsthed er i denne niveaudeling
lig med det psykiske system på niveau 7 – det er
bevidstheden, der adskiller os fra andre
biologiske væsner.
• Til og med niveau 6 kan vi forholde os til
niveauerne som fysiske elementer, som vi kan
se, røre og undersøge.
• På niveau 7 mister vi fodfæstet! Vi kan ikke
indfange hverken det psykiske eller det sociale
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Åbne eller lukkede systemer
Der tegner sig her en skelnen mellem det at
betragte systemer som:
• Åbne og dermed som systemer, der kan
styres udefra, og det at betragte systemer
som
• Lukkede, der kun kan styre sig selv
indefra
• (kapitel 5 fokuserer på lukkede systemer)
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Refleksion
• Spørgsmålet er, om du tænker, at det kan
lade sig gøre at styre dine medarbejdere,
dine lederkolleger eller den overordnede
ledelse?
• Valget står groft sagt mellem at tænke
ydrestyring eller indrestyring, og at opnå
en bevidsthed om det valg er umådelig
vigtigt for at kunne forstå sin egen ledelse i
en given situation
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.4 Lederens position i
systemperspektivet
• Vi vil i dette afsnit forsøge at vise nogle af
de balancepunkter, hvor du som leder
enten kan indtage standpunktet at ville
styre din afdeling,
• eller vælge at tage standpunktet, at det er
vigtigere at inddrage medarbejderne, for at
opnå engagement og ikke mindst opnå de
løsninger, som medarbejderne tænker, er
de bedste i den dagligdag de færdes i.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.4.1 Generelle antagelser
• Set ud fra dette meget mekanicistiske
observationspunkt, så ser systemperspektivet i
høj grad ud til at gælde for topledere, der som
deres system ser hele organisationen, og hvis
supersystem i det offentlige er styrelser og
ministerier og i det private erhvervsliv er
koncerner og brancher.
• Tendensen går imidlertid i retning af, at dette
systemperspektiv skal kunne genkendes og til
en vis grad udvirkes af mellemledere, for at
målene for virksomheden samlet set kan nås.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.4.2 Spændet mellem
ledelsesniveauerne
Der tales 2 forskellige ”sprog” på systemniveauerne.
• ”Systemsproget” tales på hvad mellemlederne
tænker som deres supersystem, mens
• ”Driftssproget” er det ”rigtige” sprog, som tales i
systemet.
På samme måde vil topledelsen kunne opleve, at
• ”Systemsproget” er det rigtige sprog i systemet,
mens
• ”Driftssproget”, der tales i subsystemerne godt
nok refererer til ”systemsproget”, men
oversættelserne til ”driftssprog” er meget forskellige
fra ”dialekt til dialekt”
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
”Systemsproget”
• Topledelsen skal sørge for, at
virksomheden er sund og veldrevet
• Systemperspektivet er så at sige deres
”sprog” – som de nødvendigvis må
anvende som repræsentanter for
systemet. Vi kan kalde det for et
”systemsprog” eller et ”strategisprog”
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
”Driftssproget”
• Alle mellemlederne har for hver deres
system ofte skabt sig et andet ”sprog” som
vi her kan betragte som forskellige
dialekter af et ”driftssprog”.
• ”Driftssproget” er ofte sat sammen af
forståelser om engagement, udvikling,
gennemførelse af opgaverne, samarbejde
og direkte ledelse
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Oversættelse
• Den forskel, der opstår mellem de to
”sprog”, kan man jo umiddelbart tænke må
kunne overvindes.
• Det er vel et spørgsmål om at oversætte
sprogene frem og tilbage?
• Udfordringen er, at for hvert af sprogene
gælder, at de er forankrede i en praksis
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Refleksion
• Find et eksempel fra din egen hverdag,
hvor du oplever mødet mellem de to
”sprog” som udfordrende.
• Analyser situationen udfra opfattelsen af
super- og subsystemer (4.3.3) samt de to
”sprog”
• Hvilke løsningsmuligheder ser du?
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.4.3 Virksomheden som ét stort
system
• Autopoiesis:
• Ordet kommer fra græsk og kan forstås
som selvskabelse, idet autos betyder selv
og poiein betyder at skabe
• To versioner, der begge rummer en søgen
efter ”noget” mere end de fysiske delelementer:
– Systemperspektivet
– Det reflekterende perspektiv
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
System- vs. Reflekterende
perspektiv
Autopoiesis:
• Et system tilpasser sig selv i forhold til
omgivelserne for at overleve
(systemperspektiv)
• Et system skaber selv sin egen mening
om omgivelser og handler ud fra det (det
reflekterende perspektiv)
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.4.4 Organisationen som
værdikæde
Restauration
Indkøb
råvarer
Nyt perspektiv
Tilbered
-ning
Servering
Fortæring
Afregning
Reservatet – ledelse og erkendelse
Værdikædeanalyse
• Et redskab til at sætte fokus på de aktiviteter, der
synes at anvende for mange ressourcer i forhold
til det output, som man umiddelbart kan måle.
• Mest fokus på den økonomiske proces, og ser
ofte bort fra den indbyrdes afhængighed med de
øvrige delsystemer, der er med til at skabe et
samlet system.
• I Bakka og Fivelsdals model er det åbenlyst at et
ensidigt fokus på processer tilsidesætter både
struktur og kultur.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.4.5 Styring af systemer
Styring af transformationsproces kan
opdeles i:
• Styring af informationsflowet
– via interne reguleringsmekanismer påvirke de
fysiske handlinger.
• Styring af det fysiske flow
– direkte at gribe ind i det praktiske arbejde de
ressourcer, der fysisk tilflyder en organisation
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
”white collar vs. blue collar”
• Skellet er velkendt – i forståelsen at det er
– de hvidflippede kontorarbejdere, der styrer
informationsflowet og
– medarbejderne i det blå arbejdstøj, der styrer
det fysiske flow.
• I princippet er der tale om en arbejdsdeling,
der hører industrisamfundet til.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Styringsprocesser
Information
Input:
-ressourcer
-personaletid
Output:
-journaler
-statistik
-regnskab
Planlægning
Kontrol
Beslutning
Styringsprocesser – Booking- og vagtsystemerne
Styreinformation
Input:
-udstyr
-medicin
-patienter
-vagtskemaer
-journaler
Reception
-rapporter
-journaler
Behandling
Videre forløb
Udførende processer - Behandlingssystemet
Organisation – Meretes afdeling
Omverden
Informationsflow
Nyt perspektiv
Kontrolinformation
Fysisk flow
Reservatet – ledelse og erkendelse
Styring i videnvirksomheden
Som eksemplet med sygehusafdelingen viser, så kan man
næppe kalde læger og sygeplejersker for ”blue collar” i en
industrisamfundstankegang.
• Der er tale om videnarbejdere, der ud fra deres egen
dømmekraft styrer deres eget fysiske flow
• De betragter de administrative rutiner som
hjælpefunktioner, der nødvendigvis må støtte op om
deres job.
• Opfattelsen af, hvem der styrer, og hvem der udfører, er
øjensynlig drastisk ændret.
• I en videnvirksomhed som et sygehus er der i høj grad
sket en sammensmeltning af de to styringsniveauer.
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.4.6 Evaluering
• Det er ud fra opfattelsen af, at ydrestyring er
mulig, at virksomheder sætter fokus på måling af
output.
• Man tænker ofte fra et supersystem, at man vil
være i stand til at måle sig til, om de ressourcer,
der fyldes i et bestemt system, også vil give den
effekt, der er forventet, altså en opfattelse af, at
en organisation virker som en maskine.
• Det ”noget”, som ikke umiddelbart lader sig
indfange, ser ikke ud til at tælle i den
sammenhæng
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Metodisk diskussion
• Kvantitativ metode:
• at skaffe os tilstrækkeligt mange målinger af et
systems virkemåde, og dermed opnå data til at
kunne udtale os om dets effektivitet.
• Kvalitativ metode:
• at få så detaljerede oplysninger som muligt. Her
er antallet ikke det afgørende, men snarere
hvilke informationer vi får, og at disse ligger så
tæt på den enkeltes oplevelser som muligt
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Top-down vs. Bottom-up
• Top-down
• om ”de politisk formulerede programmål er
implementeret og… at den demokratiske
styringskæde lever op til sit ideal”[1]
• Bottom-up:
• brugerinddragelse for at få indsigt i brugernes
oplevelse af administrative procedurer
• [1] Peter Dahler-Larsen og Hanne Katrine Krogstrup (red.) Tendenser i evaluering,
Syddansk Universitet, 2003, s 196
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
Design af evalueringsmetode
• Når vi taler om evaluering og styring af
kvalitet, bliver det vigtigt at
• designe en metode, hvor man tilstræber
en balance mellem
– De kvalitative og
– De kvantitative metoder
• og
– Top-down og
– Bottom-up
Nyt perspektiv
Reservatet – ledelse og erkendelse
4.5 Opsummering
Systemperspektivet er:
• et generelt ledelsesperspektiv, der betoner
sammenhænge og afhængigheder, og som
derfor i meget stor udstrækning anvendes i
forbindelse med strategiske overvejelser
• fokuseret på at standardisere løsninger, der ser
ud til at virke nogle steder i virksomheden, til
også at gælde andre steder efter de samme
principper – effektiviteten i
transformationsprocessen er i centrum
Nyt perspektiv