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Estudio de factibilidad de proyectos
informáticos
Problemas en proyectos informáticos
A nivel estratégico: dentro de la organización no se define el
papel de la informática. Debe ser uno de los activos más
importantes.
A nivel táctico: En el área informática falla la calidad. Se le dá
más importancia al costo. Por ej. No se exige reusabilidad.
A nivel operacional: inexistencia de documentación de
sistemas y de programas fuente.
Evolución de proyectos informáticos
Las organizaciones han ido evolucionando, las condiciones de mercado
cambiaron y los criterios de inversión para evaluar proyectos informáticos
fue variando:
1ro. Evaluación de la relación costo-beneficio.
2do. Obtención de los objetivos de la empresa y si las TI mejoraban
la calidad de las inversiones.
3ro. Cómo las TI podían mejorar la toma de decisiones y aumentar la
participación en el mercado.
4to. Cómo las TI pueden aumentar la capacidad de información,
(Datawarehouse, Internet, etc) e innovación.
Objetivos de la evaluación de proyectos
El principal objetivo es, a través de metodologías sistémicas, brindar apoyo
veraz para la toma de decisiones, a fin de elegir la mejor alternativa con un
enfoque de costo-eficiencia, considerando:
Que se aborde el problema de la asignación de recursos escasos en
forma óptima.
Recomendar la conveniencia de que un proyecto se realice por sobre
otras alternativas.
Identificar, medir y valorizar, cuantitativa y cualitativamente, los
beneficios y costos de los proyectos.
Se debe considerar el análisis de la optimización de la situación
actual, que puede resultar en una fuente de ahorro de recursos
Enfoque Costo-Eficiencia
Este enfoque plantea la conveniencia de ejecutar un proyecto
evaluando conjuntamente dos factores:
El costo que involucra la solución informática, adquisición y puesta
en marcha del sistema hardware/software y los costos de operación.
La eficiencia, que analiza hasta que grado el gasto de recursos se
justifica por los resultados, minimizando costos y optimizando
insumos.
Se debe analizar la coherencia del proyecto con:
• el plan informático,
• las líneas estratégicas y objetivos de negocios de la organización,
• factores estratégicos como cuál información almacenar, cómo
aprovecharla mejor y la determinación de la información crítica.
Estructura de la metodología
Esta metodología busca obtener un puntaje para cada una de las
soluciones a evaluar y consiste en:
a
Definición de atributos, calificación
estimación de ponderadores.
y
b Cálculo del puntaje a cada alternativa.
c Cálculo del índice de eficiencia.
Es crucial un buen diagnóstico que permita determinar que el proyecto
es consecuencia clara de necesidades insatisfechas, de objetivos y/o
políticas de la empresa, de un plan de desarrollo, etc.
a
El




Definición de atributos
proceso de generación de atributos, presupone:
claridad respecto de los requerimientos,
de los problemas del actual sistema,
de los objetivos del nuevo sistema
y de las funciones y sistemas administrativos a ser apoyados por
el nuevo sistema.
Clasificación de Atributos:
Atributos Imprescindibles
Atributos Evaluables (muy deseables y deseables).
a
Definición de atributos
Atributos Imprescindibles: obligatoriamente deben cumplirse,
sino, el proyecto es descartado.
Ejemplos:
• que el proyecto esté dentro de la política informática de la empresa.
• que la empresa disponga de las capacidades técnicas y
administrativas para soportar la solución.
Atributos Evaluables: son medibles y permiten evaluar cada
alternativa de solución. Pueden ser muy deseables o deseables
en función del plan informático. Se sugiere hacer hincapié en la
información la cual es soportada por la tecnología.
Se los agrupa en cuatro factores:
Efectividad
Plataforma tecnológica
Calidad técnica de la solución
Ahorro de costos operacionales.
Atributos evaluables: EFECTIVIDAD
EFECTIVIDAD: se trata de calificar el nivel de satisfacción de las
necesidades a ser cubiertas por el sistema. Se deben considerar
todas las funciones tanto operativas como estratégicas y tácticas
que debe satisfacer el nuevo sistema.
Ejemplos:
 Información en línea.
 Interfaces gráficas
 Emisión de reportes
 Capacidad de acceso y actualizaciones remotas.
 Velocidad de procesamiento
 Procesamiento distribuido
 Facilidad de configurar
 Capacidad de almacenamiento
 Facilidad de instalar
 Facilidad de operación.
 Actualización de archivos en línea.
 Etc.
Atributos evaluables: EFECTIVIDAD
Pasos para evaluar la efectividad:
1. Seleccionar las funciones que debe satisfacer el sistema.
2. Clasificar estas funciones en: imprescindibles, muy deseables y
deseables
3. Verificar las alternativas que cumplen con las funciones
imprescindibles, descartar las que no.
4. Calificar para las distintas alternativas, las funciones muy deseables
y deseables, poniendo 1 si cumple y 0 si no la cumple. Calcular el
porcentaje de cumplimiento para cada grupo de función.
5. Calcular el promedio ponderado , con un factor 0.7 para las
funciones muy deseables y 0.3 para las funciones deseables. (estos
valores se pueden modificar si el análisis lo justifica).
Atributos evaluables: EFECTIVIDAD
Ejemplo:
FUNCIONES
MUY DESEABLES
1) Información en línea
2) interfaces gráficas
DESEABLES
1) emisión de reportes
2) control de cambios
3) atributos menores
TOTAL PONDERADO
PROYECTO-1
PROYECTO-2
PROYECTO-3
100%
1
1
33%
0
1
0
79,9
50%
1
0
100%
1
1
1
65
100%
1
1
33%
0
1
0
79,9
(0,7*100)+(0,3*33)
(0,7*50)+(0,3*100)
(0,7*100)+(0,3*33)
Atr. evaluables: PLATAFORMA TECNOLÓGICA
PLATAFORMA TECNOLÓGICA: se trata de que el nuevo sistema
satisfaga los siguientes criterios:
 Confidencialidad: nivel de protección contra la divulgación no
autorizada de información (sistema operativo, base de datos, conexión con
otros sistemas, acceso a medios de respaldo).
 Integridad: precisión, suficiencia y validez de la información.
 Disponibilidad: ver acceso a la información de todos los usuarios
autorizados, cuando ellos lo requieren y tiempos de respuesta acorde a las
necesidades.
 Confiabilidad: que la información sea apropiada para la gestión
operativa y funcional de la organización.
 Información externa:
que la información sea apropiada para
satisfacer requerimientos de otras organizaciones (Afip, proveedores, etc.)
Atr. evaluables: PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Pasos para evaluar la plataforma tecnológica:
1. Se califican los factores con una nota de 0 a 100 según el siguiente
criterio:
•
•
•
•
•
Cumple totalmente:
100 puntos
Cumple adecuadamente:
80 puntos.
Cumple con restricciones:
60 puntos.
Cumple con muchas restricciones: 40 puntos.
No cumple:
0 punto.
2. Se calcula el ponderador para cada factor, en función de su
importancia para el nuevo sistema.
3. Se calcula el promedio ponderado para cada alternativa.
Atr. evaluables: PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Cálculo del ponderador:
1. Identificar los factores y ponerlos en las filas y columnas.
2. Completar los casilleros (anulando el cruce de igual factor) con uno, si el
factor de la fila es más importante que la columna, o sino, poner cero.
Completar la parte inferior del gráfico con el inverso del número puesto en
la parte superior de la matriz.
3. Totalizar cada fila.
4. Calcular el ponderador dividiendo el total de la fila por el total de la columna
“total fila”.
PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Confidencialidad
Integridad
Disponibilidad
Confiabilidad
Información externa
Confidencialidad Integridad
1
1
0
1
Disponibilidad Confiabilidad Infor.externa Total fila Ponderador
0
0
1
0
1
10%
1
1
1
4
40%
0
0
1
2
20%
0
1
0
1
10%
0
0
1
2
20%
10
100%
Atr. evaluables: PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Evaluación de la plataforma tecnológica:
PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Confidencialidad
Integridad
Disponibilidad
Confiabilidad
Información externa
Promedio ponderado
Ponderador
10%
40%
20%
10%
20%
PROYECTO-1
PROYECTO-2
PROYECTO-3
60
70
60
100
100
100
100
100
80
100
80
90
70
80
60
76
98
78
Atr. evaluables: CALIDAD TÉCNICA
CALIDAD TÉCNICA: se evalúa en una matriz todos los aspectos
técnicos relevantes, en función de los siguientes factores:
 Seguridad: seguridad de la información tanto en ámbitos de hardware
como software.
 Disponibilidad: capacidad de la plataforma de no sufrir caídas dentro de
un rango de tiempo determinado.
 Portabilidad: compatibilidad con otras plataformas, en cuanto a
hardware como software.
 Accesibilidad: disposición de la plataforma para ser accesada desde
otra.
 Escalabilidad: factibilidad de hacer crecer el sistema por etapas.
Atr. evaluables: CALIDAD TÉCNICA
Pasos para evaluar la CALIDAD TÉCNICA:
1. Seleccionar los aspectos técnicos a evaluar.
2. Clasificar estos aspectos con 1 si el proyecto lo cumple y 0 si no.
Calcular el porcentaje de cumplimiento para el factor técnico.
3. Calcular el ponderador con la misma técnica que en la plataforma
tecnológica y calcular el promedio ponderado de cada proyecto.
CALIDAD TÉCNICA
Seguridad
Portabilidad
Disponibilidad
Escalabilidad
Accebilidad
Seguridad
Portabilidad
Disponibilidad
0
1
1
0
1
0
0
0
Escalabilidad Accebilidad Total fila
0
1
0
1
1
1
0
1
1
0
0
1
1
4
2
1
2
Ponderador
10%
40%
20%
10%
20%
Atr. evaluables: CALIDAD TÉCNICA
Evaluación de la calidad técnica
ASPECTOS TÉCNICOS
Seguridad
. Sistemas de respaldo
. Sistemas de recuperación
. Control de acceso
. Encriptación de datos
Portabilidad
. Herramientas para importexportación de datos
Disponibilidad
. Up time garantizado 98´%
Escalabilidad
Accesibilidad
. Canales de comunicación en
línea c/ otras aplicaciones
TOTAL PONDERADO
Ponderador
10%
40%
20%
10%
20%
100%
PROYECTO-1
PROYECTO-2
PROYECTO-3
100%
1
1
1
1
100%
75%
1
1
1
0
100%
50%
1
1
0
0
100%
1
0%
0
100%
0%
1
100%
1
100%
100%
1
100%
1
100%
0%
0
1
0
60%
98%
75%
Atr. Evaluables: AHORRO COSTOS OPERACIONALES
AHORRO DE COSTOS OPERACIONALES: se evalúa el ahorro que
se producirá en relación a los costos operacionales objetivamente
cuantificables que tenía la empresa antes de llevar a cabo el proyecto.
Ejemplos:











Remuneraciones (horas hombre liberadas).
Servicios externos
Comunicaciones.
Alquiler de programas
Materiales de uso y consumo corriente
Mantenimiento y reparaciones
Consumo de energía
Ahorro de tiempos de usuario
Reducción de tiempos de espera en impresión.
Generación automática de documentos (facturas, cheques, etc.)
Etc.
Atr. Evaluables: AHORRO COSTOS OPERACIONALES
¿Cómo calcularlo?
1. Se debe usar la fórmula “ACj / COj” para cada alternativa “j”.
AC: Ahorro de costos operacionales j.
CO: Costos operacionales de la alternativa j.
2. Se considera un máximo posible de ahorro (alrededor del 10%). Si
la alternativa lo cumple, se le asignan 100 puntos, si no, los puntos
que se considere.
3. Se calcula el ahorro promedio para cada alternativa, dividiendo por
la cantidad de factores considerados.
Atr. Evaluables: AHORRO COSTOS OPERACIONALES
Evaluación del ahorro en costos operacionales
AHORROS OPERACIONALES
PROYECTO-1
PROYECTO-2
PROYECTO-3
Ahorro en papel
20
30
10
Ahorro en marketing
30
80
50
100
40
80
Ahorro en reparaciones
10
70
90
Promedio de Ahorro (total/4)
40
55
57,5
Ahorro en distribuciónd e inf.
b
Cálculo del puntaje a cada alternativa
Una vez evaluados todos los factores, se genera la siguiente matriz:
ATRIBUTOS EVALUABLES
Efectividad
Plataforma Tecnológica
Calidad Técnica
Ahorro en Costos Operac.
Ponderador
17%
50%
17%
16%
PROYECTO-1
PROYECTO-2
PROYECTO-3
80
76
60
40
65
98
98
55
80
78
75
58
TOTAL PONDERADO
100%
68%
86%
75%
El proyecto-2 cumple adecuadamente las exigencias, mientras que el proyecto 1 y 3 lo
cumplen con restricciones.
• Cumple totalmente:
100 puntos
• Cumple adecuadamente:
80 puntos.
• Cumple con restricciones:
60 puntos.
• Cumple con muchas restricciones: 40 puntos.
• No cumple:
0 punto.
Ponderación:
Ev. Alternativas
Efectividad
Plataforma Tecnológica
Calidad Técnica
Ahorro en Costos Operac.
Efectividad
1
1
0
Plat.Tecnológica Calidad Técnica Ah.Costos Op.Total fila
0
0
1
1
1
0
0
0
1
1
3
1
1
Ponderador
17%
50%
17%
16%
c
Cálculo del indicador costo-eficiencia
Si todas las alternativas tuvieran costos similares, podría ser suficiente
con el puntaje para decidir la selección, caso contrario se deberá calcular
el indicador costo eficiencia.
Indicador costo-eficiencia:
Se debe usar la fórmula “Cj / Pj” para cada alternativa “j”.
C: Costo de la alternativa j (considerar el valor actual y el factor de
recuperación del capital).
P: Puntaje alternativa j.
Se selecciona la alternativa con menor valor en el indicador. Si existen
dos alternativas con valores iguales, se elige la que tiene menos
restricciones.
c
Cálculo del indicador costo-eficiencia
Ejemplo :
ATRIBUTOS EVALUABLES
Efectividad
Plataforma Tecnológica
Calidad Técnica
Ahorro en Costos Operac.
TOTAL PONDERADO
COSTO para todos los proyectos:
Indicador costo/eficiencia
COSTO distinto para cada proyecto
Indicador costo/eficiencia
Ponderador
17%
50%
17%
16%
100%
PROYECTO-1
PROYECTO-2
PROYECTO-3
80
76
60
40
65
98
98
55
80
78
75
58
68%
86%
75%
$ 1.000
14,67
11,69
13,42
$ 1.300
$ 1.500
$ 1.000
19,07
17,54
13,42
A igual costo, claramente se ve que el proyecto-2 es el mejor. Si tomamos distintos costos,
podemos ver que el proyecto 3 pasa a ser el mejor.