Transcript Prezentacja3

Spis treści
Przedstawienie firmy.
Struktura organizacyjna.
Schemat przepływu informacji w przedsiębiorstwie:
Schemat przepływu informacji w procesie
Schemat przepływu informacji w procesie
Schemat przepływu informacji w procesie
Schemat przepływu informacji w procesie
towarów i producentów towarów.
Schemat przepływu informacji w procesie
reklamy.
zamawiania towarów.
sprzedaży towarów.
reklamacji towarów.
wyboru asortymentu
przygotowania promocji i
Dokumenty.
Opis procesów z uwzględnieniem komputeryzacji.
Podsumowanie.
Przedstawienie firmy
Firma, której działanie modelujemy jest wielobranżową hurtownią spożywczą. Wśród
struktury organizacyjnej można wyróżnić następujące działy, które są odpowiedzialne za określone
zadania:
- Dział zamówień.
- Dział sprzedaży
- Magazyn
- Księgowość
- Dział transportowy
- Zarząd
- Marketing
Komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami następuje poprzez odpowiednie
dokumenty (fizyczne) przepływające pomiędzy działami oraz oraz poprzez sieciowy system
komputerowy. System ten umożliwia korzystanie odpowiednim działom z informacji zawartych w
bazach danych a także zmianę tych informacji.
Każdy z działów ma powierzone ściśle określone zadania, dzięki czemu praca hurtowni jest
zorganizowana. Zastosowany system komputerowy znacząco przyspiesza większość procesów
zachodzących w firmie.
Zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych
Dział zamówień:
- wykonanie zamówienia do producentów
- wykonanie zleceń do działu transporotwego
- reklamowanie towaru do producenta (jeśli zachodzi taka potrzeba).
Dział sprzedaży:
- pobieranie zamówienień od klientów
- wystawianie faktur
- wdrożenie promocji
- przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji od klienta
Magazyn:
- realizowanie zamówień
- przyjmowanie towaru
Księgowość :
- księgowanie dokumentów
- regulowanie należności i zobowiązań płatniczych wobec klientów, producentów oraz pracowników
Zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych
Dział transportowy:
- dostarczenie towarów od producenta do magazynu
Zarząd:
- rozpatrzenie projektu promocji przygotowanego przez marketing
- kontrola pracy poszczególnych działów
- ustalanie listy płac itp.
Marketing:
- wybieranie towarów, które mają być w hurtowni
- przygotowanie materiałów reklamowych i promocyjnych
- wykonanie statystyk
Zamawianie towaru
Zamówienie
Towary które
mają być
w hurtowni
Dane o towarach i producentach
Należność
Towar
Producent
Dział zamówień
Faktura
Sporządzenie
zamówienia
Dział tarnsporotwy
Zlecenie
Dostarczenie towaru
Towar
Faktura
Aktualny
stan
Uaktualnienie stanu
Magazyn
PZ (kopia)
przyjęcie towaru
Księgowość
Księgowanie dokumentów
Uaktualnienie zobowiązań
Stan
magazynu
Zobowiązania
płatnicze
Księgowość
Regulowanie należności
Sprzedaż
Stan
magazynu
Klient
Zamówienie
Dział sprzedaży
Uaktualnienie bazy
Przyjęcie
zamówienia
Towary
sprzedane
Zamówienia
Pobranie zamówienia
Towar do
zafakturowania
Sprawdzanie/
uaktualnianie
stanu magazynu
Magazyn
Uaktualnienie bazy
Przygotowanie towaru
Uaktualnienie bazy
Kopia WZ
Faktura
Dział sprzedaży
Kopia faktury
Księgowość
Fakturowanie
Księgowanie dokumentów
Klient
Należność
Towar (dokument WZ)
Księgowość
Regulowanie należności
Reklamacja
Rozpatrzona reklamacja
Klient
Rozpatrzona
reklamacja
Reklamacja
Towar
faktura
Dział zamówień
Reklamacja
Producent
Reklamowanie towarów
do producenta
Dział sprzedaży
Towar
Przyjęcie i rozpatrzenie
reklamacji
Towary
reklamowane
do producenta
Magazyn
Księgowość
Przyjecie towaru
Straty
Regulowanie należności
Uaktualnienie stanu
Zwrot
należności
Uaktualnienie
stanu
Uaktualnienie
stanu
Kopia reklamacji
Kopia reklamacji
Klient
Faktura
korygująca
Dział sprzedaży
Magazyn
Fakturowanie
Wydanie nowego
towaru
Towar (dokument WZ)
Uaktualnienie
stanu
Stan
magazynu
Wybór towarów i producentów
Konsumenci
Reklamy
towarów
Uaktualnienie bazy
Marketing
Potrzeby rynku
Badanie
potrzeb rynku
Marketing
Towary które
mają być
w hurtowni
Zlecenie przygotowania promocji
Wybór towarów
do hurtowni
Prośba o przysłanie oferty
Marketing
Oferty, prospekty
Producenci
Przygotowanie
projektu promocji,
reklamy
Przygotowanie promocji
Marketing
Dział sprzedaży
Wykonanie statystyk
Wprowadzenie promocji
Towary
sprzedane
Materiały
promocyjne
Statystyki
Marketing
Zlecenie wykonania projektu
Zatwierdzony projekt
Przygotowanie
projektu promocji,
reklamy
Projekt promocji
Decyzja
o zatwierdzeniu / odrzuceniu
projektu promocji, reklamy
Marketing
Wykonanie materiałów
związanych z promocją,
reklamą
Materiały reklamowe
Marketing
Wybór towarów
do hurtowni
Zarząd
Rozpatrzenie
projektu
Baza
klientów
Klient
Dokumenty
Faktura
Data wystawienia
Dokument WZ/PZ
Data wystawienia
Dane firmy wystawiajacej fakturę
Dane nabywcy
Dane o towarach:
Dane firmy wystawiajacej dokument
Dane o towarach:
Nazwa artykułu
SWW
Jednostka miary (jm)
Cena za jm
Ilośc
Kwota netto
VAT %
Kwota VAT
Kwota brutto
Razem
Kwota VAT
Kwota do zapłaty
Podpis wystawiajacego fakturę
Podpis przyjmującego fakturę
Nazwa artykułu
SWW
Jednostka miary (jm)
Cena za jm
Ilośc
Kwota netto
VAT %
Kwota VAT
Kwota brutto
Podpis wystawiajacego/przyjmującego
towar
Dokumenty
Faktura korygująca
Data wystawienia
Dane firmy wystawiajacej fakturę
Dane nabywcy
Wydana na podst. Faktury nr z dnia
Dane o towarach (przed korektą)
Nazwa artykułu
PKWiU (SWW)
Jednostka miary (jm)
Cena za jm
Ilość
Wartość netto
Stawka VAT %
Wartość VAT
Wartość brutto
Dane o towarach (po korekcie)
Nazwa artykułu
PKWiU (SWW)
Jednostka miary (jm)
Cena za jm
Ilość
Wartość netto
Stawka VAT %
Wartość VAT
Wartość brutto
Wartość korekty (zwiększenie /
zmniejszenie)
Ilość
Wartość netto
Wartość VAT
Wartość brutto
Podpis wystawiajacego fakturę
Podpis przyjmującego fakturę
Dokumenty
Reklamacja
(wypełnia nabywca)
Zlecenie dostarczenia towaru
•
•
•
•
Dane producenta
Dane o towarach:
Nazwa artykułu
Ilość
Podpis przyjmującego zlecenie
•
•
Data złożenia reklamacji
Dane firmy wystawiajacej fakturę
Dane nabywcy
Nr faktury (na podst. której nast..
reklamacja)
Opis wady
Chęć zwrotu towaru/pieniędzy
(wypełnia dział sprzedaży)
• Reklamacja rozp.pozytywnie/negatywnie
• Decyzja zwrotu towary/pieniędzy
• Uzasadnienie
• Podpis rozpatrującego reklamację
Dokumenty
Oferta
Zamówienie do producenta
Oferta z dnia
Dane producenta
Dane o towarach:
Nazwa artykułu
Cena
Rabat
Data
Dane nabywcy
Dane o towarach:
Nazwa artykułu
Ilość
Cena
Opis procesów z uwzględnieniem komputeryzacji
Hurtownia posiada sieć komputerów, które dysponują sieciowym systemem baz danych o nazwie
firmy BeBeSoft® 2000. Z systemu korzystają poszczególne działy i uaktualniają odpowiednie bazy.
LORATEXTM
Zamawianie towaru
Dział zamówień okresowo (w zależności od potrzeb) przy pomocy systemu sprawdza stan magazynu i
tworzy zamówienia do producentów. Towar zostanie wybrany przez system i umieszczony na zamówieniu jeśli należy
do bazy: towary, które mają być w hurtowni oraz po sprawdzeniu bazy: stan magazynu okaże się, że występuje w
magazynie w ilości mniejszej niż zakładane min. Dział zamówień wysyła zamówienia do producentów oraz wydaje
zlecenia do działu transportowego. Dział transportowy dostarcza towar do magazynu oraz przekazuje fakturę do
księgowości, na podstawie której uaktualniana jest baza zobowiązania płatnicze. Magazyn w momencie przyjęcia
towaru uaktualnia bazę stan magazynu.
Sprzedaż
W dziale sprzedaży do systemu jest wprowadzane zamówienie od klienta na podstawie którego w dziale
magazyn jest przygotowywany towar. Następnie jest uaktualniana baza stan magazynu oraz towar do zafakturowania,
na podstawie której to bazy dział sprzedaży wystawia fakturę oraz uaktualnia bazę: towary sprzedane. Faktura trafia
do klienta, który następnie na jej podstawie dokonuje zapłaty w dziale księgowości. Następnie z magazynu otrzymuje
towar oraz dokument WZ.
Opis procesów z uwzględnieniem komputeryzacji
Reklamacja
Kiedy towar okaże się wadliwy klient wypełnia formularz: reklamacja i przekazuje go do działu
sprzedaży wraz z towarem oraz fakturą. Reklamacja rozpatrywana jest w dziale sprzedaży i trafia do klienta. Jeśli jest
rozpatrzona negatywnie proces kończy się. Jeśli pozytywnie klient otrzymuje albo fakturę korygującą i zwrot różnicy
należności albo nowy towar z magazynu. Jeśli uszkodzenie nastąpiło z winy hurtowni auktualniana jest baza straty.
Jeśli natomiast winę za zły towar ponosi producent dział zamówień reklamuje towar do producenta. Ten z kolei
rozpatruje reklamację i przesyła spowrotem. Kiedy reklamacja jest rozpatrzona pozytywnie producent wydaje dobry
towar. W przeciwnym wypadku dział zamówień uaktualnia bazę straty.
Wybór towarów i producentów
Marketing na podstawie badań rynku oraz ofert od producentów uaktualnia przy pomocy systemu bazę:
towary, które mają być w hurtowni. Baza ta zawiera kompletne informacje na temat towarów i ich producentów, i jest
wykorzystywana przy zamawianiu towarów do hurtowni. Często kiedy marketing decuduje się wprowadzić nowy
towar do hurtowani, zajmuje się także jego promocją.
Przygotowanie promocji
Marketing na podstawie statystyk sprzedawanych towarów oraz w momencie wprowadzenia nowego
towaru do hurtowni może zdecydować się na przygotowanie promocji. Jeśli projekt promocji zostanie zatwierdzony
przez zarząd, marketing przygotowuje wszystkie dokumenty związane z promocją i przekazuje do działu sprzedaży w
celu wdrożenia. Marketing wykonuje okresowo wykonuje też materiały reklamowe i przesyła do wszystkich klientów,
którzy są w bazie: baza klientów
Podsumowanie
Dzięki zastosowanemu systemowi wymiana i uaktualnianie danych pomiędzy poszczególnymi
działami jest natychmiastowe co bardzo usprawnia i przyspiesza działanie poszczególnych działów a tym
samym całej hurtowni. W dużej mierze zapobiega występowaniu pomyłek.
Towary do zamówienia są wyszukiwane przez system, co sprawia że nie ma możliwości
pominięcia jakiegoś towaru przy zamawianiu a w konsekwencji, że hurtownia niemal przez cały czas
dysponuje pełnym asortymentem towarów.
Hurtownia często organizuje promocje towarów, dzięki czemu klienci mają szanse kupić towar po
okazyjnej cenie.
Wszystkie zastosowane rozwiązania sprawią, że hurtownia jest konkurencyjna, a tym samym ma
szansę zyskać dużą rzeszę klientów.