Transcript Prezentacja2

Spis treści
Przedstawienie firmy.
Zadnia poszczególnych jednostek
organizacyjnych.
Schemat przepływu informacji w
przedsiębiorstwie:
Schemat przepływu informacji w procesie
zamawiania towarów.
Schemat przepływu informacji w procesie
sprzedaży towarów.
Schemat przepływu informacji w procesie
reklamacji towarów.
Schemat przepływu informacji w procesie wyboru
asortymentu towarów.
Schemat przepływu informacji w procesie
przygotowania promocji i reklamy.
Dokumenty.
Opis procesów z uwzględnieniem
komputeryzacji.
Podsumowanie.
Przedstawienie
firmy
Firma, której działanie modelujemy jest wielobranżową
hurtownią spożywczą. Wśród struktury organizacyjnej można wyróżnić
następujące działy, które są odpowiedzialne za określone zadania:
- Dział zamówień.
- Dział sprzedaży
- Magazyn
- Księgowość
- Dział transportowy
- Zarząd
- Marketing
Komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami następuje
poprzez odpowiednie dokumenty (fizyczne) przepływające pomiędzy
działami oraz oraz poprzez sieciowy system komputerowy. System ten
umożliwia korzystanie odpowiednim działom z informacji zawartych w
bazach danych a także zmianę tych informacji.
Każdy z działów ma powierzone ściśle określone zadania, dzięki
czemu praca hurtowni jest zorganizowana. Zastosowany system
komputerowy znacząco przyspiesza większość procesów zachodzących w
firmie.
Zadania poszczególnych jednostek
organizacyjnych
Dział zamówień:
- wykonanywanie zamówień do producentów
- wydawanie zleceń do działu transporotwego
- reklamowanie towaru do producenta
Dział sprzedaży:
- przyjmowanie zamówienień od klientów
- wystawianie faktur
- wdrażanie promocji
- przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji od klienta
Magazyn:
- realizowanie zamówień
- przyjmowanie towaru
Księgowość :
- księgowanie dokumentów
- regulowanie należności i zobowiązań płatniczych wobec klientów,
producentów oraz pracowników
Dział transportowy:
- dostarczenie towarów do magazynu
Zarząd:
- rozpatrywanie projektów promocji przygotowanych przez marketing
- kontrola pracy poszczególnych działów
- ustalanie listy płac itp.
Marketing:
- wybieranie towarów, które mają być w hurtowni
- przygotowanie materiałów reklamowych i promocyjnych
- wykonanywanie statystyk
Dokumenty
Faktura
Dokument WZ/PZ
Data wystawienia
Dane firmy wystawiajacej
fakturę
Dane nabywcy
Dane o towarach:
Data wystawienia
Dane firmy wystawiajacej
dokument
Dane o towarach:
Nazwa artykułu
SWW
Jednostka miary (jm)
Cena za jm
Ilośc
Kwota netto
VAT %
Kwota VAT
Kwota brutto
Razem
Kwota VAT
Kwota do zapłaty
Podpis wystawiajacego
fakturę
Podpis przyjmującego fakturę
Nazwa artykułu
SWW
Jednostka miary (jm)
Cena za jm
Ilośc
Kwota netto
VAT %
Kwota VAT
Kwota brutto
Podpis
wystawiajacego/przyjmujące
go towar
Zlecenie dostarczenia
towaru
Dane producenta
Dane o towarach:
Nazwa artykułu
Ilość
Podpis przyjmującego
zlecenie
Dokumenty
Faktura korygująca
Data wystawienia
Dane firmy wystawiajacej
fakturę
Dane nabywcy
Wydana na podstawie faktury
nr xx z dnia yy
Dane o towarach (przed
korektą)
Nazwa artykułu
PKWiU (SWW)
Jednostka miary (jm)
Cena za jm
Ilość
Wartość netto
Stawka VAT %
Wartość VAT
Wartość brutto
(ciąg dalszy)
Dane o towarach (po
korekcie)
Nazwa artykułu
PKWiU (SWW)
Jednostka miary (jm)
Cena za jm
Ilość
Wartość netto
Stawka VAT %
Wartość VAT
Wartość brutto
Wartość korekty (zwiększenie
/ zmniejszenie)
Ilość
Wartość netto
Wartość VAT
Wartość brutto
Podpis wystawiajacego
fakturę
Podpis przyjmującego fakturę
Dokumenty
Reklamacja
(wypełnia nabywca)
• Data złożenia reklamacji
• Dane firmy wystawiajacej
fakturę
• Dane nabywcy
• Nr faktury (na podst. której
nast. reklamacja)
• Opis wady
• Chęć zwrotu
towaru/pieniędzy
(wypełnia dział sprzedaży)
• Reklamacja rozpatrzona
pozytywnie/negatywnie
• Decyzja zwrotu
towaru/pieniędzy
• Uzasadnienie
• Podpis rozpatrującego
reklamację
Oferta
Oferta z dnia
Dane producenta
Dane o towarach:
Nazwa artykułu
Cena
Udzielany rabat
Zamówienie do
producenta
Data
Dane nabywcy
Dane o towarach:
Nazwa artykułu
Ilość
Cena
Opis procesów z uwzględnieniem
komputeryzacji
Hurtownia posiada sieć komputerów, które dysponują sieciowym systemem
baz danych o nazwie LORATEXTM firmy BeBeSoft® 2000. Z systemu korzystają
poszczególne działy i uaktualniają odpowiednie bazy.
Zamawianie towaru
Dział zamówień okresowo (w zależności od potrzeb) przy pomocy systemu
sprawdza stan magazynu i tworzy zamówienia do producentów. Towar zostanie
wybrany przez system i umieszczony na zamówieniu jeśli należy do bazy: towary, które
mają być w hurtowni oraz po sprawdzeniu bazy: stan magazynu okaże się, że
występuje w magazynie w ilości mniejszej niż zakładane min. Dział zamówień wysyła
zamówienia do producentów oraz wydaje zlecenia do działu transportowego. Dział
transportowy dostarcza towar do magazynu oraz przekazuje fakturę do księgowości, na
podstawie której uaktualniana jest baza zobowiązania płatnicze. Magazyn w momencie
przyjęcia towaru uaktualnia bazę stan magazynu.
Sprzedaż
W dziale sprzedaży do systemu jest wprowadzane zamówienie od klienta
na podstawie którego w dziale magazyn jest przygotowywany towar. Następnie jest
uaktualniana baza stan magazynu oraz towar do zafakturowania, na podstawie której to
bazy dział sprzedaży wystawia fakturę oraz uaktualnia bazę: towary sprzedane. Faktura
trafia do klienta, który następnie na jej podstawie dokonuje zapłaty w dziale
księgowości. Następnie z magazynu otrzymuje towar oraz dokument WZ.
Opis procesów z uwzględnieniem
komputeryzacji
Reklamacja
Kiedy towar okaże się wadliwy klient wypełnia formularz: reklamacja i
przekazuje go do działu sprzedaży wraz z towarem oraz fakturą. Reklamacja
rozpatrywana jest w dziale sprzedaży i trafia do klienta. Jeśli jest rozpatrzona
negatywnie proces kończy się. Jeśli pozytywnie klient otrzymuje fakturę korygującą i
zwrot różnicy należności albo nowy towar z magazynu. Jeśli uszkodzenie nastąpiło z
winy hurtowni auktualniana jest baza straty. Jeśli natomiast winę za zły towar ponosi
producent dział zamówień reklamuje towar do producenta. Ten z kolei rozpatruje
reklamację i przesyła spowrotem. Kiedy reklamacja jest rozpatrzona pozytywnie
producent wydaje dobry towar. W przeciwnym wypadku dział zamówień uaktualnia
bazę straty.
Wybór towarów i producentów
Marketing na podstawie badań rynku oraz ofert od producentów uaktualnia
przy pomocy systemu bazę: towary, które mają być w hurtowni. Baza ta zawiera
kompletne informacje na temat towarów i ich producentów, i jest wykorzystywana przy
zamawianiu towarów do hurtowni. Często kiedy marketing decuduje się wprowadzić
nowy towar do hurtowani, zajmuje się także jego promocją.
Przygotowanie promocji
Marketing na podstawie statystyk sprzedawanych towarów oraz w
momencie wprowadzenia nowego towaru do hurtowni może zdecydować się na
przygotowanie promocji. Jeśli projekt promocji zostanie zatwierdzony przez zarząd,
marketing przygotowuje wszystkie dokumenty związane z promocją i przekazuje do
działu sprzedaży w celu wdrożenia. Marketing okresowo wykonuje też materiały
reklamowe i przesyła do wszystkich klientów, którzy są w bazie: baza klientów
Podsumowanie
Dzięki zastosowanemu systemowi wymiana i uaktualnianie danych
pomiędzy poszczególnymi działami jest natychmiastowe co bardzo usprawnia i
przyspiesza działanie poszczególnych działów a tym samym całej hurtowni. W
dużej mierze zapobiega występowaniu pomyłek.
Towary do zamówienia są wyszukiwane przez system, co sprawia że
nie ma możliwości pominięcia jakiegoś towaru przy zamawianiu a w
konsekwencji, że hurtownia niemal przez cały czas dysponuje pełnym
asortymentem towarów.
Hurtownia często organizuje promocje towarów, dzięki czemu klienci
mają szanse kupić towar po okazyjnej cenie.
Wszystkie zastosowane rozwiązania sprawią, że hurtownia jest
konkurencyjna, a tym samym ma szansę zyskać dużą rzeszę klientów.