Transcript Workshop für Projektpartner 2. Call im ETZ-Programm SI-AT

Landes – und Gemeindeentwicklung
Workshop für Projektträger
im bilateralen ETZ-Programm SI-AT
Personalkosten, Reisekosten, Betriebskosten
Mag. Christa Bradler
FA4B – Landesbuchhaltung, Ref. 2 Prüfungsstelle
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Landes – und Gemeindeentwicklung
1. Personalkosten
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PERSONALKOSTEN (1)
Landes – und Gemeindeentwicklung
Allgemein:
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ProjektmitarbeiterInnen müssen beim Projektträger
angestellt sein
Angemessene Einstufung
Projektarbeit zur Gänze oder stundenweise
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PERSONALKOSTEN (2)
FÖRDERFÄHIGE KOSTEN:
Landes – und Gemeindeentwicklung
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Pauschalierungen (Standardeinheitskosten) zur
Zeit nicht möglich
Tatsächliche Gehaltskosten inkl. Lohnnebenkosten
Bei stundenweiser Projektarbeit: letztlich
förderfähig ist der Jahresstundensatz
Jahresstundensatz = Kosten für einen
Dienstnehmer in einem Kalenderjahr dividiert
durch die Gesamtarbeitszeit im Kalenderjahr
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PERSONALKOSTEN (3)
Landes – und Gemeindeentwicklung
KOSTEN FÜR DIENSTNEHMER:
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Bruttogehalt ohne Prämien, Sachbezüge etc.
Sozialversicherung Dienstgeber
Mitarbeitervorsorgekasse
Dienstgeberbeitrag/Dienstgeberzuschlag
Kommunalsteuer
- wenn tatsächlich bezahlt!
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PERSONALKOSTEN (4)
GESAMTARBEITSZEIT:
Landes – und Gemeindeentwicklung
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Tatsächliche Anwesenheitsstunden abzgl. Urlaub,
Krankenstand, Sonderurlaub
ACHTUNG: nicht Produktivstunden und nicht
Sollstunden
ACHTUNG: Programmhandbücher teilweise nicht
zutreffend!
ACHTUNG: keine monatlichen Stundensätze
errechnen – auch wenn vom slowenischen Lead
Partner gewünscht!
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PERSONALKOSTEN (5)
Landes – und Gemeindeentwicklung
Formular zur Personalkostenberechnung der FA4B:
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PERSONALKOSTEN (6)
Landes – und Gemeindeentwicklung
PROBLEM JAHRESSTUNDENSATZ –
unterjährige Abrechnung:
Unterjährig abgerechnete Personalkosten =
vorläufig anerkannte Kosten
Bsp. 1:
Berichtszeitraum Jänner-Juni 2011:
Stundensatz auf Basis 1. Halbjahr mit Formular
berechnen und einreichen
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PERSONALKOSTEN (7)
Landes – und Gemeindeentwicklung
PROBLEM JAHRESSTUNDENSATZ –
unterjährige Abrechnung:
Bsp. 2:
Berichtszeitraum September 2010-Februar 2011:
Ein Stundensatz für die Projektstunden von Sept. bis Dez.
basierend auf den Jahreskosten 2010
und ein weiterer (vorläufiger) Stundensatz für die Kosten
Jänner und Februar basierend auf den Kosten dieser
beiden Monate (also 2 Formulare pro Person).
Bsp. 1 und 2: Bei einer späteren Abrechnung wird von der
FLC ein Jahresstundensatz für 2011 errechnet (Aufrollung).
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PERSONALKOSTEN (8)
Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung:
Landes – und Gemeindeentwicklung
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Dienstvertrag und Dienstzuweisung (Kopien) bei 1. Abrechnung
Zu jeder Abrechnung:
Auszug Beitragskonto GKK, Finanzamt, Gemeinde
Jahreslohnkontoblatt (DG-Beiträge müssen ersichtlich sein!)
Monatliche Lohnkontoblätter/Lohnzettel
sämtliche Original-Zahlungsnachweise für Lohn- und
Lohnnebenkosten; sollte Vorlage von Original-Kontoauszügen
nicht möglich sein (z.B. Uni) bitte Rücksprache mit A16 und
FA4B
Gesamtarbeitszeit- und Projektarbeitszeitaufzeichnungen (GAZ
und PAZ)
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PERSONALKOSTEN (9)
Landes – und Gemeindeentwicklung
Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung:
Bsp. 1:
Berichtszeitraum Jänner-Juni 2011:
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Jahreslohnkontoblatt
monatliche Lohnzettel und Zahlungsnachweise
Stundenlisten für diese 6 Monate (GAZ und PAZ)
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PERSONALKOSTEN (10)
Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung:
Landes – und Gemeindeentwicklung
Bsp. 2:
Berichtszeitraum September 2010-Februar 2011:
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Jahreslohnkontoblatt 2010 (ganzes Jahr)
GAZ 2010 (ganzes Jahr)
Jahreslohnkontoblatt 2011 (Jänner – Februar)
GAZ Jänner bis Februar 2011
PAZ September 2010 bis Februar 2011
Monatliche Lohnzettel und Zahlungsnachweise September
2010 bis Februar 2011
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PERSONALKOSTEN (11)
Landes – und Gemeindeentwicklung
Eingabe der Personalkosten im ISARR:
Bsp. 1: Berichtszeitraum Jänner-Juni 2011:
Ein Betrag pro Person und Berichtszeitraum (Feld „Ergebnis der
Berechnung“ im FA4B-Formular) in einer Zeile
Bsp. 2: Berichtszeitraum September 2010-Februar 2011:
Ein Betrag pro Person für 2010 in einer Zeile
(Feld „Ergebnis der Berechnung“ im FA4B-Formular)
Ein Betrag pro Person für 2011 in einer Zeile
(Feld „ Ergebnis der Berechnung“ im FA4B-Formular)
Aufsplittung auf Monate oder gar auf Gehalt und
Lohnnebenkosten nicht notwendig
Als „Document type“ ist „Salaries“ auszuwählen
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PERSONALKOSTEN (12)
STUNDENAUFZEICHNUNGEN:
Landes – und Gemeindeentwicklung
Kein verpflichtendes Formular für steirische PT.
Gesamtstundenaufzeichnung müssen enthalten:
Name, Monat, Tag, Kommen/Gehen pro Tag (ev.
Mittagspause), Urlaub/Krankenstand/ZA, die monatliche
GAZ (Minuten in Dezimalstellen), 2 Unterschriften
Projektstundenaufzeichnungen können in die GAZ integriert
oder extra sein und müssen enthalten:
Projektzuordnung, Stunden, nachvollziehbare
aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibung (deutsch);
„Viertelstunden-Einheiten“
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Landes – und Gemeindeentwicklung
2. Reisekosten
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REISEKOSTEN (1)
ALLGEMEIN:
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Reisekosten nur von ProjektmitarbeiterInnen, die beim PT
angestellt sind (sonst unter externe Kosten)
Wirtschaftlichste Art der Reise
Reisen müssen klar im Zusammenhang mit dem Antrag stehen
– sonst vorherige Genehmigung durch JTS einholen!
Reisen müssen im Projektgebiet sein
– sonst vorherige Genehmigung durch JTS einholen!
Abrechnung nach EStG bzw. Betriebsvereinbarung oder Stmk.
Reisegebührengesetz (bzw. nach Bundesregelung bei
Förderung durch Ministerium)
Amtliches Kilometergeld kann abgerechnet werden – damit sind
Mautkosten etc. abgedeckt!
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REISEKOSTEN (2)
Landes – und Gemeindeentwicklung
Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung:
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Reiseantrag/-genehmigung
Unterschriebene Reiserechnung (Name, Ort, Zweck,
Datum, Uhrzeit – auch Zeitpunkt des Grenzübertritts,
Beträge) inkl. Beilagen (Zugkarte, Hotelrechnung
etc.)
Original-Zahlungsnachweis (ev. mit Aufsplittung)
Zusatzbelege: Einladung, Protokoll, Teilnehmerliste,
ev. Fotos von Veranstaltung
Eingabe im ISARR: Als „Document type“ ist „travel
order clearance“ auszuwählen
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3. Betriebskosten/
Gemeinkosten
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GEMEINKOSTEN (1)
ALLGEMEIN:
Landes – und Gemeindeentwicklung
2 Arten – direkte und indirekte Gemeinkosten:
Direkte Gemeinkosten:
Ausschließlich und eindeutig für Projekt, z.B. Porto
für Versenden von Unterlagen nach Slowenien
Indirekte Gemeinkosten:
Anteilige Zurechnung zum Projekt, z.B. Miete, Strom
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GEMEINKOSTEN (2)
Landes – und Gemeindeentwicklung
ALLGEMEIN:
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Gemeinkosten müssen auf Basis Einzelbeleg
vorgelegt und geprüft werden.
Derzeit gibt es keine Pauschalierungsmöglichkeit!
ACHTUNG: Programmhandbücher teilweise nicht
zutreffend!
Gemeinkosten können nur jährlich (Kalenderjahr)
abgerechnet werden!
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GEMEINKOSTEN (3)
Landes – und Gemeindeentwicklung
Berechnungsmethode indirekte Gemeinkosten:
Jährliche Kosten dividiert durch Jahresgesamtstunden aller
MitarbeiterInnen = Gemeinkostenzuschlag (GK)
GK multipliziert mit den Projektstunden = förderfähige
Gemeinkosten
Auf Grund des großen Berichts- und Prüfaufwandes sollen GK
mit möglichst wenigen Belegen abgerechnet werden (ev. Miete,
Strom etc.)
Dies wird im Einzelfall von der FLC mit dem Projektträger
besprochen.
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GEMEINKOSTEN (4)
Landes – und Gemeindeentwicklung
Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung:
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Darstellung der Berechnungsmethode (Excel)
Originalrechnungen und –zahlungsnachweise
Zusatzunterlagen (z.B. Mietvorschreibung etc.)
Gesamtstundenaufzeichnungen aller
MitarbeiterInnen (Summenübersicht)
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GEMEINKOSTEN (5)
Landes – und Gemeindeentwicklung
Eingabe der Gemeinkosten im ISARR:
Direkte Gemeinkosten:
Jeder Beleg einzeln
Als „Document type“ ist „invoice“ auszuwählen
Indirekte Gemeinkosten:
Ein Betrag für Gemeinkosten pro Jahr (nicht
aufgeteilt auf die Monate oder auf Kosten)
Als „Document type“ ist „other appropriate type of
document“ auszuwählen
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FA4B – Landesbuchhaltung
Ref. 2 Prüfungsstelle
Landes – und Gemeindeentwicklung
Ansprechpersonen :
Mag. Christa BRADLER,
Tel. +316 877-3243, e-mail: [email protected]
Heidi HAMMER,
Tel. +316 877-3232, e-mail: [email protected]
Sieglinde KUTTNER,
Tel. +316 877-3245, e-mail: [email protected]
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Danke für Ihre
Aufmerksamkeit!
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