Transcript Istra*ivanje kori*tenje ra*unala i edukacije 2010

Izrada projektne aplikacije
www.algebra.hr
Sažetak projekta (concept
note)
Concept note /1/
• Izuzetno važan za prolazak projekta –
prvi kvalitativni prag koji Vaš projekt
mora proći
• Prvi korak u ocjenjivanju projekta nakon
administrativne provjere
• Od ukupno 50 bodova mogućih, treba
dobiti minimalno 30
• Od projekata s minimalno 30 bodova
poredanih po broju bodova, stavlja se
crta ispod dvostrukog iznosa ukupno
raspoloživih sredstava programa
Concept note /2/
• Sažetak projekta, ograničen na 5 stranica
(1 + 3 + 1), minimalnog fonta Ariel 10, s
marginama od 2 cm na svakoj strani –
veliki izazov tako predstaviti projekt!
• Prije se pisao zadnji (nakon aplikacije), a
sada se treba predati prije predavanja
aplikacije – procijenjeni proračun koji u
konačnici (aplikaciji) ne smije imati
varijacije veće od 20% u dijelu
sufinanciranja EU-a
Sažetak projekta – 1.1
• Tablica, maksimalno 1 stranica:
Naziv projekta
Title of the action:
Location(s) of the action: - specify
country(ies), region(s) that will benefit
from the action
Mjesto provedbe projekta (zemlja,
regija koja će imati koristi od
projekta)
Total duration of the action (months):
Ukupno trajanje projekta u mjesecima
Amount of requested EU contribution
Objectives of the action
Iznos tražene darovnice od EU-a u
EUR
Ciljevi projekta: opći cilj i specifičan
cilj (svrha)
<Overall objective(s)>
<Specific objective(s)>
Target group(s)
Ciljne skupine
Final beneficiaries
Krajnji korisnici
Estimated results
Procijenjeni rezultati
Main activities
Glavne aktivnosti
Relevantnost /1/
• Najvažniji dio concept note-a
• Ukupno nosi 30 bodova – teoretski
dobra relevantnost s maksimalnim
bodovima može omogućiti prolaz u
sljedeću fazu
• Temelj za projekt, razlog za njegovo
iniciranje, rezultat procesa analize
• Važno je odgovoriti na sva pitanja!
Relevantnost /2/ - 1.2.1
•Opišite važnost projekta za ciljeve i prioritete
natječaja.
•Pogledati smjernice i izravno se referirati na
one ciljeve i prioritete s kojima se projekt bavi
– opisati kako i zašto. Nepisano pravilo:
specifičan cilj smjernica je naš opći cilj.
•Opišite važnost projekta za specifične podteme/ sektore/ područja i bilo koje druge
specifične uvjete navedene u smjernicama
poput partnerstva, lokalnog vlasništva i sl.
•Opet pažljivo pogledati smjernice te opisati u
kakvom je projekt odnosu na definirane uvjete
(podsektor/tema, ciljne skupine, županije).
Relevantnost /3/ - 1.2.1
•Opišite s kojim će se konkretnim
očekivanim rezultatima spomenutim u
smjernicama (projekt) baviti.
•Ponovo provjeriti smjernice. Ako rezultati
nisu konkretno spomenuti, opisati kako će
projekt djelovati na ono što možemo
iščitati iz smjernica da se očekuje kao
rezultati (pozadina). Pogledati i vrste
aktivnosti.
Relevantnost /4/ - 1.2.2
• Jasno utvrdite specifičnu situaciju prije
projekta u ciljnoj zemlji, regiji i/ili
sektorima (uključiti kvantificiranu analizu
gdje je to moguće).
• Naše problemsko stablo, ali u cjelovitom
obliku – s kojim se problemima
suočavamo koji su nas potakli da
pokrenemo projekt. Ne samo tvrditi,
nego potkrijepiti brojkama i ostalim
podacima (pokazati da ih razumijemo,
protumačiti).
Relevantnost /5/ - 1.2.2
• Izložite detaljnu analizu problema kojima
će se projekt baviti i kako su oni
međusobno povezani na svim razinama.
• Naše problemsko stablo, ali u onom
dijelu u kojem smo odabrali našu
strategiju – problemi kojima će se naš
projekt baviti. Uzročno – posljedična
veza: kako problemi niže razine uzrokuju
probleme više razine i zašto smo odabrali
baviti se njima.
Relevantnost /6/ - 1.2.2
• Kod bavljenja gornjom točkom,
referirajte se na značajne planove
poduzete na nacionalnoj, područnoj i/ili
lokalnoj razini važnoj za projekt i opišite
kako je projekt povezan s tim planovima.
• Kako je naš projekt u skladu s
nacionalnim, područnim i/ili lokalnim
(akcijskim) planovima, strategijama i
sličnim strateškim dokumentima
(pogledati i pozadinu iz smjernica,
navesti dokumente i ciljeve/ prioritete/
mjere) .
Relevantnost /7/ - 1.2.2
• Tamo gdje je projekt nastavak prethodnog
projekta jasno navedite kako se projekt
planira nadograditi na aktivnosti/ rezultate
tih prethodnih projekata; povežite to s
glavnim zaključcima i preporukama
evaluacija koje su možda provedene.
• Projektni ciklus, lessons learnt.
Nadograđujemo na saznanja koja smo dobili
kroz prethodne projekte. Što funkcionira, a
što ne; što je bilo dobro, a što ne treba više
raditi; kako treba promijeniti, nadopuniti,
unaprijediti naše akcije/ projekte – povezati
s projektom.
Relevantnost /8/ - 1.2.2
• Tamo gdje je projekt dio većeg
programa, jasno objasnite kako odgovara
ili kako je koordiniran s tim programom
ili bilo kojim drugim planiranim
projektom. Navedite potencijalne
sinergije s drugim inicijativama, posebno
onima Europske komisije.
• Ako je projekt dio većeg programa Vaše
organizacije, državnog programa i sl.,
navesti kojeg i kako. Provjeriti smjernice i
politike EU-a te povežite projekt s njima.
Relevantnost /9/ - 1.2.3
• Uključite opis svake od ciljnih skupina i
krajnjih korisnika (kvantificirano gdje je
moguće), uključujući i kriterije za odabir.
• Analiza dionika, u ovom slučaju ciljne skupine
i krajnjih korisnika (koja je razlika?). Ciljnu
skupinu treba uvijek konkretno definirati i to
brojem (npr. 40 dugotrajno nezaposlenih
žena), dok za krajnje korisnike to nije
potrebno. Kako ćemo odabrati ciljnu skupinu
(npr. 40 dugotrajno nezaposlenih žena koje se
dobrovoljno prijave za sudjelovanje, a
prednost će imati samohrane majke/ žrtve
nasilja/ žene koje su završile prekvalifikaciju u
sklopu mjera)?
Relevantnost /10/ - 1.2.3
• Utvrdite potrebe i ograničenja svake od
ciljnih skupina i krajnjih korisnika.
• Ponovo analiza dionika, ali onaj dio gdje
opisujemo njihove karakteristike. Savjet:
kontaktirajte svoju potencijalnu ciljnu
skupinu, pitajte ih što žele ili misle da
trebaju, potražite podatke o tim
skupinama. Razdvojite potrebe od
ograničenja. Vaš se projekt treba
temeljiti na tome.
Relevantnost /11/ - 1.2.3
• Prikažite važnost prijedloga za potrebe i
ograničenja ciljne skupine i krajnjih
korisnika.
• Suočite potrebe i ograničenja utvrđena u
prethodnoj točci s onim što namjeravate
projektom pružiti ciljnoj skupini i
krajnjim korisnicima. Pokažite kako ćete
te potrebe ispuniti, a ograničenja
prevladati. Sve to mora biti povezano s
vašim projektom.
• Usporedna tablica potreba/ ograničenja i
relevantnosti projekta za njih
Relevantnost /12/ - 1.2.3
• Objasnite participativni (suradnički)
postupak koji će osigurati sudjelovanje
ciljne skupine i krajnjih korisnika.
• Ciljna skupina (i krajnji korisnici) moraju
aktivno sudjelovati u projektu – biti
subjekt, a ne objekt. Objasniti kako ćete
njih aktivno uključiti u projekt (npr.
ankete, kreiranje tj. sudjelovanje u
osmišljavanju sadržaja neke aktivnosti,
konzultacije i sl.).
Relevantnost /13/ - 1.2.4
• Navedite određene elemente dodane
vrijednosti, posebno promicanje ili sjedinjenje
javnog/privatnog partnerstva, inovacije i
najboljih praksi, ili ostalih horizontalnih tema
poput zaštite okoliša, promicanje rodne
jednakosti ili jednakih prilika, potreba osoba s
invaliditetom, prava manjina i prava
autohtonih naroda.
• Npr. u ciljnu skupinu bit će uključen jednak
omjer žena kao i muškaraca, osobe s
invaliditetom imat će prednost pri odabiru
polaznika osposobljavanja, radi će se
isključivo s nacionalnim manjinama, primjena
konkretnih primjera dobre prakse ….
Pitanja?
Opis projekta /1/ - 1.3
• Pozadina pripreme projekta
• Kako je došlo do projektne ideje? Kakva je uloga
ciljne skupine/ partnera/ suradnika …?
• Opišite ciljeve projekta. (Ovdje razradite ciljeve
spomenute u tablici u gornjem dijelu 1.1)
• Opisati opći i specifičan cilj projekta i što oni
znače.
Opis projekta /2/ - 1.3
• Opisati ključne dionike, njihove stavove prema
projektu i bilo kakve konzultacije koje su s njima
provedene.
• Opisati tko su ključni dionici, što misle o
projektu i kako ste ih konzultirali u svezi
projekta. Ključni dionici su ciljne skupine, krajnji
korisnici, partneri, suradnici i svi oni koji su
identificirani kao važni za provedbu projekta.
Konzultacije mogu biti: individualni razgovori,
ankete, fokus skupine i sl.
Opis projekta /3/ - 1.3
• Dajte kratke informacije o vrstama aktivnosti koje
su predviđene i specificirajte povezane neposredne
rezultate (output-e) i rezultate, uključujući i veze/
odnose između skupina aktivnosti.
• Sustavno prikazati aktivnosti (svaku na isti način, s
istim informacijama). Prijedlog:
1. Grupirajte aktivnosti po rezultatima (koje
aktivnosti će dati predviđeni rezultat),
2. Uz naziv aktivnosti, kratkom rečenicom je opišite,
3. Navedite output-e;
4. Navedite ovisnosti među aktivnostima (npr. ne
možemo krenuti s osposobljavanjem dok nismo
opremili učionicu)
Opis projekta /8/ - 1.3
• Navedite širi vremenski okvir projekta i
opišite sve specifične čimbenike koje ste
uzeli u obzir.
• Trajanje projekta i gruba raspodjela po
aktivnostima (ako imate mjesta, općenito).
Navedite čimbenike koje ste uzeli u obzir pri
planiranju vremena provođenja aktivnosti.
Kontrolni popis concept note-a
• Ispuniti tablicu podacima o prijavitelju i
partnerima
• Ispuniti popis (“Yes”) s pitanjima o tome jeste li
sve napravili što se tražilo
• Izjava prijavitelja - pročitati, potpisati, staviti
pečat, napisati ime potpisnika i datum
potpisivanja
• Isprintati concept note, 1 original + 3 preslike,
svaki komplet uvezan te snimiti concept note
(konačnu verziju koju printate) na CD koji ide
kao prilog – ne šalju se logička matrica,
proračun niti ostatak aplikacije
• Zapakirati, točno adresirati i poslati na vrijeme
Aplikacijski obrazac /1/
• Ako vaš projekt uđe u uži izbor, o tome
vas obavještavaju; nakon toga imate
maksimalno 45 dana za predaju
cjelokupne aplikacije
• Aplikacijski paket:
1. Aplikacijski obrazac (narativni)
2. Logička matrica
3. Proračun
–- Ne šalje se nikakva dodatna dokumentacija,
bez obzira koliko bi vam mogla ići u prilog
(pisma namjere, članci iz tiska i sl.)
Aplikacijski obrazac /2/
• Puna aplikacija ne smije se razlikovati od
concept note-a niti u kojem elementu koji
je ocijenjen u njemu (relevantnost, ciljevi,
rezultati, ciljna skupina, glavne aktivnosti
i sl.)
• Iznos sufinanciranja EU-a ne smije varirati
za više od 20% od onog navedenog u
concept note-u (postotak sufinanciranja
može se mijenjati unutar zadanih pragova
kako bi se to postiglo)
Opis projekta (max. 14 str.) /1/
• Nadovezujući se na opći i specifični cilj,
neposredne rezultate i rezultate opisane
u sažetku, razradite specifične očekivane
rezultate navodeći kako će projekt
poboljšati situaciju ciljnih skupina i
krajnjih korisnika, kao i stručne i
upravljačke sposobnosti ciljnih skupina
i/ili lokalnih partnera. Posebno navedite
predviđene publikacije.
Opis projekta /3/
• Nadovezujući se na opći i specifični cilj,
neposredne rezultate i rezultate opisane
u sažetku, utvrdite i detaljno opišite
svaku aktivnost (ili radni paket) koja će se
poduzeti kako bi se proizveli rezultati,
opravdavajući izbor aktivnost i navodeći
ulogu svakog od partnera (suradnika,
izvođača) u aktivnostima. U tom smislu,
detalji opis aktivnosti ne smije ponavljati
akcijski plan (dio 2.2.3) ali prikažite
međusobnu povezanost i dosljednost u
izradi projekta. – MODUL 4!
Metodologija /1/
• Detaljno opišite (na maksimalno 4 str.):
• Metode provedbe i razloge za predloženu
metodologiju
• Kako i zašto ćete baš tako provoditi aktivnosti u
svojem projektu?
• Primjer 1:
• Npr. kod izrade neke strategije, metodologija
može biti participativne radionice, konzultacije s
dionicima kako biste dobili cjelovitu sliku o
problemima i potencijalnim rješenjima te da
biste u dionicima stvorili osjećaj vlasništva nad
tom strategijom, što će rezultirati u njenom
provođenju (jer će svatko osjećati i osobnu
odgovornost za to).
Metodologija /2/
• Primjer 2:
• Obrazovanje nezaposlenih osoba - radionice i
rad na konkretnim primjerima, manje teoretski
a više praktičan, metode poput brainstorminga, grupnog rada, projektnih zadataka i sl.;
razlog: radite s odraslim ljudima koji, da bi učili,
moraju biti motivirani, a motivirat će ih
mogućnost stvarnog, praktičnog korištenja
stečenog znanja u svakodnevnom ili u radnom
životu.
Metodologija /3/
• Tamo gdje je projekt nastavak prethodnog
projekta objasnite kako se projekt planira
nadograditi na rezultate tog prethodnog projekta.
Iznesite glavne zaključke i preporuke evaluacija
koje su možda provedene.
• Povežite s onim što ste prije radili i kako se ovaj
projekt logički nadovezuje na sve to. Tu imate
primjer projektnog ciklusa, gdje se novi projekt
započinje na naučenim poukama, na zaključcima
iz prijašnjih projekata ili prijašnjih aktivnosti.
Citirajte ili objasnite zaključke prethodnih
projekata, bilo da su oni bili rezultat interne
evaluacije ili ste imali vanjskog, neovisnog
evaluatora koji je dao svoje zaključke i preporuke.
Metodologija /4/
• Tamo gdje je projekt dio većeg programa,
objasnite kako odgovara ili kako je koordiniran s
tim programom ili bilo kojim drugim planiranim
projektom. Molimo navedite potencijalne
sinergije s drugim inicijativama, posebno onima
Europske komisije.
 nacionalne, područne ili lokalne politike,
strategije i operativni planovi, europske
strategije i strateški dokumenti i slično
 Strategija regionalnog razvoja Karlovačke
županije
 Strategija razvoja ljudskih potencijala
Karlovačke županije ….
Metodologija /5/
• Postupci praćenja i unutarnje/vanjske
evaluacije.
 Praćenje - pokazatelja iz logičke matrice (izvori
provjere).
 interna mjesečna izvješća, dvomjesečni
koordinacijski sastanci s partnerima, praćenje
sudjelovanja na edukacijama preko potpisnih
lista i njihove analize, ispunjavanje evidencije
sati/dana provedenih na projektu, izvješće
stručnjaka nakon obavljenog posla;
mjesečne/polugodišnje statistike (npr. broj
noćenja); anketni upitnik na početku i na kraju
projekta i usporedba, i sl.
Metodologija /6/
• Postupci praćenja i unutarnje/vanjske evaluacije.
• Evaluacija – unutarnja (sami evaluirate svoj
projekt) ili vanjska (angažirate profesionalnog
evaluatora koji evaluira vaš projekt – spominje se
u aktivnostima i proračunu).
 Unutarnja evaluacija – kako? (završno izvješće,
publikacije koju ćete tiskati i podijeliti dionicima,
završni evaluacijski sastanak s partnerima i/ili
ciljnom skupinom i sl.); koji će se pokazatelji
smatrati uspjehom (specifični cilj)?
 Vanjska evaluacija – navesti da je vanjska, zašto
želite vanjsku osobu (zbog objektivnosti i
transparentnosti, zbog razine profesionalnosti u
provođenju evaluacije ili sl.)
Metodologija /7/
PRAĆENJE monitoring
VREDNOVANJE - evaluacija
Usporedba planiranih i Usporedba planiranih i
ostvarenih rezultata ili ostvarenih rezultata uz
ciljeva
vrednovanje i propitivanje
metoda, odabranih ciljeva i
strategije
Kontinuirano tijekom
cijelog projekta
REVIZIJA – audit
Fokus na
financijama,
učinkovitosti u
ekonomskom
smislu
Uglavnom samo na kraju ili
nakon kritične faze projekta
Obično ga radimo sami Može biti unutarnja i vanjska
Ovlašteni revizor
Korisnici – operativni
menadžment
Korisnici
rezultata su
donatori
Korisnici rezultata su strateški
planeri unutar organizacija,
osobe koje osmišljavaju
projekte
Metodologija /8/
• Uloga i sudjelovanje u projektu različitih aktera i
dionika (lokalnih partnera, ciljnih skupina,
lokalnih vlasti, itd.) i razloge zašto su im
dodijeljene te uloge;
• Organizacijska struktura i tim predložen za
provedbu projekta (po funkciji: nije potrebno
uključivati imena pojedinaca);
• Glavna sredstva predložena za provedbu
projekta (oprema, materijali i roba koja se treba
nabaviti ili iznajmiti);
• Stavovi svih dionika prema projektu općenito i
aktivnostima posebno;
• Planirane aktivnosti kako bi se osigurala
vidljivost projekta i financiranja EU-a.
Vježba 3
• Vratite se u skupine.
• Zajednički pokušajte identificirati:
- metode koje ćete koristiti u projektu
- postupke praćenja i evaluacije projekta
- uloge dionika (lokalnih partnera, ciljnih
skupina, lokalnih vlasti, itd.) i razloge
zašto su im dodijeljene te uloge;
- organizacijsku strukturu i tim predložen za
provedbu projekta
• Prezentirajte rezultate.
Održivost
Održivost projekta (max. 3 str.) /1/
• Opišite očekivani utjecaj projekta s
kvantificiranim podacima gdje je to moguće, na
tehničkoj (stručnoj), gospodarskoj, socijalnoj
razini te na razini politika (hoće li dovesti do
poboljšanog zakonodavstva, kodeksa
ponašanja, metoda, itd.?).
• Utjecaj projekta se može izmjeriti tek nakon što
projekt završi – razina općeg cilja.
Održivost projekta /2/
• Opišite plan diseminacije i mogućnosti za
repliciranje i proširenje projektnih ishoda
(multiplicirajući učinci), jasno navodeći sve
predviđene kanale diseminacije.
• Kako ćemo podijeliti naša saznanja s ostalim
dionicima/ javnosti?
• Kako se ishodi projekta mogu ponoviti i/ili proširiti:
 na veći broj ciljne skupine (da se 30 proizvođača
meda pridruži još veći broj, ili pridružiti neke druge
proizvođače);
 na druge ciljne skupine (koristiti istu metodologiju i
kod proizvođača vina, na primjer);
 na druga geografska područja (na susjednu općinu,
županiju).
Održivost projekta /3/
• Prikažite detaljnu analizu rizika i plan za
nepredviđene situacije. Tu treba uključiti popis
rizika povezan sa svakom predloženom akcijom,
uz odgovarajuće mjere ublažavanja. Dobra
analiza rizika će uključivati raspon različitih vrsta
rizika, uključujući fizičke, okolišne, političke,
ekonomske i socijalne rizike.
 Po aktivnostima
 Fizički, okolišni, politički, socijalni, gospodarski rizici
(ovisno što se može primijeniti)
 Mjere ublažavanja (trebaju biti vidljive također iz
aktivnosti)
 Neki rizici vidljivi i iz pretpostavki (obrnuti rizici)
 Sustavno prezentiranje (tablica i sl.)
Održivost projekta /4/
• Analiza rizika – slobodna forma - prijedlozi:
Aktivnost
Rizik
Vjerojatnost, Mjera
utjecaj,
prevencije
ukupno
Mjera
korekcije
Aktivnost 1
Opis…
2x3=6
Opis…
Aktivnost
Gospodarski
rizik
Socijalni rizik Politički rizik
Mjera
ublažavanja
Aktivnost 1
Opis…
Opis…
Opis…
Opis…
Rizik
Aktivnost
Vrsta rizika
Razina
Mjera
ublažavanja
Opis ….
1.1.
Socijalni
Visoka/
umjerena/
niska
Opis…
Opis….
….
….
….
Održivost projekta /5/
• Opišite glavne preduvjete i pretpostavke tijekom i
nakon provedbene faze. Iz logičke matrice + opisi
• Objasnite kako će se održivost osigurati nakon
završetka projekta. To može uključivati aspekte
neophodne za daljnje aktivnosti, ugrađene
strategije, vlasništvo, komunikacijski plan, itd. U
tome razlikujte sljedeće 3 dimenzije održivosti:
 financijska održivost (financiranje aktivnosti koje će
uslijediti nakon završetka, troškovi održavanja, izvori tog
financiranja)
 institucijska održivost (koje strukture će dozvoliti
nastavak rezultata, pitanje vlasništva)
 politička održivost (poboljšanje legislative, strategije,
planova, metoda)
 okolišna održivost (utjecaj na okoliš, izbjegavanje
negativnih učinaka na okoliš)
Vježba 4
• Vratite se u skupine.
• Identificirajte glavne elemente održivosti
vašeg projekta
• Izradite analizu rizika koristeći tablicu
• Prezentirajte rezultate.
Izrada detaljnih aktivnosti i
proračuna
www.algebra.hr
Opis projekta (max. 14 str.)
Rezultati
• Nadovezujući se na opći i specifični cilj,
neposredne rezultate i rezultate opisane
u sažetku, razradite specifične očekivane
rezultate navodeći kako će projekt
poboljšati situaciju ciljnih skupina i
krajnjih korisnika, kao i stručne i
upravljačke sposobnosti ciljnih skupina
i/ili lokalnih partnera. Posebno navedite
predviđene publikacije.
Aktivnosti
•Prvi put osmišljavamo glavne
aktivnosti kod izrade logičke matrice
•Aktivnosti vode k rezultatima, rezultati
k ciljevima
•U sažetku ponovo navodimo glavne
aktivnosti, povezujemo ih s rezultatima,
definiramo output-e (neposredne
rezultate) i vremenski okvir provedbe
•U aplikacijskom obrascu detaljno ih
razrađujemo
Detaljne aktivnosti (opis projekta)
•Nadovezujući se na opći i specifični cilj,
neposredne rezultate i rezultate opisane u
sažetku, utvrdite i detaljno opišite svaku
aktivnost (ili radni paket) koja će se poduzeti
kako bi se proizveli rezultati, opravdavajući
izbor aktivnost i navodeći ulogu svakog od
partnera (suradnika, izvođača) u
aktivnostima. U tom smislu, detalji opis
aktivnosti ne smije ponavljati akcijski plan
(dio 2.2.3) ali prikažite međusobnu
povezanost i dosljednost u izradi projekta.
Aktivnosti
Aktivnosti i zadaci izriču se GLAGOLIMA
(izraditi, procijeniti, nabaviti, otvoriti,
promijeniti, uvesti, postaviti)
• Preporuka: numeriraju se prema
rezultatima npr.
• 1. rezultat xy
• 1.1. aktivnost xy
• 1.2. aktivnost xx
Razrada aktivnosti – aktivnosti i podaktivnosti
• Nekoliko glavnih aktivnosti, po logici projekta
(rezultati)
• Svaka glavna aktivnost ima pod-aktivnosti, npr.
Aktivnost 3: Izraditi marketinšku strategiju
promicanja turističke ponude
Pod-aktivnost 3.1: Osnovati radnu skupinu za
izradu marketinškog plana
Pod-aktivnost 3.2: Provesti analizu potreba
ciljne skupine za turističku ponudu
Pod-aktivnost 3.3: Definirati marketinšku
strategiju
Pod-aktivnost 3.4: Izraditi i distribuirati
promotivne alate
Razrada aktivnosti – aktivnosti i podaktivnosti
• Pod-aktivnosti mogu biti definirane
kronološki (kao u prvom primjeru) ili
logički po cjelinama, npr.:
Aktivnost 4: Promicati projekt
Pod-aktivnost 4.1: Organizirati konferencije za
tisak
Pod-aktivnost 4.2: Izraditi i distribuirati
projektne letke
Alternativa: raspored aktivnosti po radnim
paketima
• 2. paket – visibility (vidljivost projekta)
• 2.1. organiziranje tiskovnih konferencija
• 2.2. organiziranje obilaska terena za
medije
• 2.3. postavljanje web portala
• 2.4. update web portala
• 2.5. priprema tiska letaka
• 2.6. tisak letaka
• 2.7. distribucija letaka
Aktivnosti u svakom projektu
• U svakom projektu imat ćete sljedeće glavne
aktivnosti:
– Upravljanje/ vođenje projekta – praćenje,
koordinacija partnera, izvještavanje,
evaluacija
– Vidljivost projekta – aktivnosti kojima ćete
javnost obavijestiti tko financira projekt (nije
isto kao same promidžbene aktivnosti u
projektu u svrhu postizanja cilja, npr. tiskanje
priručnika s opisom metoda koje ste
primijenili u projektu) – ugovorna obveza
Format
• Možete sami sebi odrediti format,
ubacivati tablice i formatirati na druge
načine kako biste olakšali čitanje i bolje
pojasnili
• Budite dosljedni i kod svake aktivnosti
dajte istu vrstu podataka – odgovorite na
pitanje
• Važno: pokažite da ste aktivnosti dobro
isplanirali, da ste predvidjeli sve što se
moglo predvidjeti te da ste aktivnosti
rasporedili među sudionicima u projektu
ovisno o kompetencijama
Primjer zadanog formata – CBC BiH
Broj aktivnosti:
Naziv aktivnosti:
Opis aktivnosti:
Odgovorna/provedbena
organizacija:
Lokacija aktivnosti:
Uloga prijavitelja, partnera,
suradnika, podizvođača:
Neposredni rezultati (output-i):
Potrebni resursi:
Potrebni izdaci (po proračunskom
poglavlju):
Na temelju detaljnog opisa aktivnosti:
• Uloga i sudjelovanje u projektu različitih
dionika (partnera…..) i razlog zašto su im
te uloge dodijeljene
• Organizacijska struktura i tim predložen
za provedbu projekta
• Glavna sredstva predložena za provedbu
(oprema, materijali, roba – kupljena ili
iznajmljena)
• Outputi
• DOSLJEDNOST kroz cijeli opis projekta
Vježba /1/
o Razrada aktivnosti
o Uzeti redom aktivnosti koje su
identificirane u logičkoj matrici
o Aktivnost razraditi kroz cjelokupnu
tablicu
o Prezentirati rezultate
Vježba /1/
Naslov aktivnosti
Uz koji je rezultat vezana aktivnost
Opis aktivnosti
Konkretni outputi (pobrojati)
Korist aktivnosti za ciljne skupine
(opravdanost aktivnosti)
Ljudski rad potreban za provedbu (u
danima i po osobi), uključiti i
unutarnje i vanjske osobe
Odgovoran za provedbu iz aktivnosti
Uloge ostalih uključenih u provedbu
aktivnosti (uključiti i ciljnu skupinu)
Rizici za provedbu aktivnosti
Lokacija aktivnosti
Vrijeme u projektu kada se aktivnost
zbiva (mjeseci od-do)
Troškovi (npr, oprema, usluge itd.)
Vremenski plan projekta
Vremenski tijek / plan projekta
• 2.2.3 Duration and indicative action plan for
implementing the action
o Trajanje projekta u mjesecima (navedeno i u
concept note-u)
o Ne upisuje se datum početka projekta (to će
biti datum potpisa ugovora o financiranju
projekta bespovratnim sredstvima)
o Trajanje pojedinih aktivnosti – realna procjena
o Aktivnosti moraju biti u korelaciji s detaljnim
aktivnostima iz poglavlja 2.2.1
o Upisuje se aplikant/ partner odgovoran za
provedbu
Slijed i uzročnost
• Slijed aktivnosti – kojim redoslijedom će
se aktivnosti provoditi?
• Uzročnost – koju aktivnost treba dovršiti
da bi neka druga mogla početi?
• Također služi i kao provjera izvedivosti
projekta (previše aktivnosti istovremeno,
a nedovoljno resursa; uzročnost se ne
poštuje; premalo/ previše vremena
predviđeno za neke aktivnosti)
“Gantogram”
• Osim opisa aktivnosti, daje se i vizualni
plan aktivnosti tj. TERMINSKI PLAN
(zahtjev donatora, uz zadani oblik)
– slijed aktivnosti u zadanom vremenu,
GANTOGRAM ili GANTT TABELA
• Obično se vremenski raspored/
gantogram ažurira u prvom mjesecu
projekta kako bi se prilagodio stvarnoj
situaciji (godišnji odmori, novogodišnji
praznici, izbori, kraj/početak školske
godine…)
Vremenski tijek / plan projekta
Year 1
Semester 1
Activity
Month
1
Example
examp
le
2
3
4
Semester 2
5
6
7
8
9
10
11
12
Implementing body
Example
Preparation Activity
1 (title)
Local partner 1
Execution Activity 1
(title)
Local partner 1
Preparation Activity
2 (title)
Local partner 2
Etc.
Vježba
o Vratite se na detaljnu razradu aktivnosti i
izvadite vrijeme koje ste bili predvidjeli za
provedbu aktivnosti
o Prebacite predviđeno vrijeme (u
mjesecima) u vremenski plan (po
aktivnostima)
o Razmislite o “bufferu” i vratite se na rizike u
provedbi koji mogu dovesti do kašnjenja
(ostavite mjesta ako je potrebno)
o Posebnu pozornost obratite na aktivnosti
koje sadrže javnu nabavu
Aktivnosti i proračun projekta
oIz detaljnog opisa aktivnosti proizlazi naš proračun
oProračun su resursi potrebni za provedbu aktivnosti
projekta
o Obrazac sadrži 3 dijela / lista
o 1. dio: detaljni proračun (po godinama)
o 2. dio: obrazloženje troška i same cijene
o 3. dio: izvori financiranja
Troškovi moraju biti
o Prihvatljivi (prema uputama za prijavitelje /
program)
o Nužni / potrebni za provedbu projekta i
vezani na aktivnosti
o Izraženi u eurima
o Visina troška treba se temeljiti na realnim
cijenama
o Izbjegavati “lump-sums”, dakle treba
detaljno razbiti sve troškove
o Iznosi su bez PDV-a
o Eventualne doprinose u naravi ne upisuje
se u proračun
Neprihvatljivi troškovi
Obično:
• porezi i davanja koja odlaze u državni proračun
(PDV, carine i sl.);
• globe, kazne, parnice;
• operativni troškovi (koji se u praksi najčešće
podmiruju iz stavke 'Administrativni troškovi' i to u
onom udjelu u kojem projekt čini dio sveukupnih
aktivnosti organizacije);
• rabljena oprema:
• bankovni troškovi ;
• tečajne razlike;
• kamate;
• doprinosi u naravi/naturi.
Neprihvatljiv trošak znači da se on ne može uključiti u
proračun projekta.
List (sheet) 1
o 6 glavnih kategorija (budget headings, I razina) i
podkategorije (II razina)
o Glavne kategorije i podkategorije se ne smiju
mijenjati / dodavati nove
o Sve proračunske stavke moraju biti numerirane
o Potrebno je napraviti pod-redove za svaku
proračunsku stavku gdje ima više različitih nabava,
npr:
•
3. Oprema
• 3.1. Kupovina ili najam vozila
• 3.2 Namještaj, kompjutorska oprema
– 3.2.1 Laptop
– 3.2.2 Printer
– 3.2.3 Destkop kompjutor
Kategorije troškova
o
o
o
o
o
o
o
Ljudski resursi
Putni troškovi
Oprema
Lokalni ured
Vanjski troškovi / usluge
Ostali vanjski troškovi (kao građevinski radovi)
Rezerva (contingency) može biti maksimalno
5% ukupnih prihvatljivihtroškova (ako postoje
građevinski radovi i slične visokorizične
aktivnosti)
o Administrativni troškovi - ne mogu iznositi više
od 7% ukupnih prihvatljivih troškova, to su
indirektni troškovi koji nisu pokriveni ni jednom
drugom proračunskom stavkom (troškovi
hladnog pogona, uredskog materijala itd.)
Ispunjavanje lista 1
• Općenito:
• Prvi stupac objašnjava proračunske stavke potrebne u
projektu – mogu se dodavati redovi
• Prvi dio tablice za sve godine, drugi dio za 1. godinu (u
slučaju projekata dužih od godine dana)
• Svaka nova stavka ima novi broj (npr. 1.1.1 Technical,
1.1.1.1 Project Manager, 1.1.1.2 Project Assistant itd.)
• Po jedinicama, nema lump sum osim za administrativne
troškove
Ispunjavanje lista 1
 Ljudski potencijali:
– djelatnike koji nisu na puno radno vrijeme označiti postocima i
navesti iz koje organizacije dolaze (predlagatelj ili partner)
• Npr.: 1.1.1.2. Project Assistant, 50%, TZGK; 1.1.1.3. Placement Expert,
30%, VUKA
– Broj mjeseci mora biti ukupan broj mjeseci tijekom kojih je
djelatnik angažiran i izražena puna mjesečna plaća
• 1.1.1.2. Project Assistant, 50%, TZGK, 6 months, 1.300,00 €, cost:
7.800,00 €;
• 1.1.1.3. Placement Expert, 30%, VUKA, 3,6 months, 1.500,00 €, cost:
5.400,00 €
(NE: 1.1.1.2. PA, 50%, TZGK, 12 months, 650,00 €, cost: 7.800,00 €)
Ispunjavanje lista 1
 Ljudski potencijali:
– Plaće djelatnika trebaju biti u skladu sa stvarnim
plaćama
– Plaće javnih službenika mogu se prikazati kao trošak,
ali se ne mogu platiti iz proračuna nego su
sufinanciranje – na temelju stvarnog iznosa (isplatna
lista)
– Računa se bruto 2 plaća (isplaćeni neto + doprinosi iz
plaće + doprinosi na plaću)
– Dovoljan jedan Project Assistant (ostali djelatnici
neka se drugačije zovu) – manje plaćen od Project
Managera
Ispunjavanje lista 1
 Ljudski potencijali – per diem:
– Per diem uključuje noćenje, hranu i lokalni prijevoz
– Može se isplatiti djelatnicima predlagatelja, partnera,
suradnika i ostalim sudionicima npr. konferencije,
seminara i sl.
– Maksimum propisan EU pravilima – gleda se zemlja u
koju se ide
(http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/im
plementation/per_diems/documents/perdiem_2010
07_version_to_be_published.pdf)
– Pazite na hrvatsku neoporezivu dnevnicu (170,00 kn)!
– ili priložiti račune za ostale troškove pa na taj način
opravdati cijeli iznos dnevnice ili za ostatak platiti
doprinose ili napraviti ugovor o djelu i slično
– Put do mjesta održavanja – iz travel-a
Ispunjavanje lista 1
 Putni troškovi:
 Javni prijevoz (autobus, avion, vlak) - u stvarnim iznosima
 Korištenje službenog ili privatnog automobila – 0,25 €/km (uključuje
gorivo, cestarinu/ mostarinu/ trajekt, amortizaciju)
 Navesti procijenjen broj kilometara i dobro ih opravdati (5 x u Zagreb
i nazad; 3 x Slunj i nazad – pojedinačne stavke ili jako dobro
objašnjenje u justification-u)
 Per kilometre, per ticket
Ispunjavanje lista 1
 Oprema i roba:
 Nabava vozila, opreme, namještaja – novog
 Specificirati svaku vrstu opreme (ne namještaj za ured, nego
stol, stolica, ormar, polica + broj komada)
 U skladu sa stvarnim tržišnim cijenama – čuvajte kopije
ponuda/ web stranica s kojih su cijene uzete za budget
clearing
 => 10.000 € - tri ponude, komisija – nema umjetnog
razdvajanja nabave (ista vrsta robe – jedan natječaj)
 Dobro opravdanje zašto nam treba
Ispunjavanje lista 1
 Lokalni ured:
 Samo ako se zakupljuje/ otvara ured za potrebe projekta
 Ako je poseban račun za npr. komunalije – local office
 Ako su komunalije za ured uključene u računu koji primate –
administrative costs
 Consumables – office supplies – za poseban ured u lokalni
ured; inače administrative costs
Ispunjavanje lista 1
 Ostali troškovi/ usluge:
 Stručnjaci (UOD, autorski ugovor), publikacije, troškovi
konferencija, revizija, knjigovodstvo, vidljivost, evaluacija i sl.
 => 10.000 € - 3 ponude, komisija – ista vrsta nabave (usluga)
 Revizija – 1-3% vrijednosti ugovora (obvezna za darovnice
veće od 100.000 €; inače dobro obrazložiti – npr. vezano za
ugovorno partnerstvo)
Ispunjavanje lista 1
 Contingency i administrativni troškovi:
 Contingency




Za nepredvidive troškove
5% od stavke 7 (izravni prihvatljivi troškovi)
Može se koristiti samo uz prethodno odobrenje ugovaratelja
Rijetko se koristi, osim kod radova
 Administrativni troškovi
 7% stavke 9 (ukupnih izravnih troškova)
 Lump sum – ne opravdava se u financijskom izvješću, ali morate znati koje ste
troškove pokrili s tim (% režija, % uredskog materijala i sl.)
 Samo nositelj projekta
 Za stavke koje nisu navedene u gornjem dijelu proračuna
List (sheet) 2
o Treba jasno objasniti svaki trošak
o Lijeva kolona tablice (Expenses)- mora biti
identična onoj u Sheet 1
o Srednja kolona tablice (Clarification of a budget
line) je opis troška i uvijek se potrebno referirati na
naziv aktivnosti iz aplikacije
o Desna kolona tablice (Justification of expenses,
estimation) je opis cijene i uvijek se treba pozvati na
konkretne iznose / ponudu (u slučaju većih
usluga/radova/opreme sugerira se potražiti ponudu)
List (sheet) 3
o Tablica u kojoj se navode izvori financiranja projekta
o Applicant’s financial contribution - iznos
sufinanciranja aplikanta i partnera ako ih ima
o Svakoga treba navesti zasebno s iznosom i
postotkom sufinanciranja
o Navodi se traženi iznos granta (Commission/EDF
contribution sought in this application)
o Percentage of total – formatirati kolonu u postotke i
2 decimalna mjesta
o Upisuje se redom: ukupni trošak projekta, pa
postoci sufinanciranja, i onda formule izračunaju
iznose
o Zaokruživanje decimala u Excel-u nije prihvatljivo
o Ove iznose prepisati u prvi dio aplikacije (ne smije
biti odudaranja)
Sufinanciranje
• Minimalni (obično 50% - glavni donator) i
maksimalni iznos sufinanciranja
•nije dozvoljeno sufinanciranje u naturi (in
kind) → dodjeljivanje financijske vrijednosti
opremi, uredu ili volonterima koje ćete
koristiti u projektu bez naknade
•sufinanciranje u naturi se ne unosi u
proračun, ali se navodi u opisu projekta kod
angažmana partnera i sl.
Sufinanciranje
•sufinanciranje u troškovima osoblja
–samo onih koji su izričito uključeni u provedbu
projekta (odnosi se i na državne službenike iz
organizacija djelomično financiranim iz državnog,
područnog ili općinskog proračuna) – njihov
angažman (opis posla), trajanje i iznos plaćanja iz
projekta moraju biti vidljivi iz UOR (pazite na
dvostruko financiranje!)
–u iznosu proporcionalnom njihovom angažmanu
(broj sati/ dana/mjeseci x bruto cijena sata
stvarno isplaćena)
• sufinanciranje u ostalim troškovima
•uvijek u postotcima, a ne u apsolutnoj vrijednosti!
Vježba – izrada proračuna
o Izvadite sve troškove projektnih aktivnosti iz
detaljne razrade
o Dodatno ih razradite (koliko ljudi, kilometara,
točni iznosi…)
o Složite ih u detaljni proračun (list/sheet 1)
o Posebnu pozornost pridodajte razradi potrebnog
vremena rada projektnog tima (osim konkretnih
projektnih aktivnosti dodajte horizontalne
zadatke tima)
Opis predlagatelja /1/
• Vrlo važan dio aplikacije
• Dokazujete svoju operativnu i
financijsku sposobnost
(kapacitet)
• Maksimalni broj bodova: 20;
potrebno je minimalno 12 da se
aplikacija ne odbaci
• Registracija u PADOR-u je
poželjna, ali još ne obvezna
Opis predlagatelja /2/
• Iskustvo u prijašnjim projektima – ako ih
je bilo više, važno je naglasiti one koji su
tematski povezani s predloženim
projektom te one koji potvrđuju da
prijavitelj ima iskustva u projektima
slične financijske “težine” i iskustva u
vođenju projekata
• Podaci o prijavitelju:
• Javni subjekt – osnovalo ga je neko javno
tijelo
• Privatni subjekt – osnovale su ga privatne
osobe (npr. udruga građana je privatni
subjekt jer su je osnovale privatne osobe)
Opis predlagatelja /3/
• Sektori: opredijeliti se za 2 – 3 glavna sektora
• Ciljne skupine s kojima predlagatelj radi
• Iskustva u sektorima: ukupno trajanje, u zadnjih
7 godina, broj projekata i njihova okvirna
vrijednost
• Iskustvo po različitim lokacijama i sektorima
Opis predlagatelja /4/
• Financijski podaci – za zadnje 3 godine:
 Promet ili ekvivalent – ukupni prihodi (iz računa
dobiti i gubitka)
 Neto zarada ili ekvivalent – prihodi umanjeni za
rashode (iz računa dobiti i gubitka)
 Ukupna bilanca ili proračun – ukupni iznos
aktive/pasive (iz bilance)
 Dioničarska glavnica ili ekvivalent – vlasnička
glavnica/ temeljni kapital (iz bilance)
 Srednjoročne i dugoročne obveze – dugoročne
obveze (iz bilance)
 Kratkoročne obveze – kratkoročne obveze (iz
bilance)
Opis predlagatelja /5/
• Izvori financiranja – za zadnje 3
godine:
 Ukupni prihodi u postotku ovisno o izvoru
financiranja
 Kod članarina navesti njihov broj
 Javna tijela trećih zemalja: državno, regionalno i
lokalno financiranje
 Ukupan zbroj postotaka mora biti 100
 Provedene revizije – ime revizora, razdoblje koje
revizija pokriva
Opis predlagatelja /6/
• Broj zaposlenika (ukupno obračunato radno
vrijeme):
 Plaćeni - neplaćeni
 HQ – središnji ured
 Expat staff – strani djelatnici u središnjem uredu
i uredima u razvojnim zemljama
 Lokalno osoblje regrutirano i smješteno u
razvojnim zemljama
 Najvjerojatnije će se navoditi djelatnici u
središnjem uredu
 Članovi upravnog odbora/ vijeća predlagatelja
(ime, zanimanje, funkcija, državljanstvo, u
odboru od…)
Opis partnera i suradnika
• Partneri nadopunjuju kapacitete i iskustvo
predlagatelja
• Partneri aktivno sudjeluju u provedbi aktivnosti,
imaju pravo na nadoknadu troškova
• Suradnici sudjeluju / pomažu u provedbi projekta,
nemaju pravo na nadoknadu troškova, osim putnih
troškova i dnevnica
• Detaljno navesti podatke o zaposlenicima, ostalim
resursima, iskustvu (nadopunjuju predlagatelja)
• Važno da su partneri sudjelovali u izradi projekta
• Važno da su partneri aktivno angažirani u provedbi
projekta, a ne samo da statiraju
• Potpisane i pečaćene partnerske izjave
Završne radnje /1/
• Predlagatelj ispunjava i provjerava
dokumentaciju pomoću kontrolnog popisa
• Predlagatelj čita, nadopunjuje (projektima
koje je predao EU-u za financiranje ili će ih
upravo predati) i potpisuje izjavu
predlagatelja
• Aplikacija se printa, šalje se 1 original + 3
preslike (cjelokupni paket: aplikacija, logička
matrica, proračun - uvezani) – kontrolni
popis i izjava prijavitelja se odvojeno spaja i
prilaže svakom primjerku
Završne radnje /2/
• Snima se CD s cijelom dokumentacijom:
aplikacijom (odvojeni dokument),
logičkom matricom (odvojeni dokument)
i proračunom (odvojeni dokument)
• Sve se pakira u kovertu, ispravno
adresira (pogledati upute u smjernicama)
i šalje/dostavlja na vrijeme
• Sretno!
Pitanja?