Transcript Instituto de Ingeniería Eléctrica (IIE)

Gestión de tiempos del proyecto
Gestión del Tiempo
Incluye los procesos necesarios para
asegurar la concreción del proyecto en tiempo
Tiempo
Definición
Actividades
Secuencia de
Actividades
Duración estimada Desarrollo del
de actividades
Plan
Control del
Plan
Gestión del Tiempo -
Secuenciación de actividades
Gestión del Tiempo Secuenciación de Actividades
Salidas
Diagrama de red
Actualización de lista de actividades
I
F
Gestión del Tiempo Estimación de Duración de
Actividades
Implica determinar el período de tiempo que demandará
ejecutar cada una de las tareas identificadas.
Entradas
Lista de Actividades
Requerimientos de recursos
Capacidad de recursos
Información histórica
Restricciones y Supuestos
Gestión del Tiempo Estimación de Duración de
Actividades
TÉCNICAS:
• Asesoramiento de expertos
• Estimación por analogía
• Simulaciones
Gestión del Tiempo Estimación de Duración de Actividades
Salidas
Duración estimada de las actividades
Bases de estimación
Lista de actividades actualizada
Errores en la estimación
de los recursos y los tiempos
•Errores por suponer situaciones similares
cuando no lo son.
•Subestimación de ciertas actividades por
falta de información.
•Falta de experiencia
•No se considera que un recurso puede ser
no renovable ni sustituible.
•Generalmente se basa en hipótesis falsas
por autoengaño.
Gestión del Tiempo Programación de Actividades
Implica determinar las fechas de inicio y
finalización para las actividades del proyecto.
Entradas:
Diagrama de red
Duración estimada de actividades
Requerimientos de recursos
Pool de recursos
Calendario
Restricciones y Supuestos
Retrasos y adelantos
Gestión del Tiempo Programación de Actividades
Técnicas:
– Análisis Matemático
 Critical Path Method (CPM)
 PERT
Método heurístico de recursos
 Reasignación por análisis de recursos sobre el CPM
– Compresión de la duración
 Fast tracking:
Crashing:
–
Técnicas Matemáticas
• Calcular fechas teóricas de inicio y finalización
para todas las actividades del proyecto, sin
considerar restricciones en los recursos.
• Método del Camino Crítico (CPM):
– camino crítico: secuencia de actividades que, en
conjunto, determinan la duración del proyecto.
– CPM asume que las duraciones de las actividades
se conocen con exactitud de antemano, y en base a
ello realiza un “análisis de camino crítico”.
Gestión del Tiempo -
Camino crítico
• Un camino es una secuencia de actividades que
comienza en una actividad inicial del proyecto,
recorre un conjunto de actividades que se suceden
inmediatamente, y termina en una actividad final del
proyecto.
• El largo de un camino es el tiempo total que lleva
recorrerlo.
• Para cualquier red existe un camino de máximo
largo de todos los posibles
• Todo camino cuyo largo es igual al máximo es
llamado camino crítico.
¿ Porqué importa el Camino
Critico?
• Un retraso en una tarea del camino crítico implica
un retraso en la fecha de terminación del proyecto
• Es posible retrasar actividades que no pertenecen
al camino crítico sin atrasar el proyecto
• Las actividades del camino crítico son aquellas en
las que el jefe del proyecto deberá poner más
atención
• Las actividades en el camino crítico no son
necesariamente las actividades más importantes
técnicamente del proyecto.
Ejemplo de Reglas Básicas
para la Estimación
No considerar horas extras
Sólo un turno de 8 hs. por día, productivo entre 6,5 hs y 7 hs
Considerar licencias y feriados
Expresar duraciones en días laborables (no semanas)
Considerar niveles de experiencia de las personas
Considerar necesidades de capacitación
Considerar participación en inspecciones de diseño y construcción
Considerar participación en revisión de documentos del proyecto
Considerar participación en reuniones del proyecto
Considerar identificación, almacenamiento y presentación de mediciones de
calidad y del proceso
Considerar tiempos de viajes
Considerar disponibilidad de hardware, tools y otros recursos
Considerar proyecciones realistas de contratación de personal y proveedores
Considerar el soporte a productos ya enviados a clientes
Listar suposiciones adicionales no contenidas en esta lista
Gestión del Tiempo Programación de Actividades
Salidas
•Proyecto programado
•Gantt
•Diagrama de red
•Información de soporte
•Lista de recursos actualizada
•Plan de introducción de cambios
Gestión del Tiempo –
Diagrama de GANTT
Milestones
“Mojones o Hitos”
• Indican la finalización de una etapa del proyecto
• Razones para definir milestones:
– evitar que se pierda una visión global del proyecto
– reportar el estado del proyecto hacia “arriba”
• Son indicados en la agenda sinóptica del proyecto
Heurísticas de
asignación de recursos
• Resultados del CPM no consideran las
restricciones de recursos y por lo tanto generan
sobrecarga de recursos o una distribución de
recursos poco eficiente.
• Son necesarias reglas para nivelar recursos.
Perfil (o histograma)
de recursos:
• Diagrama de barras que indica la
intensidad de uso de cada recurso.
– Resalta las sobrecargas y
– las subutilizaciones.
SOBRECARGA
100 %
Nivelación de recursos y
cronograma
• Etapa 1 - Usar slack
– Una tarea con flotación tiene cierto grado de libertad
respecto a cuando será ejecutada
– Podemos mover el inicio planeado para minimizar la
sobrecarga de recursos
• Etapa 2 - Si podemos modificar la duración del
proyecto
– Modificar duración de tareas para nivelar recursos
• Etapa 3 - Reconsiderar:
• Las duraciones estimadas
• 2. El análisis de precedencia
• Etapa 4 - Debemos modificar el alcance o renegociar
otras condiciones.
Otras Técnicas Aplicables al
Desarrollo de Cronogramas
• Compresión de la duración,
técnicas para acortar la
duración del proyecto,
sin cambiar su alcance.
– fast tracking (superposición):
– crashing : acortar con
más recursos
mayo 1997
Curso de Gestión de Proyectos
21
fast tracking (superposición):
• ejecutar en paralelo actividades que
normalmente se realizarían secuencialmente:
– comenzar codificación antes de terminar con el
diseño
ACORTAMIENTO
Crashing
(acortamiento con + recursos):
• se analizan compromisos entre cronograma y costos,
para obtener la máxima compresión con el mínimo
incremento de costo
–
se define para cada actividad:
• Mi = máxima reducción de duración de actividad i
• Ci = costo asociado con reducción de duración
• Ki = Ci/Mi
• Buscar la actividad en el camino crítico con el
menor Ki.
Costo versus duración:
$
Costo Acort.
Ki = Ci/Mi
Costo min.
Min.
Óptima
duración
Duración total del proyecto:
• Suma de las duraciones de la secuencia de
tareas críticas.
• Puede haber caminos críticos paralelos.
• El acortamiento de una tarea critica puede
cambiar el camino crítico.
• La variación de una tarea no crítica puede
cambiar el camino crítico y la duración total.
Total del proyecto.
• El costo total es la suma de todos los
costos
• Lo que interesa es la relación duración
total / costo total.
• Puede haber beneficios por acortar el
proyecto que no son de ninguna tarea
sino del proyecto en su conjunto.
Control del programa:
• A partir de reportes de desempeño real,
o de solicitudes de cambios:
• se mide el desempeño del cronograma
• se modifica (o actualiza), el programa.
• Se toman acciones correctivas
• se registran las lecciones aprendidas.
Gestión de Proyectos
Gestión de Costos del Proyecto
La Gestión de Costos
• Es el proceso conducente a asegurar
que el proyecto se completa dentro
del presupuesto asignado.
La Gestión de Costos
• Se compone de :
– Planificación de recursos, humanos y
materiales.
– Estimación de costos, de esos recursos.
– Presupuestación, juntar los costos de los
recursos con las actividades y el cronograma.
– Control de costos.
• Comparación previsto-real,
• y control de cambios.
Costo de ciclo de vida.
• TRADE-OFF: Costo Proyecto
vs. Costo Producto
• Resolver en vista del menor costo global:
•
“Costeo del Ciclo de Vida.”
• En algunos proyectos el desempeño en
rendimiento financiero del producto está
fuera del alcance del proyecto.
Cuidados
• La gestión de costos debe servir a todos los
interesados del proyecto
• Distintos interesados tienen distintas ópticas,
requieren distintas medidas.
• Si el desempeño de costos forma parte de
sistemas de retribución o premiación: cuidar la
separación de costos controlables y no
controlables.
•
EVITAR SUBOPTIMIZACIÓN
Planificación de Recursos
• Entradas:
–
–
–
–
–
Estructura de Análisis de Trabajo (WBS).
Información histórica
Formulación del alcance
Pool de Recursos
Políticas de la organización.
• Herramientas:
– Juicios de expertos
– Identificación de alternativas.
– Software de gestión de proyectos.
• Salidas: Requerimientos de Recursos.
– Tipo y cantidad de Recursos requeridos en cada
actividad prevista.
Estimación de Costos
• Entradas:
–
–
–
–
–
–
WBS (ver dependencia costo - tiempo)
Requerimientos de Recursos
Tarifas
Duraciones estimadas
Información histórica.
Plan de cuentas.
Estimación de Costos
• Herramientas y Técnicas:
– por analogía (top down).
– por modelos parametrizados.
– Por análisis de cada actividad (buttom up).
• Software de Gestión de Proyectos.
– Especialmente para manejar alternativas.
• Los estimados de costos se harán
a veces en unidades físicas,
pero siempre en unidades monetarias.
Línea base de presupuestación
• Asignación de costos a las actividades
programadas y
acumulación en el tiempo (curva S).
– acumulación de costos
– acumulación de reservas, compromisos,
créditos…
– acumulación de efectivo a pagar (salidas de
caja)
•
según distintos interesados.
Curva S.
$
tiempo
Control de Costos.
• Monitoreo del desempeño en costos.
• Análisis de variaciones (los porqué)
– en cantidad
– en tarifa (o precio).
– Análisis de consecuencias posteriores.
• Control de cambios
– registros
– autorizaciones
• Información a interesados.
Plan de Gestión de Costos
• Cómo manejar variaciones.
• Cuando introducir cambios.
• Quién autoriza cambios.
• Los cambios de presupuesto deberían
obedecer a un cambio de alcance del
proyecto, e integrarse en la gestión de
cambios del proyecto.
Control de costos
• Represupuestar, si los cambios lo requieren.
• Estimar “Costo a la Finalización (EAC)”:
– Real actual + presupuesto de lo faltante
– Real actual + idem. corregido por factor de
desempeño hasta la fecha.
– Real actual + presupuesto actualizado por
cambios en las condiciones.
•
REGISTRAR LECCIONES APRENDIDAS.