Transcript Diklat Administrasi

ADMINISTRASI
IPNU-IPPNU
Oleh : Zainul Azhari
PK.PT IPNU UNISLA
Tertib Administrasi,
Modal Kemajuan Organisasi
Filosofi
• “ Bekerjalah dengan struktur yang
rapi, seperti bangunan yang kokoh.”
(Q.S As-Shaf 64:1).
• “ Kebaikan yang tidak terorganisir
bisa dikalahkan oleh keburukan yang
terorganisir.” (Ali bin Abi Thalib).
BENTUK KOP SURAT IPNU
PIMPINAN RANTING
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
SENDANGAGUNG PACIRAN
Sekretariat : Jl. Merpati No. 09 Sendangagung Telp. (0322) 123456
Keterangan
1. Tingkatan Kepengurusan ditulis KAPITAL dg Font GARMOND
Warna Hitam
2. Tulisan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA ditulis dg huruf
KAPITAL dan font ARIAL warna Hijau
3. Nama daerah kerja dan nama tingkatan administrasi
pemerintahan ditulis dg huruf KAPITAL dn Font BOOKMAN OLD
STYLE warna HITAM
4. Surat ditulis / isi surat ditulis dg Font ARIAL
5. Warna kertas PUTIH
6. Jenis kertas HVS antara 60-80 gram (ukuran kertas folio)
BENTUK KOP SURAT IPPNU
PIMPINAN RANTING
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
SENDANGAGUNG PACIRAN
Sekretariat : Jl. Merpati No. 09 Sendangagung Telp. (0322) 123456
PENOMORAN SURAT
Nomor : a/b/c/d/e/f/g
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Nomor urut surat yang dikeluarkan
Kode Tingkatan Kepengurusan
Kode Indeks Surat
Periodesasi kepengurusan yang berjalan
Dua angka terakhir angka kelahiran
IPNU/IPPNU
Bulan pembuatan surat
Tahun Pembuatan Surat
Nomor : 012/PR/A/XV/7354/II/2008
CONTOH PENOMORAN SURAT
IPNU
Nomor : 112/PR/A/XV/7354/II/2008
IPPNU
Nomor : 101/PR/A/XV/7455/II/2008
KODE INDEKS SURAT
KODE INDEKS UMUM
A : Untuk Administrasi
Umum
B : Untuk Keuangan
C : Untuk Departemen
Departemen
SK
SP
Sp
SM
Spt
PPP
IPP
IPW
IPC
SPP
SPW
SPC
: Surat Keputusan
: Surat Pengesahan
: Surat Pengangkatan/
Pemberhentian
: Surat Mandat
: Surat Pengantar
: Peraturan Pimpinan Pus
: Instruksi Pimpinan
Pusat
; Instruksi Pimpinan Wil.
: Instruksi Pimpinan Cab.
: Siaran Pimpinan Pusat
: Siaran Pimpinan Wilayah
: Siaran Pimpinan Cabang
NOMOR, LAMPIRAN, HAL &
ALAMAT
Nomor
Lampiran
Perihal
: 012/PR/A/XV/7454/II/2008
: 1 (2)
: Undangan Rapat Kerja
Yang Terhormat :
1. PAC. IPNU Karanggeneng
2. PR. IPNU Tracal
Di Tempat
LAMPIRAN
o
Diisi apabila pada surat itu disertakan suratsurat lain
o Jumlah Lampiran disebut dengan angka
o Angka tersebut menunjukkan beberapa
macam lampiran bukan berapa jumlah
halaman
o Bila Jumlah Halaman ingin disebutkan,
maka di tambah angka di dalam kurung
Contoh
Lampiran : 2 (6)
Artinya, Lampiran dua macam, jumlah
lembarannya enam lembar
HAL/PERIHAL
o Diisi dengan inti persoalan surat
secara singkat dan mudah
dimengerti
o Di tulis dengan huruf kecil tanpa
garis bawah dan tidak di akhiri
titik
Contoh
Perihal : Undangan Rapat Kerja
PEMBUKA & PENUTUP SURAT
PEMBUKA
Assalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.
Bismillahirrahmanirrahim
PENUTUP
Wallahul Muwafiq Ila Aqwamith Thoriq
Wassalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
SALAM PEMBUKA
Salam Silaturrahmi kami sampaikan
semoga kita selalu mendapat
Rohmat dari Allah SWT, sehingga
dapat menjalankan aktifitas sehari
hari.
TANGGAL SURAT
Sendangagung, 28 Dzul Qo’dah 1434 H.
4 Oktober 2013 M.



Ditulis dibawah kanan surat
Harus disesuaikan dengan
tempat/kedudukan organisasi
Letak kalender hijriyah dibagian atas,
sedangkan kalender masehi dibawahnya
dengan dipisah garis
PENGIRIM & TANDA TANGAN
Pimpinan Ranting
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Sendangagung Paciran
M. SAHRON MAWARDI
Ketua
A. JUMADI
Sekretaris
Pimpinan Ranting
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Sendangagung Paciran
Ketua
M. SAHRON MAWARDI
NIA :
Sekretaris
A. JUMADI
NIA :
TEMBUSAN
Tembusan : Badan/organisasi yang
dianggap perlu untuk mengetahui isi surat
tersebut
Pimpinan Ranting
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Sendangagung Paciran
M. SAHRON MAWARDI
Ketua
Tembusan :
1. PR. Nahdlatul Ulama Sendangagung
2. PAC. IPNU Paciran
A. JUMADI
Sekretaris
SANDI
Sandi : Inisial orang yang mengkonsep dan
mengketik surat
Pimpinan Ranting
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Sendangagung Paciran
M. SAHRON MAWARDI
Ketua
AJ/ea
AJ : Yang mengkonsep surat A. Jumadi
EA : Yang mengketik surat Edy Agus
A. JUMADI
Sekretaris
MACAM-MACAM SURAT














Surat Keputusan
Surat Pengangkatan
Surat Pemberhentian
Surat Permohonan Pengesahan
Surat Pengesahan
Surat Rekomendasi
Surat Mandat
Surat Pengantar
Surat Tindasana/Tembusan
Surat Salinan
Surat Reshuffle Pengurus
Kerangka Acuan/Proposal
Laporan
Surat Permohonan Tanda Anggota
TERIMAKASIH
Disampaikan Dalam Diklat Administrasi
PAC IPNU IPPNU PACIRAN
“Teori tanpa Aplikasi Sama Halnya Dusta”
Aplikasi Tanpa Teori Sama Halnya Sesat Tanpa
Arah”
Selamat dan Sukses
Oleh: Zainul Azhari
PK.PT IPNU UNISLA