Transcript Administración del Tiempo

Administración
del Tiempo
Tensión, Tiempo,
Familia y Ministerio
Iglesias Bautistas de
Puerto Rico
Administración del Tiempo
Tensión, Tiempo,
Familia y Ministerio
Separa tiempo diariamente para
revisar y asignar prioridades frente a
las demandas
La forma en que usamos el tiempo se
convierte en hábito.
Haz una inversión inicial de tu tiempo para
evaluar y mejorar hábitos de trabajo.
La recompensa será tu habilidad de
controlar tu tarea y gozar más tiempo para
concentrarte en aquello que es importante.
Lidia con las tareas difíciles lo
antes posible
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Tú no ganas nada con realizar una
tarea difícil para ti, por el mero hecho
de que tiene que hacerse.
Si puedes delegar la tarea, hazlo.
Si es algo que no puedes evitar hacer,
entonces trata de hacerlo cuando estés
de buen humor y relajado.
Organiza tu día de trabajo
Es muy fácil emplear mucho tiempo en cosas
rutinarias, a expensas de otras cosas de
mayor importancia.
 ¿Cómo divides tu día de trabajo?
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 ¿Cómo asignas prioridades a tu trabajo?
 ¿Te concentras en hacer aquellas tareas
que disfrutas?
 ¿Tienes un sistema para lidiar con las
tareas rutinarias?
Delega las tareas que impiden
utilizar tu tiempo eficazmente
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Es impresionante calcular cuánto
exactamente te pagan por tu trabajo.
 Multiplica 1.5 por tu salario anual y
divídelo en horas de trabajo. El total será
el costo por hora trabajada.
 Por eso es tan importante aprender a
delegar aquellas tareas que pueden ser
realizadas por otros/as.
Divide tu agenda de trabajo
en segmentos de 30 minutos
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Es fundamental que mantengas una agenda
diaria de trabajo y que anotes con exactitud
el tiempo que tomaste en hacer determinada
tarea.
La información que obtengas te va a ayudar a
evaluar y mejorar la administración de tu
tiempo.
Como recurso puedes utilizar calendarios,
programas electrónicos, “palm pilots”, etc.
Revisa tu agenda para evaluar
su efectividad
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Asigna categorías a cada uno de esos
segmentos de 30 minutos.
Las categorías deben ser asignadas de
acuerdo con la naturaleza de tu trabajo:
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Reuniones, lectura, estudio, preparación de
sermones, visitación, tareas administrativas,
proyectos en desarrollo, etc.
Este ejercicio te dará un cuadro más exacto
de tu día de trabajo y te ayudará a dividir tu
tiempo más efectivamente.
Separa tiempo en tu agenda para
pensar, meditar y refexionar.
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Tú necesitas tiempo para sosegarte,
reposar y reponer energías.
Este tiempo especial no sucederá a
menos que lo separes en tu agenda.
En cuanto a tu vida espiritual se refiere,
recuerda que una cosa es tomar tiempo
para reflexionar y meditar y cosa muy
distinta es estudiar para el sermón.
Estima cuánto tiempo te consumirá el
realizar una tarea en particular y luego
evalúa cuán acertado fue el cálculo.
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Para mayor efectividad necesitas utilizar
alrededor de un 60% en planificación y
desarrollo (grupo 3).
25% en proyectos en desarrollo (grupo 2).
15% en tareas rutinarias (grupo 1).
Revisa tu agenda cuantas
veces sea necesario
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¿Estás utilizando mucho tiempo en las tareas
del grupo 1 en vez de concentrarte en tareas
del grupo 3?
¿Tienes segmentos donde estás sumamente
ocupado/a y otros donde el tiempo te sobra?
¿Estás realizando una tarea que la puede
hacer otra persona?
¿Tienes suficiente tiempo para ser creativo/a
e inovador/a?
¿Cuánto me aproximo al ideal 60:25:15?
Analiza tus Metas
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Escribe una lista identificando tus
metas y luego divídelas en 4
categorías:
Metas a largo plazo
Metas a corto plazo
Metas profesionales
Metas personales
Identifica las destrezas que vas a
necesitar para lograr tus metas
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Comienza haciendo una lista de tus
destrezas, experiencias y calificaciones.
Identifica las destrezas que vas a
necesitar y si precisas entrenamiento
adicional.
Asigna una fecha límite a cada meta.
Recuerda….
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Tu vida personal es parte de tu
responsabilidad.
El tiempo empleado en hacer un plan de
trabajo nunca será tiempo perdido.
Evitarás la quemazón (“burnout”), si con
diligencia planificas para una vida de trabajo
y no para un día de trabajo.
Administración del tiempo es hacer las cosas
de una forma más efectiva, no de forma más
rápida…
Se Realista…
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Con relación a lo que puedes lograr en
determinado momento.
Aprende a reconocer el límite de tus
capacidades.
Sé realista con relación a lo que esperas
de los/as demás.
Establece metas retadoras, pero que se
puedan alcanzar.
Conoce tu cuerpo…
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Identifica cuál es el tiempo en que
estás más alerta.
Programa recesos durante el día de
trabajo.
Realiza las tareas menos demandantes
durante los ciclos de menor
productividad.
Cuida de tu Salud
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Comienza el día con un buen desayuno.
Al terminar el día, sal de la oficina en un
estado de ánimo positivo.
No te sientas culpable por tomar tiempo libre.
Toma vacaciones.
Haz algún ejercicio físico.
Hazte un examen físico anual.
No trates de atacar todos tus problemas de
una vez.
Cuida de tu salud
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Aprende a aceptar que hay cosas que
no puedes cambiar.
Deja tiempo libre para acomodar
asuntos inesperados.
Escribe una lista de las cosas que te
molestan o te causan ira.
Agendas de Trabajo
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Es de suma importancia mantener un registro
detallado de tus compromisos.
Existen varios modelos de agenda.
Evalúa y selecciona aquella que está más de
acuerdo con tus necesidades y personalidad.
Utilizar cualquiera de estos modelos requiere
disciplina.
Si alguna otra persona es responsable de
mantener tu agenda, considera utilizar un
sistema de internet.
Organiza mejor tu oficina
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Opta por un arreglo de oficina que te facilite
la tarea.
Remueve todo aquello que no utilizas.
Resiste a la inclinación de anotar los
mensajes telefónicos en cualquier pedacito de
papel.
Archiva los documentos y archivadores de
forma vertical.
Mueve cada documento que llega a tu
escritorio.
Organiza tu oficina
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Mantén el número de archivos al mínimo.
Escoje un lugar específico para almacenar.
Al terminar el día, archiva los papeles sueltos.
Los documentos que están esperando por
una decisión, debes colocarlos en una
bandeja identificada como: “Asuntos
Pendientes”.
Coloca un reloj en un lugar visible, donde
pueda ser visto tanto por ti como por el
visitante.
Usa la tecnología a tu
disposición
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Utiliza el correo electrónico.
“Navega” en el internet por
información.
Archiva (“backup”), por lo menos una
vez por semana.
Elimina toda información que no sea
útil, por lo menos una vez al mes.
Utiliza una lista de: “Cosas para hacer”.
Un Pensamiento Final…
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¿Quién de ustedes, por mucho que se
preocupe, puede añadir una sola hora
al curso de su vida? (Lucas 12:25)
Enséñanos a contar bien nuestros días,
para que nuestro corazón adquiera
sabiduría. (Salmo 90:12)