Transcript Caso de ÉXITO ONP, Acreditación Digital, Mejorando la

Caso de Éxito:
Micrograbación de
Documentos con Valor
Legal
Abril del 2014
Quienes somos
LA ENTIDAD
La Oficina de Normalización Previsional (ONP) es un organismo público Técnico
Especializado, adscrito al sector Economía y Finanzas (MEF); con personería jurídica
de Derecho Público Interno con recursos y patrimonio propio, con autonomía
funcional administrativa, técnica económica y financiera, constituyendo un pliego
presupuestal.
FUNCIONES PRINCIPALES
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Administrar el sistema Nacional de Pensiones (DL19990).
Cálculo, emisión, verificación y entrega de Bonos de reconocimiento (DL 25897).
Pago de pensiones de otros regímenes (por encargo legal expreso).
Otros encargos:
• Ley 30003 – Régimen Especial de Seguridad Social Trabajadores y Pensionistas
Pesqueros.
• Ley 29741 – Ley que crea el Fondo Complementario de Jubilación Minera,
Metalúrgica y Siderúrgica.
• Ley N° 29903 - Ley de Reforma del Sistema Privado de Pensiones
• Ley N° 28991 - Ley de libre desafiliación informada
Quienes somos
VISIÓN
Líderes del servicio público en materia previsional
MISIÓN
Brindar seguridad previsional otorgando pensiones mediante
un servicio público eficiente, predecible y transparente
OBJETIVOS
• Ofrecer seguridad
• Brindar respuesta oportuna
• Asegurar institucionalidad
Antecedentes
PROBLEMA
• Tiempo de respuesta excesivo en el otorgamiento de pensiones.
• Alta dependencia de los procesos en el uso de documentos físicos.
• Acreditación de los aportes a través de la verificación en documentos
físicos (archivo de Planillas y ORCINEA).
• Alto nivel de fotocopiado de expedientes para atender los requerimientos
del Poder Judicial.
• Contratación de Fedatarios para sustentar la veracidad de los expedientes
fotocopiados.
• Alta exposición a Deterioro y/o pérdida del acervo documental disponible
(archivo de Planillas, ORCINEA y Expedientes).
SOLUCION PLANTEADA
Proceso a través de una empresa especializada y experimentada
(Outsourcer) que brinde servicios de:
Digitalización de los documentos con valor legal (Microformas) con miras
a implantar un ARCHIVO DIGITAL
Objetivo y Alcance de la Solución
Objetivo
Generar una base de datos de Imágenes indizadas con valor legal de los
documentos más importantes del Archivo de ORCINEA y del Archivo de Planillas;
lo que le permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo laboral de los
futuros pensionistas y contar con un respaldo ante posibles contingencias de
deterioro y/o destrucción de los documentos indicados, los que están sometidos a
permanente consulta.
Alcance
24 meses
1. MICROGRABACIÓN
ARCHIVO ORCINEA
(31,942,233 de folios)
2. MICROGRABACIÓN
ARCHIVO AP
(9,325,268 folios)
Etapa Pre Operativa
3 meses
Etapa Operativa
21 meses
Etapa de Transferencia
3. EQUIPO DE INSPECCIÓN
DOCUMENTAL
1 mes Paralelo a la
Operativa
SÓTANO
5to PISO
Ambientes iniciales
SÓTANO
5to PISO
Ambientes Habilitados por Outsourcer
Equipos de Alta Tecnología
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Equipos de alta producción:
Rotativos
Velocidad: 200 ppm
Formato: B/N, Color,
Escala de Grises
Tamaños: A3, A4, A5,
Planetarios
Velocidad: 2.5 ppm
Formato: B/N, Color,
Escala de Grises
Tamaños: A1, A2,A3
INSPECCIÓN DOCUMENTAL
Equipo especializado de tecnología
Inglesa, para el Peritaje de
documentos cuestionables
Velocidad: 1.5 ppm
Formato: B/N, Color,
Escala de Grises
Tamaños: A0,A1, A2, A3
Equipos de reproceso:
Rotativos
Flatbed
FOSTER & FREEMAN VSC 6000
Imágenes de Alta Calidad
Logramos mas de lo esperado
QUE CONSEGUIMOS….
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Imágenes de alta calidad firmadas digitalmente a colores.
Producción final de 60 MM de imágenes
Imágenes cargadas en nuestro Gestor de Contenidos (Filenet P8)
Acreditación (Verificación) de información de libros de planillas en tiempo real
Disminución de transacciones en el Archivo Central
Mayor seguridad en la documentación (eliminación de las adulteraciones o
eliminaciones de documentos)
• Inicio de implementación del ARCHIVO DIGITAL
PERO LO MEJOR ES QUE…
Nos concentramos en el core de nuestro negocio: Proceso de Pensiones
NUESTRO PRÓXIMO PASO…
Implementar el EXPEDIENTE DIGITAL
Archivo Digital (Filenet P8)
Archivo Digital (Filenet)
Efecto Colateral
EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS SOLICITADOS POR EL PODER
JUDICIAL
• Imposibilidad de cumplir con los plazos del PJ para entregar copia fedateada de los
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expedientes administrativos.
Se tenía un alto costo en el fotocopiado y fedatación de cada uno de los folios de
un expediente, aproximadamente 500 hojas
Adicionalmente se tenía que entregar copia del expediente al Estudio de Abogado
que lleva el caso
Manipulación de papeles genera muchas inseguridades
PJ coloca multas y sanciones por incumplimiento de plazos
MICROFORMAS: UNA ALTERNATIVA?
¿Aceptará el Poder Judicial los expedientes administrativos en digital?
Proceso anterior - Manual
PJ: Envío de
Notificación
demanda
Judicial
Unidad de
Asuntos
Procesales
Dirección de Producción /
Precalificación
Búsqueda y Requerimiento
de Expediente
Administrativo
Envío de Expedientes
Recibe expediente
Plazos superiores a 15 días
Fedatación de Expedientes
ALE
Adjuntar carta al expediente
y enviar
Proveedor de
Fotocopiado
Fotocopiado y Sellado de
Documentos (Fedatación)
Proceso Actual - Digital
Unidad de Asuntos
Procesales
PJ: Envío de
Notificación
Demanda
Judicial
Dirección de Producción /
Precalificación
Búsqueda y Requerimiento
de Expediente
Administrativo
Envío del expediente
Servicio Micrograbación
Recibe expediente
No
Digitalizado?
Micrograbación
Sí
Generación de Medio
Magnético
Gestor de
contenidos
Consigue Expediente desde el
Gestor de Contenidos
ALE
Plazos Inferiores a 5 días
Logramos mas de lo esperado – otra vez
CONSEGUIMOS….
• Eliminación de fotocopias y defatación de cada folio
• Eliminación de la manipulación de documentos en papel (Eliminación de la
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INSEGURIDAD)
Microformas mas Expedientes Digitales firmados digitalmente por el Fedatario
Informático cargados en nuestro Gestor de Contenidos
Expedientes Digitales pueden ser consultados por funcionarios de la ONP y
Estudios de Abogados con mucha seguridad.
Liberamos espacios físicos destinados al fotocopiado y papeles.
Nos estamos acercando al EXPEDIENTE DIGITAL
PERO LO MEJOR ES QUE…
El Poder Judicial SI ACEPTA EXPEDIENTES DIGITALES!!
Siempre y cuando sean microformas firmadas digitalmente.
NUESTRO PRÓXIMO PASO…
Que el Poder Judicial acceda directamente a nuestro Gestor de
Contenidos
Conclusiones
• Las microformas digitales pueden ser utilizadas como información
dinámica, no solo se quedan en medios magnéticos.
• Si las microformas están firmadas digitalmente puede utilizarse en los
procesos de la Institución.
• La manipulación de documentos digitales es mucho mas segura que la
manipulación de documentos físicos.
• Se genera ahorro en costos y se potencia la eficiencia
LECCIÓN APRENDIDA…
Nuestra mayor preocupación es el core de negocio, temas especializados
deben ser realizadas por empresas experimentadas
GRA
GRACIAS!!