Transcript Kokoustaito-koulutuksen materiaali

Kokousta taidolla! 28.2.2012
Maritta Stoor-Lehtonen
Kokoustaito ja -tekniikka

Osanottajien toiveiden ja
kysymysten mukainen
eteneminen
Käsitellään siis






Asiakirjan rakennetta
Kokouskutsu-esityslistaa
Asioiden ottamista esityslistalle
Esityslistan muuttamista kesken
kokouksen
Kokouksen ”palkkirakennetta”
Asian käsittelyn kaavaa
Kokoustaito





Pelisilmää vaativaa = tilannetajua
Tilannesidonnaista
Tavoitteellista, tietoista; strategista
toimintaa
Vuorovaikutusosaamista vaativaa
Kokoustekniikka hallinnassa
Materiaaleja

Puheviestinnän sivusto




Yleistä puheviestinnästä
Kokous- ja neuvottelutaitosivut
”Kokoustekniikka osana
kokoustaitoa” (Stoor, Maritta & al.)
Kielijelppi

http://www.kielijelppi.fi/puheviestinta
Kokoustaito



I Valmistautuminen
II Itse kokoustilanne
III Jälkihoito
I Valmistautuminen
Valmistautumisen merkitys




Etulyöntiasema
Tietää mitä tavoittelee ja mitä tekee –
ja miten
Ennakoiminen vapauttaa toimimaan
tavoitteellisesti ja tilanteenmukaisesti.
Oman valmistelun välttämättömyys
Valmisteluasiakirjat






(a) Pelkkä kokouskutsu ennalta
(b) Kokouskutsu, jossa mukana esityslista
(c) a >Erillinen esityslista vasta kokouksessa
Valtakirja, jos edustaminen mahdollista
Läsnäololista, ellei merkitä pöytäkirjaan
Päätösasioihin liittyvät asiakirjat
(sopimusluonnokset tms.)
Prosessiasiakirjat



Kaikki, mitä kokouksen kulun aikana
syntyy/tarvitaan
Esim. välimuistiot (pj:n ja
ääntenlaskijoiden muistio)
Hahmotelmat äänestysjärjestyksiksi
(tms.) – vain käyttöön, ei arkistoida
Päätösasiakirjat



Päätöspöytäkirja (kirjataan tehty päätös, ja
mikäli on jouduttu äänestämään, äänestyksen
tulos ääntenjakaumineen)
Selostuspöytäkirja (sekamuotoinen, hybridi
(harrastusyhdistykset tms. kerrotaan myös
ehdotukset tärkeimpine perusteluineen)
Keskustelupöytäkirja (sanatarkka kuvaus
kokouksen kulusta; mm. Kirkolliskokous;
eduskunta)
Asiakirjan rakenne




Tunnistetiedot-osa
Asiaosa
Vakuudeksi-osa
Kun näkee kokouskutsu-esityslistan,
osaa laatia pöytäkirjan.
II Kokoustilanne
Puheenvuorot

Tavanomaiset


Myönnetään pyytämisjärjestyksessä
Etuoikeutetut – ohittavat tavanomaiset



”Työjärjestykseen!”
”Repliikki!”
”Päätökseen!”
”Palkit”, joista kokous koostuu





1.
2.
3.
4.
5.
Alkutoimet
Ilmoitusasiat
Päätösasiat
Muut asiat
Lopputoimet
1. Alkutoimet



Kokouksen avaus (X= nuija)
Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
X
Järjestäytyminen eli kokousvirkailijoiden
valinta X



Puheenjohtaja X , sihteeri X, 2 ääntenlaskijaa X, 2
pöytäkirjantarkastajaa X - koko kohta X
Esityslistan hyväksyminen X
(Edell. kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen)X
Laillisuus ja päätösvaltaisuus




Esitellään ehdot (molemmille)
Verrataan tilanteeseen (molempia)
Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus
tai niiden puuttuminen X
Koko kohta lopuksi X
Vaali - henkilövalinta

Kannattamissääntö:

Vaaleissa ei tarvitse, mutta saa kannattaa (,
elleivät omat säännöt tai mahd. työjärjestys toisin
määrää). – Huom! Sen sijaan, kun päätetään asiakysymyksistä
kaikkia muita paitsi pääehdotusta tulee kannattaa.

Kun äänestetään, mikä äänestystapa
(avoin/suljettu)? - Avoin, mikäli sitä ehdotetaan, mutta
jos yksikin vaatii vaaleissa suljettua lippuäänestystä, se on
suoritettava
 Huom. mikäli asiakysymyksessä ehdotetaan kannatetusti
molempia äänestystapoja, äänestystavasta äänestetään aina
avoimesti kättä nostamalla.
Asiaäänestys



Ehdotuksia tulee kannattaa, jotta ne
pääsisivät käsittelyyn.
Poikkeus on pää- eli pohjaehdotus,
jota ei tarvitse kannattaa.
Vastustaminen on vain psykologista
vaikuttamista, vastaehdotus eli
muutosehdotus sen sijaan on eräs
ehdotuslajeista.
Ehdotuslajit

P = pää- eli pohjaehdotus
M1…Mn = muutosehdotuksia eli
vastaehdotuksia
H = hylkäysehdotus
L = lykkäysehdotus

Ks. tark. ”Kokoustekniikka osana kokoustaitoa” –materiaalista.



Avoin/ suljettu äänestystapa


Avoimessa tavassa ääni ja äänestäjä
voidaan yhdistää.
Suljetussa sitä ei voida tehdä.
Järjestäytyminen l.
kokousvirkailijoiden valinta

Yhdistyksen (tavallisessa) kokouksessa


Vuosikokouksessa


Koollekutsuja avaa, järjestäytyminen-kohdassa
valitaan kokouksen pj., s., 2 ptk.-tark. ja 2 äl.
Koollekutsuja avaa, järjestäytyminen-kohdassa
valitaan kokouksen pj., s., 2 ptk.-tark. ja 2 äl.
Hallituksen kokouksessa

Pj. ja s. on valittu toimikaudeksi, joten tarvitaan
vain ptk.- tark. ja äl. (, joilla voi olla myös kiertävä
vuoro).
Esityslista




Hyväksytään sellaisenaan
”
muutettuna
Muuttaminen myöhemmin eli kesken kokouksen on
mahdollista kokouksen tekemällä päätöksellä, ts.
yksinkertaisella ääntenenemmistöllä vuoden 1990
jälkeen (aik. laki: yksimielisellä päätöksellä).
Ehdotus tehdään tällöin työjärjestyspuheenvuorossa
ja sitä pitää kannattaa.
Mahd. muita alkutoimia


Jos valittu pöytäkirjantarkastamisen tapa on
”seuraava kokous tarkastaa”, niin se voi olla
tässä kohtaa alkutoimia eli esityslistan
hyväksymisen jälkeen, ennen ilmoitusasioita.
Tavat tarkastaa pöytäkirja ovat (1) kaksi
pöytäkirjantarkastajaa, (2) seuraava kokous
tarkastaa ja (3) sama kokous tarkastaa
viimeisenä toimenaan.
2. Ilmoitusasiat



Merkitään tiedoksi
Jos syntyy keskustelua, niin se
siirretään kohtaan ”Muut asiat”.
Joskus myös raportointia tässä
kohdassa
3. Päätösasiat



Esityslistan osoittamassa järjestyksessä
Tärkeys- /loogisuusjärjestyksessä
Taktinen järjestys
”Asian käsittelyn kaava”


Systemaattisuus varmistaa
päätöksenteon oikeellisuuden
Ks. malli kokousmateriaalista
Äänestäminen







Äänestäminen
Äänestysehdotus: tapa ja järjestys; pj. voi
tehdä
Pj. ilmoittaa, milloin alkaa, on käynnissä,
päättyy
Tulos: äänenlaskijat ilmoittavat
Pj. ilmoittaa päätöksen, vahvistaa sen
Mahdollisuuden moittimiseen
Päättää asian käsittelyn
Nuijan käyttö kaavassa


Opettele asian käsittelyn kaavasta,
milloin nuijan kopautus vaaditaan!
Pääsääntö: aina kopautus




kun tehdään päätös X
kun siirrytään kaavan kohdasta toiseen X
(keskustelun saa avata ilman kopautusta)
kun päätetään esityslistan kohta X
”Hyväksyttäneen? Hyväksytty!” X
Enemmistöt

1. Yksinkertainen enemmistö


2. Suhteellinen enemmistö


= Ehdotus saa taakseen yli puolet annetuista
äänistä.
= Ehdotus saa taakseen suhteellisesti eniten ääniä
verrattuna muihin ehdotuksiin.
3. Määräenemmistö

=Voittava ehdotus saa tietyn suuruisen
enemmistön (esim. ¾).

HUOM! Samoin määritellään vähemmistöt!
Äänestysjärjestykset


A Kollegiaalinen äj.
B Parlamentaariset äj:t



1. Lyhyt
2. Yksityiskohtainen
3. Ryhmittäinen
A Kollegiaalinen äj.
A=2
 B = 1
 C = 3
 D = 2
N = 8; voittaja C, kuit. Ei-C = 5
Perusperiaate: kaikista ehdotuksista
äänestetään yhtä aikaa.

B Parlamentaariset äj:t





Perusperiaate: Aina kaksi ehdotusta
asetetaan vastakkain.
A–B
Ed. v. – C
Ed.v. – D
Viimeisessä äänestyksessä voittanut
tulee kokouksen päätökseksi.
Lyhyt äj.

Miten niin lyhyt?

Äänestys voi katketa heti lykkäämiseen (,
jos L eli lykkäysehdotus on tehty) tai
seuraavassa vaiheessa hylkäämiseen (, jos
H tehty).
Yksityiskohtainen äj.




Miten niin?
Miksi suositellaan?
Hylkäyksestä äänestetään viimeiseksi.
On nimensä mukaisesti
parlamentaarinen
yksityiskohtaisuudessaan.
4. Muut asiat





Vähämerkityksiset
Sellaiset, jotka syntyvät kokouksen kuluessa
Ilmoitusasioista siirretyt
Jos on epäilystä, voidaanko asiasta päättää,
kannattaa siirtää asia seuraavan kokouksen
esityslistalle.
Huom. myös yhdistyslain 23. ja 24. §.
5. Kokouksen lopputoimet



Kokouksen päättäminen
Rituaalit tms.
Muista myös small-talk ennen
kokouksen päättämistä (kiitokset
vastuullisille, osanottajille, sidosryhmille
jne.)!
Tekemällä oppii! Mukaan vain!
Learning by doing.