Transcript Kokoustekniikkaa

KOKOUSTEKNIIKKAA
Yhdistyksen ja sen hallituksen kokouksen
sääntöjä ja menettelytapoja
Lähteet
Risto Riitesuo: Yhdistyksen kokousmenettely ja
Risto Riitesuo: Yhdistyksen hallituksen kokousmenettely
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
1
Kokoustekniikalla tarkoitetaan
• kokouksen vuorovaikutusta ja päätöksentekoa
suhteellisen mekanistisesti sääteleviä
• menettelytapoja ja,
• sääntöjä
• tarkoituksena on taata
• kokouksen nopea ja joustava, ydinasioihin
pitäytyvä eteneminen ja
• osanottajille tasapuoliset osallistumis- ja
vaikuttamismahdollisuudet
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
2
Kokouksista
• Kokous on joukolle ihmisiä järjestetty tilaisuus osallistua
keskustelemaan, päättämään asioista tai kuulemaan
esityksiä tms
• Hallitusmuodon 10 §:n kokoontumisvapaus – lailla
säädelty oikeus
• Yleinen kokous – kokoukseen pääsy ns ”jokamiehellä”,
viranomaisten valvoma – ilmoitusvelvollisuus
• Yksityinen kokous – läsnäolo-oikeus vain
henkilökohtaisesti kutsutuilla tai kutsussa selvästi
rajatuilla henkilöillä – yleensä yhdistykset
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
3
Kokoustekniikkaa säätelevät
• YhdL:ssa ei ole säännöksiä menettelystä hallituksen
päätöksenteossa tai sen sisäisessä toiminnassa (pl
esteellisyysasia).
• Hallituksella on siis vapaammat kädet menettelymuotojen
valinnassa kuin yhdistyksen kokouksella.
• Ellei kokouskäytännöstä ole yhdistyksen säännöissä määräyksiä,
noudatetaan
o hallituksen itse kokousmenettelystään tekemiä päätöksiä
o yhdistyksen omaa vakiintunutta käytäntöä tai/ja
o vakiintunutta järjestökäytäntöä
• Yhdistyksen kokous ei voi määrätä hallituksen kokouskäytännöstä
työjärjestykselläkään tai vastaavilla, koska siitä ei ole valtuutusta
säännöissä.
• Hallitus voi itse päättää työjärjestyksestään eli sisäisestä
menettelystään siltä osin kuin laissa tai säännöissä ei ole siitä
määräyksiä. Lain ja sääntöjen tulkintaoikeus (päätösoikeus) on aina
kuitenkin puheenjohtajalla, joka viimekädessä vastaa kokousten
lain- ja sääntöjen mukaisuudesta.
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
4
Kokouksen valmistelu 1
• Kokouspaikan varaaminen – ajankohta, osallistujien lukumäärä ja
osallistumismahdollisuus, tarjoilu yms
• Kokouspaikan järjestäminen ja –tarpeiston varaaminen
– opastus,
– istuimet,
– puheenjohtajan ja sihteerin pöytä,
– nuija,
– muistiinpanovälineet,
– esityslistat,
– äänestysliput ja uurnat,
– av-välineet yms
– kokousasiakirjat, säännöt, jäsenluettelot yms
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
5
Kokouskutsu
• Kutsuja yhdistyksessä hallitus – hallituksessa puheenjohtaja
• YhdL:n ja Sääntöjen määräykset – kutsumistapa (mediat/kirje),
ajankohta, kutsussa mainittavat käsiteltävät asiat
• Kokouskutsun sisältö – Yhdistyksen nimi, mikä kokous,
kokouspaikka, kokousaika, kutsussa mainitut asiat, kutsun
antamisaika ja –paikka, koollekutsuja (tekninen toimija sihteeri)
• Hallituksen kokouskutsut hallituksen itse päättämällä tavoin
• Yhdistyksen kokouskutsua säätelee yhdistyslaki
– Kutsussa mainittavat asiat (YhdL 23-24 §) mm
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
sääntömuutos
kiinteistön luovutus tai kiinnitys
huomattavan omaisuuden luovutus
äänestys- ja vaalijärjestys
hallituksen tai sen jäsenen valinta tai erottaminen
jäsenen erottaminen
tilintarkastajan valinta tai erottaminen
tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen
yhdistyksen purkaminen
muut yo verrattavat merkittävät asiat
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
6
Kokouskutsu
• Kadettitoverikunnan säännöt 7 §:
– ”Asiat, jotka halutaan kevät- tai syyskokouksessa käsiteltäväksi,
on jäsenen ilmoitettava hallitukselle kirjallisesti kevätkokousta
varten joulukuun ja syyskokousta varten kesäkuun loppuun
mennessä. Kokouksessa voidaan ottaa käsiteltäväksi muukin
asia, mikäli näissä säännöissä ei muuta mainita ja kokous siihen
kolme neljäsosan (3/4) äänten enemmistöllä suostuu.”
• Säännöt mahdollistavat lakisääteisten ja sääntöjen määräämän
asialistan laajentamisen
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
7
Kokouksen toimihenkilöt ja tehtävänsä
• Puheenjohtaja – yhdistyksen valitsema tai kokouksen valitsema
–
–
–
–
–
kokouksen järjestyksen pito
kokousmenettelyn ja päätösten lainmukaisuuden valvonta
hyvien kokoustapojen noudattaminen
puheenjohtaminen ja –rajoittaminen
vastaa pöytäkirjan laatimisesta - allekirjoittaa
• Sihteeri – puheenjohtajan kutsuma (oikeus valita?) kokouksen
hyväksyessä tai kokouksen valitsema
–
–
–
–
puheenjohtajan tekninen avustaja
suurissa kokouksissa voi olla kaksi tai useampi sihteeri
laatii pöytäkirjan
voi olla ns ammattisihteeri esim yhdistyksen sihteeri
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
8
Kokouksen toimihenkilöt ja tehtävänsä
• Pöytäkirjan tarkastajat – yleensä yhdistyksen kokouksissa
– hallituksen kokouspöytäkirja tarkastetaan yleensä seuraavassa
kokouksessa kokousten ollessa toistuvia ja säännöllisiä
– pöytäkirja on kokouksen puheenjohtaja allekirjoitettava ja kokouksen
sitä varten valitseman vähintään kahden henkilön tarkistettava tai
kokouksen itsensä hyväksyttävä
– oltava läsnä koko kokouksen ajan
– varmistavat, että pöytäkirjan kirjaukset vastaavat kokouksen kulkua ja
tehtyjä päätöksiä
• Ääntenlaskijat – yleensä kaksi
– pienessä kokouksessa voi toimia itse puheenjohtaja sihteerin
avustamana
– esteellisyydet yleisten esteellisyyssäännösten mukaan – tulkinta
puheenjohtajan oikeus
– mieluiten eri henkilöt kuin pöytäkirjan tarkastajat, jotta kokousta eri
tarvitse ääntenlaskennan ajaksi keskeyttää
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
9
ESITYSLISTA
Kokouksen avaus – koollekutsuja (puhjoht tai hallituksen puhjoht)
1.
–
2.
nuijan kopautukset x 3, huomion herättäminen
Kokouksen järjestäytyminen
–
–
–
3.
4.
5.
puheenjohtajan valinta
sihteerin valinta tai kutsuminen
puheenjohtajan työjärjestyspuheenvuoro, puheenvuorojen pyytäminen ja
käyttäminen, vaadittava enemmistö jne
Pöytäkirjan tarkastajien vaali
Ääntenlaskijoiden vaali
Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
–
–
6.
lain ja sääntöjen määräysten mukaisuus, kutsumisaika ja – tapa kutsussa mainitut
asiat
läsnäolijoiden toteaminen – lukumääräisyysvaatimus hallituksessa
Kokouksen esityslistan hyväksyminen
–
–
usein käytetään virheellisesti nimitystä työjärjestys, jolla tarkoitetaan kokouksen
menettelytapaohjeita
mieluiten jaetaan aina kirjallisena, jos mahdollista
7. – n. Käsiteltävät asiat
n+1. Muut asiat
n+2. Kokouksen päättäminen
–
nuijan kopautukset x 2, signaali päättymisestä
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
10
ASIAN KÄSITTELY
Asiakohdan avaus – nuijan kopautus, kopautuksen merkitys
Asian esittely
1.
2.
•
•
3.
puheenjohtaja tai sihteeri tai nimetty toimihenkilö (usein asian
valmistelija)
esittelyssä myös aina päätösehdotus, jos sellainen on etukäteen
laadittu (yleensä hallituksen tai yhdistyksen puheenjohtajan ehdotus)
Keskustelu
–
–
–
–
–
4.
keskustelun avaaminen - nuija
puheenvuorojen jakaminen – työjärjestyspuheenvuorot ensin
puheenvuorojen pysyttävä käsiteltävässä asiassa
päätös- tai muutosehdotusten kirjaaminen ja välitön tarkistaminen
keskustelun päättäminen – nuija
Ehdotusten tarkistaminen ja nimeäminen tarvitessa (esim tekijän
nimi
–
–
–
–
todettava kannatus – ei henkilövaalissa
yhdistäminen
karsiminen
todettava pääehdotus
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
11
ASIAN KÄSITTELY
5.
Äänestystavasta päättäminen
–
–
–
–
säännöt 8 § Hallitus: ” Äänestys tapahtuu avoimesti, ellei joku
hallituksen jäsenistä vaadi suljettua äänestystä. Asiat ratkaistaan
yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan
ratkaisee suljetussa äänestyksessä arpa ja muutoin puheenjohtajan
ääni ”
säännöt 7 § Yhdistyksen kokous: ” Asiat ratkaistaan kokouksissa
yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, mikäli näissä säännöissä ei
muuta mainita. Asiat ratkaistaan ja vaalit toimitetaan avoimella
äänestyksellä, paitsi milloin vähintään yksi neljäsosa (1/4) saapuvilla
olevista jäsenistä vaatii suljettua äänestystä. Äänten mennessä tasan
ratkaisee suljetussa äänestyksessä ja kaikissa vaaleissa arpa,
muutoin puheenjohtajan ääni.”
puheenjohtaja ehdotuksentekijä - hyväksyttäneen - hyväksytty
ensin ratkaistava avoin – suljettu
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
12
ASIAN KÄSITTELY
5.
Äänestystavasta päättäminen
Äänestystavat:
•
Koeäänestys
–
–
–
–
•
äänet arvioidaan, ei lasketa
pyrkimys jouduttaa kokousta
voidaan todeta päätös, jos sen kaikki hyväksyvät – yksikin riittää
estämään
hallituksessa yleensä ei suositeltava – pieni lkm, jäsenen vastuu
yms
Avoimet – aina, ellei säännöissä määräyksiä
(määrävähemmistö)
–
–
–
•
nimenhuuto äänestys – (jaa/ei) – pieni kokous – äänestysluettelo
kädennostoäänestys
lippuäänestys, jos paljastaa äänen antajan
Suljettu – salainen
–
–
äänestyslipuin
ei paljasta äänestäjää
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
13
ASIAN KÄSITTELY
6.
Äänestysjärjestyksestä päättäminen
–
–
–
–
–
–
–
–
puheenjohtaja ehdotuksentekijä, hyväksyttäneen – hyväksytty
Mikäli on tehty asiasta päättämisen lykkäysehdotus, on ensin
äänestettävä lykätäänkö vai ei.
Ellei lykätä asian päättämistä jatketaan äänestystä.
Jos asiassa on lisäksi tehty pääehdotuksen hylkäävä ehdotus
(=tarkoittaa, että asiassa ei tehdä päätöstä lainkaan) lopuksi
päätetään hylätäänkö vai ei – ero lyhyessä ja pitkässä
äänestysjärjestyksessä.
yksinkertainen enemmistö – suhteellinen enemmistö – ehdoton
enemmistö – määräenemmistö
määräenemmistöä vaaditaan erikseen säännöissä tai laissa
mainituissa asioissa esim sääntömuutokset
ehdotonta enemmistöä vaaditaan, ellei säännöissä ole toisin
sanottu, kaikissa muissa asioissa – ja aina puheenjohtajan ja
varapuheenjohtajan vaalissa
JOS PÄÄTÖS SAA TAAKSEEN EHDOTTOMAN ENEMMISTÖN, ON
SE AINA RIIDATON, ELLEI MÄÄRÄENEMMISTÖÄ VAADITA
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
14
ASIAN KÄSITTELY
6.
•
Äänestysjärjestyksestä päättäminen
äänestysjärjestykset:
–
kollegiaalinen – pääehdotus vastaan kaikki muut ehdotukset
•
päätös selvä, jos pääehdotus saa > 50 % äänistä
•
koeäänestyksessä hyödyllinen
•
pienilukuisessa hallituksessa sopimaton, jos kannatettuja
ehdotuksia useita
–
parlamentaarinen – lyhyt tai pitkä äänestysjärjestys
–
lyhyessä
1. Lykätään – Päätetään nyt
2. Pääehdotus – Hylkäävä
3. Pääehdotus – muut ehdotukset
4. Pääehdotus – etäisin ehdotus
5. Pääehdotus – toiseksi etäisin ehdotus jne
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
15
ASIAN KÄSITTELY
6.
7.
•
•
•
•
Äänestysjärjestyksestä päättäminen
–
pitkässä
1. Lykätään – Päätetään nyt
2. Pääehdotuksesta eniten poikkeava – toiseksi eniten
poikkeava
3. Edellisen voittanut - seuraavaksi etäisin
4. jne –
5. Edellisessä voittanut – Pääehdotus
6. Edellisessä voittanut – Hylkäävä ehdotus
Äänestysmenettelyn selostaminen – puheenjohtajan
työjärjestyspuheenvuoro
miten äänestys toimitetaan sääntöjen yms mukaan
päätösvaihtoehdot ja niiden nimeäminen, joista äänestetään
äänestystapa
ohjeet, mitä äänestyslippuun saa kirjoittaa
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
16
ASIAN KÄSITTELY
Äänestystoimitus – muu kokous keskeytyy toimituksen ajaksi
7.
–
8.
Äänestys julistettava päättyneeksi, kun kaikki äänestäneet
Äänten laskenta
–
eriteltävä ja kirjattava, äänioikeutettujen kokonaismäärä, annettu
kokonaisäänimäärä, kullekin vaihtoehdolle annettu äänimäärä, tyhjien
äänien määrä, hylättyjen äänien määrä
äänen hylkääminen, jos
–
•
•
ei äänioikeutta
lippuäänestyksessä, jos
–
–
–
–
käytetty muuta kuin käskettyä äänestyslippua
merkinnät eivät ole äänestysohjeen mukaisia, jos enemmän merkintöjä kuin
ohjeessa annettu
äänestäjän kannasta ei saa yksiselitteisesti selvää
asiattomia merkintöjä tai suljetussa lippua ei ole taitettu
Äänestystuloksen – päätöksen ilmoittaminen
–
eriävän mielipiteen ilmoittaminen - työjärjestyspuheenvuoro
10. Asian käsittelyn päättäminen – nuija
–
Asian käsittelyn päätyttyä siihen ei voida palata ilman kokouksen
erillistä päätöstä – pl työjärjestyspuheenvuoro.
9.
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
17
TYÖJÄRJESTYSPUHEENVUOROSTA
•
Keskustelua koskeva ehdotus
–
–
–
•
keskustelun rajoittaminen
käsittelytavan muuttaminen
käsittelyjärjestyksen muuttaminen
Kokousta koskeva ehdotus
–
–
–
•
tauko
asian käsittelyn siirto
kokouksen järjestys
Puheenjohtajan menettelytapoja koskevat
–
–
–
•
äänestys/vaalitapa – selostus
äänestys/vaalijärjestys – sääntöjen kertaus
muu menettelyohje tai ohje kokouksen työjärjestykseksi
Huom!
–
–
–
ei koskaan keskeytä menossa olevaa puheenvuoroa, pl pjoht
lykkäys (jos kannatetaan) käsiteltävä heti
keskustelun päätyttyä ainoa vaihtoehto käyttää puheenvuoro, mutta
ei saa koskea enää käsiteltävän asian sisältöä
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
18
REPLIIKKIPUHEENVUOROSTA
•
•
•
•
Kohdennetaan asian esittelijälle tai edelliselle puhujalle
tarkennukseksi
Henkilölle, jonka puheenvuoroa on tulkittu väärin
Asian esittelijälle vastauspuheenvuorona kysymykseen tai
väittämään
Yhdistyksen toimihenkilölle asian selventämistä ja tarkentamista
varten
Aina lyhyt ja poikkeaa tavallisesta puheenvuorosta
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
19
KOKOUKSEN SAA EPÄONNISTUMAAN
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Esittämällä aina ensin oma mielipiteensä ja ajattelemalla ääneen
pitkittäen sanomaansa
Osoittamalla jonkun mielipide vääräksi ja typeräksi sekä
nolaamalla toinen henkilö heti alussa
Toistamalla jokainen esitetty mielipide ja kommentoimalla jokaista
puheenvuoroa
Keskeyttämällä puhuja ja kertomalla oma käsityksensä
Väittelemällä jonkun osanottajan kanssa
Antamalla saman henkilön aina ensin esittää mielipiteensä ja
tyytymällä siihen
Jättämällä puheenvuorotta ne, jotka sitä harvoin pyytävät
Estämällä jonkin ryhmän arvostelemasta mielipidettäsi tai
”arvohenkilön” mielipidettä
Jättämällä täysin suunnittelematta kokouksen ajankäytön ja
antamalla kaikkien puhua mistä kukin haluaa.
UPSEERILIITTO ry
www.upseeriliitto.fi
20