Transcript Fastighetsföretagande lekt 3 dec 4 2012

Fastighetsföretagande i offentlig sektor
Strategiska frågor och
den samlade kunskapen
Kap 10
Modeller för att organisera ägda fastigheter
Aktörer/organisatoriska enheter
Central ledning
(politiker/verkställande
ledn. dpt, gen dir, stadsdir)
Verksamhet
(Mynd/förvaltn
univ,försvarmakt, skolförv)
Fastigheter
(bolag/förvaltning
Kommun stat)
Modeller för att organisera ägda fastigheter
Tre huvudmodeller för hur fastighetsförvaltning traditionellt
organiseras inom offentlig sektor:
1. Verksamheterna har ägarrollen (även om de inte formellt äger) och
förvaltar fastigheterna som en del i sin löpande verksamhet.
2. Ansvaret för fastigheterna finns hos en särskild enhet direkt under den
centrala ledningen och finansieras med anslag från ledningen. Brukarna
betalar inget för lokalerna.
3. En intern marknad för lokaler och lokaltjänster.
Modell 1: Lokalerna förvaltas som en
integrerad del av verksamheten
Argument för
•
Fastigheterna kan lätt
anpassas till
verksamhetens behov
•
Verksamhetsanslaget som
ska täcka
lokalkostnaderna, ger
ekonomiska incitament för
att hushålla med lokaler.
•
Korta beslutsvägar i
fastighetsfrågor (behovseffektuerande)
Argument mot
•
Sannolikheten för en
professionell och effektiv
fastighetsorganisation minskar Fastighetsfrågorna ges relativt
låg prioritet. (ingen
kärnverksamhet)
•
Utspridda och små
fastighetsenheter (låg
kompetens).
•
Stor risk för suboptimeringar
(kortsiktigt och taktiskt agerande
exvis spara på underhåll)
•
Fastighetsförvaltningen tenderar
att få för korta tidsperspektiv.
Modell 2: Lokalerna förvaltas som en särskild
anslagsfinansierad fastighetsenhet
Argument för
•
•
Professionell fastighetsorganisation för byggande o
förvaltning
Långsiktigt perspektiv –
koncernnytta genom
samordning.
Argument mot
•
Svaga ekonomiska incitament
för att hushålla med lokaler.
•
Enheter kräver större och bättre
lokaler. (kostar inget)
•
Svårförhandlade
lokalbehovsframställanden.
(vilka är behoven eg ?)
•
Modellen svår att förena med ett
decentraliserat rambudgetsystem (prioritering mellan
resurser.)
Modell 3: Den interna marknad för lokaler
(vanligast förekommande)
Argument för
•
Det skapas en professionell
fastighetsorganisation med
koncernperspektiv
•
Verksamhetsanslaget som
ska täcka avtalsenliga
lokalkostnader, detta ger
ekonomiska incitament att
hushålla med lokaler.
•
Lokalanpassning möjlig
genom avtal om lokalfunktion
och lokalkvalitet
Argument mot
•
Risk för ojämbördiga
förhållanden i förhandlingar om
lokalförsörjnings- och
hyresfrågor
•
Viss risk för att dubbla
kompetenser byggs upp
•
Risk för att
lokalsamordningsmissar uppstår
mellan verksamheter
•
Incitamentsparadoxer - ”spar
mer så får ni mindre pengar”
Modell 3: Intern marknad för lokaler
Rollfördelning mellan centrala ledningen, fastighet och verksamhet:
Centrala ledningen
• Fastställer mål och anslag för de olika verksamheterna.
• Ger direktiv till fastighetsenheten och förser enheten med kapital.
• Tar större långsiktiga strategiska fastighetsbeslut.
Fastighetsenheten
• Hyreskontrakt med verksamheten, finansieras via hyresintäkter.
• Levererar rimlig avkastning på eget kapital till centrala ledningen.
• Förvaltar fastighetsbeståndet utifrån direktiv från den centrala
ledningen och utifrån vad som sägs i kontrakten med verksamheterna.
Verksamheterna
• Hyreskontrakt med fastighetsenheten, hyra med anslagna medel.
Kap 11
Intern hyresmarknad
Hyresvärd / Hyresgäst
Intern hyresmarknad och
Internhyressystem
Internhyra är det när:
• Fastighetsansvarig och verksamhetsansvarig ytterst har
samma huvudman och inte är juridiskt bindande
Syftet med internhyran är att:
• Ge information till verksamheter och beslutsfattare om vad
lokaler kostar –hur stor del av verksamhetskostnaderna som
utgörs av lokaler
• Genom att avspegla kostnaderna som drabbar
verksamheterna, påverka dessa för ett bättre hushållande
med lokaler –skapa incitament !
Internmarknad/Internhyra/internpris
• Fördelar
• Medvetandegör lokalanvändarna om
lokalkostnaden
• Styrningseffekt
• Lokaler som inte behövs lämnas
• Underlag för prisjämförelser
• Intresset för lokalresursplanering ökar
• Optimerar kommunnyttan
Internmarknad/Internhyra/internpris
• Nackdelar
• Inga riktiga pengar
• Hyran motsvarar inte ”värdet” av lokalen
• Kan bli komplicerat –gränsdragningsproblematik
• Brist på flexibla lösningar
• Monopolsituation -central fastighetsenhet
• Kräver administrativa resurser
Internhyressystem och hur bestäms
internhyran
Två grundläggande system
Kostnadsbaserad hyra
• Hyran avspeglas av de kostnader som
respektive objekt har
Marknadsbaserad hyra
• Hyran efterliknas marknadens prissättning
Internhyressystem och möjligheter att välja
lokaler
Staten
• Enskilda myndigheter har ett eget lokalförsörjningsansvar,
• Kan fritt välja vilka lokaler de ska hyra för sin verksamhet*.
• Ingen formell samordningsskyldighet med andra myndigheter
• Standardiserade lokalhyresavtal (lika privat sektor)
* En myndighet behöver tillstånd för en förhyrning om denna är så ekonomiskt betungande att den inte ryms inom
den aktuella budgeten och om den aktuella kontraktslängden är mer än ett visst antal år.
Kommuner o landsting
•
•
•
Den enskilda verksamheten har i regel mycket begränsade möjligheter
att självständigt hyra in nya lokaler.
Ledningen rädd för att få dubbla lokalkostnader och att verksamheterna
saknar rätt kompetens.
Alla önskemål rörande lokaler kanaliseras genom Fastighetsenheten
(professionell monopolsituation) och i lokalresursplaneringen.
Centraliserade beslut om förhyrning och lokalanvändning skapar möjlighet
till samordning.
Internhyressystem och möjlighet att lämna
lokaler
Staten
• Kontraktet reglerar hyresgästens möjligheter att lämna
lokaler.
Kommuner/Landsting
• Verksamhetens chanser att lämna lokaler med kort
varsel ganska stora.
• Ekonomisk kompensation för att lämna vanligt för
nya/renoverade lokaler.
Internhyressystem och verksamhetsansvar vid
upprustning
• Om en verksamhet vill ha en bättre lokal så ska den betala
en högre hyra för lokalen efter förbättringen.
• Mellanform – verksamheten betalar högre hyra under
ett begränsat antal år, verksamhetens ansvar för
merkostnaderna begränsas i tiden –ej lida för tidigare
misstag.
• Solidariskt ansvar – huvuddelen för kostnader för
upprustning bärs solidariskt, enbart mindre hyreshöjning
exempelvis för en skola som genomgått en upprustning.
Not:
Om kostnader för långsiktiga investeringar i byggnaden helt får slå
igenom i internhyran utan kompensation kan det uppstå en situation
där ingen vill hyra de nya lokalerna.
Ex på internhyressystem och incitament
för besparing
Staten är den del av offentliga sektorn som i
huvudsak förlitar sig på ekonomiska styrmedel
när det gäller lokalutnyttjande.
Resultat:
• Lokalytorna per anställd tycks fortfarande vara
betydligt högre i statlig sektor än i privat sektor
för motsvarande verksamheter. – ratcheteffekt?
Umeå kommun Internhyresavtal
reglerar:
• Hyresvärd-hyresgäst ansvar (gränsdragningslista)
• Bashyra och tillägg (grundhyra + anpassningar +
förhyrninigar)
• Förhyrd yta BTA (bruttoarea)
• Kontraktstid ( tillsv alt kopplas till externt kontrakt)
• Uppsägning ( 6 mån alt 10 år för anpassningsinv)
• Användning ( exvis skolverksamhet, kontor)
• Allmänna hyresvillkor kopplade till
överordnatlokalstyrdirektiv
Umeå kommuns princip för
prissättning av lokaler
• Lokaler som ägs av kommunen och som upplåts till
kommunens verksamheter ska ha det pris som motsvarar
dess kostnad. Prissättningen ska vara självkostnadsbaserad men med schablon när det gäller prissättning av
underhåll.
• För förhyrda lokaler sätts priset utifrån den externa
kostnaden (hyra), samt tillägg för Fastighets kostnader för
administration och eventuell fastighetsservice, el, värme
och vatten.
• För uthyrda lokaler till privat marknad tillämpas
marknadshyror
Umeå kommuns mål med
internpriset
• Ska visa de verkliga kostnaderna för lokalerna.
• Ska stå i relation till verksamheternas lokalanvändning och gjorda
verksamhetsanpassningar.
• Ska vara så utformat att lokalkostnaderna kan särskiljas och
kalkyleras in i verksamhetens budget för prissättning av sina tjänster.
• Ska skapa incitament och underlätta för verksamheterna att väga
kostnaderna för lokalerna mot nyttan för verksamheten.
• Ska sättas så att Fastighet kan sköta fastigheterna på ett
resursmässigt optimalt sätt över tiden.
• Ska sättas så att den utmanar till ständiga förbättringar och hög
effektivitet i fastighetsförvaltningen.
• Ska vara lättadministrerat, tillförlitligt, begripligt och lätt att
kommunicera.
Internhyra och incitament slutsats
Internhyran i sig skapar inte tillräckliga incitament avseende
minskade lokalkostnader och lokalanvändning utan ska ses som
ett komplement till en rad andra insatser
• En god lokalförsörjningsplanering
• Nödvändiga och relevanta nyckeltal för styrning
• Tydliga och kommunicerade styrdirektiv och mål för
lokalförsörjning och lokalanvändning
• Verksamheternas delaktighet och insikt i fastighets och
lokalfrågor
Kapitel 12
Att förändra fastighetsbeståndet:
nyproduktion och underhållsplanering
Fastighetsbeståndet förändras – förslitning, funktioner föråldras.
•
Motverkas genom;
Fastighetsinvesteringar
Förebyggand
e underhåll
Nyinvestering
Lönsamhetsinvestering
Planerat
underhåll
Tilläggsinvestering
Reinvestering
Avhjälpande
underhåll
Reparationer
Verksamhetsinvestering
Investeringar
Långtidsplanerat
underhåll
Felavhjälpande
underhåll
Underhåll
Investeringar och underhåll definitioner AFF
standard
Gränsdragning mellan investeringar och underhåll får
ekonomiska konsekvenser och styrs av skattelagstiftning och
redovisningsregler
En investering är en åtgärd som höjer standarden i relation till
den ursprungliga standarden för objektet, utrustningen,
inredningen
–
–
Aktiveras och påförs balansräkningen som en tillgång
Kostnadsförs som avskrivningar
Underhåll är sådan åtgärd som syftar till att återställa funktionen
hos ett förvaltningsobjekt, inredning eller utrustning
–
Åtgärden bokförs som en årskostnad som i sin helhet påverkar årets
resultat och skatt.
Investering Nyproduktion – byggprocessen
Kostnadskurva
Beslutad
Beslut
Lokalförsörjningspla
n
Ide/utrednings
skede
•Behovs-underlag
•Mål och visioner
•Tekniska
bedömningar
•Alternativ-studier
•Översiktskalkyler (prodhyra)
Beslut
Lokalprogram
•Lokaltyper
•Lokalfunktioner
•Förfinade
kalkyler
Förslagshandling
Verksamhetsmedverkan
Beslut
Projektering
•Byggherreanvi
sningar
•Gestaltning
•Konstruktion
•Teknik
•LCC kalkyler
Arkitekter och
ingenjörer
Upphandlin
g och
genomförande
•Upphandlings
underlag
•Anbudsförfrågan
•Offert
•Utvärdering
•Val av
entreprenör
•Beställning
/kontrakt
Fastighetsorg / byggherre
Besiktning
uppföljning
•Besiktning
•Godkännande
•Erfarenhetsåterföring
(byggherre
verksamhet,
entreprenör ev
konsult)
•Upplåtelse för
verksamheten
Underhållsplanering –
klassificeringar och riktlinjer
Varför underhåll ??
• Bevara funktionalitet
• Bevara kapitalet / värdet
Underhållsproblematik UK
resurser
•
Planerat underhåll
Avhjälpande
underhåll
15 mkr
30 mkr
Diagrammet bygger på oförändrad budgetram (ca 37 kr/m2) samt ett behov av c:a 75
kr/m2 över perioden kompenserat för anpassningsinvesteringar. 2004-2013 samt att
lokalytorna är lika som vid 2002 års utgång (767 340 m2).
LPU 2001 - 2013
behov kr/m2 BTA
anslag kr/m2 BTA
ack behov
450,0
400,0
300,0
350 mkr
250,0
200,0
150,0
100,0
50,0
0,0
20
01
20
02
20
03
20
04
20
05
20
06
20
07
20
08
20
09
20
10
20
11
20
12
20
13
Kr/m2 BTA
350,0
År
Tabellen avser att i en kommunjämförelse ge en ungefärligt uppfattning om vad
andra kommuners satsar på Långtidsplanerat underhåll ( LPU ) för sina
verksamhetslokaler. Källa Kommunförbundets fastighetsnyckeltal 1999
Kom m uner
1,15
Area
BTA
Verksam
hetslokaler
m2
LPU
(kr/kvm )
Större städer
Sö dertälje 1)
No rrkö ping
Kalmar
Helsingbo rg
B o rås 1)
Örebro
Västerås
Sundsvall
Umeå
337933
357376
212063
440936
380333
534171
226663
526992
583269
40
64
72
93
35
50
62
88
36
1) B o rås o ch Sö dertälje redo visar i sto rt mer än dubbelt så hö gt A U
( A vhjälpande underhåll ) so m Umeå fö r Sko lo r ,Ä ldrebo ende, B arno mso rg, o ch
fö rvaltningslo kaler
Problembilder med förebyggande underhåll kontra
felavhjälpande (akut) underhåll – avvägningar
Problem med systematiskt förebyggande underhåll
•
Risk att man gör insatser i fastigheter som det snart visar sig att
man inte behöver mer.
•
Risk att det uppstår nya problem när man går in och ”petar” i
befintliga system.
Problemet med att vänta (AKUT!!!)
• Systemet havererar kostnaderna för snabba och oplanerade
åtgärder kan vara stora.
I slutändan blir det en fråga om avvägning mellan kostnader och risker.
Exempel på metodik för underhållsplanering –
klassificeringar och riktlinjer
1.
Klassificera beståndet i mer eller mindre strategiska delar
– Långsiktiga kärnfastigheter
– Fastigheter där den framtida användningen är mycket osäker
– Övriga fastigheter: en ”mellangrupp”
2.
Klassificera byggnadsdelar i olika grupper
– Skalskydd
– Säkerhetsaspekter
– Aspekter som är helt nödvändiga för att verksamheten ska fungera
– Inre ytskikt
3.
Kärnfastig- Mellangrupp Objekt vars
Allmänna riktlinjer
heter
framtid roll
– Kombinera klassificering av byggnaderna
och uppdelning i komponenter
osäker
med allmänna riktlinjer, lämpligtvis i en matris.
Komponent 1
Komponent 2
Detaljeringsgrad och uppdatering
Underhållsplan
• Dokument som anger vilka underhållsinsatser som ska göras under
ett antal kommande år.
•
Central fråga – hur detaljerad ska underhållsplanen ska vara?
•
Vanligt med schabloner för vad det kostar att åtgärda vissa
lokaltyper eller komponenter.
•
Dynamiskt dokument, kräver kontinuerlig revidering.
•
Uppdaterad på rätt detaljeringsnivå, stor nytta intern och externt.
•
Ifall ej uppdateras – medför stora kostnader då det är dags att göra
en ordentlig genomgång av beståndet.
•
Alternativ – att varje år besikta samtliga fastigheter där underhållsåtgärder planerats in under kommande år, för att se om det är
motiverat med omprioriteringar av åtgärder pga nya omständigheter.
•
Ett planeringsinstrument där förvaltaren kan se det nuvarande
och kommande underhållsbehov – undvika ”underhållsberg”.
Umeå Kommun tillämpning av Underhållsbegreppet
PRIORITERINGSORDNING
•Lag/Förordning
•Klimatskal
•Teknik
•Kosmetik
Miljö och säkerhet
PCB sanering Elsäkerhet
LARM,SKYDD LJUS, LJUD
och övr
EXVIS TAK, FASADER,
FÖNSTER,
DÖRRAR,AVVATT-NING
EXVIS VENTILATION,
ELINSTALLATION,
KÖKSUTRUSTNING, SÖ,
PASSAGE ETC
INVÄNDIGA YTSKIKT
MÅLNING, TAK VÄGGAR
GOLV, INREDNING ETC
(upplevelsebaserat)
Umeå Kommun tillämpning av Underhållsbegreppet
PLANERINGSHORISONT
• Ettåriga UH-planer
• Samplanerade med större
investeringar
• Årliga underhållsbesiktningar – hela
beståndet på c:a 3 år
• Avvikelsebesiktningar
• Integrerade med reinvesteringar för
fastighetsåtgärder
Umeå Kommun tillämpning av Underhållsbegreppet
DEFINITIONER
Definitioner
Allmänt underhåll
•
Med underhåll avses åtgärder som genomförs för att vidmakthålla och
säkerställa en tillgångs funktion och egenskaper så att tillgången kan användas
på ett ändamålsenligt sätt under beräknad nyttjandeperiod.
(Underhåll delas upp i två grupper, Planerat underhåll och Felavhjälpande underhåll.)
•
Planerat underhåll
Planerbara åtgärder som görs i funktionsbevarande syfte och med planerade
tidsintervall på mer än ett år. Åtgärderna görs för att vidmakthålla ett objekts
funktion efter normal förslitning. Planerat underhåll omfattar inte utbyten och
större renoveringar som görs i klimatskärm, installationsutrustning och system
som en helhet.
Planerat underhåll finansieras via internpriset som ett schablonuttag (kr/m2) gemensamt för hela
fastighetsbeståndet och räknas årligen upp med byggkostnadsindex.
•
Felavhjälpande underhåll
Är underhållsåtgärder som utförs akut och som omgående ska återställa
byggnadsdelens eller installationsutrustningens avsedda funktion utan
standardhöjning.
Umeå Kommun tillämpning av Investeringsbegreppet
DEFINITIONER/DIREKTIV
Allmänt om investeringar i kommunen
•
Den kommuninterna definitionen av vad som betraktas som
investering är att den ekonomiska livslängden är minst 3 år och
beloppet är minst ett basbelopp. Investeringen får inte klassificeras
som en anläggningstillgång om värdet understiger ett basbelopp
oavsett bedömd nyttjandeperiod. Inga ej värdehöjande kostnader får
belasta investeringsprojekt.
•
Avskrivningsanvisningar
Umeå kommun tillämpar beräkning av kapitalkostnader enligt nominell
annuitet. Komponentavskrivning infördes 2005 och ska tillämpas på
alla fastighetsanknutna investeringar.
•
Utrangering investeringar på fastigheter
När en fastighet eller en investering på en fastighet inte längre har ett
reellt värde, t.ex. för att den är såld, är skadad efter en brand eller efter
ett utbyte eller ombyggnation, ska den delen utrangeras ur
anläggningsregistret.
Umeå Kommun tillämpning av Investeringsbegreppet
DEFINITIONER/DIREKTIV
Fastighetsinvesteringar (fastighetsbehov)
•
Med reinvestering
Avses utbyte av uttjänta och eller avskrivna byggnadsdelar, system och
systemkomponenter i delar eller i sin helhet. Åtgärderna är värdehöjande och har
karaktären av upprustning, utbyte, ombyggnad av objekt eller vital del därav.
Åtgärderna kan också vara karaktären upprustning som i sig inte är värdehöjande
men förlänger den beräknade livslängden av berörd del av objektet.
Reinvesteringar avser större insatser och inte enskilda komponenter som får
hänföras till underhåll.
•
Med lönsamhetsinvestering
Menas sådan investering som återför större ekonomiskt värde till kommunens
fastigheter än dess sammantagna kostnader inom beräknad avskrivningstid.
Värdet ska nuvärdesrelateras och jämföras med kostnaderna av att göra ingenting.
Prioriteringsordning av lönsamhetsinvesteringar ska göras utifrån pay-back metoden.
Not:
Sänkta kostnader med anledning av investeringen ska överföras och användas för planerat underhåll och för att
täcka drift och kapitalkostnader Finansiering av lönsamhetsinvesteringar sker inom anslagsramen för
”fastighetsinvesteringar”. Kapital- och driftkostnadstäckning sker via avsättningar i driftbudgeten genom
kostnadsreduceringar av media, underhåll personal etc.
Umeå Kommun tillämpning av Investeringsbegreppet
DEFINITIONER
Fastighetsinvesteringar (verksamhetsbehov)
•
Verksamhetsinvesteringar
Med verksamhetsinvestering menas sådan investering som påkallats av
verksamheterna via beslut som tagits i politiska nämnder och styrelser eller
på delegation av berörd förvaltning. Dessa investeringar kan delas in i
strategiska investeringar och anpassningsinvesteringar
•
Strategiska verksamhetsinvesteringar
Är sådana som är av stort värde för kommunen och vitala för att
verksamheten ska kunna utvecklas. Strategiska investeringar är ofta volym
och statusförändrande.
•
Anpassningsinvesteringar (ej planerbara)
Är mindre, löpande och ej långsiktigt planerade åtgärder. Detta är
investeringar som syftar till att anpassa lokaler, bostäder och funktioner för
uppkomna verksamhetsförändringar eller lagenliga krav som är kopplade till
verksamhetsutövningen.
Komponentvisa avskrivningar
Grupp
Byggdel
Avskriv
ningstid
1
Stomme
60
Del av
kostnad
Äldreboende
26
2
Fasader, yttertak,
ledningsnät, VS
Kanalsystem
Fönster ,papptak,
ledningar EL
40
13
30
Entrepartier, vent
aggregat, storkök,
asfaltytor
Styr o regler,
driftlarm,
belysning
Passagekontroll,
inbrottslarm,
övervakningsutr
Ytskikt in o utv
3
4
5
6
6
Del av
kostnad
Gruppboende
28
Del av
kostnad
Skolor
23
Del av
kostnad
Kontor
26
13
12
12
19
16
25
20
20
19
21
18
20
15
14
13
1
14
10
1
1
6
1
10
8
8
6
7
Byggproduktion - genomförande entreprenadformer
Traditionell
utförandeentreprenad
Delad/General
Beställare
Detaljerad
e
handlingar
Konsulter
Entreprenör
Totalentreprenad
Beställare
Programhandling
Entreprenör
Konsulter
Funktionsentreprenad
(OPS)
Beställare
Funktionsbeskrivning
Entreprenör
Konsulter
Partnering
(OPS)
Beställare
Konsulter
Fast
Pris
Löpande
Pris
Incitament
Entre-prenör
”Glidande handlingar”
Öppna böcker -förändras
hela tiden bygget pågår
Egen regi, entreprenad och upphandling
Historik
Offentliga fastighetsorganisationer har alltid köpt tjänster på privat
marknad
–
–
–
Nyproduktion och större ombyggnader
Underhållsentreprenader
Konsulttjänster
•
Före 1980 var köpta fastighetsförvaltningstjänster ovanliga i
offentlig verksamhet
•
I slutet av 80-talet började drift och skötsel läggas ut på privata
företag
•
Under 90-talet blev det vanligare att köpa hela
förvaltningskoncept samt outsourca hela verksamheter
–
Drift och skötsel av byggnader och mark, teknisk planering, hyresadm,
projektledning etc
Fastighetsdrift på entreprenad forts.
Resultat från rapport
Motiv till drift/förvaltningsentreprenad
•
•
•
•
spara pengar – lägre kostnader
öka effektiviteten - konkurrens
förbättra service - större kundfokus
politiska motiv – näringsliv/publikt
(traditionellt höger vänsterskala)
Upphandling av tjänster: några förutsättningar
Generellt lämpar sig entreprenadformen bäst för uppgifter som
är definierbara, förutsägbara, regelbundna och kalkylerbara.
Erfarenheter visar att det för tjänster är särskilt svårt att precisera
vad som ska levereras.
Upphandlingar underlättas av avtalsmallar:
– Avtal För Fastighetsförvaltning (AFF)
–
Branschgemensam standard
–
Ett verktyg som är vägledande för alla större upphandlingar av
fastighetsförvaltning.
Risk finns för att kompetensen kan dräneras om
fastighetsorganisationen gör sig av med all verksamhet i egen regi
utan att ersätta denna med beställarkompetens
Fastighetsdrift på entreprenad roller och ansvar
Kriterier som utmärker en förvaltningsentreprenad:
•
Fastighetsägaren – kvalificerad beställarroll, köper den operativa
förvaltningen (Större eller mindre delar)på entreprenad.
– Avtal För Fastighetsförvaltning (AFF (Branschgemensam standard)
–
•
Förvaltningsentreprenören samordnar, ansvarar för och verkställer
flera olika förvaltningsuppgifter. – egen personal eller övertagande
–
•
Ett verktyg som är vägledande för alla större upphandlingar av
fastighetsförvaltning.
Exvis Teknisk (drift, rep), ekonomisk (hyror, budget) och administrativ förvaltning
(handläggning av kontakter med kunder, myndigheter).
Fastighetsägaren följer upp entreprenaden och ersätter
entreprenören i rörliga och fasta kostnader
Fastighetsdrift på entreprenad forts.
Resultat från rapport (s.108)
Utvecklingen går inte bara i en riktning:
• Flera svenska privata fastighetsföretag har valt att
delvis gå tillbaka till att sköta fastigheterna i egen regi.
Främst för att få bättre kontroll och information om
både fastigheter och kunder.
Att behålla kontrollen över fastighetsinformationen – överordnat
viktigt !!!
Umeå Kommuns strategier för
outsourcing/konkurrensutsättning av
fastighetsverksamhet (uppdrag KF 2010)
Kärnverksamhet
Ägare, byggherre beställare
Kompetensutveckling
Egen regi
Operativ skötsel
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av
fastighetsverksamhet
Tänk efter före
• Bygg upp ett scenario på hur framtiden kan
tänkas bli - hur utvecklingen ter sig lokalt/globalt
• Identifiera strategiska arbetsområden av stor
betydelse (kärnfrågor)
• Se över strategisk kompetens och analysera
behov av scenarisk kompetensutveckling
• Utveckla beställarfrågor och beställarkompetens
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av
fastighetsverksamhet
Scenario Fastighet 2015
• Kommunen en stor aktör på fastighetsmarknaden
• Sannolikt har ägandet (i m2/ kommuninvånare) minskat
• Lokalförsörjning/lokalplanering samt förvaltning och byggfrågor
kommer i huvudsak att skötas i kommunal organisation
• Stora utmaningar kommer att ställas på hållbar förvaltning och
byggande. (energi, Miljö)
• Ökade kunskapskrav på teknik, byggherrekompetens, och
lokalförsörjning
• En utvecklad ägare, beställare -och byggherrekompetens utgör den
professionella stommen
• Organisationen specialiserad och anpassad till uppgifter och
konkurrerande marknadsutbud, stor andel av driftproduktionen är
outsourcad
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av
fastighetsverksamhet
Utveckling Fastighet Förvaltning
Strategiskt viktiga områden i driften kommer att vara:
• Upphandling och kontroll av driftentreprenörer, utveckling av
affärskoncept, och verktyg
• Operativt genomförande av optimering/utveckling energisystem
och andra i fastigheterna miljöpåverkande tekniksystem
• Kvalificerad övervakning och analys av komplexa drifttekniska
systemsamband och utrustning
• Kontroll och utveckling av övervaknings och styrsystem
• Metodutveckling och riskanalyser i driften.
• Utbildning av kunder och lokalbrukare i fastighetsfunktioner
och energianvändning
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av
fastighetsverksamhet
Alternativa förslag till outsourcad produktion:
Mindre strategiska och mindre kunskapskrävande
driftuppgifter för kommunens fastigheter föreslås på
sikt genomföras i huvudsak av externa
driftentreprenörer.( tex markskötsel, tillsyn av
mindre komplexa funktionssamband i byggnader
och anläggningar samt felavhjälpning). Detta kan
ske med olika tidshorisont och får därmed olika
riskprofiler och personella konsekvenser.
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av
fastighetsverksamhet
Förslag till outsourcad produktion:
• Nuvarande driftentreprenad upphör årsskiftet 2009-2010. Ny
upphandling görs med ett tre till femårigt avtal. För två
driftområden (motsvarande c:a 65% av fastighetsytan) läggs
mindre strategiska och kunskapskrävande driftuppgifter
successivt ut på entreprenad. Ett driftområde behålls intakt med
samtliga driftuppgifter och kompetenser. Strategiskt viktiga
uppgifter i outsourcade driftområdena utföres i egen regi.
Konsekvenser:
•
•
•
•
•
Begränsade personella förändringar där naturlig avgång och omstationeringar ger små
effekter på behov av personalomställningar.
Konkurrensen ökar då entreprenadåtagandet blir medelstort, även mindre företag kan
komma ifråga främst sådana som finns ortsrepresenterade.
Förmågan till ev återtagande ökar då ett driftområde är intakt.
Möjligheter till successiv föryngring
Möjligheten till jämförelser vidmakthålls där kvalitets- och prisjämförelser kan göras för
beslut om outsourcing vid senare tillfälle
Umeå Kommuns strategier avseende outsourcing av
fastighetsverksamhet
Fastighetsdriftens utveckling 2009-2015
Fastighetsdrift- köpta tjänster/ egen regi 2009
(FM upphört)
Fastighetsdrift- köpta tjänster/ egen regi 2015
Serviceavtal, Bevakning,
Sotning, Städ
Serviceavtal, Bevakning,
Sotning, Städ
100%
100%
Yttre renhållning (snö,
sandning)
90%
Yttre renhållning (snö,
sandning)
90%
80%
80%
70%
60%
50%
Externt köpta drifttjänster
(markskötsel, driftteknik,
fastighetsskötsel)
Internt köpta drifttjänster
(markskötsel)
70%
Internt köpt
fastighetsskötsel
(skolvaktm)
Fastighetsskötsel i egen
regi
30%
40%
30%
20%
10%
0%
Västra
Södra
Förvaltningsområden
Egen regi ca 50%
Externt köpta drifttjänster
(markskötsel, driftteknik,
fastighetsskötsel)
60%
Internt köpta drifttjänster
(markskötsel)
50%
40%
Internt köpt
fastighetsskötsel
(skolvaktm)
20%
10%
Fastighetsskötsel i egen
regi
0%
Västra
Östra
Driftteknik i egen regi
(strategiska uppgifter)
Södra
Förvaltningsområden
Egen regi ca 33%
Östra
Driftteknik i egen regi
(strategiska uppgifter)
Facility Management
Från traditionell
fastighetsförvaltning till
komplett och värdeskapande stöd
Facility Management
*IFMA sammanfattar FM med:
• Att få fastigheter, byggnader, lokaler, utrustning och
tjänster att maximalt stödja kärnverksamhet med hjälp av
disciplinerna arkitektur, ekonomi, ingenjörs- och
beteendevetenskap.
• Att samordna samtliga stödfunktioner för ökad total
effektivitet.
• Att koordinera den fysiska arbetsplatsen med
människans arbete och organisationens produktiva
processer.
• Att samordna, styra, leda och producera supporttjänster.
* International Facility Management Association
Facility Management
Vad kan ingå i ett FM-koncept och vad är drivkrafterna?
Motiv för att gå i riktning mot ett FM-koncept:
1.
2.
3.
4.
5.
Syftet är att skapa koncernnytta
Kostnadseffektiviseringar
Kvalitetsökningar
Förbättrad styrning och uppföljning
Ökad flexibilitet
Organisationsmodeller (s.113-114)
Nedan följer fyra olika modeller med olika för- och nackdelar.
1. En helt intern FM-lösning (allt i egen regi)
2. Egen regi och externa entreprenörer blandas (dagens verklighet)
3. En extrem entreprenadvariant (få beställare allt på entreprenad)
4. En kompromiss mellan ett antal ytterligheter
Gemensamt drag är att det ur kärnverksamhetens perspektiv
enbart ska finnas en ”kontaktpunkt” – en helpdesk.
Viktiga faktorer att tänka på
•
Mycket talar för att en FM – enhet i större
utsträckning bör ha personal som är kompetent på
kärnverksamheten/kundverksamhet.
•
Uppdragsgivaren ska äga informationen om de
aktiviteter och processer som köps externt.
•
Alla former av FM – lösningar kräver ett utvecklat
ledarskap.
Att kunna mäta nyttan med FM
•
Om en stödfunktion ska accepteras och framstå som väsentlig
måste den explicit kunna uttrycka de mervärden som skapas
dels för den primära verksamheten och dels för slutkunden.
•
Huvudsaken – bra service och fungerande miljöer.
•
”Add value to the bottom line”, FM – organisationens syfte.
•
Leverera bra avkastning ur ett verksamhetsperspektiv!
Arbetsplatsstöd koncept färdiga arbetsplatser med
service 2011
TN mål
Interna processer ska via samverkan och
processamordning tillhandahålla färdiga
arbetsplatser med service som är
konkurrens-kraftigt ur ett kvalitets- och
prisperspektiv. Kommunikation underlättas
med "en väg in". (TN
Vision och verksamhetsidé
Vision
Vi ska vara en ledande aktör för värdeskapande
arbetsplatser i de kommunala verksamheten
Verksamhetsidé
Vi utvecklar och levererar arbetsplatser med
excellent service för framtidens behov till Umeå
Kommuns verksamheter
Den ultimata Arbetsplatsen
• En arbetsplats där alla interna stödprocesser samverkar
och till delar är samordnade så att kunden/brukaren
avlastas alla samordningsfrågor och praktiska problem
avseende sin arbetsplats.
• Leverantörsorganisationen fungerar med ett gemensamt
”mindset” där alla processer överordnat har
arbetsplatsen som sitt uppdrag.
• All utveckling oberoende process ska också ses i
sammanhanget till de värden som skapas för kunden
Definitioner
Värdeskapande arbetsplatser:
•Det fysiskt faktiska och upplevelsemässiga värde en
arbetsplats som produktionsfaktor tillför en process, kund eller
brukare.
Färdig arbetsplats:
•Ett iordningsställt utrymme där alla funktionella
förutsättningar ska finnas för att en aktuell
verksamhet/produktion ska kunna bedrivas
Arbetsplats:
•En fysisk plats – nyproducerad eller befintlig, belägen i en
byggnad där Umeå Kommun bedriver verksamhet.
Arbetsplatsen omfattas således av alla utrymmen.
Leverantör:
•De processer som levererar arbetsplatsstöd i form av nya och
befintliga arbetsplatser med service
Förändrad process – nytt koncept
Leverantörer
Fastighet
IT/Telefoni
Städ
Verksamhetsservice
Säkerhet
Externa leverantörer
(flyttfirmor, inredning,
utrustning, möbler etc)
Nuläge
Beställare
Lokalförsörjningsplanering, behovsunderlag,
kalkyl, beslut, beställning,
Planering, behovsunderlag, kalkyl, beslut,
beställning,
Planering, upphandlingsunderlag, förfrågan,
anbud, beslut, beställning,
Planering, behovsunderlag, kalkyl, beslut,
beställning / personalansvar
Planering, behovsunderlag, kalkyl, beslut,
beställning / personalansvar
Planering, upphandlingsunderlag, förfrågan,
anbud, beslut, beställning,
Lokalavtal
internhyra
Support o
Serviceavta
l IT telefoni
Städavtal
Serviceavtal
alt egen
personal
Säkerhetsavtal
Färdig arbetsplats
Utveckling bättre planering, samordning och leverans
Kund/brukare
Färdiga och
värdeskapande
arbetsplatser
Intern samordning
Underlag
Verksamhetsbehov
Nyttokalkyl
Risker
Dialog
Avrop
En leverantör färdiga
arbetsplatser
Fastighet/
lokaler
IT/Telefoni
Städ och
arbetsplatsservice
DIALOG
Kunden/brukarens
kraftansamling
”Arbetsplatsavtal”
•Lokaler
•IT/telefoni
•Städ
•Säkerhet
•Verksamhetsservice
•Inredning o utrustn
Säkerhet
Externa
leverantörer
och
entreprenörer
Leverantörens
kraftansamling
VÄRDESKAPANDE
Brukare (anställda elever etc)
• Mera tid för och ökat fokus på kärnverksamheten
• Anpassade arbetsplatser med helhetslösningar
• Förenklade kontaktvägar och genomförandeprocesser ”–en väg in”
• Flexibla arbetsplatser metodik och organisation
• Hög tillgänglighet till behovsstyrd service
• Upplevelserelaterade arbetsplatser med hög trivselfaktor
Ägare (Koncernnytta)
• Bättre ekonomisk styrning och beslutsunderlag
• Samordnade helhetslösningar för lägre initial och livslängdskostnader
• Frigöra resurser för verksamhetsutveckling
• Utveckla robusta system, lokal och servicelösningar med god
utvecklingspotential, enkelhet och flexibilitet
Bedömda samordningseffekter koncept ”färdiga
arbetsplatser”
•Värdeformel by LEGO för en FM organisation
Mervärde =
Volymhantering x kvalitetsutveckling x flexibilitet
kostnader
Exempel på värdeskapande, fastigheter och lokaler
Strategiskt
Ägare
Operativt
Brukare
•Värdebeständiga lokaler
•Yteffektiva lokallösningar
•Kostnadseffektiva fastigheter
•Hållbara fastigheter med låga
anpassningskostnader (flexibla)
•Tillväxtskapande
lokallösningar
•Generera kostnadsminskningar
för verksamhetsutveckling
•Goda inomhusmiljöer
•Flexibelt användande
•Hög funktionalitet
•Estetiskt gestaltning
•Kostnadseffektiva anpassningar
•Anpassad säkerhet
•Hög tillgänglighet
•Anpassade internpriser
•Inspirerande utomhusmiljöer
Exempel på värdeskapande ITK lösningar
Strategiskt
•Kostnadseffektiva ITK lösningar
•ITK för medborgarnytta
•Långsiktiga lösningar
•Gemensamma plattformar
•Tillväxskapande ITK lösningar
•Generera kostnadsminskningar
för verksamhetsutveckling
•etc
Ägare
Operativt
Brukare
•Hög tillgänglighet
•Korta felavhjälpningstider
•Användarvänliga system
•Flexibla system
•Stöd med anpassade verktyg i
verksamhets-utvecklingen
(Vuxna,Unga, Kultur o Tillväxt)
•etc
Exempel på värdeskapande i
städ och arbetsplatsservice
Strategiskt
•Kostnadseffektiva lösningar
•Marknadsmässiga villkor
Ägare
Operativt
Brukare
•God inomhusmiljö
•Förmåga att hantera
volymförändringar
•Anpassade städnivåer
•Flexibilitet nya uppdrag
--exvis konferensservice,
posthantering, kaffemaskiner,
receptionstjänster, vaktmästeri,
flyttningar, transporter, etc.
Fastigheternas värde
Vad är offentliga fastigheter värda ?
• Intresse för offentliga fastigheters värde har ökat
–
–
–
–
Omstruktureringar verksamheter utgått – fler försäljningar av
fastigheter
Överföringar av verksamhet mellan huvudmän inkl fastigheter
Redovisningstekniska skäl som rättvisande värden i balansen mellan
tillgångar och skulder (likna privat sektor)
Värde i sale leaseback förhållanden
Fastigheternas värde
Vad är offentliga fastigheter värda ?
• Vad är offentliga fastigheter värda ?
• För vem är de värda – vilken marknad finns det
• Vilka värderingsprinciper och metoder används
Fastigheternas värde – värdebegrepp &
värderingsmetoder
värdebegrepp brukar användas i fastighetsvärderingssammanhang:
1.
•
•
•
Marknadsvärde
Mest sannolikt pris vid en vanlig försäljning på en öppen marknad.
Hänför sig alltid till en viss tidpunkt – kan svänga snabbt.
Vanlig metod – se på nyligen genomförda köp av liknande fastigheter.
2. (Individuellt) avkastningsvärde
• Speglar vad en fastighet är värd för en viss individ/organisation. (en
aktörs portföljkompetens, verksamhetsvärde ex skola)
• Reservationspris (max pris som en köpare är beredd att betala).
Fastigheternas värde – värdebegrepp & värderingsmetoder (s.119-120)
värdebegrepp brukar användas i fastighetsvärderingssammanhang:
3. Tekniskt nuvärde
•
Kostnadsbaserat begrepp, används främst när det inte finns en marknad.
•
Utgångspunkt – vad det idag skulle kosta att uppföra motsvarande
byggnad idag, byggnadens återanskaffningsvärde. (försäkringsvärde)
•
Då den existerande byggnaden p.g.a. slitage och modernitet inte är lika
bra som en ny byggnad, görs det en nedskrivning av värdet utifrån hur
kvaliteten på den existerande byggnaden förhåller sig till den nya.
Värde i redovisningssammanhang
balansräkningen
Balansräkning – ska ange tillgångar och skulder.
Skillnaden mellan tillgångar och skulder = enhetens egna kapital.
Bokförda värden
•
•
•
•
•
•
Utgångspunkten för en fastighets bokförda värde var tidigare
anskaffningspris och/eller byggkostnad.
Ursprungligt bokfört värde minskades årligen med avskrivningar
från en avskrivningsplan.
Värdet ökas med uppskrivningar (nya investeringar)
Värdet minskar med nerskrivningar ( uppenbara skillnader mellan
bokfört – och verkligt värde
Mark antas inte minska i värde.
För byggnader tillämpades avskrivningstider på 30-50 år.
Detta ger inga rättvisande verkliga värden
Värde och avskrivningsformer
Val av avskrivningsmetod påverkar bokfört värde !
1.
Klassisk avskrivning
–
–
2.
Viss % på hela grundinvesteringen
Avskrivningstiden som genomsnittlig livslängd (alla
komponenter)
Komponentavskrivning
–
–
Investeringen delas in komponenter som var för sig åsätts en
viss livslängd
Rak avskrivning (proportionell mot livslängden)
Metodskillnad avskrivning
Avskrivning
s-metod
Åtgärd
Grundi
nveste
ring
tkr
Livslängd
Avskrivningslängd
Avskrivningskostnad
/ år
Livslängds
kostna
der
Kvarvarande
värde
grundinv
år
år
tkr
tkr
tkr
Ny åtg
Underhåll
(direktavskrivs)
prisutv 0%
Ny
åtgärd
Reinvestering
Avskri
vnings
kostna
der
prisutv 0%
tkr
Bokfört
värde år
10/20
tkr
Klassisk
Byte av SÖ
utrustn
100
10
33
3
30
70
103=(100+3)
103
70
Avskrivning
Om-läggning
av golv
300
20
33
9
20
120
309=(300+9)
310
100
Komponent
Byte av SÖ
utrustn
100
10
10
10
100
0
100
10
100
Avskrivning-
Om-läggning
av golv
300
20
20
15
300
0
300
30
300
När är det rätta värdet relevant att veta?
•
En analys av marknadsvärdena på tillgångar mark och
byggnader i den offentliga sektorn kan leda till att man
hittar fastigheter med höga marknadsvärden - känsla för
om det finns dolda reserver
•
Om en kommun t.ex. har stora skulder eller tunga
investeringar kan fastigheter omsättas till nytt kapital.
Detta under förutsättningen att avkastningen på
försäljningssumman är högre än nyttan av att behålla
Avslutning
Syftet med boken – ge en översikt av
grundläggande frågor, metoder och
handlingsalternativ inom lokalförsörjning
och förvaltning av verksamhetsfastigheter.
Lokalförvaltning och fastighetsförvaltning
är dynamiska områden – man måste
ständigt hålla ögonen öppna för
nya hot och nya möjligheter.