Transcript Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell

Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i
tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing
av ekonomifunktionen.
Innehållsförteckning
Sammanfattning.................................................................................................................... 3
Inledning .............................................................................................................................. 4
Genomförande och metod ..................................................................................................... 5
Resultat ................................................................................................................................ 6
Definitioner och förklaringar ................................................................................................ 11
Om Itella Information........................................................................................................... 12
Om Valcon .......................................................................................................................... 13
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Sammanfattning
Itella Information har genomfört en undersökning våren 2011 inom
området outsourcing av ekonomifunktionen. Svaren har sammanställts och
analyserats av Valcon som även inleder rapporten med en nutidsanalys av
dagens finansiella läge och CFO/Ekonomichefens viktiga roll gällande
skalbarhet på företaget.
En studie om svenska
företags inställning till
outsourcing av ekonomifunktionen.
Resultat
Undersökningen visar att en klar majoritet av företagen har genomfört en
effektivisering av sina processer för ekonomi- och löneadministration
genom centralisering. Den mest förekommande lösningen är Shared
Service Center där kostnad och säkerhet är bakomliggande anledningar.
100 deltagande företag med
en omsättning mellan 2-10
mdkr (2008).
Det är ytterst få företag, endast 2%, som valt outsourcing som en lösning
och den är då ofta koncentrerad till löneprocessen. Cirka hälften av
företagen har en kombinerad lösning, där vissa delar inom
ekonomiadministrationen hanteras i egen regi . Av de företag som hanterar
sina processer i egen regi överväger vart tredje företag outsourcing.
Företagen representerar de
flesta branscher.
På frågan om företagen utnyttjar möjligheten med löpande benchmarking
och därigenom vidareutveckla verksamheten, är det mindre än vart tionde
företag som gör detta regelbundet. Nästan hälften av alla företag väljer att
inte svara på frågan alls.
Företagen är verksamma i
Sverige varav en del driver
även multinationell
verksamhet.
Respondenternas titel och
funktion är jämt fördelat
mellan CFO/Ekonomichef och
Business Controller.
Undersökningen skedde
genom telefonintervjuer.
Endast en tredjedel av företagen har en utvecklingsplan för sin ekonomioch löneadministration och den är då ofta koncentrerad till Shared Service
Center. Endast 3% anger outsourcing som en del i deras utvecklingsplan.
Trots bristen på utvecklingsplan för sina ekonomiprocesser är det en majoritet av företagen som kan
tänka sig externt stöd och råd för att effektivisera sina ekonomiprocesser. Orsaker bakom den
positiva inställningen till externt stöd är att det finns en tidbrist, begränsat med kompetens till att
driva förändringar och att det operationella ofta tar stor tid av den dagliga verksamheten vilket gör
att arbetet med utveckling får stå tillbaka.
Tidigare analyser av Valcon visar på att fokus på skalbarhet signifikant kan förbättra lönsamhet
både i hög- och lågkonjunktur och att frigjort bundet kapital kan användas för att möta ökad
konkurrens på marknaden.
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Inledning
De flesta bedömare är överens om att den senaste tidens ökande osäkerhet vad gäller marknadsoch konjunkturutveckling är här för att stanna. Det ställer nya och strängare krav på företagens
förmåga att kontinuerligt anpassa sig till skiftande förutsättningar. Inte minst förmågan att kunna
skapa kostnadsflexibilitet genom att bl a minska andelen fasta kostnader att skapa skalbarhet i
kostnadsstrukturen.
I takt med ökad global konkurrens effektiviserar många företag och organisationer sin verksamhet.
Fokus har ofta varit på supply chain, produktion och kundrelaterade processer men sällan på
administrativa, stödjande processer som t ex ekonomi.
Många svenska företag saknar idag strategisk plan för skalbarhet på övergripande nivå.
CFO/Ekonomichefer har en viktig roll i att sätta skalbarhet på företagets strategiska agenda och
skapa finansiella scenarios som supporterar ökad lönsamhet och ger företaget handlingskraft att
snabbt reagera på marknadsmöjligheter och hot.
Möjligheterna till besparingar inom de flesta ekonomifunktioner är stor då drygt 60% av
kostnadsmassan utgörs utav rutinmässiga arbetsuppgifter så som hantering av: kundreskontra,
leverantörsreskontra, redovisning, lönehantering och reseräkningar.
The Hackett Group konstaterar t ex i sin World-Class Finance-studie att förbättringspotentialen för
ekonomifunktionen är mycket stor. Att gå från genomsnittet (1,13%) till world-class (0,60%) vad
gäller kostnaden för ekonomifunktionen i relation till företagets totala omsättning innebär en
reduktion med 47%.
FINANCE
Figur 0.1
IT
HR
PROCUREMENT
Why world-class matters
Källa: The Hackett Group 2010
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Genomförande och metod
Undersökningen genomfördes våren 2011 genom telefonintervjuer.
Respondenternas titel eller funktion är fördelade mellan CFO/Ekonomichef
(47%) och Business Controller (53%).
Företagens omsättning är fördelad enligt följande:
Omsättning 2008 (MDKR)
2 9,9
86%
10 - 19,9
11%
20 3%
Kontaktinformation
Vill du veta mer om rapporten
eller har frågor om den är du
välkommen att kontakta:
Frågorna i undersökningen var:
Per Åberg, Itella Information
Tel: 076 106 43 10
[email protected]
Anders Schildt, Valcon
Tel: 0709 94 71 00
[email protected]
1. Är era processer inom ekonomi- och löneadministration centraliserade?
1.1 Om centraliserade: Hur/var görs det idag?
1.2 Om inte centraliserade: Hur görs det idag?
2. Tar ni hand om er ekonomi- och löneadministration helt själv eller har ni lagt ut något?
2.1 Om inte utlagt på entreprenad: Har ni övervägt outsourcing?
2.2 Jämför ni er lösning mot marknaden i form av benchmarking (exempelvis nyckeltal) avseende
kostnad eller effektivitet?
3. Finns en utvecklingsplan för ekonomi- och löneadministration på ert företag?
4. Skulle du vara intresserad av att träffa en extern leverantör som arbetar med att hjälpa företag
sänka sina kostnader?
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Resultat
1. Är era processer inom ekonomi- och löneadministration centraliserade?
En klar majoritet av företagen svarar att de har centraliserade processer för ekonomi- och
löneadministration. Endast 12% svarar att de inte har centraliserade processer.
12%
Ja
23%
65%
En kombination
Nej
Figur 1.1
Centraliserade processer
Drygt en femtedel anger att de har både centraliserade och lokala processer, d v s en kombination.
Av dessa anger de flesta att vissa processer är centraliserade till huvudkontoret men att övriga
processer hanteras lokalt ute i verksamheten.
16%
36%
Ja
En kombination
Nej
28%
Vill ej svara
20%
Figur 1.2
Centraliserade processer - Shared service center
Av de företag som har centraliserade processer, använder lite mer än en tredjedel sig av Shared
Service Center. 20% har en kombination och 28% använder sig inte alls av Shared service center.
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Kommentar
Det är positivt att se att över hälften av de företag som har centraliserade funktioner för ekonomioch löneadministration, använder någon form av Shared Service Center. De har därmed möjliggjort
en högre effektivisering av sina processer jämfört med tidigare. Kostnad och säkerhet anges som
drivande anledningar till centralisering.
Nästa naturliga steg för de som har valt att centralisera sina funktioner för ekonomi- och
löneadministration är att:
1) Införa KPI:er och löpande följa dessa.
2) Utveckla lösningar för automatiserade flöden.
3) Implementera lösning och process för möjliggörande av övergång till elektronisk fakturering.
4) Slutligen se över möjligheterna till nearshoring.
Outsourcing av ekonomifunktionen är det ultimata sättet att uppnå full skalbarhet då det yttersta
ansvaret läggs ut på tredje part för resursplanering och transaktionspriserna reglerar det faktiska
nyttjandet av tjänsterna.
2. Tar ni hand om er ekonomi och löneadministration själva eller har ni lagt ut något?
Majoriteten av företagen svarar att de använder en kombinerad lösning av att genomföra sin
ekonomi- och löneadministration, d v s i egen regi och outsourcing.
2%
Ja, i egen regi
54%
44%
En kombination
Nej , outsourcat
Figur 2.1
Processer i egen regi
Endast 2% svarar att de valt att outsourcing varav majoriteten av dessa anger att det endast gäller
löner. 44% anger att de hanterar sina processer i egen regi.
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
12%
36%
Ja
Nej
Vill ej svara
52%
0,0%
Figur 2.2
Processer i egen regi
Outsourcing?
Av företagen som hanterar sina processer i egen regi svarar 36% att de överväger outsourcing och
52% att de inte överväger outsourcing. 12% väljer att inte svara på frågan.
8%
Ja
48%
Nej
44%
Figur 2.3
Processer i egen regi
Vill ej svara
Benchmarking?
På frågan om företagen använder benchmarking, d v s jämför sin egen lösning mot marknaden
(exempelvis genom nyckeltal), avseende kostnad eller effektivitet, svarar endast 8% ja. 44% svarar
nej på den frågan. Anmärkningsvärt att notera är att hela 48% väljer att inte svara på frågan.
Kommentar
Här finns en stor potential till effektivisering då få företag utnyttjar möjligheten med outsourcing. De
som använder outsourcing begränsar det nästan alltid till löneprocessen. Anmärkningsvärt få
företag utnyttjar möjligheten med löpande benchmarking, d v s att hela tiden jämföra sig med andra
och därigenom kontinuerligt vidareutveckla verksamheten.
Att så många företag väljer att inte svara på frågan om de utnyttjar benchmarking eller inte, tolkar vi
som att det är ett känsligt ämne. Företagen inser att de borde använda benchmarking, men man gör
det inte av olika anledningar. Genom att inte löpande jämföra sig med de bästa är risken stor att
man går miste om många rationaliseringsmöjligheter eftersom mognaden och utvecklingen inom
området går så väldigt fort.
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
3. Finns en utvecklingsplan för ekonomi- och löneadministration på ert företag?
På frågan om företagen har någon utvecklingsplan för ekonomi- och löneadministration, svarar
43% nej och 36% ja.
15%
36%
Ja
En kombination
Nej
43%
Figur 3.1
Vill ej svara
6%
Utvecklingsplan för ekonomi och löneadministration
43% av de företag som säger att de inte har någon specifik utvecklingsplan för ekonomi och
löneadministration, menar att den är en del av deras normala organisationsutveckling. 15% väljer
att inte svara på frågan.
3%
Normal
org.utveckling
Benchmarking
Annat
44%
50%
SSC
Outsourcing
3%
Figur 3.2
Utvecklingsplan
för vad?
Hälften av de företag som anser sig ha en utvecklingsplan säger att det är en integrerad del av
verksamhetens normala process- och organisationsutveckling. 44% anger att de har en specifik
utvecklingsplan för ekonomi- och löneadministration i form av Shared Service Center. 3% anger
outsourcing som en del av deras utvecklingsplan.
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Kommentar
Även inom detta område ser vi en stor potential till förbättring. Stor del av företagen har ingen
separat utvecklingsplan för ekonomi och löneadministration. Hälften av de företag som anser sig ha
en utvecklingsplan anger att den ingår i den normala organisationsutvecklingen.
Det är förvånansvärt att inte fler företag har en separat utvecklingsplan för sin ekonomi- och
löneadministration då det finns stora möjligheter till riskeliminering genom att skapa skalbarhet och
förvandla fasta kostnader till rörliga. Därmed blir företagen mindre konjunkturkänsliga när de
administrativa kostnaderna transparant följer omsättningsutvecklingen.
4. Skulle du vara intresserad av att träffa en extern leverantör som arbetar med att hjälpa
företag att sänka sina kostnader?
Majoriteten av företagen är positiva till externt stöd och råd för att effektivisera sina ekonomiska
processer.
35%
44%
Ja
En kombination
Nej
21%
Figur 4.1
Externt stöd/råd?
56% av respondenterna kan tänka sig att anlita extern kompetens i arbetet med att trimma sina
processer. 44% anser sig inte vilja anlita extern kompetens.
Kommentar
Trots den låga andel av företag som hade en separat utvecklingsplan inriktat på företagets ekonomioch löneadministration, kan ändå majoriteten tänka sig att anlita extern kompetens i sitt
effektiviseringsarbete i någon form. Vanligt förekommande svar bland företagen är att det finns
tidbrist, begränsat med kompetens till att driva förändringar och att de rutinmässiga
arbetsuppgifterna ofta tar stor tid av den dagliga verksamheten vilket gör att arbetet med utveckling
får stå tillbaka.
Genom att ta in externa influenser kan CFO/Ekonomichefen få hjälp och avlastning med att
analysera, dokumentera och planera aktiviteter för att tydliggöra vikten av skalbarhet och på så sätt
säkerställa att detta prioriteras bland företagets övriga projekt.
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Definitioner och förklaringar
Benchmarking
Term inom framför allt företagsekonomin med betydelsen att man utvärderar sin verksamhet
kvantitativt i förhållande till dem som man uppfattar bete sig bäst inom respektive
verksamhetsområde. Det finns tre olika synsätt:
Internt företaget fokuserar på att jämföra sig mot sina egna enheter till exempel divisioner och
dotterbolag
Konkurrens företaget fokuserar på konkurrenterna inom samma bransch, både likheter och
skillnader analyseras
Funktion även detta synsätt fokuserar på de externa, dock ej på konkurrenterna. I stället ser
man till framstående företag överlag, så kallade "bäst i klassen". Det är oftast en process som
kostar företagen mycket pengar i och med att man gör flera undersökningar både externt och
internt i företaget. Resekostnader kan också förekomma om man ska jämföra med andra
konkurrenter i andra länder eller om man är ett väldigt globalt företag, men oftast tar denna
kostnad ut sig när man ser vilka fördelar det innebär att tillämpa benchmarking.
Rekommenderade svenska motsvarigheter till benchmarking är riktmärkning, prestandajämförelse
och prestandamätning.
Centraliserade processer
Processer och arbetsmoment som genomförs på en enda plats och ofta på ett enhetligt och
standardiserat sätt i stora volymer för att uppnå maximal effektivitet.
Nearshoring
Överlåtelse eller överföring av affärsprocesser (vanligen inom IT och Ekonomi) till företag i ett
närliggande land, där båda parter förväntar sig att dra nytta av en eller flera av följande kriterier på
närhet: geografiska, tidsmässiga (tidszon), kulturella, språkliga, ekonomiska, politiska eller
historiska kopplingar.
Outsourcing
Outsourcing betyder att ett företag låter ett annat företag sköta en eller flera processer. På det sättet
kan företaget fokusera på sin kärnverksamhet. I princip kan man skilja på två typer av outsourcing;
"offshore outsourcing"'/ "offshoring" (processen kan hanteras utanför den egna verksamheten,
kanske från ett annat land) och "onsite outsourcing" (processen måste hanteras i direkt anslutning
till den egna verksamheten).
Shared Service Center (SSC)
Central serviceenhet för uppsplittrade administrativa funtioner. Innebär en koncentration av
likartade aktiviteter, ofta spridda i en organisation, i syfte att tillhandahålla tjänster till interna
samarbetspartners med det gemensamma målet att ge externa kunder och organisationen ett högre
värde.
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Om Itella Information
Itella Information ingår i Itellakoncernen och är en av Europas ledande leverantörer av lösningar för
elektroniska och fysiska affärsflöden. Itella Information hjälper till att identifiera och upprätta det
mest effektiva sättet att transportera affärsinformation mellan kund och kundens affärspartner
oavsett om det är företag eller privatpersoner. Med 1900 anställda bedriver Itella Information
verksamhet i 15 länder.
Itella Informations tjänsteområden består av:
Outsourcing av ekonomi- och löneadministration
Scanning av leverantörsfakturor
Print av kundfakturor
E-tjänster
Fysisk och elektronisk arkivering
Tjänsterna kan erbjudas som enstaka eller som sammansatta lösningspaket för inkommande eller
utgående flöden. Outsourcingtjänsten innebär att Itella Information ta hand om hela processen av
företagets ekonomi- och lönehantering.
Outsourcing av ekonomiprocesser omvandlar fasta kostnader till rörliga
Outsourcing av ekonomi- och lönehantering är ett viktigt och strategiskt beslut. Att outsourca hela,
eller delar av ekonomifunktionen till Itella Information innebär dels systematisk utveckling av
företagets ekonomiska processer. Men inte minst omvandlar kunden sina fasta kostnader till rörliga
genom att enbart betala för den tid och de tjänster som används. Genom effektivisering av
ekonomiprocesserna kan företaget uppleva en kostnadsbesparing på upp till 30% genom att anlita
Itella Information.
Vid outsourcing hos Itella Information behåller företaget den finansiella kontrollen och kärnan inom
ekonomistyrningen i form av rapportering, budgetering, analys och riskhantering. Itella Information
tar över de transaktionsintensiva processerna som omfattar allt från hantering av kundfordringar
och leverantörsskulder till reseräkningar, löneutbetalningar och rapportering.
Process och Kvalitet våra nyckelord
Med över 20 års närvaro på marknaden erbjuder Itella Information lång erfarenhet, stor kunskap och
en unik tjänsteportfölj inom informationslogistikområdet. Kunden får tillgång till tjänster som
bedrivs storskaligt, industriellt och effektivt med fokus på hög kvalitet där vi kontinuerligt arbetar
med att öka automatiseringsgraden i syfte att reducera kundens kostnader.
Genom interna utvecklingsprojekt som till exempel övergång till elektroniska affärsflöden,
processoptimering och implementering av nya arbetsmetoder ökar vi produktiviteten och får nöjdare
kunder.
Med Itella Information som leverantör erbjuds en partner med engagemang, spetskompetens och
innovativa lösningar som utifrån behov integrerar det bästa av den digitala, fysiska och elektroniska
världen. Våra lösningar leder sedan till att våra kunder kan effektivisera sina processer, höja
servicenivån och öka sin konkurrenskraft.
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Om Valcon
Valcon = Value Consulting
Valcon är en skandinavisk konsultfirma specialiserad på styrning och effektivisering med kontor i
Danmark, Sverige, Norge, Tjeckien, Indien och Kina. Vi är fler än 180 medarbetare och vi arbetar
praktiskt med att hjälpa företagsledningar att lösa konkreta problem och skapa mätbara resultat.
Valcon är bl.a pionjärer inom Lean inom både produktion och administration/service, i såväl
offentlig som privat sektor.
Värdeskapande är utgångspunkten i allt det vi gör. Vår kompetens och erfarenhet är grunden för att
skapa lösningar, som fungerar i praktiken och som säkrar förnyelse och värdetillväxt hos våra
kunder. Bland kunderna finns ett brett urval av skandinaviska och internationella verksamheter,
både från den offentliga och från den privata sektorn.
Valcon anger riktningen, är rådgivande och implementerar inom:
Strategi
Effektivisering och verksamhetutveckling
Ekonomi och verksamhetstyrning
Innovation
Sourcing
Vi skapar resultat
Vårt mål är att skapa resultat, ju förr desto bättre. Vår erfarenhet gör att vi snabbt sätter oss in i och
förstår det enskilda företaget. Därför behöver vi sällan göra långa analyser och skriva tjocka
rapporter. Vi föredrar att ta tag i utmaningarna på ett direkt och pragmatiskt sätt.
Nära samspel med kunden
Resultat och värdeskapande är aldrig en paketlösning. Varje kund är en ny utmaning som kräver en
unik behandling. Vi på Valcon är kända för att vara tydliga och målinriktade. Våra lösningar uppstår
alltid i en konstruktiv dialog och ett nära samspel mellan våra konsulter och kundens organisation.
Konsulttjänsterna har inget värde om inte kunden själv förstår och fullt ut tar till sig de förbättringar
vi inför i företaget. Detta gäller oavsett om det handlar om några få (men viktiga) justeringar eller om
genomgripande förändringar.
Vi gillar att utmana våra kunder i diskussioner om de bästa lösningarna. Det sker alltid med
ömsesidig respekt och hjälper oss att tillsammans hitta hittills outnyttjade möjligheter och vi får
synbara bevis på att kunderna är nöjda med samarbetet.
Et axplock av våra svenska kunder
Alfa Laval
Anders Hilding
Damstahl
Det Norska Veritas
DocMorrris apotek
Fristads/Kwintet
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Länsförsäkringar
PostNord
Scandinavian Airlines
Solar
Södertälje Sjukhus
CFO Survey 2010
En central fråga i Valcons senaste CFO Survey är varför så få skandinaviska ekonomifunktioner har
uppnått effektivitetsförbättringar genom t.ex Lean, process- och IT-automatisering när många andra
viktiga funktioner och processer i verksamheter redan har uppnått stora effektiviseringar. Om
ekonomichefer var mer villiga att genomdriva sådana effektiviseringar - och dra nytta av dem - skulle
de kunna transformera sin ekonomi- och finansfunktion mot en mindre andel transaktionshantering
och en större andel affärs- och beslutsstödjande verksamhet, till en lägre total kostnad.
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.
Itella Information AB
SE-171 23 Solna
Englundavägen 7
+46 (0)8-475 28 00
itella.se/informationslogistik
Valcon AB
SE-111 22 Stockholm
Kungsbron 1 (WTC)
+46 (0)8-5511 3355
valcon.se
Skalbarhet inom ekonomi- och löneprocesser i tider av finansiell turbulens.
En studie om svenska företags inställning till outsourcing av ekonomifunktionen.