Transcript Aanbesteding en implementatie zaakgericht werken

CASE
Zaakgericht digitaal werken:
van e-formulier tot archief
[email protected]
06-26419351
www.vankaliber.nl
Vraagstuk
Werken met een volledig digitaal systeem in
plaats van met papieren documenten blijkt een
hele omschakeling. Bij de gemeente Elburg was
onvoldoende expertise en capaciteit in huis om
zaakgericht werken succesvol te starten.
Opdracht
De opdracht is om zaakgericht werken in de
gehele organisatie in te voeren. De gemeente
huurt een expert-adviseur Van Kaliber om de
interne projectgroep te versterken.
Aanpak
Zaaksysteem aanbesteden
Van Kaliber deed direct een inventarisatie en
start een aanbesteding van het zaaksysteem.
Binnen vijf maanden gunt de gemeente en start
de implementatie.
Zaaksysteem implementeren
Na de succesvolle en snelle aanbesteding stelt
Van Kaliber het plan van aanpak op en creëert
draagvlak voor zaakgericht werken. De
vakexperts van de gemeente werken mee aan
het opstellen van de zaaktypebeschrijvingen.
Ondertussen schrijft het projectteam het besluit
Vervanging, e-formulieren en richt de digitale
postkamer en het digitale archief in.
Zaaksysteem beheren
Van Kaliber versterkt het team met een
kwartiermaker voor het beheer van het
zaaksysteem. Hij zorgt voor organisatorische
borging, zet het functioneel applicatiebeheer op
en ondersteunt de projectgroep tijdens de
implementatie bij de het inrichten van het
zaaksysteem en de zaaktypen.
De kwartiermaker leidt de aangestelde
applicatiebeheerder op en draagt de taken, het
opleidingsmateriaal en de beheerplannen over.
MarjaGroefsema,
DomeinmanagerBedrijfsvoeringElburg
Resultaat
“Natuurlijk kwamen we onderweg ook
problemen tegen. Er waren problemen met de
koppeling tussen het zaaksysteem en de
gegevensmakelaar. Deze koppeling is
belangrijk omdat bij aanvragen van burgers de
NAW-gegevens uit de gegevensmakelaar
automatisch gevuld worden in het zaaksysteem. De leveranciers hadden tijd nodig
om dit op te lossen”, zegt Marja Groefsema.
Koppelingen
De koppeling met de GBA-V is nu heel mooi
gelukt. De hele keten van e-formulier tot
digitaal archief is ingericht. De aanvragen
worden in het KCC ontvangen en doorgezet
naar een behandelaar. Communicatie met de
klant vindt plaats direct uit de zaak.
Dienstverlening digitaal
De medewerkers zijn tevreden: “Het zal
wennen zijn, maar ik ben er van overtuigd dat
we over een poosje tegen elkaar zeggen wat
is papierwerk toch zó 2014. Straks wordt het
proces nog beter bewaakt en werken we
allemaal hetzelfde, ieder op zijn eigen
vakgebied. Hier heeft de burger baat bij en
uiteindelijk doen we het daar voor.”
InterimManagementConsul4ng
Informa4emanagement,ICT&Procesop4malisa4e
ZaakgerichtWerken,DigitaalArchiveren