Transcript casus van Waterschap Noorderzijlvest en

februari 2014
“Hoe moeten we
zaakgericht werken
inzetten?”
––––––––––––––––––––
Door: E ric Kokke | GO opleidingen
marketing & communicatie
wat is het?
––––––––––––––––––––
In februari verzorgde
GO opleidingen een
2-daagse in-company
training ‘Introductie
Zaakgericht Werken’ bij
waterschap Noorderzijlvest.
Aanleiding om te kiezen
voor een in-company
training is de initiatieven
die zijn genomen om de
informatiedienstverlening
binnen het waterschap te
verbeteren. Het deelproces
Div wil meer vraaggericht
gaan werken en daarnaast
de zichtbaarheid van
de afdeling vergroten.
Vanuit de organisatie
is er daarnaast de
vraag om de digitale
informatiehuishouding
verder vorm te geven.
En gaat dan vooral om
de beschikbaarheid en
toegankelijkheid van de
digitale informatie voor
de diverse medewerkers,
waarvan een gedeelte ook
tijdens hun werkzaamheden
buiten het kantoor wil
beschikken over volledige
dossiers.
1 - GO opleidingen – zaakgericht werken
positioneren?
beoogde effect
aantoonbaar maken
- effectief of efficient
waarom?
hype?
gedrag?
afbakening zoeken
wat nodig is om bij
NZV te introduceren?
H
verbeteren
interne dienstverlening
informatiehuishouding
praktische handvaten
- inhoud dossier
- workflow
- methoden om aan te pakken
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
arko van der Kaap ( coördinator DIV) ziet in de
invoering van Zaakgericht
Werken kansen om de dienstverlening te verbeteren en de digitalisering van de informatiehuishouding
verder vorm te geven. Maar hij
ziet ook in dat inzicht in het begrip
Zaakgericht Werken en de betekenis voor zijn eigen organisatie
van groot belang is om een dergelijke implementatie te laten slagen. Daarnaast wil hij, samen met
het deelproces, eerst bepalen of
Zaakgericht Werken wel de juiste
oplossing voor hen is.
De organisatie kiest ervoor om
door middel van een korte specifieke opleiding zich te oriënteren
op de materie. Een in-company
training is voor hen een logische
keuze omdat zij de specifieke situatie van het waterschap willen
behandelen. Daarnaast geeft een
in-company training ook het grote
voordeel van het minimaliseren van
de reistijd voor de deelnemers. De
vestigingsplaats Groningen betekent immers dat het volgen van een
open inschrijving cursus ook enkele
uren reizen met zich meebrengt.
GO opleidingen is gevraagd deze
‘Introductie cursus Zaakgericht
Werken’ te verzorgen. In de voorbespreking blijkt dat Van der Kaap
al een goed idee heeft waar de
cursus naar moet leiden en welke
onderwerpen hij aan de orde wil
stellen. Docent Tjerk van Dijk (Prover) zorgt voor de uitvoering van
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
“Hoe moeten we zaakgericht werken inzetten?”
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––
de cursus. In een voorbespreking
heeft hij nog wat detail informatie
gewonnen over de specifieke situatie van het waterschap Noorderzijlvest. Informatie die hij gedurende de cursus gebruikt om de deelnemers uit te dagen dieper na te
denken over hun werkzaamheden,
ambitie en plannen.
Voordat docent Van Dijk de inhoud
in ‘duikt’ besteed hij de ochtend van
de eerste lesdag aan het uitspreken van de persoonlijke verwachtingen van de deelnemers. Dat geeft
ook een goed beeld over hoe de
verschillende deelnemers tegen de
materie aan kijken. En dat is direct
aanleiding tot discussie over dienstverlening van het deelprcoes en het
gebruik van informatie door de organisatie. Deze discussie vloeit automatisch over in de betekenis van
Zaakgericht Werken en wat iedereen er onder verstaat. De docent
laat de deelnemers eerst zelf praten over hoe zij Zaakgericht Werken zien. Op deze manier krijgt hij
iedereen op één lijn als het gaat
over de definitie. Essentieel voor het
vervolg van de cursus.
In het middagprogramma komt de
aansluiting met de praktijk bij het
waterschap Noorderzijlvest aan de
orde. En dat is ook het onderdeel
waarin de deelnemers, bij het uitspreken van de verwachtingen, de
meeste toegevoegde waarde zien.
Harko van der Kaap: ”Vooral de
praktisch kant is erg goed bevallen. De docent wist met veel praktijkvoorbeelden duidelijk te maken
hoe we aan de slag moeten en welk
proces we moetendoorlopen”
Dag twee gaat verder waar de
cursisten een week eerder zijn gestopt; de focus op de betekenis
van Zaakgericht Werken voor het
waterschap Noorderzijlvest. Ook
nu weer een praktische insteek.
De deelnemers gaan aan de slag
met een oefening Deze oefening
was de eerste dag. over het vullen van Zaaktype Catalogus (ZTC)
en behandelen het verschil tussen
analoog en digitaal. Hierbij ligt de
nadruk op de veranderende rol van
de DIV’er. Zoals zo veel andere organisaties heeft Noorderzijlvest ook
een team, waarbij de DIV’ers al
lange tijd werkzaam zijn. Voor hen
gaat er onder invloed van Zaakgericht Werken en de digitalisering
veel veranderen. Niet alleen in de
werkzaamheden, maar ook in de
rol die zij gaan vervullen. De Div
medewerker staat dan ook centraal
in dit gedeelte van het programma.
De docent gaat in op vragen en
vertelt wat zij kunnen verwachtingen. Dit gedeelte was er waardevol volgens Harko van der Kaap:
“De docent is er in geslaagd om
iedereen op één lijn te krijgen met
betrekking tot Zaakgericht Werken.
Dat is een goede uitgangspositie
om de volgende stappen te maken
en echt aan de slag te gaan. Wij
hebben nu echt energie om aan de
slag te gaan!”
Al met al is de cursus erg goed bevallen en zijn de doelstellingen gehaald. Het effect van de training is
geoptimaliseerd door de accenten
en werkvormen aan te passen aan
de specifieke situatie bij de organisatie. Waterschap Noorderzijlvest
gaat nu met vertrouwen het traject
van Zaakgericht Werken in.
Ook interesse in een in-company
training Zaakgericht Werken?
Neem contact met ons op
via 070-351 23 80 of via
[email protected]
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2 - GO opleidingen – zaakgericht werken