Transcript Functiekaart coördinator dienstverlening

Functietitel
Coördinator dienstverlening
Diensten
Dienstverlening
Niveau
B4 – B5
Functiefamilie
Coördinator
Eerste evaluator
Afdelingshoofd strategie & ontwikkeling
Tweede evaluator
Stadssecretaris
HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE :
Voor de hele organisatie structurele verbeteringen aan dienstverlening & externe communicatie
uitwerken, implementeren & opvolgen.
FUNCTIE-INHOUD :

Uitrollen en coördineren van de uitvoering van het actieplan dienstverlening van stad en ocmw
naar burgers, binnen de materiële en financiële mogelijkheden en in functie van de globale
missie/visie over contact met de burger.

Beheren van de producten en diensten catalogus.

Zowel binnen stad als binnen het ocmw toezien op een efficiënte en effectieve dienstverlening
naar de burger toe en verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitszorg van die dienstverlening.

Uitoefenen van een brugfunctie en initiatieven nemen tot afdelings- en dienst overschrijdende
projecten inzake dienstverlening.

In samenwerking met de expert dienstverlening instaan voor het meldingsproces.

In samenwerking met de medewerkers externe communicatie uitwerken, uitrollen en bewaken
van een visie rond externe communicatie.

Bepalen van doelstellingen binnen de dienst in samenwerking met het afdelingshoofd strategie &
ontwikkeling, evalueren en bijsturen indien nodig.

Leiding geven aan, coachen en motiveren van de expert dienstverlening, de baliemedewerkers,
de werkgroep dienstverlening en de medewerkers communicatie, hen begeleiden en
ondersteuning bieden.

Begeleiden van veranderingsprocessen binnen de verschillende diensten van stad en ocmw in
hun contacten met de burger.

Coördineren van de werkzaamheden en de werkprocedures binnen de eigen dienst met als doel
een zo efficiënt mogelijke organisatie.

Voorbereiden en bespreken van plannen en projecten voor de dienst met het afdelingshoofd
strategie & ontwikkeling: uitgewerkte probleemanalyses, oplossingsscenario's, bepalen van de
prioriteiten,…

Mee verantwoordelijk zijn voor het financiële beleid en het opstellen van het budget van de dienst
in samenwerking met het afdelingshoofd.

Meehelpen uitbouwen en ondersteunen van een adequaat personeelsbeleid voor de
personeelsleden binnen de eigen dienst en in samenwerking met het afdelingshoofd en de
personeelsdienst.

Optimaliseren, structureren en coördineren van de contacten met externe personen, organisaties
en instanties.

Opvolgen van de wetgeving en reglementering; verder ontwikkelen van de eigen expertise.

Behartigen van de positieve imagovorming als vertegenwoordiger van de dienst dienstverlening
en verstrekken van informatie naar externe doelgroepen toe.

Superviseren en zo nodig bijsturen van de werkregelingen van het baliepersoneel, opgemaakt
door de verantwoordelijken.

Meewerken aan overleg, enquêtering, studie en onderzoek binnen de regio en de sector.

Organiseren van structureel dienstoverleg en actief participeren aan andere overlegmomenten.
VERRUIMENDE BEPALINGEN :
Deze functiebeschrijving (profiel) is niet beperkend en kan steeds aangepast worden aan nieuwe of
organisatorische accenten.
FUNCTIEPROFIEL :
 Kerncompetenties:
-
Betrouwbaarheid (competentieniveau 4)
-
Klantgerichtheid (competentieniveau 4)
-
Samenwerken (competentieniveau 4)
-
Vernieuwingsgericht werken (competentieniveau 4)
 Specifieke competenties
 Leidinggevende competenties
-
Coachen (competentieniveau 2)
-
Delegeren (competentieniveau 2)
-
Richting geven (competentieniveau 2)