Transcript Handreiking vervanging archiefbescheiden 2.0.

Archief
2020
vervanging
archiefbescheiden
HANDREIKING
VERSIE 2.0
Inhoudsopgave
Tengeleide
Voorwoord
Managementsamenvatting
Samenvatting:vervanginginachtstappen
Inleiding
4
5
7
9
12
Hoofdstuk1
Kernbegrippen en uitgangspunten
15
15
15
16
16
16
17
17
Hoofdstuk2
Afwegen van het vervangingsbesluit
18
18
19
24
24
Hoofdstuk3
Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit
25
25
26
28
28
Kiezen van technische infrastructuur
30
30
30
33
33
Bepalen van de wijze van reproduceren
34
34
35
39
40
Hoofdstuk4
Hoofdstuk5
1.1 Vervanging≠digitalisering
1.2 Informatiefunctie
1.3 Historischebron
1.4 Cultureelerfgoed
1.5 Tebewarenentevernietigenarchiefbescheiden
1.6 Risicomanagement
1.7 Opdrachtgeverschap
2.1 Juridischegrondslagen
2.2 Aandachtspuntenenafwegingen
2.3 Consultatieentoetsing
2.4 Nuttigeverwijzingen
3.1 Juridischegrondslag
3.2 Aandachtspuntenenafwegingen
3.3 Consultatieentoetsing
3.4 Nuttigeverwijzingen
4.1
4.2
4.3
4.4
5.1
5.2
5.3
5.4
Juridischegrondslagen
Aandachtspuntenenafwegingen
Consultatieentoetsing
Nuttigeverwijzingen
Juridischegrondslag
Aandachtspuntenenafwegingen
Consultatieentoetsing
Nuttigeverwijzingen
Inrichten van kwaliteitsprocedures
41
41
42
45
45
Opstellen van het vervangingsbesluit
46
46
47
48
48
Hoofdstuk8
Uitvoeren van het vervangingsbesluit
49
49
49
50
51
Hoofdstuk9
Beheren, onderhouden en herzien van het vervangingsproces
52
52
52
53
54
Bijlage 1
Bijlage 2
Bijlage 3
Bijlage 4 Bijlage 5
Bijlage 6
Bijlage 7
Bijlage 8
Bijlage 9
Bijlage 10
Bijlage 11
Bijlage 12
Bijlage 13
Bijlage 14
Hetbepalenvandebenodigdescherptevaneenscan
Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersinhetvervangingsproces
Gevallenwaarinvoorbewerkingennodigkunnenzijn
Technischecontrolevaneenscan
Aandachtspuntenvoorvisuelecontrolevaneenscan
Voorbeeldinhoudsopgavehandboekvervanging
ModelVervangingsbesluit
Modelbekendmakingvanhetbesluittotvervangingvan
archiefbescheidendoorreproducties
Modelverklaringvanvervangingvanarchiefbescheiden
Eisenaaneenkwaliteitssysteem
Juridischeuitzonderingenopvervanging
Handvatvoorroutinematigevervanginginhetkadervan
lopendewerkprocessen
BijdeeersteeditievandeHandreikingbetrokkendeskundigen
Gesprekspartnersenandereinformantenreview
55
56
59
61
64
66
68
70
Hoofdstuk6
Hoofdstuk7
6.1
6.2
6.3
6.4
7.1
7.2
7.3
7.4
8.1
8.2
8.3
8.4
9.1
9.2
9.3
9.4
Juridischegrondslag
Aandachtspuntenenafwegingen
Consultatieentoetsing
Nuttigeverwijzingen
Juridischegrondslag
Aandachtspuntenenafwegingen
Consultatieentoetsing
Nuttigeverwijzingen
Juridischegrondslag
Aandachtspuntenenafwegingen
Consultatieentoetsing
Nuttigeverwijzingen
Juridischegrondslag
Aandachtspuntenenafwegingen
Consultatieentoetsing
Nuttigeverwijzingen
71
72
74
81
86
87
4
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Ten geleide
TweejaargeledenverscheendeHandreikingVervangingArchiefbescheidenalseersteproduct
vanhetprogrammaArchief2020.Aandetotstandkomingdaarvanlageennadrukkelijkevraagten
grondslagvanuitallelagenvandeoverheid.Overhedenhaddenbehoefteaanduidelijkheidoverde
inrichtingenuitvoeringvanhetprocesvanvervangingvananalogearchiefbescheidendoordigitale
reproductiesdieookinjuridischezinindeplaatskomenvandepapierendocumenten.DeHandreiking,totstandgekomeninnauwesamenwerkingmetdiverseoverheidsorganisaties,voorzagin
diebehoefte.Hetproductwerdgoedontvangenengoedgebruikt.
DeHandreikingiseenlevendinstrument,schreefmijnvoorgangerinzijnvoorwoordbijdeeerste
editie.Datisbijdezenbewezen.Dezetweedeeditieisopbasisennaaraanleidingvangebruikerswensenennieuwewetgeving(Wethergebruikoverheidsinformatie)lichtgewijzigd.Archief2020
lietin2015eenuitgebreidereviewuitvoerenondergebruikers.Deresultatendaarvanzijngebruikt
omhetinstrumentwaarnodigteverbeterenenteverduidelijken.Inhoudelijkhoefdeeruiteindelijkweinigteveranderen.DemeestegebruikersvondendeHandreikingeengoedinstrument,dat
compleetencorrectisenalsnaslagwerkgrotewaardeheeft.
Alspraktischhandvatvondendedeelnemersaandereviewditdikkedocumentechtertekortschieten.Daaromiserindebijlagennuookeenkort‘handvat’opgenomendatvoorzietindebehoefte
aaneeneenvoudigtoepasbaarinstrumentvoordeinrichtingvanroutinematigevervanging,dus
vervangingvanbescheideninhetkadervanlopendewerkprocessen.
DewerkgroepdiedeHandreikingopstelde,heeftsamenmethetNationaalArchief,anderearchiefinstellingenendeskundigepartijenindenlandeeenstevigkennisnetwerkneergezet.DeStuurgroepLandelijkeProjectenvanArchief2020heefthetNationaalArchiefverzochtdeHandreikingte
beherenenteonderhouden.
Totstandgekomendooreendrachtigesamenwerkingtussenkennispartners,zaldeHandreiking
ookopdiemanierblijvenbestaan,tothetmomentwaaropvervangingvananalogedoordigitale
archiefbescheidennietmeeraandeordeis.Datzalwaarschijnlijknogwelevenduren.Maaktot
dietijdgoedgebruikvanditmooieproduct!
MarensEngelhard
AlgemeenRijksarchivaris
5
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Voorwoord
Inmei2013startteeenwerkgroepvandeskundigeninhetkadervanhetprogrammaArchief2020
methetopstellenvandeHandreikingvervangingarchiefbescheiden.Aanleidingwasdeinwerkingtredingvannieuweregelsvoordevervangingvanarchiefbescheidenper1januari2013,waardoor
overhedenmeerruimtekregenomzelftebeslissenofvervangingvananalogearchiefbescheiden
doordigitalereproductiesopportuunis.Omgoedmetdievrijheidomtekunnengaan,wildeoverhedengraagnadereuitlegoverdetemakenafwegingen.
DeeersteeditievandeHandreikingwerdopgestelddooreenwerkgroepbestaandeuit:Dick
Bunskoeke(provincieDrenthe),PeterDiebels(provincieZuid-Holland,voorzitter),FransDondorp
(Decos),LodewijkHovy(Erfgoedinspectie),IreneLentze(NationaalArchief),NellekeRadder(provincieZuid-Holland),JacquelineSchuurmanHess(StadsarchiefRotterdam),MirellavanderVelde
(WaterschapGrootSalland)enGertZwagerman(StadsarchiefAmsterdam).MedewerkersDocumentaireInformatievoorziening(DIV),adviseurs,toezichthoudersenarchivarissenvanveelverschillendeorganisatieslazenindeconceptfasemeeomdebruikbaarheidendehelderheidvande
eersteeditievandeHandreikingtetoetsen(bijlage13).
EenjaarnadeverschijningvandeHandreikingwerdeenreviewophetinstrumentuitgevoerd.Ook
daaraanwerkteeengrootaantaldeskundigenmee,diestukvoorstukvanuiteigenpraktijkervaring
kondenreflecterenopdekwaliteitenbruikbaarheidvanhetinstrument(bijlage14).
NaaraanleidingvandereviewwerdbeslotendeHandreikingopenkelepuntenaantepassen.Voor
dezeherzieningwerdeennieuwewerkgroepgeformeerdbestaandeuit:MirellavanderVelde
(WaterschapGrootSalland,voorzitter),JackKarelse(GemeenteBorsele),PaulaKiens(UWV),Alex
vanLeeuwen(NationaalArchief),NynkeSchenk(RUDUtrecht),DennySchouten(BECIS)enGert
Zwagerman(GemeenteAmsterdam).HansvanDormolen,auteurvandeRichtlijnenPreservation
ImagingMetamorfoze,beoordeeldedetweedeeditievoorhetaspectvanbeeldkwaliteit.Ruud
Veltmeijer(Rijkswaterstaat)leverdetenbehoevevanbijlage11eencasusaanoverdeomgangmet
vervangingvandocumentenmetdeEuropeseUniealsbeslisniveau.
MargreetWindhorst(Raamwerkadviesentekst)verleendebeidewerkgroepeninhoudelijkeen
redactioneleondersteuningendeeddeeindredactievanzoweldeeerstealsdetweedeeditie.
EenstuurgroepbestaandeuitAnoukBaving(Archief2020),BertrandvandenBoogert(Unievan
Waterschappen),PeterDiebels,RobbertJanHageman(Archief2020),JamilJawad(Verenigingvan
NederlandseGemeenten),EllieSchetters(InterprovinciaalOverleg)enWimWestland(Nationaal
Archief)droegdeverantwoordelijkheidvoorheteindresultaatvandewerkgroepnamensdepartnersinhetprogrammaArchief2020.
Wijbedankenallebetrokkenenhartelijkvoorhuninzetenhunwaardevollebijdragen.
DeHandreikingiszowelbestemdvooroverheidsorganendieverantwoordelijkzijnvoorbesluitvormingenadviseringopditgebiedalsvoorhendiebelastzijnmetdevoorbereidingenuitvoering
vanvervangingvananalogearchiefbescheidendoordigitalereproducties.Hetiseenhulpmiddel
datuitleggeeftbijdearchiefwettelijkeregelsrondvervangingvanarchiefbescheidenenhouvast
biedtbijhetdoordenkenenverantwoordenvanallestappendieinhetvervangingsprocesmoeten
wordengezet.
6
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Deherzieningleiddetotaanvullingenenaanpassingenvandebestaandetekst.Devoornaamste
wijzigingenzijn:
• toevoegingbijlage11overdejuridischeuitzonderingenopvervanging;
• toevoegingbijlage12meteenpraktischhandvatspeciaalvoorroutinematigevervanging
inlopendewerkprocessen;
• verwijderenvandebijlageoversteekproeven,dieteveelvragenopriep;
• sterkeraccentopdeborgingvanhetvervangingsprocesinhetkwaliteitssysteem;
• toevoegingvandemogelijkheidomhetvervangingsprocesinplaatsvaneenafzonderlijk
HandboekVervanginginhetKwaliteitshandboekDIVtebeschrijven;
• actualiseringmethetoogopnieuwewetgevingenandersoortigekaderszoalsdeWethergebruikoverheidsinformatie,deHandreikingStrategischInformatieoverlegenhetToepassingsprofielMetadataLagereOverheiden(TMLO);
• tekstwijzigingendaarwaardeoorspronkelijketekstvoormeerdereuitlegvatbaarwas;
• herstelvandeadlinksencorrectievanfoutieveennietwerkendeverwijzingen.
DeHandreikingkomtvoortuitalopgedaneervaringenmetvervangingengeeftnaardemening
vandesamenstellersdemeestactuelestandvanzakenweer.Detechniekschrijdtechtersnelvoort
enontwikkelingenvolgenelkaarvoortdurendop.DeinhoudvandeHandreikingheeftdanook
geeneeuwigheidswaarde;hetkannietandersdaneendynamischdocumentzijn.Daarbijzijnde
gebruikersvandeHandreikingonmisbaar.VandaardatdeopstellerseeniederuitnodigenervaringenmetvervangingenmetdeHandreikingteblijvendelenviacontact@nationaalarchief.nl onder
vermeldingvanHandreikingVervanging.
DenHaag,december2016
PeterDiebels,projectleiderHandreikingvervangingarchiefbescheiden
MirellavanderVelde,projectleiderHerzieninghandreikingvervangingarchiefbescheiden
7
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Managementsamenvatting
Achtergrond
Deoverheidcommuniceertsteedsmeerdigitaalmetburgers,bedrijveneninhetonderlingeverkeer.Datleidttotdewensomwerkprocessenvolledigdigitaalinterichten.Daarhoortookeen
volledigdigitaleinformatiehuishoudingbij.Waternogoppapierwordtvastgelegd,maaktplaats
voordigitalescans.Hetisinzulkesituatiesmogelijkompapierenarchiefbescheidenookformeelte
vervangendoordigitalereproducties.Depapierenoriginelenwordendanvernietigd.
Vervangingiseenonomkeerbaarproces.Daaromisdekwaliteitvandereproductiescruciaal.
Voorbereiding,inrichtingenuitvoeringvanhetprocesvanvervangingzijncomplexenvergenzorgvuldigeafwegingenbinnendekadersvandeArchiefwet1995enaanverwanteregelgeving.Overhedenzijnsinds1januari2013zelfvolledigbevoegdenverantwoordelijkvoordevervangingvan
papierenarchiefbescheidendoordigitalereproducties.DezeHandreikinggeefthenhouvastbijhet
uitoefenenvandezebevoegdhedenenhetwaarmakenvandezeverantwoordelijkheden.
Doelgroepen
IndeHandreikingvindenzowelbeslissersalsmanagers,beleidsmedewerkersenuitvoerdersop
hetgebiedvaninformatiemanagementhouvastwanneerzijwillenbesluitentotvervangingendit
procesmoeteninrichtenenuitvoeren.
DeHandreikingis,vanwegedeonomkeerbaarheidencomplexiteitvanhetvervangingsproces,een
omvangrijkinstrumentgeworden.Nietalleonderdelenzijnechtervoorallebijhetprocesbetrokkenenevenrelevant.Hetisraadzaamdatdeprocesverantwoordelijkenvoorhetvervangingsproces
opdehoogteisvandegeheleHandreiking.Voordeeindverantwoordelijkebestuurdersen/of
managerszijnmetnamedehoofdstukken2, 6 en 7vanbelang.
Vervangingsproces in acht stappen
DeHandreikingbeschrijftstapsgewijswelkeafwegingenhetvervangingsprocesvergtenhoedeze
moetenwordenvastgelegdenverantwoord.Hetresultaatiseengoeddoordachthandvatom
hetgeheleprocesvanvervangingvanbegintoteindzoweljuridischalstechnischalsquatoetsing
opeenverantwoordeenpraktischewijzetedoorlopen.Devolgendestappenmoetenworden
doorlopen:
1. Bepalen of vervanging verantwoord, doeltreffend en doelmatig is
2. Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit
3. Inrichten van de technische infrastructuur
4. Inrichten van het proces van reproductie van de te vervangen archiefbescheiden
5. Vaststellen van de procedures om de kwaliteit van het proces te waarborgen
6. Formaliseren van het proces door het vervangingsbesluit te nemen en te publiceren
7. Uitvoeren van de daadwerkelijke vervanging
8. Beheren en onderhouden van het vervangingsproces
IederestapinhetprocesisalshoofdstukindeHandreikingterugtevindenenopgebouwdvolgens
eenvaststramien:juridischegrondslag,aandachtspuntenenafwegingen,toetsingencontroleen
8
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
nuttigeverwijzingen.Debijlagenbijdehandreikingbevattenachtergrondinformatie,voorbeelden
enmodellendieinformatiefenbehulpzaamkunnenzijninhetvervangingsproces.
DeHandreikingisgeenblauwdruk,nocheenvoorschrift.Detemakenkeuzeshangensterkafvan
deaardenhetbelangvandetevervangenarchiefbescheidenendewerkprocessenwaaruitze
voortkomenen/ofwaarinzegebruiktworden.Daaromisvervangingaltijdmaatwerk.DeHandreikinggeeftdaarvoor,binnendebandbreedtevanderegelgeving,eendenkraamdatsystematisch
stilstaatbijalleaspectendievaninvloed(kunnen)zijnopdekwaliteitenduurzaamheidvande
vervangendereproductie.Nietaldieaspectenzijnvoorallevervangingsprocessenevenrelevant.
Speciaalvoordeinrichtingvanmindercomplexevervangingsprocessen,metnamederoutinematigevervanginginlopendewerkprocessen,isdaaromindezeherzieneeditieeenkort‘handvat’opgenomendatmakkelijkerhanteerbaaris,ziebijlage12.DeHandreikingblijftindiegevallennuttig
alsnaslagwerkvoorantwoordenopspecifiekevragen.
Hetisraadzaamomdeafwegingenenuitkomstenvandezestappenvoorelknieuwvervangingsproceszorgvuldigvastteleggenineen‘HandboekVervanging’ofoptenemeninhetKwaliteitshandboekDIV.Eendergelijk‘Handboek’heeftdriefuncties:
• het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig om-
gaat met zijn bevoegdheid tot vervanging
• het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk
• het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.
Verantwoording
DeHandreikingVervangingiseenproductvanhetProgrammaArchief2020,waarinhetministerievanOCWsamenmetgemeenten,waterschappenenprovincieswerktaaneentoekomstvaste
archieffunctie.Deskundigenuitalleoverheidslagenhebbenhunkennisenervaringopditgebiedin
ditinstrumentgebundeld.
9
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Samenvatting: vervanging in acht stappen
IndeHandreikingkomenveelenveelsoortigeaandachtspuntenenafwegingenrondhetvervangingsprocesaandeorde.Hieronderishetprocesschematischweergegeven.Opdevolgende
pagina’swordendeprocesstappenkortsamengevatineenpuntsgewijsstappenplan,waarbij
verwezenwordtnaardevindplaatsvandenadereuitwerking.
voorbereiding
vervanging?
handboek vervanging
beeldkwaliteit
infrastructuur
procesinrichting
kwaliteitsprocedures
vervangingsbesluit
aanpassing?
uitvoering
beheer
interne controle
10
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
sTappen
1 voorbereiding
a. Brenginbeeldwelkeaspectenbijvervangingeenrolspelen.
b. Inventariseerdevoor-ennadelenvaneeneventuelevervanging.Steldaarbijdriehoofdvragen:
1.Waaromzouervervangenmoetenworden?
2.Watwordtervoorgedragenvoorvervanging?
3.Hoewordtinvullinggegevenaandewettelijkevereisten?
naar inhoudsopgave
hoofdsTuK
handreiKing
[1] [2]
[1]
[2.2.1] [2.2.2] [2.2.3]
[2.2]
[2.2.1]
[2.2.2] t/m [2.2.4]
[2.2.5] t/m [2.2.9]
c. Documenteerenbeschrijfdegemaakteafwegingenenkeuzes.
d. Laathetvoorgenomenprincipebesluittoetsendoordeskundigenoparchivistisch,juridisch,(cultuur)historischenbedrijfsvoeringsgebied.
[2.1]
[2.3]
2 beeldKwaliTeiT
a. Formuleer de eisen die gesteld moeten worden aan de beeldkwaliteit van
de scans, gebaseerd op de aard, de inhoud en het gebruik van de archiefbescheiden.
b. Kies de kwaliteit van de reproducties zo, dat deze volstaat met het oog op
gebruik en duurzaamheid.
c. Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes.
d. Laat toetsen of de beeldkwaliteit zodanig is dat de reproducties een juiste
en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden
voorkomende gegevens.
[3]
3 Technische infrasTrucTuur
a. Kies een technische infrastructuur die aansluit op de kwaliteits- en
prestatie-eisen en op de rest van de infrastructuur die rond het vervangingsproces is ingericht.
b. Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes.
c. Laat toetsen of gekozen infrastructuur daadwerkelijk de gewenste
kwaliteit en performance levert.
4 procesinrichTing
a. Zorg voor een goede materiële voorbereiding van het scanproces.
b. Kies een bestandsformaat dat past bij gebruik en duurzaamheid in de
beheeromgeving.
c. Neem de beschikbare en noodzakelijke metagegevens over en vul deze
aan met metagegevens over het vervangingsproces.
d. Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes.
e. Laat de inrichting van het vervangingsproces en het metagegevensschema
toetsen door de interne toezichthouder op de informatievoorziening.
[3.2]
[bijlage1]
[bijlage4]
[3.2]
[3.1]
[3.3]
[bijlage1] [bijlage2]
[bijlage4]
[4]
[4.2]
[bijlage4]
[4.1]
[4.3]
[bijlage4]
[5]
[5.2.1] [5.2.2]
[bijlage3]
[5.2.3] [5.2.4]
[5.2.5] [5.2.6]
[5.1]
[5.3]
[bijlage2] [bijlage3]
11
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
sTappen
5 KwaliTeiTsprocedures
a. Beschrijf voor het hele vervangingsproces de normen en/of indicatoren
aan de hand waarvan de resultaten van het proces objectief te toetsen zijn.
b. Richt periodieke interne controles van het vervangingsproces in.
naar inhoudsopgave
hoofdsTuK
handreiKing
[6]
[6.2.3] t/m [6.2.8],
[bijlage2] [4] en [5]
[2.3] [3.3] [4.3] [5.3]
[6.3] [7.3] [8.3] [9.3]
[6.2.9]
c. Zorg voor een periodieke audit door een onafhankelijke auditor of
accountant.
d. Documenteer en beschrijf alle afwegingen en keuzes met betrekking tot
[6.2.1] [6.2.2] [bijlage6]
het vervangingsproces met de bijbehorende werkinstructies en (kwaliteits)
procedures in een handboek vervanging of een kwaliteitshandboek DIV.
e. Laat toetsen of de inrichting van de kwaliteitsprocedures toereikend is
[6.3] [bijlage2] [4] [5]
om te kunnen borgen dat de reproducties een juiste en volledige weeren [6]
gave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende
gegevens.
[7]
6 vervangingsbesluiT
a. Formuleer een conceptbesluit tot vervanging van archiefbescheiden aan
de hand van het handboek vervanging of de relevante passages in het
kwaliteitshandboek DIV.
b. Toets het conceptbesluit op juistheid en volledigheid.
c. Stel het besluit tot vervanging vast.
d. Maak het vervangingsbesluit op de voorgeschreven wijze bekend.
7 uiTvoering
a. Bereid organisatie en medewerkers voor op het werken met het handboek
voor vervanging of de relevante procedures in het kwaliteitshandboek DIV.
b. Bied de te vervangen archiefbescheiden, na het doorlopen van de
kwaliteitscontroles, aan ter vernietiging.
c. Zorg ervoor dat de vervangen archiefbescheiden op de wettelijk
voorgeschreven wijze vernietigd worden.
d. Stel een verklaring van vervanging op.
8 beheer
a. Evalueer regelmatig de resultaten van de interne controles op het
vervangingsproces.
b. Controleer regelmatig of het handboek voor vervanging of het relevante
deel van het kwaliteitshandboek DIV zodanig gewijzigd is of moet worden
dat er een nieuw besluit tot vervanging van archiefbescheiden nodig is.
c. Toets periodiek of er sprake is van nieuwe of gewijzigde risico’s die een
ander licht werpen op het besluit tot en/of de inrichting van de vervanging.
[7.2.1] [7.2.2] [7.2.4]
[7.3]
[7.2.3]
[bijlage 7]
[7.2.5] [bijlage 8]
[8]
[8.2.1]
[8.2.2]
[8.2.2] [bijlage2]
[8.2.3] [8.3]
[bijlage 9]
[9]
[6.2.8]
[bijlage10]
[9.2.2] [9.2.3]
[9.3]
[bijlage10]
12
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Inleiding
Steedsmeeroverheidsorganisatiesgaanoveropdigitaalwerken.Datiseenlogischuitvloeiselvan
HetNieuweWerkenenvannieuwedienstverleningsconcepten,technischeontwikkelingenende
digitaliseringvandesamenlevingalsgeheel.Hetkabinetstreeftbovendiennaareenvolledigdigitaalwerkendeoverheidin2017.[1]
Digitale overheid, digitale informatie
Bijeendigitaleoverheidhoortdigitaleinformatie.Vrijwelalleinformatiediedeoverheidproduceerten/ofgebruikt,isdigitaal.Hetzelfdegeldtvoorinformatiediedeoverheidontvangt.Nietteminkomterviahetanalogekanaalnogsteedspostbinnen.Omdatdeoverheidniemandmag
uitsluitendoorhaarmaniervanwerken,blijvenfysiekelokettenenpapierendocumentenvooralsnogonvermijdelijk.
Digitaliseren en vervangen
Omdesondanksvolledigdigitaaltekunnenwerken,kiezensteedsmeeroverhedenvoorhetscannenvananalogedocumentenbijbinnenkomst.Zokunnenookfysiekedocumentenwordenopgenomeninhetdigitalewerkproces.Somswordenookreedsgevormdearchiefbestandenachteraf
gedigitaliseerdomdedigitalewerkprocessenwaarinzegebruiktwordenteondersteunenofom
hetgebruikvandegegevenstevergemakkelijkenentebevorderen.
Vervangingisdigitaliseringmetdeverplichtingomdeoriginelearchiefbescheidentevernietigen.
Datisalleentoegestaanbinnendekadersdiehetarchiefrechtsteltenvergteenformeelvervangingsbesluit.Het is van groot belang dat betrokkenen zich realiseren dat er juridisch al sprake is
van vervanging zodra het vervangingsbesluit is genomen en bekend gemaakt.
Vervanginginhetkadervanlopendewerkprocessen,bijvoorbeeldvervangingvaninkomendepost,
wordtbetiteldalsroutinematigevervanging.Voorvervangingachterafzijndetermenbacklogscanningenretrospectievevervanginggebruikelijk.
Eigen verantwoordelijkheid
Totvoorkortwarenoverheden[2]bevoegdomvernietigbarearchiefbescheidennaareigeninzicht
tevervangen,maarhaddenzijvoordevervangingvanblijvendtebewarenbescheideneenmachtigingnodigvanhetzijvanGedeputeerdeStaten(voorgemeentenenwaterschappen)hetzijde
minister van OCW(voorprovinciesencentraleoverheidenoverigeoverheidsorganenzoalsZBO’s).
AlsgevolgvandeinwerkingtredingvandeWetrevitaliseringgeneriektoezichtisdezemachtiging
voorafper1januari2013nietlangernodig.Inplaatsdaarvanvindtnutoetsingachterafplaats.[3]
Overhedenkunnenzondertussenkomstvanderdenovergaantotvervangingvanzowelvernietigbarealstebewarenarchiefbescheiden.Zijmoetenhiervoorzelfuitgangspuntenformuleren
enopbasisdaarvanhetvervangingsprocesinrichten.Hethandelenvanhetoverheidsorgaanin
[1] www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2013/05/23/visiebrief-digitale-overheid-2017
[2] Om precies te zijn: de zorgdragers, dat wil zeggen de voor de naleving van de Archiefwet 1995 bestuurlijk verantwoordelijken, zie Archiefwet 1995, artikel 1 sub d.
[3] Het vervallen van de machtiging voor vervanging op basis van artikel 7 Archiefwet 1995 vormde artikel 5.2 onderdeel A van de Wet revitalisering generiek toezicht, welk onderdeel bij uitzondering niet op 1 oktober 2012 in werking
trad, maar op 1 januari 2013. Zie Stb. 633, 30 november 2012.
13
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
dezemoetachterafdoorderdenkunnenwordengetoetst.Dejuridischegrondslagdaarvoorligtin
artikel7Archiefwet1995incombinatiemetartikelen2en6Archiefbesluit1995 en hoofdstuk3a
Archiefregeling.
Kwaliteit vereist maatwerk
Vervangingiseenonomkeerbaarprocesdatvaninvloedkanzijnopdebruikbaarheidvanoverheidsinformatiedievanbelangisvoordebedrijfsvoering,bewijsvoeringenverantwoordingen
dieoptermijnmogelijkvanwaardeblijftvanuithetoogpuntvancultureelerfgoedenlaterhistorischonderzoek.Daaromisdekwaliteitenduurzamehoudbaarheidvandereproductiescruciaal.
Voorbereiding,inrichtingenuitvoeringvanhetvervangingsprocesvergendanookzorgvuldige
afwegingenbinnenwettelijkekaders.Dekwaliteitvandigitalereproductiesisafhankelijkvanveel
samenhangendefactorenvanzoweltechnischealsprocedureleeninhoudelijkeaard.Somszijndie
proces-,archief-en/oforganisatie-specifiek.Alsdataandeordeis,kanvervangingnietanderszijn
danmaatwerk.
Zekeralshetgaatomroutinematigevervanginginhetkadervanlopendewerkprocessen,kanhet
vervangingsprocesechtermeestalgeneriekgeregeldwordeninplaatsvanperprocesoforganisatieonderdeel.Voordezevormvanvervangingisinbijlage12eenkortenpraktisch‘handvat’opgenomen.
Geen werkwijze maar denkwijze
Hetisonmogelijkomvoormaatwerkprocesseneenuniformewerkwijzetebedenken.Deze
Handreikingbeschrijftdanookgeenwerkwijzemaarveeleereendenkwijze,waarbijallemogelijke
factorenaandeordekomendievaninvloedzijnopdekwaliteitenduurzaamheidvandevervangendereproductie.Waarmogelijkzijnconcreteaanbevelingenopgenomen,gebaseerdopbest
practices inorganisatiesdiealervaringhebbenopgedaanmetvervangingenduurzamebewaring
vandigitalebestanden.
Reikwijdte
DeHandreikinggaatoververvangingindebetekenisvanhetformeelenfeitelijkplaatsmakenvan
papierenvoordigitalearchiefbescheiden.Indemeestegevallengaathetomarchievendienietzijn
overgebracht,maarvervangingkanookwordentoegepastopreedsovergebrachtearchieven.Voor
anderevormenvanvervanging,bijvoorbeeldhetuitprintenvandigitaleinformatieofhetverfilmen
vanpapierenstukken,isditinstrumentnietbedoeld.
HoeweldeHandreikingspecifiekoververvanginggaat,isdezeookbruikbaaringevalvandigitalisering.Zievoorhetverschiltussenbeidebegrippenparagraaf1.1.
Artikel26avandeArchiefregelingbeschouwtbeheerprocesseninverbandmetverouderingvan
softwareen/ofhardware(conversie,migratieenemulatie)nietalsvervanging.Dezevallendus
buitendescopevandeHandreiking.Nietteminkandezedaarbijwelhouvastgeven.
Vervangingkanzoweloptebewarenalsoptevernietigeninformatiewordentoegepast.Hetzelfde
geldtvoordeHandreiking.
Leeswijzer
DeHandreikingbegintmeteenbeschrijvinginhoofdstuk1vandekernbegrippenenuitgangspunten.Dehoofdstukken2totenmet8beschrijvendefasesvanhet(vormgevenvanhet)
14
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
vervangingsproces,teweten:
2. afwegen van het vervangingsbesluit;
3. vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit;
4. keuze voor de technische infrastructuur;
5. bepalen van de reproductiewijze;
6. inrichten van kwaliteitsprocedures;
7. opstellen en vaststellen van het vervangingsbesluit;
8. uitvoeren van het vervangingsbesluit.
Hetafsluitendehoofdstuk9gaatinopbeheer,onderhoudenherzieningvanhetvervangingsproces.Elk hoofdstuk is opgebouwd volgens een vast stramien:
a. de juridische grondslag;
b. aandachtspunten en afwegingen;
c. consultatie en toetsing;
d. nuttige verwijzingen.
Deparagrafenoverdejuridischegrondslagsluiteninhoudelijksteedszonauwmogelijkaanbijde
betreffendestapinhetprocesvanvoorbereiding,inrichtingenuitvoeringvanvervanging.Delezer
dientzichechterwelterealiserendatdezeparagrafennietopzichzelfstaan,maarindetotale
archiefwettelijkecontextmoetenwordengezienentoegepast.Daarbijisdewettelijkeeisdat
archiefbescheideningoede,geordendeentoegankelijkestaatmoetenzijnuiteraardhetleidende
voorschrift.
Deafwegingenende(wettelijke)eisenaandeinrichtingendeuitvoeringvanhetproceszijnvoor
tebewareninformatietendeleandersdandievoortevernietigengegevens.Waarnodigwordtstil
gestaanbijdeverschilleninomgangmettebewarenentevernietigenbescheiden.Alshetonderscheidindetekstnietexplicietwordtgemaakt,magdelezeraannemendatdebetreffendepassageopzoweltebewarenalsoptevernietigenbescheidenkanwordentoegepast.Afwegingen die
vooral van belang zijn met het oog op duurzaam beheer op lange termijn, zijn gemarkeerd met
een bullet met daarin een plusteken.Voorvernietigbarearchiefbescheidenmeteenkortebewaartermijnzijndiekeuzesminderrelevant.
Hetafsluitendehoofdstuk9gaatinopbeheer,onderhoudenherzieningvanhetvervangingsproces.Debijlagenbevattenachtergrondinformatie,voorbeeldenenmodellendieinformatiefen
behulpzaamkunnenzijn.
15
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
1
Kernbegrippen en uitgangspunten
1.1
Vervanging ≠ digitalisering
naar inhoudsopgave
Vervangingishetconformdewettelijkevoorschriftenvervaardigenvan(digitale)reproductiesvan
archiefbescheidenzodatdezedeplaatsinnemenvandeoorspronkelijkebescheiden,dieworden
vernietigd.Injuridischeziniseralsprakevanvervangingwanneerereenbesluittotvervangingis
genomen.DereproductieswordendanarchiefbescheidenindezinvandeArchiefwet1995.
Digitaliserenishetdigitaalmakenvananalogearchiefbescheidendoormiddelvanscanning.Daardoorontstaandigitalekopieën.Depapierenversiesblijvengeldenalsarchiefbescheidenindezin
vandeArchiefwet1995enmoetenconformdewettelijkevoorschriftenwordenbeheerd.
Hetonderscheidtussendigitaliseringenvervangingisvanbelangomdearchiefwettelijkestatus
vaninformatietekunnenvaststellenenomhetdigitaalreproducerenenhetbeheergoedtekunneninrichten.
1.2
Informatiefunctie
Archiefbescheidenwordengedurendekortereoflangeretijdbewaardomwillevanhetbelangvan
dedaarinvervattegegevensvooroverheidsorganen,tenbehoevevandedemocratischecontroleenvanrecht-ofbewijszoekendeburgers,bedrijveneninstellingen.[1]Hetgaathierbijomde
functievanarchiefbescheidenvoordebedrijfsvoering,voorbewijsvoeringenverantwoording,in
dezeHandreikingsamengevatmetdeterm‘informatiefunctie’.Daarbijgaatheteromdatarchiefbescheideninzichtgevenindewijzewaaropendecontextwaarbinneneenprocesisuitgevoerd
endatzeinformatiebevattenoverdeinhoudvandatproces.Hetvervangendearchiefstukmoet
dezelfdefunctieskunnenvervullenalshetorigineel.Opdevraagwelkeinformatievereistisom
eenprocestereconstruerenisgeenstandaardantwoordmogelijk.
1.3
Historische bron
Ookalsdeinformatiefunctiedoorhetverstrijkenvandetijdinbelangisafgenomen,kunnen(de
gegevensin)archiefbescheidenhetbewarenwaardblijvenmethetoogophistorischonderzoek.
Debronfunctietenbehoevevanhistorischonderzoekisnauwverwevenmetdeinformatiefunctie,
maarsommigeinformatieveingrediëntendieervoordeinformatiefunctieniettoedoen,kunnen
voordebronfunctiewelvanbelangzijn.Denkdaarbijbijvoorbeeldaanhandschriftdatdiepinhet
papiergedruktis,juistbijpassageswaardepenvoerderblijkgeeftvanhoogoplopendeemotie,of
aanbindsporendieaantonendatbepaaldearchiefbescheidenooitaanelkaarhebbengezeten.
Alsvervangingleidttotverliesvaninformatieen/ofkenmerkenvanhetorigineel,kandatdebronfunctievanarchiefbescheidenaantasten.Bijeenvervangingsbesluitmoetdezorgdrageruithoofde
van artikel2vanhetArchiefbesluit1995rekeninghoudenmethetbelangvandeindezearchiefbescheidenvoorkomendegegevensvoorhistorischonderzoek.
[1] Archiefbesluit 1995, artikel 2 onder d.
16
1.4
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Cultureel erfgoed
Bijeenvervangingsbesluitmoetdezorgdrageruithoofdevanartikel2vanhetArchiefbesluit
1995ookrekeninghoudenmetde waarde van de archiefbescheiden als onderdeel van het cultureel erfgoed.HetArchiefbesluit1995zetditapartvanhet belang van gegevens voor historisch
onderzoek.[2]Dewetgevermaaktdusonderscheidtussenheterfgoedbelangvanarchievenende
bronfunctiewaarvaninparagraaf1.3sprakeis.Hetgaaterbijheterfgoedbelangvooralomofeen
archiefstukalszodanigbetekenisheeftvooreensamenlevingofeenmaatschappelijkegroep.[3]Die
betekenisissterk,zijhetnietexclusief,verbondenaanhetorigineleobjectenisdaarommoeilijk
vervangbaar.[4]
1.5
Te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden
Hetarchiefrechtmaaktonderscheidtussentebewarenentevernietigenarchiefbescheiden.De
algemenezorgplichtomarchiefbescheideningoede,geordendeentoegankelijkestaattehouden,
geldtvoorbeidecategorieën. [5]Voorbeidegeldtookdatdezorgdragermagbesluitentotvervanging[6],mitsdereproductiesdeindearchiefbescheidenvoorkomendegegevensjuistenvolledigweergeven.Daarbijgaathetomhetbelangdatdeindebescheidenvoorkomendegegevens
kunnenhebbenvooroverheidsorganen,recht-enbewijszoekendeburgersenhistorischonderzoek
enomdeeventuelewaardediedebescheidenkunnenhebbenalsonderdeelvanhetcultureel
erfgoed.[7]
InaanvullingopdeeisenuitdeArchiefwet1995enhetArchiefbesluit1995voorhetbeheervan
archiefbescheiden,steltartikel26bvandeArchiefregelingspecifiekeeisenaanvervangingsbesluitenvoorarchiefbescheidendieinaanmerkingkomenvoorblijvendebewaringendusvooroverbrengingnaareenarchiefbewaarplaats.Hoeweldezeeisenstriktgenomennietgeldenvoorvernietigbarearchiefbescheiden[8],hanteertdeHandreikingnietteminhetuitgangspuntdatartikel26b
ookdaaropwordttoegepast,omdatdezestukkenindepraktijkvaaklastigtescheidenzijninhet
scanproces.Bovendienishetookvoorvernietigbarebescheidennodigomeenzorgvuldigeengoed
gedocumenteerdebeheerstrategietehebbengedurendedeperiodedatdezebescheidenbewaard
moetenblijven.Artikel26bhelptdaarbijindiezindathetaangeefthoeeenvervangingsbesluit
grondigonderbouwdkanworden.
DeArchiefregelinggeeftdezorgdragerweldemogelijkheidomaaneenvervangingsbesluitvoor
uitsluitendvernietigbarearchiefbescheidenminderhogeeisentestellen(concreet:inhetbesluit
mindervastteleggendaninartikel26bisvoorgeschreven),dushetstaatdezorgdragervrijvandie
ruimtegebruiktemaken.
[2] Artikel 2 onder c (de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed) en onder d (het
belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor historisch onderzoek).
[3] Zoals de Raad voor Cultuur het uitdrukte in het advies Het tekort van het teveel (2005): objecten worden niet
op eigen kracht erfgoed, “maar doordat er iemand voor latere generaties betekenis aan geeft die de oorspronkelijke
functie en tijd overstijgt” (p.4).
[4] Zie daarvoor Ketelaar, Archiefrecht, B2-1 tot en met B2-3, toelichting op artikel 2 van het Archiefbesluit 1995.
Illustratief is ook een quote van Algemene Rijksarchivaris Martin Berendse: “Er zijn natuurlijk archiefstukken die een
haast monumentale status krijgen: denk aan het Plakkaat van Verlatinge, de Vrede van Munster, de grondwet van
Thorbecke en zo meer.” (Archieven, meer dan Erfgoed, in: Erfgoed. Van wie, voor wie? (Boekmancahier 96), p. 70.
[5] Artikel 3 Archiefwet 1995
[6] Artikel 7 Archiefwet 1995 en artikel 6 Archiefbesluit 1995
[7] Archiefbesluit 1995, artikel 2 onder a, b en d
[8] De definitie van ‘archiefbescheiden’ in de Archiefregeling verwijst naar artikelen 11 en 12 van het Archiefbesluit,
waar het gaat om archiefbescheiden ‘die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen’.
17
1.6
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Risicomanagement
DeHandreikingheeftalsuitgangspuntdathetvoorbereidenenuitvoerenvanvervangingrisico’s
opinformatieverliesmetzichmeekanbrengen.Daaromisrisicomanagementeenvandepijlers
waarophetvervangingsprocesrust.Elkvandevolgendehoofdstukkengeeftinzichtinderisicoafwegingendieindebetreffendefasevanhetvervangingsprocesgemaaktmoetenworden.Met
behulpdaarvankunnenbijdeinrichtingvaniedervervangingsprocesdevolgendevragenworden
beantwoord:
1. zijn deze risico’s van toepassing?
2. hoe vaak komen deze voor?
3. wat is de impact bij verwaarlozing hiervan?
4. welke interne normen worden hierbij gehanteerd?
Als(1)positiefbeantwoordwordt,kandecombinatievankans(2)enimpact(3)eenrisico-indicatie
geven,dievervolgensmoetwordengerelateerdaaneenbrederevisieophetomgaanmetbedrijfsrisico’s(4).
Alshetbijvoorbeeldgaatoverdescankwaliteitinrelatietothetwerkproceswaarvoorvervanging
wordtoverwogen,ishetrisicodatkleurverliesinformatieverliesmetzichmeebrengtinhetene
proceskleinerdaninhetandere.Dieconstateringimpliceertdatinheteneproceswellichtkan
wordenvolstaanmetzwart-witscanseninhetandereeenkleurenscannoodzakelijkis.Deresultatenvanderisicowegingmoetenwordenmeegenomenbijdeopzetvankwaliteitsproceduresvoor
(onderdelenvan)hetvervangingsproces,ziedaarvoorhoofdstuk6.
1.7
Opdrachtgeverschap
Uitbestedingvan(aspectenvanhet)vervangingsprocesisgoedmogelijk,maarvergtbehalvezorgvuldigeafwegingenookgoedopdrachtgeverschap.Eensuccesvolleenprobleemlozeuitbesteding
valtofstaatmeteenheldereenvolledigeopdrachtformuleringenditokwaliteitseisen,eengoede
regieopdeuitvoeringeneengedegenkwaliteitscontrole.Hetiseenillusieomtedenkendatde
zorgdragerdievervanginguitbesteedt,zelfnietinhetvervangingsproceshoeftteinvesteren.De
Handreikingkanbehulpzaamzijnbijhetformulerenvandeopdrachtenderandvoorwaardenenin
deomgangmetendecontroleopdeopdrachtnemer.
18
2
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Afwegen van het vervangingsbesluit
Indeafwegingsfasewordenvoor-ennadelenenallehakenenogenvandevoorgenomenvervanginggrondiginbeeldgebracht.HierbijzijnnaastdeproceseigenaardeskundigenvanuitDIV,ICT,
juridischezaken,internecontrole,erfgoedenhistorischonderzoekbetrokken.Hetisvanbelang
dataanhetbeginvanhetproceswordtafgesprokenwelkevandebetrokkenpartijenleidendis.
Deafwegingleidttothetantwoordopdevraagof,enzojaonderwelkevoorwaarden,devoorgenomenvervangingverantwoord,doelmatigendoeltreffendis.IndiendeorganisatieeenStrategischInformatieOverlegheeftingericht[9],isdithetgremiumbijuitstekommetallebetrokken
vakgebiedenoververvangingtespreken.
2.1
Juridische grondslagen
Dezorgdrager[10]heeftdebevoegdheidomtotvervangingovertegaanopgrondvanartikel7
Archiefwet1995.Dezorgdragermoetopgrondvanartikel2Archiefbesluit1995bijhetnemenvan
eenbesluittotvervangingrekeninghoudenmet:de taak van het desbetreffende overheidsorgaan,
de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen, de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden
voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch
onderzoek.
Per1januari2013isdeArchiefwet1995gewijzigdingevolgedeinwerkingtredingvandeWetrevitaliseringgeneriektoezicht.SindsdienkunnenzorgdragerszondermachtigingvanGSofvande
minister van OCWeenbesluitoververvangingnemen.Dewetgeversteltwelregelswaaraande
zorgdrageringevalvanvervangingvantebewarenarchiefbescheidenmoetvoldoenenwaarachterafopkanwordengetoetst.Dezeregelszijnopgenomenindeartikelen26aen26binhoofdstuk
3avandeArchiefregeling.
Artikel26amaaktduidelijkwatvervangingnietis: onder vervanging wordt niet begrepen het veranderen van het bestandsformaat (conversie), het overzetten naar een nieuw systeem / beheeromgeving (migratie) of het nabootsen van een bepaald computerplatform of computerprogramma op
een ander platform of programma (emulatie).
Artikel26bbepaaltdatdezorgdrageringevalvanvervangingvanblijvendtebewarenarchiefbescheideninzichtmoetgevenineenaantalelementenvanvervanging.
DeArchiefregelingeistdatdezorgdragerdereikwijdtevanhetvervangingsbesluitgoedomschrijft.
Hoeweldezeeisformeelalleengeldtvoortebewarenstukken,doetdezorgdragerergoedaanom
ditooktebeschrijvenalsersprakeisvanvervangingvanvernietigbarebescheiden.Bovendienkan
deorganisatiebijeenvolgendvervangingsbesluitgebruikmakenvandeopgedaneervaringenals
deafwegingenendeuitkomstendaarvangoedzijnvastgelegd.
[9] Zie de handreiking die daarvoor beschikbaar is: https://archief2020.nl/projecten/handreiking-strategisch-informatieoverleg-sio.
[10] De zorgdrager is de archiefwettelijke term die de bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming van een
overheidsorgaan aanduidt. Een minister is zorgdrager voor de archieven van zijn departement; het college van B&W
is dat voor de archieven van een gemeente, het college van GS voor een provincie; het dagelijks bestuur voor een
waterschap.
19
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Hetvastleggenwelkearchiefbescheidenwordenvervangenenduswelkeoriginelearchiefbescheidenzijnvernietigd,isverplichtuithoofdevanartikel7Archiefwet1995 en artikel8Archiefbesluit
1995.
DeArchiefregelingformuleertdatinartikel26bsubaalsdeeisdatereenopgavewordtgegeven
van‘de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt.’
Vanuithetbedrijfsvoeringsbelangishetbovendienzaakdatperwerkprocesgetoetstkanworden
ofdereproductiedaadwerkelijkhetorigineelkanvervangen.Deinrichtingvanhetvervangingsprocesmoetborgendatdereproductieseenjuisteenvolledigeweergavegevenvandeindete
vervangenarchiefbescheidenvoorkomendegegevensenhetbesluitmoetinzichtelijkmakenhoe
datisgeborgd.
2.2
Aandachtspunten en afwegingen
Vervangingkanproblemenoplossenenprocessenvergemakkelijken.Maarhetbrengtookrisico’s
enkostenmetzichmee.Nietalleenhetvervangingsproceskostgeld,maarookenvooralhetbeheervandereproducties.Iederekeerdateenorganisatievervangingoverweegt,dientdevraagof
devoordelenopwegentegendenadelenalseerstebeantwoordteworden.Daarbijzijnachtereenvolgensdevolgendedeelvragenrelevant:
2.2.1
Waarom wordt vervanging overwogen?
Hetdoeldatmetvervangingwordtnagestreefd,bepaaltgedeeltelijkofvervangingde
besteoptieis.
• volledig digitaal werken
Alseenorganisatievolledigdigitaalwilwerken,isvervangingvanpapierteverkiezen
bovendigitalisering,wantbijdigitaliseringblijvendepapierenversiesgeldenalsarchiefbescheidenindezinvandeArchiefwet1995.
• operationele voordelen
Eenorganisatiediezoveelmogelijkdigitaalwilwerken,kanookkiezenvoordigitalisering,
zekeralserredenenzijnomdepapierenoriginelenniettevernietigen.Voordigitalisering
geldengeenspecifiekeregels,terwijlhetdeelsdezelfdeoperationelevoordelenoplevert
alsvervanging.Hetisdanwelzaakdegebruikerseroptewijzendatalleendeanaloge
originelenformeelalsarchiefbescheidengelden.
Grootnadeelvandigitaliseringtenopzichtevanvervangingis,dathierdooreenhybridesituatieontstaat.Zodrahetanalogeenhetdigitalearchiefbestandvanelkaargaanafwijken,
bijvoorbeeldomdaternadigitaliseringaaneenpapierendossiernoginformatiewordt
toegevoegd,kandebetrouwbaarheidvandeinformatievoorzieningingevaarkomen.Bovendienbrengtdehybridesituatiedubbelebeheerlastenmetzichmee.
• hergebruik van overheidsinformatie bevorderen
In2015traddeWetHergebruikOverheidsinformatie(Wh0)inwerking.Uitgangspuntvan
dezewetis,datalleopenbareoverheidsinformatieinbeginselzogemakkelijkmogelijk
beschikbaarmoetzijnvoorburgersenbedrijven.Dezeinformatiekanimmerswaarde
hebbenvoorpartijenbuitendeoverheidtenbehoevevandeontwikkelingvannieuwe
20
•
•
•
•
2.2.2
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
productenendienstenvooruiteenlopendedoeleinden.Informatiemagindevormwaarinhetverkeert(papierofdigitaal)beschikbaarwordengesteld.Deherbruikwaardevan
digitaleinformatieiswelaanzienlijkgroterdandievananalogeinformatie.Datkaneen
rolspelenbijdeafwegingomovertegaantotvervanging.Vervangingnochdigitalisering
isechterverplichtinhetkadervandeWho:ergeldthiervoorslechtseeninspanningsverplichting(art.5lid2Who, art.17Aw).
gebruiksgemak voor burgers
Alsdevervangingvaneenarchiefbestandnietrendabelisvooreenoverheidsorgaan,
maardigitalebeschikbaarheidvandegegevenswelwenselijkisvoorburgers,kunnenzij
ookzelfindegelegenheidgesteldwordenomhetbetreffendearchiefbestandtedigitaliseren.
online beschikbaarstelling
Alshetgebruiksdoelonlinebeschikbaarstellingimpliceert,ishetvanbelangomeeninschattingtemakenvandeauteursrechtelijkerisico’s.Alseenbestandveelmateriaalbevat
waaropauteursrechtenvanderden(kunnen)rusten(denkaanfoto’s,bouwtekeningen
etcetera),danvergtdeonlinebeschikbaarstellingonderzoeknaardezerechtenenkan
ersprakezijnvankostenvoorafkoopen/ofrisico’svanclaimsvanrechthebbendenen/of
beperktegebruiksmogelijkhedenvandedigitalereproducties.Digitaliseringen/ofvervangingkunnendaardoorminderaantrekkelijkworden.
rentabiliteit
Archiefbewaarplaatsenenarchiefruimtenzijnkostbarevoorzieningen.Ruimtebijbouwenofinkopenismethetoogopvolledigdigitalearchiefvormingindenabijetoekomst
wellichtnietrendabel.Daarbijmoetenuiteraardookdekostenvandigitaalbeheerin
ogenschouwgenomenworden.Digitalearchievenvergeneenproactiefbeheerenbeheervoorzieningendiecontinuinvesteringeninkennis,tijdengeldvragen.[11]Ofdiekosten
opwegentegendebaten,enofzeveelhogeruitpakkendandievoorhetbeheervan
papier,zalvangevaltotgevalverschillen,medeafhankelijkvandeaardenintensiteitvan
hetgebruik.
verval van analoge bescheiden
Alspapierenarchiefbescheideninslechtemateriëlestaatverkeren,kanvervangingnoodzakelijkzijnomdeindebescheidenvoorkomendegegevensveiligtestellenvoorde
toekomst.[12]
Gaat het om een volledig analoog archiefbestand?
•
•
•
•
Devervangingvanvollediganalogearchiefbestandendientzorgvuldigtewordenafgewogen,om(eencombinatievan)devolgenderedenen:
deanalogeverschijningsvormkaneenhistorischewaardevertegenwoordigenenvanbelangzijnomtebehouden(zie2.2.9);
specifiekewettelijkeeisenkunnenvervangingindewegstaan(ziebijlage11);
optermijnisvervangingquabeheerergkostbaar,zieookonder2.2.1;
alsdetevervangenbescheidennognietzijnovergebracht,maarweleengeheelvormen
metalanaloogovergebrachtearchiefbestanddelen,ontstaatdoorvervangingeenhybride
archiefbestand.Hetbeheervanhybridearchievenkan,zoalsbekend,denodigeproblemenmetzichmeebrengen.
[11] Zie voor informatie over kosten van digitalisering http://www.den.nl/thema/36/kostenberekening.
[12] Archiefbesluit 1995, art. 11 met uitwerking in de Archiefregeling, art. 3 (onder b) en 14.
21
2.2.3
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Gaat het om een hybride archiefbestand?
Vanafcirca1980iservaaksprakevanhybridearchiefbestanden,waarinanalogeendigitalearchiefonderdelennaastendoorelkaarbestaan.Hetbeheervanhybridearchiefbestandenisvaakcomplexenrisicovolengaatveelalgepaardmethogerebeheerlasten.Datis
eengoederedenomtotvervangingovertegaan.
Hettussenresultaatvanhetbeantwoordenvanbovenstaandevrageniseenprincipebesluitomófdoortegaanmetvoorbereidingvandevervanging,ófeenandererichtingte
kiezen(digitaliseringofhandhavingvandebestaandesituatie).Alsdekeuzevaltopvoortzettingvandevoorbereidingvandevervanging,komendehiernabeschrevenvragenaan
deorde.
2.2.4 Wat is de herkomst en aard van de te vervangen archiefbescheiden? [13]
•
•
•
•
•
•
2.2.5
Hetiszaakeenvervangingsbesluittoetespitsenopeengoedaftebakenenarchiefbestandofproces,metzoveelmogelijkgelijksoortigearchiefbescheiden.Danishetmakkelijkerompreciezeenafdoendeeisenteformulerenwaaraandevervangingmoetvoldoen.
Relevantedeelvragenzijn:
welkeorganisatieen/ofwelkorganisatieonderdeelbetrefthet?
welkewerkprocessen/soorteninformatiebetrefthet?
omwelkeperiode(n)gaathet?
gaathetomretrospectievevervangingvaneenafgeslotenarchiefbestandofomroutinematigevervangingvaninformatieineenlopendwerkproces?
watzijndevormeigenschappenvandetescanneneenheden?Denkdaarbijaan:formaten
(alleenA4ofookanders?),enkel-/dubbelzijdig,soortinhoud(zoalstekst,beeld,tekeningen,kaarten),gebruikenbetekenisvankleur,omvang(bijvoorbeeld:alledocumenten
bestaanuithooguit4bladzijden)encomplexiteit(bijvoorbeeld:dossiersbevattentekstdocumenten,beeldmateriaalentekeningenofeencombinatievanhandgeschrevenen
machinaalgeproduceerdetekst);
welkearchiefbescheidenmoeteneventueelopvoorhandaluitgezonderdwordenvan
vervangingenwaarom?(zie2.2.9 en bijlage11)
Hoe worden de archiefbescheiden gewaardeerd in de selectielijst die erop
van toepassing is?
Aanvervangingvantebewarenbescheidensteltartikel26bvandeArchiefregelingextra
eisen.Daarom,enomdathetlangetermijnbeheervandigitalegegevenseenkostbarezaak
kanzijn[14],moetvroegtijdigvastgesteldwordenhoedetevervangenbescheidengewaardeerdzijn,watdeeventuelebewaartermijnenzijnenwatdegrondslaghiervanis(titel
selectielijstendatumvanvaststellingdaarvan).Ditimpliceertdathethebbenvaneengeldendeselectielijsteenharderandvoorwaardeisomtotvervangingtekunnenovergaan.
Erkansprakezijnvanzeeruiteenlopendewaarderingenen/ofbewaartermijneninhette
vervangenarchiefbestand,bijvoorbeeldingevalvanroutinematigevervangingvaningekomenpost.Datcompliceertdeinrichtingvaneenverantwoord,doeltreffendendoelmatig
vervangingsproces.Inhetgevalvaneengedifferentieerdarchiefbestandishetraadzaam
[13] Archiefregeling, artikel 17, onder b.
[14] Zie voor informatie over kosten van digitalisering http://www.den.nl/thema/36/kostenberekening.
22
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
omhethoogste,voortebewarenbescheidennoodzakelijke,kwaliteitsniveauvoorscanningtehanterenenzoderisico’sopinformatieverliesteminimaliseren.Alshetgaatom
eenarchiefbestandmeteen(zeer)hoogpercentagearchiefbescheidendatsnelvernietigbaaris,kanderisicoafwegingleidentotdekeuzevooreenlagerkwaliteitsniveaumeteen
groterekansopinformatieverlies.
2.2.6 Wat is de context van de te vervangen archiefbescheiden?[15]
Archiefbescheidenontlenenhunbelangenbetekenisdeelsaandecontextwaarinzijzijn
ontstaan.Ookdezemoetvoorzoverrelevantreconstrueerbaarblijven,ooknavervanging.
Legdaaromvastinwelkecontextdetevervangenbescheidenzijnontstaanenwatdaarvandeconsequentieszijnvoorhetvervangingsproces.
Aandachtspuntenhierbijzijn:
• metagegevensblijvenbehoudenenverbondenmetdetevervangenarchiefbescheiden;
• relevanterelatiesmetofverwijzingennaaranderearchiefbescheidenkunnenooknavervangingnoggelegdworden.
HierbijvaltbijvoorbeeldtedenkenaanverwijzingenindebesluitenvanB&Wnaarjaarlijks
verleende(vervangen)bouwvergunningenofeenverwijzingineeneigentijdsetoegang
naar(vervangen)seriedelenofregisters.
2.2.7
Welke in de archiefbescheiden voorkomende gegevens zijn essentieel voor
het betreffende werkproces?
DeArchiefregelingsteltspecifiekvoortebewarenbescheidendatinhoud, structuur en
vormmoetenkunnenwordenvastgesteld,voorzoverdatnodigwasvoorhetwerkproces.[16]Voormeerinformatiehierover,ziehetMetadatatoepassingsprofiellokaleoverhedenofhetToepassingsprofielMetagegevensRijksoverheid.
Zoiskleurbijvoorbeeldeenaspectdatwelessentieelisvoorhetbegripvaneentechnischetekening,maarnietvooreensubsidiebeschikking.
2.2.8 Welke kenmerken van/informatie in de archiefbescheiden zijn mede bepalend voor de waarde van de archiefbescheiden als objecten van cultureel
erfgoed en/of als bron voor historisch onderzoek?
•
•
•
•
•
Ziehiervoorookdeparagrafen2.2.5 en 3.2.Hetgaathierbijsomsomzakendiebijreproductienietofzeermoeilijkzichtbaar(temaken)zijn.Opnamevanmetadataoverdeze
kenmerkenkanhetverliesvandergelijkeinformatieverzachtenmaarnooitgeheelcompenseren.Voorbeeldenzijn:
driedimensionalekenmerken,zoalsopgedruktezegels,bindwijzen,doorgedruktetypelettersendergelijke;
kleurgebruikdatvanbetekenisisvoorhetproces(bijvoorbeeldzoalsbijministeriesinde
jaren‘90gebruikelijkwas:paraafenopmerkingeninroodvandeminister,ingroenvande
secretaris-generaal);
ge(waar)merktofafwijkendpapier,bijvoorbeeldmetwatermerkofsteunkleur;
moeilijkzichtbareofficiëlekenmerken,bijvoorbeeldhologrammen;
uiterlijkekenmerkendievanbelangzijnvoordekennisvantechnologischeontwikkelingen;
[15] Archiefregeling, artikel 17, onder b en c, en artikel 20.
[16] Archiefregeling, artikel 17.
23
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
• esthetischeofartistiekewaardevandeverschijningsvorm.
Sindsdemassaledoorbraakvandekantoorautomatiseringkomendergelijkekenmerken
overigensveelmindervoordaninhettijdperkvantypo-enmanuscripten.
Hetisvanbelangdatbeschrevenwordtdatenhoedergelijkeaspecteninogenschouwgenomenwordenendathetvervangingsbesluitverantwoordthoedatisgebeurdentotwelkekeuzesdatheeftgeleid.Eventueelkanwordenoverwogenomsteekproefsgewijsenkele
originelebescheidentebewarenzodatlatereonderzoekerskunnenzienhoeoriginelen
enreproductieszichtotelkaarverhouden.Danishetwelraadzaamominhetbesluittot
vervangingexplicietaantegevendat(enwelke)originelebescheidenzijnuitgezonderd
vanvernietiging.
2.2.9 Zijn er redenen om specifieke bescheiden uit het te vervangen archiefbestand uit te zonderen van vervanging?
Inspecifiekewet-enregelgevingkanzijnbepaalddatbepaaldearchiefbescheidenin
hunoriginelevormmoetenwordenbewaard.Somsisvoorgeschrevendatbescheidenin
papierenvormoverlegdmoetenwordenaancontrolerendeoftoetsendeinstantiesalsde
belastingdienst,derechtbankofdeEuropeseUnie.Datbetekentechternietaltijddatvervangingisuitgesloten.Bijlage11gaatnaderinopdeinterpretatievaneenaantalwetten
diebepalingenbevattenoverbewaringenvervanging.Bijtwijfelofvervangingopgrond
vanwet-enregelgevingistoegestaanishetzaakhieroverjuridischadviesintewinnen.
•
•
•
•
•
•
Originelearchiefbescheidenhebbenaltijdeenspecifiekeverschijningsvormenhistorische
context.Dezekunnensamenvallenmetwatonder2.2.8 genoemd is, maar gaan soms
verderdandat.Ookdevolgendekenmerkenvandeverschijningsvormkunnenrelevant
zijn[17]:
geur;
structuurenchemischesamenstellingvanhetpapierendeinkt;
watermerken;
methodenwaarophetdocumentisgebonden;
gewicht;
sporenvananderegebruikersdiebelangrijkkunnenzijn.
Hetverliesvandergelijkekenmerkenkandeintegriteitenauthenticiteitvanhetdocument
aantasten.Datkanwellichtwordenopgevangendoorbijzonderemetadatatoetevoegen,
maardatheeftz’nbeperkingen.Hoedanookmoetenookdeaanwezigheidenhetbelang
vandergelijkekenmerkeninogenschouwgenomenwordenbijdeafwegingwatwelen
watnietvervangenkanworden.
Daarnaastkandehistorischecontextvaneenarchiefstukeenredenzijnombepaalde
documentenniettevervangen:
• deverschijningsvormgeeftonvervangbarecontextueleinformatie,bijvoorbeeldfoto’sin
eengedenkalbumofstukkenopafwijkendpapier;
• hetbetreftbijzonderebescheidenmetbetrekkingtothistorischbelangrijkepersonen,
gebeurtenissen,plaatsen,zakenofvoorwerpen;
• hogeouderdomen/ofzeldzaamheidswaardevanhetorigineel(denkaandeAktevanAbdicatievankoninginBeatrix).
[17] Ontleend aan Charles Jeurgens, The Scent of the Digital Archive: Dilemmas with Archival Digitalisation.in: BMG
Low Countries Historical Review Vol. 128-4 (2013), pp. 30-54.
24
2.3
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Consultatie en toetsing
Tijdensdevoorbereidingsfasegaathetermetnameomdeskundigentelatenmeedenkenoverde
fundamentelevraagofdevoorgenomenvervangingverantwoordis,zoweluitcultureel-historisch
alsuitjuridischoogpunt.Somseisenarchiefverordeningen,besluiteninformatiebeheerofbeheersregelsdatbijeenbesluittotvervangingdeeigenarchivaris[18]geconsulteerdofgeïnformeerd
moetwordenofdatdiensgoedkeuringisvereist.Ookalsdatniethetgevalis,isconsultatievande
archivarisinhetgevalvandevervangingvantebewarenbescheidenzeeraantebevelen,omdat
dezealstoekomstigbeheerderdeaangewezenfunctionarisisomteoordelenoverdebronfunctie
enheterfgoedbelangvandearchiefbescheideninkwestie.Deinternetoezichthouder[19]beoordeeltofopdebovenstaandeoverwegingenstandpuntenzijningenomenenofdezeadequaatzijn
gedocumenteerd(zieparagraaf2.1).
DaarnaastishetwenselijkomindezefaseookdeCIO of auditdienst de voorgenomen vervanging
telatentoetsenopbedrijfsvoeringsaspecten,metnamedevraagofdekostenendebateninverhoudingzijn.
2.4
Nuttige verwijzingen
• I.Tempelman-VanHunene.a.,Risico’svansubstitutie.Inventarisatievanrisico’senhand-
reikingenvoorreductievanrisico’singevalvansubstitutiebijhetMinisterievanBinnenlandseZakenenKoninkrijksrelaties(Leiden,eLaw,CentrumvoorRechtindeinformatiemaatschappij,2007),ziehttps://openaccess.leidenuniv.nl/bitstream/handle/1887/13065/
BZK_06-09-2007.pdf?sequence=2.
• Archiefrecht,hoofdstukB6-1:Algemene uitleg over artikel 6 van het Archiefbesluit uit
maart2013.
• Archiefbeheerindepraktijk,6541:Vervanging van archiefbescheiden: de Amsterdamse
Broodjeszaak (M.Loef)uitdecember2009.
• Informatieoverdekostenvandigitaliseringistevindenviahttp://www.den.nl/thema/36/
kostenberekening.
• HetrapportDigitaliseringontrafeld,technischeaspectenvandigitalereproductievan
archiefstukken(StadsarchiefAmsterdam,2006)geeftrekenvoorbeeldenvoorhetbepalen
vanopslagkosten.Ditrapportistedownloadenvanafhttps://www.amsterdam.nl/publish/
pages/754410/digitalisering_ontrafeld_web.pdf
• ToepassingsprofielMetagegevensRijksoverheid,http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/toepassingsprofiel_metagegevens_rijksoverheid.pdf.
• ToepassingsprofielMetagegevenslagereoverheden, https://archief2020.nl/nieuws/toepassingsprofiel-metadatering-lokale-overheden
[18] Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris zowel in zijn rol van intern toezichthouder als in zijn rol
van toekomstig beheerder. Bij het Rijk gaat het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder. De Erfgoedinspectie toetst niet vooraf maar geeft wel voorlichting (compliance assistance) en voert
systeemtoezicht uit. Daar waar geen archivaris is benoemd, is het inschakelen van een externe deskundige met de
kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek) zeer aan te bevelen.
[19] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd, geldt de archivaris in deze als interne toezichthouder. Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris.
25
3
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit
Devolgendestapinhetinrichtingsprocesisomvasttestellenaanwelkekwaliteitseisendescans
moetenvoldoenzodatallegegevensdiebijdevervangingbehoudenmoetenblijven(zie2.2.7 en
2.2.8)opdescansookdaadwerkelijkgoedtezienzijn.LeidendishierbijdefunctionarisdieverantwoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagement.Dezelaatzichbijstaandoordeproceseigenaar,
gebruikersvandeinformatieendeICT-afdeling.
3.1 Juridische grondslag
Opgrondvanartikel26b,subd,eenfvandeArchiefregelingmoetdezorgdragerinhetbesluittot
vervangingvantebewarenarchiefbescheideninzichtgevenin
d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit
e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend
de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake
van reproductie per batch of per stuk
f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten
Dezeeisenkunnenwordengezienalseenuitwerkingvandealgemenereeisuitartikel6Archiefbesluit1995dateenreproductieeenjuiste en volledige weergavemoetzijnvande in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.Vastgesteldmoetwordenwelkeaspectenvanhet
origineel(bijvoorbeeldkleurenscherpte)wezenlijkzijnvoordejuistheidenvolledigheidvande
daarinvoorkomendegegevens.Vervolgensmoethetscanproceszowordeningerichtdatdescan
allewezenlijkeaspectenjuistenvolledigweergeeft.Indatkadermoetgoedwordenafgewogenof
eninhoeverre(geautomatiseerde)nabewerkingenwenselijkzijn,bijvoorbeeldomscansrechtte
zetten,vanvlekkenteontdoen,aantescherpenofbijtesnijden.
Bijiedervervangingsbesluitmoetdezorgdragerzichookrekenschapgevenvanhetfeitdater
risico’szijnopinformatieverliesdoorfoutenindeuitvoering(bijvoorbeeldenkelzijdigscannen
vandubbelzijdigeoriginelen)endoortechnischemankementen(bijvoorbeeldpagina’sdiehalfof
scheefindescannerwordengetrokkenofvuilindeoptica).Inhoeverredergelijkerisico’sacceptabelzijn,isaandezorgdrageromtebepalen.Dewetgevereistiniedergevaldatdezorgdrager
adequatecontroleinrichttervoorkomingvanfouten.
DeArchiefregelingeistookdatbeschrevenwordtwelkekeuzeszijngemaaktvoordetotstandkomingvandereproductie,hoedereproductiewordtgemaaktenhoedekwaliteitvandereproductiewordtbewaakt.Dezeeisenvertalenzichenerzijdsintechnischeeisenaanhetvervangingsprocesendetechnische(beeld)kwaliteitvandevervangingenanderzijdsinprocedureleeisen,zoals
deinrichtingvankwaliteitsproceduresenfoutherstel.
HoewelopgrondvandeArchiefregelingdevastleggingenverantwoordingvandezecriteriaalleen
verplichtisalshetovertebewarenarchiefbescheidengaat,ishetevengoedinhetbelangvande
zorgdrageromdezekeuzesookvoorvernietigbarearchiefbescheidenweloverwogentemakenen
vastteleggenmethetoogopverantwoordingenleereffecten.
26
3.2
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Aandachtspunten en afwegingen
Dezorgdragermoetbeschrijvenopbasisvanwelkecriteriadebenodigdebeeldkwaliteitwordt
bepaald,enwelkefunctionarisdatdoet.Hetisvanbelangdebeeldkwaliteitprimairtebaserenop
hetvoorafbepaaldeminimaleniveauvangeaccepteerdinformatieverliesendatditniveaugekozen
ismethetoogopdeaardeninhoudvandearchiefbescheidenennietzozeeropbasisvanargumentenzoalsdebelastingvandesystemendoorscansinhogeresolutie.
Bijdeoverwegingenomtekiezenvooreenbepaaldetechniekofeenbepaaldekwaliteitkanhet,
metnameingevalvanbacklogscanning,handigzijnomonderscheidtemakentussenmasterbestandenengebruikskopieën.Alsvanuiteenkwalitatiefhoogwaardigmasterbestandgebruikskopieëngedistribueerdworden,ishetgeenprobleemdatdieeenlagerekwaliteithebben,gecomprimeerdzijneneengeslotenen/ofnietoptimaalgedocumenteerdbestandsformaathebben.Zo
wordtvoorkomendatsystementezwaarbelastwordenendatresponstijdentehoogoplopen.Op
hetmomentdateengebruikskopieniet(meer)voldoet,ishetmogelijkeennieuwekopievanhet
masterbestandtemaken.
Bijroutinematigevervangingkanookgekozenwordenvoorhetwerkenmeteenmasterbestand.
Indatgevalishetwelzaakomtezorgenvoorgoedeafsprakenoverdeomgangmetdewerkkopie
inrelatietothetmasterbestandteneindetevoorkomendaterverwarringkanontstaanoverwelk
bestandalsarchiefbescheidenbeschouwdmoetworden.
Bijhetbepalenvandegewenstebeeldkwaliteitkanhethandigzijngebruiktemakenvande
RichtlijnenPreservationImagingMetamorfoze,ontwikkeldbinnenhetnationaleerfgoedconserveringsprogrammaMetamorfoze.Dezekent3varianten:Metamorfoze,MetamorfozeLightenMetamorfozeExtraLight.Deeerstevariantwordtalleengebruiktvoororiginelendiealskunstwerken
wordengezienenisinditverbandnietrelevant.DeLight-variantsteltdermatezwareeisenaan
debeeldkwaliteitdatderisico’sopongewenstinformatieverliesminimaalzijn.Wiebijdevervangingvaneeuwigenlangdurigtebewarenarchiefbescheidengeheelzekervanzijnzaakwilzijn,kan
kiezenvoorMetamorfozeLightenhoeftdanverdergeenafwegingenmeertemakentenaanzien
vandebeeldkwaliteitendemethodiekvanvervanging.DatzelfdegeldtvoordeExtraLight-variant
ingevalvanvervangingvanbinneneenkortetermijntevernietigenbescheiden.
DeMetamorfoze-richtlijnenstellenhogeeisen.Diegevenzekerheden,maarzullenmisschienniet
leidentotdemeestdoelmatigeinrichtingvanhetvervangingsproces.Wiehetvervangingsproces
optimaaldoelmatigwilinrichten,kanaandehandvandevolgendevrageneigenafwegingenmaken.
3.2.1
Is kleur een bepalend element van de in de te vervangen archiefbescheiden
voorkomende gegevens?
Debepalendeelementenzijninkaartgebrachtbijstap2.2.8.Aldezeelementenmoeten
indereproductiegoedwordenweergegeven.Daarbijishetvolgendevanbelang:
• alskleureenbepalendelementishetnoodzakelijkominkleurtescannen;
• ookalskleurgeenbepalendelementis,geldtdatdevisuelekwaliteitvaneenkleurenreproductiedoorgaansbeterisdaneenopnameingrijswaarden,zelfsalshetgaatom
documentendieuitsluitendzwartenwitbevatten;
• alshetvanbelangisdatdekleurvanhetbrondocumentmeerdanalleenherkenbaarisen
hetorigineelzodichtmogelijkmoetbenaderen,danishetzaakdeeventuelekleurafwijkingvasttestellen.Hiertoemoetminimaaldezogenaamdekleurzweemwordengemeten.
27
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
DatkandoorhetgebruikvandeUTT testkaart[20]endebijbehorendesoftware
(zieparagraaf6.2.4 en bijlage4);
• descannermoetbestandenkunnenleverenmeteeningeslotenkleurruimte.[21]Ditlevert
debesteresultatenvooreenduurzamevervanging.Bestandenzonderingeslotenkleurruimtekunnennietbeoordeeldwordenophuntonaleprestatiequabelichtingencontrast.Ditbetekentdatergeeninzichtisinhetverliesaantekstueleinformatietijdenshet
scannen.Ookkandetonaleprestatievandescannerzelfnietmetanderescannersvergelekenworden,waardoordeproductienietschaalbaarenherhaalbaaris.
3.2.2. Is er sprake van zwart-wit foto’s, fijnmazige illustraties in zwart-wit of van
een gering contrast tussen letter en achtergrond (bijvoorbeeld door vergeling van het papier of door een slechte kwaliteit drukletter of handschrift)?
Danwordtdigitaliseringingrijswaardenaanbevolen.Ookindatgevalishetgebruikvan
eenapparaatonafhankelijkekleurruimtenoodzakelijk.
3.2.3. Is er behoefte om op de gedigitaliseerde bescheiden tekstherkenning door
middel van Optical Character Recognition toe te passen?
ScanneninkleurwordtindatgevalvanOCR[22]aangeraden,omdatditaanzienlijkbetere
tekstherkenningsresultatengeeft.Overhetalgemeengeldtdatdevisuelekwaliteitvan
eenkleurenreproductiedoorgaansbeterisdaneenopnameingrijswaarden,zelfsalshet
gaatomtekstenwaaropuitsluitendzwartenwitvoorkomt.
OmwillevantekstherkenningishetbovendienaanteradenomstandaardA4-documentenopminimaal300ppi[23]tescannen.DezeresolutiewordtindeMetamorfoze-richtlijnennodiggeachtomdeminimalescherptevan5lp/mmtehalen.[24]Bijlagereresoluties
wordttekstherkenningbemoeilijkt,waardoordebruikbaarheidvangegevensvermindert.
Alshetomarchiefbescheidengaatdieuitsluitendzwart-wit-tekstbevatten,niethandgeschrevenzijnendievanzichzelfeengoedebeeldkwaliteithebben(bijvoorbeeldeen
goedekwaliteitlaserprint),kaneventueelvolstaanwordenmet200ppi.Ziebijlage1 voor
eennadereverklaringvanditadvies.
[20] uTT staat voor Universal Test Target, een fotografische tekstkaart die het mogelijk maakt in een keer een compleet beeld te schetsen van de kwaliteit van een afbeelding. In combinatie met bijbehorende analysesoftware is de
uTT een belangrijk instrument voor kwaliteitscontrole en ijking van scans. Bron: http://www.den.nl/standaard/388/
[21] Een kleurruimte is een mathematisch model dat kleur op een numerieke manier beschrijft. Dit gebeurt over
het algemeen in een 3D-model dat gebaseerd is op de werking van het menselijk oog. Elke scanner of camera werkt
met een eigen unieke kleurruimte. Deze kleurruimte wordt over het algemeen vertaald naar een gestandaardiseerde
kleurruimte die los staat van de hardware. De keuze voor een dergelijke kleurruimte is belangrijk omdat hiermee de
gebruikte kleuren op een gestandaardiseerde manier zijn opgeslagen. Dit is met name voor de uitwisseling en duurzame toegankelijkheid van de beelden van belang. Informatie ontleend aan. Voorbeelden van kleurruimte zijn Adobe
RGB (1998), eciRGBv2 of sRGB. Informatie ontleend aan http://www.den.nl/thema/149/.
[22] Optical Character Recognition, beter bekend onder de afkorting ocr, is een vorm van optische tekenherkenning,
waarbij uit een afbeelding van een tekst door middel van patroonherkenning alle tekens uit de afbeelding als zodanig
worden herkend en apart opgeslagen door een computerprogramma. Zo wordt de afgebeelde tekst omgezet in een
bewerkbare tekst. Bron: Wikipedia.
[23] In deze Handreiking spreken we in het geval van resolutie over het aantal ‘pixels per inch’ (ppi) in plaats van
over ‘dots per inch’ (dpi). Deze pixeldichtheid is de waarde die de resolutie van de scanner weergeeft. De ppi meet
het aantal pixels per inch van de scanner, terwijl dpi wordt gebruikt om de resolutie van een printer aan te duiden.
Het gaat bij dpi om het aantal inktpuntjes dat de printer afdrukt, en dat is als het gaat om vervanging geen relevant
gegeven.
[24] Metamorfoze baseert zich bij het vaststellen van de beoogde scherpte, uitgedrukt in lp/mm, op de lettergrootte
van de onderkast drukletter ‘e’ en het formaat van het origineel.Voor formaat din A5 t/m din A2, met drukwerk met
onderkast letter ‘e’ die groter of gelijk is aan 1 mm geldt een vereiste scherpte van minimaal 5 lp/mm. Dit geldt ook
voor handgeschreven archiefbescheiden.
28
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
3.2.4. Is het antwoord op de bovenstaande vragen ‘nee’?
Danvolstaatbitonale(zwart-wit)scanning.
3.2.5
Bevat het te vervangen archiefbestand veel verschillende soorten bescheiden die ieder hun eigen eisen stellen aan de beeldkwaliteit?
Demeestveiligehandelswijzeisombijvervangingtekiezenvoorhethoogste,voortebewarenbescheidennoodzakelijke,kwaliteitsniveau,tenzijuiteengedegenrisicoafweging
blijktdatmeteenlagerniveaukanwordenvolstaan.Inveruitdemeestegevallenishet
aantebevelentekiezenvooréénscanregimeenéénkwaliteitsniveau,omdathetvervangingsprocesanderstecomplexwordt.Zieookparagraaf2.2.5.
3.3
Consultatie en toetsing
Vanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[25],
hoewelnietwettelijkverplicht,welzeeraantebevelen.Inhetgevalvandevervangingvantebewarenbescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder.[26] In de fase
vanhetbepalenvandebenodigdebeeldkwaliteitdienenzijmetnametetoetsenofdegekozen
beeldkwaliteitvoldoendeisomdereproductiesdefunctie(s)vandeoriginelebescheidentelaten
vervullen.Indiennodig,bijvoorbeeldineengemeenteofwaterschapwaargeenarchivarisisbenoemd,kanexterneexpertiseingeschakeldworden.
Bijeventueleuitbestedingvanhetscannenishetinhetkadervangoedopdrachtgeverschapessentieeldatdeopdrachtzorgvuldiggeformuleerdisendatdeopdrachtgevergenoegtijdenexpertise
inzetomte(laten)toetsenofdeleverancier(s)voldoenaandegesteldeopdracht.Ziebijlage2 voor
eenvoorbeeldvandeomgangmetleveranciersinhetvervangingsproces.
3.4
Nuttige verwijzingen
• Bijlage1:Hetbepalenvandebenodigdescherptevaneenscan.
• Bijlage2:Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersinhetvervangingsproces.
• Bijlage4:Technischecontrolevaneenscan.
• Landelijkerichtlijnvoordevervaardigingvanbeeld,via;http://den.nl/pagina/303/.
• Informatieoverkleurruimte:http://www.den.nl/thema/149/.
• InformatieoverdeUniversalTestTarget(UTT)viahttp://www.den.nl/standaard/388/.
• RichtlijnenPreservationImagingMetamorfoze,http://www.metamorfoze.nl/sites/meta-
morfoze.nl/files/publicatie_documenten/Richtlijnen_Preservation_Imaging_Metamorfoze_1.0.pdf.
• HandboekDigitaliseringvanDocumenten,Technischeaspectenenkwaliteitseisen(FARO,
hetVlaamsSteunpuntvoorcultureelerfgoed,2011),ziehttp://www.faronet.be/e-documenten/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-en-kwaliteitseisen.
• HetrapportDigitaliseringontrafeld,technischeaspectenvandigitalereproductievan
archiefstukken(StadsarchiefAmsterdam,2006)geeft,mededooruitvoerigeillustraties
vanscanresultateninverschillenderesolutiesenbestandsformaten,eengoedinzichtin
[25] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd, geldt de archivaris in deze als interne toezichthouder. Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris.
[26] Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder. Bij het Rijk gaat
het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder. Daar waar geen archivaris is benoemd, is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek)
zeer aan te bevelen.
29
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
degroteverschilleninbeeldkwaliteitdiebijscannenkunnenoptreden.Ditrapportiste
downloaden vanaf https://www.amsterdam.nl/publish/pages/754410/digitalisering_ontrafeld_web.pdf
• Archiefbeheerindepraktijk,4015-19:Vervanging van archiefbescheiden in Wettelijke
regelingen(A.denTeuling)uitoktober2013.
• Archiefbeheerindepraktijk,5065:Digitaliseren van analoge archiefdocumenten(F.
Boudrez)uitmaart2011.
30
4
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Kiezen van technische infrastructuur
Voortbordurendopderesultatenvandevoorbereiding,moetdeinrichtingvanhetvervangingsprocesendeborgingvandezorgvuldigheidenkwaliteitdaarvanwordenbepaald.Ditbegintmet
dekeuzevandegewensteapparatuurensoftware.DegenedieverantwoordelijkisvoorDIV en
informatiemanagementishierinleidend.VanzelfsprekendmoetookdeICT-afdelinghierbijworden
betrokken,omdatdezeinhetvervangingsproceseenbelangrijkeondersteunendefactoris.
4.1
Juridische grondslagen
Opgrondvanartikel26b,subbencvandeArchiefregelingmoetdezorgdragerinhetbesluittot
vervangingvantebewarenarchiefbescheideninzichtgevenindekeuzestenaanzienvande(inrichtingvan)deapparatuurensoftwaredieinverbandmethetvervangingsproceswordenaangeschaft:
b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en
de randapparatuur
c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen
Datimpliceertdatopaldezepuntenzorgvuldigeafwegingenenkeuzeszijngemaakt.Hoewelop
grondvandeArchiefregelingdevastleggingenverantwoordingvandezekeuzesalleenverplichtis
alshetovertebewarenarchiefbescheidengaat,ishetevengoedinhetbelangvandezorgdrager
omdezekeuzesvoorvernietigbarebescheidenweloverwogentemakenenvastteleggenmethet
oogopverantwoordingenleereffecten.
4.2
Aandachtspunten en afwegingen
Bijdekeuzevoormerk,typeenstandaardinstellingenvandeapparatuurendeeventuelerandapparatuurendesoftwarezijndevolgendeaspectenvanbelangomaftewegenenuiteindelijkin
hetbesluitvastteleggen:
4.2.1
Waaruit moet de technische infrastructuur bestaan?
Dezorgdragerbepaaltenbeschrijfthoedetechnischeinfrastructuurvoorhetscanproceswordtingericht.Daarbijgaathet,volgensdetoelichtingopartikel26asubbvande
Archiefregeling,omdeeisenwaaraandegebruikteapparatuurvoldoet,deparameters
waaropdeapparatuurisingesteld(bijvoorbeelddocumentgrootte,uitvoerinzwart-wit,
grijstintenofkleur)endegebruikterandapparatuur.
Deprestatiesvandehardwareendekwaliteitvandereproductieszijnafhankelijkvande
hele infrastructuurdierondhetvervangingsprocesisingericht.Daaromishetookessentieelomdeinstellingenvoordeapparatuuropelkaaraftestemmenentebeschrijven.
Denkdaarbijookaanmultifunctionalsdievaakopafdelingenwordengebruiktenwaarop
somsookvoorvervangingwordtgescand.
31
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
4.2.2 Met welke aspecten moet bij het inrichten van de scanomgeving rekening
gehouden worden?
• demogelijkhedenvandescanner.Nietelkescannerisinstaatomdedoordezorgdrager
gewenstekwaliteitteleveren.Denkhierbijaanhetaantalppi,keuzevoorhetbestandsformaat,keuzevoorkleurruimte/kleurprofielenpagina-instellingen.Depagina-instellingen
omvattennietalleendepaginagroottemaarookdekeuzeomdubbelzijdigtescannen
(waarbijdescannerdepaginavolgordehandhaaft),dekeuzeomlegepagina’swegtelaten
ofhetautomatischherkennenvanpagina’smetlouterzwart-wittekst.
Modernescannerskunnenookgeautomatiseerdnabewerkingendoen,bijvoorbeeldhet
gebruikvancompressie[27],hetgebruikvanOCRofbeeldverbeteringzoalsruisonderdrukking,contrastcorrectie,rechtzettenenvlekcorrectie.Hetgebruikvandezemogelijkheden
moetzorgvuldigwordenafgewogenenindientoegepastzorgvuldigwordenvastgelegd;
dewisselwerkingtussendeverschillendecomponentenvandetechnischeinfrastructuur.
•
Hetaanschaffenvaneengoedescanneralleenvolstaatnietaltijd.
Tweevoorbeeldenterverduidelijking:
•Alsdegebruiktecomputersonvoldoendezijnberekendopgrotescanbestanden,duurt
deverwerkingvan‘raw’bestandenbijvoorbeeldzolangdathetbedrijfsproceserdoor
gehinderdkanworden.Danisdeneiginggrootomvoorcompressietekiezen,metmogelijkinformatieverliesalsgevolg.Datisnietnodigalsdeinfrastructuuralsgeheelgoedis
opgebouwd.
•Dekwaliteitvanmonitorsisvanbelangombij‘fullcolour’scansdekleurendeweergave
vancontrastenhelderheidtekunnenbeoordelen.Monitorendiekwalitatiefonvoldoende
zijnofdienietzijngekalibreerdvoorcontrastenhelderheid,makenhetonmogelijkom
vasttestellenofeventuelekleinerelevantedetailsookkunnenwordengezienopdescan;
• deinvloedvanhetnetwerkwaaropdescanomgevingisingerichtopdesnelheidvanhet
proces.Somsishethandigomeenscanomgevinglostevande‘normale’infrastructuurin
terichten;
• alsgebruikgemaaktwordtvanopnameapparatuurzoalscamera’s,film-ennegatiefscannersgeldenookhiervoorbovenstaandeaandachtspunten.
4.2.3 Welke technische specificaties van de gekozen apparatuur moeten worden
vastgelegd?
Eengoedevastleggingvantechnischespecificatiesmaakthetmogelijkomdebeperkingen
vandegemaaktevervanginginteschatten,omeventuelenabewerkingenencorrectieste
doenenomdebestetechnischebewaarstrategietebepalenmethetoogophetbeheer.
Legvoorscannersiniedergevalhetvolgendevast:
• instellingenvoorscanoperatie:samplingrate(resolutie),kleurdiepte(aantalbitsper
pixel),kleurprofiel;
• geautomatiseerdecorrecties/nabewerkingen:kleurcorrectie,contrastcorrectie,ruisreductie(despeckle),rechtzetten(deskew)(paragraaf5.2.2gaatinopdewenselijkheidgeautomatiseerdecorrectiestoetepassen);
• instellingenvooropslag:uitvoerformaat,metagegevensindeuitvoerdiegebruiktkunnen
wordenvoorverderenabewerking.
[27] Bijvoorbeeld als raw scanoutput wordt geconverteerd naar pdf wordt bij multifunctionals vaak een lossy compressie toegepast.
32
•
•
•
•
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Legvoorcamera’siniedergevalhetvolgendevast:
apparatuureigenschappen(merk,model,type,gebruikteobjectieven,opstelling,belichting);
opname-instellingen:diafragma,sluitertijd,ISO-waarde,kleurprofiel,witbalans,resolutie;
geautomatiseerdecorrecties:opnamealsraw,ruisreductie,toegepastefilters;
instellingenvooropslag:uitvoerformaat,metagegevensindeuitvoer(XMLCoreProperties,EXIFPropertiesetc.).
4.2.4 levert de aan te schaffen hard- en software de benodigde technische metadata?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Camera’senscannersproducerenbijdeopnamenooktechnischemetadata.[28]Detechnischemetadatakunnenaanvullendgebruiktwordenbijdetechnischebeeldcontrole.Hetis
wenselijkdatdeapparatuurdevolgendemetadatalevert:
Datumopname;
Modelscannerofcamera;
Typescannerofcamera;
Kleurruimte;
Samplingrate(ppi,pixelsperinch);
Lengteenbreedteinpixels;
Bitdiepte;
Kleurprofiel;
Sluitertijd(indienvantoepassing);
Diafragma(indienvantoepassing);
ISOwaarde(indienvantoepassing);
Specialecameraofrawconversieinstellingen(indienvantoepassing).
4.2.5 Kan de apparatuur de gewenste resolutie leveren?
Hoehogerderesolutie,hoemeerinformatieperinchwordtopgeslagenenhoemeergeheugenhetdigitalebestandinneemt.Deresolutiemoetduszogekozenwordendatdeze
hooggenoegisomallerelevantebeeldinformatievasttekunnenleggen.Zievoornadere
afwegingentenaanzienvandebenodigderesolutiehoofdstuk3.
4.2.6 Waarvoor moet de aan te schaffen software kunnen worden gebruikt?
Erzijnverschillendetoepassingendenkbaar,zoalshetscannenvananalogearchiefbescheiden(danzijndescaninstellingen/parametersvanbelang),het(automatisch)bewerkenvanhetdigitalebestand(zoalshetoptimaliserenvancontrastenhelderheid,levels,
bijsnijdenetc.)ofhetomzettennaareenbepaaldformaat(bijvoorbeeldhetOCR’envan
hetdigitalebestandenvervolgensdeomzettingnaarPDF).Hetisvanbelangtewetenwelkebewerkingengeautomatiseerdkunnenplaatsvindeneneenbewustekeuzetemakenof
datwenselijkisofnietenwatdatbetekentvoordebeoordelingvandescanresultaten.Als
[28] Deze gegevens hebben voornamelijk betrekking op de instellingen van de opnameapparatuur tijdens het
digitaliseren. De software moet zo worden ingesteld dat deze metadata ‘embedded’ bij het digitale bestand in de
zogenaamde header informatie worden opgeslagen. Deze metadata zijn zichtbaar met behulp van Photoshop bij bestandsinformatie in o.a. de Tiff Properties, XMp Core Properties en eXif Properties. Ook uTT software maakt gebruik
van deze metadata (zie hiervoor punt 6.2.4 en bijlage 4).
33
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
erveelautomatischwordtbewerktmetdegekozensoftware,krijgtdegenedieeenreproductiebeoordeeltvaakeenscandiealisbijgesneden,rechtgezetengecorrigeerdvoor
vlekkenencontrast.Zieookparagraaf5.2.2.
4.3
Consultatie en toetsing
Vanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[29],hoewelnietwettelijkverplicht,welzeeraantebevelen.Inhetgevalvandevervangingvantebewaren
bescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder[30].Dekeuzevan
detechnischeinfrastructuurisimmersnietloutereenkwestievantechniek.Beidefunctionarissen
zorgenervoordatookdebedrijfsvoerings-enverantwoordingsbelangenvanhetoverheidsorgaan
inkwestieendeeventuelebronfunctieenerfgoedwaardevandearchiefbescheidenwordenmeegewogenbijdetechnischekeuzes.
DaarnaastishetraadzaamomindezefasedeCIOofdeauditdienstdetechnischeinfrastructuurte
latentoetsenopdeperformanceenopderelatietotendecompatibiliteitmetanderesystemen.
Zowelbijhetverlenenvaneenopdrachttotleveringeninrichtingvandetechnischeinfrastructuur
alsingevalvanalgeheleuitbestedingvandeuitvoeringvandevervanging,iseenzorgvuldigeopdrachtformuleringenadequatetoetsingencontroleeenbelangrijkonderdeelvangoedopdrachtgeverschap.Controleopdenalevingvandeofferteenprestatiesvandeleveranciersisessentieel.
Hierinspeeltdeinternetoezichthoudereenbelangrijkerol.Hijzieterbijvoorbeeldoptoedatde
apparatuurenbijbehorendesoftwarevoldoendezijngetestenblijkentevoldoenaandegestelde
eisen,alvorensdeleverancierdechargekrijgt.
4.4 Nuttige verwijzingen
• Bijlage4:Technischecontrolevaneenscan.
• HetRapportDigitaliseringontrafeld,technischeaspectenvandigitalereproductievanar-
chiefstukken(StadsarchiefAmsterdam,2006)geeftinformatieoververschillendesoorten
scannersenhetgebruikdaarvan.Ditrapportistedownloadenviahttps://www.amsterdam.nl/publish/pages/754410/digitalisering_ontrafeld_web.pdfRichtlijnen
• PreservationImagingMetamorfoze,http://www.metamorfoze.nl/sites/metamorfoze.nl/
files/publicatie_documenten/Richtlijnen_Preservation_Imaging_Metamorfoze_1.0.pdf.
[29] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd, geldt de archivaris in deze als interne toezichthouder. Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris.
[30] Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder. Bij het Rijk gaat
het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder. Daar waar geen archivaris is benoemd, is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek)
zeer aan te bevelen.
34
5
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bepalen van de wijze van reproduceren
Naastdebeeldkwaliteitzijnookdezorgvuldigheidvandevoorbewerkingen,hetbestandsformaat,
detoepassingvancompressieendetoevoegingvanmetadatainsterkematebepalendvoorde
kwaliteitvandereproductie.Leidendindekeuzesdieopditvlakgemaaktmoetenworden,isde
functionarisdieverantwoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagement.Dezelaatzichbijstaan
doorproceseigenaarendeICT-afdeling.
5.1
Juridische grondslag
DeArchiefwet1995steltgeenexplicieteeisenaandetechniekvandereproductie.Evenminzijn
(compressie)methodenofbestandsformatenvoorgeschreven.Degedachteisdatdeeisvaneen
juisteenvolledigeweergavevandeindetevervangenarchiefbescheidenvoorkomendegegevens
bepalendisvoordekeuzevandetoetepassentechnieken.
DeArchiefregelingbevateisenwaaraaneenbestandsformaatmoetvoldoenalshetgaatom
blijvendtebewarenarchiefbescheiden.Artikel26Archiefregelingsteltinheteerstelid:Digitale
archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit
redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de
voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
Dezeeisgeldtuiteraardookvoorhetbestandsformaatvandigitalereproducties.
Alsdezorgdragergebruikgemaaktheeftvanversleutelingstechnieken,moetdebeheerdervande
archiefbewaarplaatsnaoverbrengingdemogelijkheidhebbenomdeversleutelingongedaante
maken.Datgeldtnietalleenvoorborn digital gegevens,maareveneensvoordigitalereproducties.
Hettweedelidvanartikel26steltdaarom:voor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik
wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de
bijbehorende decryptiesleutel verstrekt.
Dekeuzestenaanzienvandewijzevanreproducerendienentewordenbeschrevenopgrondvan
artikel26bsubevandeArchiefregeling:dezorgdragermoetinzichtgevenin:de wijze waarop de
reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten […].
DeArchiefwet1995staatcompressietotopzekerehoogtetoe.Artikel26lid3stelt:gebruikmaking
van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie
optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke
en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan.
Losslesscompressie,waarbijhetgedecomprimeerdebestandgeheelidentiekisaanhetorigineel,
iszondermeertoegestaan.Lossycompressie,waarbijhetverkleinenvanhetbestandgepaardgaat
meteenzekerematevaninformatieverlies,istotopzekerehoogteverdedigbaar.Dezorgdrager
dienthetinformatieverliesweltebeperkentotverantwoordeproporties.Hijzal,zoalsalbeschrevenindeparagrafen2.1 en 3.1,zorgvuldigmoetenbepalenwathetbelangisvandearchiefbeschei-
35
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
deninkwestieenwelkegegevensenaspectenessentieelzijnomtebehouden.Vervolgenszalhij
moetenonderbouwenenverantwoordenwelkeinformatiedoordegekozencompressiemethode
verlorengaatenwaaromhijdatacceptabelvindt.
Methetoogopdedigitaleduurzaamheidisdezorgdragerverantwoordelijkvoorhetconverteren
vaneengecomprimeerdarchiefbestandalsereengevaarbestaatdateenbestandsformaat(ofeen
daaringebruiktecompressietechniek)nietlangerpraktischbruikbaaris.[31]
Nietalleendegebruiktetechnieken,maarookdemetadateringendebewerkingenzijnbepalend
voordekwaliteitvandevervanging.Omtekunnengaranderendatdevervangingeen‘juisteen
volledigeweergave’vandegegevensbiedt,moetdezorgdragerookooghebbenvoorderisico’s
dieschuileninhetdaadwerkelijkeprocesvanvervanging.Bewerkingenkunnendekwaliteitvan
scansverbeteren,maarkunnenookinformatieverliesveroorzaken.Daarommoetdezorgdrager
inzichtgevenin:de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake
van reproductie per batch of per stuk.
HoewelopgrondvandeArchiefregelingdevastleggingenverantwoordingvandereproductiewijze
alleenverplichtisalshetovertebewarenarchiefbescheidengaat,ishetevengoedinhetbelang
vandezorgdrageromdezekeuzesookvoorvernietigbarebescheidenweloverwogentemakenen
vastteleggenmethetoogopverantwoordingenleereffecten.
5.2
Aandachtspunten en afwegingen
Bijhetbepalenvandemanierwaaropdereproductieplaatsvindt,wordenveelenbelangrijkekeuzesgemaakt.Hetisdanookmoeilijkomhiervolledigtezijn.Hieronderzijndebelangrijkstevragen
opgenomendiebeantwoordmoetenwordenomverantwoordekeuzestekunnenmaken.
Enkele van de hieronder beschreven afwegingen zijn vooral van belang met het oog op duurzaam beheer op lange termijn. Deze zijn gemarkeerd met een plusje in de bullet.Voorvernietigbarearchiefbescheidenmeteenkortebewaartermijnzijndiekeuzesminderrelevant.
Het(decentraal)gebruikvanmultifunctionalsbijvervangingbrengtindeuitvoeringextrarisico’s
metzichmee,omdatdezeookgebruiktwordendoorfunctionarissendienietopdehoogtezijn
vanhethandboekvervangingendiewellichtnietopdejuistemaniervervangendereproducties
maken.Daaromwordtmetnadrukgestelddatdehieronderbeschrevenaandachtspuntenenafwegingenookbijhetgebruikvanmultifunctionalsrelevantzijn.
5.2.1
Welke voorbereidingshandelingen zijn nodig om de originelen te kunnen
scannen en hoe worden deze uitgevoerd?
Devoorbereidingshandelingenbepalendeelswaterwelennietzichtbaarisindeuiteindelijkescan.Daaromishetgoedvantevorentebedenkenentebeschrijvenwelkevoorbereidingdeoriginelennodigkunnen/zullenhebben,watdaarvanderisico’szijnenhoe
diekunnenwordenvermeden.Bijlage3bevateenopsommingvanproblemendiezich
kunnenvoordoenendieextraalertheidenmogelijkvoorbewerkingenvergen.Voorkomen
moetwordendattijdenshetdigitaliseringsprocesongewensteenonomkeerbarebeeldbewerkingenplaatsvindendieleidentotonherstelbaarenonacceptabelinformatieverlies.
[31] Artikel 25 lid 1 Archiefregeling.
36
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
• bijhetontvouwenmoetendocumentenwordengladgestrekenomerzekervantezijndat
ergeenstukkendubbelgevouwenindescannerkomen;
• bijhetafsnijdenvanderugvaneenrapportmoeternietteruimgesnedenwordenomte
voorkomendatertekstwegvalt;
• dikkerestapelspapiermoetenwordenlosgeschudzodatstukkennietaanelkaarblijven
plakkenenerpagina’songescandblijven.
5.2.2
Welke aandachtspunten zijn van belang bij (de voorbereiding van) het scannen?
⊕ doorautomatischecorrectiedoordescanapparatuurwijktdescansomsafvanhetori-
gineel.Datisnietaltijdwenselijk.Daaromishetvanbelanggoedaftewegenenvastte
leggenofvandergelijkemogelijkhedengebruikwordtgemaakt.Hetisafteradenombij
devervangingvantebewarenbescheidengebruiktemakenvanautomatischecorrectie;
⊕ verscherpingvanbeelden,hetzijautomatischhetzijhandmatignaaraanleidingvanvisuele
waarneming,isnooitacceptabeltijdenshetscannen.Eensoftwarematigeofhandmatige
aanpassingvandescherptetijdensdeproductievandescan,verandertfeitelijkdebasisopname.Daardoorgaatbeeldinformatieverloren,zodatlater,bijvoorbeeldbijconversie
vanhetbestandnaareenanderbestandsformaat,problemenkunnenopdoemenbij
hetuitvoerenvanconversiescripts.Alsgevolgdaarvankandebeeldkwaliteitnogverder
teruglopen.Alsdatherhaaldelijkgebeurt,kanhetkwaliteitsniveauvandescanonderhet
minimumuitkomen.Datallesistevermijdenalsdescherpteobjectiefwordtgerealiseerd
aandehandvanobjectieve(enobjectieftecontroleren)normen,ookalwilhetmenselijk
oogietsanders.Alslaterdescangeraadpleegdwordt,kaniederegebruikerdescannaar
eigenbehoeftevisueelaanpassenmetbehulpvandeviewer:contrastverhogen,scherper
makenisdanallemaalnogmogelijk,maarzonderdatdescanzelfverandert;
• Bijvervangingvanarchiefbescheidenwaarvan(ook)digitalebronnenbeschikbaarzijn,kan
ervoorgekozenwordenomdedigitalebronopteslaanbijwijzevanvervanging.
Denkbijvoorbeeldaanalgemenevoorwaardenbijeenovereenkomstofomvangrijkerapportenvanexternen.Ditsoortdocumentenzijnvaaklastigegevallenindescanstraat(kleinelettertjes,kleurgebruik),waardoorhethandigerkanzijnomdedigitalebrontebewareninplaatsvaneenscan.Alsdaarvoorwordtgekozen,moetwelwordengecontroleerd
ofdedigitalebronexactovereenkomtmethetpapierendocument.Hetkanvoorkomen
datdeversiedieinhetpapierendossierzitdigitaalnietmeerbeschikbaarisomdatdezeis
vervangendooreenrecentereofeeningekorteversie.
5.2.3
Wat maakt een bestandsformaat geschikt?
Bijdekeuzevanhetbestandsformaatzijndevolgendeafwegingenvanbelang:
⊕ is het bestandsformaat valideerbaar en volledig gedocumenteerd?
Ermoetencompletespecificatiesentoolsbeschikbaarzijnomobjectieftekunnentoetsenofhetdigitalebestanddaadwerkelijkaandespecificatiesvanhetbestandsformaat
voldoet,zodatlatereconversiesuitvoerbaarencontroleerbaarzijn.Dedocumentatie
overhetbestandsformaatmoetookoplangetermijnbeschikbaarzijn/gehoudenkunnen
worden;
37
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
⊕ is het formaat een open standaard?[32]
Omeendigitaalbestandduurzaamtekunnenopslaan,moetgeengebruikwordtgemaakt
vanbestandsformatenencompressietechniekendiejuridischen/ofcommercieeleigendomzijnvaneenbepaaldepartij.Datisnietalleenvanbelangomclaimstevoorkomen
wegensonbevoegdgebruik,maarvooralomtevoorkomendatdeondersteuningvoor
formatenoftechniekeneindigtofdocumentatienietofonvoldoendebeschikbaarisals
leveranciersophoudentebestaanofvoorwaardenwijzigen;
⊕ welke technische afhankelijkheden kent het bestandsformaat?
Ishetbestandsformaatafhankelijkvanbepaaldebesturingssystemen,hardwareofsoftwareomgoedterenderen?Decomplexiteitvanhetomgaanmetdezeafhankelijkheden
indetoekomstmoetmeegenomenwordenindeafwegingen;
⊕ kan het bestandsformaat alle gewenste functionaliteit ondersteunen?
Voorscanskanbijvoorbeeldwordengekozenvooreenbestandsformaatvoorbeeldinformatie(PNG, JPEG),maardanishetnietmogelijkominteksttezoeken.Diefunctioneleeis
kan weer wel ingevuld worden door PDF (mits OCRistoegepastopdescan);
⊕ is het formaat breed geaccepteerd en makkelijk converteerbaar?
Eenveelgebruiktgeslotenbestandsformaatkanduurzamerzijndaneenopenbestandsformaatdatbijnanietgebruiktwordt.Hetgaatervooralomdatdedocumentatiewijd
verspreidisenertoolsbeschikbaarzijndienuttigzijnvoorhetbeheer.Eenvoorbeeldis
TIFF,eenbeeldformaatdataldecenniadoorduizendenscannersenscanapplicatieswordt
ondersteund, ook een formele standaard is (ISO12639:2004),maargeenopenstandaard;
• legt het bestandsformaat zelf beschrijvende, technische en andere administratieve
metadata vast binnen het digitale bestand?
Datmaakthetprocesmakkelijker,betrouwbaarderengoedkoperenkanrelevantzijnmet
hetoogopdekwaliteitscontrole(ziehoofdstuk6);
• Maakt het bestandsformaat gebruik van encryptietechnieken?
Encryptieiseenmanieromgegevensteversleutelentegenongeautoriseerdetoegang.In
detoelichtingopartikel26vandeArchiefregelingwordtaangegevenhoemetencryptie
dienttewordenomgegaan.Belangrijkuitgangspuntisdatencryptiealleenmoetworden
toegepastalshetechtnodigis.Bijvoorbeeldbijhetbeschermenvanzeervertrouwelijke
informatiedieopgeenanderemanierkanwordenbeschermdtegenongeautoriseerde
toegang.
5.2.4 (In hoeverre) is het acceptabel om compressie toe te passen?
Hettoepassenvancompressieopeendigitaalbestandreduceertdebestandsgrootteen
isdaaromaantrekkelijkomdebelastingvannetwerkensystementebeperkenenkosten
tebesparen.Tegelijkklevenernadelenenrisico’saan.Devolgendeaandachtspuntenzijn
daaromvanbelang:
[32] Het Forum Standaardisatie beheert een lijst van gangbare open standaarden en een lijst van ‘pas toe of leg uit’
standaarden. Het toepassen van de lijst is voor de rijksoverheid verplicht op basis van de Instructie Rijksdienst bij de
aanschaf ICT-diensten of icT-producten en voor decentrale overheden op basis van bestuursakkoorden. Voor gemeenten geldt specifiek een resultaatverplichting uit het i-Nup voor 2015. Resultaatverplichting 20 stelt ‘Gemeenten
maken gebruik van de open standaarden zoals vastgesteld door het College Standaardisatie en werken hierbij volgens
het principe pas toe of leg uit.’ Alle overheden zijn dan ook verplicht de open standaarden, die op de lijst met pas toe
of leg uit-standaarden staan, bij aanschaf of (ver)bouw van icT-systemen/-diensten te eisen (pas toe). Afwijken mag
alleen met zwaarwegende redenen en verantwoording hierover moet worden afgelegd in het jaarverslag (leg uit). Zie
voor beide lijsten http://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/lijsten-met-open-standaarden/.
38
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
⊕ compressiebemoeilijktduurzaambeheer.Lossy compressiegeeftrisicoopinformatie-
verlies.Bovendienkandegecomprimeerdeinformatienietmeerwordengetoondalshet
voordecompressiegebruiktealgoritmenietmeerbekendisofondersteundwordt;
⊕ metnamevoorbeeld-enkaartmateriaalwordtveelalongecomprimeerdeTIFF geadviseerd.TIFFisechtereengeslotenformaat.Eendergelijkekeuzezaldaarominhetkader
van comply or explainverantwoordmoetenworden;
⊕ Eenvoorkeurvooreenspecifiekbestandformaatkanookwordeningegevendoorhet
beoogde(her)gebruik.ZolijktvoorbijvoorbeeldtekstdocumentenTIFFgeenoptimaal
formaat.Immers,TIFFmaaktvaneentekstdocumenteenplaatje,watdegebruiksmogelijkhedenaanzienlijkbeperkt;
⊕ onderzoek[33]toontaandatdecombinatievaneenkleinebestandsgrootteeneenhoge
detail-enkleurreproductieJPEGgoedbruikbaarmaaktalsopslagformaatvoorarchiefbescheiden.JPEGmaaktechtergebruikvanlossycompressie,watdemeestearchiefinstellingennietacceptabelvinden.JPEG-compressiewordtveelalalleendantoegestaanalshet
documenteentekstdocumentisdatOCRondergaatenalscompressieslechtséénkeer
wordttoegepastenwelindelaatstefasevandebewerking,zodathetrisicoopinformatieverliesbeperktblijft.Hetisraadzaamhieroverafstemmingtezoekenmettoekomstige
beheerder;
⊕ alsdetransmissiesnelheidineennetwerkdevoornaamsteredenisomcompressie
teoverwegen,kanookgekozenwordenvoorhetmakenvaneen‘gebruikskopie’voor
dagelijksgebruik.Deontvangerkrijgtdaneengecomprimeerdeversievanhetmasterbestand.Welkformaatdegebruikskopieheeft,doeterveelmindertoe.[34]Ziehiervoor
ookdeintroductieopparagraaf3.2;
compressiebetekentbesparingopdekostenvandeopslagcapaciteit.Hoewelopslag
•
steedsgoedkoperwordt,iseenveiligeinfrastructuurmetbackups,redundantieenactievefoutcontrolekostbaar.Bijeeneventuelekeuzevoorcompressieomkostentebesparen
dientdezorgdragerderisico’svaninformatieverliesvoordeeigenbedrijfs-enbewijsvoeringenvoordesamenleving(bewijszoekendeburgers,onderzoekenerfgoed)meete
wegen.
5.2.5
Welke metagegevens moeten zijn vastgelegd over en onlosmakelijk verbonden blijven aan de vervangende archiefbescheiden?[35]
Metagegevenszijnonlosmakelijkverbondenmetarchiefbescheiden:debeschrijvende
gegevenszijnvanwezenlijkbelangvoordeduurzametoegankelijkheid.Dezorgdrager
moetdemetagegevenssamenmethetarchiefstukbewaren,beherenen(eventueel)
vernietigen.[36]Datgeldtookvoorvervangendereproducties.Dezorgdragermoet
aangevenopwelkemanierenopbasiswaarvanmetadateringplaatsvindtenhoederelevante(oorspronkelijke)metagegevensbehoudenblijven.
Indeomgangmetmetagegevensmoetenoverheidsorganenzichconformerenaan
NEN-ISO23081ofeenvergelijkbarenorm.Bijhetbepalenvandebenodigdemetagege-
[33] Rapport Digitalisering ontrafeld, technische aspecten van digitale reproductie van archiefstukken (Stadsarchief
Amsterdam, 2006), p. 38-57.
[34] Dat kan bijvoorbeeld Jpeg zijn met een hogere compressie (bijv. psd 4), pdf/a of png. Jpeg kwaliteit psd 4 levert
een uitstekende raadpleegkwaliteit op en veel kleinere digitale bestanden. Bestanden in gif zijn zeer klein maar
prima bruikbaar voor raadpleging.
[35] Archiefregeling, artikel 19.
[36] Archiefregeling, artikelen 17, 21 en 22.
39
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
vensisdeArchiefregelingleidend[37].VoordeRijksoverheidisdituitgewerktindeRichtlijn Metagegevens RijksoverheidenhetbijbehorendeToepassingsprofiel Metagegevens
Rijksoverheid.[38]Eendergelijktoepassingsprofielisookbeschikbaarvoordelokaleoverheden.[39]
5.2.6 Welke metagegevens moeten worden vastgelegd bij en over de vervanging?
•
•
•
•
5.3
Hetisnoodzakelijkombijhetvervangenvanarchiefbescheidenmetagegevensoverde
vervangingvastteleggenomtekunnengaranderendatdereproductieswerkelijkdevervangendereproductieszijn.Hetgaatdaarbijomdevolgendezaken:
dat het gaat om een vervanging.
Afhankelijkvandegekozenwerkwijzekanditgegevengeneriekwordenomschrevenvoor
alleinformatieobjectendiehetbetreft;
het nummer/kenmerk van het vervangingsbesluit.
Ditgegevenkangeneriekwordenomschrevenvooralleinformatieobjectendiehetbetreft;
wanneer de vernietiging van de originelen heeft plaatsgevonden.
Hetisvanbelangtewetentotwelkmomentnogopdeanalogearchiefbescheidenkon
wordenteruggevallen.Ditisvastgelegdindeverklaringvanvervanging(zie8.2.3).[40]
Afhankelijkvandegekozenwerkwijzekanditgegevengeneriekwordenomschrevenvoor
alleinformatieobjectendiehetbetreft;
welke specifieke afwegingen en rechtvaardigingsgronden bij de vervanging zijn
geformuleerd.
Hetgaatvooralomdeidentificatievandespecialegevallen,waarinvullingisgegeven
aanuitzonderingsgrondendieinofbijhetbesluitzijnomschreven.Ditgegevenwordtop
documentniveaubeschreven.
Consultatie en toetsing
Vanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[41],hoewelnietwettelijkverplicht,welzeeraantebevelen.Inhetgevalvandevervangingvantebewaren
bescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder.[42] In de fase van
hetbepalenvandewijzevanreproductiekijkenzijofdekeuzestenaanzienvandevoorbewerkingen,debestandsformaten,decompressieendemetadateringvoldoendezekerheidbiedendatde
reproductiesookoplangeretermijneenjuisteenvolledigeweergavekunnenblijvengevenvande
indetevervangenarchiefbescheidenvoorkomendegegevens.Alsergeenarchivarisisbenoemd,is
hetaantebevelenexterneexpertiseinteschakelen.
Ookindezefasevergteventueleuitbestedingeenzorgvuldigeopdrachtformuleringentoetsing
encontrolevandekantvandeopdrachtgever.Controleopdenalevingvandeofferteenpresta[37] Zie daarvoor de Archiefregeling, artikelen 17, 21 en 24.
[38] http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/Toepassingsprofiel_metagegevens_rijksoverheid.pdf
[39] https://archief2020.nl/nieuws/toepassingsprofiel-metadatering-lokale-overheden
[40] Archiefbesluit 1995, artikel 8.
[41] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd, geldt de archivaris in deze als interne toezichthouder. Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris.
[42] Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder. Bij het Rijk gaat
het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder. Daar waar geen archivaris is benoemd, is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek)
zeer aan te bevelen.
40
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
tiesvandeleveranciersdoorzoweldeopdrachtgeveralsdeinternetoezichthouderisessentieel.
Samenzienzijeroptoedathetresultaatvanhetscanprocesvoldoetaandevoorafvastgestelde
kwaliteitscriteriaalvorensdeleverancierdechargekrijgt.Ziebijlage2vooreenvoorbeeldvande
omgangmetleveranciersinhetvervangingsproces.
5.4
Nuttige verwijzingen
• Bijlage2:Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersbijuitbesteding.
• Bijlage3:Gevallenwaarinvoorbewerkingennodigkunnenzijn.
• Lijstenmetopenstandaarden,verplicht(onderprincipe‘pastoeofleguit’)ofaanbevolen
vooroverheidsorganisaties,https://www.forumstandaardisatie.nl/lijst-open-standaarden/
in_lijst/verplicht-pas-toe-leg-uit
• RapportDigitaliseringontrafeld,technischeaspectenvandigitalereproductievanarchiefstukken.Ditrapportistedownloadenvanafhttps://www.amsterdam.nl/publish/pages/754410/digitalisering_ontrafeld_web.pdf
• RichtlijnMetagegevensRijksoverheid,http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/
docs/richtlijn_metagegevens_overheid_toelichting_0_0.pdf.
• NEN-ISO23081,Informatieendocumentatie-Beherenvanmetagegevensvoorarchiefbescheiden,http://www.nen.nl/NEN-Shop/Norm/NENISO-2308122009-nl.htm.
• ToepassingsprofielMetagegevensRijksoverheid,http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/toepassingsprofiel_metagegevens_rijksoverheid.pdf.
• Toepassingsprofielmetagegevenslagereoverheden,https://archief2020.nl/nieuws/toepassingsprofiel-metadatering-lokale-overheden
41
6
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Inrichten van kwaliteitsprocedures
Verantwoordenbinnendewettelijkekadersvervangengaatvanbegintoteindoverkwaliteit.Niet
voornietsbevattenallevoorgaandehoofdstukkeneenparagraafoverconsultatieentoetsingten
aanzienvandeinrichtingvanhetproces.
Omdekwaliteitvanhetvervangingsprocesalszodanigenvandereproductiestekunnenborgen,
zijnnaasttoetsingencontroleookgoedeinternekwaliteitsproceduresnodig,aandehandwaarvantijdensdeuitvoeringvanhetvervangingsprocesstructureelcontroleenfoutherstelplaatsvindt.
LeidendishierbijdefunctionarisdieverantwoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagement.Deze
laatzichbijstaandoordeverantwoordelijkevoorinternecontrole,deproceseigenaar,gebruikers
vandeinformatieendeICT-afdeling.
6.1
Juridische grondslag
Artikel3vandeArchiefwet1995verplichtoverhedentothetingoede,geordendeentoegankelijke
staathoudenvanarchiefbescheiden.Dezeverplichtingisonverkortvantoepassingopreproducties
dieopgrondvaneenvervangingsbesluitoriginelearchiefbescheidenvervangen.Eenvervangende
reproductiewordtgeachteen‘juisteenvolledigeweergave’tegevenvandegegevensuithetorigineel,zodathetorigineelvernietigdkanworden.Hetisdanookessentieeldathetvervangingsprocesvoorzietinkwaliteitsbewakingomtevoorkomendateronbedoeldenonomkeerbaarinformatieverlorengaatdoorfouten.
Artikel26bsubfenhArchiefregelingschrijvenvoordatdezorgdragerinhetvervangingsbesluit
inzichtgeeftin:de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van
fouten en in de kwaliteitsprocedures.
Inhetvervangingsproceskunnentechnischeenprocedurelefoutenoptreden.Bijtechnischefoutengaathetbijvoorbeeldompagina’sdiescheefindescannerwordengetrokkenofomautomatischenabewerkingenwaarbijlegepagina’sonterechtvoorleegwordenaangezien,markeringenals
vlekkenwordenverwijderdetcetera.Voorbeeldenvanprocedurelefoutenzijn:onvolledigontnieten,waardooraangehechtepagina’smeegaanindescannerofkapotwordengetrokken,ofhet
foutiefinstellenvandescannerwaardoordubbelzijdigeoriginelenenkelzijdigwordengescand.
Deaardvandemogelijkefoutenisafhankelijkvandesoortenarchiefbescheidendiewordenvervangenendeaardvandeinformatiediedaarinisvervat.Datisderedenwaaromhetarchiefrecht
geeneenduidigekwaliteitsproceduresvoorschrijft.Dezorgdragerheeftdeverantwoordelijkheid
omdekwaliteitdiehetvervangingsprocesmoetbiedenactieftebewaken.Diekwaliteitsbewaking
moetduidelijkblijkenuitdeinrichtingenbeschrijvingvanhetvervangingsproces,zodatdevervangingjuistverlooptendaaropkanwordengetoetst.
Vervangingvergtnietalleentechnische,maarookprocedurelekwaliteitseisen.Artikel16vande
Archiefregelingschrijftvoordat(dezorgdragerzorgtdat):het beheer van zijn archiefbescheiden
voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.
42
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Vervangingvaltonderdebeheertakenwaarvooreenkwaliteitssysteemmoetzijningericht.Deeis
datdezorgdragerinhetvervangingsbesluitinzichtmoetverschaffenindekwaliteitsprocedures
(artikel26bsubhArchiefregeling)moetduswordengelezenalseenspecifiekeuitwerkingvanartikel16:dezorgdragermoetnietalleeneenkwaliteitssysteemhanteren,maarmoetinhetvervangingsbesluitexplicietaangevenhoedatingevalvanvervangingwordttoegepast.Detoelichtingbij
artikel26bsubhisredelijkkort:(metbetrekkingtotdekwaliteitsprocedures)wordt beschreven op
welke manier de continue kwaliteit van het vervangingsproces wordt geborgd door bijvoorbeeld
kalibreren, wat de criteria zijn voor en de frequentie is van interne controles en hoe deze zijn ingebouwd in het gehele proces.
Hetligtvoordehandombijdeinrichtingvanhetkwaliteitssysteemaantesluitenbijdenormering:bijNEN-ISO15489voorhetarchiefsysteeminbredezinenbijNEN-ISO30301:2011voorhet
managementsysteemvoorarchiveringinhetbijzonder.Ziebijlage11 voor de aan een kwaliteitssysteemtestelleneisen.
HoewelopgrondvandeArchiefregelingdevastleggingvandekwaliteitsproceduresinhetvervangingsbesluitalleenverplichtisalshetovertebewarenarchiefbescheidengaat,ishetevengoed
inhetbelangvandezorgdrageromkwaliteitszorgookvoorvernietigbarebescheidengoedinte
richtenenvastteleggenmethetoogopverantwoordingenleereffecten.
6.2
Aandachtspunten en afwegingen
Kwaliteitsproceduresvoor(onderdelenvan)hetvervangingsprocesmoetengoedaansluitenop
deresultatenvanderisicowegingendieindeloopvandevoorbereidingvandevervangingzijn
gemaakt.Daarwaarderisico’shoogzijn,zoalsbij(decentraal)gebruikvanmultifunctionalsvoor
vervangingofingevalvancomplexearchiefbestanden,isverscherptekwaliteitscontroleraadzaam.
6.2.1
Zijn de resultaten van de in de Handreiking beschreven processtappen vastgelegd in een handboek vervanging?
Deorganisatiezelfoefentvoortdurendinternecontroleuitopdekwaliteitvanzowelhet
vervangingsprocesalsdereproducties.Artikel16vandeArchiefregelingschrijftinalgemenezinvoordathetbeheervandearchiefbescheidenvoldoetaantoetsbareeisenvaneen
kwaliteitssysteem.Dekwaliteitsproceduresdiespecifiekbetrekkinghebbenopvervanging
wordenhieraanontleenden/ofhieropafgestemd.
Demeestgeëigendemanieromdekwaliteitszorgbijvervangingprocedureelentechnisch
goedteborgen,isdoorhetopstellenvaneenhandboekvervanging.Overigenskanerook
voorgekozenwordengeenaparthandboekvervangingoptestellenmaardebetreffende
proceduresoptenemeninhetKwaliteitshandboekDIV.Voorhetgemakwordtechterin
denavolgendeparagrafenalleengesprokenoverhethandboekvervanging.Bijlage6bevat
eenvoorbeeldvaneeninhoudsopgavevaneenhandboekvervanging.Deinrichtingvan
eendergelijkinstrumentzalperorganisatieen(vervangings)procesverschillen,maarhet
zalmoeteningaanopalleindeHandreikingopgenomenaandachtspuntenenafwegingen.
Benadruktmoetwordendatdetotdusverdooroverhedengebruiktehandboekenvoor
vervangingvolgensdehuidigeenindeHandreikingvastgelegdeinzichtennietlangervoldoenenheroverwegingenaanpassingbehoeven.
43
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Eenhandboekvervangingdientdriedoelen:
• hetonderbouwthetvervangingsbesluitentoontaandatdezorgdragerzorgvuldigomgaat
metzijnbevoegdheidtotvervanging;
• hetmaaktobjectievetoetsingvanhetvervangingsprocesmogelijk;
• hetonderbouwtinhoeverredevervangingkanwordenvertrouwdalsaccurateenvolledigeweergavevanhetorigineel.[43]
Hetisraadzaamhetopstellenvanhethandboektelatenuitvoerenen/ofbegeleidendoor
eenmultidisciplinairteammet:
• deproceseigenaarofpersonendiedezevertegenwoordigen;
• vertegenwoordigersuitdevakgebiedenDIV, ICT,juridischeZakeneninternecontrole/kwaliteitszorg;
• eventueleanderebelanghebbendenuitdeorganisatie,zoalsdegebruikers.
6.2.2 Is het handboek vervanging getest op uitvoerbaarheid en effectiviteit?
Parallelaanhetopstellenvanhethandboekishetzaakdedaarinbeschreventechnische
inrichting,procedures,etc.indepraktijktetesten.Debevindingenkunnenaanleiding
geventothetbijstellenvandeinrichtingenhethandboek.Paswanneerhetprocesvan
vervangingnaartevredenheidverloopt,problemenzijnopgelostengebruikerszijnvoorbereid,kandestaptotformelebesluitvormingendaadwerkelijkevervanginggezetworden.
6.2.3 Zijn de technische targets waaraan de scan moet voldoen bekend en in het
handboek vervanging vastgelegd?
Technischecontrolevandescanskunnenhetbestegeautomatiseerdplaatsvinden,omdatvisuelecontrolesalleenonvoldoendezijn.Bijgeautomatiseerdecontrolewordende
technischetargetsvaneenscansoftwarematiggemetenengeanalyseerd.Ziedaarvoor
bijlage4.Desoftwaregeeftdanaanofdekwaliteitvandescanopalzijntechnische
targetsbinnendebandbreedtevandenormblijft.Daarmeeontstaateenscanmeteen
objectiefmeetbarekwaliteit.Geconstateerdeonregelmatighedenwordendoorgaans
veroorzaaktdoordescanapparatuur,diedanofopnieuwingesteld,schoongemaakten/of
gekalibreerdmoetworden.
6.2.4 Wordt de scanapparatuur periodiek gecontroleerd en geijkt?
Scannersencamera’smoetenperiodiekwordengecontroleerdengeijkt.Datgebeurtbij
voorkeurgeautomatiseerddooraanhetbeginvaneenbatch(ofnaeenandergoedgekozeninterval)eentechnischetestkaart(UTT)telatenscannenendebetreffendescante
latenanalyserendoorbijbehorendesoftware.Dezegeautomatiseerdemaniervancontrolerenverdientdevoorkeuromdatdebetrouwbaarheidervangroterisdaninhetgevalvan
visuelecontrole,zelfsalsdieaandehandvanhet‘vierogenprincipe’wordtuitgevoerd.
Controleenijkingkunneneventueelookhandmatigwordenuitgevoerd,zieookbijlage4.
[43] Zoals de toelichting bij artikel 7 van de Archiefwet 1995 beschrijft: “Daarin [in de uitwerking van de regels voor
vervanging in Archiefbesluit en Archiefregeling] zal o.m. de procedure van substitutie zodanig geregeld worden dat
daaraan door de rechter eventueel, bij gemotiveerde betwisting van het overeenstemmen van de reproductie met het
origineel, een vermoeden van echtheid van de reproductie kan worden ontleend.”
44
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
6.2.5 Is bekend en beschreven hoe en op welke aspecten visuele controle dient
plaats te vinden?
Omdatdetechnischecontrolenooitallerelevanteeigenschappenvandescankanbeoordelen,isaanvullendeenvisuelecontrolenodig,metnameomdeleesbaarheidvan
descantecontroleren.Daaromishetaantebevelengedurendehetscannenregelmatig
eensteekproeftenemen.Bijhetbepalenvandeomvangenfrequentievandesteekproef
wordteenrisicoafweginggemaakt.Daarbijishetvanbelangdatdefrequentiezogekozen
wordt,dateringevalvangeconstateerdefoutenoftekortkomingennietonverantwoord
veelwerkovergedaanmoetworden.Vantevorenmoetdezorgdragerbepalenwateen
acceptabelfoutpercentageis.Ookishetverstandigomvoorafnatedenkenovereenkostenplafond.Ziebijlage5vooreenlijstmetaandachtspuntenvoorvisuelecontrole.
6.2.6 Is voorzien in een goede voorbewerking en metadatering van de te scannen
archiefbescheiden?
Zie5.2.1, 5.2.2 en 5.2.5 en bijlage3.Alleendankunnenlaterinhetprocescontrolessoftwarematigplaatsvinden.
6.2.7
Is voorzien in controles op de noodzakelijke eigenschappen van de scanbatch?
•
•
•
•
Devolgendecontrolesmoeteningebouwdwordenvoorelkescanbatch:
zijnallepagina’sgescand?
zijndeeenhedenindejuistepaginavolgordegescand?
zijndubbelzijdigepagina’sindejuistevolgordegescand?
zijndepagina’svollediggescand?
Alswordtgekozenvoordubbelzijdigscannen,moetduidelijkvastliggenwatwordtgedaan
metblancopagina’s.Ookmoetduidelijkzijnwanneereenpaginaalsblancomaggelden,
bijvoorbeeldalsdescannerperforatiegaatjesals‘inhoud’zietterwijldepaginaverderleeg
is.
6.2.8 Is voorzien in een terugkoppeling van tekortkomingen en fouten in het
proces?
Omdeplan-do-check-act-cyclus(PDCA)voortdurendgaandetehouden,ishetvanbelang
datdeorganisatievoortdurendleertvandedingendienietgoedgaan.Hetvervangingsprocesdienteenproceseigenaartehebbendiemeldingeninontvangstneemtendaarop
tijdigenadequaatacteert.
6.2.9 Is voorzien in een periodieke audit op het vervangingsproces?
Omervoortezorgendathetkwaliteitsbewustzijnhoogblijft,ishetraadzaamomperiodiekeenaudittelatenuitvoerenophetvervangingsproces.Indienbenoemdkande
archivarisditbijdelagereoverhedenuitvoeren,inzijnrolvaninterntoezichthouder.
Aansluitingbijbestaandeafsprakenoverenstructurenvoorauditingenkwaliteitszorgvan
bijvoorbeeldde(interne)accountantsdienstisraadzaam.Omdathetvervangingsproces
nauwsamenhangtmetdetechnischeinrichtingvandeIT-infrastructuuralsgeheelende
algemenebeheersmaatregelendiedaarvoorgelden,ishetaantebevelenomdeauditop
hetvervangingsprocesintebeddenineenbredereaudit.
45
6.3
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Consultatie en toetsing
Vanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[44],hoewelnietwettelijkverplicht,welzeeraantebevelen.Inhetgevalvandevervangingvantebewaren
bescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder.[45]
Hetisbovendienaantebevelenindelaatstefasevoordedaadwerkelijkeuitvoeringvandevervangingeenauditopdetoereikendheidvandekwaliteitsprocedurestelatenuitvoeren,bijvoorbeelddoordeinternecontrole-ofauditdienstinsamenspraakmetdearchivaris.
Hetisvangrootbelangdatingevalvanuitbestedingvandevervangingdeopdrachtgeverwelzelf
uitvoeringgeeftaandekwaliteitscontroleendaarbijgebruikmaaktvandeexpertisevandeinterne
toezichthouder(zieookbijlage2).
6.4
Nuttige verwijzingen
• Bijlage2:Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersinhetvervangingsproces.
• Bijlage4:Technischecontrolevaneenscan.
• Bijlage5:Aandachtspuntenvoorvisuelecontrolevanscans.
• Bijlage6:Voorbeeldinhoudsopgavehandboekvervanging.
• DeNEN-ISO30301:2011nlInformatieendocumentatie-Managementsystemenvoorar-
chivering–Eisenisbedoeldalshulpmiddelvoororganisatiesomdenalevingvandeeisen
voorarchief-eninformatiemanagementuitdeNEN-ISO15489:2001nlInformatieendocumentatie–Informatie-enArchiefmanagementtesturenentebeheersen.Bijlage10bevat
dehoofdlijnenvandeNEN-ISO30301:2011nl.
Inspectieraad,Systeemtoezichtenhorizontaaltoezicht.LeidraadvoordeRijksinspecties;
•
begrippenenrandvoorwaarden(dec.2012),pag.16;ookditgeeftophoofdlijnenweer
hoeeenkwaliteitssysteemeruitzoukunnenzien.Tedownloadenviahttp://www.inspectieloket.nl/zoekresultaten.aspx?q=leidraad.
• DeRichtlijnenvoordekwaliteitscontrolevanhetdigitaliserenvanHetGeheugenvan
Nederlandzijngoedbruikbaarvoorhetbepalenvandekwaliteitscriteria(o.a.technische
specificaties).Tedownloadenviahttp://docplayer.nl/16203688-Richtlijnen-en-procedures.
html
[44] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd, geldt de archivaris in deze als interne toezichthouder. Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris.
[45] Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder. Bij het Rijk gaat
het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder. Daar waar geen archivaris is benoemd, is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek)
zeer aan te bevelen.
46
7
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Opstellen van het vervangingsbesluit
Hetvervangingsbesluitiseenformeelbesluitvandezorgdrager.Ditbesluitimpliceerteenwijziging
inhetarchief:deoriginelenwordenimmersvervangendoorreproducties.LeidendbijhetopstellenvanhetbesluitisdegenedieverantwoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagement.Dezelaat
zichbijstaandooreenjuristendeproceseigenaar.
7.1
Juridische grondslag
Artikel6Archiefbesluit1995verplichtdezorgdragerbekendtemakenhoebijvervangingrekening
isgehoudenmetdewaardevandearchiefbescheidenalsbestanddeelvanhetcultureelerfgoed
(conformartikel2,eerstelidondercArchiefbesluit1995)enmethetbelangvandeindearchiefbescheidenvoorkomendegegevensvooroverheidsorganen,voorrecht-enbewijszoekendeburgers
envoorhistorischonderzoek(conformartikel2,eerstelid,onderdArchiefbesluit1995).Diebekendmakingvindtplaatsdoormiddelvanpublicatievanhetvervangingsbesluit.
Opgrondvanartikel26bmoetdezorgdragerinhetbesluittotvervangingvantebewarenarchiefbescheidenhetvolgendebeschrijven:
a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een
opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het
vervangingsproces geldt
b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en
de randapparatuur
c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen
d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit
e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend
de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake
van reproductie per batch of per stuk
f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
h. de kwaliteitsprocedures
HoewelopgrondvandeArchiefregelingdevastleggingvandehierbovengenoemdeelementen
inhetvervangingsbesluitalleenverplichtisalshetovertebewarenarchiefbescheidengaat,ishet
evengoedinhetbelangvandezorgdrageromditookvoorvernietigbarebescheidentedoenmet
hetoogopverantwoordingenleereffecten.
Hetvervangingsbesluitiseenbesluitindezinvanartikel1:3Algemenewetbestuursrecht,zoals
detoelichtingbijdeartikelen6en7vanhetArchiefbesluit1995explicietvermeldt.Hetvervangingsbesluitstaatdanookopenvoorbezwaarenberoep.Ditbetekentdathetbesluitgepubliceerd
moetworden,omdatbelanghebbendendekansmoetenhebbenbezwaartegenhetbesluitinte
dienen,bijvoorbeeldinhetgevalvaninformatiewaaruitofopgrondwaarvanbetrokkenenrechten
kunnenontlenen.Daadwerkelijktotvervangingovergaankanduspasalsdebezwaartermijnvan
zeswekenisverstrekenendeeventueeldaaruitvolgendebezwarenzijnafgerond.
47
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
7.2
Aandachtspunten en afwegingen
7.2.1
Wat is de reikwijdte van het vervangingsbesluit?
naar inhoudsopgave
Hetvervangingsbesluitkanbetrekkinghebbenopeenretrospectievevervanging(vaneen
afgeslotenarchiefbestand)ofoproutinematigevervangingindedynamischefase.Alsde
zorgdragervanplanisombepaaldecategorieënarchiefbescheideninbepaaldeprocessen
doorlopendtevervangen,ishetnietnodigeennieuwvervangingsbesluittenemenvoor
iederenieuwe‘batch’.[46]Welmoetdezorgdager,ookinhetgevalvanroutinematigevervanging,inhetbesluitexplicietenpreciesaangevenwelkecategorieënarchiefbescheiden
wordenvervangenenhoedevervangingplaatsvindt,zieookparagraaf2.1.
7.2.2
Hoe verhoudt het handboek vervanging zich tot het vervangingsbesluit?
7.2.3
Hoe moet het besluitvormingsproces in worden gericht?
7.2.4
Aan welke eisen moet het vervangingsbesluit voldoen?
7.2.5
Deinformatiefunctievandereproductiesisgebaatbijeenzorgvuldigevastleggingvande
manierwaarophetvervangingsprocesisvoorbereideningericht.Hetligtdaaromvoorde
handdathethandboekvervanging(zoalsbedoeldinparagraaf6.2.1)deinhoudelijkebasis
vormtvoorhetvervangingsbesluit,omdatdieinstructieimmersvastlegtwelkekeuzes
dezorgdragermaaktenwatdeinhoudvanhetvervangingsbesluitfeitelijkis.Vanwege
dejuridischeimplicatiesvanvervangingishetraadzaamookvoortevernietigenarchiefbescheideneendergelijkhandboekoptestellenenhetbetreffendevervangingsbesluit
daaroptebaseren.
Voorhetvervangingsbesluitisgeenwettelijkevoorbereidingsprocedurevastgelegd.Er
kanaansluitinggezochtwordenbijdeproceduresbinnendebetreffendeorganisatieen
bijdeorganisatievanhetvervangingsproceszelf.Omdatvervanginggevolgenheeftvoor
demanierwaaropprocessenwordenuitgevoerd,ishetiniedergevalnoodzakelijkomde
betrokkenproceseigenaar(s)bijdebesluitvormingtebetrekken.Uiteindelijkneemtde
zorgdrager(hetbestuursorgaan)hetvervangingsbesluit.
Artikel26bvandeArchiefregelingschrijftvoorwelkeinformatiehetbesluitmoetbevattenalshetgaatoververvangingvantebewarenarchiefbescheiden.Omdathetzorgvuldig
vastleggenvanvervanginginallegevallen,dusookbijvervangingvantevernietigenbescheiden,nuttigismethetoogopverantwoordingenleereffecten,ishetaantebevelen
artikel26binallegevallentoetepassen.Bijlage7bevateenmodelvervangingsbesluit.
Hetisaanteradenomindeselectielijst(en)vanhetbetreffendeoverheidsorgaanopte
nemendatvervangingsbesluitenbewaarddienenteblijven.Ziedaarvoorparagraaf5.2.6.
Hoe moet het vervangingsbesluit bekend gemaakt worden?
Hetvervangingsbesluitkannietinwerkingtredenzonderdathetisbekendgemaakt.[47]De
wijzevanbekendmakingzalperzorgdragerverschillen.Organenvandecentraleoverheid
[46] De toelichting bij het Archiefbesluit stelt: Voor vervanging in de dynamische fase is het goed denkbaar dat de
zorgdrager in een daartoe strekkend besluit vastlegt welke categorieën archiefbescheiden door welke gedaante of
drager (voortdurend) vervangen mogen (of wellicht zelfs moeten) worden. Nota van Toelichting bij Archiefbesluit
1995, artikel 6.
[47] Artikel 3:40 Awb.
48
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
zullenhetbesluitbekendmakenindeStaatscourant;decentraleoverhedenviaanderedaartoegeëigendekanalen.[48]OpgrondvandeAwbhebbenbelanghebbendenzes
wekendetijdombezwaartegenhetbesluitintedienen,bijvoorbeeldinhetgevalvan
vervangingvaninformatiewaaruitofopgrondwaarvanbetrokkenenrechtenkunnenontlenen.Eventuelebezwarenhebbengeenopschortendewerking;hetbesluitmagdanook
wordengeëffectueerd(dusanalogebescheidenmogenwordenvernietigd)inafwachting
vandeuitspraakophetbezwaar.Hetisechterraadzaamomdebezwaartermijnendeuitkomstvaneeneventueeldaaropvolgendebezwaar-enberoepsprocedureaftewachten
alvorenstotvernietigingovertegaan,aangezienditeenonomkeerbarehandelingis.
Ziebijlage8vooreenmodelbekendmaking.
7.3
Consultatie en toetsing
Vanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[49],hoewelnietwettelijkverplicht,welzeeraantebevelen.Inhetgevalvandevervangingvantebewaren
bescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder.[50] In de fase van
deformelebesluitvormingdienenzijopgenomentewordeninhet‘parafencircuit’dathetbesluit
doorloopt.
Alvorensformeeltotvervangingtebesluiten,ishetvanbelangdatdezorgdragerdejuistheid
toetstvandegemaakteafweging,deinrichtingvanhetvervangingsprocesendecorrectebekendmakingdaarvanaandehandvan:
• hetdoordezorgdragergoedgekeurdehandboekvervanging;
• hetadviesvandetoekomstigebeheerderen/oftoetsingdoordeinternetoezichthouder.
Deprovincieheeftalsgeneriektoezichthouderdemogelijkheidom(achteraf)integrijpenalsde
gemeentenofwaterschappeninhunvervangingsprocessennietvoldoenaandewettelijkevereisten.MeerinformatiedaaroveristevindeninhetAanvullend Beleidskader Archieftoezicht, dat de
meesteprovincieshebbenvastgesteld.[51]OprijksniveauishetdeErfgoedinspectiedieachteraf
eentoetsophetbesluittotvervangingkanuitvoeren,voorlichting(compliance assistance)geeften
systeemtoezichtuitvoert.
7.4
Nuttige verwijzingen
• Bijlage7:Modelvervangingsbesluit.
• Bijlage8:Modelbekendmakingvervangingsbesluit.
• Archiefrecht,hoofdstukA7-1:Algemeneuitlegoverartikel7vandeArchiefwet.
[48] Artikel 3:42 Awb: De bekendmaking van besluiten van een niet tot de centrale overheid behorend bestuursorgaan die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, geschiedt door kennisgeving van het besluit of van de
zakelijke inhoud ervan in een van overheidswege uitgegeven blad of een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad, dan wel
op een andere geschikte wijze. Elektronische bekendmaking vindt uitsluitend plaats in een van overheidswege uitgegeven blad, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.
[49] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd, geldt de archivaris in deze als interne toezichthouder. Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris.
[50] Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder. Bij het Rijk gaat
het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder. Daar waar geen archivaris is benoemd, is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek)
zeer aan te bevelen.
[51] http://www.vng.nl/files/vng/publicaties/2012/20120612_aanv_beleidsk_archieftoez_vastgest_ipo_240512.pdf
49
8
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Uitvoeren van het vervangingsbesluit
Indeuitvoeringsfasedraaithetvoornamelijkomhetscanprocesendevernietigingvandevervangenbescheiden.LeidendindezefaseisdefunctionarisdieverantwoordelijkisvoorDIV en informatiemanagement.Dezelaatzichbijstaandoordeproceseigenaar.
8.1
Juridische grondslag
Artikel26bsubgvandeArchiefregelingverplichtdezorgdragerinhetbesluittotvervangingvante
bewarenarchiefbescheidenookeenbeschrijvingoptenemenvan
g.
het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
HoeweldeArchiefregelingdevastleggingvanhetprocesvanvernietigingvandevervangenbescheidenslechtsverplichtvoorzoverhetovertebewarenarchiefbescheidengaat,ishetvanbelangomdegangvanzakenindeuitvoeringsfaseinallegevallengoedvastteleggen.Artikel3van
deArchiefwet1995verplichtoverhedenimmersomalhunarchiefbescheideningoede, geordende
en toegankelijke staat tehoudenenartikel8vanhetArchiefbesluit1995vergtvan de vernietiging,
vervanging (…) een verklaring (…), die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen (…)
archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging,
vervanging (…) is geschied.
Bovendienishetvoordezorgdragervanbelangdatdereproductieseenjuisteenvolledigeweergavegevenvandeindeoriginelearchiefbescheidenvoorkomendegegevensenkandeorganisatie
bijeenvolgendvervangingsbesluitgebruikmakenvandeopgedaneervaringenalsdewerkwijze
adequaatisvastgelegd.
8.2
Aandachtspunten en afwegingen
8.2.1
Zijn de bij de uitvoering betrokken medewerkers bekend met het handboek
vervanging en in staat daarmee te werken?
Ookalishetvervangingsprocesvanatotzgoedafgewogenenuitgedacht,dekwaliteit
vanhetprocesvaltofstaatmeteenjuisteuitvoeringervan.Daaromishetessentieeldat
debetreffendemedewerkersbekendzijnmethethandboekvervangingeninstaatzijn
daarmeetewerken.Scholingeninstructiezijnmethetoogdaaropaandachtspunten.Ook
ishetvanbelangderesultatenvantoetsingencontrolesteedsmethentebespreken.
8.2.2 Hoe snel kan worden overgegaan tot de vernietiging van de analoge
originelen?
Hoesneltotvernietigingkanwordenovergegaan,hangtafvandeaardvandevervangen
archiefbescheidenendevoordekwaliteitstoetsbenodigdedoorlooptijd.VanwegedebezwaartermijnuithoofdevandeAwbishetraadzaamomdebezwaartermijn(zesweken)
endeuitkomstvaneeneventueelaangespannenbezwaar-enberoepsprocedureafte
wachtenalvorenstotvernietigingovertegaan,aangezienditeenonomkeerbarehandelingis,zieparagraaf7.2.5.
50
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
• Gaat het om doorlopende vervanging van actuele informatiestromen?
Indatgevalishetraadzaamomzosnelmogelijktevernietigen(zodradebenodigdekwaliteitscontroleszijnuitgevoerd).
• Gaat het om vervanging achteraf van (grote en afgesloten) archiefbestanden?
Danishetverstandigomdepapierenbescheidenlangertebewaren,afhankelijkvanhet
gebruiksverledenvandearchiefbescheidenendeintensiteitwaarmeezijgeraadpleegd
worden.Alserinlopendewerkprocessenofonderzoekengebruikgemaaktisvandeanalogeoriginelen,moetdaaropnogenigetijdkunnenwordenteruggegrepen.Deervaring
leertdathetverstandigisomdezepapierenarchiefbestandennieteerdertevernietigen
danenigetijdnadathetgehelevervangingsprojectafgerondisendedigitalebestanden
enigetijdgeraadpleegdworden.
De zorgdrager moet daarbij wel voor ogen houden dat de vervanging formeel al een feit
is zodra het vervangingsbesluit genomen is. De vernietiging van de originele bescheiden
is de afronding van de feitelijke uitvoering van de vervanging. De orginelen zijn in afwachting van hun vernietiging dan ook niet langer te beschouwen als archiefbescheiden
in de zin van de Archiefwet 1995.
8.2.3 Aan welke eisen moet een verklaring van vervanging voldoen?
Nadatdevervangingdaadwerkelijkisuitgevoerd(originelebescheidenzijngereproduceerdenvervolgensdaadwerkelijkenvolgensvoorschriftvernietigd),steltdezorgdrager
eenverklaringvanvervangingopzoalsvoorgeschreveninartikel8Archiefbesluit1995.
Dezeverklaringbevat:
• eenspecificatievandevervangenarchiefbescheiden;
• degrondopbasiswaarvandevervangingheeftplaatsgevonden(=hetvervangingsbesluit);
• eenbeschrijvingvandemanierwaaropvervangingheeftplaatsgevonden.Andersdanhet
besluittotvervanginghoeftdezeverklaringnietbekendgemaakttewordendoordezorgdrager.Ziebijlage9vooreenmodelverklaringvanvervanging.
8.3
Consultatie en toetsing
Vanwegedeonomkeerbaarheidvanvervangingistoetsingdoordeinternetoezichthouder[52],hoewelnietwettelijkverplicht,welzeeraantebevelen.Inhetgevalvandevervangingvantebewaren
bescheidengeldthetzelfdevoordeconsultatievandetoekomstigebeheerder[53],metnamebijhet
opstellenvandeverklaringvanvervanging.Datvoorkomtproblemenachteraf,bijdeoverbrenging.
Alshetdaadwerkelijkevervangenwordtuitbesteed,ishetvangrootbelangdatdezorgdragerop
basisvaneengoedgeformuleerdeopdrachtscherptoezietopdekwaliteitvandeuitvoeringen
denalevingvandegemaakteafspraken.Hetiszaakdatdezorgdragerresultatentussentijdstoetst
enpasakkoordgaatmethetgeleverderesultaatnaeenzorgvuldigebeoordeling.Hetligtvoorde
handenhetisraadzaamdeinternetoezichthouderhierbijintezetten.Ziebijlage2voor een voorbeeldvandeomgangmetleveranciersinhetvervangingsproces.
[52] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd, geldt de archivaris in deze als interne toezichthouder. Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere interne functionaris.
[53] Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder. Bij het Rijk gaat
het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van toekomstig beheerder. Daar waar geen archivaris is benoemd, is het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek)
zeer aan te bevelen.
51
8.4
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Nuttige verwijzingen
• Bijlage2:Voorbeeldvandeomgangmetleveranciersinhetvervangingsproces.
• Bijlage9:Modelverklaringvanvervangingvanarchiefbescheiden.
52
9
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Beheren, onderhouden en herzien
van het vervangingsproces
Vervangingsprocessenzijnveranderlijk.Allerleiwijzigingenkunnennopentotbijstellenofzelfs
geheelherzienvanhetproces:veranderingeninpraktischeuitvoering,regelgeving,technischemogelijkheden,technischevoorzieningenenin(deperceptievan)hetbelangvaninformatie.Hierbij
zijndezelfdezorgvuldigheidseisenvantoepassingalsbijdeinitiëleinrichtingvanhetproces.Wiein
dezeleidendis,hangtafvandeaanleidingen/ofaardvandewijziging.Noopteenwijziginginhet
werkprocestotaanpassingofzelfsherzieningvanhetvervangingsproces,danisdeproceseigenaar
degenediehetinitiatiefneemt.Isheteenwijzigingindeinformatiehuishoudingdiedeaanleiding
vormt,danisdefunctionarisdieverantwoordelijkisvoorDIVeninformatiemanagementdeeerst
aangewezene.
9.1
Juridische grondslag
Artikel16vandeArchiefregelingschrijftvoor:De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn
archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.
Kwaliteitszorgiseencontinuencyclischproces(plan-do-check-act,PDCA-cyclus)datborgtdatprocessenenproceduresvoortdurendwordengecontroleerd,onderhoudenen,indiennodig,verbeterd.Datgeldtookvoorhetvervangingsproces.
9.2
Aandachtspunten en afwegingen
9.2.1
Gaat het om retrospectieve vervanging?
Sommigevervangingsprocessenzijneindig.Devervangingachterafvaneenafgegrensd
archiefbestandisopzekermomentafgerond.Indatgevalishetnietnodigomhetvervangingsprocesalszodanigteblijvenbeherenenteonderhouden.Alleenzolanghetvervangingsprocesnoggaandeis,ishetvanbelangdegeldigheidvandeproceduresenprocessentemonitoreneneventueleveranderingenzorgvuldigvastteleggenzoalshieronder
beschreven.
9.2.2 Is er sprake van routinematige vervanging?
Alsersprakeisvanroutinematigevervanging,bijvoorbeeldvandeinkomendepost,ishet
vanbelangomhetvervangingsprocessteedsup to date tehouden.Ziedaarvoor6.2.8 en
9.2.3 en 9.2.4.Evenzeerishetvanbelangomindatgevalbijhetopstellenvanhethandboekvervanginggoedtelettenophetminimaliserenvandeonderhoudsgevoeligheidvan
hethandboekenhetvervangingsbesluit.Bijlage12geeftdaarvoorenkeletips.
53
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
9.2.3 Wanneer is er reden voor herziening van het vervangingsbesluit?
•
•
•
•
•
Erkunnenwijzigingenindewerkwijzevoorkomendievandusdanigeinvloedzijnophet
vervangingsprocesdateennieuwvervangingsbesluitmoetwordengenomen.Netalsbij
deinitiëlebeslissingtotvervanging,ishetzeeraantebevelenomhierbijdearchivarisin
zijnhoedanigheidvaninternetoezichthouderteconsulteren.
Opvoorhandstaatvastdatbijeenofmeervandevolgendeontwikkelingenopbasisvan
eenrisicowegingbezienmoetwordenofhetnodigiseennieuwvervangingsbesluitte
nemen:
Alsersprakeisvanveranderingenindewettelijkeeisendieaanvervangingwordengesteld;
Alsersprakeisvaneenradicaalgewijzigde(perceptievanhet)belangvandebetreffende
archiefbescheidenbijdezorgdrager(zoalseengewijzigdewaarderingineennieuwe(versievaneen)selectielijst;
Alsereennieuwecategorietevervangenbescheidenwordttoegevoegd;
Alsdewerkwijzeofdevolgordevandehandelingendaarbinnenaanzienlijkwijzigt;
Alsersprakeisvanwijzigingenindetechnischeinfrastructuurdiegevolgenhebbenvoor
hetvervangingsprocesen/ofdekwaliteitsprocedures.
DestappenuitdeHandreikingdienendangrotendeels(hoofdstuk3totenmet8)opnieuwdoorlopenteworden.
9.2.4 Hoe om te gaan met kleine wijzigingen in het vervangingsproces?
• Controleerjaarlijks,enliefstopeenvastenineenjaarplanvastgelegdmoment,ofernog
gewerktwordtvolgenshethandboekvervanging(of,indiendieontbreekt,opdeanderszinsbeschrevenwijze);
• Voerkleineprocedurelewijzigingenonmiddellijkdoorinhethandboek(ofhetequivalent
daarvan)enhoudhiervanaantekeningineenlogboek;
• Borg de kwaliteit en compliance vande(inhethandboekofanderszinsbeschreven)procesmatigeentechnischeinrichtingdoorbijveranderingenhetgewijzigdeprocesopnieuw
tetoetsen,tedocumenterenentecontrolerenvolgenshetkwaliteitssysteemdat,conform artikel16Archiefregeling,gebruiktwordtvoorhetarchiefbeheerinhetalgemeen.
9.3
Consultatie en toetsing
Nadathetbesluittotvervangingisgenomenendedirectdaarmeesamenhangendeactiviteiten
zijnuitgevoerd(ziehoofdstukken7 en 8),moetdezorgdragerperiodiekcontrolerenofersprakeis
vannieuweofgewijzigderisico’sdieeenanderlichtwerpenophetbesluittoten/ofdeinrichting
vandevervanging.Ookmoethijregelmatigcontrolerenofhetprocesnogsteedsvoldoet.Dealgemeneenspecifiekeeisenvooreenzodanigsysteem,datvolgenshetprincipevandePDCA-cyclus
werkt,zijnopgenomeninbijlage10.
Wiedecontrolesuitvoert,hangtvandebestuurslaagaf.Hetkandearchivaris-toezichthouderbij
degemeentenzijn,ofeenauditorvandeAuditdienstRijkbijdeministeries.
Decontroleskunnenspecifiekopdevervanginggerichtzijn(ziehierboven)ofonderdeelzijnvan
hetbrederegeheelvandeinformatiehuishouding.Inhettweedegevalisvervangingeenvande
risico’swaarophetkwaliteitssysteemzichricht.
54
9.4
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Nuttige verwijzingen
• Bijlage10:Eisenaaneenkwaliteitssysteem.
• Inspectieraad,Systeemtoezichtenhorizontaaltoezicht.LeidraadvoordeRijksinspecties;
begrippenenrandvoorwaarden(dec.2012),pag.16;ookditgeeftophoofdlijnenweer
hoeeenkwaliteitssysteemeruitzoukunnenzien.Tedownloadenviahttp://www.inspectieloket.nl/zoekresultaten.aspx?q=leidraad.
55
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
Bijlage 1
naar inhoudsopgave
Het bepalen van de benodigde
scherpte van een scan
[tegebruikenbijhoofdstuk3:Vaststellenvandebenodigdebeeldkwaliteit]
1 mm zespunts letter ‘e’ als uitgangspunt
Uitgangspuntvoormetingvandetailwaarnemingisde1mmonderkastletter‘e’(zespuntsletter).
Ditisnamelijkdekleinsteletterdieinkranten(beursberichten)wordtgebruikt.Voldoendereproductievandezelettergarandeertdatallelettersvanzespuntsengrotergoedleesbaarzullenzijn.
Metvoldoendereproductiewordthierbedoeld
• Letterlooptnietdicht
• Allelijnenendetailsvandeletterzijnteonderscheiden
• Delijnenvandeletterzijnduidelijkvandeachtergrondgescheiden
• Deletterisnietrafelig
Hetkleinsteonderdeelvaneenzespuntsletterisongeveer0.2mmgroot.Dereproductievaneen
zespuntslettergarandeertdusdereproductievandetailsdiegroterofgelijkzijnaan0.2mm.
Hoeveelheid benodigde lijnenparen/mm en opnameresolutie om een
1 mm zespunts letter te kunnen reproduceren
Omeendetailvan0,2mm(endaarmeeeen1mmzespuntsletter)tekunnenreproducereniseen
minimumvan5lp/mmnodig.Dezeberekeninggaatuitvandepremissedatomeendetailvoldoendetekunnenoplossenminimaaléénlijnenpaarnodigis.Vooreendetailvan0.2mmzijndus
vijf(1/0.2)lp/mmnodig.
Halfsamplingpunt en ppi
Hethalfsamplingpunt(ofdeNyquisttheorie)ishetpuntdatdemaximaledetailwaarneming(uitgedruktinlp/mmofcyclespermillimeter,cy/mm)aangeeftdieeenscannerofcamerabijeenbepaalderesolutiekanhalen.Voorverschillenderesolutiesisdit:
400ppi=7,9lp/mm
300ppi=5,9lp/mm
200ppi=3,9lp/mm
150ppi=2,9lp/mm
Berekening:400ppi/2.54=157,48ppcm=15,74ppmm=15,74/2=afgerond7,9cpmm.
Hethalfsamplingpuntgeeftaandaterinditgevalminimaalmet254ppimoetwordengescand.In
veelgevallenzalhetnodigzijnommeteenhogereresolutieoptenemenomtotdegewenste5lp/
mmtekomen.Aanbevolenwordtdaaromomminimaalmet300ppitescannen.
56
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
Bijlage 2
naar inhoudsopgave
Voorbeeld van de omgang met
leveranciers in het vervangingsproces
[tegebruikenbijhoofdstuk3:Vaststellenvandebenodigdebeeldkwaliteit,hoofdstuk5:Bepalen
vandewijzevanreproduceren,hoofdstuk6:Inrichtenvankwaliteitsproceduresenhoofdstuk8:
Uitvoerenvanhetvervangingsbesluit]
Veeloverheidsorganisatiesbestedenvervanginggrotendeelsuit.Deomgangmetdeleveranciers
luistertdannauw,inallefasesvanopdrachtverleningtotdecharge.Onderstaandvoorbeeldgeeft
aanhoehetStadsarchiefAmsterdam,datopditgebiedveelervaringheeft,hiermeeomgaat.
Omzelftotgoedeafsprakentekomenmoeteenorganisatieuiteraardeigenafwegingenmakenten
aanzienvan(beeld)kwaliteit,kwaliteitsnormeringen–controle.Daarbijzijndehierbovengenoemdehoofdstukkenendebijlagen1,2,4,5en6vanbelang.
Beoordelen kwaliteit scans
VoordetechnischebeoordelingvandekwaliteitvandescansmaakthetStadsarchiefAmsterdam
gebruikvandemethodiekzoalsbeschrevenindeRichtlijnenPreservationImagingMetamorfoze
(meestrecenteversie).Voordebeoordelingvandekwaliteitvandescanszijndetechnischetargetsaanhetbegineneindvaneenbatchentweeprintsperzendingvanbelang.
Batch, technische targets en prints
Een batchisdeproductievanéénscannervanééndagdeelofvanmaximaal1000scansopéén
scanner.Eendagdeeliseenaaneengeslotenproductieperiodevanmaximaal4uur.Perbatchworden,aanhetbeginenaanheteindvandebatch,4technischetargetsgescand.DeleverancierlevertdescansmetdetechnischetargetstegelijkmetdescansvandebatchesaanhetStadsarchief.
Perzendingmaaktdeleveranciervantweeorigineleneenprint.Dezeprintswordentegelijkmet
deteruggebrachteoriginelenaanhetStadsarchiefaangeboden.Dezegeeftperzendingaanwelke
tekeningen/documentengeprintmoetenworden.HetStadsarchiefAmsterdamvermeldtdaarvoor
debarcodevanhetorigineelopdelijst‘Prints’vaneenzending.
Het toetsingskaderbestaatuitdereferentiescansenprints(vandetestset),plusdetechnischetargetsdieaanhetbeginenheteindvaneenbatchwordengemaaktendetweeprintsperzending.
Eenzendingwordtonderverdeeldinpartenvan10.000scans.Vanelkpartvaneenzendingwordt
dekwaliteitvandescansgecontroleerd.Bijdezecontrolewordtgebruikgemaaktvangekalibreerdebeeldschermen.Dezebeeldschermenzijnbepalendbijdebeoordelingvandekwaliteitvaneen
scan.NahetprojectwordendezebeeldschermendoormedewerkersvanhetStadsarchiefAmsterdamgebruikt.
Bijhetbeoordelenvandekwaliteitvandescanswordtsystematischgetoetstofdescansvoldoen
aandeovereengekomeneisen.
Toetsingscriteria:
1. De scans, zowel referentiescans als de scans die door leverancier worden gemaakt tijdens de feitelijke opdracht, worden door het Stadsarchief Amsterdam getoetst op:
57
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
• Volledigheid;
• Gegevens/detailverliestenopzichtevanhetorigineel;
• Juistemaatenschaal.
2. Het maximale aantal fouten is 3 per 10.000 scans.
3. Tiff’s worden omgezet tot Jpeg’s (psd 10) en pdf’s.
DeJPEG’swordengecontroleerd.AlsdeJPEG wordt afgekeurd wordt vervolgens eerst de
TIFFgecontroleerd.BevatdeTIFFdezelfdefout,danwordtdescanafgekeurd.
4. Wordt een origineel gescand, dan is de leverancier verantwoordelijk voor de kwaliteit
van de scan.
Descanteltdanmeevoorhetmaximalefoutpercentage.Deleveranciermagwel
originelen,dievolgenszijnexpertisenietzondergegevens/detailverliesgescand
kunnenworden,scannenenmetvermeldingvanhetprobleem(perdocument)aande
StadsarchiefAmsterdamaanbieden.Ditgeldtalleenvoorbeschadigdeoriginelen.
Denavolgendesoortenfoutenwordenonderscheiden:
1. Onjuiste toekenning van een bestandsnaam.
2. Bestanden die niet geopend kunnen worden of na opening niet leesbaar zijn.
3. Gegevens/detailverlies op scan of print ten opzichte van het origineel, zoals (niet uitputtend):
• Potloodaantekeningendieopeenblauwdruknogleesbaarzijnmaarnietmeeropdescan
ofprint.
• Eenlijnofgetallendieopeenvouwvanhetorigineelnogtelezenzijnmaarnietmeerop
descanofprint.Alsopeenscanofprintinformatieontbreektdieophetorigineelalleen
telezenisdoordevouwplattedrukkenisdateenfout.
• Ontbrekendeimages(nietvolledig).Datkanookhetontbrekenvaneenscanvaneen
stempelopdeachterzijdevaneentekeningzijn.
• Streep(horizontaleenverticale)opeenscandienietophetorigineelstaat.
• Kleurenwijkenafvanhetorigineel.Eengeringeafwijkingisnogacceptabel.
• Haloingdoorteveelverscherping.
• Eenrechtelijnophetorigineelisgebogen(vervormd)opdescan.
• Delengtevaneenlijnopdescankomtnietovereenmetdelengtevandelijnophetorigineel.
• Eenononderbrokenlijnophetorigineelisonderbrokenopdescanofprint.Inhetalgemeen:eenverspringingofeenvervormingiseenfout.
• Ontbrekenvandemeetlatopeentekening.
• Eenlegeachterzijdevaneenorigineelisgescand.
• Hetdichtslibbenvandelettereofnietallelijnenendetailsvaneenletterzijnteonderscheidenofzijnrafeligofdeletterisnietduidelijkvandeachtergrondteonderscheiden.
• Pixelverstoringen
Dematevanafwijkingopeenscantenopzichtevanhetorigineelisgeenfactorbijdebeoordeling
ofeenscangoedoffoutis.Eenlettervaneenwoordopderandvaneenpaginastaatbijvoorbeeld
58
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
nietopdescan,maarisweltelezenophetorigineel.Datiseenfout.Dathet‘slechts’éénletterof
eendeelvaneenletteristeltnietmee.
Alle soorten fouten tellen mee voor het maximale foutpercentage.
Steekproef
Erwordteensteekproefuitgevoerdoverminimaal5%.Indesteekproefzijnopgenomen:
• Descannerofscannersdiewordengebruikt.
• Deoperatorofoperatorsdiescannen.
• Elkebatch.
Stappen:
1. Als de leverancier in de steekproef een te hoog foutpercentage constateert, stopt de
controle en stelt hij de leverancier op de hoogte van de uitslag. De leverancier wordt
in de gelegenheid gesteld om de zending te controleren. Als de leverancier de zending
opnieuw aanbiedt, wordt deze door middel van een steekproef (5%) gecontroleerd.
2. Wordt in deze 2e controle ook een te hoog foutpercentage geconstateerd dan wordt de
leverancier wederom op de hoogte gesteld en in de gelegenheid gesteld om de zending
weer te controleren.
3. Biedt de leverancier de zending voor de 3e maal aan dan wordt deze zending door middel van een steekproef (5%) gecontroleerd. Wordt in deze laatste (3e) controle een te
hoog foutpercentage geconstateerd dan moeten alle dossiers van deze zending opnieuw
worden gescand.
Dekostenvanhetopnieuwscannenenallecontrolesdoormiddelvandesteekproefzijnvoorrekeningvandeleverancier.
IndienhetStadsarchiefAmsterdamconstateertdatdeleverancierteveelfouten(meerdan3:
10.000scans)heeftgemaakt,zijnalleextrahandelingendiehetStadsarchiefAmsterdammoet
uitvoerenomtekunnenconstaterendatdeafgekeurdezendingaandenormvoldoet(3:10.000)
voorrekeningvandeleverancier.
59
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
Bijlage 3
naar inhoudsopgave
Gevallen waarin voorbewerkingen
nodig kunnen zijn
[tegebruikenbijhoofdstuk5:Bepalenvandewijzevanreproduceren]
Sommigearchiefbescheidenzijnmoeilijktescannenenhebbenspecialeaandachtnodigtijdensde
scanvoorbereiding.Mogelijkeproblemenzijn:
Afwijkend papierformaat
Scannenishetmeestefficiëntalsalledocumentenineenbatch
hetzelfdeformaathebben.Alsafwijkendeformatenwordentoegevoegdaaneenbatch,moetendezehandmatigingevoerdworden
indescanner,tenzijdescannerinstaatisautomatischformatente
herkennen.
Afwijkende stand van Normaalgezienstaatdetekstzooppapierdatdetekstparallelaan
de tekst
dekortekantenvanhetpapierloopt.Alsdetekstlangsdelange
kantenvanhetpapierisgeoriënteerd,ishetdraaienvandebeelden
nahetscannenwellichtnoodzakelijkomOCRmogelijktemaken.
Gekleurd papier
Alsinzwart-witwordtgescand,kangekleurdpapierzwartworden
bijhetscannen.Desettingsvandescannermoetenwellichtaangepastwordenzodatdescannerdetekstvandeachtergrondkan
onderscheiden.Doeeersteentestscan.Papiermetwatermerkenof
glossypapierkanookproblematischzijn.Descannerkanbijvoorbeeldhetwatermerkoppikkenendaardoordetekstherkenning
vermoeilijken.Glossypapierkanteveellichtreflecterennaarde
scannerendaardoordunnelijnenofanderedetailsmissen.
Inktkleuren
Sommigescannershebbenmoeitemethetonderscheidenvanbepaaldeinktkleurenalsinzwart-witwordtgescand.Donkerekleuren
zijnbeterteherkennenvoorscannersdanlichtekleuren.
Kleurcombinaties
Sommigekleurcombinatieszijnnietleesbaarvoordescanneralsin
zwart-witwordtgescand.
Papiersoort
Alsdepapiersoortruwiskandetekst“gebroken”overkomen.Ook
kanhetbeeldvaneenruwepapiersoortalsbeeldwordenopgepikt
doordescanner.Ookkandescannermoeitehebbenmetdedoorvoervandergelijkpapier.
Doorschijnendheid
Hetkanvoorkomendathetgeprinteopdeenekantvandepagina
aandeanderekantvandepaginazichtbaaris.Descannerkanbeide
beeldenoppikken,waardoordetekstnietleesbaarwordt.Wellicht
moetdegevoeligheidvandescannerwordenaangepast.
Contrast
Afbeeldingenmethoogcontrastkunneneenvoudigerwordengescanddanbeeldenmetlaagcontract.Hetkannoodzakelijkzijnde
scansettingsaantepassen;waarbijwellichtenigdetailverlorenkan
gaan.
60
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
Matrixprinter
Lettergrootte en stijl
Negatiefbeelden
Marges
Barcodes
Foto’s en afbeeldingen
Achtergronden
naar inhoudsopgave
Ouderedocumentendiezijngeprintopeenmatrixprinterkunnen
somsmoeilijkgescandwordenomdatdetekstalsgebrokenonderdelenoverkomt.OCRsoftwareherkentdebeeldenvanmatrixprintletterssomsniet.
Tekstkleinerdaneenachtpuntskanonleesbaarwordenineen
gescandeafbeelding.Ookerggestileerdefonts(zoalsmetschreef)
kunnenonleesbaarworden.
Alshetdocumentlichtetekstopeendonkereachtergrondheeft,
kanhetzijndatdescannermoeilijkhedenondervindtmethetherkennenvanhetbeeld,omdatscannerszijngeoptimaliseerdvoorhet
herkennenvandonkereteksttegeneenlichteachtergrond.
Informatiediedichttegenderandvandepaginastaat(binnen6
mm)kanverlorenrakenomdatdepaginanietopdescanneruitgelijndstaat.
Barcodeswordensomsnietvoldoendegereproduceerdomdoor
eenbarcodescannertekunnenwordengelezen.
Foto’senafbeeldingeninkleur,duotonenencontinutonalenkunnen
slechtwordengereproduceerd,metnamebijhetscanneninzwartwit.Ditisafteraden.
Tekstdieisgeprinttegeneenachtergrondafbeeldingofmetschaduwenkunnenslechtgereproduceerdworden,ookomdatdescanner
hetonderscheidvandeachtergrondslechtkanmaken.
61
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bijlage 4 Technische controle van een scan
[tegebruikenbijhoofdstuk3:Vaststellenvandebenodigdebeeldkwaliteit,bijhoofdstuk4:Keuze
vandetechnischeinfrastructuurenbijhoofdstuk6:Inrichtenvankwaliteitsprocedures]
Het controleproces dient als volgt op hoofdlijnen te worden ingericht:
Stelomeentestscanuittevoerenalseerstedescannerinmetdegekozeninstellingen.Scande
testsetenvolgdaarbijdedooruworganisatievastgelegdeprocedures.Sladegescandebeelden
ineentijdelijkemapop.Onderzoekdetestscansopschermenvergelijkzemeteenreferentieset.
Alsdetestgoeduitpakt,kunnendescansdie(totdevorigeopnamevandetestkaart)gemaaktzijn
wordengoedgekeurd.Voldoetdescanniet,danmoetendedaarvoor,totdevorigeopnamevan
detestkaartgemaaktescans,opnieuwwordengescandnadatdescannerofcameraopnieuwis
ingesteldendenieuwetestscanwelaandeeisenvoldoet.Opdiemanierkandetonaleenkleurreproductieobjectiefwordenvastgesteldenisdegekozenkleurenkwaliteitgegarandeerd.
Een gedegen technische controle is als volgt in te richten:
Deinstellingenvandevoorhetscannenvandebijhetvorigepuntbedoeldedocumentengebruiktescanapparatuurensoftwaremoetdagelijksenbijvoorkeurperdagdeelwordengecontroleerd
engekalibreerd.Hetgaatdaarbijom:
• deinstellingenvandescanner(bijv.verscherping,croppen,kalibratie(scherpstellingbij
eenbepaaldebelichting);
• deinstellingenvandesoftware.(bestandsformaat,kleur,ruise.d.)
Dezeinstellingenwordengecontroleerddoorhetbeoordelenvandekwaliteitvandescan
(‘testscan’)vaneentechnischetestkaart(UTT-testkaart,ziehieronder)metspecifiekesoftware
(UTT-software)
Bron:www.universaltesttarget.com/download/UTT%20technical%20specs%20v1.1.pdf
62
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
DeUTTtestkaartis,insamenwerkingmethetbedrijfImage Engineering,ontwikkeldinhetkader
vanhetprojectMetamorfoze.Detestkaartmaakthetmogelijkdevolgendekwaliteitscriteria(die
debasisvormenvandeMetamorfozerichtlijnen)vanafbeeldingskwaliteittemeten:
• Kleurzweemenkleurafwijking(DeltaE)
• Scherpte(detailreproductie)
• Uitlichting
• Geometrischevervorming
• Kleurmisregistratie
• Witbalans
• Belichting
• Dynamischbereik(OECF)
• Ruis
Vandetechnischekwaliteitvandegeproduceerdescansmoetwordengecontroleerdofdeze
binnendebandbreedtevaltvandewaardenvandediversetechnischetargetsuitdegenoemde
Richtlijn.DeUTT-softwarecheckteenscanop7puntendieallerelevantekwaliteitsaspectenuitde
Richtlijnomvatten.Deze7puntenzijn:
1. Tonal reproduction
2. Noise
3. Color
4. Resolution
5. Shading
6. Disortion
7. Lines
Ditcontroleprocesbestaatinfeiteuitslechts3fasen:
1. Het scannen van de technische testkaart
2. De softwarematige analyse van de gemaakte scan
3. De software geeft aan of de scan goed- of afgekeurd is.
ControleschermvandeUTT-softwareendeUTT testkaart
63
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
AanhetbeginvandedagwordteenUTT-testkaartgescandendegeproduceerdescanwordt
geanalyseerddoordeUTT-software.DeUTT-softwaremeldtnahetscanprocesofhetdigitaliseren
goedisverlopenendekwaliteitvandescanbinnendenormenvaltendusacceptabelis.Daarna
kanhetscannenvandedocumentenbeginnen.Dezezullendanimmersmetdegeanalyseerde
resultatenvanhetreferentiebestanddezelfdewaardenopleveren.
Alsdeglasplaatvaneenscanner,delensofhetgeheleapparaatvervuildraaktdoorhetscannen
vanvaakstofafgevendpapier,ofdoorandereomgevingsfactoren,kunneninstellingenveranderen.
Daaromdientmeteenzekereintervaleennieuwescanvandetestkaarttewordengemaakten
geanalyseerddoordeUTT-software.Alsblijktdatdescannietaandevereistewaardenvoldoet,
moetdeapparatuurschoongemaaktworden,enopnieuwingesteld,zodatdevereistewaarden
weerwordenbereikt.Delaatstgescandedocumenten,dienietaandevereistewaardenvoldeden,
wordendanopnieuwgescand.Alserveelscansgeproduceerdworden,ishetraadzaamfrequent
(elkdagdeel)eentestscanvandeUTT-kaarttemakenendezeteanalyserenenzonodigdeapparatuuropnieuwintestellen.
HetwerkenmetUTTtestkaartenensoftwarewordtaanbevolenomdatdezemethodiekmedeis
ontwikkelddoorBureauMetamorfozeentoteenforsevereenvoudigingenversnellingvanhetcontroleprocesheeftgeleid.EenalternatiefvoorUTTishetAmerikaanse“Fadgi,TechnicalGuidelines
forDigitizingCulturalHeritageMaterials:CreationofRasterImageMasterFiles,Revisieaugustus
2010”.
Ookzondertoepassingvandeaanbevolencontrolemethodezullendegeproduceerdescansperiodiekmoetenwordenbeoordeeldophuntechnischekwaliteit.Ditkanbijvoorbeeldmetbehulpvan
Photoshop,aangevuldmetanderesoftware,zoalsGIMP,datdewaardenvandetechnischetargets
vandescanskanmeten,zodatbeoordeeldkanwordenofdiebinnendetoegestanewaardevan
deRichtlijnvanMetamorfozevallen.Dezehandmatigekwaliteitsmetingisechterzeerintensiefen
wordtdaaromnietaanbevolen.Beteriseenrelatiefbeperkteinvesteringtedoenintestkaarten
enanalysesoftware,waardoorhettestproceszeerefficiënt(eentestopnameeneenmetingkanin
ongeveer5minutentijdplaatsvinden),énobjectief,énzeernauwkeurigkanplaatsvinden.
64
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
Bijlage 5
naar inhoudsopgave
Aandachtspunten voor visuele
controle van een scan
[tegebruikenbijhoofdstuk6:Inrichtenvankwaliteitsprocedures]
Juistheid
• Ishetdocumentgeheelgescand?
• Zijndedocumenten‘recht’gescandeniser,bijvoorbeelddoorscheefliggen,geentekstof
beeldweggevallen?
• Staathetbeeldrecht,danwelincorrecthorizontaalofverticaalopdepagina(juiste
bladspiegel)?Ishetdocumentovereenkomstighetorigineelportraitoflandscapegescand?
• Ishetdocumentovereenkomstighetorigineelportraitoflandscapegescand?
• Zijnertekeningenmetvalsevouwengescandendusmetlijntjesdienietophetorigineel
staan?
• Komendeafmetingenovereenmethetorigineel?
Volledigheid
• Zijnalledocumentengescand?
• Isvaniederepaginadevoor-enachterkantgescand?
• Zijnallebijlagengescand?
• Wordenallekleurenovergenomen?
• Treedtgeenkleurverliesop?
• Zijnalledetailscompleet(zijnlijnenoflettersonderbroken,misterinformatieaanderand
vanhetbeeld,zijnbeeldengecroptofincompleet)?
• Komendekleurenovereenmetdievanhetorigineel(bv.dichtheidvanzwartevlakken,
dietelichtoftedonkerzijn)?
Leesbaarheid
Hetgaaterhierbijomdatiedervoordeinhoudelijkeinformatievandedocumentenbetekenisvoldetailvanhetorigineeldatmethetoogtezienisophetorigineel,opscanenprintvergelijkbaar
zichtbaaris.
• Ishetkleinstedetailleesbaargescand(hetkleinstelettertype,duidelijkeleestekens,ook
bv.decimaalpuntenof–komma’s)?
• Isdescherptevanhetbeeldvergelijkbaarmethetorigineel(bv.minderscherpofte
scherp,onnatuurlijkescherpte,halo’srondderanden)?
• AlsOpticalCharacterRecognitiongebruiktwordt,kloptdetekstdiewordtherkend?
• Iservoldoendecontrast?Voortekstbestandenmoeteenhoogcontrastbestaantussende
tekstendeachtergrond.Afbeeldingeningrayscalemoetenovereenkomenmethetorigineel.Ermoeteenheldereovergangzijntussenwitenzwartvandescan(barcodes!).
• Issprakevanverliesvanscanlijnen,enkeleofmeerdere,indescan,witofzwart?
• Issprakevanherhaaldescanlijnenofherhaaldepixelopopvolgendescans(consistente
vlekopelkescanopdezelfdeplek).
65
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
De aanwezigheid van artefacten
naar inhoudsopgave
Artefactenzijnafwijkingendiealleenvisueelkunnenwordenvastgesteld,zoalsondermeer:
• horizontaleofverticalestrepen;
• pixelverstoringendoorvetofvuilopdelensofglasplaat;
• weerspiegelingen;
• anderevervormingeneneffecten.
66
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bijlage 6 Voorbeeld inhoudsopgave
handboek vervanging
[tegebruikenbijhoofdstuk6:Inrichtenvankwaliteitsprocedures]
1. voorbereiding
a. Beschrijvingvandearchiefvormer
b. Beschrijvingvanhettevervangenarchiefbestand
c. Beschrijvingvandearchiefbescheidenzelf,teweten:
inhoud,structuurenvormbijhetontstaan
opwelktijdstipenuithoofdevanwelketaakofhandelingontvangenofopgemaakt
samenhangmetandereontvangenofopgemaaktearchiefbescheiden
waardevoorhetcultureelerfgoed
belangvandeopgenomeninformatievooroverheidsorganen,recht-enbewijszoekenden
enhistorischonderzoek
c. Beschrijvingvandeafwegingenvoorvervanging
d. Opnamevanhetprincipebesluittotvervangingendebeschrijvingvandetoetsingervan
2. beeldKwaliTeiT
a. Beschrijvingvandeeisenaandebeeldkwaliteitvandescans,gebaseerdopdeaard,de
inhoudenhetgebruikvandearchiefbescheiden.
b. Beschrijvingvandegemaakteafwegingenenkeuzes
d. Verslagvandetoetsingvandebeeldkwaliteit
3. Technische infrasTrucTuur
a. Beschrijvingvandegekozentechnischeinfrastructuur
b. Beschrijvingvandehierbijgemaakteafwegingenenkeuzes
c. Verslagvandetoetsingvandegekozeninfrastructuuropdegewenstekwaliteitenperfor-
mance
4. procesinrichTing
a. Beschrijvingvandeinrichtingvanscanproces
b. Beschrijvingvan(dekeuzevan)hetbestandsformaat
c. Beschrijvingvandeuitdetevervangenarchiefbescheidenovertenemenmetagegevens
endiebetrekkinghebbenophetvervangingsproces
d. Verslagvandetoetsingvandeinrichtingvanhetvervangingsprocesenhetmetagegevensschemadoordeinternetoezichthouderopdeinformatievoorziening
5. KwaliTeiTsprocedures
a. Beschrijvingvanderisico’s,normeringenen/ofindicatorenvanallevoorhetvervangen
vanarchiefbescheideningerichteprocessen
67
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
b. Beschrijvingvandewijzewaaropperiodiekeinternecontrolesplaatsvinden
c. Beschrijvingvandewijzewaaropeenperiodiekeauditdooreenonafhankelijkeauditorof
accountantwordtuitgevoerd
d. Beschrijvingvandegemaakteafwegingenenkeuzesmetbetrekkingtothetvervangingsprocesmetdebijbehorendewerkinstructiesen(kwaliteits)procedures
e. Verslagvandetoetsingvandeinrichtingvandekwaliteitsprocedures
6. vervangingsbesluiT
a. Opnamevanhetconceptbesluittotvervanging
b. Verslagvandetoetsingvanhetconceptbesluitopjuistheidenvolledigheid
c. Opnamevanhetvastgesteldeenbekendgemaaktedefinitievevervangingsbesluit
7. uiTvoering
a. Beschrijvingvandewijzewaaropdevervangenarchiefbescheidenwordenvernietigd
b. Opnamevandeverklaringvanvervanging
8. beheer
a. Beschrijvingvandeevaluatievanderesultatenvandeinternecontrolesophetvervan-
gingsproces
b. Beschrijvingvandewijzewaaropcontroleophethandboekvervangingplaatsvindtop
basiswaarvanwellichteennieuwbesluittotvervangingnodigis
c. Verslagvandetoetsingopnieuweofgewijzigderisico’sdiemogelijkleidentoteennieuw
besluittoten/ofdeinrichtingvandevervanging
68
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
Bijlage 7
naar inhoudsopgave
Model Vervangingsbesluit
[tegebruikenbijhoofdstuk7:Opstellenvanhetvervangingsbesluit]
Besluit tot vervanging van archiefbescheiden
[omschrijving archiefbescheiden + naam betrokken organisatie(onderdeel)]
Naam van de zorgdrager
[B&W, Gedeputeerde Staten, het dagelijkse bestuur, de Minister]
Geletop:
-deregelingvandeministervanOnderwijs,CultuurenWetenschapvan6december2012nr.
WJZ/466161(10265),totwijzigingvandeArchiefregelinginverbandmethetstellenvannadere
regelsomtrentvervanging;
-artikel7vandeArchiefwet.
besluit(en):
Artikel1
1.overtegaantotvervangingdoordigitalereproductiesvandeanalogearchiefbescheidendieop
grond van [titel selectielijst]voorbewaringofvernietiginginaanmerkingkomen,waarnadeze
analogearchiefbescheidenwordenvernietigd.
2.reproductiegeschiedtopdewijzezoalsomschreveninhetvastgesteldehandboekvervanging
[titel];
Artikel2
Ditbesluittreedtinwerkingmetingangvandeeerstedagnadedagvanbekendmakingvandit
besluitin[titel van betreffende medium noemen bv. Staatscourant/Provinciaal Blad/Gemeenteblad].
Artikel3
Ditbesluitkanwordenaangehaaldals:Besluitvervangingarchiefbescheiden[titel archiefbescheiden + naam zorgdrager + jaartal].
[ondertekening]
Plaats,datum
[naam zorgdrager],
Toelichting
Beschrijfenverantwoordhierhetprocesvanvoorbereiding,betrokkenenetc.
69
Bijlage
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Debijlagebijhetbesluitmoetinzichtgevenindeafwegingendiegemaaktzijnuithoofdevan
artikel2vanhetArchiefbesluit1995enartikel26bvandeArchiefregeling.Indepraktijkzalheter
opneerkomendatdebijlagehethandboekvervangingofhetequivalentdaarvan(KwaliteitshandboekDIVbijvoorbeeld)bevat.
70
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bijlage 8 Model bekendmaking van het besluit
tot vervanging van archiefbescheiden
door reproducties
[tegebruikenbijhoofdstuk7:Opstellenvanhetvervangingsbesluit]
Ondergetekende,directeurvan……………/griffiervan………………./secretarisvande
[naam overheidsorgaan] deeltmeedatterinzageligtop/in[locatie, website, etc.]
eengemotiveerdbesluittotvervangingvandenavolgendearchiefbescheidendoorreproductiesen
totdaaropvolgendevernietigingvandeoorspronkelijkearchiefbescheiden:
[globale opsomming]
Tegenditbesluitkaniederebelanghebbendeopgrondvanartikel3.13vandeAlgemenewetbestuursrechtschriftelijkaanhoofdvandienst/griffier/secretarisuiterlijkop[vul datum in; termijn
6 weken] danwelmondelingopdezittingvan[tijd] op [datum] in [plaats]zijn/haarzienswijze
naarvorenbrengen.
[plaats], [datum]
[Directeur / griffier/ secretaris]
71
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bijlage 9 Model verklaring van vervanging
van archiefbescheiden
[tegebruikenbijhoofdstuk8:Uitvoerenvandevervanging]
Ondergetekende,beheerdervandearchievenvan[naam archiefvormer/zorgdrager]
verklaart:
datopgrondvanhetbesluit[nummer vervangingsbesluit] van [zorgdrager]d.d.[datum]
deindatbesluitgenoemdeenindebijlagegespecificeerdearchiefbescheidenzijnvervangendoor
digitalereproducties.
Devervangenpapierenarchiefbescheidenzijnvernietigddoorversnipperingenverbrandingdoor
[naam vernietigingsbedrijf]op [datum]
Plaats
Datum
Ondertekening:
Bijlagen:
Besluit [nummer]totvervangingvanarchiefbescheidend.d.[datum]
Overzichtvervangenenvervolgensvernietigdearchiefbescheiden
72
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bijlage 10 Eisen aan een kwaliteitssysteem
[tegebruikenbijhoofdstuk6:Inrichtenvankwaliteitsproceduresenbijhoofdstuk9:Beheren,onderhoudenenherzienvanhetvervangingsproces]
DeNEN-ISO30301:2011nlisbedoeldalshulpmiddelvoororganisatiesomdenalevingvandeeisen
voorarchief-eninformatiemanagementuitdeNEN-ISO15489:2001nltesturenentebeheersen.
Ditwordtgedaandoorhetgebruikvan:
1. vastgestelde rollen en verantwoordelijkheden;
2. systematische processen;
3. meting en evaluatie;
4. beoordeling en verbetering.
Denormonderscheidtdaarvoordevolgendeonderdelendienadermoetenwordeningevuld:
Context van de organisatie
• externefactoren:omgeving,trends,belanghebbenden;
• internefactoren:organisatiestructuur,beleid,capaciteit,systemen,cultuur,normen;
• wetten,regelsenvoorschriften;
• toepassingsgebiedkwaliteitssysteem.
Leiderschap
• betrokkenheid:strategieensturingdoormanagement;
• passend,geïntegreerdenverbeteringsgerichtbeleid;
• bewustwordingenrolverdeling;
• verantwoordelijkheidvoorimplementatieennaleving.
Planning
• risicoanalyseenbeheersmaatregelen;
• doel- en taakstellingen (SMART).
Ondersteuning
• beschikbaarstellingmiddelen;
• personeelsbeleid(kennisencompetenties);
• bewustzijnenopleiding;
• communicatie;
• beheerstedocumentatie.
Uitvoering
• planningenbeheersing;
• ontwerpenpassendearchiveringsprocessen:
• analysewerkprocessen
• beoordelenrisico’s
• specificerenvooraanmaken/opnemenenbeheersen;
• implementereninarchief-eninformatiesystemen.
73
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
Evaluatie van de prestaties
• monitoren,meten,analyserenenevalueren;
• interneauditvooraanvullendezekerheid;
• managementbeoordelingenfollow-up.
Verbetering
• identificerenvanafwijkingen;
• beheersmaatregelentreffen:
• analyseoorzaak
• evaluerennoodzaaktotaanpassing
• implementerennodigeacties
• beoordelendoeltreffendheidacties
• eventueleaanpassingentreffen;
• documenterenvanbeheersmaatregelen;
• continueverbeteringnastreven.
naar inhoudsopgave
74
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bijlage 11 Juridische uitzonderingen
op vervanging
Inhetprocesvanvervangingmaakjealsorganisatiedeafwegingofjeallestukkenvervangtofuitzonderingenmoetmaken.DeHandreikingbeschrijftditonderandereinparagraaf2.2.9.
EenbelangrijkevraagisoferbepalingeninnationaleofEuropesewet-enregelgevingbestaan,die
vervangingverbieden.Hieroverbestaanveelvragenenmisverstanden,waarindezebijlagenader
opinwordtgegaan.
Nationale regelgeving
Bescheiden rechterlijke macht
DeaannamedatrechtbankeninNederlandallesnogoppapierwillenontvangenwasdelaatste
jarenindemeestegevallenalonjuistensindsin2015hetBesluitkennisgevingvervangingprocesstukken[54]vankrachtwerdookechtachterhaald.RechtbankeninNederlandaccepterenhunprocesstukkeninprincipeallemaaldigitaal.Ditvervangingsbesluitgeldtvoordevolgendezorgdragers
endedaarondervallendeorganisaties:
a.deministervanVeiligheidenJustitievoordevolgendeactoren:
• OpenbaarMinisterie;
• JustitiëleInformatiedienst.
b.dekorpschefvanPolitievoordevolgendeactoren:
• Regionaleeenheden;
• Landelijkeeenheid;
• Politiedienstencentrum.
c.debesturenvandevolgendegerechtelijkeorganen:
• Rechtbanken;
• Gerechtshoven;
• CentraleRaadvanBeroep;
• CollegevanBeroepvoorhetbedrijfsleven.
Hetvervangingsbesluitbetreftzoweltebewarenalstevernietigenanalogeprocesstukkenenbepaaltdatdevolgendestukkenvanvervangingzijnuitgesloten:
a. stukken van overtuiging
b. processtukken waarvan de authenticiteit en/of integriteit niet of onvoldoende vaststaat
c. processtukken waarvan de oorspronkelijke staat vermoed[elijk] van cultuurhistorische
waarde is.
[54] bron: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2015-6913.html
75
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Deonderbenc.genoemdestukkenzijnookalalsuitzonderingindeHandreikingVervangingopgenomen,maardezogenaamde‘stukkenvanovertuiging’niet.Eenstukvanovertuiging(SVO)iseen
bewijsstukineenstrafzaak.Datkanbijvoorbeeldeenmeszijndatgebruiktisbijeengeweldsdelict,maarookeenanaloogdocument.AanhetaanleverenvanSVO’szijnstrikteregelsverbonden.
Iederstukkrijgteenunieknummerenhoudtdatdoordehelejuridischeketenheen.
76
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
OpbasisvandejuridischepraktijkenhetBesluitkennisgevingvervangingprocesstukkenkan
iedereoverheiddiezijnvervanginggoedheeftgeregelddestukkendieineenrechtszaakmoeten
wordenaangeleverdookdigitaalaanleveren.Alsderechtertwijfeltaandeechtheidofauthenticiteitvaneendocument,ishetaandeoverheidalsbetrokkenpartijzaakomaantetonendathet
document‘klopt’enconformdebepalingenuitdearchiefregelingisvervangen.
Bescheiden van Burgerzaken
HetAmsterdamsestadsarchiefwildein2007depapieren persoonskaartenuitdejaren1939-1964
vervangenendaarnavernietigen.DeprovincieNoord-Hollandweeshetverzoekdaartoeaf.Inhet
beroepdatAmsterdaminstelde,werddeprovinciedoorderechtbankinhetgelijkgesteld.Reden
voordeafwijzingwasdathete-depotvanhetStadsarchiefAmsterdamnognietgeschiktwerdgeachtvoorhetduurzaambeheerenbehoudvandegescandearchiefkaartenalsblijvendtebewaren
archiefbescheiden.Deconclusieisdatdepapierenpersoonskaartenvervangenmogenworden
mitsdezorgdragertoezietopeenzorgvuldigvervangingsprocesinclusiefeendaartoegeschikte
beheeromgeving.
Eenandertypedocumentdatbijdeafdelingbevolkingvangemeentenwordtvervaardigdisde
akte burgerlijke stand.DezeaktenzoudennietvervangenmogenwordenopgrondvandeRegelingpapierenschrijfmiddelenvoordeburgerlijkestand1994,artikel2lid1,dateenuitwerkingis
vanhetBesluitBurgerlijkeStand1994,artikel10.[55]Dezeregelingschrijftvoordatvoordevervaardiging van akten van de burgerlijke stand, [….] uitsluitend wit normaal 1-schrijfpapier van het
formaat A4 worden gebruikt en in bijzondere gevallen afgeweken kan worden van het voorgeschreven formaat schrijfpapier.
Datimpliceertdatdepapierenaktebijopmaakaandieeismoetvoldoen,maarnergensstaatdat
dezedocumentenvervolgensnietvervangenmogenworden.Eenvervangenakteisde
(nieuwe)origineleakte,dusermoetweleenvoorzieninggetroffenwordenomlatere
aantekeningenopdeaktetekunnenplaatsen,maardatismogelijk,bijvoorbeelddoorsoftwarematigaantekeningenteplaatsenopeenbestaandePDF.
Ofhetzinvolisomdeaktenvandeburgerlijkestandtevervangeniseenanderezaak,maarjuridischisergeenbeletsel.Intussenisdewetgeverookalzoverdathetbinnenenkelejarenmogelijkisomalleaktendigitaaloptemaken.MetdegefaseerdeinvoeringvandeWetelektronische
dienstverleningburgerlijkestandop1september2015komthetdigitaalaanmakenendigitaal
bewarenvanakteninzicht[56].Medio2018vindtdeevaluatievandezenieuwewetplaatsenzal
beslotenwordenoverdemogelijkedigitaleopmaakenopslagvandeaktenvangeboorten,huwelijk,geregistreerdpartnerschapenoverlijden.
Accountantsbescheiden
Regelmatigkomtbijorganisatiesdiebezigzijnmetdigitaalwerkenenzopapierarmmogelijkwerkendevraagvandefinanciëleafdelingalseroververvangingwordtgesproken“maardatvindt
deaccountanttochnietgoed?”Hetisineendergelijkgevalzaakmetdeaccountantomdetafel
tegaanzittenenuitteleggenwatjealsorganisatievoorogenstaat:papierarmwerken,overgaan
totvervanging,zodigitaalmogelijkwerken.Deaccountantheeftdegemeentealsklantendeklant
[55] http://wetten.overheid.nl/BWBR0006909/geldigheidsdatum_04-12-2015
[56] Stb. 2014/380, zie https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2015-174.html
77
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
schrijftvooropwelkemanierhijwerktenwilwerken,inclusiefvervangingvanoriginelepapieren
financiëlebescheiden.Eenwettelijkebepalingopbasiswaarvanaccountantsoverhedenzouden
kunnenverplichtenhenslechtsanalogedocumententeverstrekkenontbreekt!
Notariële bescheiden
Eennotarisisverplichtdeoorspronkelijke,doorhemopgemaakteakten(minuten)tebewaren.De
meestvoorkomendeaktenzijntestamenten,transportenofoverdrachtvanonroerendgoed,
schuldbekentenissenonderhypotheek,schenkingenenhuwelijksvoorwaarden.Hetnotarieel
archiefbewaartdenotariszelf-zijncliëntenkrijgeneenafschrift-waarnahetineennotariële
archiefbewaarplaats,veelalbijdearrondissementsrechtbankinderegio,wordtondergebracht.
VoorhetprotocolendedaarinopgenomennotariëleaktenschrijvendeWetophetnotarisambt
(Wna),deVerordeningAktepapierenaanvullendeRegelingenvoorhoedenotariszorgdientte
dragenvoorhetarchiverenenbewarendaarvan.Volgens wordtdeinhoudvandeakteopduurzaamendeugdelijkmateriaalgesteld.Aandevormvanhetprotocol,denotariëleenoverige
bescheidenwordengeeneisengesteld.
Voorzowelhetprotocolalsdeonderhandseaktenenoverigebescheidengeldenookvooreen
notarisdeArchiefwet,hetArchiefbesluitendeArchiefregelingongeachtofhetdepapierenofdigitalevormbetreft.Alledocumentenkunnenopgrondvandezewet-enregelgevingdigitaalworden
bewaard,zodatditvoorhetnotariaatgeenbelemmeringvormtompapierenbescheidentevervangendoordigitalereproducties.Uiteraardtenzijdeaardendevormvandeaktendattegenhoudenomdatwezenlijkekenmerkenopofvanhetdocumentverdwijnendoorhettedigitaliseren.
Bankgaranties
Overbankgarantieswerdinhetverledenbepaalddatdezenaafloopvandegarantietermijnin
originelepapierenvormretourgestuurdmoetennaardegarantieverstrekker.Ditbetekentechter
nietdatvervanginguitgeslotenis.Inmiddelskunnendergelijkegarantiesalvolledigdigitaalworden
aangevraagd,compleetmetPKI-certificaat,dusisergeenredenwaaromdezenietookvervangen
zoudenkunnenwordenennaverstrijkingvandetermijndigitaalwordenteruggezonden.ZewordenookdigitaalnaardenotarisverzondendoorbijvoorbeeldhetWaarborgfonds.
Europese regelgeving
VeelNederlandseoverhedenbeschikkenovereenmachtigingvoorvervangingvanarchiefbescheidenofhebbensinds2013zelfeenvervangingsbesluitgenomen.Algeruimetijdiserdiscussieover
devraagofdevervangingsregelingen–enbesluitenvandezeoverhedenwelvantoepassingzijn
opdeanalogearchiefbescheiden,diezijnontvangenofopgemaaktinhetkadervanEuropesesubsidiesofdeeluitmakenvanzakenwaarvoordeEuropeseUniehetbeslisniveauis.
NederlandseoverhedenontvangenEuropesesubsidiesveelalopbasisvanmeerjarigeEuropese
programma’s.Debijdezeprogramma’sbehorendeEuropeseverordeningenschrijvenvooraan
welkeeisendedocumentendiesubsidiëntenontvangenofopmakenmoetenvoldoenenopwelke
wijzeenvoorwelkeduurdezemoetenwordenbewaard.Zobepalendeverordeningendieinhet
kadervanhetEuropeesFondsvoorRegionaleOntwikkeling(EFRO)zijnvastgestelddathetmogelijkisgewaarmerktekopieënofvolledigdigitaledocumententeaccepterenalsbewijsstuk.Hiertoe
moetdebetrokkenlidstaateenwaarmerkingsprocedurevoordevaststellingvandeauthenticiteit
78
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
opstellen(artikel19vanVerordening(EG)1828/2006).
DeEuropeseCommissieaccepteertopbasisvandatartikeltenminstedevolgendedocumentenals
bewijsstukken:
• fotokopieënvanoriginelen;
• microfichesvanoriginelen;
• elektronischeversiesvanoriginelen;
• documentendieuitsluitendinelektronischeversiebestaan,mitsdegebruiktecomputersystemenvoldoenaanaanvaardebeveiligingsnormendiewaarborgendatdebewaarde
documentenvoldoenaandeeraantestellenwettelijkeeisenendatbijcontrolesopdeze
documentenkanwordengesteund.
DeeisendieEuropasteltaandeonderc.genoemde‘elektronischeversievanoriginelen’zijnte
vindenindeEuropeseProceduresvoorauthentiekgewaarmerkteversiesvanoriginelebewijsstukkenendigitalebewijsstukken.[57]enluidenalsvolgt:
“In Nederland is de praktijk steeds vaker dat bij binnenkomst een document direct wordt gescand
en met de gescande versie het verdere traject wordt doorlopen. In dat geval dient de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van het omzettingsproces en van de elektronische versies te
worden gewaarborgd. Het is aan de subsidieontvanger om aan te tonen dat het scanproces en het
verdere verloop c.q. de verdere procesgang binnen de organisatie daaraan kan voldoen. Indien de
verdere procesgang volkomen elektronisch geschiedt, moet de subsidieontvanger kunnen aantonen
dat:
• de originelen volgens een standaard procedure worden omgezet;
• de functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd en
• beoordelingen en vaststellingen door daartoe gerechtigden niet meer te wijzigen zijn.
Indien de verdere procesgang overeenkomt met die van een papieren bewijsstuk (de verdere afhandeling geschiedt met een print van de scan, welke aan het einde weer wordt gescand), moet de
subsidieontvanger kunnen aantonen dat:
• documenten volgens een standaard procedure worden omgezet en
• verdere verloop c.q. afhandeling blijkt uit de verschillende en/of laatste versie van de
scans.”
IndieneenNederlandsoverheidsorgaaneenvervangingsbesluitheeftgenomenofeenmachtiging
totvervangingheeftdienthetaandeindezeEuropeseproceduresgesteldeeisentevoldoen.
MochtenerindeverordeningvaneenEuropeessubsidieprogrammageenbepalingenoverde
bewaringvandocumentenzijnopgenomenkanbeterniet tot vervanging worden overgegaan of is
hetraadzaamcontactoptenemenmetdeEuropeseinstellingdiedeverordeningheeftopgesteld.
AlvorenstotdevervangingvandocumentendieinhetkadervanEuropesesubsidieprogramma’s
wordenontvangenovertegaanmoetenoverhedennagaanwatdebepalingeninhetbetreffende
Europeseprogrammazijnomtrentdeeisenaandewijzevanaanleveringenbewaringvandocumentenenzoja,tetoetsenofdeeigenvervangingsprocedureen-besluitaandezeeisenvoldoen.
[57] De tekst van deze procedures zijn onder andere te vinden in de bijlage behorend bij artikel 9a, van de Regeling
EFRO, https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2011-19664.html
79
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
DevraagofdeEuropeseUnievervangendocumentenalsorigineelaccepteert,isin2015door
RijkswaterstaatvoorgelegdaanhetEuropeDirectContactCentre(EDC)inBrusselenhetEuropean
CourtofAuditors(ECA)inLuxemburg.Hiernaisdezecasusopgenomen.
DecasustoontaandatdeEuropeseUniedocumentendiezijnvervangenopgrondvannationale
wet-enregelgevingnietinallegevallenalsoriginelenzalerkennen.Deerkenningisafhankelijk
vandatgenewatoverhetthemaisopgenomenindeclausulesvanspecifiekeEuropeseprogramma’s.Hetisdanookvangrootbelangdatalleorganisatiesdiebetrokkenzijnbijdeprogramma’s
vandeEUendieinvloedkunnenuitoefenenopdeopstellingvanreglemententenbehoevevan
dieprogramma’s,eralertopzijndatclausulesoverderechtsgeldigheidvandocumentendiezijn
vervangenconformnationalewet-enregelgevingwordenopgenomeninderichtlijnenvoordie
programma’s.
Casus Rijkswaterstaat: vervanging van bescheiden met Europese Unie als beslisniveau[58]
Sindsmaart2012beschiktRijkswaterstaatovereenmachtigingvoordigitalevervangingvanpapierenarchiefbescheiden.Demachtigingheeftbetrekkingoprecordsdieonderdeeluitmakenvan
zakenofwerkprocessenvanRijkswaterstaat.Onderdeverantwoordelijkheidenonderderegie
vanRijkswaterstaatwordengroteinfrastructureleprojectenuitgevoerdmetbegrotingenvanvaak
honderdenmiljoeneneuro’s.DieprojectenwordensomsgeheelofgedeeltelijkmetEuropeesgeld
gefinancierd.OokkomthetvoordatRijkswaterstaateencoördinerenderolvervultinEuropese
programma’swaarinmeerdereEU-landenparticiperen.IndergelijkegevallenbeheertRijkswaterstaatookdeprojectarchieven.
BinnenRijkswaterstaatisdiscussieontstaanoverdevraagofdevervangingsregelingvanRijkswaterstaatwelvantoepassingisopanalogearchiefbescheidendiezijnontvangenofopgemaakt
inhetkadervanzakenwaarvoordeEuropeseUniebeslisniveauis.Eninsamenhangdaarmeeis
devraaggesteldofpapierendocumentendieRijkswaterstaatuitanderelidstatenvandeEuropeseUnieontvangtendiehetalleenmaarmoetdoorsturennaarBrusselofarchiveren,welzijn
tebeschouwenalsdeneerslagvantakenvanRWS.Blijvendiedocumentengeeneigendomvan
hetlandvanoorsprong?DielaatstevraagheeftRijkswaterstaatvoorzichzelfsimpelbeantwoord.
WanneerRijkswaterstaatdocumentenuitanderelandenarchiveertofdoorstuurtinhetkadervan
eendoorgeefluikfunctie,gebeurtdatopbasisvaneenstatutairvastgelegdeafspraak.Daardooris
ersprakevaneentaakofwerkprocesvanRijkswaterstaatenisinprincipedevervangingsregeling
vantoepassing.
DanblijftdevraagoverofdeEuropeseUnieinhetkadervanverantwoordingachterafentoekenningvanEuropesegelden,analogerecordsdieopbasisvandevervangingsregelingvanRWS
zijngedigitaliseerd,alsorigineelaccepteert.DezevraagisdoorRijkswaterstaatvoorgelegdaan
hetEuropeDirectContactCentre(EDC)inBrusselenaanhetEuropeanCourtofAuditors(ECA)in
Luxemburg.DeECAheeftdevervangingsregelingvanRijkswaterstaatgeanalyseerdengemelddat
analogerecordsdiezijnvervangenopgrondvandevervangingsregelingvanRijkswaterstaatzijn
gedigitaliseerd,alsorigineelzullenwordenbeschouwd.DereactievandeEDCwasvoorzichtiger.
EnomdatdeEDCeerderdandeECAhetgeluidvandesubsidiegevendepartijopEuropeesniveau
vertolkt,ishetverstandigomhetEDC-standpuntzwaardertewegendanhetECAstandpunt.
DeEDCmaaktonderscheidtussenzakenwaarineenoverheidsorganisatiebinneneenlidstaat
directontvangervangeldenuitEuropesefondsenisenerzijdsenzakenwaarinEuropeselidstaten
[58] Bijdrage van Ruud Veltmeijer. Senior adviseur document management Rijkswaterstaat
80
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
eengedelegeerderolhebbenbijdeimplementatievanEuropeseprogramma’sanderzijds.Inhet
eerstegevalhoudtdeEUvolledigzelfderegieensprekenwevandirectmanagement.Inhettweedegevalisersprakevansharedmanagement.
IndienersprakeisvandirectmanagementaccepteertdeEuropeseUnieEuropesedocumentendie
zijnvervangenopgrondvannationaleregelgevingalleenalsorigineelwanneerdaaroverafsprakenzijnvastgelegdindezogenaamdegrantagreementsofgrantdecisions.Datzijndocumenten
waarinplichtenenverantwoordelijkhedenvandebijhetprogrammabetrokkenpartijenzijnvastgelegd.Wanneerersprakeisvansharedmanagementisdesituatievergelijkbaar.Indatgevalzijn
vaaksectorspecifiekereglementenopgesteld.Voorbeeldenvansectorenwaarvoorsectorspecifieke
reglementenzijnopgesteld,zijnhetEuropeesSociaalFondsenhetEuropeesLandbouwfonds.Het
kanoverigensookzozijndatvooreenbepaaldprogrammabinneneensectorspecifiekestatuten
zijnopgesteld.IndienersprakeisvansharedmanagementaccepteertdeEuropeseUnieEuropese
documentendiezijnvervangenopgrondvannationaleregelgevingalleenalsorigineelwanneer
daaroverafsprakenzijnvastgelegdindeeerdergenoemdesectorspecifiekereglementenofanders
inspecifiekeprogrammastatuten.
DedoorBrusselgehanteerdeuitgangspuntenstellenRijkswaterstaatvooreenuitdaging.Het
spreektvanzelfdathetagentschapvanafnuallesopalleszalzettenomgedaantekrijgendatin
destatutenvoornieuwoptestartenEuropeseprogramma’sclausuleswordenopgenomenop
basiswaarvangedigitaliseerderecordsalsorigineelkunnenwordengeaccepteerd.Daarbijkan
dangebruikwordengemaaktvanvoorbeeldclausulesdiedeEuropeseUniezelfheeftopgesteld.
MaarvoorlopigparticipeertRijkswaterstaatinprogramma’sdieallemaalzijngestartopmomenten
waaropnognietaanclausulesoverhetalsorigineelaccepterenvangedigitaliseerdedocumenten
werdgedacht.NatuurlijkkanRijkswaterstaatinvoorkomendegevallenproberenomdebedoelde
clausulesalsnogtelatenopnemenindestatutenvanlopendeprogramma’s.Maardezekeuzezal
ongetwijfeldleidentoteencomplexjuridischenbestuurlijktraject.VoordezewegwilRijkswaterstaatnietkiezen.
MaarwatdoetRijkswaterstaatdanwel?WanneerhetagentschapervoorzoukiezenomdevolledigeneerslagvanprojectendiegeheelofgedeeltelijkmetEuropeesgeldwordengefinancierdvan
vervanginguittesluiten,zoudatimplicerendatwel50%vanalleanalogeneerslagvanRijkswaterstaatinpapierenvormmoetwordenbewaard.DatzoudedigitaliseringsambitievanRijkswaterstaatenormfrustreren.Endatkannietdebedoelingzijn,ooknietvanBrussel.
InmiddelsheeftRijkswaterstaateenwerkbareoplossingvoorhetvraagstukgevonden.HetvakgebiedDocumentairInformatieManagementheeftinsamenwerkingmethetBureauBrusseleen
voorlopigeanalyseuitgevoerdomuittevindenwelkedocumentennuwerkelijkeenrolspelenbij
afstemmingenverantwoordingoverEuropeseprogramma’s.Naastenkeleanderecategorieënvan
documentenzijndatvooraldecontractdocumententussendeelnemendebestuurlijkepartijen.
HetgelukwildatdezedocumenteninhetgevalvanRijkswaterstaatindepraktijkallemaalineen
anderetaaldanhetNederlandszijngesteld.Rijkswaterstaatontvangtnietzoveeldocumenten
dieineenvreemdetaalzijngesteld.Daaromkondepraktischeafspraakwordengemaaktdatalle
ineenanderetaaldanhetNederlandsgesteldedocumenten,voorzoverzebinnenkomenviade
postkamers,wordendoorgezondenaanhetBureauBrusselvanRijkswaterstaat.Daarwordtdan
bepaaldofhetdaadwerkelijkgaatomcontractdocumentenofanderedocumentendievanvervangingmoetenwordenuitgezonderd.Totnutoeblijktdegemaakteafspraaktewerken.Dewerkwijze
zalopregelmatigebasiswordengeëvalueerdenzonodigaangepast
81
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bijlage 12 Handvat voor routinematige
vervanging in het kader van lopende
werkprocessen
Inleiding
EenveelgehoordeopmerkingoverdeeersteeditievandeHandreikingVervangingwas,dathetinstrumentprimairalsnaslagwerkwordtervarenenvooralvoorderoutinematigevervanginginhet
kadervanlopendewerkprocessenteuitgebreidendaardooronpraktischis.Daaromisbesloten
omnaastdeHandreikingookeenpraktischhandvattemakendathelptbijdeinterpretatievande
Handreikingendevertalingdaarvannaardepraktijkvanmetnameroutinematigevervanging.
HetHandvatgaatinopdevolgendeaspecten:
1. Wel of niet vervangen?
2. Hoe ga je om met technische eisen aan scans en scanapparatuur?
3. Hoe ga je daadwerkelijk aan de slag met vervanging?
Dezevragenzijnhieronderkortuitgewerkt.
1. Wel of niet vervangen?
Dedigitaliseringvandeoverheidsdienstverleninglaatdepapierstroomlangzaammaarzekeropdrogen.Vervangingzaldaardoorindenabijetoekomststeedsmindervaaknodigzijn.
Vraagjedaaromeerstafofvervangingwerkelijkdebesteoplossingisenjenietbeterkuntinvestereninhetvoorkomenvanvervangingdoortestrevennaarhetvolledigdigitaalwerkenencommuniceren.Hoedanookishetaltijdverstandigomjeintespannenvoorhetmaximaaldigitaalorganiserenvandeheleinformatiestroomzodat(hetscannenvoor)vervangingeenminimaalenidealiter
steedskleineronderdeelwordtvandedagelijksepraktijkvaninformatieverwerking.
Neembijhetmakenvandeafwegingenvoldoendenotievanderisico’sdievervangingmetzich
meebrengt.Ziedaarvoorparagraaf1.6vandeHandreiking.Betrekdaarbijnadrukkelijkderedenen
ombepaaldebescheidenuittezonderenvanvernietiging,zieparagraaf2.2.9 en bijlage11.
82
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Doorloophetvolgendestroomschemaomaftewegenofjeovermoetgaantotvervanging:
1.Zijndetevervangen
documentengemaakt
opeencomputer
(digitalborn)?
Onderzoekofhet
procesindetoekomst
digitaalkanverlopen.
Nee
Kijkofjedevan
oorsprongdigitale
documentenookdigitaal
kuntontvangenen
opnemeninhetarchief.
Ja
2.Zijndetevervangen
documentenbedoeld
vooreendigitaal
werkendwerkproces?
Nee
Routeerdedocumentenfysiek
doornaarhetfysiekwerkende
werkproces.Hetfysieke
origineleexemplaarwordt
gearchiveerdineenfysiek
dossier.
Ja
Ja,wel
voor
andere
processen
3.Bestaandete
vervangenfysieke
dossiersuitdigitaal
opgemaakte
documenten?
Ja
Maakeendigitale
werkkopie
Scanenvervangindeeerste
instantiedelopendedossiers.
Daarnaastkunnenopgrondvan
vraagafgeslotendossier
wordengescandenvervangen.
Nee
4.Bevattendete
vervangendocumenten
kenmerkendieverloren
gaanwanneerwordt
overgegaantothet
scannen/vervangenvan
hetdocument?
Onderzoekofhetwerkproces
vanafhetmomentvan
digitaliseringookdigitaalkan
archiveren.Hierdoorisereen
momentwaaropvervanging
nietmeernodig:allesvindt
digitaalplaats.
Ja
Zijnditessentiële
kenmerken?*
Ja
Nee
Nee
5.Zijndetevervangen
dossierstedelicaatom
tehanterenvoor
gebruik?
Gaovertot
vervanging
Ja
Nee
2. Hoe ga je om met technische eisen aan scans en scanapparatuur?
Vervangingimpliceertvernietigingvandepapierenbescheidenenisdaaromonomkeerbaar.Hetis
zaakdatdevervangendebescheidenbruikbaar,betrouwbaar,interpreteerbaarenleesbaarblijvengedurendedetermijndatdezebewaardmoetenblijvenconformdeselectielijstdieeropvan
toepassingis.Daarommoetenereisengesteldwordenaandevisueleentechnischekwaliteitvan
descanendusaandekwaliteitvandescanapparatuurenaanderelatievandescannertotderest
vandetechnischeinfrastructuur.
Tenaanzienvanstukkenmeteenkortebewaartermijnvergtditweinigspecifieketechnischeeisen
aandescansendescanners.Deopgedanepraktijkervaringenwijzenuitdatoudere‘gewone’
83
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
scans,gemaaktmet‘gewone’scannersvangoedekwaliteit,nogprimaleesbaarzijneninhetdagelijksewerkproceszonderbezwaargebruiktkunnenworden.
Bedenkweldatstukkendieophetmomentvanvervangingvankortdurendbelanglijkentezijn
laterinhetprocesandersgewaardeerdwordenenalsnoglangdurigofpermanentbewaardmoetenworden.Eenbekendvoorbeeldhiervanzijnmilieuvergunningen,dievroegerwerdenvernietigd
nadateennieuwevergunningwasverstrekt,maardiewetegenwoordigbewarenopgrondvande
risico’svoormilieuenvolksgezondheid.Maakhierovereenexplicieterisico-afweging(zieparagraaf
1.6).
Beslisalsorganisatiezelfofenzoja,welkebescheidenmeteenkortebewaartermijn(<5jaar)onderminderstringentetechnischeeisengescandenvervangenzoudenkunnenwordenenevalueer
ditbesluitjaarlijks.
Tenaanzienvanlangdurigenpermanenttebewarenstukkenadviserenwijdeinparagraaf4.2
vandeHandreikingaanbevolentechnischevereistenvoorscanapparatuurenscanstevolgen.Op
hoofdlijnengaatereromdatdeapparatuur:
• voldoendetechnischedetailinformatiekanproduceren(nodigmethetoogopduurzaam
beheer)
• nietautomatischallerleibeeldverbeteringsactiviteitenuitvoert,waarbijtechnischeinformatie(bitsenbytes)verlorengaat.
• bestandenlevertmeteeningeslotenkleurruimte.Bestandenzonderingeslotenkleurruimtekunnennietbeoordeeldwordenophuntonaleprestatiequabelichtingencontrast.Dit
betekentdatergeeninzichtisinhetverliesaantekstueleinformatietijdenshetscannen.
Vraagdaarombijdeaanschafvannieuwescanapparatuurnabijexpertsofdezevoldoetaande
technischeeisendiejealsorganisatieinhetprocesvanvervangingaandekwaliteitvandescans
hebtverbonden.HetNationaalArchief([email protected])endeexpertsvanMetamorfoze,hetnationaalprogrammavoorhetbehoudvanhetpapierenerfgoed([email protected])
zijninstellingendiehieroverkunnenadviseren.
Bedenkhierbijookdaterwerkprocessenkunnenzijnwaarinbescheidenomgaanmetzeeruiteenlopendebewaartermijnen.Indatgevalmoetafgewogenwordenofhetraadzaamenuitvoerbaaris
omverschillendekwaliteitsniveaustehanteren.Alsjetotdeconclusiekomtdatdatniethetgeval
is,danishetnodigomvoorallebescheidentekiezenvoorhethoogstekwaliteitsniveau,zieparagraaf2.2.5vandeHandreiking.
Betrekbijhetbepalenvandetechnischeeisenaandescansdetoezichthoudendearchivarisen/of
beheerdervanhete-depotwaardedocumententezijnertijdnaarovergedragenmoetenworden
ofwordenuitgeplaatst.Overlegmethenendeexpertsoverdegewenstetechnischekwaliteitvan
diedocumentenenbepaalhoehierinhetbestegehandeldkanworden.
3. Aan de slag met vervanging
Maakeenonderhoudsarmebeschrijvingvan(deeisenaan)hetvervangingsproces
Vervangingvanfysiekearchiefbescheidenvereisteencontroleopdeuitvoeringervan.Diecontrole
moetuitwijzenofdekwaliteitvandescansvoldoetaandeeisendiejealsorganisatiehieraanhebt
gesteldenvastgelegd.Hetvastleggenvandeeisenwaaraanhetvervangingsprocesmoetvoldoen
endewijzewaarophetmoetwordenuitgevoerdiseenmust.Datkanineenaparthandboekvervanging,maarhetisookmogelijkomditrechtstreeksoptenemeninhetKwaliteitshandboekDIV
84
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
ofhetkwaliteitszorgsysteemvoorhetinformatiebeheer.Alsereenaparthandboekvervanginggemaaktwordt,ishethoedanookzaakdehoofdlijnenhiervandoortevertalennaarhetkwaliteitszorgsysteem.Datisdebestemanieromtegaranderendatereenregelmatigecontroleplaatsvindt
opdevoorafbepaaldekwaliteitvanhetvervangingsprocesendevervangendearchiefbescheiden
enwordtvoorkomendaterafwijkingenontstaantussendeafgesprokenkwaliteitsprocedureende
praktijk.
Hetvervangingsbesluitvandeorganisatiewordtgenomenopbasisvandeinhethandboeken/
ofkwaliteitssysteembeschreveninformatie.Daarbijishetbelangrijkomervoortezorgendathet
besluitendeprocedureszominmogelijkonderhoudvergenenlangmeekunnen.Methetoog
daaropishetraadzaamom:
• hetprocesvanvervangingzoveelmogelijkinhoofdlijnenteomschrijven.
• detechnischeeisenwaaraandescanapparatuurmoetvoldoenoptenemenindekwaliteitseisen,maargeenmerkoftypescannertevermelden;alseraandegesteldeeisen
wordtvoldaan,makenmodelofuitvoeringvandescannernietmeeruit.
Zieparagraaf6.2vooraandachtspuntendievanbelangzijnvoordebeschrijvingvan(deeisenaan)
hetvervangingsproces
Stel de benodigde beeldkwaliteit vast
Hetlijktzoeenvoudig:jescanteendocument,jechecktopdemonitorofdescangoedleesbaar
isenalleinformatievanhetgescandedocumentbevatenzoja,dankandescaninhetbetreffendewerkprocesgebruiktworden.Erzijnechtermeerdereaspectenwaarmeejerekeningdientte
houden.Volghiervoorhethieronderafgebeeldestroomschemaenkijkzonodigdebetreffende
passagesindeHandreikingna:paragraaf3.2 en bijlage1.
85
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
skleureenbepalendelement
vandeindetevervangen
archiefbescheidenvoorkomende
gegevens?
Ja
naar inhoudsopgave
Scaninkleurop3
Scaninkleurop3
Nee
sersprakevanzwart witfoto s,
fijnmazigeillustratiesinzwart
wit,kleurendiegeenbepalend
elementzijnofvaneengering
contrasttussenletteren
achtergrond?
Ja
4x
Nee?
Nee
serbehoefteomopde
gedigitaliseerdebescheiden
tekstherkenningdoormiddelvan
Optical haracter Recognition toe
tepassen?
Ja
Kiesvoorscannenin
zwart wit/grijswaarden.
Scaninkleurop3
Nee
ssprakevanveelverschillende
soortenbescheidendieiederhun
eigeneisenstellenaande
beeldkwaliteit?
Ja
Scaninkleurop3
Nee
shetantwoordop nvandevragen J ?Danissprakevan
uitzonderingenopderegel.Stelvastwelkeuitzonderingvan
toepassingisenraadpleegdeHandreiking.
Formaliseer het proces door het vervangingsbesluit te nemen en te publiceren.
Vervangingvergteenformeel‘besluittotvervanging’,zodatachterafkanwordenaangetoonddat
dedigitalereproductiesdestatusvanorigineelhebben.Ditvervangingsbesluitiseenbesluitinde
zinvanartikel1:3Algemenewetbestuursrecht(Awb).Ditbetekentdathetbesluitgepubliceerd
moetworden,ongeachtofhetomoptermijntevernietigenofpermanenttebewarenbescheiden
gaat.OpgrondvandeAwbhebbenbelanghebbendenzeswekendetijdombezwaartegenhet
besluitintedienen,bijvoorbeeldinhetgevalvanvervangingvaninformatiewaaruitofopgrond
waarvanbetrokkenenrechtenkunnenontlenen.Eventuelebezwarenhebbengeenopschortende
werking;hetbesluitmagdanookwordengeëffectueerd(dusanalogebescheidenmogenworden
vernietigd)inafwachtingvandeuitspraakophetbezwaar.Hetisechterraadzaamomdebezwaartermijnendeuitkomstvaneeneventueeldaaropvolgendebezwaar-enberoepsprocedureafte
wachtenalvorenstotvernietigingovertegaan,aangezienditeenonomkeerbarehandelingis.Zie
paragraaf7.2vandeHandreikingvoordevereistenwaaraanhetbesluitenhetbesluitvormingsprocesmoetvoldoen.
Bijuitstekinhetgevalvanroutinematigevervangingishetvangrootbelangomhetvervangingsbesluitsteedsuptodatetehouden.Uitvoering,procedures(zoalsvastgelegdinhandboekofkwaliteitssysteem)enbesluitmoetenaltijdgoedopelkaaraansluiten.Zievooraandachtspuntenvoor
beheerenonderhoudvanhetvervangingsproces,deproceduresenhetbesluitparagraaf6.2.8 en
9.2.
86
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bijlage 13 Bij de eerste editie van de
Handreiking betrokken deskundigen
IndeaanloopnaardedefinitieveversievandeHandreikinghebbendeledenvandewerkgroepen
destuurgroepenkele(ervarings)deskundigengevraagddeHandreikingtebecommentariëren.Van
deonderstaandepersonenzijnreactiesontvangenenverwerkt:
Gemeenten
AncoJansen,StadsarchiefAmsterdam
RichardvandenBelt,StadsarchiefAmsterdam
AlbertdeJonker,StadsarchiefAmsterdam
WimReijnders,HetMarkiezenhof(archiefvano.a.gemeenteBergenopZoom)
ArnoudGlaudemans,StreekarchiefGooienVechtstreek
IrmgardvanHimbergen,gemeenteTilburg
JargWeidema,gemeenteHaarlemmermeer
StinieFrancke,Noord-HollandsArchief
Waterschappen
TinekeRouschop,waterschapBrabantseDelta
JonneHuber,hoogheemraadschapHollandsNoorderkwartier
RudyVerhulsdonck,waterschapHollandseDelta
Provincies
EllieSchetters,provincieGelderland
Rijk
DouweHuisman,JustID
JanVisser,ministerievanOCW
PaulFaaij,ministerievanOCW
NoorSchreuder,NationaalArchief
MettevanEssen,NationaalArchief
ArjenvanderKuijl,NationaalArchief
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
IngmarKoch
Adviesbureaus
JohnGerse(DoxisInformatiemanagers)
JoostvanKoutrik(VHIC)
DickdeVries(DoxisInformatiemanagers)
87
ANDREIKINGVERVANGINGARC IEFBESC EIDEN–VERSIE .
naar inhoudsopgave
Bijlage 14 Gesprekspartners en andere
informanten review
Gesprekspartners overheidsorganisaties:
• Centraal Justitieel Incassobureau:EddyMachiela(1emedewerkerDIV)
• CIO-adviseurs rijk:PetervanBeek(BuZa),NiesjeBelder(Rijksauditdienst),CoenBerge-
man(I&M),RobEvelo(BZK),NicoGietema(BZK),ArnoldvanRijn(VWS),FannieWallenbroek(V&J)
• DCMR Milieudienst Rijnmond: JanWillemdeReus(coördinatorclusterDM)
• Gemeente Borsele:JackKarelse(beleidsmedewerkerDIV)
• Gemeente Deventer:HenkSligman(adviseurdigitalearchiveringStadsarchief)
• Regio Gooi- en vechtstreek:JackSchuemie(projectmanagerdigitalisering)
• Gemeente Hardinxveld-Giessendam:AlmarHutten(projectleiderKCCdienstverleningen
zaakgerichtwerken),RobinLassche(archiefinspecteurRegionaalArchiefDordrecht)
• Gemeente Lisse: RiaMaarssen(beleidsadviseurDIV),PatriciaSchalken(medewerkerDIV)
• Gemeente Nijmegen:WilmaKoolen(archiefinspecteurRegionaalArchiefNijmegen)
• Gemeente Ommen-Hardenberg: HansNiezink(informatieadviseur)
• Gemeente Slochteren:HarryJager(kwartiermakersamenwerking)
• Gemeente Utrecht:KajvanVliet(gemeentearchivaris)
• Gemeente Zwolle:MariaWillems(informatieadviseur)
• Provincie Drenthe:HeinHardholt(teamleiderdocumenten)
• Provincie Groningen:MennoSchneiders(informatieadviseur)
• RUD Utrecht: NynkeSchenk(teamleiderDIV)
• Waterschap Vechtstromen:SaskiaNijssen-AsteleijnerMA(adviseurinformatiebeheer)
Gesprekspartners adviesbureaus:
• Becis:DennySchouten
• Doxis:JoostBrinksenHenriëttevanderStappen
• Elveo:LeonvanOosterom
• ProVer:TjerkvanDijk
• Van Lee & Van Everdingen:TheovanderZanden
• VHIC: PeterLeechburchAuwers
• Visiedoc:PetervanEngelen
Overige gesprekspartners:
• Universiteit van Amsterdam/Archiefschool:HansWaalwijk(onderzoeker/docent)
Input, zowel via mail als via BREEDnetwerk en de Pleiopagina Informatie 2020
van o.a.:
• Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier
• Waterschap Brabantse Delta
• Gemeente Tilburg
Archief
2020
December2016
DitiseenuitgavevanArchief2020,
eensamenwerkingsprogrammavan
hetIPO,deVNG,deUnievan
Waterschappenenhetministerievan
Onderwijs,CultuurenWetenschap.
DitwerkvaltonderdeCreative
CommonslicentieNaamsvermeldingGelijkDelen4.0Internationaal
www.archief2020.nl