Transcript 18A. Interne actiepunten KPI 2012

Interne actiepunten naar aanleiding van aanbevelingen van de archivaris
op basis van de ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren Archief 2012 - 2013
Hoofdstuk Onderwerp
Aanbeveling
Aktie
Algemeen
Invullen KPI-lijst 2014
Audit/control betrekken bij het
onderzoek naar de KPI’s..
Betrekken van Concerncontrol bij onderzoek
naar de KPI’s.
1.
Lokale regelingen.
Permanent onder de aandacht brengen
van bestuur en collega’s relevante
gemeentelijke regelingen en wettelijke
eisen vakgebied.
2 en 4
Interne kwaliteitszorg en
toezicht. /
Specifieke eisen aan
digitale
archiefbescheiden
Laat het bestuur op basis van een
bestuursopdracht een besluit nemen
hoe zij het digitale tijdperk in willen
gaan (digitale dienstverlening) en hoe
zij daar de interne organisatie op wil
voorbereiden en inrichten.
Machtiging substitutie permanent te
bewaren archiefbescheiden voor DIV.
Actualiseren informatie DIV wetten en
1-4-2014
regelingen intranet en bij actuele ontwikkelingen
berichten bij nieuws plaatsen.
Pro-actief handelen door informatie te
doorlopend
verstrekken in voorkomende gevallen, met name
bij nieuwe gemeenschappelijke regelingen.
Gelet op ontwikkelingen regionale
Doorlopend
samenwerking dit als belangrijk aandachtpunt
meenemen.
3.
5
6
Ordening, authenticiteit,
context, toegankelijkheid
en duurzaamheid
papieren en digitale
archiefbescheiden.
Vernietiging, vervanging
en vervreemding van
archiefbescheiden.
Overbrenging
archiefbescheiden naar
de archiefbewaarplaats
Breng alle registratiesystemen in kaart
en onderzoek de koppeling met
CORSA en/of met de te koppelen
(KCC) applicatie LIBER
Laat in 2014 de procedurebeschrijving
voor de vernietiging van
archiefbescheiden vaststellen
Zorg voor tijdige overbrenging van de
archieven conform de wetgeving.
Datum
gereed
1-6-2014
Op een verantwoorde stapsgewijze manier
toewerken naar substitutie voor permanent te
bewaren archiefbescheiden.
In kaart brengen registratiesystemen en
koppelingen, wijze van vernietigen, bewaren en
overdragen digitale archiefbescheiden.
doorlopend
Procedurebeschrijving vernietiging
archiefbescheiden vaststellen
1-10-2014
Achterstand overbrenging zijnde archiefblok
bouwvergunningen Dinteloord 1918-1985 in
2014 overbrengen
1-10-2014
31-12-2014
Hoofdstuk Onderwerp
Aanbeveling
Aktie
7
Archiefbewaarplaats,
archiefruimte en e-depot
Onderzoek stand van zaken digitale
bewaaromstandigheden en e-depot.
(memo op 1 a4 aan teamcoach
informatievoorziening & automatisering en hoofd
ondersteuning )
9
Rampen, calamiteit en
veiligheid
Zorgdragen i.h.k.v. wettelijke
verplichtingen digitale
bewaaromstandigheden op orde te
hebben en al dan niet met andere
gemeenten te werken aan de realisatie
van een e-depot
Sluit je als gemeente aan bij het
netwerk aanpak veiligheidszorg voor
cultureel erfgoed beherende
organisatie Bergen op Zoom en
Roosendaal.
Bevestig op de deuren van de
archiefruimte een a4 met
telefoonnummers van personen en
instellingen die gebeld moeten worden
bij calamiteiten.
Laat een onderzoek instellen naar de
kwantiteit en kwaliteit van de DIVafdeling die nodig is voor een
organisatie die opereert in een digitale
omgeving inclusief de daarbij
behorende processen.
10
Middelen en mensen
Datum
gereed
31-12-2014
Aktie-verantwoordelijke
Onderzoek mogelijkheden en kosten aansluiting
netwerk.
1-4-2014
DIV Ronald Riteco
Informatie voor calamiteiten opstellen en
bevestigen op deuren archiefruimte.
1-4-2014
DIV Ronald Riteco
Gelet op ontwikkelingen regionale
samenwerking dit als belangrijk aandachtpunt
meenemen.
doorlopend
Afdelingshoofd Ondersteuning
OND/I&A Johan Klink DIV
Aleung Ho, W. Reijnders