Transcript Bekijk hier het volledige functieprofiel

Wij zijn op zoek naar een
Medewerker Secretariaat & Projectsupport (m/v)
Voor 24 uur per week
We zoeken een energieke en gedreven collega die in staat is zelfstandig, zorgvuldig en
resultaatgericht te werken. Je ondersteunt het managementteam en de
projectleiders/specialisten, zodat zij hun werk efficiënt kunnen doen. In het dagelijkse
werk houd je je onder andere bezig met interne en externe correspondentie,
(project)planningen, agendabeheer, notuleren, de opmaak van voortgangs- en
managementrapportages en diverse andere administratieve werkzaamheden. Je hebt
gevoel voor verhoudingen en past jouw communicatie hierop aan. In deze functie is het
belangrijk om goed te kunnen samenwerken en om te gaan met deadlines. Het
Officepakket heeft geen geheimen meer voor je. Je spreekt anderen erop aan als zij zich
niet aan afspraken houden. Daarnaast stel je in drukke periodes de juiste prioriteiten. Je
maakt deze functie tot een succes door jouw zelfstandige gedreven werkhouding en
verantwoordelijkheidsgevoel. Je gaat hiervoor geen administratieve klus uit de weg. Je
beschikt bij voorkeur over een vakgerichte MBO-opleiding en hebt bij voorkeur enkele
jaren werkervaring in dit vakgebied.
Wij bieden een gevarieerde en zelfstandige functie in een enerverende werkomgeving,
met collegiale teams en met mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen. Afhankelijk
van kennis en ervaring bieden we een salaris tussen minimaal € 1.740,- en maximaal
€ 2.502,- per maand op basis van 36 uur per week, volgens schaal 5 van de cao
Openbare Bibliotheken. De aanstelling is in eerste instantie voor de duur van een jaar
waarbij verlenging is gewenst.
Informatie
Voor meer informatie kun je contact opnemen met de Manager Bedrijfsvoering,
Inge Goijaarts via telefoon 085-7441052 of per mail aan [email protected]
Interesse?
Als je je herkent in deze functie, nieuwsgierig bent en interesse hebt kun je dit kenbaar
maken door uiterlijk 9 december a.s. je motivatie en CV naar Miranda Kamp te mailen.
Haar mailadres is [email protected]. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week
van 12 december.
FUNCTIEPROFIEL MEDEWERKER SECRETARIAAT & PROJECTSUPPORT
1.
Doelstelling van Theek 5
Wij dragen bij aan de ontwikkeling en ontplooiing van het individu en van de
samenleving. We stimuleren, ondersteunen, faciliteren en rusten inwoners en bezoekers
toe om mee te kunnen doen en bij te kunnen dragen aan de kennis- en
informatiesamenleving. Daarbij onderscheiden we ons door onze taak te vervullen op
basis van de publieke waarden onafhankelijkheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid en
pluriformiteit. Wij bieden ondermeer de volgende producten en diensten:
Digitale service
2.
Community
building
Educatieve
programma’s
de Bibliotheek op
School
Informatie &
Advies
VVV
Culturele projecten
de Digitale Bibliotheek
Cursussen
Lezingen
Workshops
Inzage & Uitleen
Lokale
activiteiten
Platform innovatie
Collecties
Inspiratie & co-creatie
Studie & stilte plekken
Informatieve
programma’s
Programmalijnen
Gemeentelijke
huiskamer
Functiedoel
De Medewerker Secretariaat & Projectsupport is verantwoordelijk voor een kwalitatieve
uitvoering van de voorkomende secretariaatswerkzaamheden ten behoeve van de
Directeur-Bestuurder en het managementteam en de Raad van Toezicht. Daarnaast zorgt
de medewerker voor de uitvoerende ondersteuning bij voorkomende projecten.
3.
Positie en uitgangspunten
De medewerker ontvangt leiding van de Manager Bedrijfsvoering. Hij/zij ontvangt
daarnaast inhoudelijke aanwijzingen of opdrachten van de Directeur- Bestuurder. Als de
medewerker deelneemt aan projecten kan het voorkomen dat hij/zij voor de
projectwerkzaamheden sturing krijgt van een projectleider.
4. Resultaatgebieden
Resultaatgebied 1. Ondersteuning directie en managementteam De Medewerker
Secretariaat & Projectsupport is verantwoordelijk voor,
 het beheer van het directiesecretariaat;
 de planning en voorbereiding van contacten en interne en externe overlegsituaties en een
ordelijke verwerking van de gegevens en informatie die hieruit voortkomen;
 de bewaking van de afspraken en procedures die voortkomen uit overleg van de directie
en het managementteam en de afstemming en planning met betrekking tot deze
overleggen;
 ondersteuning aan de directeur-bestuurder, het managementteam bij het samenstellen
van documenten, rapporten, etc.;
 de post- en telefoonbehandeling voor het managementteam en de verwerking van de
correspondentie van de directie en indien van toepassing voor het managementteam.
Resultaatgebied 2. Verslaglegging & Rapportage De Medewerker Secretariaat &
Projectsupport is verantwoordelijk voor,
 de verslaglegging van overlegsituaties, het beheren van correspondentie, notulen,
verslagen, overzichten en rapporten die van belang zijn op bestuurs- en directie- en
managementniveau;
 de verwerking van managementrapportages, beleidsplannen, overzichten met
bedrijfsresultaten, overeenkomsten en verslagen;
 de zorg voor een representatieve en correcte schriftelijke weergave;
 het beheer van het digitale archief ten behoeve van de directie en het managementteam.
Resultaatgebied 3. Communicatie en presentatie
De Medewerker Secretariaat & Projectsupport is verantwoordelijk voor de ondersteuning en
voorbereiding van de interne communicatie ten behoeve van de afspraken die voortkomen
uit het directie- en managementoverleg.
Resultaatgebied 4. Projectsupport De medewerker Secretariaat & Projectsupport is
verantwoordelijk voor administratieve en secretariële ondersteuning van projecten.
5. Kennis, vaardigheden en ervaring
 Beschikt over een MBO werk- en denkniveau 3
 Kennis van de werkprocessen administratieve processen en protocollen binnen het
secretariaat
 Sterke digitale vaardigheden en vaardig in het werken met moderne
kantoorapplicaties
 Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift
 Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
 Kritisch en accuraat
6. Functiecompetenties
Kerncompetenties
Klant- en relatiegericht
handelen
Ondernemende houding
Resultaatgericht werken
Vakmanschap
Samenwerken
Lerend vermogen
(zie bijlage competentie set voor de definities)
Niveau
3
2
3
3
3
2
Functie specifieke
competentie
Communicatieve vaardigheden
Niveau
Flexibiliteit
Zelfstandigheid
Probleemoplossend vermogen
Plannen en organiseren
3
3
2
2
2