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Asignatura: Centros de Documentación Trabajo 5 Parte II b. Planifique un Centro de Documentación. Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Ciencias de la Educación. Profesora: Griselda González Autora: Adriana Fraga Introducción • • Proceso de desconcentración de la Biblioteca del Área de Estudios de Postgrado en Mañongo – El ÁEP de la Facultad de Ciencias de la Educación (P.FACE) bajo la Dirección del Profesor Nagyb Yassir decide organizar la Biblioteca. Este Proceso trajo consigo lo siguiente: • En esta Dirección de Postgrado se desconocían los estándares a ser aplicados para bibliotecas de postgrado • No se tenía previsto la cantidad de material del área del conocimiento respectivo a su postgrado • Se desconocía el perfil que debía cumplir el personal de la biblioteca Esto trajo consigo improvisación para organizar los espacios necesarios para el servicio. ANTECEDENTES Fundamento legal de la creación de la Biblioteca del AEP La dependencia fue creada por resolución de Consejo Universitario. Con la fundación del Área de Estudios de Estudios de Postgrado de la Universidad de Carabobo en (1971) fue creada también esta biblioteca. En noviembre de 1989 el Decano de Postgrado Prof. Jesús Sánchez reinaugura la biblioteca con el nombre de “Rafael González Baquero” como tributo a uno de los fundadores de los Estudios de Postgrado de la Universidad de Carabobo. Esta fue remodelada y ampliada en el año 2000. Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Tipo de biblioteca: Universitaria Especializada Áreas Temáticas Las áreas temáticas predominantes en la colección son: • Matemática y Estadísticas • Ingeniería • Educación Superior • Metodología de la Investigación • Administración de Empresas • Administración del Trabajo y Relaciones Laborales • Gerencia de Recursos Humanos • Economía de Empresas • Ciencias Sociales • Medicina • Enfermería • Odontología • Derecho. • • • Sistema de Estantería: Abierta • Sistema de Clasificación: Sistema de Clasificación Decimal Dewey • Tipo de Usuario: estudiantes de pre y postgrado de la Universidad de Carabobo y otra Instituciones. • Capacidad de puestos lectores • Colección Bibliográfica: – 7.320 vol. Trabajos de Grado (Maestría y Especialización), Tesis Doctorales Tipo de Catálogo o fichero: Manual y Automatizado – 7.675 vol. Revistas Especializadas, 80 Títulos Recurso Humano: experiencia en el área de atención aproximadamente al usuario, y en áreas técnicas de biblioteca – 4.580 vol. Libros Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Datos importantes de la desconcentración • Se inicia y se adelanta en la década de los noventa en distintos escenarios académicos, importantes jornadas de discusión, reflexión y análisis sobre los estudios de postgrado en la Universidad de Carabobo. – En Noviembre del año 2000 se aprueba por Consejo Universitario un Plan Inicial de Reordenamiento Institucional – El 01 de Mayo de 2005 entra en funcionamiento la nueva estructura de Estudios de Postgrado y comienzan las actividades de desconcentración o descentralización, Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Metodología de Trabajo Para logra estructurar una estrategia de diseño, organización y distribución de los elementos disponibles para la planificación de la nueva biblioteca, se contó con: 1. Recurso Humano: adscrito a la Biblioteca del AEP-Mañongo • Luís Guerrero, auxiliar de biblioteca, 24 años de servicio en la Biblioteca del AEP. (personal de apoyo) • María Hernández, auxiliar de biblioteca, 10 años de servicio en la Biblioteca del AEP. (personal de apoyo) • Pablo Pérez, guía y receptor de Biblioteca, 6 años de servicio en la Biblioteca del AEP. (personal de apoyo) • Adriana Fraga,. Asistente de Especialista en Información, 6 años de servicio en la Biblioteca de AEP. (responsable del proceso de planificación, organización y puesta en marcha de la nueva Biblioteca o Centro de Información) Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Metodología de Trabajo 2.- La Recolección de datos se realizó a través de: a. Entrevistas: efectuando entrevistas informales, consultas, y solicitando sugerencias a las siguientes especialistas en el área: • Lic. Nélida López. Bibliotecólogo Coordinador de la Biblioteca del AEP – Mañongo, Propulsora del Proyecto de reestructuración, remodelación y ampliación de la Biblioteca en el año 2000. Lic. Martha Gil. Bibliotecólogo Coordinador de la Biblioteca del Área de Estudios de Postgrado área mañongo. Lic. Magali Tortolero Bibliotecólogo Coordinador de la Biblioteca de la Facultad de Ciencia y Tecnología. • • b. Consultas: Las consultas realizadas fueron de tipo: • Bibliográficas • Fuentes de Internet referentes a la creación de Bibliotecas y Información y Documentación • Estándares en la organización de Bibliotecas. Centros de Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Metodología de Trabajo 3.- De la recolección de datos se determinó: – La implementación de estantería abierta – Personal calificado, formado en: » Área de Biblioteca » Manejo de Información y Herramientas Electrónicas » Destrezas y habilidades en el manejo de correo electrónico – El material bibliográfico disponible para consulta ubicado en estantería, sería el publicado a partir del año 2000 4.- La experiencia del recurso humano en los procesos de la Biblioteca de Postgrado-Mañongo, en el manejo documental y de archivo, tratamiento de material bibliográfico y no bibliográfico, atención al usuario específicamente de áreas de postgrado (estudiantes, docentes, investigadores de 4to y 5to nivel). Los aspectos anteriormente expuestos permitieron definir ideas relevantes en cuanto la organización de la biblioteca. Fueron considerados: espacio físico, distribución de colección, mobiliario, creación de la colección y procesos de funcionamiento; también se incluye la gestión de información, capacitación del personal e inducción a los usuarios. Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Fases del proceso de implementación de la nueva biblioteca 1.- DIAGNOSTICO: generó información certera para la organización de la nueva biblioteca, y tomar las decisiones favorables, en cuanto a recursos tecnológicos y de información necesarios a la prestación de servicio al usuario potencial de esta biblioteca especializada. Espacio físico: 161/2 metros de largo por 31/2 ancho Recurso Humano: falta de personal formado en el Área de Biblioteca Mobiliario: estantes, mesas, escritorios no acordes con las dimensiones de espacio, ni con los colores Material bibliográfico: en 261 cajas Trabajos de Grado Libros Revistas Material de Referencia 2.980 vol. 1.320 vol. 2.250 vol. 230 vol. Tipo de consulta: el resultado de las estadísticas de la Biblioteca de Postgrado-Mañongo permitió conocer: prevalece la consulta a los Trabajos de Grado (Maestría, especialización) y Tesis Doctorales Usuarios: el resultado de las estadísticas de la Biblioteca de Postgrado Mañongo • Cantidad de usuarios que visita la biblioteca • Cantidad de usuarios que pertenece a el AEP.FACE • Cantidad de usuarios por Turno (8:30am-2:00pm y 2:00pm-8:00pm) Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Fases del proceso de implementación de la nueva biblioteca 2.- PUESTA EN MARCHA DE LA BIBLIOTECA Se determinó la necesidad de crear un ambiente de armonía entre el mobiliario, el espacio y los colores, de manera que el usuario disfrutara de un ambiente agradable a la hora de hacer sus investigaciones e hiciera del uso de la Biblioteca una costumbre. • Cambio del mobiliario y el traslado de material bibliográfico • Computadores disponibles para los servicios on-line, OPAC, Internet y administración (4 portátiles, 1 PC para la atención al usuario, 1 impresora.) • Se tomaron en cuenta algunas políticas de expurgo, ya que el espacio físico no era suficiente para la gran cantidad de material y debía estar disponible el más consultado. (de acuerdo a los requerimiento de los usuarios, a través de estadísticas) Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Mudanza 3 – RESULTADOS a- Evaluación: Medir las funciones de la biblioteca y verificar si realmente cumple con la misión para el cual fue creada. b- Diagnóstico de debilidades y fortalezas: se elaboró con el propósito de poseer información para la organización y funcionamiento de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Ciencias de la Educación. Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Fases del proceso de implementación c. Acciones Específicas: – Se elaboraron las normas de usuarios. » » » » » » » » Carnet de identificación de la Universidad de Carabobo, vigente. Ser personal (estudiante, docente, investigador) del Área de Postgrado de la Facultad de Ciencias de la educación. Anotarse en el libro de visitas La ficha de solicitud de material debe ser llenada en su totalidad con letra clara y legible. No ingerir alimentos, bebidas, fumar, hablar por el celular dentro del recinto bibliotecario. Guardar bolsos, carteras, maletines en el “looker” Hacer silencio dentro de la Sala. Horario de servicio bibliotecario de 2:00pm a 8:00pm. - Se generaron listados de material disponible para consultas. - Se diseñaron formatos para préstamo de material bibliográfico. Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Conclusión: La ejecución de este proceso de implementación dejó en funcionamiento una pequeña (en espacio) biblioteca o centro de documentación de postgrado bien dotada, tanto en material especializado, como en tecnología y servicios de información, con un ambiente acorde al ámbito académico, y organizada de forma tal que servirá para la consulta diaria de los estudiantes, docentes e investigadores del Área de Postgrado de la FACE. Sin embargo deben seguirse algunas recomendaciones para garantizar la eficiencia de este servicio Proceso Culminado Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Recomendaciones • • Contar con personal calificado y que cumpla con el perfil requerido para hacer gestión de bibliotecas, debe estar formado en las siguientes áreas: – Atención al cliente – Desarrollo personal • Motivación • Liderazgo • Planificación estratégica • Efectividad Laboral – Formación Técnica en el área de biblioteca • Curso de Asistente de Biblioteca • Diplomado Analista Documentalista. – Formación en herramientas tecnológicas. • Manejo efectivo de buscadores • Manejo avanzado del correo electrónico y listas de distribución • Búsqueda en Bases de Datos Hacer retrospectivo digitalizado de material con el apoyo técnico y tecnológico de la Fundación CIDBC-UC. • El personal que labora en la misma, deberá estar vigilante de los trabajos ubicados en los estantes ya que no están resguardados en el “Archimovil” a causa del poco espacio. • Se recomienda la conexión con redes de información y con la Fundación CID-BC-UC que faciliten la gestión bibliotecaria y las consultas automatizadas. Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga Recomendaciones • Crear un Servicio de Referencia Especializado, donde se apoye al investigador, tanto en asesorías técnicas como informacionales. – – – • Crear una “lista de distribución” de usuarios de la Biblioteca de Postgrado de la Facultad de Ciencias de la Educación. Gestionar los artículos y material que cumpla con los requerimientos de información que apoyen su investigación. De esta forma se podrá medir parte de la eficiencia de respuesta de la biblioteca, llevando un indicador que permita conocer la cantidad de solicitudes de información realizadas y su relación con las que fueron eficientemente resueltas. Abrir una taquilla en el área de atención al usuario para facilitar la comunicación y la atención al mismo. Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. • Sin embargo la implementación de la nueva biblioteca generó algunas interrogantes a ser evaluadas: ¿La organización de esta nueva Biblioteca del Postgrado de la FACE cumplirá satisfactoriamente con las exigencias de usuarios? ¿Su funcionamiento perdurara en el tiempo? ¿Frente al nuevo paradigma, con nuevas aptitudes y actitudes del personal que labora en bibliotecas o centros de información y documentación, la Biblioteca de Postgrado de la FACE brindará un servicio experto a un nivel adecuado a sus usuarios? REFLEXIÓN El trabajo debe ser un “valor” en nuestra vida y debemos enfrentar los retos con osadía y creatividad. La biblioteca creativa debe concebirse como una estructura inteligente, dinámica, debe reaccionar ante los cambios del entorno apoyándose en el uso de la información. Organización y puesta en marcha de la Biblioteca del Área de Postgrado de la Facultad de Educación. Autora: Adriana Fraga