Transcript Pertemuan 19 Memahami Eksekutif Matakuliah : M0154 / Management Support Systems

Matakuliah
Tahun
Versi
: M0154 / Management Support Systems
: 2005
: 1/1
Pertemuan 19
Memahami Eksekutif
1
Learning Outcomes
Pada akhir pertemuan ini :
Mahasiswa dapat menerangkan
kebutuhan informasi eksekutif, komitmen
dan staf SIE
2
Konsep Dasar SIE
Objektif chapter 03 :
Peran dan Tugas Eksekutif
Karakteristik Personal Eksekutif
Tugas-tugas Eksekutif
Model mental Eksekutif
Kebutuhan Informasi bagi eksekutif
3
Eksekutif, Kegiatan & Informasi
 Eksekutif adalah orang yang bertanggungjawab
pada
lebih dari satu area fungsional
 Eksekutif adalah orang yang berada pada posisi
perencanaan strategis organisasi, bertugas menyusun
rencana jangka panjang ke depan (5 tahunan)
 Eksekuti adalah orang yang menentukan kebijakan,
terutama yang berhubungan dengan pihak luar
 Eksekutif adalah pengelola organisasi atau yang
mempunyai otonomi suatu unit kerja
 Eksekutif adalah orang yang berkedudukan penting
dalam perusahaan, dimana setiap keputusannya
mempunyai dampak bisnis; Kehidupan organisasi
sangat tergantung pada eksekutif ini.
4
Tugas dan Kegiatan Eksekutif
 Membuat Plan, Organized, Staffing, Direct,
Control
 Menentukan visi strategis
 Menetapkan & memelihara budaya perusahaan
 Negosiasi dengan stakeholder
 Mengembangkan & mengalokasi sumberdaya
 Mengorganisasi proses kerja
 Mengelola kelangsungan organisasi
 Menyusun rencana-rencana bisnis
 Membangun jaringan kerja karyawan
5
Peran (roles) eksekutif
Peran Interpersonal
Figurehead
Leader
Liasion
Peran Informasional
Monitor
Disseminator
Spokesperson
Peran Decision
Enterpreneur
Disturbance Handler
Resource Allocator
Negotiator
Menangani pihak eksternal, pelanggan
Mengarahkan ke sasaran bisnis
Penghubung dengan eksternal
Mengawasi informasi ekstern
Meneruskan informasi internal
Meneruskan informasi ke ekstern
Menentukan perubahan organisasi
Mengatasi masalah yg menghambat
Mengatur sumberdaya usaha
Melakukan negosiasi, penghubung organisasi
6
Jenis Informasi untuk Eksekutif
• Informasi dipakai utk melihat hal yang perlu
perhatian ditindaklanjuti, mendefinisi problem,
mengembangkan pilihan solusi sebagai suatu
tindakan(Mason dan Mitrof,1981).
• Informasi mendorong kreatifitas, membuat
skenario, melihat trend, memantau kinerja,
pengawasan aktifitas (McCaskey,1982)
• Eksekutif tidak menginginkan informasi kejutan,
ia ingin semua karyawan memahami
keinginannya, informasi yang perlu didengar,
tidak terlalu lama menunggu, tingkat keterincian
yang mencukupi(Paller,1990)
• Eksekutif mengawasi sistem fisik (McLeod &
Jones,1985) dengan cara membuat urutan kerja
di kantor untuk kemudahan komunikasi.
7
Atribut informasi
Atribut
Manajer menengah
Manajer Atas
Akurasi
Ketepatan
Lingkup
Rentang waktu
Relevansi
Keterincian
Ringkas/global
Orientasi
Sumber
Kuantitas
Tinggi
Tinggi
Dangkal
Yang Lalu, saat ini
Tinggi
Tinggi
Rendah
Intern
Tercetak
Tinggi
Rendah
Rendah
Luas
Mendatang
Rendah
Rendah
Tinggi
Eksternal
Verbal
Rendah
8
Jenis informasi utk eksekutif
• KUALITAS PRODUK
•
•
•
•
• LAYANAN PELANGGAN
• Siklus pengiriman/hari
• % order yang dikirim
• respon time
• PERILAKU KARYAWAN
• sikap karyawan
• tingkat absentiisme
• turn-over pegawai
Kinerja aktual vs spesifikasi
% produk yang di-retur
Jumlah komplain
Tingkat kepuasan pelanggan
9
Sumber informasi eksekutif
• Eksekutif memperoleh informasi
melalui scanning, browsing sesuai
masalahnya
• Informasi dapat lisan maupun
tercetak
• Contoh tercetak : letter, memo, report
periodik
• Contoh lisani : Telpon, meeting, tour,
aktivitas social, bisnis
10
Mental Model
Pada waktu menerima informasi, empat
cara yang dilakukan eksekutif :
• diteruskan ke yang lain
• ditingkatkan value-nya sebelum
diteruskan
• untuk mengidentifikasi problem dan
peluang
• membuat model mental
11
Mental Model (lanjutan)
• Model mental adalah penyederhanaan arti dan
analogi. Eksekutif cukup mengambil sampel
data, mencari pola-2 dan penyebarannya lalu
mensintesakaninformasi tersebut sebagai
pengetahuan
• Model mental ditujukan ke lingkunagn untuk
mengurangi ketidakpastian, menyederhanakan
proses keputusan, mengidentifikasi variabel
utama dan mengeneralisasi pilihan-pilihan.
• Untuk membakukan model mental diperlukan
teknologi. Dengan teknologi ini maka harus
dapat cepat disesuaikan dengan perubahan
lingkungan dan informasi yang mutakhir
12
Peran EIS terhadap Tugas Eksekutif
• Kendala utama yang dihadapi eksekutif adalah
keterbatasan waktu.
• EIS menyediakan informasi bagi eksekutif agar
lebih berkualitas dan cukup rinci
• EIS menyediakan informasi yang mudah
dimanfaatkan berupa grafis, berwarna, kode
dan informasi perkecualian
• EIS mudah dikomunikasikan secara elektronis,
voice-mail
• EIS membantu eksekutif untuk
mengembangkan model mental
13
Penutup
Selanjutnya pertemuan 20 materi chapter 05
14