Transcript DASAR-DASAR PERENCANAAN & PENGENDALIAN LABA (PPL)

Matakuliah
Tahun
: F0262/Penganggaran
:2005
DASAR-DASAR
PERENCANAAN &
PENGENDALIAN
LABA (PPL)
Pertemuan ke-02
1
Mate ri :
• Membahas proses manajemen (planning, organizing,
staffing, leading, controlling) sebagai dasar Perencanaan dan Pengendalian Laba (PPL) komprehensif
• Penekanannya pada management planning, organizing
dan controling karena ketiga hal ini merupakan fungsifungsi manajemen yang dapat digunakan dalam PPL
Tujuan bahasan :
a. Memperkenalkan dasar-dasar program PPL
b. Menjelaskan penerapan program PPL, dan
c. Menjelaskan keuntungan utama dan beberapa masalah
pada program PPL
2
PPL Komprehensif :
Adalah suatu model khusus yang didesain untuk mem bantu manajemen melaksanakan proses manajemen secara efektif dengan penekanan khusus pada fungsi-fungsi
perencanaan dan pengendalian .
Sesuai pengertian tsb. elemen-elemen kunci PPL
Komprehensif adalah :
1. Suatu pendekatan yang sistimatis dan formal
2. Sangat menekankan pada fungsi-fungsi perencanaan
dan pengendalian
3. Berisi tujuan-tujuan, sasaran-sasaran, rencana laba
jangka panjang, rencana laba jangka pendek, laporan
pelaksanaan dan tindak lanjut
3
Model PPL mencakup :
1. Pengembangan dan aplikasi dari tujuan perusahaan
yang luas dan jangka panjang
2. Menspesifikasikan tujuan perusahaan
3. Mengembangkan strategi perencanaan laba jangka
panjang dalam arti luas
4. Menspesifikasikan strategi perencanaan laba jangka
pendek dengan perincian mengenai pendelegasian
tanggung jawab (divisi, departemen, proyek)
5. Membuat suatu sistem pelaporan kinerja periodik
dengan perincian mengenai tanggungjawabannya
6. Mengembangkan prosedur tindak lanjut (follow up)
4
Garis Besar Konsep Dasar PPL meliputi :
Mekanisme PPL mencakup kegiatan-2 seperti desain
jadual anggaran, penghitungan rutin dan berulang dan
kegiatan klerikal yg berhubungan dengan Program PPL
Asplikasi dari suatu Program PPL pada fungsi-2 perencanaan dan pengendalian manajerial, dengan penekanan
khusus pada dasar-2 sbb. :
1. Proses manajemen yang meliputi P, O, S, L dan C
2. Kesepakatan manajerial agar semua tingkatan
mana- jemen dapat berpartisipasi secara efektif di
dalam perusahaan
5
3. Struktur Organisasi yg jelas terutama yg. menyangkut wewenang dan tanggung jawab manajemen pada
berbagai tingkatan organisasi.
4. Proses Perencanaan manajemen
5. Proses Pengendalian manajemen
6. Koordinasi yang terus menerus dan konsisten dari
semua fungsi manajemen
7. Feedforward , feedback, follow-up and replanning
dilakukan terus menerus melalui saluran komunikasi, baik dari atas maupun dari bawah
6
8. Rencana laba strategis jangka panjang
9. Rencana laba taktis jangka pendek
10. Sistem akuntansi pertanggung-jawaban
11. Penggunaan prinsip pengecualian
12. Program manajemen perilaku
7
Bentuk-bentuk Komunikasi :
Ada 3 bentuk komunikasi dalam PPL yaitu :
1. Feedforward, adalah komunikasi perencanaan (perencana an tujuan-2, perencanaan sasaran-2 dan perencanaan laba)
dari ma najemen tingkat atas kepada yg lebih rendah. Feedfor
ward di gunakan untuk mengukur keberhasilan pelaksanaan
dengan cara membandingkan antara rencana dengan aktual.
2. Feedback, adalah komunikasi hasil evaluasi pelaksanaan dg.
menggunakan laporan-2 pelaksanaan. Feedforward dapat di gunakan unt. mengadakan tindakan korektif dan Replanning
3. Replanning, didasarkan pada Feedback. Replanning diguna
kan untuk revisi perencanaan jika pelaksanaan menunjukkan
dieficiency dan untuk mengambil manfaat dari kondisi-2 atau
peristiwa-2 baru yang tidak ter-antisipasi diwaktu y.l
8
PERENCANAAN MANAJEMEN
DENGAN MENGGUNAKAN PPL
PLANNING
Tujuan dan sasaran yg diinginkan.
Strategi jk.pan- Feedforward
jang dan Taktik jk.
pendek
REPLANNING
OPERATION
Kegiatan-kegiatan Ukuran
Evaluasi
aktual,
Pengubahan
(transformasi)
dari sumber daya
CONTROL
Kegiatan-kegiatan
aktual
dibandingkan
dengan rencana
Feedback
9
Menurut Ackoff dalam PPL, terdapat 3 jenis proyeksi
yang berbeda , yaitu :
1. Reference Projection/Proyeksi Referensi (kasus statis) adalah proyeksi statis tentang apa yg harus dilakukan oleh perusahaan. Mencakup usaha untuk menspesifikasikan kondisi perusahaan dimasa yad.jika tidak
ada hal baru yang dilakukan. Tidak ada intervensi yg.
direncanakan oleh manajemen.
2. Wishful Projection/Proyeksi dengan Penuh Harapan (kasus dengan optimis tinggi) adalah proyeksi optimis tentang apa yang sebaiknya dilakukan oleh perusahaan dibawah kondisi ideal. Mencakup spesifikasi “harapan dan impian“ mengenai kondisi perusahaan dima
sa yad, pemenuhan semua aspirasi dari perusahaan
10
3. Planned Projection/Proyeksi Terencana (kasus yang
mungkin) adalah hasil-2yang sangat mungkin dicapai
jika rencana-2 realisitik disusun dan dilaksanakan.
Mencakup spesifikasi mengenai seberapa dekat perusa
haan dapat mencapai proyeksi dengan penuh harapan
secara realisitis
Tujuan utama dari jenis proyeksi 1 dan 2 adalah agar ma
najemen secara realistis memperkirakan situasi-situasi
saat ini dan menghindari proyeksi-proyeksi yang terlalu
optimis di dalam perencanaan
11
TUJUAN, SASARAN DAN RENCANA LABA :
Didalam perencanaan dengan pendekatan PPL, secara ke
seluruhan manajemen perlu memperhatikan hubungan an
tara tujuan (objectives), sasaran (goals) dan rencana laba
(profit plans)
a. Tujuan-tujuan perusahaan (objectives) merupakan
ting kat perencanaan yang paling dasar yang akan menentukan arah perusahaan jangka panjang.
Tujuan-tujuan perusahaan harus dinyatakan secara ter
tulis dengan menekankan pada harapan-harapan eko nomis, para pelanggan, para karyawan, para pemilik,
output dan tanggung jawab sosial
12
b. Sasaran-sasaran perusahaan (goals) merupakan
tingkat pe rencanaan yang lebih rendah berikutnya dan
berjang ka pendek atau menengah. Sasaran-sasaran
perusahaan berisi harapan-harapan dimasa datang yang
lebih spesifik, misal produk, jasa, market share, profi bility, return on investment dan pertumbuhan
c. Rencana-rencana Laba (profit plans) disusun berdasarkan sasaran-sasaran perusahaan yang telah ditetap kan dan dinyatakan dalam bentuk kuantitatif.
Rencana Laba biasanya terdiri dari dua bagian rencana
yang tidak terpisahkan, yaitu :
1. Rencana laba Strategis jangka panjang, dan
2. Rencana Laba Taktis jangka pendek
13
HUBUNGAN OBJECTIVES, GOALS & PROFIT PLANS
TUJUAN-TUJUAN PERUSAHAAN
(Umum dan Jangka Panjang)
Ekonomis; Pelanggan; Pekerja; Pemilik; Sosial; Output
SASARAN-SASARAN PERUSAHAAN
Produk; Jasa; PangsaPasar; Profitabilitas; Laba; Pertumbuhan
RENCANA LABA
(Disusun dan dikuantifikasi)
Rencana
Taktis Laba Strategis
Umum; Jangka Panjang
Tanggungjawab tingkat atas;
Kuantitatif
Rencana Laba
Rinci; Jangka Pendek;
Tanggungjawab semua
tingkat; Kuantitatif14
Aktivitas
Tujuan Perusahaan
Direksi,
Alur
Informasi
Runtutan
Persetujuan
Partisipan
Utama
Dewan
Pimp. Eksekutif
Sasaran Perusahaan
Landasan Perencanaan
dan Strategi-strategi
Manajemen
Puncak
Rencana Laba Strategi
(Jangka Panjang)
Manajer
Menengah
Rencana Laba Taktis
(Jangka Pendek)
Manaj. Opera
si Pelaksana
15
FUNGSI DAN JADWAL PERENCANAAN
• Semua keputusan manajemen pada umumnya memiliki
sifat mengarah kemasa datang (futuristic); karenanya keputusan akan lebih banyak berakibat terhadap kegiatan
atau sikap dimasa datang dari pada masa lalu
• Keputusan besar biasanya memerlukan data aktual yg
lengkap dan analisis akibat-2 yg sangat mungkin terjadi
masa datang; karenanya keputusan besar harus diantisipasi dan dipersiapkan secara matang
• Jadi manajemen harus menetapkan dimensi waktu baik
untuk keputusan besar mapun keputusan kecil.
• Pengambilan keputusan manajemen merupakan proses
kontinyu.
16
• Klasifikasi keputusan-2 penting dan pasti mengenai
rencana proyek dan rencana periodik akan menjadi
dasar pembuatan jadwal perencanaan
• Jadwal perencanaan perlu ditetapkan terutama jika
keputusan-2 pasti jangka pendek dan jangka panjang
harus segera dipertimbangkan dan dibuat meskipun
hanya bersifat sementara
• Jadwal perencanaan merupakan kebijakan formal yg
akan menentukan tanggal batas akhir (deadline date)
sesuai dengan langkah-2 yang harus diikuti didalam
proses perencanaan
• Perusahaan yang dikelola dengan baik akan terbiasa
menyelesaikan rencana-rencananya dengan cara yang
formral dan jadwal waktu yang pasti.
17
Alasan penting mengapa perusahaan perlu mem –
buat jadwal perencanaan, adalah :
1. Dapat digunakan sebagai pedoman batas akhir
penyelesaian rencana
2. Meminimumkan penundaan di dalam proses
perencanaan
3. Menjamin penyelesaian perencanaan formal, terutama untuk mengawali pelaksanaan rencana
4. Menetapkan urutan secara teratur perencanaan
formal
18
PENGENDALIAN MANAJEMEN
MENGGUNA KAN PPL
• Fungsi utama pengendalian adalah untuk meyakinkan
tercapainya tujuan, sasaran dan standar perusahaan.
• Pengendalian memiliki beberapa unsur seperti observasi langsung, ekspresi lisan, memo tertulis, kebijakan dan prosedur, laporan hasil kinerja dll.
• Perencanaan dan Pengendalian Laba (PPL) yang menyeluruh memfokuskan pada Laporan Pelaksanaan/Ki
nerja dan Evaluasi Pelaksanaan/Kinerja untuk menentukan penyebab kinerja terlaku tinggi ataupun terlalu
rendah dibandingklan rencananya
19
1. Laporan Pelaksanaan/Kinerja
Karakteristik dalam laporan kinerja adalah :
a. Diklasifikasikan berdasarkan wewenang dan tang gung jawab sesuai dengan struktur organisasi.
b. Dibedakan secara jelas mana yang termasuk Con trollable item dan yang Non-controllable item.
c. Dilaporkan secara teratur sesuai dengan waktu yg.
disepakati, misalnya mingguan atau bulanan
d. Ditekankan pada perbandingan antara hasil-hasil
aktual dengan yang direncanakan
20
2. Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban
• Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban memberikan
informasi rinci mengenai penghasilan (revenue) dan
biaya-biaya (expenses) menurut werwenang dan
tanggung jawab.
• Klasifikasi ini diperlukan untuk mengukur prestasi
masing-masing departemen (bagian) sesuai wewe nang dan tanggungjawab.
• Pengukuran prestasi dilakukan dengan membanding kan antara hasil-hasil aktual/realisasi dengan yang
direncanakan pada setiap pusat pertanggungjawaban.
21
3. Pusat-Pusat Pertanggungjawaban
Pusat Pertanggungjawaban diklasifikasikan sbb. :
a. Cost Center (Pusat Biaya) - suatu pusat tanggungjawab dimana manajer bertanggung-jawab untuk me ngendalikan biaya yang terjadi di unit tersebut dan ti dak bertanggung-jawab dari segi keuangan, laba atau
investasi unitnya. Tingkatan manajer yg. lebih rendah
dengan tanggung-jawab yg. lebih rendah pula biasa nya cenderung merupakan pusat biaya.
b. Revenue Center (Pusat Pendapatan) suatu pusat
tanggung jawab dimana manajer bertanggung-jawab
untuk mengendalikan pendapatan. Daerah penjualan
sering dikategorikan sebagai Pusat Pendapatan
22
c. ProfitCenter (Pusat Laba) - suatu pusat tanggungjawab
dimana manajer bertanggung-jawab untuk me ngendali kan Pendapatan, Biaya dan Laba yang terjadi di unit tersebut. Perencanaan dan Pengendalian memfokuskan pa da laba dari pusat ini.
d. Investment Center (Pusat Investasi) suatu pusat tanggung-jawab yg satu tingkat lebih tinggi dari Pusat Laba .
Dalam suatu Pusat Investasi manager bertanggungjawab
terhadap Biaya, Pendapatan, Laba dan jumlah sumberdaya yg. diinvestasikan dalam aktiva yg digunakan oleh
pusat tadi. Perencanaan dan Pengendalian difocuskan
pada pengembalian investasi yang dhasilkan oleh Pusat
pertanggungjawaban tsb.
23
• Subunit organisasi, baik Pusat Biaya, Pendapatan, Laba maupun Investasi diberi bermacam nama seperti
anak perusahaan, divisi, bagian, departemen, pabrik,
unit usaha , distrik dan fungsi.
• Melalui unit/pusat tanggung-jawab inilah rencana diimplementasikan, mencapai tujuan dan mengimple mentasikan pengendalian.
• Suatu program PPL yang Komprehensif harus dibuat
menurut subunit organisasi dan ciri struktural perusahaan tersebut.
• Suatu perusahaan yang dikelola baik, jika dilihat dari
dimensi waktu, rencana proyek, rencana strategis/
taktis disusun berdasarkan wewenang dan tanggungjawab organisasi serta dilakukan berdasarkan pem bagian menurut lini produk maupun jasa.
24
• Sasaran dan rencana dari berbagai pusat tanggung-jawab
dikumpulkan menjadi saran dan rencana untuk perusaha
an secara keseluruhan . Akibatnya PPL biasanya dikem bangkan setiap tahun sbb. :
1. Top manajemen menentukan sasaran, tujuan, strategi,
asumsi perencanaan dan pedoman yang disampaikan
kepada para manajer unit
2. Manajer dari setiap subunit mematuhi pedoman
umum, mengembangkan bagiannya dalam rencana
laba komprehensif, baik strategis maupun taktis
3. Manajer menyajikan rencana laba dari subunitnya kepada manajemen tingkat atas untuk dievaluasi
4. Hasil evaluasi rencana laba dari setiap subunit kemudi
an dikonsolidasikan menjadi rencana laba menyeluruh
25
untuk perusahaan
KOORDINASI MENGGUNAKAN PPL
• Koordinasi adalah Sinkronisasi keputusan dan kegiat
an-kegiatan manajerial, sehingga setiap bagian dapat
bekerja secara efektif dengan hasil yang akan mendukung pencapaian sasaran/tujuan bersama
• Hal ini berarti penyusunan dan penentuan berbagai macam
kegi atan perlu memperhatikan kegiatan bagian lainnya.
• Kesesuaian ini merupakan tugas utama manajemen karena
mencakup banyak hal, misalnya usaha, waktu, kebijakan dan
alokasi sumber daya.
• Pada dasarnya untuk tercapainya Koordinasi, prog ram PPL komprehensif selalu menekankan pada pe rencanaan yang realistis, pengendalian yang dinamis
serta komunikasi yang efektif
26
ANGGARAN FORMAL VS TIDAK FORMAL
• Tahap tertentu dari fungsi perencanaan dan pengendalian harus diformulasikan
• Suatu Program PPL Komprehensif menyediakan
formulasi tersebut
• Alasan untuk formalisasi anggaran adalah :
1. Proses manajemen hanya efektif jika perencanaan
dan pengendalian disusun secara logis, konsisten
dan sistimatis (tidak dengan cara acak)
2. Karena banyak individu yang terlibat dalam proses
manajemen (yang mengawasi dan diawasi) maka
lingkungan harus memiliki karakteristik yang wa jar untuk stabilitas dan konsisten.
27
3. Tujuan, sasaran , kebijakan dan prosedur tidak
akan tepat, konsisten, mudah dimengerti dan
stabil jika tidak diformulasikan secara tertulis
4. Untuk komunikasi yang efektif dan pemahaman
bersama, formulasi dari beberapa tujuan,
sasaran, kebijakan dan prosedur adalah sangat
penting
5. Formulasi memerlukan terbentuknya dan diawasinya batas waktu kegiatan pengambilan kepu tusan perencanaan dan pengendalian
6. Formulasi menyediakan basis yang logis dalam
mengimplementasikan proses perencanaan dan
pengendalian secara rasional, berarti dan fleksi28
bilitas yang konsisten
29