Leidraad voor het opstellen van de subsidievaststelling

Leidraad voor het opstellen van de subsidievaststelling

Wij adviseren u deze toelichting nauwkeurig door te lezen voordat u de formulieren invult! Algemeen

De subsidieontvanger dient binnen 3 maanden na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor subsidie is verleend een aanvraag tot vaststelling van subsidie in, tenzij het provinciaal bestuur bij de verlening een andere termijn heeft aangegeven. Let erop dat, bij de indiening van de eindafrekening, de financiële rapportage door de projectaccountant moet zijn gecontroleerd. Ten bewijze daarvan dient de projectaccountant de gecontroleerde financiële rapportage (inclusief de daarbij behorende betaallijst, ontvangstenlijst en urenadministratie) te waarmerken.

Begeleidende brief

Eindafrekening project Vul hier de naam van het project in. Zaaknummer Vul hier het nummer in van het project zoals deze op de beschikking is aangegeven Subsidiabele uitgaven Vul hier de daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten en de ontvangen financieringsbijdragen, gedurende de gehele looptijd van het project, in. Eindafrekeningsaanvraag overgemaakt. Vul hier het rekeningnummer en de bank in waarop het resterende subsidiebedrag moet worden Van belang is dat de begeleidende brief wordt ondertekend!

Model: Formulier subsidievaststelling

Aanvrager/ontvanger Vul hier de organisatie in die volgens de beschikking en aanvraagformulier de aanvrager en ontvanger is. Zaaknummer Vul hier de naam en het nummer van het project zoals vermeld in de beschikking. Projectperiode Vul hier de totale periode in waarin het project heeft gelopen.

I Financiële rapportage

Specificatie subsidiabele kosten: Kolom (1) In deze kolom vult u de begrotingsposten (kostensoorten) volgens de beschikking in (projectbegroting) Kolom (2) In deze kolom vult u de begroting (per kostensoort) volgens de beschikking in.

Kolom (3) In deze kolom vult u de werkelijke uitgaven in tot en met de vorige verslagperiode. Deze kolom moet overeenkomen met de kolom ‘Werkelijke uitgaven tot en met verslagperiode’ in de laatste voortgangsrapportage. Kolom (4) In deze kolom vult u per kostensoort de uitgaven in die daadwerkelijk gedaan zijn in de periode van de laatste voortgangsrapportage tot en met de einddatum. Daadwerkelijk gedaan wil in dit geval zeggen dat het bedrag van de rekening afgeschreven is. Kolom (5) In kolom (5) vult u de daadwerkelijke uitgaven per begrotingspost in gedurende de gehele looptijd van het project. Deze kolom is een optelling van kolom 3 en kolom 4. In de kolommen zoals hierboven beschreven worden alleen de subsidiabele uitgaven per kostensoort bedoeld. Er kunnen projecten zijn waarvan slechts een deel gefinancierd wordt met een provinciale bijdrage. Welk deel subsidiabel is en welk deel niet blijkt uit de projectaanvraag respectievelijk de begroting. Specificatie financiering: Zoals bekend worden de projecten slechts voor een deel gefinancierd uit provinciale middelen en is deze financiering tevens afhankelijk van andere financieringen. Derhalve moet in de voortgangsrapportage eveneens melding worden gemaakt van de daadwerkelijk ontvangen financieringen. Kolom (1) In deze kolom vult u de begrotingsposten (kostensoorten) volgens de beschikking in (projectbegroting) Kolom (2) In kolom (2) vult u per financieringspost de geraamde bijdrage conform de beschikking in. Het totaalbedrag van de uitgavenbegroting moet gelijk zijn aan het totaalbedrag van de financiële begroting. Kolom (3) Kolom (4) Kolom (5) Vul hier de ontvangsten in die u tot en met de vorige verslagperiode heeft gerealiseerd. Hierbij geld dat de bedragen op de rekening moeten zijn bijgeschreven. Deze vermelde bedragen moeten aansluiten met de bedragen die over de voorgaande periodes door u zijn gerapporteerd aan het EU Programmasecretariaat. In kolom (4) worden de werkelijke ontvangsten van de datum van de laatste voortgangsrapportage tot en met de einddatum van het project geplaatst. Ook hierbij geldt dat de bedragen daadwerkelijk op de rekening moeten zijn bijgeschreven. In kolom (5) kunt u de totale ontvangsten tot en met de einddatum invullen. Feitelijk worden in deze kolom de bedragen uit de kolommen (4) en (5) bij elkaar opgeteld.

II Inhoudelijke rapportage

Specificatie indicatoren conform de beschikking: De opzet en kolomindeling van deze rapportage is vergelijkbaar met die van de financiële rapportage. Kolom (1) In kolom (1) vult u de indicatoren conform de beschikking in. Kolom (2) In kolom (2) vult u per indicator de streefwaarde aan het eind van het project in. Dit dient te gebeuren conform de beschikking. Kolom (3) Kolom (4) Kolom (5) In kolom (3) vult u de daadwerkelijk gerealiseerde waarde in tot en met de vorige verslagperiode. Deze moet aansluiten op de gerealiseerde waarde zoals die in de voorgaande periodes aan het programmasecretariaat zijn gerapporteerd. In kolom (4) vult u de daadwerkelijk gerealiseerde waarde in vanaf de vorige verslagperiode tot en met de einddatum van het project. Deze moet aansluiten op de gerealiseerde waarde zoals die in de voorgaande periodes aan het programmasecretariaat zijn gerapporteerd. In kolom (5) vult u de daadwerkelijk gerealiseerde waarde in binnen de verslagperiode. Deze kolom is in feite in optelling van kolom 3 en 4.

III Inhoudelijk verslag Model betaal-/ontvangstenlijst

In het kader van de Subsidieregeling vitaal Gelderland mogen alleen bedragen worden gerapporteerd voor zover het daadwerkelijke uitgaven en ontvangsten betreft. Wat wil zeggen dat de bedragen daadwerkelijk van de rekening moeten zijn afgeschreven, respectievelijk op de rekening moeten zijn bijgeschreven. Hiertoe dient u in het model “Betaallijst/Ontvangstenlijst” de financiële transacties inzake betalingen en ontvangsten over de rapportageperiode vast te leggen. In de kop van het formulier vult u wederom de gegevens van de aanvrager/ontvanger, het project, de einddatum en de opsteller in. Overeenkomstig de subsidieregeling is het noodzakelijk dat u voor het project een apart te onderkennen projectadministratie bijhoudt. De projectadministratie en de onderliggende documentatie die bij het project horen moeten goed en éénduidig toegankelijk zijn. Gezien het feit dat u als aanvrager/ontvanger mogelijk niet zelf de administratie voert dient voor iedereen duidelijk te zijn waar de documentatie en onderliggende stukken bewaard worden. Vul daarom in de kop van het formulier de bewaarplaats in. In de betaallijst en de ontvangstenlijst kunt u de uitgaven en ontvangsten per kostensoort en financieringpost vermelden. Vermeld per mutatie de betaal- of ontvangstdatum in de administratie, het documentnummer, de begunstigde, de omschrijving van de uitgave of ontvangst, het bedrag, de wijze van betaling of ontvangst, de datum waarop het bedrag is betaald of ontvangen en de kostensoort waar het bedrag betrekking op heeft. Kolom (1) In kolom (1) vult u de datum in waarop de boeking in de administratie is gedaan. Kolom (2) In kolom (2) geeft u het nummer aan van het stuk dat correspondeert met de gedane boeking.

Kolom (3) Kolom (4) In kolom (3) geeft u bij een ontvangst aan door wie de betaling is gedaan en bij een betaling naar wie deze is gegaan. In kolom (4) geeft u aan op welke kostenpost de betaling, zoals deze in de beschikking staat, betrekking heeft. Op de ontvangstenlijst geeft u hier een korte omschrijving van de ontvangst. Kolom (5) In kolom (5) geeft u, in het geval van een betaling, de datum aan waarop het bedrag van de Bank / Giro is afgeschreven of uit de Kas is betaald. In het geval van een ontvangst geeft u de datum aan dat het bedrag op de Bank / Giro is gestort of in de Kas is ontvangen. Kolom (6) In kolom (6) geeft u aan of het bedrag via Bank, Giro of Kas ontvangen / betaald is. Kolom (7) In kolom (7) geeft u het bedrag aan dat betaald/ontvangen is. Op de betaallijst respectievelijk ontvangstenlijst moet per kostensoort of financieringspost (kolom 4) het totaal worden vermeld. Dit totaal moet corresponderen met de I Financiële rapportage.

Model urenadministratie

Het is mogelijk dat u als aanvrager/ontvanger zelf werkzaamheden verricht voor het project. Loonkosten zijn subsidiabel voorzover deze bij de subsidieverlening als subsidiabel zijn aanvaard. Voor de verantwoording van de loonkosten is het noodzakelijk dat een urenadministratie wordt bijgehouden. U kunt de kosten van de eigen medewerkers alleen aan het project toerekenen en declareren indien u beschikt over een urenregistratie. In een dergelijk geval dient u bij de eindafrekening een ingevuld model van de urenadministratie in te dienen voor de periode van de laatste voortgangsrapportage tot en met de einddatum van het project. De kop van dit model is dezelfde als die van het voortgangsrapportageformulier. Wij verzoeken u deze kop weer in te vullen, zodat het te allen tijde duidelijk is bij welke voortgangsrapportage deze urenadministratie hoort. Kolom (1) In kolom (1) vult u de achternaam plus de initialen van de medewerker in. Kolom (2) Kolom (3) In kolom (2) vult u het uurtarief van de medewerker in. Het tarief dat voor een eigen medewerker mag worden berekend zijn de brutoloonkosten per uur In de meeste gevallen drukken de kosten van de eigen medewerkers op één kostensoort. In dat geval moet het totaal van de urenadministratie corresponderen met het voortgangsrapportageformulier. Indien de loonkosten van de medewerkers op meer dan één kostensoort drukken, dient u dit te specificeren in de urenadministratie. In kolom (3) vult u per maand het aantal gewerkte uren in. Kolom (4) In kolom (4) vermenigvuldigd u het aantal in die maand gewerkte uren met het uurtarief Kolom (5) Kolom (5) is het totaal van de kosten per medewerker in de verslagperiode.