Transcript Het declaratieproces in AccountView

Het declaratieproces in
Projecten en uren
van AccountView
(vanaf versie 8.0)
Copyright
Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software
berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het
gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die
worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke
wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden.
De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden
gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV.
AccountView BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, AuditViews,
AutoCodering, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter,
BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent en het logo van
AccountView BV zijn handelsmerken van AccountView BV.
Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde
handelsmerken van Microsoft Corporation.
Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.
Copyright © AccountView BV, 2009
Inhoud
Copyright .............................................................................................................. 2
Inhoud .................................................................................................................. 3
Inleiding ............................................................................................................... 5
Deel 1 - Wat u eerst moet weten .......................................................................... 6
1
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3
3.1
3.2
3.3
3.4
Het declaratieproces in vogelvlucht ................................................................... 6
Projectdeclaratiemethoden ............................................................................... 6
De tabs Invoer en Specificatie .......................................................................... 7
Namen voor de tabellen ................................................................................... 7
De declaratieregels.......................................................................................... 7
De specificatietabel ......................................................................................... 8
Twee soorten specificaties................................................................................ 9
Overige informatie op de tab Specificatie ........................................................... 9
Overige informatie op de tab Invoer .................................................................10
Regels van de specificatietabel en de declaratieregels bewerken ..........................11
Verbanden binnen de specificatietabel ..............................................................11
Verband S1 ...................................................................................................11
Verband S2 ...................................................................................................11
Verband S3 ...................................................................................................12
Verband S4 ...................................................................................................12
Verband S5 ...................................................................................................12
Verbanden binnen de tabel met declaratieregels ................................................12
Verband D1 ...................................................................................................12
Verband D2 ...................................................................................................12
Het veld Verdeling regelbedrag in de administratie-instellingen............................13
Voorbeeld - Beginsituatie ................................................................................13
Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Naar eerste specificatieregel ...13
Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Lineair .................................14
Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Procentueel ..........................14
Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Handmatig ...........................15
Risico’s voor de bruikbaarheid van rapporten.....................................................16
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap ...................................................... 17
1
1.1
1.2
1.3
2
Voorbereidingsfase.........................................................................................17
Voorwaarde vooraf .........................................................................................17
De hoofdstappen van deze fase .......................................................................17
Het resultaat van deze fase .............................................................................17
Voorbereidingsrapporten genereren en aanvullen ...............................................17
Gebruikelijke werkwijze ..................................................................................17
Alternatieve werkwijze....................................................................................17
Belangrijke inrichtingselementen......................................................................18
Procedures ....................................................................................................18
Voorschotten genereren..................................................................................18
Gebruikelijke werkwijze ..................................................................................18
Alternatieve werkwijze....................................................................................19
Belangrijke inrichtingselementen......................................................................19
Procedures ....................................................................................................19
Declaratievoorstellen aanmaken ......................................................................20
Aanbeveling ..................................................................................................20
Belangrijke inrichtingselementen......................................................................21
Procedures ....................................................................................................21
Bewerkingsfase..............................................................................................23
Voorwaarde vooraf .........................................................................................23
De hoofdstappen van deze fase .......................................................................23
Het resultaat van deze fase .............................................................................23
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
2.1
2.2
3
3.1
3.2
3.3
Declaratievoorstellen bewerken .......................................................................23
Algemene aandachtspunten.............................................................................23
Volgorde van bewerkingen ..............................................................................23
Specifieke bewerkingen voor de tabel met declaratieregels..................................24
Voorschotten .................................................................................................25
Belangrijke inrichtingselementen......................................................................25
Procedures voor het declaratievoorstel/de factuur ..............................................25
Procedures voor de tabel met declaratieregels ...................................................25
Procedures voor de specificatietabel .................................................................29
Het resultaat van bewerkingen controleren........................................................31
Belangrijke inrichtingselementen......................................................................31
Procedures ....................................................................................................31
Afrondingsfase...............................................................................................33
Voorwaarde vooraf .........................................................................................33
De hoofdstappen van deze fase .......................................................................33
Het resultaat van deze fase .............................................................................33
Loonaandeel herrekenen .................................................................................33
Belangrijke inrichtingselementen......................................................................33
Procedure .....................................................................................................33
Declaratievoorstellen definitief maken ..............................................................33
Belangrijke inrichtingselementen......................................................................34
Procedures ....................................................................................................34
Verkoopfacturen genereren .............................................................................35
Belangrijke inrichtingselementen......................................................................35
Procedures ....................................................................................................35
Bijlage A Inrichtingselementen voor het declaratieproces ................................. 36
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Administratie-instellingen - Algemeen (Algemeen) .............................................36
Administratie-instellingen - Projecten en uren (Facturering) ................................36
Declaratieformules .........................................................................................39
Factuurlayout ................................................................................................39
Projectdeclaratiemethoden ..............................................................................39
Stamgegevens project - Algemeen ...................................................................39
Stamgegevens project - Facturering .................................................................40
Stamgegevens project - Termijndeclaraties .......................................................40
Bijlage B Begrippenlijst ..................................................................................... 42
Procedure-index ................................................................................................. 46
Trefwoordenlijst ................................................................................................. 48
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
5
Inleiding
Dit document is bedoeld voor organisaties waar wordt gewerkt met het venster
Declaratievoorstellen en vensters die daarmee samenhangen. Het is geschreven voor alle
medewerkers die bij het declareren betrokken zijn maar vooral voor hen die
declaratievoorstellen bewerken. In dit document wordt het volledige declaratieproces van
Projecten en uren beschreven. Er wordt daarbij ingegaan op zowel de processtappen als
belangrijke administratie-instellingen en andere inrichtingselementen.
In AccountView kunt u factuurinformatie flexibel en interactief opstellen. Dat gebeurt in
declaratievoorstellen die elk zijn gebaseerd op een onderliggende specificatie. Die
specificatie bevat de aantallen en bedragen (van uren en materialen) die op de projecten
zijn geboekt. De koppeling tussen factuurinformatie en onderliggende specificatie biedt
veel analysemogelijkheden. Zo kan de brutomarge van projecten vanuit verschillende
invalshoeken worden bekeken. De koppeling houdt echter ook in dat aanpassingen in de
factuurinformatie, dus in de declaratievoorstellen, zorgvuldig en met kennis van zaken
moeten worden uitgevoerd. Deel 1, met als titel Wat u eerst moet weten, geeft u de
daarvoor benodigde achtergrondinformatie.
Het declaratieproces kan worden opgedeeld in drie fasen die ieder uit twee of meer
hoofdstappen bestaan. Per hoofdstap zijn er meestal meerdere handelingen mogelijk. In
deel 2 (Het declaratieproces stap voor stap) komen alle stappen aan bod en worden de
handelingen beschreven in de vorm van procedures.
U zult zien dat er flink wat inrichtingselementen zijn die een belangrijke rol spelen in het
declaratieproces. U zult ze zelf niet kunnen wijzigen, maar zij bepalen voor een deel wat u
kunt, wat u ziet, wat u moet doen en hoe u dat moet doen. Het is daarom van belang dat
u weet om welke elementen het gaat, wat hun invloed is en waar u kunt nagaan wat de
ingestelde waarden zijn. Daarom is per processtap aangegeven welke inrichtingselementen
invloed hebben. In bijlage A kunt u terugvinden waar u de ingestelde waarde kunt bekijken
en waarop het element invloed heeft.
U zult bij het bestuderen van dit document allerlei termen tegenkomen. Bijlage B is de
begrippenlijst. Die kunt u op elk moment opslaan om betekenissen na te lezen. Zoek voor
u deel 1 gaat bestuderen in ieder geval de termen projectboeking, annuleren, uitstellen,
declareren, declaratieresultaat en factureren op.
Als u de inhoud van dit document in praktijk gaat brengen, zult u na verloop van tijd wel
weten welke stappen u moet doorlopen en welke procedures daarbij horen. U kunt dan in
de procedure-index snel de pagina vinden van procedures die u nog niet uit uw hoofd kent.
Hoewel in dit document de procedures stapsgewijs zijn beschreven, blijft het raadzaam
met F1 aanvullende informatie over de velden op te vragen. Daarnaast is het vooral voor
de bewerkingsfase belangrijk dat u het effect van uw handelingen doorkrijgt. Wij raden u
aan eerst alle handelingen uit te proberen in een oefenadministratie. Een kopie van uw
eigen administratie is daarvoor het meest geschikt. Daarin zijn de inrichtingselementen
immers gelijk aan die waarmee u in de praktijk zult werken. Eventueel is ook de
voorbeeldadministratie Your Advice te gebruiken. Die voorbeeldadministratie is te vinden
op de CD met AccountView-software.
In de beschrijving van vensters wordt in dit document uitgegaan van de kolomindeling
waarmee AccountView wordt geleverd. Werkt u met AccountView Business, dan beschikt u
over de optie Beeld > Kolommen. Daarmee kunt u kolommen toevoegen en verwijderen en
de volgorde van de kolommen wijzigen. In dat geval kan de kolomindeling waarmee u
werkt, afwijken van wat is beschreven.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
6
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
In dit deel wordt het declaratieproces in fasen opgedeeld. De kolommen en velden van een
declaratievoorstel worden beschreven, evenals de verbanden daartussen. Daarnaast wordt
ingegaan op de invloed van projectdeclaratiemethoden en van enkele velden in de
administratie-instellingen.
Het is niet vreemd als u de informatie in dit deel wat abstract vindt. Het zal u helpen als u
AccountView erbij neemt, vooral als u daarin een declaratievoorstel hebt dat u als
oefenmateriaal kunt gebruiken.
1 Het declaratieproces in vogelvlucht
In dit document is het declaratieproces voor de overzichtelijkheid opgedeeld in drie fasen:
de voorbereidings-, bewerkings- en afrondingsfase.
In de voorbereidingsfase verzamelt u informatie over de projectkosten die kunnen worden
gefactureerd. Dat gebeurt door het aanmaken van declaratievoorstellen. Een
declaratievoorstel bevat in deze fase voorlopige factuurgegevens. Die gegevens bestaan uit
de kosten die op dat project zijn geboekt. Met de informatie uit de declaratievoorstellen
wordt onder andere besloten:
•
•
•
of er kosten zijn die niet in rekening worden gebracht,
of er kosten zijn die pas een volgende keer worden gefactureerd,
en welke bedragen op de factuur moeten worden afgerond.
Het resultaat van de voorbereidingsfase is een serie declaratievoorstellen en een of meer
rapporten waarop is aangetekend hoe de declaratievoorstellen moeten worden bewerkt om
tot factuurinformatie te komen.
In de bewerkingsfase worden de voorlopige gegevens uit de declaratievoorstellen bewerkt
aan de hand van de rapporten met aantekeningen. De gegevens van een declaratievoorstel
zijn verdeeld over vijf tabs: Algemeen, Invoer, Specificatie, Notities en Klant-notitie.
Tijdens de bewerkingsfase spelen de tabs Invoer en Specificatie de hoofdrol. Na afloop van
de bewerkingsfase bevatten de declaratievoorstellen de uiteindelijke factuurinformatie.
In de afrondingsfase worden de facturen definitief. De facturen worden afgedrukt en de
factuurinformatie wordt doorgeboekt naar de financiële administratie.
In iedere fase zijn rapporten beschikbaar om u te helpen overzicht te krijgen (en te
houden). Ze kunnen u helpen bij het nemen van beslissingen.
Projectdeclaratiemethoden
Projecten kunnen op verschillende manieren worden gefactureerd, zoals via voorcalculatie
of nacalculatie. In AccountView kan daarnaast per project worden vastgelegd hoe
gedetailleerd de informatie op de factuur moet worden. Daartoe worden in de administratie
projectdeclaratiemethoden ingericht. Daarna kan in de stamgegevens van elk project de
relevante methode worden geselecteerd.
In de projectdeclaratiemethode kan worden vastgelegd dat elke boeking als een aparte
regel op de factuur moet worden opgenomen. Vaak is het echter voldoende boekingen op
de factuur te verdichten. Dat wil zeggen dat de aantallen en bedragen van bepaalde
boekingen bij elkaar worden opgeteld. Zo kan in een projectdeclaratiemethode worden
vastgelegd dat uren per medewerker of per periode bij elkaar worden genomen. Ook
combinaties als optelling van alle uren per medewerker per periode zijn mogelijk. Het
regelen van de verdichting (en dus de gedetailleerdheid) van facturen is een belangrijke
functie van projectdeclaratiemethoden.
In de projectdeclaratiemethode wordt ook gedefinieerd welke omschrijving de regels van
de factuur standaard krijgen. De omschrijvingen komen met de andere factuurinformatie
in het declaratievoorstel en kunnen daar handmatig worden gewijzigd.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
7
Tot slot wordt met de projectdeclaratiemethode geregeld welk factuurartikel wordt
gebruikt. Het factuurartikel legt de koppeling tussen de projectadministratie en de
financiële administratie. Daarop wordt hier verder niet ingegaan.
2 De tabs Invoer en Specificatie
Tijdens de bewerkingsfase werkt u de voorlopige informatie uit de declaratievoorstellen óm
tot definitieve. Dit doet u op de tabs Invoer en Specificatie. In dit hoofdstuk wordt de
informatie op deze beide tabs uitvoerig belicht. De tabellen, losse velden en enkele
onderlinge afhankelijkheden tussen de velden worden besproken. (Verbanden tussen de
tabelkolommen komen aan bod in hoofdstuk 3, Regels van de specificatietabel en de
declaratieregels bewerken.)
Namen voor de tabellen
Er zijn twee dingen die opvallen als u de tabs Invoer en Specificatie van een
declaratievoorstel met elkaar vergelijkt. Ten eerste bevat de tab Invoer één tabel, terwijl
de tab Specificatie er twee heeft. En ten tweede blijkt de tabel van de tab Invoer gelijk aan
de bovenste tabel van de tab Specificatie. U zult zien dat de inhoud van deze beide
tabellen aan elkaar gelijk blijft, welke bewerking u in een van beide ook uitvoert.
In dit document wordt de tabel die op beide tabs voorkomt, de tabel met declaratieregels
genoemd. De tabel die alleen op de tab Specificatie voorkomt, wordt in dit document de
specificatietabel genoemd.
Tabel met
declaratieregels
Specificatietabel
- Afbeelding 1 - De tab Specificatie met de declaratieregels en de specificatietabel
Werkt u met AccountView Business, dan kunt u desgewenst voor elk van de tabellen met
declaratieregels een andere kolomindeling instellen. In dat geval komen de regels van
beide tabellen met elkaar overeen, maar ziet u per tab andere informatie over die regel.
2.1 De declaratieregels
De declaratieregels gebruikt u om tijdens het declaratieproces de factuurinformatie te
verzamelen. Als na afloop van dat proces de factuur wordt afgedrukt, wordt voor elke
declaratieregel een regel op de factuur gezet. Dat geldt voor volledig ingevulde
declaratieregels (waarvan alle kolommen zijn ingevuld), voor regels met alleen een
omschrijving en voor lege regels.
Bij het declaratieproces gaat het er dus om in de tabel met declaratieregels te komen tot
de juiste factuurinformatie, in de juiste volgorde. De declaratieregels met alleen een
omschrijving vormen op de factuur kopjes boven de volledig ingevulde regels. Lege regels
kunt u naar wens toevoegen om de factuur overzichtelijker te maken.
De tabel met declaratieregels bevat standaard vijf kolommen: één met omschrijvingen en
vier met bedragen. In de kolom Bedrag decl ziet u het bedrag declarabel: het bedrag aan
kosten uit projectboekingen dat (potentieel) declarabel is. De kolom Bedrag fact bevat het
bedrag dat gaat worden gefactureerd als u verder geen wijzigingen aanbrengt. De kolom
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
8
Bedr ann bevat het bedrag dat wordt geannuleerd. Dit is het deel van Bedrag decl waarvan
u hebt aangegeven dat het niet in rekening wordt gebracht. Tot slot is er de kolom Bedr
uitst met het bedrag dat wordt uitgesteld. Dit is het deel van Bedrag decl dat niet nu, maar
in een volgende periode wordt gefactureerd.
Als u een declaratievoorstel na het aanmaken (nog) niet hebt bewerkt, dan bevatten de
kolommen Bedr ann en Bedr uitst alleen nulbedragen. Dit betekent dat er geen bedragen
zijn geannuleerd of uitgesteld. Daarom zijn ook de waarden in de kolommen Bedrag decl
en Bedrag fact aan elkaar gelijk: alles wat op het project is geboekt, gaat (als u verder
niets wijzigt) ook worden gefactureerd. De tekst in de kolom Omschrijving komt voort uit
de formule die hiervoor is gedefinieerd in de projectdeclaratiemethode.
- Afbeelding 2 - Nog onbewerkt declaratievoorstel met de vijf standaardkolommen van de
tabel met declaratieregels
In de administratie-instellingen bepaalt de inhoud van het veld Wijzigingen aanbrengen
waar u bewerkingen kunt uitvoeren. Als in dat veld Niet toegestaan is geselecteerd, dan
kunt u alleen de informatie op de tab Specificatie bewerken. De bewerkingen op die tab
werken wel direct door op de tab Invoer. Als in dit veld Toegestaan is geselecteerd, dan
kunt u op beide tabs bewerkingen uitvoeren.
2.2 De specificatietabel
De inhoud van de specificatietabel is afhankelijk van de declaratieregel waarin de cursor
(op deze tab) staat. Als u de cursor zet in een volledig ingevulde declaratieregel, dan ziet u
dat in de specificatietabel een of meer regels worden weergegeven. Deze regels geven
informatie over afzonderlijke boekingen. Worden in de specificatietabel meerdere regels
weergegeven, dan ziet u in de bijbehorende declaratieregel verdichte informatie over die
regels. Die verdichting is het gevolg van de projectdeclaratiemethode die is ingesteld voor
het project.
U kunt in principe in ieder declaratievoorstel een andere verdichting tegenkomen. Dat
komt doordat de projectdeclaratiemethode per project wordt ingesteld. Zelfs meerdere
verdichtingen per declaratievoorstel is mogelijk. U kunt namelijk bij het aanmaken van
declaratievoorstellen aangegeven dat factuurinformatie van projecten met dezelfde
debiteur op één factuur moeten worden verzameld. Dat leidt tot verschillende
verdichtingen binnen het declaratievoorstel in het geval voor die projecten verschillende
projectdeclaratiemethoden zijn ingesteld.
Verder kan het ook voorkomen dat in een projectdeclaratiemethode voor bepaalde
waarden van dimensies uitzonderingen op de verdichting zijn gemaakt. Dat heeft dan tot
gevolg dat u binnen een project verschillende verdichtingen tegenkomt.
De specificatietabel bevat acht ‘vaste’ kolommen. In de aantalkolommen Aant decl, Aant
fact, Aant ann, Aant uitst vindt u voor elke regel respectievelijk het aantal dat is
gedeclareerd, dat gaat worden gefactureerd, dat is geannuleerd en dat is uitgesteld. In de
kolom Tarief fact staat het tarief waartegen de aantallen uit de desbetreffende regel
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
9
worden gefactureerd. De combinatie van aantallen en tarieven levert de bedragen op in de
bedragkolommen Bedrag fact, Bedr ann en Bedr uitst.
De acht vaste
kolommen
- Afbeelding 3 - Een nog onbewerkt declaratievoorstel met de acht vaste kolommen en
enkele dimensiekolommen van de specificatietabel
Als u nog geen bewerkingen in het declaratievoorstel hebt uitgevoerd, bevatten ook hier
de kolommen voor geannuleerde en uitgestelde bedragen en aantallen alleen nullen.
Verder zijn de gedeclareerde aantallen (Aant decl) gelijk aan de te factureren aantallen
(Aant fact), en zijn de gedeclareerde bedragen (Bedrag decl) weer gelijk aan de
gefactureerde bedragen (Bedrag fact). U zult zien dat bewerkingen in deze tabel, meteen
worden doorgevoerd in de declaratieregels van zowel de tab Invoer als Specificatie.
Naast de vaste kolommen bevat de specificatietabel een dimensiekolom voor elk van de
dimensies die voor uw administratie zijn ingesteld. Wij raden u aan de acht vaste
kolommen zo breed te maken dat de inhoud ervan volledig wordt weergeven. Versmal
daarvoor desnoods minder belangrijke dimensiekolommen.
Werkt u met AccountView Business, dan hebt u de mogelijkheid (dimensie)kolommen
helemaal uit de tabel te halen. Doe dat alleen als u de informatie daarin niet nodig hebt.
2.3 Twee soorten specificaties
Met debiteuren wordt weleens afgesproken dat in sommige gevallen de factuurregels nader
worden gespecificeerd. Daartoe kunt u tijdens de bewerkingsfase de menu-optie
Specificatie opnemen gebruiken. De extra informatie die u daarmee toevoegt, doorbreekt
de verdichting die met de projectdeclaratiemethode voor het project is vastgelegd.
Deze specificatie wordt in dit document aangeduid met incidentele specificatie. De
informatie op de tab Specificatie wordt de onderliggende specificatie genoemd.
De inhoud van de incidentele specificatie wordt bepaald door de declaratieformule. Tijdens
het uitvoeren van de menu-optie Specificatie opnemen selecteert u de gewenste formule
op basis van zijn omschrijving. De formules zelf worden gedefinieerd in het venster
Declaratieformules. Hoe dat gaat, wordt in dit document niet beschreven.
2.4 Overige informatie op de tab Specificatie
Onder aan de tab Specificatie ziet u negen velden. De drie velden aan de linkerkant,
Bedrag declarabel, Bedrag resultaat en Bedrag factureren, hebben betrekking op de regel
van de specificatietabel waarin de cursor staat. De middelste drie velden bevatten totalen
voor de volledige specificatietabel en de drie velden aan de rechterkant bevatten totalen
van de volledige tabel met declaratieregels.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
10
- Afbeelding 4 - Het verband tussen velden en tabellen van de tab Specificatie
Tabel 1 geeft een overzicht van de waarden die u in de velden aantreft. De namen van
velden zijn daarin schuin gedrukt. Verder moet u ∑(XXX) lezen als ‘alle waarden uit de
kolom XXX bij elkaar opgeteld’.
Als voorbeeld bekijken we de regel met in de eerste kolom Aantal resultaat:
In de derde kolom van die regel staat Aantal factureren - Aantal declarabel. Dat betekent
dat de waarde in het veld Aantal resultaat wordt berekend door van de waarde uit het veld
Aantal factureren de waarde uit het veld Aantal declarabel af te trekken.
In de tweede kolom van de regel staat Specificatietabel. Dat houdt in dat de waarde van
het veld Aantal resultaat betrekking heeft op de hele specificatietabel: de waarde is een
optelling van de afzonderlijke regels van de specificatietabel. U ziet dan ook in tabel 1 dat
het veld Aantal declarabel (zie de eerste kolom) inderdaad wordt berekend door de
waarden uit de kolom Aant decl op te tellen: ∑(Aant decl).
Veld
Bedrag declarabel
Bedrag resultaat
Bedrag factureren
Aantal declarabel
Aantal resultaat
Aantal factureren
Totaal declarabel
Totaal resultaat
Totaal factureren
Betreft
Specificatietabelregel
Specificatietabelregel
Specificatietabelregel
Specificatietabel
Specificatietabel
Specificatietabel
Tabel met declaratieregels
Tabel met declaratieregels
Tabel met declaratieregels
Veldwaarde is
Aant decl x Tarief fact
Bedrag factureren - Bedrag declarabel
Aant fact x Tarief fact
∑(Aant decl)
Aantal factureren - Aantal declarabel
∑(Aant fact)
∑(Bedrag decl)
Totaal factureren - Totaal declarabel
∑(Bedrag fact)
- Tabel 1 - De waarden van de velden van de tab Specificatie
Tip:
Hou in gedachten dat velden met ‘resultaat’ in de naam een combinatie tonen van
wat is geannuleerd en wat is uitgesteld. Zo bevat Aantal resultaat het totaal van
geannuleerde en uitgestelde aantallen.
2.5 Overige informatie op de tab Invoer
Boven aan de tab ziet u voor welke debiteur het declaratievoorstel is bedoeld (zie
afbeelding 5). Daaronder staat de projectcode en -omschrijving. De projectinformatie hier
is afhankelijk van de regel waarop de cursor staat. Maar alleen als u voorstellen met
dezelfde debiteur (tijdens het aanmaken van de declaratievoorstellen) samenvoegt, treft u
verschillende projecten binnen een voorstel aan.
De drie velden rechts onder de tabel met declaratieregels kent u van de tab Specificatie,
alleen heet Totaal resultaat hier Declaratieresultaat. Ze bevatten op beide tabs dezelfde
waarden.
De waarden in de vier velden links onder de tabel met declaratieregels zijn weer
afhankelijk van regel waar de cursor staat. Het factuurartikel dat hier wordt vermeld, is
gedefinieerd in de projectdeclaratiemethode. De velden daaronder zijn dezelfde als die
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
11
midden onder in de tab Specificatie. Ze geven hier dezelfde informatie als onder de
specificatietabel, hoewel u die tabel zelf niet ziet.
- Afbeelding 5 - De tab Invoer
3 Regels van de specificatietabel en de declaratieregels
bewerken
Tijdens de bewerkingsfase bewerkt u de regels van de specificatietabel en de
declaratieregels om zo tot de gewenste factuurinformatie te komen. U ziet dan vaak dat
een wijziging van u een automatische wijziging van een ander veld tot gevolg heeft. In dit
hoofdstuk wordt uitgelegd hoe dat komt. Daarbij wordt ook ingegaan op de velden
Restbedr na wijziging en Verdeling regelbedrag uit de administratie-instellingen.
Uw doel tijdens de bewerkingsfase is een correcte, overzichtelijke factuur. Maar als u zich
alleen daarop richt, loopt u het risico dat u de bruikbaarheid van de projectgegevens
vermindert. Paragraaf 3.4 is gewijd aan deze risico’s en hoe u die kunt vermijden.
3.1 Verbanden binnen de specificatietabel
De kolommen van de specificatietabel staan niet los van elkaar. Als u een waarde wijzigt,
is er vaak een andere veld waarvan de waarde automatisch ook wijzigt. Daarnaast zijn er
een kolom en een veld waarvan de waarden vastliggen. Deze eigenschappen zijn te
beschrijven met vijf verbanden. U ziet ze hieronder eerst in formulevorm; in de tekst
daarna worden ze toegelicht.
Verband
Verband
Verband
Verband
Verband
S1:
S2:
S3:
S4:
S5:
Aant decl = constant
Bedrag declarabel = constant
Aant fact = Aant decl - Aant ann - Aant uitst
Bedrag fact = Bedrag declarabel - Bedr ann - Bedr uitst
Bedrag fact = Aant fact x Tarief fact
Verband S1
De waarden in de kolom Aant decl liggen vast. Ze tonen de aantallen uit de
projectboekingen, bijvoorbeeld van uren of materialen. Die boekingen zijn hier niet te
wijzigen en deze aantallen daarom ook niet.
Verband S2
Links onder de specificatietabel staat het veld Bedrag declarabel. De waarde in dit veld
toont het bedrag uit de projectboeking voor de regel uit specificatietabel waarin de cursor
staat. Ook hiervoor geldt dat wat is geboekt, in deze tab niet te wijzigen is.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
12
Verband S3
U kunt in de specificatietabel per regel de waarden van drie van de vier aantalkolommen
wijzigen: Aant fact, Aant ann en Aant uitst. Volgens verband S1 blijft Aant decl immers
constant. Verband S3 laat zien dat:
•
•
als u Aant ann of Aant uitst wijzigt, Aant fact automatisch wordt aangepast.
als u Aant fact wijzigt, óf Aant ann óf Aant uitst automatisch wordt aangepast. Welke
van de twee wordt gewijzigd, is vastgelegd in het veld Restbedr na wijziging van de
administratie-instellingen. Als daar Annuleren is ingesteld, dan wijzigt Aant ann. Is
daar Uitstellen ingesteld, dan wijzigt Aant uitst.
Samengevat staat in verband S3 dat een wijziging van u aan één kant van het
isgelijkteken (het teken ‘=’) leidt tot een automatische wijziging aan de andere kant ervan.
Let op:
Het veld Restbedr na wijziging is alleen beschikbaar voor wie met de module
Uren en Declaraties II werkt. Voor anderen werkt AccountView alsof dit veld zou
zijn ingesteld op Uitstellen.
Verband S4
Dit verband lijkt op het vorige, maar werkt op de bedragkolommen. Per regel is Bedrag
declarabel constant (volgens verband S2) en kunt u Bedrag fact, Bedr ann en Bedr uitst
wijzigen. Of uw wijziging van Bedrag fact leidt tot een automatische wijziging van Bedr ann
of van Bedr uitst, is net als bij verband S3 afhankelijk van het veld Restbedr na wijziging.
Verband S4 kan op dezelfde manier als verband S3 worden samengevat: een wijziging van
u aan één kant van het isgelijkteken (het teken ‘=’) leidt tot een automatische wijziging
aan de andere kant ervan.
Verband S5
Verband S5 houdt in dat de waarde in Bedrag fact altijd gelijk is aan de waarde in Aant
fact vermenigvuldigd met dat in Tarief fact. Deze relatie werkt als het ware twee kanten
op, waarbij Aant fact steeds ongewijzigd blijft. U zult zien dat als u bij Bedr fact iets anders
invult, Tarief fact wordt aangepast, en omgekeerd.
3.2 Verbanden binnen de tabel met declaratieregels
Ook de bedragkolommen van de tabel met declaratieregels zijn met elkaar verbonden. In
formulevorm:
Verband D1:
Verband D2:
Bedrag decl = constant
Bedrag fact = Bedrag decl - Bedr ann - Bedr uitst
Verband D1
De waarden in deze kolom tonen de totalen van de boekingsbedragen uit de bijbehorende
specificatietabelregel. De afzonderlijke bedragen uit de specificatietabelregels zijn hier niet
te wijzigen, dus deze totalen ook niet.
Verband D2
Dit verband is in feite hetzelfde als verband S4 (van de specificatietabel), alleen op
verdichtingsniveau:
Per regel is Bedrag decl constant (volgens verband D1) en kunt u Bedrag fact, Bedr ann en
Bedr uitst wijzigen. Of uw wijziging van Bedrag fact leidt tot een automatische wijziging
van Bedr ann of van Bedr uitst, is afhankelijk van het veld Restbedr na wijziging.
En ook hier geldt dat een wijziging van u aan één kant van het isgelijkteken (het teken ‘=’)
leidt tot een automatische wijziging aan de andere kant ervan.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
13
3.3 Het veld Verdeling regelbedrag in de administratie-instellingen
Sommige bewerkingen zijn het makkelijkst direct in de declaratieregels uit te voeren. U
kunt in de declaratieregels alle teksten en waarden wijzigen, behalve die in kolom Bedrag
decl. En in lege velden kunt u niets invoeren.
Wijzigingen in de bedragkolommen van de tabel met declaratieregels werken weer direct
door in de specificatietabel. In het veld Verdeling regelbedrag van de administratieinstellingen wordt ingesteld hoe dat gebeurt. Dit veld regelt namelijk hoe het
wijzigingsbedrag wordt verdeeld over de regels van de specificatietabel. Het veld kan
worden ingesteld op Naar eerste specificatieregel, Lineair, Procentueel of Handmatig.
Hieronder wordt de werking bij elk van deze waarden met een voorbeeld uitgelegd.
Let op:
Het veld Verdeling regelbedrag is alleen beschikbaar voor wie met de module
Uren en Declaraties I werkt. Voor anderen werkt AccountView alsof dit veld zou
zijn ingesteld op Naar eerste specificatieregel.
Voorbeeld - Beginsituatie
Afbeeding 6 toont de tab Specificatie van een declaratievoorstel. U kunt zien dat dit
voorstel nog niet is bewerkt: de kolommen Bedr ann en Bedr uitst en de velden Aantal
resultaat en Totaal resultaat bevatten alleen nulbedragen.
- Afbeelding 6 - De beginsituatie voor de regel met omschrijving * Boxer
In de regel met omschrijving ‘* Boxer’ staat een gedeclareerd bedrag van 126.750,00. Bij
deze regel horen twee specificatietabelregels: een boeking van 125.000,00 en een van
1.750,00. Stel dat het bedrag van 126.750,00 op de factuur moet worden afgerond op
127.000,00. Dat is een wijziging die in de declaratieregel eenvoudig kan worden
uitgevoerd. Daarvoor gaat u naar het veld in de kolom Bedrag fact en wijzigt de waarde in
127.000,00.
Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Naar eerste specificatieregel
In afbeelding 7 ziet u wat het gevolg is van die wijziging als Verdeling regelbedrag is
ingesteld op Naar eerste specificatieregel.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
14
- Afbeelding 7 - Het resultaat: Verdeling regelbedrag is ingesteld op Naar eerste
specificatieregel.
In de declaratieregel staat in de kolom Bedrag fact de waarde 127.000,00 en in de kolom
Bedr uitst de waarde -250,00. Blijkbaar is de administratie-instelling Restbedr na wijziging
ingesteld op Uitstellen. (Het uitgestelde bedrag wordt ‘meegenomen’ in het volgende
declaratievoorstel dat u voor het desbetreffende project aanmaakt.) Verder staat in het
veld Totaal resultaat nu 250,00.
In de specificatietabel ziet u dat het bedrag van 250,00 waarmee Bedrag fact in de
declaratieregel is opgehoogd, nu ook is opgeteld bij Bedrag fact van de eerste regel van de
specificatietabel. Ook het uitgestelde bedrag ziet u op die regel staan.
Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Lineair
In afbeelding 8 is diezelfde wijziging in de declaratieregel aangebracht, maar nu stond
Verdeling regelbedrag ingesteld op Lineair.
- Afbeelding 8 - Het resultaat: Verdeling regelbedrag is ingesteld op Lineair.
Nu ziet u dat het bedrag waarmee Bedrag fact in de declaratieregel werd opgehoogd, is
verdeeld over beide regels van de specificatietabel. In ieder van de specificatietabelregels
is Bedrag fact met hetzelfde bedrag opgehoogd en ook Bedr uitst is voor beide regels
gelijk. Had de specificatietabel drie regels bevat, dan zou Bedrag fact in elk van de regels
zijn opgehoogd met 83,33 (dus 250 gedeeld door 3). Bij vier regels was elke regel met
62,50 (250 gedeeld door 4) opgehoogd.
Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Procentueel
In afbeelding 9 ziet u weer hetzelfde resultaat in de declaratieregel, maar nu stond
Verdeling regelbedrag ingesteld op Procentueel.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
15
- Afbeelding 9 - Het resultaat: Verdeling regelbedrag is ingesteld op Procentueel.
Nu zijn in beide specificatietabelregels de factuurbedragen gewijzigd, maar elk met een
verschillende waarde. Bij elkaar opgeteld zijn ze wel weer 250,00. De verdeling is
evenredig aan het factuurbedrag van elke regel op het moment dat u de wijziging
aanbrengt. Dit gaat als volgt.
We noemen het oude Bedrag fact uit de declaratieregels ‘BFd(oud)’ en het nieuwe
‘BFd(nieuw)’. Het oude Bedrag fact uit een regel van de specificatietabel noemen we
‘BFs(oud)’ en het nieuwe ‘BFs(nieuw)’. Dan geldt:
BFs(nieuw) = (BFd (oud) - BFd(nieuw)) / BFd(oud) x BFs(oud)
Dus voor de eerste regel:
BFs(nieuw) = (126.750-127.000)/126.750 x 125.000 = -246,55
en de tweede regel:
BFs(nieuw) = (126.750-127.000)/126.750 x 1.750
= -3,45
Voorbeeld - Resultaat met Verdeling regelbedrag = Handmatig
Tot slot kan Verdeling regelbedrag ook op Handmatig worden ingesteld. Het resultaat ziet
u in afbeelding 10.
- Afbeelding 10 - Het resultaat: Verdeling regelbedrag is ingesteld op Handmatig.
U ziet dat in de tabel met declaratieregels het Bedrag fact is gewijzigd, maar in de
specificatietabel staan nog de oude bedragen. U zult nu zelf de bedragen in de
specificatietabel zo moeten aanpassen dat het totaal in kolom Bedr ann gelijk is aan, in dit
geval, -250,00.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 1 - Wat u eerst moet weten
Let op:
16
Als u een groter of kleiner bedrag over de regels van specificatietabel verdeelt,
dan wordt het werkelijk verdeelde bedrag overgenomen in de tabel met
declaratieregels. U wordt daarvoor niet altijd gewaarschuwd.
3.4 Risico’s voor de bruikbaarheid van rapporten
Als u bedragen wijzigt in een declaratieregel, dan leidt dat tot wijziging van de regels van
de specificatietabel. Hoe dat gebeurt, is afhankelijk van de instelling van het veld Verdeling
regelbedrag uit de administratie-instellingen. Voor de factuur is die verdeling alleen van
belang als u incidentele specificaties opneemt.
Toch is het belangrijk dat u ook in andere gevallen de juiste verdeling toepast. De
geannuleerde, uitgestelde en dus gefactureerde bedragen en aantallen worden gebruikt in
een aantal rapporten. Met die rapporten kunnen in principe projectresultaten worden
geanalyseerd, maar bij een onjuiste verdeling wordt dat onmogelijk. Het volgende
voorbeeld zal dat verduidelijken.
In afbeelding 11 ziet u dat er in de declaratieregel met de omschrijving * Opstellen van de
jaarrekening een flink deel van het Bedrag decl is geannuleerd. Het veld Verdeling
regelbedrag was ingesteld op Naar eerste specificatieregel. Daarom is het totale
geannuleerde bedrag op een regel met uren van medewerker Cox gaan drukken, en zelfs
zo dat het Bedrag fact en het Tarief fact negatief zijn geworden.
- Afbeelding 11 - Het effect van een onjuiste verdeling van het regelbedrag
Wordt dit zo gelaten, dan leidt de incorrecte verdeling tot een vertekend beeld. Er is geen
relatie meer tussen het geannuleerde bedrag en de regels uit de specificatietabel die
daartoe aanleiding gaven. Maar ook rapporten als Declarabele uren per medewerker
worden onbruikbaar. In dat rapport wordt per medewerker vermeld wat de verhouding is
tussen zijn of haar gedeclareerde en gefactureerde bedragen.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
17
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
Dit deel beschrijft de uitvoering van het declaratieproces. Het is opgezet als een
naslagwerk en het uitgangspunt in de beschrijving is dat u bekend bent met de inhoud van
deel 1.
Dit deel heeft drie hoofdstukken. In ieder hoofdstuk wordt een van de drie fasen
behandeld. Elk hoofdstuk begint met een inleiding waarin onder andere de hoofdstappen
en het resultaat van de fase staan.
Daarna worden stuk voor stuk de hoofdstappen beschreven. Elke hoofdstap-paragraaf
bevat een kop Belangrijke inrichtingselementen. De daarin genoemde velden en overige
zaken kunt u desgewenst opzoeken in bijlage A (Inrichtingselementen voor het
declaratieproces). Deze informatie is opgenomen voor het geval de (ingestelde) werking
van AccountView anders is dan u wilt of verwacht.
Onder het kop Procedures zijn de handelingen beschreven die u tijdens die hoofdstap kunt
(of moet) uitvoeren. Als u de procedure van een specifieke handeling zoekt, kunt u die
opzoeken in de procedure-index. Daarachter staat de pagina waarop u de procedure kunt
vinden.
1 Voorbereidingsfase
VOORWAARDE VOORAF
Zorg ervoor dat alle kosten van de periode(n) waarover gaat worden gefactureerd, zijn
geregistreerd en gejournaliseerd.
DE HOOFDSTAPPEN VAN DEZE FASE
De voorbereidingsfase bestaat uit drie hoofdstappen:
1. Voorbereidingsrapporten genereren en aanvullen
2. Voorschotten genereren
3. Declaratievoorstellen aanmaken
HET RESULTAAT VAN DEZE FASE
Na uitvoering van deze fase heeft u declaratievoorstellen voor alle projecten waarvoor een
factuur moet worden verzonden. Daarnaast hebt u rapporten waarop is aangetekend hoe u
de declaratievoorstellen moet gaan bewerken om tot de juiste factuurinformatie te komen.
1.1 Voorbereidingsrapporten genereren en aanvullen
Gebruikelijke werkwijze
U hebt voor de declaratievoorstellen informatie nodig over wat er precies moet worden
gefactureerd. Daarvoor genereert u nu eerst het rapport Te factureren. Dit rapport geeft
een volledig overzicht van de projectkosten die kunnen worden gefactureerd.
Als u werkt met de module Projectvoorschotten, dan genereert u nu ook het rapport
Termijndeclaraties. In dit rapport staan per project de declaratiebedragen, de definitief
gefactureerde bedragen, de nog te factureren bedragen en de wel en niet verrekende
voorschotten.
De rapporten helpen u om te beslissen welke kosten, in aantallen en bedragen, op de
factuur moeten komen. De beslissingen kunt u op de rapporten zelf aangeven. Pas als dat
is gebeurd, gaat u verder met de volgende hoofdstap.
Alternatieve werkwijze
U kunt in plaats van het rapport Te factureren ook het rapport Declaratievoorstellen
gebruiken. U maakt dan eerst de declaratievoorstellen aan en genereert vervolgens dat
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
18
rapport. De procedures voor het aanmaken en verwijderen van declaratievoorstellen en
het genereren van het rapport kunt u vinden via de procedure-index.
Als u met de module Projectvoorschotten werkt, is bij deze methode de kans aanwezig dat
u een of meer aangemaakte declaratievoorstellen straks weer moet verwijderen. Dat is
alleen het geval voor projecten waarvan wordt besloten dat een voorschot moet worden
gefactureerd, en niet de werkelijk gemaakte kosten.
Deze alternatieve werkwijze wordt verder niet besproken.
BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN
(geen)
PROCEDURES
RAPPORT TE FACTUREREN GENEREREN
a.
b.
Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten.
Desgewenst selecteert u het project of markeert u de projecten waarvan u de
informatie in het rapport wilt opnemen.
c. Kies Rapporten > Te factureren.
d. Markeer het gewenste bereik voor de projecten: het geselecteerde project, de
gemarkeerde projecten of alle.
e. Stel de gewenste uitvoer in met de velden Samengevat tot en met
Projectgroepinformatie weergeven en (als die door uw keuzes beschikbaar is) de
knop BRONTABELLEN.
Met deze velden en de knop bepaalt u welke informatie in het rapport wordt
weergeven en hoe gedetailleerd die informatie is. Wij raden u aan in eerste
instantie Groepering op projectkaartdimensies te kiezen. Daarna kunt u
experimenteren met de andere mogelijkheden om erachter te komen welke
uitvoer voor uw organisatie het best bruikbaar is.
f. Voer de laatste periode in waarvan de boekingen in het rapport moeten worden
opgenomen.
RAPPORT TERMIJNDECLARATIES GENEREREN
>> Deze procedure is alleen van belang als u werkt met de module Projectvoorschotten.
a.
b.
Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten.
Desgewenst selecteert u het project of markeert de projecten waarvan u de
informatie in het rapport wilt opnemen.
c. Kies Rapporten > Termijndeclaraties.
d. Markeer het gewenste bereik voor de projecten: het geselecteerde project, de
gemarkeerde projecten of alle.
e. Markeer desgewenst het veld Datumbereik als u alleen termijndeclaraties uit een
bepaalde periode in het rapport wilt opnemen.
1.2 Voorschotten genereren
>> Paragraaf 1.1 is alleen van belang als u werkt met de module Projectvoorschotten.
Met de module Projectvoorschotten kunt u voor uw projecten voorschotten en declaraties
met vaste bedragen aanmaken. In dit document wordt ervan uitgegaan dat het aanmaken
van declaraties met vaste bedragen al is gebeurd. De beschrijving daarvan is daarom niet
opgenomen; de mogelijkheid wordt hier alleen genoemd. U kunt namelijk de gegevens van
declaraties met vaste bedragen tegenkomen als u voorschotten gaat aanmaken, en wel in
de tab Termijndeclaraties van het venster Stamgegevens project. Het genereren van
voorschotten wordt hieronder beschreven.
Gebruikelijke werkwijze
Mogelijk blijkt uit de aantekeningen op de rapporten dat voor een of meer projecten een
voorschot moet worden gedeclareerd. Die voorschotten nemen dan in deze periode de
plaats in van de facturen met de gedeclareerde kosten (aantallen en bedragen). U moet in
zo’n geval eerst de desbetreffende declaratievoorstellen verwijderen. Daarna voert u de
gegevens van de nieuwe voorschotten in en declareert u de voorschotten.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
19
Alternatieve werkwijze
Als u al voordat u aan het declaratieproces begint, weet dat voor een of meer projecten
een voorschot moet worden aangemaakt, dan kunt u de gegevens daarvoor vooraf
invoeren, nog voor u de voorbereidingsrapporten genereert. Direct daarna declareert u de
voorschotten. Dat houdt in dat per voorschot alvast een declaratievoorstel wordt
aangemaakt. Deze alternatieve werkwijze wordt verder niet besproken.
BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN
Veld: Fact.art voorschotten
PROCEDURES
DECLARATIEVOORSTELLEN VERWIJDEREN
a.
b.
c.
Kies Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen.
Selecteer het declaratievoorstel dat moet worden verwijderd.
Kies Bewerken > Verwijderen (CTRL+DEL).
VOORSCHOTGEGEVENS VOOR EEN PROJECT INVOEREN
a.
b.
Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten.
Selecteer het project waarvoor u voorschotgegevens wilt invoeren en kies
Bewerken > Stamgegevens (F6).
c. Ga naar de tab Termijndeclaraties.
Het kan zijn dat hier al regels voor eerdere voorschotten of voor al gegenereerde
termijndeclaraties met vaste bedragen staan.
d. Kies Bewerken > Toevoegen (CTRL+N) om een nieuwe regel toe te voegen.
e. Voer de gegevens van het voorschot in. Dat zijn in ieder geval de kolommen
Brontype, Fin.per, Declaratietype, Declaratiedatum, Omschrijving en
Declaratiebedrag. Voor Declaratietype kiest u hier natuurlijk Voorschot.
VOORSCHOTGEGEVENS VOOR MEERDERE PROJECTEN INVOEREN
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten.
Selecteer eventeel het project of markeer de projecten waarvoor u
voorschotgegevens wilt invoeren en kies Document > Termijndeclaraties
genereren.
Selecteer Voorschot bij Termijndeclaratietype.
Voer een omschrijving en (bij Termijnbedrag) het voorschotbedrag in.
Voer het aantal voorschotten (per project) in. Voor eenmalige voorschotten is
dat 1.
Voer bij de startdatum de datum in van het eerste (of enige) voorschot.
Voer bij Declaratietermijn het interval tussen twee voorschotten. Bij eenmalige
voorschotten is de inhoud van dit veld onbelangrijk.
De gegenereerde voorschotten vindt u terug in de tab Termijndeclaraties van het
venster Stamgegevens project van de desbetreffende projecten.
VOORSCHOTTEN DECLAREREN
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten.
Desgewenst selecteert u het project of markeert u de projecten waarvoor een
voorschot moet worden gedeclareerd.
Kies Document > Voorschotten declareren.
Markeer het gewenste bereik voor de projecten: het geselecteerde project, de
gemarkeerde projecten of alle.
Markeer eventueel het veld Datumbereik. U kunt dan een periode opgeven
waardoor voorschotten met een declaratiedatum buiten de opgegeven periode
niet worden gedeclareerd.
Kies VOLGENDE.
Voer desgewenst een selectiecode voor de factuur in. Daarmee kunt u later, bij
het afdrukken, facturen eenvoudig selecteren.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
h.
20
Markeer Per debiteur samenvoegen als u voorschotten (van verschillende
projecten) per debiteur bij elkaar in een declaratievoorstel wilt laten opnemen.
De gedeclareerde voorschotten vindt u terug in het venster Declaratievoorstellen.
1.3 Declaratievoorstellen aanmaken
De laatste stap in de voorbereidingsfase is het aanmaken van de declaratievoorstellen. Na
deze stap bevat het venster Declaratievoorstellen zowel de voorstellen met gedeclareerde
kosten als de voorstellen met voorschotten. De declaratievoorstellen bevatten de nog niet
gefactureerde kosten voor een enkel project of voor alle projecten van een debiteur.
Van termijndeclaraties met een vast bedrag wordt gewoonlijk geen apart declaratievoorstel
gemaakt. Ze leiden tot extra regels onderaan andere declaratievoorstellen.
Met de wizard Declaratievoorstellen aanmaken verzamelt u voor individuele of groepen
projecten en voor de in te voeren boekingsperiode, alle projectkosten die nog niet zijn
gefactureerd. Deze kosten worden in declaratievoorstellen geplaatst. In de volgende fase
gaat u de details van voorstellen verder aanpassen. Dat doet u aan de hand van de
informatie op het rapport Te factureren.
U kunt de wizard diverse keren uitvoeren, steeds voor een andere groep projecten. Zo
kunt u per keer bijvoorbeeld een ander minimumfactuurbedrag opgeven of een aangepaste
factuuromschrijving. Alle aangemaakte declaratievoorstellen komen terecht in het venster
Declaratievoorstellen.
Als u werkt met de module Uren en declaraties II, dan kan in de de administratieinstellingen zijn vastgelegd welke declaratievoorstellen u in het venster
Declaratievoorstellen ziet. Afhankelijk van de instelling van het veld Decl.voorst.weergave
ziet u ze allemaal, of alleen de voorstellen die aanbepaalde voorwaarden voldoen.
Voorstellen die u ziet, kunt u in de volgende fase ook bewerken.
Aanbeveling
Inventariseer voor u de wizard Declaratievoorstellen aanmaken gaat uitvoeren, voor welke
projecten u dezelfde en voor welke projecten u afwijkende invoerwaarden moet gebruiken.
Stel uzelf daarbij de volgende vragen:
•
•
•
•
•
•
Wat is voor elk project de laatste periode of datum van de projectboekingen die
moeten worden meegenomen?
Moeten voor alle projecten bestaande concept-declaratievoorstellen worden
verwijderd, of juist niet?
Zijn er projecten waarvoor voorschotten moeten worden verrekend, of juist niet?
Zijn er projecten waarvan voor deze periode al voorschotten zijn gedeclareerd?
Zijn er projecten waarvan declaratievoorstellen per debiteur moeten worden
samengevoegd, of juist niet?
Welk minimumfactuurbedrag moet voor elk project worden gebruikt? De
mogelijkheden zijn:
•
•
•
•
•
het minimumfactuurbedrag uit de administratie-instellingen (veld Min.fact.bedr
proj),
het minimumfactuurbedrag uit de stamgegevens van het project (veld
Min.bedrag factuur),
een in de wizard in te voeren bedrag of
nul (geen minimumbedrag).
Zijn er projecten waarbij moet worden afgeweken van de
standaardfactuuromschrijving uit de administratie-instellingen (veld
Factuuromschrijving)?
Factuuromschrijvingen zijn ook te wijzigen nadat de declaratievoorstellen al zijn aan
gemaakt. Die wijzigingen moeten dan wel voor elk voorstel apart worden doorgevoerd.
Zie daarvoor procedure Factuuromschrijvingen wijzigen.
Raadpleeg voor deze vragen ook de helpinformatie bij de wizard. Druk daarvoor in
AccountView op F1 en ga naar de tab Index. Voer in het zoekvenster in: min
factuurbedrag. Dit onderwerp wordt nu met een blauwe balk gemarkeerd. Dubbelklik op
die balk en ga meteen naar de tab Contents. U ziet dat daar de onderste van de
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
21
veldbeschrijvingen van de wizard Document > Declaratievoorstellen aanmaken is
gemarkeerd. (Informatie over de minimumbedragen vindt u bij de veldbeschrijvingen van
Herkomst en Min factuurbedrag.)
BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN
Velden: Decl.voorst.weergave; Factuuromschrijving; Min.fact.bedr proj
PROCEDURES
DECLARATIEVOORSTELLEN AANMAKEN
Onder deze procedure staat uitleg over velden uit de wizard.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten.
Desgewenst selecteert u het project of markeert u de projecten waarvoor u een
declaratievoorstel wilt aanmaken.
Kies Document > Declaratievoorstellen aanmaken.
Markeer het gewenste bereik voor de projecten: het geselecteerde project, de
gemarkeerde projecten of alle.
Voer de velden T/m periode en/of T/m datum en eventueel Selectiecode decl in.
Voer desgewenst in Omschr declaratie de omschrijving voor de
declaratievoorstellen in.
Markeer eventueel Concept-declaratievoorstellen verwijderen, Voorschotten
verrekenen en/of Per debiteur samenvoegen.
Kies VOLGENDE.
Selecteer ten slotte achter Herkomst het minimumfactuurbedrag dat bij het
aanmaken van de voorstellen moet worden gehanteerd.
De aangemaakte declaratievoorstellen vindt u terug in het venster
Declaratievoorstellen.
Uitleg bij velden van de wizard Declaratievoorstellen aanmaken
T/m periode
Projectboekingen tot en met de hier ingevoerde periode worden opgenomen in de
declaratievoorstellen.
T/m datum
>> Dit veld is alleen beschikbaar als u werkt met de module Projectvoorschotten.
U kunt met dit veld projectboekingen tot ergens midden in een periode laten
opnemen in de declaratievoorstellen. Vul dan niet het veld T/m periode in, maar
geef hier de datum op.
Selectiecode decl
Invullen van dit veld is niet verplicht. De ingevoerde waarde komt in de kolom
Sel van het venster Declaratievoorstellen te staan. U kunt er declaratievoorstellen
gemakkelijk mee selecteren of sorteren.
Omschr declaratie
Deze omschrijving komt te staan in het veld Omschrijving op tab Algemeen van
elk declaratievoorstel. Ze wordt ook afgedrukt op de factuur. Als u dit veld leeg
laat, krijgen de aangemaakte declaratievoorstellen de
standaardfactuuromschrijving; die is vastgelegd in de administratie-instellingen
(veld Factuuromschrijving).
Concept-declaratievoorstellen verwijderen
Markeer dit veld als u eerder aangemaakte declaratievoorstellen wilt laten
verwijderen. Het gaat dan om de declaratievoorstellen die behoren tot de
projectenbereik dat u in punt d van de procedure hebt ingesteld.
Wel of niet markeren kan grote gevolgen hebben als er al (of nog)
declaratievoorstellen aanwezig zijn. Bij het aanmaken van declaratievoorstellen
wordt namelijk geen rekening gehouden met wat er in declaratievoorstellen staat
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
22
die nog niet definitief zijn afgedrukt. Het is niet denkbeeldig dat declarabele
kosten zo in meer dan een declaratievoorstel, dus dubbel, worden opgenomen.
Voorschotten verrekenen
Markeer dit veld als eerder gefactureerde voorschotten in de declaratievoorstellen
moeten worden verrekend. De verrekende voorschotten komen onder aan het
declaratievoorstel te staan, uiteraard met negatieve bedragen.
Per debiteur samenvoegen
Markeer dit veld als u per debiteur één declaratievoorstel wilt, waarin de
factuurinformatie voor al zijn projecten is samengevoegd. Verschil tussen de
projectdeclaratiemethoden van de samen te voegen projecten is geen probleem.
Herkomst
Markeer hier het gewenste minimumfactuurbedrag.
Als u Minimumfactuurbedrag administratie-instellingen gebruiken kiest, wordt
voor elk project de waarde uit het veld Min.fact.bedr proj uit de administratieinstellingen gebruikt. Als u Minimumfactuurbedrag project gebruiken kiest, wordt
de waarde van het veld Min.bedrag factuur uit de stamgegevens van elk project
als minimum genomen. Zie Inrichtingselementen voor het declaratieproces
(bijlage B) voor meer informatie over deze velden.
De velden Minimumfactuurbedrag invoeren en Geen minimumfactuurbedrag
spreken voor zich.
DECLARATIEVOORSTELLEN VERWIJDEREN
Zie de procedure Declaratievoorstellen verwijderen onder 1.2 Voorschotten
genereren.
FACTUUROMSCHRIJVINGEN WIJZIGEN
Zie procedure De omschrijving van een factuur wijzigen onder 2.1
Declaratievoorstellen bewerken.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
23
2 Bewerkingsfase
VOORWAARDE VOORAF
Begin pas aan de bewerkingsfase als het rapport Te factureren (en, indien van toepassing,
het rapport Termijndeclaraties) is aangevuld met aantekeningen voor de bewerking.
DE HOOFDSTAPPEN VAN DEZE FASE
De bewerkingsfase bestaat uit twee hoofdstappen:
1. Declaratievoorstellen bewerken
2. Het resultaat van bewerkingen controleren
HET RESULTAAT VAN DEZE FASE
Nadat u deze fase hebt afgerond, staan in het venster Declaratievoorstellen alle
declaratievoorstellen die kunnen worden gefactureerd. De voorstellen bevatten dan de
correcte factuurinformatie.
2.1 Declaratievoorstellen bewerken
In deel 1 is al uitgebreid ingegaan op het bewerken van declaratievoorstellen. In deze
paragraaf zijn enkele losse onderwerpen verzameld, die uiteraard worden gevolgd door de
belangrijke inrichtingselementen en alle procedurebeschrijvingen voor deze hoofdstap.
Hieronder ziet u eerst een lijstje met aandachtspunten die handig zijn om te onthouden bij
het uitvoeren van bewerkingen. Daarna wordt ingegaan op de volgorde van de
bewerkingen. Vervolgens wordt een samenvatting gegeven van de soorten bewerkingen
die op de tabel met declaratieregels zijn uit te voeren en wordt een van die bewerkingen
nader beschreven. Tot slot krijgen gebruikers van de module Projectvoorschotten
aanvullende informatie over voorschotten.
Het aantal procedures voor het bewerken van declaratievoorstellen is aanzienlijk. Daarom
zijn ze gegroepeerd onder drie kopjes. Onder Procedures voor het declaratievoorstel/de
factuur staan bewerkingen die het declaratievoorstel als geheel betreffen. Daarna volgen
de kopjes Procedures voor de tabel met declaratieregels en Procedures voor de
specificatietabel. De inhoud hiervan spreekt voor zich.
Algemene aandachtspunten
•
•
•
Niet alle handelingen zijn ongedaan te maken door de knop ANNULEREN te kiezen. Wees
hierop vooral alert als u de volgorde van declaratieregels wijzigt.
Alleen aan de tabel met declaratieregels zijn regels toe te voegen. Het aantal regels
van elke specificatietabel ligt vast.
Declaratieregels (met de spatiebalk) kunt u niet markeren, maar specificatietabelregels
wel.
Volgorde van bewerkingen
Kenmerkend voor het bewerken van declaratievoorstellen is dat er geen vaste volgorde is
waarin u de procedures uitvoert. De procedures vormen als het ware een
gereedschapskist. U kiest daaruit steeds het werktuig dat het meest geschikt is voor wat u
wilt bereiken.
U zult per declaratievoorstel moeten nagaan wat de juiste volgorde is, maar er zijn wel
enkele algemene adviezen te geven.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
24
ALGEMEEN ADVIES VOOR DE VOLGORDE VAN BEWERKINGEN
a.
Vul eerst de tabel met declaratieregels aan met regels waaraan een
specificatietabel wordt gekoppeld. Dit zijn dus volledig ingevulde regels, met een
omschrijving én bedragen.
b. Corrigeer de declaratieregels.
•
•
•
•
•
Breng waar mogelijk alleen wijzigingen aan in de specificatietabel. De
declaratieregel wordt dan automatisch bijgewerkt.
Als u toch wijzigingen in de tabel met declaratieregels aanbrengt,
controleer dan of de wijzigingen op de juiste manier worden verwerkt
in de specificatietabel.
Als u zowel een declaratieregel als de bijbehorende specificatieregels
moet wijzigen, breng dan eerst alle wijzigingen in die specificatieregels
aan. (Dit komt vaak voor als bedragen in de tabel met declaratieregels
moeten worden afgerond.)
Als er aantallen moeten worden uitgesteld of geannuleerd, corrigeer
dan in de specificatietabel eerst de aantallen (Aant fact, Aant ann en
Aant uitst) en daarna de bedragen (Bedrag fact, Bedr ann, Bedr uitst
en Tarief fact).
Pas bij overige wijzigingen in de specificatietabel eerst de bedragen
aan en daarna de aantallen.
c.
Vul, waar gewenst, de tabel met declaratieregels aan met lege regels en met
regels die alleen een omschrijving bevatten.
d. Neem tot slot, waar dat moet, incidentele specificaties op.
Het zal u vast wel eens (gaan) overkomen dat u moet vaststellen dat de volgorde die u
hebt gekozen, niet tot het gewenste resultaat leidt. Eigenlijk wilt u opnieuw beginnen.
Probeer dan eerst of de knop ANNULEREN uitkomst brengt. Misschien kunt u door die te
kiezen voldoende bewerkingen ongedaan maken om weer verder te kunnen. Zo niet, dan
kunt u besluiten het declaratievoorstel te verwijderen en opnieuw aan te maken.
Specifieke bewerkingen voor de tabel met declaratieregels
De bewerkingen die op de tabel met declaratieregels kunnen worden uitgevoerd, zijn
globaal:
•
•
•
•
•
•
Extra regels (leeg, met een omschrijving of met te factureren bedragen) opnemen
Regels verwijderen
De volgorde van regels wijzigen
Regelomschrijvingen wijzigen
Facturering van bedragen annuleren of uitstellen
Wijzigingen in regels ongedaan maken
Zie Procedures voor de tabel met declaratieregels voor de volledige lijst met
mogelijkheden. De meeste spreken voor zich, maar voor Declaratieregels onderdrukken is
nog wat toelichting nodig.
U kunt de situatie tegenkomen dat er volledig ingevulde declaratieregels zijn die u niet in
de factuur wilt opnemen. U zou de regels dan kunnen verwijderen, maar dan is in het
projectjournaal later niet duidelijk wat ermee is gebeurd. U kunt de regel beter
onderdrukken. Daarbij hebt u de keus tussen de regel volledig annuleren, volledig
uitstellen of de onderliggende specificatie verplaatsen naar een andere declaratieregel.
In alle gevallen wordt de declaratieregel verwijderd. Als u kiest voor verplaatsen, dan
wordt de specificatietabel van die regel toegevoegd aan de specificatietabel van de
bovenste declaratieregel die al een specificatietabel heeft. De bedragen van die
declaratieregel worden dus anders. Als u nu juist de bovenste declaratieregel met een
specificatietabel verplaatst, dan komt de specificatietabel bij de een na bovenste
declaratieregel met een specificatietabel.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
25
Voorschotten
>> Deze paragraaf is alleen van belang als u werkt met de module Projectvoorschotten.
Tijdens het aanmaken van de declaratievoorstellen kunt u ervoor kiezen voorschotten te
verrekenen. Dit houdt in dat de voorschotten met een negatief bedrag op de aan te maken
declaratievoorstellen komen. Na het aanmaken staan ze onderaan in de tabel met
declaratieregels.
Standaard wordt elk voorschot op een aparte declaratieregel vermeld. Als echter in de
administratie-instellingen het veld Voorschotnotarekeningen verzamelen is gemarkeerd,
dan worden de voorschotregels verdicht tot één regel. Die regel heeft het factuurartikel
als omschrijving.
BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN
Velden: Restbedr na wijziging; Verdeling regelbedrag; Voorschotnotarekeningen
verzamelen; Wijzigingen aanbrengen
PROCEDURES VOOR HET DECLARATIEVOORSTEL/DE FACTUUR
In de onderstaande procedures wordt ervan uitgegaan dat u de stamgegevens van een
declaratievoorstel hebt geopend met Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen
>> Bewerken > Stamgegevens (F6).
DE OMSCHRIJVING VAN EEN FACTUUR WIJZIGEN
a.
b.
Ga naar de tab Algemeen.
Wijzig de factuuromschrijving in het veld Omschrijving.
Zie ook 1.3 Declaratievoorstellen aanmaken.
EEN DECLARATIEVOORSTEL VERWIJDEREN
Zie de procedure Declaratievoorstellen verwijderen onder 1.2 Voorschotten
genereren en eventueel de procedure Declaratievoorstellen aanmaken onder 1.3
Declaratievoorstellen aanmaken.
EEN DECLARATIEVOORSTEL VERVANGEN DOOR EEN VOORSCHOT
>> Deze procedure is alleen van belang als u werkt met de module Projectvoorschotten.
Als blijkt dat nu een voorschot in rekening moet worden gebracht en niet de
werkelijk gemaakte kosten, dan verwijdert u eerst het aangemaakte
declaratievoorstel. Daarna voert u de voorschotgegevens in en declareert u het
voorschot. Zie de procedures Declaratievoorstellen verwijderen onder 1.2
Voorschotten genereren, en Voorschotgegevens invoeren en Voorschotten
declareren onder Termijndeclaraties aanmaken. Het resultaat is een nieuw
declaratievoorstel, maar nu voor een voorschot.
VOORSCHOTTEN VERREKENEN
>> Deze procedure is alleen van belang als u werkt met de module Projectvoorschotten.
U kunt eerder in rekening gebrachte voorschotten in de factuur verrekenen tijdens
het aanmaken van het declaratievoorstel. Heeft u een declaratievoorstel waarin dat
ten onrechte niet is gebeurd? Verwijder dan eerst dat voorstel en maak het opnieuw
aan. Zie de procedures Declaratievoorstellen verwijderen onder 1.2 Voorschotten
genereren en Declaratievoorstellen aanmaken onder 1.3 Declaratievoorstellen
aanmaken.
PROCEDURES VOOR DE TABEL MET DECLARATIEREGELS
In de onderstaande procedures wordt ervan uitgegaan dat u de stamgegevens van een
declaratievoorstel hebt geopend met Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen
>> Bewerken > Stamgegevens (F6).
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
26
Tabel met
declaratieregels
- Afbeelding 12 - De tabel met declaratieregels en de velden met informatie over die tabel
DE OMSCHRIJVING VAN EEN DECLARATIEREGEL WIJZIGEN
a.
b.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de kolom Omschrijving van de regel waarvan u de
omschrijving wilt wijzigen.
c. Wijzig de omschrijving door tekst weg te halen en/of in te voeren.
EEN LEGE REGEL INVOEGEN VÓÓR EEN DECLARATIEREGEL
a.
b.
c.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de regel waarboven u een regel wilt invoegen.
Kies Bewerken > Regel tussenvoegen (CTRL+F3).
EEN REGEL MET ALLEEN OMSCHRIJVING INVOEGEN VÓÓR EEN DECLARATIEREGEL
a.
Voeg op de gewenste plaats van de tabel met declaratieregels een lege regel in
met de procedure Een lege regel invoegen vóór een declaratieregel.
b. Plaats de cursor in de kolom Omschrijving van de lege regel en voer de
gewenste tekst in.
EEN VOLLEDIG INGEVULDE REGEL (MET SPECIFICATIETABEL) INVOEGEN VÓÓR EEN
DECLARATIEREGEL
>> Deze optie is alleen beschikbaar als u werkt met de module Uren en Declaraties II.
a.
b.
c.
d.
e.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de regel waarboven u een regel wilt invoegen.
Kies Bewerken > Regel toevoegen.
Kies Tussenvoegen.
Voer direct daaronder in het veld Omschrijving de tekst in die in de tabel met
declaratieregels in de kolom Omschrijving moet komen. (Deze omschrijving is
later nog te wijzigen.)
f. Voer de codes van het project en het factuurartikel in.
g. Voer bij Bedrag factureren het bedrag in dat in de kolom Bedrag fact van de
tabel met declaratieregels moet komen.
h. De velden onder Specificatie zijn afhankelijk van de dimensies die voor uw
administratie zijn ingesteld. Voor de werking van AccountView is het niet
verplicht ze in te voeren, maar mogelijk wel voor de volledigheid van uw
administratie.
EEN REGEL MET ALLEEN OMSCHRIJVING TOEVOEGEN NA DE LAATSTE DECLARATIEREGEL
a.
b.
c.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in een willekeurige regel.
Kies de knop TOEVOEGEN onder de specificatietabel.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
d.
27
Plaats de cursor in de kolom Omschrijving van de toegevoegde lege regel en
voer de gewenste tekst in.
Let op:
De knop TOEVOEGEN staat onder de specificatietabel, maar voegt een regel
toe aan de tabel met declaratieregels.
EEN VOLLEDIG INGEVULDE REGEL (MET SPECIFICATIETABEL) TOEVOEGEN NA DE
LAATSTE DECLARATIEREGEL
>> Deze optie is alleen beschikbaar als u werkt met de module Uren en Declaraties II.
a.
b.
c.
d.
e.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in een willekeurige regel.
Kies Bewerken > Regel toevoegen.
Kies Toevoegen.
Voer direct daaronder in het veld Omschrijving de tekst in die in de tabel met
declaratieregels in de kolom Omschrijving moet komen. (Deze omschrijving is
later nog te wijzigen.)
f. Voer de codes van het project en het factuurartikel in.
g. Voer bij Bedrag factureren het bedrag in dat in de kolom Bedrag fact van de
tabel met declaratieregels moet komen.
h. De velden onder Specificatie zijn afhankelijk van de dimensies die voor uw
administratie zijn ingesteld. Voor de werking van AccountView is het niet
verplicht ze in te voeren, maar mogelijk wel voor de volledigheid van uw
administratie.
EEN DECLARATIEREGEL VERWIJDEREN
a.
b.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de regel die u wilt verwijderen.
U kunt de cursor ook in een regel van de specificatietabel zetten om de
bijbehorende declaratieregel te verwijderen.
c. Kies de knop VERWIJDEREN.
Let op:
Als u Bewerken > Verwijderen kiest, wordt het hele declaratievoorstel
verwijderd.
DECLARATIEREGELS ONDERDRUKKEN
a.
b.
c.
d.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de regel die u wilt onderdrukken.
Kies Bewerken > Regel onderdrukken.
Markeer Annuleren of Uitstellen als u de facturering van de hele declaratieregel
wilt annuleren of uitstellen. Markeer Verplaatsen om de inhoud van de
specificatietabel te laten toevoegen aan de bovenste declaratieregel die al een
specificatietabel heeft.
Zie ook de uitleg onder Specifieke bewerkingen voor de tabel met declaratieregels.
INCIDENTELE SPECIFICATIE OPNEMEN
a.
b.
c.
d.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Zet de cursor in de declaratieregel waarbij u specificatiegegevens wilt opnemen.
Ga naar de bijbehorende specificatietabel.
Desgewenst selecteert u de regel of markeert u de regels (in de
specificatietabel) waarvan u specificatiegegevens wilt opnemen.
e. Kies Document > Specificatie opnemen.
f. Geef aan welke regels uit de specificatietabel u in tabel met declaratieregels wilt
specificeren: de geselecteerde regel, de gemarkeerde regels of alle.
g. Selecteer bij Formule de gewenste declaratieformule.
Nadat u OK hebt gekozen, wordt onder de declaratieregel een regel ingevoegd. In de
kolom Omschrijving staan de specificatiegegevens. De declaratieformule bepaalt de
inhoud ervan.
FACTURERING VAN EEN DECLARATIEREGEL VOLLEDIG ANNULEREN
a.
b.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de regel die u volledig wilt annuleren.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
c.
28
Kies Bewerken > Regel bewerken > Annuleren.
Let op:
Deze procedure annuleert alle specificatieregels afzonderlijk. De instelling
van het veld Verdeling regelbedrag is dan ook niet belangrijk.
FACTURERING VAN EEN DECLARATIEREGEL GEDEELTELIJK ANNULEREN
• DOOR HET TE ANNULEREN BEDRAG IN TE VOEREN
a.
b.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de kolom Bedr ann van de regel waarvan de facturering
(gedeeltelijk) moet worden geannuleerd.
c. Voer het te annuleren bedrag in.
Het bedrag in Bedrag fact wordt herberekend (Bedrag fact = Bedrag decl - Bedr
ann). Het effect op de regels van de specificatietabel is afhankelijk van de waarde
van het veld Verdeling regelbedrag in de administratie-instellingen.
• DOOR HET TE FACTUREREN BEDRAG IN TE VOEREN
Deze methode werkt alleen als de administratie-instelling Restbedr na wijziging de
waarde Annuleren heeft.
a.
b.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de kolom Bedrag fact van de regel waarvan de facturering
(gedeeltelijk) moet worden geannuleerd.
c. Voer het te factureren bedrag in.
Het bedrag in Bedr ann wordt herberekend (Bedr ann = Bedrag fact - Bedrag
declarabel). Het effect op de regels van de specificatietabel is afhankelijk van de
waarde van het veld Verdeling regelbedrag in de administratie-instellingen.
FACTURERING VAN EEN DECLARATIEREGEL VOLLEDIG UITSTELLEN
a.
b.
c.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Selecteer de regel die u wilt uitstellen.
Kies Bewerken > Regel bewerken > Uitstellen.
Let op:
Deze procedure stelt alle specificatieregels afzonderlijk uit. De instelling
van het veld Verdeling regelbedrag is dan ook niet belangrijk.
FACTURERING VAN EEN DECLARATIEREGEL GEDEELTELIJK UITSTELLEN
• DOOR HET UIT TE STELLEN BEDRAG IN TE VOEREN
a.
b.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de kolom Bedr uitst van de regel waarvan de facturering
(gedeeltelijk) moet worden uitgesteld.
c. Voer het uit te stellen bedrag in.
Het bedrag in Bedrag fact wordt herberekend (Bedrag fact = Bedrag decl - Bedr
uitst). Het effect op de regels van de specificatietabel is afhankelijk van de waarde
van het veld Verdeling regelbedrag in de administratie-instellingen.
• DOOR HET TE FACTUREREN BEDRAG IN TE VOEREN
Deze methode werkt alleen als de administratie-instelling Restbedr na wijziging de
waarde Uitstellen heeft.
a.
b.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de kolom Bedrag fact van de regel waarvan de facturering
(gedeeltelijk) moet worden uitgesteld.
c. Voer het te factureren bedrag in.
Het bedrag in Bedr uitst wordt herberekend (Bedr uitst = Bedrag fact - Bedrag
declarabel). Het effect op de regels van de specificatietabel is afhankelijk van de
waarde van het veld Verdeling regelbedrag in de administratie-instellingen.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
29
HET BEDRAG TE FACTUREREN IN EEN DECLARATIEREGEL WIJZIGEN
a.
b.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Plaats de cursor in de kolom Bedrag fact van de regel waarvan u het bedrag wilt
wijzigen.
c. Voer het te factureren bedrag in.
Het restbedrag komt in Bedr ann of Bedr uitst, afhankelijk van de waarde van het
veld Restbedr na wijziging in de administratie-instellingen
WIJZIGINGEN VOOR EEN DECLARATIEREGEL ONGEDAAN MAKEN
a.
b.
c.
Ga naar de tabel met declaratieregels.
Selecteer de regel die u wilt herstellen.
Kies Bewerken > Regel bewerken > Herstellen.
Let op:
Controleer altijd wat er is hersteld. Sommige wijzigingen kunnen niet of
slechts gedeeltelijk worden teruggedraaid.
ALLE DECLARATIEREGELS OP ALFABETISCHE VOLGORDE VAN DE OMSCHRIJVING
PLAATSEN
a.
Kies Bewerken > Regelvolgorde wijzigen.
Afhankelijk van de wijzigingen die u hiervoor hebt aangebracht, kunt u nu de
vraag krijgen of u die wijzigingen wilt bewaren.
U ziet nu een lijst met alle declaratieregels, in de huidige volgorde.
b. Kies de knop SORTEER AZ↓.
U ziet in de lijst het effect van de sortering.
c. Kies HERSTELLEN of ANNULEREN als u van de sortering afziet, of OK of TOEPASSEN om
de sortering van de declaratieregels door te voeren.
Let op:
Nadat u OK of TOEPASSEN hebt gekozen, kunt u de sortering alleen
ongedaan maken door afzonderlijke regels te verschuiven. De knop
ANNULEREN onder de specificatietabel en Bewerken > Volgorde herstellen
maken de alfabetisering niet ongedaan.
DE VOLGORDE VAN DECLARATIEREGELS WIJZIGEN
a.
Kies Bewerken > Regelvolgorde wijzigen.
Afhankelijk van de wijzigingen die u hiervoor hebt aangebracht, kunt u nu de
vraag krijgen of u die wijzigingen wilt bewaren.
U ziet nu een lijst met alle declaratieregels, in de huidige volgorde.
b. Selecteer de regel die u wilt verplaatsen.
c. Kies OMHOOG of OMLAAG om de regel ten opzichte van de andere regels te
verplaatsen.
d. Kies HERSTELLEN of ANNULEREN als u van de verplaatsing afziet, of OK of TOEPASSEN
om de verplaatsing in de tabel met declaratieregels door te voeren.
U kunt meerdere regels verplaatsen en vervolgens HERSTELLEN, ANNULEREN, OK of
TOEPASSEN kiezen. Dan worden alle verplaatsingen in één keer hersteld of toegepast.
Let op:
Nadat u OK of TOEPASSEN hebt gekozen, kunt u de verplaatsing(en) alleen
ongedaan maken door zelf weer regels te verplaatsen. De knop ANNULEREN
onder de specificatietabel en Bewerken > Volgorde herstellen maken
wijzigingen in de regelvolgorde niet ongedaan.
PROCEDURES VOOR DE SPECIFICATIETABEL
In de onderstaande procedures wordt ervan uitgegaan dat u de stamgegevens van een
declaratievoorstel hebt geopend met Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen
>> Bewerken > Stamgegevens (F6).
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
30
Specificatietabel
- Afbeelding 13 - De specificatietabel en de velden met informatie over de tabel en over
een regel daarvan
FACTURERING VAN EEN REGEL VAN DE SPECIFICATIETABEL (GEDEELTELIJK) ANNULEREN
• DOOR HET TE ANNULEREN AANTAL IN TE VOEREN
a.
b.
Ga naar de specificatietabel.
Plaats de cursor in de kolom Aant ann van de regel waarvan facturering
(gedeeltelijk) moet worden geannuleerd.
c. Voer het aantal in dat moet worden geannuleerd.
Het aantal in Aant fact wordt verminderd met het ingevoerde aantal en Bedrag fact
wordt herberekend (Bedrag fact = Tarief fact x Aant fact).
• DOOR HET TE ANNULEREN BEDRAG IN TE VOEREN
a.
b.
Ga naar de specificatietabel.
Plaats de cursor in de kolom Bedr ann van de regel waarvan facturering
(gedeeltelijk) moet worden geannuleerd.
c. Voer het bedrag in dat moet worden geannuleerd.
Het bedrag in Bedrag fact wordt verminderd met het ingevoerde bedrag en Tarief
fact wordt herberekend (Tarief fact = Bedrag fact / Aant fact).
• DOOR HET TE FACTUREREN BEDRAG TE WIJZIGEN
Deze methode werkt alleen als de administratie-instelling Restbedr na wijziging de
waarde Annuleren heeft.
a.
b.
Ga naar de specificatietabel.
Plaats de cursor in de kolom Bedrag fact van de regel waarvan facturering
(gedeeltelijk) moet worden geannuleerd.
c. Voer het te factureren bedrag in.
De bedragen in Bedr ann en Tarief fact worden herberekend (Bedr ann = Bedrag fact
- Bedrag declarabel; Tarief fact = Bedrag fact / Aant fact).
FACTURERING VAN EEN REGEL VAN DE SPECIFICATIETABEL (GEDEELTELIJK) UITSTELLEN
• DOOR HET UIT TE STELLEN AANTAL IN TE VOEREN
a.
b.
Ga naar de specificatietabel.
Plaats de cursor in de kolom Aant uitst van de regel waarvan facturering
(gedeeltelijk) moet worden uitgesteld.
c. Voer het aantal in dat moet worden uitgesteld.
Het aantal in Aant fact wordt verminderd met het ingevoerde aantal en Bedrag fact
wordt herberekend (Bedrag fact = Tarief fact x Aant fact).
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
31
• DOOR HET UIT TE STELLEN BEDRAG IN TE VOEREN
a.
b.
Ga naar de specificatietabel.
Plaats de cursor in de kolom Bedr uitst van de regel waarvan facturering
(gedeeltelijk) moet worden uitgesteld.
c. Voer het bedrag in dat moet worden uitgesteld.
Het bedrag in Bedrag fact wordt verminderd met het ingevoerde bedrag en Tarief
fact wordt herberekend (Tarief fact = Bedrag fact / Aant fact).
• DOOR HET TE FACTUREREN BEDRAG TE WIJZIGEN
Deze methode werkt alleen als de administratie-instelling Restbedr na wijziging de
waarde Uitstellen heeft.
a.
b.
Ga naar de specificatietabel.
Plaats de cursor in de kolom Bedrag fact van de regel waarvan facturering
(gedeeltelijk) moet worden uitgesteld.
c. Voer het te factureren bedrag in.
De bedragen in Bedr uitst en Tarief fact worden herberekend (Bedr uitst = Bedrag
fact - Bedrag declarabel; Tarief fact = Bedrag fact / Aant fact).
TARIEF WIJZIGEN
a.
b.
Ga naar de specificatietabel.
Plaats de cursor in de kolom Tarief fact van de regel waarvan u het tarief wilt
wijzigen.
c. Voer het gewenste tarief in.
Het restbedrag komt in Bedr ann of Bedr uitst, afhankelijk van de waarde van het
veld Restbedr na wijziging in de administratie-instellingen.
HET BEDRAG TE FACTUREREN IN DE SPECIFICATIETABEL WIJZIGEN
a.
b.
Ga naar de specificatietabel.
Plaats de cursor in de kolom Bedrag fact van de regel waarvan u het te
factureren bedrag wilt wijzigen.
c. Voer het gewenste bedrag in.
Het restbedrag komt in Bedr ann of Bedr uitst, afhankelijk van de waarde van het
veld Restbedr na wijziging in de administratie-instellingen.
2.2 Het resultaat van bewerkingen controleren
Om het resultaat van de bewerkingsfase te controleren kunt u twee rapporten gebruiken:
Declaratievoorstellen en Declaratievoorstelspecificatie.
In beide rapporten worden dezelfde gegevens opgenomen, alleen het detailniveau
verschilt. U kunt het beste zelf uitproberen wat voor u het beste resultaat oplevert.
BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN
(Geen)
PROCEDURES
RAPPORT DECLARATIEVOORSTELLEN GENEREREN
a.
b.
Kies Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen.
Desgewenst selecteert u het voorstel of markeert u de voorstellen die u in het
rapport wilt opnemen.
c. Kies Rapporten > Declaratievoorstellen.
d. Markeer het gewenste bereik: de geselecteerde, gemarkeerde of alle voorstellen.
e. Voer eventueel een bereik van projectnummers en/of debiteuren in.
Let op: Als u projectnummers invoert, is het mogelijk dat facturen waarin
projectdeclaraties per debiteur zijn verzameld, slechts gedeeltelijk in
het rapport worden opgenomen.
f. Selecteer eventueel een sortering.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
32
g.
Markeer de gewenste uitvoervorm (Samengevat, Gedetailleerd of Gedetailleerd
met BTW). Afhankelijk van uw keuze zijn bepaalde velden wel of niet
beschikbaar.
h. Als u Specificatieregels tonen markeert, hebt u onder andere de volgende
mogelijkheden:
•
Markeer Volledige specificatie als u van de onderliggende specificatie alle,
dus ook volledig geannuleerde of uitgestelde, regels wilt opnemen.
•
Markeer Alleen te factureren specificatie om deze regels, waarvan het te
factureren bedrag dus gelijk is aan nul, weg te laten.
RAPPORT DECLARATIEVOORSTELSPECIFICATIE GENEREREN
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Kies Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen.
Desgewenst selecteert u het project of markeert u de projecten waarvoor u dit
rapport wilt genereren.
Kies Rapporten > Declaratievoorstelspecificatie.
Markeer het gewenste bereik: het geselecteerde voorstel, de gemarkeerde
voorstellen of alle.
Voer eventueel ook een bereik voor projectcodes en/of debiteurnummers in.
Markeer de gewenste Weergave. Als u Gedetailleerd kiest, worden zowel
aantallen als bedragen in het rapport getoond, maar u kunt ook kiezen voor
alleen aantallen of alleen bedragen.
Markeer de gewenste uitvoer. Als u kiest voor Alleen specificatie, dan worden
alleen de specificatietabelregels van elk declaratievoorstel vermeld. Per
declaratieregel houdt daarentegen in dat de declaratieregels met de
bijbehorende specificatietabelregels in het rapport worden opgenomen.
Als u zowel Gedetailleerd als Per declaratieregel hebt gemarkeerd, krijgt u een
uitgebreid rapport. U hebt dan echter de mogelijkheid nog meer informatie op te
nemen. U kunt namelijk het veld Invoer weergeven markeren. Het resultaat is
dan dat ook de individuele projectboekingen in het rapport worden vermeld.
Kies VOLGENDE.
Selecteer de dimensies die in het rapport moeten worden opgenomen. U kunt
een dimensie verplaatsen van de lijst onder Beschikbare kolommen naar die
onder Geef de volgende kolommen weer, en terug. Daarvoor selecteert u de
dimensie en kiest u de knop TOEVOEGEN -> of <- VERWIJDEREN. Met de knoppen
OMHOOG en OMLAAG kunt u de volgorde van de dimensies in het rapport wijzigen.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
33
3 Afrondingsfase
VOORWAARDE VOORAF
Zorg ervoor dat de factuurgegevens in alle declaratievoorstellen correct zijn, dus dat alle
controles daarop zijn uitgevoerd en eventuele correcties zijn aangebracht.
DE HOOFDSTAPPEN VAN DEZE FASE
De afrondingsfase bestaat uit drie hoofdstappen. De eerste twee zijn alleen van toepassing
als de relevante modules beschikbaar zijn:
1. Loonaandeel herrekenen (alleen met module G-rekening)
2. Declaratievoorstel definitief maken (alleen met module Uren en declaraties II)
3. Verkoopfacturen genereren
HET RESULTAAT VAN DEZE FASE
Na uitvoering van deze fase is het declaratieproces voltooid. De verkoopfacturen hoeven
alleen nog te worden afgedrukt en verstuurd. Eventueel kunt u vooraf, of in een later
stadium, de verkoopfacturen controleren met het rapport Factuurspecificatie.
3.1 Loonaandeel herrekenen
>> Deze paragraaf (3.1) is alleen van belang als u werkt met de module G-rekening.
Als u werkt met de module G-rekening, herrekent u nu eerst de loonaandelen van de
declaratievoorstellen.
Het loonaandeel is het totale factuurbedrag dat betrekking heeft op loonkosten. Door dit
nu te laten herrekenen worden de wijzigingen uit de bewerkingsfase verwerkt in de
waarden van de velden Bedrag G-rek, Bedrag loonbel en Bedrag UWV op de tab Algemeen
van elk declaratievoorstel.
U kunt het loonaandeel alleen laten herrekenen als Brontype is ingesteld als een van de
dimensies van de administratie. Door deze dimensie kan namelijk in de boekingen
onderscheid worden gemaakt tussen uren (dus loonkosten) en niet-uren (zoals
materialen). Als Brontype niet als dimensie is ingesteld, moeten de loonaandeelbedragen
handmatig worden ingevuld.
BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN
De inrichtingselementen die te maken hebben met het herrekenen van het loonaandeel,
zijn niet specifiek voor het declaratieproces en zijn daarom in dit document niet
beschreven.
PROCEDURE
LOONAANDEEL HERREKENEN
a.
b.
c.
d.
Kies Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen.
Selecteer een project waarvan u het loonaandeel wilt laten herrekenen.
Kies Bewerken > Stamgegevens (F6).
Kies Document > Loonaandeel herrekenen.
Werk op deze manier alle te herrekenen voorstellen af.
3.2 Declaratievoorstellen definitief maken
>> Deze paragraaf (3.2) is alleen van belang als u werkt met de module Uren en
Declaraties II.
Met de module Uren en Declaraties II is het mogelijk in te stellen dat declaratievoorstellen
moeten worden gefiatteerd. De declaratievoorstellen hebben dan in eerste instantie de
status Concept. Na de bewerkingsfase meldt u de declaratievoorstellen compleet. Ze
krijgen daardoor de status Te fiatteren. Daarna wacht u declaratievoorstellen door de
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
34
daarvoor bevoegde collega of collega’s zijn gefiatteerd en de status Gefiatteerd hebben
gekregen. Pas als dat is gebeurd, gaat u door naar de volgende stap, het genereren van de
verkoopfacturen.
U kunt op een aantal plaatsen zien wat de status van een declaratievoorstel is:
•
Als u een declaratievoorstel hebt geopend, dan staat de status rechtsboven, ongeacht
de tab die actief is (zie afbeelding 14)
•
Onderaan in het venster Declaratievoorstellen, ongeveer in het midden, staat de status
van het geselecteerde declaratievoorstel (zie afbeelding 15).
•
Als u werkt met AccountView Business, dan kan er aan het venster
Declaratievoorstellen een kolom voor de status zijn (of worden) toegevoegd (zie
afbeelding 15).
De status van het
declaratievoorstel
- Afbeelding 14 - De status van een declaratievoorstel in het declaratievoorstel zelf
De status van het
declaratievoorstel
- Afbeelding 15 - De status van een declaratievoorstel in het venster Declaratievoorstellen
BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN
Veld: Declaratievoorstellen fiatteren
PROCEDURES
DECLARATIEVOORSTELLEN COMPLEETMELDEN
a.
b.
Kies Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen.
Desgewenst selecteert u het voorstel of markeert u de voorstellen die u wilt
compleetmelden.
c. Kies Document > Declaratievoorstellen compleetmelden.
d. Markeer het gewenste bereik: het geselecteerde voorstel, de gemarkeerde
voorstellen of alle.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Deel 2 - Het declaratieproces stap voor stap
35
DECLARATIEVOORSTELLEN FIATTEREN
Nadat u de declaraties hebt gereedgemeld, worden ze door de daartoe bevoegde
medewerker(s) gecontroleerd en met Document > Declaratievoorstellen fiatteren
gefiatteerd.
3.3 Verkoopfacturen genereren
De laatste stap in het declaratieproces is het genereren en afdrukken van de
verkoopfacturen. Dat zijn in principe twee afzonderlijke stappen en de uitvoering ervan
kan op meerdere manieren. Dit document geeft de procedure waarbij het afdrukken
automatisch direct na het genereren gebeurt.
Het voordeel van de beschreven procedure is dat u daarmee zeker weet dat de
verkoopfactuur overeenkomt met het declaratievoorstel. Het is mogelijk de verkoopfactuur
na het aanmaken (en vóór het afdrukken) te wijzigen, maar dat is sterk af te raden. De
wijzigingen worden namelijk niet verwerkt in de projectadministratie; grootboekkaart en
projectkaart komen daarna niet meer overeen.
Als van een declaratievoorstel een verkoopfactuur is gemaakt, kan het declaratievoorstel
niet meer worden gewijzigd. U kunt de informatie eruit wel bekijken en ook afdrukken.
Daarvoor gebruikt u het rapport Factuurspecificatie. Met de wizard waarmee u het rapport
genereert, kunt u de inhoud van het rapport op uw eigen behoeften afstemmen. U zult zelf
even moeten experimenteren om na te gaan wat voor u het beste resultaat oplevert.
BELANGRIJKE INRICHTINGSELEMENTEN
Velden: Definitieve factuur afdrukken bij genereren fact; Decl.voorst.weergave
Overige: Factuurlayout
PROCEDURES
VERKOOPFACTUREN GENEREREN
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Kies Bestand > Projecten en uren > Declaratievoorstellen.
Desgewenst selecteert u het declaratievoorstel of markeert u de
declaratievoorstellen waarvan u verkoopfacturen wilt genereren.
Kies Document > Verkoopfacturen genereren.
Markeer het gewenste bereik: het geselecteerde voorstel, de gemarkeerde
voorstellen of alle.
Markeer Verkoopfactuur direct afdrukken.
Laat Bestaande verkoopfacturen verwijderen ongemarkeerd.
Kies GENEREREN om de verkoopfacturen te genereren en meteen te laten
afdrukken.
Kies Bestand > Projecten en uren > Verkoopfacturen om de gegenereerde facturen
te bekijken. In het hoofdstuk Facturering van de handleiding Algemeen vindt u
uitgebreide informatie over het werken met verkoopfacturen.
RAPPORT FACTUURSPECIFICATIE GENEREREN
a.
b.
c.
d.
Kies Bestand > Projecten en uren > Projecten.
Kies Rapporten > Factuurspecificatie.
Voer achter Doc/Fac, Project en Factuurdebiteur de gewenste bereikwaarden in.
Markeer de uitvoer die u wilt gebruiken: Standaard, Gedetailleerd of
Gespecificeerd.
e. Geef aan of u alleen de regels in het rapport wilt laten opnemen waarvan Bedrag
fact ongelijk was aan nul, of alle regels.
f. Als u Standaard hebt gemarkeerd, dan kunt u een groepering kiezen.
g. Als u Gedetailleerd of Gespecificeerd hebt gemarkeerd, dan kunt u ervoor
kiezen het rapport liggend af te drukken.
h. Kies VOLGENDE.
i. Als u Gespecificeerd hebt gemarkeerd, dan krijgt u nog twee vensters waarin u
kunt opgeven welke informatie in het rapport moet worden opgenomen.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage A - Inrichtingselementen voor het declaratieproces
36
Bijlage A
Inrichtingselementen voor het declaratieproces
1. Administratie-instellingen - Algemeen (Algemeen)
Pad: Optie > Instellingen > Administratie > Algemeen > Algemeen
Veld: Decimalen aantallen
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
n.v.t.
Dit veld bepaalt het aantal decimalen dat wordt gebruikt voor
aantallen.
De cijfers 0 t/m 9
In heel AccountView, dus ook in de specificatietabel van het venster
Declaratievoorstel en in wizards die te maken hebben met het
declaratieproces
Het ingestelde cijfer bepaalt onder andere met hoeveel decimalen u
aantallen in de aantalkolommen van de specificatietabel kunt invoeren
en met hoeveel decimalen aantallen in rapporten worden weergegeven.
2. Administratie-instellingen - Projecten en uren
(Facturering)
Pad: Optie > Instellingen > Administratie > Projecten en uren > Facturering
Veld: Declaratievoorstellen fiatteren
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Uren en declaraties II
Als dit veld is gemarkeerd, moeten declaratievoorstellen (na het
bewerken) worden compleetgemeld en gefiatteerd. Pas daarna kunnen
de verkoopfacturen worden gegenereerd.
Wel of niet gemarkeerd
In het venster Declaratievoorstellen: Document > Declaratievoorstellen
compleetmelden en Document > Declaratievoorstellen fiatteren
Deze menu-opties zijn alleen beschikbaar als dit instellingsveld is
gemarkeerd. Bovendien moeten deze opties worden uitgevoerd om
verkoopfacturen te kunnen genereren.
Veld: Decl.voorst.weergave
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Uren en declaraties II
De inhoud van dit veld bepaalt wie welke declaratievoorstellen en
daaruit gegenereerde verkoopfacturen kan zien.
Er moet worden gekozen uit een vaste lijst met mogelijke waarden.
Druk op F1 voor meer informatie.
Venster Declaratievoorstellen en venster Verkoopfacturen
Dit veld bepaalt welke declaratievoorstellen een medewerker in het
venster Declaratievoorstellen kan zien en bewerken, en welke
verkoopfacturen deze medewerker kan aanmaken en verwerken in het
venster Verkoopfacturen.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage A - Inrichtingselementen voor het declaratieproces
37
Veld: Definitieve factuur afdrukken bij genereren fact
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
n.v.t.
Dit veld bepaalt of de facturen die worden afgedrukt vanuit het venster
Declaratievoorstellen, meteen de definitieve facturen zijn. Het bepaalt
daarmee ook welke handeling (menu-optie) tot wijziging van de
financiële administratie leidt.
Wel of niet gemarkeerd
Wizard Verkoopfacturen genereren
Als dit instellingsveld is gemarkeerd, dan zijn de facturen die worden
afgedrukt met de wizard Verkoopfacturen genereren meteen de
definitieve facturen als bij het uitvoeren van de wizard het veld
Verkoopfactuur direct afdrukken wordt gemarkeerd.
Veld: Factuuromschrijving
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
n.v.t.
Dit veld bevat de omschrijving die tijdens het genereren van
declaratievoorstellen als factuuromschrijving wordt voorgesteld.
Alle mogelijke tekens, evt. een declaratieformule
Wizard Declaratievoorstellen aanmaken vanuit venster Projecten
Tijdens de uitvoering van de wizard wordt in het wizardveld Omschr
declaratie standaard de inhoud van dit instellingsveld overgenomen. De
overgenomen inhoud kan worden gewijzigd.
Veld: Fact.art voorschotten
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Projectvoorschotten
Dit veld bevat het factuurartikel waarmee voorschotten worden
geboekt. Het voorschot wordt geboekt op de omzetrekening van de
artikelgroep van het artikel.
Artikelcode (te selecteren uit bestaande artikelcodes)
Wizard Termijndeclaraties genereren vanuit venster Projecten
Dit instellingsveld moet een waarde bevatten om de wizard te kunnen
uitvoeren.
Veld: Min.fact.bedr proj
Alleen in modules(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Projectfacturering en/of Uren en declaraties I
Dit veld bevat het minimumfactuurbedrag per declaratievoorstel dat
standaard wordt gehanteerd.
Bedrag (vrij in te voeren)
Wizard Declaratievoorstellen aanmaken vanuit venster Projecten
Tijdens het uitvoeren van de wizard moet in het veld Herkomst worden
ingevoerd van welk minimumbedrag moet worden uitgegaan:
•
het bedrag uit Min.fact.bedr proj
•
het bedrag Min.bedrag factuur
•
een in de wizard op te geven minimumbedrag of
•
geen minimumbedrag (d.w.z. minimumbedrag is 0)
Als in de wizard Minimumfactuurbedrag administratie-instelling
gebruiken wordt gemarkeerd, dan wordt de waarde uit dit
instellingsveld gebruikt. Zie ook 7. Stamgegevens project - Facturering
verderop in deze bijlage.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage A - Inrichtingselementen voor het declaratieproces
38
Veld: Restbedr na wijziging
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Uren en declaraties II
Dit veld bepaalt wat er standaard gebeurt met de verschillen tussen
oorspronkelijke en de gewijzigde bedragen en aantallen van
declaratievoorstelregels. Die verschillen worden in dit document
restwaarden genoemd.
Annuleren of Uitstellen
Venster Declaratievoorstel, tabs Invoer en Specificatie
Als Annuleren is geselecteerd, dan worden de restwaarden standaard
geannuleerd. Als Uitstellen is geselecteerd, worden ze standaard
uitgesteld. Per wijziging kan hiervan door handmatige invoer worden
afgeweken.
Veld: Verdeling regelbedrag
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Uren en Declaraties I
Dit veld bepaalt hoe wijzigingen in bedragen op de tab Invoer worden
doorberekend aan de bijbehorende regels op de tab Specificatie.
Naar eerste specificatieregel, Handmatig, Lineair of Procentueel
Venster Declaratievoorstel, tab Specificatie
Naar eerste specificatieregel: Alle wijzigingen in de declaratieregel
drukken volledig op de eerste regel van de bijbehorende
specificatietabel.
Handmatig: Wijzigingen in de declaratieregel leiden niet tot wijziging
van de regels van de specificatietabel. Die regels moeten handmatig
worden aangepast.
Lineair: Het bedrag waarmee de declaratieregel wordt gewijzigd, wordt
gedeeld door het aantal regels in de bijbehorende specificatietabel. Alle
regels in de specificatietabel worden met het resultaat van die deling
gecorrigeerd.
Procentueel: Het bedrag waarmee de declaratieregel wordt gewijzigd,
wordt verdeeld over de regels van specificatietabel waarbij de correctie
per regel evenredig is aan het regelbedrag.
Veld: Voorschotnotarekeningen verzamelen
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Projectvoorschotten
Dit veld bepaalt hoe verrekende voorschotten in het declaratievoorstel
worden opgenomen.
Wel of niet gemarkeerd
Venster Declaratievoorschotten, tabs Invoer en Specificatie
Als dit veld is gemarkeerd, worden verrekende voorschotten in het
declaratievoorstel verdicht tot één regel. De omschrijving van het
factuurartikel wordt dan overgenomen als regelomschrijving.
Als het veld niet is gemarkeerd, wordt ieder voorschot op een aparte
regel weergegeven.
Veld: Wijzigingen aanbrengen
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Uren en declaraties II
Dit veld bepaalt of wijzigingen in het declaratievoorstel alleen in de tab
Specificatie kunnen worden aangebracht of ook in de tab Invoer.
Toegestaan of Niet toegestaan
Venster Declaratievoorstel, tab Invoer
Als Toegestaan is geselecteerd, dan kunnen wijzigingen op de tab
Invoer worden aangebracht. Is Niet toegestaan is geselecteerd, dan
kan dat alleen op de tab Specificatie. Die wijzigingen leiden vervolgens
automatisch tot wijzigingen op de tab Invoer.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage A - Inrichtingselementen voor het declaratieproces
39
3. Declaratieformules
Pad: Document > Stamgegevens administratie > Declaratieformules
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
n.v.t.
In dit venster staan alle declaratieformules die in de administratie zijn
gedefinieerd. Met deze formules zijn de factuuromschrijvingen van
incidentele specificaties te bepalen.
Formulenamen (vrij in te voeren)
Document > Specificatie opnemen
De formule die u selecteert als u een (incidentele) specificatie opneemt
in de tabel met declaratieregels, bepaalt de omschrijving van de
specificatie op de factuur.
4. Factuurlayout
Pad: Bestand > Projecten en uren > Verkoopfacturen >> Bewerken > Layout
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
n.v.t.
Deze instelling bepaalt het layoutbestand dat wordt gebruikt voor de
verkoopfacturen.
De naam en het pad van een layoutbestand voor verkoopfacturen
Document > Verkoopfacturen genereren
De velden in het layoutbestand bepalen hoe de gegenereerde
verkoopfacturen eruitzien en welke informatie erin is opgenomen.
5. Projectdeclaratiemethoden
Pad: Bestand > Projecten en uren > Meer… > Projectdeclaratiemethoden
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
n.v.t.
In dit venster staan alle projectdeclaratiemethoden die in de
administratie zijn gedefinieerd. Met deze methoden is vast te leggen
hoe projecten worden gefactureerd.
Projectdeclaratiemethoden (vrij in te voeren)
Zie 6. Stamgegevens project - Algemeen, het veld Projectdecl.methode
verderop in deze bijlage.
6. Stamgegevens project - Algemeen
Pad: Bestand > Projecten en uren > Projecten > F6 > tab Algemeen
Veld: Projectdecl.methode
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
n.v.t.
In dit veld staat de projectdeclaratiemethode die wordt gebruikt bij
facturering van het project.
Een van de projectdeclaratiemethoden uit het venster
Projectdeclaratiemethoden
Venster Declaratievoorstel, tabs Invoer en Specificatie
De projectdeclaratiemethode bepaalt de verdichting en de
omschrijving in de declaratieregels en het gebruikte factuurartikel.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage A - Inrichtingselementen voor het declaratieproces
40
7. Stamgegevens project - Facturering
Pad: Bestand > Projecten en uren > Projecten > F6 > tab Facturering
Veld: Externe omschrijving
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
n.v.t.
In dit veld kan een omschrijving voor de factuur worden
opgenomen.
(vrij in te voeren)
De factuur
In de projectdeclaratiemethode kan worden opgenomen dat de
externe omschrijving op de factuur wordt getoond.
Veld: Min.bedrag factuur
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
n.v.t.
Dit veld bevat het minimumfactuurbedrag per declaratievoorstel dat
voor dit project wordt gehanteerd.
Bedrag (vrij in te voeren)
Wizard Declaratievoorstellen aanmaken vanuit venster Projecten
Tijdens het uitvoeren van de wizard moet in het veld Herkomst
worden ingevoerd van welk minimumbedrag moet worden
uitgegaan:
•
het bedrag uit Min.fact.bedr proj
•
het bedrag Min.bedrag factuur
•
een in de wizard op te geven minimumbedrag
•
geen minimumbedrag (d.w.z. minimumbedrag is 0)
Als in de wizard Minimumfactuurbedrag project gebruiken wordt
gemarkeerd, dan wordt de waarde uit dit instellingsveld gebruikt.
Zie ook 2. Administratie-instellingen - Projecten en uren
(Facturering), veld Min.fact.bedr proj eerder in deze bijlage.
8. Stamgegevens project - Termijndeclaraties
Pad: Bestand > Projecten en uren > Projecten > F6 > tab Termijndeclaraties
Kolom: Declaratiedatum
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Projectvoorschotten
Deze kolom bevat per regel de datum van de termijndeclaratie.
Datum (vrij in te vullen)
Wizard Voorschotten genereren
In de wizard Voorschotten genereren kunt u met het veld
Datumbereik bepalen welke voorschotten u wilt factureren. Voor
voorschotten waarvan de declaratiedatum aan het datumbereik
voldoet, wordt een declaratievoorstel aangemaakt.
Kolom: Declaratietype
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Projectvoorschotten
In deze kolom wordt per regel vastgelegd om welk type
termijndeclaratie het gaat.
Voorschot of Vast bedrag
Venster Declaratievoorstellen
Per termijndeclaratie van het type Voorschot wordt een
declaratievoorstel aangemaakt.
(Termijndeclaraties van het type Vast bedrag worden in dit
document niet behandeld.)
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage A - Inrichtingselementen voor het declaratieproces
41
Kolom: Doc/Fac
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Projectvoorschotten
In deze kolom worden de factuurnummers getoond van definitief
afgedrukte termijndeclaraties.
Nummer (wordt automatisch ingevuld)
Venster Stamgegevens project, tab Termijndeclaraties
Van termijndeclaraties met een nummer in deze kolom kan het
declaratiebedrag niet meer worden gewijzigd.
Kolom: Omschrijving
Alleen in module(s)
Omschrijving
Mogelijke waarden
Invloed
Waar
Wat
Projectvoorschotten
Deze kolom bevat per regel de omschrijving van de
termijndeclaratie.
Tekst (vrij in te vullen)
Venster Declaratievoorstel, tabs Invoer en Specificatie
In het declaratievoorstel waarin het voorschot in rekening wordt
gebracht, wordt deze tekst als omschrijving opgenomen. Dat
gebeurt ook in het declaratievoorstel waarin het voorschot wordt
verrekend, tenzij het veld Voorschotnotarekeningen verzamelen in
de administratie-instellingen van Projecten en uren is gemarkeerd.
In dat geval wordt het factuurartikel gebruikt voor de tot één regel
verdichte verrekende voorschotten.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage B - Begrippenlijst
42
Bijlage B
Begrippenlijst
Annuleren
Van kosten die op een project zijn geboekt, kan worden besloten dat ze geheel of
gedeeltelijk niet (dat wil zeggen: nooit) in rekening worden gebracht: ze worden
geannuleerd. Dit hoeven geen hele aantallen of grote bedragen te zijn. Het kan ook gaan
om het afronden op ronde aantallen of bedragen. Worden de geboekte kosten in aantallen
of bedragen naar beneden bijgesteld, dan wordt geannuleerd met een positief getal.
Worden ze naar boven bijgesteld, dan gebeurt dat met een negatief bedrag.
Zie ook Uitstellen.
Declaratie
Zie Declareren.
Declarabele kosten
Dit zijn kosten die potentieel aan klanten kunnen worden doorbelast. Deze kosten worden
opgenomen in het declaratievoorstel. In het declaratievoorstel kunt u vervolgens aangeven
of (en voor welk deel) ze worden gefactureerd. Kosten zijn declarabel als ze zijn geboekt
op een grootboekrekening waarbij de instelling Projectkosten declarabel is gemarkeerd.
Zie ook Declaratievoorstel.
Declaratieformule
De declaratieformule bepaalt welke informatie de regels van de incidentele specificatie
bevatten.
Zie ook Specificatie (2e punt).
Declaratieregels
Zie Tabel met declaratieregels.
Declaratieresultaat
Het declaratieresultaat is de som van alle positieve en negatieve wijzigingen in de
bedragen van een declaratievoorstel. In het declaratieresultaat worden alle uitgestelde en
geannuleerde bedragen opgenomen. Het wordt tweemaal vermeld in het venster
Declaratievoorstel: op de tab Invoer in het veld Declaratieresultaat, en op de tab
Specificatie in het veld Totaal resultaat.
Zie ook Declaratievoorstel.
Declaratietype
Termijndeclaraties worden langs twee wegen gefactureerd, afhankelijk van het gekozen
declaratietype. De typen zijn: Vast bedrag en Voorschot.
Vaste bedragen worden gefactureerd volgens de projectdeclaratiemethode die is
vastgelegd op de tab Algemeen van Stamgegevens project en hoeven niet te worden
verrekend.
Voor voorschotten wordt een apart declaratievoorstel gegenereerd met Document >
Voorschotten genereren (vanuit venster Projecten). Ze worden uiteindelijk verrekend met
de factuur die op basis van nacalculatie wordt opgesteld.
Zie ook Projectdeclaratiemethode, Termijndeclaraties.
Declaratievoorstel
Het declaratievoorstel is het voorportaal voor de uiteindelijke factuur. Aan het
declaratievoorstel liggen via de onderliggende specificatie de werkelijk geboekte kosten ten
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage B - Begrippenlijst
43
grondslag. In het declaratievoorstel kan de factuur naar wens worden ingericht en kunnen
aantallen, bedragen en tarieven uit de onderlinge specificatie worden aangepast.
Declareren
In Projecten en uren van AccountView gaat declareren vooraf aan factureren.
Eerst worden kosten op projecten geboekt. Door het declareren worden deze
projectboekingen verzameld in declaratievoorstellen. Daarbij wordt informatie over de
afzonderlijke boekingen opgenomen in de onderliggende specificatie van het
declaratievoorstel. In het declaratievoorstel kunnen vervolgens wijzigingen worden
aangebracht, waarna de factuur wordt gegenereerd.
Als in het declaratievoorstel alle gewenste wijzigingen zijn aangebracht, begint het
factureren. De factuur bevat de informatie aan de klant. De aantallen, bedragen, tarieven,
volgorde en het detailniveau (verdichting) op de factuur kunnen dus afwijken van de
oorspronkelijk gedeclareerde kosten.
Zie ook Factureren, Specificatie (1e punt)
Dimensie
Zie Projectdimensie.
Factuur, Factureren
Zie Declareren.
Factuurartikel
De facturering van projecten verloopt via artikelen. Het factuurartikel is het artikel dat
wordt gebruikt voor de journalisering. Het factuurartikel wordt bovendien als
regelomschrijving gebruikt als verrekende voorschotten op de factuur worden verdicht tot
één regel.
Incidentele specificatie
Zie Specificatie (2e punt).
Onderliggende specificatie
Zie Specificatie (1e punt).
Projectboeking
Kosten die worden besteed aan een specifiek project, en opbrengsten die uit een specifiek
project voortvloeien, worden in een projectadministratie aan het desbetreffende project
toegerekend. Een boeking die de relatie legt met het project, en waardoor de kosten en
opbrengsten zichtbaar worden als behorend tot het project, noemen we een
projectboeking. In het kader van het declaratieproces hebt u alleen te maken met
projectboekingen die betrekking hebben op kosten.
Projectdeclaratiemethode
In de projectdeclaratiemethode ligt de manier van declareren, de verdichting van de
factuur, het factuurartikel en de omschrijving van de regels in het declaratievoorstel vast.
De projectdeclaratiemethode kan voor elk project apart worden ingesteld.
Manieren van declareren zijn bijvoorbeeld voorcalculatie, nacalculatie, vaste periodieke
bedragen.
Op de factuur zullen kosten zijn uitgesplitst naar de combinaties van projectdimensies die
in de projectdeclaratiemethode zijn opgenomen, tenzij hiervan door het opnemen van een
(incidentele) specificatie (en dus een declaratieformule) is afgeweken.
De omschrijving van declaratievoorstelregels wordt ingesteld met een formule. Het
factuurartikel wordt geselecteerd uit de lijst met beschikbare artikelen.
Zie Declaratietype, Factuurartikel, Projectdimensie, Specificatie (2e punt), Verdichting.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage B - Begrippenlijst
44
Projectdimensie
Op projecten worden kosten geboekt. Daarbij kan informatie worden vastgelegd die die
kosten specificeren. Bij het registreren van uren kan het bijvoorbeeld gaan om de
medewerker die de uren aan het project heeft besteed, en de datum waarop dat is
gebeurd, of de projectfase waarvoor de uren zijn gebruikt. Medewerker, datum en
projectfase zijn dan projectdimensies: het zijn kenmerken van de geboekte uren.
Als, in dit voorbeeld, voor alle geboekte uren de desbetreffende medewerker is vastgelegd,
kunnen alle uren per medewerker worden opgeteld en gesommeerd (ofwel verdicht)
worden weergegeven. Worden van alle uren de projectfase waarop ze betrekking hebben,
vastgelegd, dan kunnen alle uren per projectfase worden opgeteld en verdicht worden
weergegeven.
Zo bepalen de projectdimensies hoe de kosten kunnen worden verdicht. Dimensies kunnen
daarom worden gezien als invalshoeken waarmee naar een project wordt gekeken.
Ze worden onder andere gebruikt voor weergave van informatie op de projectkaart, bij het
budgetteren, de voortgangsbewaking en het factureren.
Per administratie wordt vastgelegd welke projectdimensies worden gebruikt.
Restwaarde
Op de tabs Invoer en Specificatie van het venster Declaratievoorstel kunnen de bedragen
en aantallen per regel worden gewijzigd. Het verschil tussen het oorspronkelijke en
gewijzigde getal wordt in dit document de restwaarde genoemd.
Resultaat
Zie Declaratieresultaat.
Specificatie
Er zijn drie soorten specificaties:
•
•
•
de onderliggende specificatie
Dit is de opsomming van kosten die voor de onderhanden periode werkelijk op het
project zijn geboekt. Op basis van deze specificatie wordt de factuur opgesteld.
de incidentele specificatie
Dit is de specificatie die in de functie Specificatie opnemen wordt bedoeld. Deze
specificatie bestaat uit regels op de factuur waarin de kosten verder of anders worden
uitgesplitst dan is vastgelegd in de projectdeclaratiemethode. Incidentele specificaties
worden gewoonlijk opgenomen om de klant extra informatie te geven bij specifieke
onderdelen op de factuur.
de factuurspecificatie
Dit is de naam van een rapport dat een overzicht geeft van definitief gefactureerde
projecten. Al gegenereerde declaratievoorstellen worden niet in dit overzicht
opgenomen, maar kunnen worden opgevraagd met Rapporten >
Declaratievoorstelspecificatie.
Specificatietabel
Dit is de naam die in dit document wordt gebruikt voor de onderste tabel op de tab
Specificatie van het venster Declaratievoorstel. De regels in deze tabel geven informatie
over afzonderlijke boekingen op het project.
Zie ook Tabel met declaratieregels.
Tabel met declaratieregels
Dit is de naam die in dit document wordt gebruikt voor twee tabellen in het venster
Declaratievoorstel. Een van beide staat op de tab Invoer. De andere staat bovenaan op de
tab Specificatie. De inhoud van beide is in principe identiek en wijzigingen in de ene
worden ook in de andere getoond.
Zie ook Specificatietabel.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage B - Begrippenlijst
45
Termijndeclaraties
Met de module Projectvoorschotten (een uitbreidingsmodule binnen Projecten en uren)
kunnen termijndeclaraties worden gemaakt. Daarmee kunnen projecten op basis van
termijnen worden gefactureerd. Deze termijndeclaraties kunnen van het type Vast bedrag
en Voorschot zijn.
Voor termijndeclaraties van het type Vast bedrag moet een projectdeclaratiemethode
worden gecreëerd; ze komen daarmee rechtstreeks in het declaratievoorstel terecht. Het
aantal termijnen is eindig; het bedrag van deze termijndeclaraties wordt van te voren
vastgelegd.
Voor voorschotten wordt daarentegen een apart declaratievoorstel gegenereerd. Dan moet
bovendien een factuurartikel zijn ingesteld in de tab Facturering van de administratieinstellingen voor Projecten en uren. Voorschotten zijn eenmalig, al kunnen per project
meerdere voorschotten in rekening worden gebracht. De bedragen kunnen per voorschot
verschillen. Eerder gefactureerde voorschotten kunnen worden verrekend met de
gegenereerde declaratievoorstellen, maar de verrekening kan ook worden uitgesteld,
bijvoorbeeld tot de eindfactuur van het project.
Zie ook Declaratietype.
Uitstellen
Van kosten die in een bepaalde periode zijn geboekt, kan worden besloten dat ze pas in
een latere periode worden gefactureerd: de facturering ervan wordt uitgesteld.
Als u met de module Projectvoorschotten werkt is het ook mogelijk om eerder in rekening
gebrachte voorschotten bij het aanmaken van declaraties nog niet te verrekenen, maar
bijvoorbeeld pas aan het eind van het project. Dan gaat het om het uitstellen van de
verrekening van voorschotten.
Zie ook Annuleren.
Verdichting
Met verdichting wordt de mate van detail bedoeld waarmee gegevens worden
weergegeven. De verdichting hangt nauw samen met de projectdimensies van de
administratie.
Zie ook Projectdeclaratiemethode, Projectdimensie
Voorschot
Zie Termijndeclaraties.
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage B - Begrippenlijst
46
Procedure-index
Alfabetiseren
Alle declaratieregels op alfabetische volgorde van de omschrijving plaatsen, 29
Annuleren
Facturering van een declaratieregel gedeeltelijk annuleren, 28
Facturering van een declaratieregel volledig annuleren, 27
Facturering van een regel van de specificatietabel (gedeeltelijk) annuleren, 30
Bedrag te factureren in de specificatietabel wijzigen, 31
Bedrag te factureren in een declaratieregel wijzigen, 29
Compleetmelden
Declaratievoorstellen compleetmelden, 34
Declaratieregel verwijderen, 27
Declaratieregels onderdrukken, 27
Declaratievoorstel vervangen door een voorschot, 25
Declaratievoorstellen aanmaken, 21
Declaratievoorstellen compleetmelden, 34
Declaratievoorstellen fiatteren, 35
Declaratievoorstellen verwijderen, 19
Facturen genereren
Verkoopfacturen genereren, 35
Facturering van een declaratieregel gedeeltelijk annuleren, 28
Facturering van een declaratieregel gedeeltelijk uitstellen, 28
Facturering van een declaratieregel volledig annuleren, 27
Facturering van een declaratieregel volledig uitstellen, 28
Facturering van een regel van de specificatietabel (gedeeltelijk) annuleren, 30
Facturering van een regel van de specificatietabel (gedeeltelijk) uitstellen, 30
Factuuromschrijvingen wijzigen
Omschrijving van een factuur wijzigen, 25
Fiatteren
Declaratievoorstellen fiatteren, 35
Incidentele specificatie opnemen, 27
Invoegen, zie Regel invoegen
Lege regel invoegen vóór een declaratieregel, 26
Loonaandeel herrekenen, 33
Omschrijvingen wijzigen
Omschrijving van een factuur wijzigen, 25
Omschrijving van een declaratieregel wijzigen, 26
Rapport
Rapport
Rapport
Rapport
Rapport
Declaratievoorstellen genereren, 31
Declaratievoorstelspecificatie genereren, 32
Factuurspecificatie genereren, 35
Termijndeclaraties genereren, 18
Te factureren genereren, 18
Regelvolgorde wijzigen
Alle declaratieregels op alfabetische volgorde van de omschrijving plaatsen, 29
Volgorde van declaratieregels wijzigen, 29
Regel invoegen
Lege regel invoegen vóór een declaratieregel, 26
Regel met alleen omschrijving invoegen vóór een declaratieregel, 26
Regel met alleen omschrijving toevoegen na de laatste declaratieregel, 26
Volledig ingevulde regel (met specificatietabel) invoegen vóór een declaratieregel, 26
Volledig ingevulde regel (met specificatietabel) toevoegen na de laatste declaratieregel,
27
Regel uit de tabel met declaratieregels verwijderen
Declaratieregel verwijderen, 27
Regel herstellen
Wijzigingen voor een declaratieregel ongedaan maken, 29
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Bijlage B - Begrippenlijst
47
Regel onderdrukken
Declaratieregels onderdrukken, 27
Specificatie opnemen
Incidentele specificaties opnemen, 27
Tarief wijzigen, 31
Termijndeclaraties
Voorschotgegevens voor een project invoeren, 19
Voorschotgegevens voor meerdere projecten invoeren, 19
Voorschotten declareren, 19
Voorschotten verrekenen, 25
Toevoegen, zie Regel invoegen
Uitstellen
Facturering van een declaratieregel gedeeltelijk uitstellen, 28
Facturering van een declaratieregel volledig uitstellen, 28
Facturering van een regel van de specificatietabel (gedeeltelijk) uitstellen, 30
Verkoopfacturen genereren, 35
Verwijderen
Declaratieregels onderdrukken, 27
Declaratieregel verwijderen, 27
Declaratievoorstellen verwijderen, 19
Volgorde
Alle declaratieregels op alfabetische volgorde van de omschrijving plaatsen, 29
Volgorde van declaratieregels wijzigen, 29
Volledig ingevulde regel (met specificatietabel) invoegen vóór een declaratieregel, 26
Volledig ingevulde regel (met specificatietabel) toevoegen na de laatste declaratieregel, 27
Voorschotten
Declaratievoorstel vervangen door een voorschot, 25
Voorschotgegevens voor een project invoeren, 19
Voorschotgegevens voor meerdere projecten invoeren, 19
Voorschotten declareren, 19
Voorschotten verrekenen, 25
Wijzigen
Alle declaratieregels op alfabetische volgorde van de omschrijving plaatsen, 29
Bedrag te factureren in de specificatietabel wijzigen, 31
Bedrag te factureren in een declaratieregel wijzigen, 29
Omschrijving van een declaratieregel wijzigen, 26
Omschrijving van een factuur wijzigen, 25
Tarief wijzigen, 31
Volgorde van declaratieregels wijzigen, 29
Wijzigingen voor een declaratieregel ongedaan maken, 29
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Trefwoordenlijst
48
Trefwoordenlijst
Aantal declarabel (veld), 10
Aantal factureren (veld), 10
Aantal resultaat (veld), 10
Aantalkolommen
Declaratieregels, 7
Specificatietabel, 8
Administratie-instellingen
Algemeen, 37
Facturering Projecten en uren, 37
Afrondingsfase, 6, 33
Annuleren
Knop, 23
Bedrag declarabel (veld), 10
Bedrag factureren (veld), 10
Bedrag resultaat (veld), 10
Bedragkolommen
Declaratieregels, 7
Specificatietabel, 8
Bewerken
Tabellen, 11
Bewerkingen ongedaan maken, 24
Bewerkingsfase, 6, 23
Controle, 31
Volgorde van bewerkingen, 23
Decimalen aantallen, 37
Decl.voorst.weergave, 37
Declaratiedatum, 41
Declaratieformules, 10, 27, 40, 43, 44
Declaratieproces
Fasen, 6
Declaratieregels, 7, 10, 11, 13
Bewerken, 11, 23
Formules, 12
Procedures, 25
Regels onderdrukken, 24
Verbanden, 12
Voorschotten, 25
Declaratietype, 42
Declaratievoorstellen
Aanmaken, 20
Datumbereik, 20
Definitief maken, 34
Factuuromschrijvingen, 20
Fiatteren, 34
Minimumfactuurbedragen, 20
Omschrijvingen, 21
Procedures, 25
Samenvoegen per debiteur, 8, 20
Selectiecode, 21
Tab Invoer, 7
Tab Specificatie, 7
Tabs, 6
Voorschotten verrekenen, 20
Declaratievoorstellen fiatteren, 37
Definitieve factuur afdrukken bij
genereren fact, 38
Doc/Fac, 42
Externe omschrijving, 41
Fact.art voorschotten, 38
Facturen
Minimumbedragen, 20
Procedures, 25
Samenvoegen per debiteur, 8
Factuurartikelen, 6, 11
Factuurlayout, 40
Factuurnummer, 42
Factuuromschrijving, 38
Factuuromschrijvingen, 20
Fasen, 6
Afrondingsfase, 6
Bewerkingsfase, 6
Voorbereidingsfase, 6
Formules
Declaratieregels, 12
Specificatietabel, 11
Layout, 40
Loonaandeel, 33
Min.bedrag factuur, 41
Min.fact.bedr proj, 38
Minimumfactuurbedragen, 20
Omschrijvingen, 6, 44
Extern, 41
Facturen, 20
Projectdeclaratiemethode, 8
Voorschotten, 25, 42
Onderdrukken
Regels, 24
Projectboeking, 44
Projectdecl.methode, 40
Projectdeclaratiemethoden, 6, 8, 11, 22,
40, 43, 44, 45, 46
Rapporten, 6
Bruikbaarheid, 16
Rapport Declaratievoorstellen, 18, 31
Rapport Declaratievoorstelspecificatie,
31
Rapport Factuurspecificatie, 33, 35
Rapport Te factureren, 17, 23
Rapport Termijndeclaraties, 17
Verdeling regelbedrag, 16
Regels
Onderdrukken, 24
Verplaatsen, 24
Restbedr na wijziging, 39
Restbedrag na wijziging, 11, 14
Risico’s
Verdeling regelbedrag, 16
Specificatieregels
Verplaatsen, 24
Specificaties
Incidenteel, 9
Onderliggend, 9
Specificatietabel, 7, 8, 10, 13
Bewerken, 11, 23
Formules, 11
Procedures, 29
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)
Trefwoordenlijst
49
Verbanden, 11
Stamgegevens project
Tab Facturering, 41
Tab Termijndeclaraties, 41
Stamgegevens project, 40
Tabellen
Bewerken, 11
Declaratieregels, 7
Specificatietabel, 7
Tabs
Tab Invoer, 11
Tab Specificatie, 10
Totaal declarabel (veld), 10
Totaal factureren (veld), 10
Totaal resultaat (veld), 10
Verbanden
In declaratieregels, 12
In specificatietabel, 11
Verdeling regelbedrag, 13, 39
Risico’s voor rapporten, 16
Verdichting, 6, 9
Verkoopfacturen
Afdrukken, 35
Genereren, 35
Voorbereidingsfase, 6, 17
Voorschotnotarekening verzamelen, 39
Voorschotten
Declareren, 19
Invoeren, 19
Verrekenen, 25
Wijzigen
Tab Invoer, 8
Wijzigingen aanbrengen, 39
Het declaratieproces in Projecten en uren van AccountView (vanaf versie 8.0)