Transcript Handleiding

GAIA E-Portfolio NIV- Handleiding (versie 4)
Bureau NIV, Dorenda van Waterschoot [email protected]
bijgewerkt 10 mei 2016
Deze handleiding is een eerste aanzet en volgt uit de vragen die het laatste half jaar over het portfolio zijn
gesteld aan het NIV bureau. Hij is verre van compleet. Staat het antwoord op uw vraag hier (nog) niet in, stelt u
uw vraag dan rechtstreeks aan het NIV bureau en wij proberen u z.s.m. van een antwoord te voorzien.
Vanuit de inhoudsopgave kunt u door CTRL + klikken naar de juiste plaats in het document ‘springen’.
geel gearceerd zijn de aanpassingen t.o.v. de vorige versie
Inhoudsopgave
AIOS - Aanmaken (activeren) portfolio ...........................................................................................................................................3
AIOS – In vooropleiding Klinische Geriatrie ....................................................................................................................................4
AIOS - Vooropleiding Interne Geneeskunde ...................................................................................................................................4
AIOS – Vooropleiding – toegang opleider eigen specialisme .........................................................................................................5
AIOS – Activeringsproblemen? .......................................................................................................................................................5
Opleider klinische geriatrie wil inzage in portfoliodeel interne geneeskunde ...............................................................................6
AIOS - ABC formulier .......................................................................................................................................................................7
AIOS – Supervisoren toevoegen .....................................................................................................................................................7
AIOS – Supervisoren/opleider verwijderen ....................................................................................................................................8
AIOS – KPB’s ....................................................................................................................................................................................9
AIOS – KPB’s - waarom een rood bolletje? .....................................................................................................................................9
AIOS – van KPB’s papieren versies uploaden ................................................................................................................................10
AIOS - papieren versies van beoordelingen uploaden ..................................................................................................................10
AIOS - Selecteren opleider / supervisor per gesprek ....................................................................................................................12
AIOS - Periodes aanpassen ...........................................................................................................................................................12
AIOS - 360 graden feedback tool ..................................................................................................................................................14
AIOS – Toevoegen nascholing (zelf a.h.v. certificaat) ...................................................................................................................18
AIOS – Toevoegen geaccrediteerde nascholing (door (congres)organisatie) ...............................................................................20
AIOS – CAT/Referaat kan op 2 plaatsen in portfolio vastgelegd worden .....................................................................................21
AIOS - Dossiers beëindigen ...........................................................................................................................................................21
AIOS - Export portfolio ..................................................................................................................................................................21
AIOS / Opleider – Correcties .........................................................................................................................................................23
AIOS / opleider / supervisor – Goedkeuring d.m.v. pincode ........................................................................................................24
AIOS/Opleider – lokaal gebruik KPB algemeen .............................................................................................................................24
AIOS/Opleider – correcties KPB’s .................................................................................................................................................25
Opleider - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen .........................................................................................................................25
Opleider – X-codes voor AIOS in vooropleiding ............................................................................................................................25
Opleider – Schakeljaarstudenten..................................................................................................................................................26
Opleider - Notities ........................................................................................................................................................................26
Opleider – AIOS overzicht .............................................................................................................................................................26
Opleider – achterstanden opsporen in openstaande beoordelingen ..........................................................................................27
Supervisor – achterstanden opsporen in openstaande beoordelingen .......................................................................................27
Opleider – Rapport: te plannen AIOS beoordelingen ...................................................................................................................28
Opleider – Zelfreflectie AIOS ........................................................................................................................................................28
Opleider – Rapporten ...................................................................................................................................................................28
Opleider – Rapport: aantallen (KPB’s) per kwartaal .....................................................................................................................29
Opleider – Rapport: aantallen (KPB’s) per kwartaal per beheerder .............................................................................................29
Opleider – Rapport: KPB’s opmerkingen ......................................................................................................................................30
Opleider – Rapport: gekoppelde AIOS ..........................................................................................................................................30
Opleider – Rapport: te plannen AIOS beoordelingen ...................................................................................................................30
Opleider – Rapport Voortgang alle AIOS ......................................................................................................................................31
Opleider – Vraag-antwoord mogelijkheid ....................................................................................................................................31
Opleider – Gegevens wijzigen / standaard teksten ......................................................................................................................32
Opleider Differentiatie – vooraf inzage ........................................................................................................................................32
Opleider/supervisor – Pincode instellen ......................................................................................................................................321
Opleidingssecretariaat - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen...................................................................................................33
Opleider/opleidingsondersteuning – beheren opleidingsgroep ..................................................................................................35
Opleidingssecretariaat - Wisseling van opleider...........................................................................................................................36
Nieuwe supervisor informeren over toegang als beheerder in het E-portfolio ...........................................................................38
Algemeen - Login gegevens account kwijt ....................................................................................................................................39
Algemeen – Berichten ontvangen portfolio/GAIA-dossier ...........................................................................................................39
Algemeen - Beoordelingssystematiek KPB ...................................................................................................................................40
Algemeen - Rollen binnen het dossiersysteem ............................................................................................................................41
Algemeen - Onderdelen portfolio en autorisatietabel .................................................................................................................42
NIV Bureau ....................................................................................................................................................................................42
2
AIOS - Aanmaken (activeren) portfolio
Als nieuwe AIOS dient u er rekening mee te houden dat de gegevens voor het portfolio ’s nachts worden
vernieuwd. Dus als u op 2 september bent ingeschreven kunt u op 3 september uw portfolio aanmaken.
AIOS Interne geneeskunde
AIOS Interne Geneeskunde kunnen zich aanmelden voor het EPF van de
NIV zonder tussenkomst van anderen (zie schermprints hieronder).
Aanmelding door de AIOS is mogelijk door een dagelijkse update vanuit
de KNMG waarmee wordt gecontroleerd wordt of de AIOS geregistreerd
staat voor de opleiding Interne Geneeskunde. Voor activering is uw 11cijferige Big nummer en een activeringscode (= relatienummer
registratiecommissie) vereist. Dit nummer vindt u in de brief die u van
de RGS ontvangt.
AIOS in vooropleiding interne geneeskunde
Voor de aanmaak van de zgn common trunk specialismen (Cardiologie, MDL, Longziekten, Klinische geriatrie,
Reumatologie) die een gedeelte van de vooropleiding bij de Interne Geneeskunde volgen geldt een afwijkende
procedure om een portfolio aan te maken! (Zij vullen niet het relatienummer van de RGS in, maar een andere
activeringscode ( X-code) die zij via het opleidingssecretariaat in het ziekenhuis kunnen opvragen.
1. log in als AIOS https://www.pe-online.org/public/maatwerk/knmg/pub_knmg_activateaccountV2.aspx
2. activeer uw gaia account. vul uw Bignummer (11 cijfers) in, en de activeringscode (X met 5 cijfers) die u van
uw opleider/opleidingssecretariaat van uw ziekenhuis heeft ontvangen (bijv. X00800)
U gaat gebruik maken van het dossier van de Interne Geneeskunde dus bij de activering moet u ‘Interne
Geneeskunde’ invullen.
3
AIOS – In vooropleiding Klinische Geriatrie
De opleiding Geriatrie gebruikt voor de vooropleiding in de eerste twee jaar het portfolio van de Interne
Geneeskunde. Na aanvang van de opleiding geriatrie opent de AIOS naast het portfolio van de interne een
portfolio van de Geriatrie dat naadloos overloopt vanuit het Interne Geneeskunde portfolio.
‘Sandwich’ model
Het is mogelijk dat een AIOS klinische geriatrie (KG) eerst een jaar opleiding in de KG volgt en daarna pas de
twee jaar vooropleiding interne geneeskunde (IG). In het portfolio moeten deze twee jaren IG gewoon als jaar 1
en jaar 2 IG vastgelegd worden, ongeacht de werkervaring van de AIOS. Dus voortgangsgesprekken moeten
ingevuld worden als van het 1e of 2e jaar van de opleiding en ook de KPB’s moeten gescoord worden op de
niveaus van jaar 1 en 2.
AIOS - Vooropleiding Interne Geneeskunde
De klinische Geriatrie, Longziekten, MDL, Reumatologie en Cardiologie kennen binnen hun opleiding een of
meerdere jaren interne geneeskunde. Aangezien zij hiervoor het curriculum van de Interne Geneeskunde één of
meerdere jaren volledig volgen heeft de NIV deze verenigingen aangeschreven dat zij er van uit gaat dat alle
AIOS van deze specialismen gebruik maken van het portfolio IG. Activatie van het portfolio van de common
trunk specialismen moet op een afwijkende wijze geschieden.
Bij het opleidingssecretariaat Interne Geneeskunde van uw kliniek kunt u een activeringscode (X-code)
opvragen. Deze X-code moet u invullen i.p.v. het relatienummer van de RGS.
Na activatie kunt u daarna in uw persoonlijke scherm uw eigen specialisme invullen:
4
AIOS – Vooropleiding – toegang opleider eigen specialisme
Indien gewenst kan de opleider van het ‘eigen’ specialisme van de AIOS in vooropleiding toegang
krijgen tot het portfolio. Daarvoor moet eerst een hoofdopleider (maakt niet uit van welk ziekenhuis)
of het opleidingssecretariaat de betreffende opleider toevoegen als beheerder en een vinkje zetten in
de kolom ‘Opleider AIOS in vooropleiding internist’. Vervolgens moet de AIOS indien hij/zij akkoord is
de opleider van het eigen specialisme (correctie) toevoegen bij ‘wijzig begeleider(s)’ op de homepage van
het portfolio.
AIOS – Activeringsproblemen?
Volgende dag activeren
De gegevens voor aanmelding van een nieuw portfolio worden iedere dag vernieuwd. Dus als u op 2 september
bent ingeschreven kunt u vanaf 3 september uw aios portfolio interne geneeskunde activeren.
Toestemming gegevens uitwisselen
Indien u bij de inschrijving in het opleidingsregister geen toestemming heeft gegeven om uw gegevens uit te
wisselen in het kader van de Wbp is automatische aanmelding voor aanmaak van een portfolio niet mogelijk.
Stuur een e-mail naar [email protected] met de vraag om de gegevensverstrekking op "ja" te laten zetten.
AIOS in vooropleiding
Volgt u een vooropleiding Interne Geneeskunde (Klinische Geriatrie*, Longziekten, MDL, Reumatologie,
Cardiologie)?
Dan kunt u bij het opleidingssecretariaat Interne Geneeskunde van uw kliniek een activeringscode (X-code)
opvragen. Deze X-code moet u invullen i.p.v. het relatienummer van de RGS.
U gaat gebruik maken van het dossier van de Interne Geneeskunde dus bij de activering moet u ‘Interne
Geneeskunde’ geneeskunde invullen. Na activatie kunt u daarna in uw persoonlijke scherm uw eigen
specialisme invullen.
5
* AIOS in vooropleiding Klinische Geriatrie
De Nederlandse Vereniging voor Klinische Geriatrie werkt ook met het GAIA Portfolio.
Portfolio KG aangemaakt vóór 1 maart 2014:
Heeft u al een portfolio voor Klinische Geriatrie (KG), dan activeert u uw Interne Geneeskunde EPF op dezelfde
manier met een Xcode (zie hierboven). Verschil is alleen dat u zult zien dat wanneer u daarna inlogt met uw
inloggegevens van KG dat u kunt kiezen of u naar uw portfolio KG wilt gaan of naar uw portfolio IG. Deze
dossiers zijn na de activatie nl. automatisch gekoppeld.
Portfolio KG aangemaakt na 1 maart 2014
KG Portfolio dossiers die na 1 maart 2014 worden aangemaakt krijgen al een automatische koppeling met het
portfolio IG.
Nb: Na aanmaak van het account krijgt u een email bericht op het opgegeven e-mail adres van afzender
[email protected]. Pas desgewenst uw spamfilter aan indien u dit bericht niet ontvangt! Dit is belangrijk,
want anders zult u alle automatische berichten die vanuit het portfolio aan u worden gestuurd missen.
Opleider klinische geriatrie wil inzage in portfoliodeel interne geneeskunde
Stap 1
De opleider interne of het opleidingssecretariaat van het opleidingsziekenhuis waar de vooropleiding interne
geneeskunde is gevolgd kan met het BIG nummer een opleider klinische geriatrie die elders werkzaam is
toevoegen aan de lijst met beheerders en dan een vinkje zetten bij ‘opleider AIOS in vooropleiding internist’. Zie
onderstaande schermprint:
Stap 2
Als dit gebeurd is kan de AIOS Klinische Geriatrie vervolgens de opleider klinische geriatrie toevoegen aan de lijst
met ‘mijn begeleiders’.
Stap 3
En als de opleider Klinische Geriatrie vervolgens inlogt in GAIA, heeft hij een extra mogelijkheid gekregen, Hij
moet dan kiezen om óf naar de portfolio’s interne geneeskunde of klinische geriatrie te gaan.
6
AIOS - ABC formulier
In het dossier zit per jaar het AB formulier (dit is geen upload1). De AIOS moet deze formulieren in het portfolio
bewaren, deze hoeven niet opgestuurd te worden. Als er echter twijfel bestaat over de geschiktheid van de
AIOS en of in staat is de opleiding voort te zetten, moet het A/B formulier aan de RGS worden opgestuurd.
Het C formulier2 zit niet opgenomen in het EPF. Alle formulieren kunnen ook als upload toegevoegd worden
onder ‘Overige activiteiten/ documenten’.
AIOS – Supervisoren toevoegen
Het is voor AIOS sinds december 2014 mogelijk om alle opleiders in het ziekenhuis in één keer toegang te
verschaffen tot het portfolio. (voorheen moest dit één voor één). Waar de opleider het gehele portfolio van de
AIOS kan inzien, kan een supervisor alleen die documenten inzien waar de AIOS de supervisor bij heeft
betrokken ter beoordeling.
1. Kies wijzig begeleider(s) en vervolgens ‘toevoegen begeleider’
7
2. Selecteer het juiste opleidingsziekenhuis en vink de juiste supervisoren aan
De namen staan alfabetisch gesorteerd op titel/voorletters en niet op achternaam. Dit kan niet aangepast
worden omdat deze gegevens aangeleverd zijn vanuit een ander systeem. Wel is het mogelijk via de filter om
iemand te zoeken, mocht de lijst erg lang zijn.
Per supervisor kan gekozen worden om ze ‘oneindig’ toegang te verschaffen, of tot een bepaalde datum.
AIOS – Supervisoren/opleider verwijderen
Een AIOS die na enkele jaren wisselt van ziekenhuis (perifeer > academie of andersom) kan de ‘oude’
opleiders ontkoppelen, zodat het aantal personen dat inzage heeft beperkt blijft tot alleen de
noodzakelijke (plv.) opleiders (zien gehele dossier) / supervisoren (zien alleen de activiteiten waar zij
goedkeuring aan hebben gegeven). Zie evt. ook het autorisatieoverzicht op de homepage van het
portfolio.
1. Ga naar ‘wijzig begeleider(s)
2. Klik op de supervisor/opleider die verwijderd moet worden, in het volgende scherm kan je kiezen om deze
persoon te verwijderen.
8
AIOS – KPB’s
Bij de KPB is de mogelijkheid toegevoegd de desbetreffende stage te benoemen d.m.v. een dropdown menu. Is
deze aangegeven dan komt de stage vermelding ook in de rapportage bij de opleider terug.
AIOS – KPB’s - waarom een rood bolletje?
Voorbeeld van een AIOS die in het tweede jaar van de opleiding zit en 24 KPB’s heeft gedaan:
De opleidingsduur is verlengd, omdat deze is onderbroken voor onderzoek.
De totale opleidingsperiode voor deze AIOS loopt nu van 1-4-2011 t/m 30-4-2020 (3317 dagen). Er moeten in de
totale opleidingsperiode 60 KPB’s gehaald worden.
Hier wordt dus NIET gemonitord of er 12 per jaar worden behaald, maar 60 voor de gehele opleiding.
Het systeem rekent evenredig uit en kijkt hoeveel tijd is verstreken sinds vandaag (25-2-2015) tot aan de
startdatum van de opleiding, t.w. 1-4-2011 (1426 dagen).
Evenredig gezien moet deze AIOS dan 1426/3317 * 60 KPB’s = 25,7 gedaan hebben om op schema te liggen.
Er zijn er tot nu toe 24 gedaan, dus lampje is rood.
Het systeem houdt bij de berekening geen rekening met onderbrekingen van de opleiding in de totale periode.
9
AIOS – van KPB’s papieren versies uploaden
Wil je je portfolio compleet maken en oude (reeds goedgekeurde) papieren KPB’s toevoegen dan is dit mogelijk
via KPB (upload). Hierbij wordt niet opnieuw goedkeuring aan de opleider gevraagd. De KPB’s die je op deze
manier toevoegt tellen mee bij het totaal van 60 KPB’s die je tijdens je opleiding moet toevoegen aan je
portfolio.
Vul de datum in waarop je de KPB hebt voltooid en kies voor KPB (upload):
AIOS - papieren versies van beoordelingen uploaden
Indien een AIOS een portfolio compleet wil maken en ook oude gegevens wil toevoegen, dan kan dit op de
volgende wijze.
Inloggen in Portfolio en op startpagina naar voortgangsgesprekken gaan:
Ga naar
voortgangsgesprekken
10
Klik vervolgens op het betreffende jaar.
In dit voorbeeld willen we jaar 1 - kwartaal 2 toevoegen met een upload. Zorg dat je het voortgangsgesprek als
digitaal bestand op je pc hebt staan.
KLIK HIER !!!
Deze willen we met een
upload toevoegen
Vul de datum in waarop het
gesprek heeft plaatsgevonden
1. Kies categorie (in dit voorbeeld voortgangsgesprek jaar 1, kwartaal 2)
2. Document(en) uploaden (kunnen desgewenst meerdere bestanden zijn)
3. Kies verstuur
(zie ook afbeelding hieronder)
11
3.klik op verstuur
1.Selecteer het betreffende
kwartaal (of de jaarlijkse
geschiktheidsbeoordeling)
2.Upload het bestand (kunnen er
meerdere zijn)
Indien de papieren beoordelingen op bovenstaande wijze worden toegevoegd veranderen ook de rode en
groene bolletjes op de juiste wijze mee.
AIOS - Selecteren opleider / supervisor per gesprek
Vervolgens moet per gesprek of KPB etc. een (plv.) opleider/supervisor geselecteerd worden - uit de door de
AIOS toegevoegde lijst (zie ‘AIOS – Toegang geven aan opleiders’) - die deze bepaalde activiteit moet
accorderen. De lijst van opleiders kan afhankelijk van het ziekenhuis erg uitgebreid zijn.
AIOS - Periodes aanpassen
Indien er vanwege bijv. zwangerschap, promotie sprake is van verlenging van de opleiding moeten in het
portfolio periodes door de AIOS worden aangepast. Dit om er voor te zorgen dat bijv. KPB’s in de juiste
opleidingsjaren terecht komen.
1. Klik op de button ‘voortgangsgesprekken, periode
wijzigen en regionale eisen’
(zie afbeelding hieronder)
12
2. Vervolgens op ‘periodes wijzigen’
En vervolgens de periodes aanpassen:
Let op! Dit is geen automatisch systeem! Na aanpassing van één periode moeten de daarop volgende periodes
ook - handmatig - worden aangepast.
13
AIOS - 360 graden feedback tool
In het opleidingsplan 2015 1.1 wordt deze tool genoemd als niet-verplichte toetsvorm.
De 360 graden feedback is een instrument dat bedoeld is om een AIOS reflectie te geven op de competenties
die voor het uitoefenen van het vak nodig zijn, om zo te komen tot persoonlijke ontwikkeling. Het instrument is
geen beoordelingsinstrument maar een reflectie-instrument, met als doel na te gaan op welke terreinen
persoonlijke ontwikkeling mogelijk is.
Vragen dienen vanuit bovenstaand perspectief beantwoord te worden. Hierdoor ontstaat er een reëel beeld
waarmee de AIOS zijn voordeel kan doen. Als een vraag niet beantwoord kan worden, dan kan ‘’n.v.t.’
aangevinkt worden. De respons wordt anoniem verwerkt.
Algemene demo
http://www.pe-online.org/demo/msft/msft.html
Aanwijzingen voorafgaand
Het is van belang dat u voor het starten van de 360 graden feedback de mailadressen bij de hand heeft van
minimaal:
2 medisch specialisten
2 verpleegkundigen of paramedici
2 personen administratieve ondersteuning
2 aios
Probeer meer personen te betrekken bij de feedback dan het gestelde minimum.
Het eindrapport kunt u pas opvragen/uitdraaien als minimaal 2 personen van iedere rol (dus totaal 8)
en uzelf (!) het formulier hebben ingevuld.
De start- en einddatum kunt u in principe ongewijzigd laten (men heeft na de uitnodiging standaard 1 maand de
tijd om te reageren). De standaard uitnodigingstekst kunt u zelf aanpassen. (Let op! houdt de einddatum in de
gaten, zodat u deze tijdig kunt verlengen als nog niet alle personen hebben gereageerd! Zie ook verder in de
tekst bij ‘indien men niet tijdig reageert’.)
Stap 1. Selecteer deelnemers
14
De vragenlijsten kunnen verstuurd worden, wanneer minimaal 8 personen zijn uitgenodigd, waarvan steeds
minimaal 2 per categorie.
Stap 2 – Vragenlijsten beantwoorden
De geselecteerde personen krijgen een uitnodiging per mail.
Zij krijgen de vragenlijst als volgt te zien.
15
Alle vragen
Competentie & Items t.b.v. Evaluatie middels 360Feedback
Medisch Handelen
Kan efficiënt een gerichte anamnese en lichamelijk onderzoek uitvoeren
Kan een geprioriteerde differentiële diagnose op stellen
Kan zelfstandig patiënten met acute aandoeningen opvangen
Communicatie
Kan een patiënt bondig presenteren tijdens overdracht/bespreking
Statusvoering is gestructureerd, ter zake en patiënt-specifiek
Is respectvol in interactie met patiënt, familie en zorgverleners
Maatschappelijk Handelen
Registreert incidenten en complicaties en koppelt terug
Accepteert eigen fouten en kan deze erkennen
Samenwerking
Neemt expertise van teamleden op in diagnostisch/therapeutisch handelen
Draagt op passende wijze zorg voor een effectieve en veilige overdracht
Wetenschap
Kan relevante literatuur ontsluiten om klinische vragen te beantwoorden
Kan coassistenten begeleiden, onderwijzen en enthousiasmeren.
Organisatie
Prioriteert verschillende taken op een verantwoorde wijze
Handelt patiëntenzorgtaken en administratie tijdig af
Reflectie
Kent de grenzen van het eigen handelen en vraagt tijdig supervisie
Staat open voor feedback
Indien men niet tijdig reageert
Let op! Als niet iedereen op tijd reageert en u heeft nog geen 8 reacties, dan kan er geen rapport gemaakt
worden. Zorg er dus voor dat je voor het verstrijken van de einddatum een herinnering stuurt, of beter nog, een
herinnering sturen + de einddatum verlengen. Dit kunt u zelf doen.
Standaard wordt de termijn door het systeem op 30 dagen gezet. Als deze termijn verlopen is (maar nog niet de
maximale termijn van 365 dagen) dan krijgt de AIOS een knopje bovenin het scherm ‘periode verlengen’. Als
daar op geklikt wordt kan de einddatum aangepast worden.
Stap 3 Rapportage bekijken
16
Minimaal 8 personen en uzelf moeten de feedback ingevuld hebben, voordat het rapport gegenereerd wordt.
De AIOS kan het rapport zelf bekijken. Het geeft inzicht in de resultaten t.o.v. andere AIOS.
1. Ga naar in het portfolio 360 graden feedback tool:
17
2. Klik op datum of naam om te openen:
3. Klik op het rapport-icoontje om het rapport te openen:
AIOS – Toevoegen nascholing (zelf a.h.v. certificaat)
Indien je van een nascholing een certificaat hebt gekregen en de congresorganisatie heeft je aanwezigheid niet
in GAIA toegevoegd, dan kan je het certificaat scannen en zelf toevoegen aan je portfolio:
Dit kan bij het volgende kopje:
Klik op ‘Toevoegen’, vul in het volgende scherm de datum in van de cursus / het congres, vul bij de omschrijving
de titel van de cursus / het congres in en voeg het bewijs van deelname toe en sluit af met versturen en sluiten. 18
Je ziet het dan direct in het overzicht staan:
Je ziet het ook terug in je totaaloverzicht:
Staat het er dan onbedoeld tweemaal in, dan kan je de versie die je zelf hebt toegevoegd ook weer verwijderen.
Klik op de datum (is een link) en kies in het volgende scherm ‘verwijderen’:
19
AIOS – Toevoegen geaccrediteerde nascholing (door (congres)organisatie)
(geldt alleen voor AIOS met geactiveerd portfolio!)
Binnen GAIA is het mogelijk dat congressen worden toegevoegd aan het portfolio. Dit gaat a.h.v. de BIG
nummers. Alleen de BIG-nummers van geactiveerde portfolio’s worden geaccepteerd. Wanneer de
congresorganisatie je BIG nummer heeft toegevoegd aan de presentielijst dan verschijnt dit in je totaaloverzicht
(je krijgt hier geen automatische melding van):
Klik op ‘Voortgangsgesprekken, periodes wijzigen en regionale eisen’
Klik vervolgens op ‘Totaaloverzicht activiteiten (alle jaren)’
In het overzicht zie je dan de toegevoegde congressen:
Dit levert geen nascholingspunten op, omdat een AIOS nog geen nascholingsplicht heeft in het kader van
herregistratie. Achter ‘Uitleg’ staat dan ook: De punten (uren) in principe alleen meetellen voor geregistreerd
specialisten.
20
AIOS – CAT/Referaat kan op 2 plaatsen in portfolio vastgelegd worden
1x zelf toevoegen
1x via KPB ter goedkeuring aan opleider
•
•
Als ‘KPB – Cat/referaat’ en tellen ze mee binnen de eis van 60 KPB’s en worden ze beoordeeld, dit is een
beoordelingsmoment (kwalitatief).
Als ‘CAT/referaat’ en tellen ze mee binnen de eis van 12 CATs en worden ze niet beoordeeld, dit is meer
een procesmeting (kwantitatief - voldoende CAT/referaat)
CAT/referaat (bron: opleidingsplan blz. 41)
Bij CAT wordt naar aanleiding van een klinisch probleem een zoekvraag geformuleerd en worden de resultaten
van literatuuronderzoek besproken. Leerdoelen die beoordeeld kunnen worden, zijn vooral afkomstig uit de
competenties kennis en wetenschap, communicatie en reflecteren.
Bij refereren wordt op een systematische wijze medisch wetenschappelijke literatuur gepresenteerd en
geïnterpreteerd.
De AIOS moet jaarlijks minimaal 2x een CAT en eenmaal een referaat verzorgen.
AIOS - Dossiers beëindigen
De AIOS die de opleiding met succes heeft afgerond en geregistreerd is als specialist krijgt tot 3 maanden na
registratie nog toegang tot het AIOS portfolio. Het systeem zal hiervoor 1 maand na registratie, en nog eens op 2
maanden na registratie een bericht versturen. In deze mail wordt gewezen op de beschikbare exportfunctie. Het
systeem zal automatisch na 3 maanden het dossier verwijderen.
Ook AIOS in vooropleiding kunnen de gegevens exporteren en de pdf bestandjes desgewenst weer uploaden in
het dossier van hun eigen specialisme. Zie ook export portfolio.
AIOS - Export portfolio
Indien gewenst kan een AIOS alle documenten (in pdf) vanuit zijn portfolio meenemen d.m.v. een
exporteerfunctie. Onder ‘mijn gegevens’ (via klikken op ‘wijzig mijn gegevens’ komt u in het achterliggende
scherm) in het AIOS portfolio staat hiervoor een activeringstoets. Klik op ‘export’.
21
Vervolgens:
Wanneer de export klaar is (dit kan enige minuten duren) verschijnt een bericht in uw berichtenscherm (en evt.
een bericht in uw ‘gewone’ mailbox):
• Klik op de bijlage MANIFEST…..
• Download het ZIP bestand naar uw PC (opslaan)
• Pak het ZIP bestand uit!
In de map waar u het ZIP bestand heeft uitgepakt staat
een bestand ‘start.html’. DUBBELKLIK daarop om alle
informatie in te kunnen zien.
Zie hieronder een klein deel van het html bestand dat
wordt getoond:
22
U kunt op de pdf-linkjes klikken om ze te openen, bijvoorbeeld:
Hieronder een gedeelte van het betreffende pdf document:
Tip: In de map ‘prod’ van het ZIP bestand staan ook alle losse pdfjes met dezelfde benamingen als hierboven:
‘pectivity….pdf. Die zou je kunnen hernoemen a.h.v. het html bestand. Daar staan nl. de door het systeem
gegenereerde nummers, maar ook de categorie van de bijlage vermeld.
AIOS / Opleider – Correcties
Wisselen categorie van bijv. keuzestage naar verplichte stage
Naar aanleiding van een vraag is in december 2014 veen kleine aanpassing in het systeem gedaan, waardoor het
nu wel mogelijk is om van categorie te wisselen. Wisselen kan alleen tussen activiteiten die exact dezelfde
velden hebben (u kunt b.v. niet een stage gesprek wisselen met een KPB). En de aanpassing kan alleen door de
(plv) opleider gedaan worden. Als AIOS kunt u niet zelf de categorie wisselen.
Werkwijze
De (plv) opleider gaat naar de betreffende activiteit.
Klikt op activiteit en daarna op knop ‘status wissen’.
Daarna klikken op ‘activiteit goedkeuren’.
De opleider kan dan een andere categorie selecteren en opnieuw op goedkeuren klikken.
In de meeste gevallen zal een correctie van activiteiten niet mogelijk zijn, omdat de velden niet exact gelijk zijn
(bijv. doordat competenties verschillen). In dat geval moet de opleider (omdat hij/zij gekoppeld is aan de
activiteit om goed te keuren) de activiteit terugsturen, de AIOS de activiteit verwijderen en een nieuwe
aanmaken.
Presentaties toegevoegd door AIOS
Indien een AIOS zelf bepaalde zaken toevoegt aan het portfolio (zonder dat deze goedgekeurd moeten worden)
23
zal er een vuilnisbakje bij de toevoeging staan. Indien dat het geval is kan het altijd weer door de AIOS zelf
verwijderd worden en opnieuw toegevoegd op de juiste plaats in het portfolio.
AIOS / opleider / supervisor – Goedkeuring d.m.v. pincode
De AIOS moet ingelogd zijn in zijn/haar dossier, de bewuste opleider/supervisor koppelen en kiezen voor
‘goedkeuren d.m.v. pincode’. De opleider/supervisor kan deze direct goedkeuren d.m.v. het intypen van de
persoonlijke pincode.
Goedkeuring kan ook op een later tijdstip plaatsvinden. De gekoppelde opleider/supervisor krijgt een e-mail om
het formulier goed te keuren.
AIOS/Opleider – lokaal gebruik KPB algemeen
Het KPB formulier algemeen kan voor allerlei doeleinden worden gebruikt, men heeft vrije keuze bij het invullen
van de titel en ook welke competenties men wil beoordelen. Bijv. te gebruiken voor ‘samenwerking met
collega’s. Elk opleidingsziekenhuis kan dit naar eigen inzicht gebruiken.
24
AIOS/Opleider – correcties KPB’s
Indien een KPB niet goed is ingevoerd, maar wel al door de supervisor goedgekeurd dan kunnen alleen de (plv.)
opleider en het opleidingssecretariaat deze KPB verwijderen of de status wissen, waardoor de KPB aangepast en
opnieuw goedgekeurd.
Stappen (plv.) opleider of opleidingssecretariaat
1. inloggen als beheerder
2. naar AIOS overzicht
3. klik op 1e icoontje in dashboard (‘open portfolio’)
4. klik in bovenste regel op portfolio gehele periode
5. klap via + de KPB’s open
6. klik op de datum van de bewuste KPB
7. kies voor ‘wis status’ *
8. klik op ‘ja’ bij de vraag ‘weet u zeker dat u de status van deze activiteit wilt wissen?’
9. klik op ‘terug’ (het dossier wordt dan bijgewerkt)
In het overzicht bij de KPB’s staat nu in de kolom Status: ‘Wacht op akkoord’
* Het is ook mogelijk om de KPB in het geheel te verwijderen, maar dat betekent dat de activiteit daarna
helemaal opnieuw ingevuld moet worden.
Vervolgens kan de supervisor de KPB weer terugvinden bij zijn openstaande goedkeuringen:
Stappen supervisor
1. inloggen als beheerder
2. klik onder ‘registraties’ op ‘goedkeuringen’
3. klik in het overzicht ‘openstaande overige activiteiten’ op de bewuste KPB (via naam AIOS)
(Als hij dan in het scherm naar beneden scrollt ziet hij bij ‘historie’ staan dat de status is gewist door de opleider)
4. correcties doorvoeren
5. klikken op ‘goedkeuren’
Vervolgens krijgt de AIOS een bericht dat een activiteit is goedgekeurd.
Opleider - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen
Per opleidingsziekenhuis kan één opleider interne geneeskunde worden aangegeven die een opleidersaccount
aanmaakt. Vanuit dit account worden de leden van de opleidingsgroep in het portfolio gezet waaronder de
plaatsvervangend opleider, de supervisoren (ook van de MDL, Longziekten vanuit de stages!) en
opleidingsondersteuning. (Zie ook onder opleidingsondersteuning voor uitleg hoe het secretariaat een rol kan
hebben in het beheren van de opleidingsgroep.)
Opleider – X-codes voor AIOS in vooropleiding
Opleiders krijgen (op aanvraag bij het bureau NIV) de beschikking over een aantal X-codes die op persoonlijke
basis aan de AIOS in vooropleiding kunnen worden uitgereikt. Elke code is slechts eenmaal te gebruiken. Met
deze X-code kunnen de AIOS in vooropleiding direct een portfolio aanmaken.
25
Opleider – Schakeljaarstudenten
Het is mogelijk dat schakeljaarstudenten een portfolio aanmaken. De volgende gegevens van deze studenten
moeten dan gestuurd/gemaild worden naar het NIV bureau:
• Naam (voorletters-tussenvoegsel-achternaam)
• Geboortedatum
• Mailadres
• Startdatum opleiding
• Opleidingsziekenhuis
Opleider - Notities
De opleider kan in alle formulieren welke hij heeft goedgekeurd –alleen voor hem zichtbare- notities toevoegen.
Opleider – AIOS overzicht
In het opleidersgedeelte kan via ‘AIOS’ direct naar het portfolio van de AIOS worden gegaan, door te drukken op
het linker icoontje ‘openen portfolio’.
Openen portfolio
Direct toevoegen activiteit
Naar personalia
Overzicht van nog openstaande beoordelingen
Foto (indien toegevoegd door AIOS)
Rapport met samenvatting van de voortgang – grafisch weergegeven
26
Opleider – achterstanden opsporen in openstaande beoordelingen
De opleider kan in het ‘dashboard’ zien welke beoordelingen nog moeten gebeuren. Hier wordt ook aangegeven
als er nog RGS geschiktheidsverklaringen moeten worden ingevuld.
Supervisor – achterstanden opsporen in openstaande beoordelingen
Onder Registraties -> goedkeuringen staan alle activiteiten die nog moeten worden goedgekeurd door de
betreffende supervisor.
27
Zoekfunctie historie goedkeuringen
Zodra ze goedgekeurd zijn verdwijnen ze uit dat overzicht, maar kunnen altijd weer teruggevonden onder
‘historie keuringen’. Als in het zoekscherm niets wordt ingevuld en daarna op ‘zoeken’ wordt gedrukt komt het
volledige overzicht van goedgekeurde activiteiten tevoorschijn. Ook is het mogelijk op AIOS of op categorie te
zoeken.
Opleider – Rapport: te plannen AIOS beoordelingen
Daarnaast is er ook een rapport dat de te plannen beoordelingen (ook als men achterloopt) laat zien.
Op basis van de voortgang van de gekoppelde AIOS verschijnen hier alle tot jaar 6 verplichte onderdelen met de
indicatie wanneer dit moet worden afgerond. De opleider kan het rapport gebruiken om te monitoren of alle
gesprekken gehouden zijn en om nieuwe gesprekken te plannen.
Geadviseerd wordt om dit rapport periodiek uit te draaien. Het is ook mogelijk dat dit een taak is voor het
opleidingssecretariaat (mits zij in het portfolio toegevoegd zijn als beheerder).
Opleider – Zelfreflectie AIOS
Inzien van de zelfreflecties van de AIOS kan via het scherm ‘Aios’, vervolgens klikken op het icoontje ‘open
portfolio’, klikken op het opleidingsjaar waarin de zelfreflectie gedaan is en dan klikken op de datum
Opleider – Rapporten
De opleider (en/of het opleidingssecretariaat) kunnen rapporten uitdraaien om inzicht te krijgen in:
Activiteiten – aantallen per kwartaal
Activiteiten – aantallen per kwartaal per beheerder
KPB’s opmerkingen
Persoon – gekoppelde AIOS (beroepsgroep)
Persoon – te plannen AIOS beoordelingen (beroepsgroep)
Voortgang alle AIOS
28
Opleider – Rapport: aantallen (KPB’s) per kwartaal
Dit rapport laat zien hoeveel KPB’s door de gehele opleidingsgroep per kwartaal zijn goedgekeurd (management
informatie).
Opleider – Rapport: aantallen (KPB’s) per kwartaal per beheerder
Dit rapport laat zien hoeveel KPB’s zijn goedgekeurd per lid van de opleidingsgroep. Deze management
informatie geeft inzicht welke opleider/supervisor veel of weinig KPB’s beoordeelt.
29
Opleider – Rapport: KPB’s opmerkingen
Met dit overzicht heeft de opleider inzicht in de kwaliteit van de inhoud van de feedback en kan hij/zij dit
terugkoppelen met de opleidingsgroep. Bij dit overzicht is bewust gekozen om dit anoniem weer te geven,
omdat dit niet bedoeld is ter beoordeling van AIOS, maar als sturing/ter lering voor de betrokkenen bij de
opleiding.
Opleider – Rapport: gekoppelde AIOS
Dit rapport geeft een overzicht welke AIOS zijn gekoppeld aan de opleider in het opleidingsziekenhuis.
Opleider – Rapport: te plannen AIOS beoordelingen
30
Op basis van de voortgang van de gekoppelde AIOS verschijnen hier alle tot jaar 6 verplichte onderdelen met de
indicatie wanneer dit moet worden afgerond. De opleider kan het rapport gebruiken om te monitoren of alle
gesprekken gehouden zijn en om nieuwe gesprekken te plannen.
Geadviseerd wordt om dit rapport periodiek uit te draaien. Het is ook mogelijk dat dit een taak is voor het
opleidingssecretariaat (mits zij in het portfolio toegevoegd zijn als beheerder).
Opleider – Rapport Voortgang alle AIOS
Dit is een overzicht van de voortgang van alle AIOS gekoppeld aan de opleider. Voor de opleider is het mogelijk
snel eventuele achterstanden van individuele AIOS te signaleren (rood bolletje); met blauw is aangegeven in
hoeverre de AIOS voldoet aan de verplichte onderdelen voor de gehele opleiding (jaar 1 t/m 6).
(NB, de afbeelding is van een testaccount, in werkelijkheid zullen meer groene bolletjes te zien zijn.)
Opleider – Vraag-antwoord mogelijkheid
De opleider/supervisor kan evt. bij goed te keuren of goedgekeurde documenten vragen toevoegen waarvan de
AIOS een melding ter beantwoording ontvangt.
31
Opleider – Gegevens wijzigen / standaard teksten
Wachtwoord en pincode van opleiders kunnen gewijzigd worden bij ‘mijn gegevens’
Indien gebruik gemaakt worden van standaard antwoorden / teksten, dan kunnen deze bij ‘Standaard teksten’
worden aangemaakt en vervolgens gebruikt worden bij:
- goed/afkeuren van een activiteit
- vraag /antwoord over een activiteit
Opleider Differentiatie – vooraf inzage
Het is mogelijk dat de opleider van de differentiatie behoefte heeft aan inzage in het portfolio van de
AIOS voordat deze in de academie start met het laatste deel (differentiatie) van de opleiding. Op die
manier kan de opleider van de differentiatie al op de hoogte zijn van evt. verbeterpunten, vorderingen
etc. De toestemming voor deze inzage ligt uiteraard bij de AIOS (eigenaar van het portfolio). Indien de
AIOS akkoord is moet hij/zij de opleider van de differentiatie toevoegen bij ‘wijzig begeleider(s)’ op de
homepage van het portfolio. (Indien de betreffende opleider nog niet bekend is binnen het portfolio
moet hij/zij eerst gekoppeld worden als beheerder door de hoofdopleider of het
opleidingssecretariaat.)
Deze opleider moet wel door het opleidingssecretariaat/opleider een vinkje krijgen in de kolom
‘opleider differentiatie’.
Dit heeft overigens tot gevolg dat alle portfolio’s van de AIOS die deze opleider hebben gekoppeld als supervisor
ook in zijn geheel in te zien zijn.
Het is daarom aan te raden om de AIOS over deze wijziging
Opleider/supervisor – Pincode instellen
De opleider kan bij ‘mijn gegevens’ een zgn. pincode instellen of wijzigen. De pincode kan gebruikt worden om
ter plekke een beoordeling goed te keuren.
32
Opleidingssecretariaat - Opleidingsgroep invoeren/aanpassen
Voor de werking van het portfolio is een aantal rollen te onderscheiden: de AIOS, de opleider, de
plaatsvervangend opleider, opleider differentiatie/aandachtsgebied, supervisoren en opleidingsondersteuning.
Per opleidingsziekenhuis kan één opleider interne geneeskunde worden aangegeven die een opleidersaccount
aanmaakt. Vanuit dit account worden de leden van de opleidingsgroep in het portfolio gezet waaronder de
plaatsvervangend opleider, de supervisoren (ook van de MDL, Longziekten vanuit de stages!) en
opleidingsondersteuning ingevoerd.
Opleidingsondersteuning
De werkwijze wordt aanbevolen om eerst voor het opleidingssecretariaat de rol opleidingsondersteuning aan te
maken en het secretariaat te vragen de plaatsvervangende opleider en supervisoren toe te voegen in het
systeem. Opleidingsondersteuning kan personen in de opleidingsgroep toevoegen en verwijderen of hun functie
wijzigen (bijv. van opleider naar supervisor). Zij hebben dezelfde rechten als de opleider en kunnen portfolio’s
inzien, maar alleen de portfolio’s waar zij door de AIOS zelf aan gekoppeld worden.
Indien een opleidingssecretaresse wordt toegevoegd aan de opleidingsgroep dan moet handmatig door de
opleider een wachtwoord ingevoerd worden. De opleider moet dit wachtwoord zelf communiceren met de
betrokkene(n), want zij krijgen hier geen automatische bevestigingsmail van. Desgewenst kunnen de
opleidingsondersteuners zelf hun wachtwoord daarna via hun persoonlijke pagina wijzigen.
GAIA dossier i.c.m. GAIA Portfolio
Specialisten zitten gekoppeld aan hun GAIA account, dus altijd met BIG-nummer aan het systeem toevoegen!
Zij kunnen dan met hun inloggegevens van hun persoonlijk GAIA dossier (nascholingen) ook inloggen in het
33
portfolio. Nadat zij ingelogd zijn moeten zij kiezen of ze naar hun nascholingen willen doorklikken (kies ‘arts’) of
naar het portfolio (kies ‘beheerder’).
Werkwijze beheren opleidingsgroep
1. Inloggen (door opleider of opleidingsondersteuning)
2. Kies ‘Beheerders’
3. Kies ‘toevoegen beheerder’
4. Kies ‘Arts specialist’
5. Vul BIG nummer in
6. Kruis aan welke functie deze arts/specialist binnen de opleidingsgroep heeft, t.w. :
- supervisor internisten
- (opleidingsondersteuning = alleen bedoeld voor het secretariaat)
- Plaatsvervangend opleider AIOS internisten
- opleider differentiatie AIOS internisten (aandachtsgebied)
- opleider AIOS in vooropleiding internist (hoofdopleider MDL, cardiologie etc.)
Indien artsen per ongeluk toch zonder BIG-nummer zijn toegevoegd aan het systeem, dan kan het volgende
gedaan worden om dit handmatig te herstellen door opleider/opleidingssecretariaat:
1. Nieuwe beheerder aanmaken met bignummer (zie hierboven)
2. Beheerder moet op “oude” (=huidige) account alle acties afronden (b.v. openstaande goedkeuringen)
3. Direct daarna moet beheerder oude account verwijderen (z.s.m. anders gaan AIOS alsnog nieuwe activiteiten
ter goedkeuring voordragen)
4. Betreffende AIOS informeren dat ze de supervisor nu onder het juiste account weer toegang geven
5. Betreffende supervisor informeren dat hij voortaan moet inloggen via zijn GAIA account en vervolgens klikken
op ‘beheerder’
Omdat het oude account verwijderd wordt, kan de supervisor dus niet meer oude goedkeuringen inzien, want
deze blijven gekoppeld aan het oude account.
34
Opleider/opleidingsondersteuning – beheren opleidingsgroep
In deze kolom zie je het aantal aios die aan deze persoon gekoppeld zitten.
Per ziekenhuis kan slechts 1 persoon hier een vinkje hebben staan, nl. de opleider interne
geneeskunde. (Alleen bij een opleiderswissel kan het tijdelijk voorkomen dat twee
personen dit vinkje hebben.)
(De opleider interne geneeskunde kan het gehele portfolio inzien, beoordelingen toevoegen
en activiteiten keuren als hij/zij door de AIOS daaraan is gekoppeld.)
Hier zet je een vinkje bij de opleiders MDL, cardiologie, reumatologie, longgeneeskunde en
klinische geriatrie binnen het ziekenhuis. (Een opleider van AIOS in vooropleiding kan
alleen het portfolio inzien als hij door de AIOS is gekoppeld. Als deze persoon ook
supervisor-taken heeft dan moet deze ook in die kolom een vinkje krijgen.)
Hier zet je een vinkje als het opleiders betreft van de differentiaties: allergologie,
bloedtransfusiegeneeskunde, endocrinologie, hematologie, infectieziekten, intensive care,
klinische farmacologie, nefrologie, medische oncologie, ouderengeneeskunde of
vasculaire geneeskunde. (Een opleider van de differentiatie kan het gehele portfolio inzien,
beoordelingen toevoegen en activiteiten keuren als hij/zij door AIOS is gekoppeld.)
Hier zet je ALLEEN een vinkje bij de secretaresse(s) van de opleider.
Let op! Het secretariaat heeft dezelfde toegangsrechten als de opleider, dus zet je hier
een vinkje, dan kan deze persoon ALLES in het portfolio zien (mits gekoppeld door aios –
zie ook*). Dus GEEN supervisor, of opleider AIOS vooropleiding dit vinkje geven! (* Het
blijft nog wel altijd zo, dat de AIOS bepaalt wie in het portfolio mag kijken, dus pas als de
opleidingssecretaresse gekoppeld wordt aan het portfolio kan zij alles zien. Maar zet je dit
vinkje per ongeluk ook bij een supervisor die al toegang heeft, dan kan deze persoon meer
zien dan bij zijn functie hoort en dat is vanwege de privacy NIET toegestaan!)
Per ziekenhuis kan in principe slechts 1 persoon hier een vinkje hebben staan, nl. de
plaatsvervangend opleider interne geneeskunde. Alleen bij een opleiderswissel kan het
tijdelijk voorkomen dat twee personen dit vinkje hebben.
(De opleider interne geneeskunde kan het gehele portfolio inzien, beoordelingen toevoegen
en activiteiten keuren als hij/zij door de AIOS daaraan is gekoppeld.)
Hier zet je een vinkje bij alle andere specialisten die bij de opleiding betrokken zijn, bijv.
vanwege een stage, een begeleiding AIOS etc.
Deze personen mogen, indien door de aios gekoppeld, alleen bepaalde activiteiten
keuren. Zij kunnen de dossiers niet in zijn geheel inzien.
1 of 2 vinkjes per persoon?
In principe volstaat in bijna alle gevallen 1 vinkje per persoon. Er is één uitzondering:
- opleider aios in vooropleiding internist (opleider MDL, cardiologie etc.):
• als opleider MDL, cardiologie etc. kan hij/zij alleen dossiers INZIEN
• indien hij/zij ook activiteiten moet goedkeuren, dan moet er een tweede vinkje bij supervisor staan
35
Opleidingssecretariaat - Wisseling van opleider
De opleider, de plv. opleider of het opleidingssecretariaat kunnen wijzigingen in de opleidingsgroep doorvoeren.
•
•
•
Het systeem accepteert maar één opleider per ziekenhuis.
Alle koppelingen van AIOS naar opleider/persoon blijven aan de persoon zitten (dus die worden niet
gewisseld).
Echter, als de opleider een andere rol krijgt, bijv. supervisor, dan kan na de wisseling niet meer in de
dossiers gekeken worden, omdat hij dat vanuit zijn rol als supervisor niet mag.
De volgende situaties kunnen zich voordoen wanneer er sprake is van een wisseling van de opleider interne:
Optie 1 (ruilen – interne opvolging)
Opleider wordt vervangen door een andere opleider die al bekend is in de opleidingsgroep van het ziekenhuis, na
de wisseling blijft de oud-opleider deel uitmaken van de opleidingsgroep.
•
•
•
(plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest ‘beheerders’
verander het ‘vinkje’ bij de oud-opleider naar bijv. supervisor of plv. opleider + verander het ‘vinkje’ bij de
nieuwe opleider naar opleider AIOS internisten + OPSLAAN
waar nodig moeten de AIOS de nieuwe opleider nog koppelen aan het portfolio
Optie 2 (pensioen/vertrek – interne opvolging)
Opleider wordt vervangen door een andere opleider die al bekend is in de opleidingsgroep van het ziekenhuis en
de oud-opleider gaat met pensioen/emeritaat of naar ander ziekenhuis.
•
•
•
•
(plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest ‘beheerders’
verander het ‘vinkje’ bij de oud-opleider naar supervisor + verander het ‘vinkje’ bij de nieuwe opleider naar
opleider AIOS internisten + OPSLAAN
verwijder de oud-opleider
waar nodig moeten de AIOS de nieuwe opleider koppelen aan het portfolio.
36
Optie 3 (ruilen – externe opvolging)
Opleider wordt vervangen door een andere opleider die nog niet in het ziekenhuis werkt en nog niet bekend is in
de opleidingsgroep in GAIA (komt van buitenaf), na de opvolging blijft de oud-opleider deel uitmaken van de
opleidingsgroep.
•
•
•
•
(plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest ‘beheerders’
via toevoegen beheerder de nieuwe opleider toevoegen a.h.v. BIG-nummer, deze krijgt eventjes de functie
‘supervisor’
verander het ‘vinkje’ bij de oud-opleider naar supervisor + verander het ‘vinkje’ bij de nieuwe opleider naar
opleider AIOS internisten + OPSLAAN
alle AIOS moeten de nieuwe opleider koppelen in hun portfolio
Optie 4 (pensioen/vertrek – externe opvolging)
Opleider wordt vervangen door een andere opleider die nog niet in het ziekenhuis werkt en nog niet bekend is in
de opleidingsgroep in GAIA (komt van buitenaf) en de oud-opleider gaat met pensioen/emeritaat of naar ander
ziekenhuis.
•
(plv)opleider/opleidingssecretariaat kiest ‘beheerders’
•
•
•
•
klik op het wisselicoontje bij de oud-opleider
vul het BIG-nummer in van de nieuwe opleider
de portfolio’s van de AIOS zijn direct gekoppeld aan de nieuwe opleider
het account van de oud-opleider is daarmee direct verwijderd/overgenomen door de nieuwe opleider
37
Nieuwe supervisor informeren over toegang als beheerder in het
E-portfolio
Na het toevoegen van een beheerder (supervisor, opleider etc.) ontvangt de betreffende specialist geen
automatisch bericht van het systeem. Het secretariaat moet de betreffende persoon hier zelf van op de hoogte
brengen. Evt. kan het secretariaat ook de betrokken AIOS al informeren dat een nieuwe supervisor is
toegevoegd aan het systeem, zodat zij hem/haar kunnen koppelen aan hun portfolio, indien nodig.
De specialist heeft al een GAIA dossier. Het E-Portfolio werkt met hetzelfde systeem, dus daardoor is geen extra
inlog nodig. De inlogpagina is: www.pe-online.org/login. De specialist heeft nu hier twee keuzes:
Via ‘Arts’ gaat hij naar zijn eigen nascholingsdossier. Via ‘beheerder’ gaat hij naar het portfolio.
Inloggegevens beheerder EPF (supervisor, opleider etc.)
Problemen met inloggen? Zie hieronder voor de meest voorkomende vragen:
Wachtwoord vergeten?
Ga naar: www.pe-online.org/login en klik op de link onder ‘wachtwoord
vergeten’.
Mailadres/wachtwoord
wijzigen?
Ga naar: www.pe-online.org/login
Inloggen met huidige gegevens
Ga naar ‘mijn gegevens’ om mailadres of wachtwoord te wijzigen
Inloggegevens vergeten
EN
mailadres klopt niet
meer?
Ga naar: http://knmg.artsennet.nl/Opleiding-en-herregistratie/GAIAaccreditatie/Artsen/Vraag-en-antwoord-3.htm
En klik in het scherm op de vraag ‘Ik ben mijn logingegevens vergeten EN ik kan
met mijn e-mailadres de logingegevens niet opvragen. Wat moet ik doen?’
Als u op deze vraag klikt krijgt u een link naar de contactgegevens van de
KNMG Artseninfolijn. Zij kunnen u verder helpen.
38
Algemeen - Login gegevens account kwijt
Als u uw login gegevens kwijt bent kunt u onder het inlogscherm op ‘wachtwoord vergeten’ drukken. Hier voert
u uw emailadres in en uw logingegevens worden per omgaande toegezonden.
Ter informatie voor supervisors – opleiders met GAIA nascholingsdossier
Staat er een verouderd mailadres in uw dossier, dan kunt u niet via bovengenoemde wijze uw inloggegevens
opvragen, omdat deze automatisch verstuurd worden naar het laatste bekend adres in GAIA. In dat geval moet
u contact opnemen met de artseninfolijn van de KNMG, om dit aan te laten passen.
Telefoon: 030 – 2823 322 of [email protected]
Algemeen – Berichten ontvangen portfolio/GAIA-dossier
Direct-nooit-1x per 24 uur-1x per week
Het wel of niet ontvangen van e-mailtjes over goed te keuren zaken is een instelling van de opleider zelf in zijn
GAIA dossier. Wanneer hij/zij dit uitgezet heeft omdat hij/zij geen meldingen wilde ontvangen over
toegevoegde punten aan zijn dossier, dan ontvangt hij ook geen mailtjes over KPB’s. Hij/zij kan dit
controleren/aanpassen via ‘mijn gegevens’. De volgende keuzes t.a.v. mailtjes ontvangen kunnen gemaakt
worden: 1) direct, 2) nooit, 3) 1x per 24 uur en 4) 1x per week.
Berichtenscherm
Nieuwe berichten (zoals bijv. een KPB goedkeuren) staan vetgedrukt in het berichtenscherm
Berichten die gelezen zijn kunnen worden gearchiveerd, ze worden niet verwijderd.
Berichten kunnen altijd bekeken worden in het archief.
39
Algemeen - Beoordelingssystematiek KPB
In het portfolio worden 3 verschillende methodes van KPB’s ondersteund.
A) De methodiek zoals gehanteerd wordt in het opleidingsplan; hier vindt een relatieve beoordeling van de
AIOS plaats tov de fase in de opleiding waar hij/zij zich in bevindt.
B) scoring van AIOS ‘onder verwacht niveau’ (voor de duur van de opleiding), ‘volgens verwacht niveau’, en
‘boven verwacht niveau’ (OVB).
C) Daarnaast is het mogelijk een PDF te uploaden; hier kan elk gewenst format worden toegepast
Let op: Gebruik van een PDF upload betekent wel dat overzichten t.b.v. de gespreksvoering niet kunnen worden
gegenereerd.
Bij toevoeging van een KPB kan d.m.v. een dropdown menu een stage worden aangegeven, is deze aangegeven
dan wordt deze in de rapportage vermeld.
Het E-portfolio is een ondersteuning voor de opleidingsperiode en is zeker geen vervanging van het bespreken
van KPB’s. Als opleidingsgroep bepaalt u zelf of gesprekken over KPB’s wel of niet verplicht zijn, alleen de
vastlegging van het resultaat komt in het E-portfolio terecht.
De opleidingsgroep bepaalt zelf wat de beste manier is om KPB goed te keuren. De mogelijkheden die het Eportfolio biedt
•
•
Invoer door AIOS – goedkeuring door supervisor:
de werklast om alle gegevens in te voeren ligt dan bij de AIOS. De supervisor hoeft dan alleen maar goed
te keuren.
Invoer door Supervisor:
de werklast om alle gegevens in te voeren (inclusief de muisklikken) ligt dan bij de supervisor.
40
Indien de AIOS de KPB invult moeten minimaal de velden met een * zijn ingevuld, alvorens de KPB naar de
opleider/supervisor wordt gestuurd. Zie afbeelding. De rest kan leeg blijven.
De AIOS kan dus een redelijk blanco ‘formulier’ aan de opleider/supervisor sturen, maar ook een formulier dat al
meer informatie (een soort verslaglegging die de AIOS ter goedkeuring aan de opleider stuurt). De velden over
de competenties zijn niet verplicht, dus wat de AIOS niet zelf wil/kan invullen kan aan de opleider worden
overgelaten. De opleider kan na ontvangst van de KPB de velden aanpassen en aanvullen. Hij/zij kan de KPB
terugsturen (omdat hij/zij toch meer informatie wenst), goedkeuren of afwijzen. Na goedkeuring/afwijzing door
de opleider/supervisor kunnen de velden niet meer worden aangepast.
(Zie ook pincode over invullen en goedkeuren ter plekke.)
Algemeen - Rollen binnen het dossiersysteem
Binnen het portfolio worden de volgende rollen onderscheiden:
AIOS, opleider, plv opleider, opleidingsondersteuning, supervisor.
• De AIOS is eigenaar van het portfolio, dus heeft inzage in het gehele eigen dossier
• De opleider en plv opleider hebben inzage in het gehele dossier en kunnen indien nodig geaccordeerde
documenten verwijderen.
• De supervisor heeft alleen inzage in die zaken die hij/zij heeft goedgekeurd of toegevoegd.
• ‘Opleider AIOS in vooropleiding internist’. Hiermee kan de opleider iemand toevoegen die opleider is
van een AIOS in vooropleiding (b.v. geriatrie) zodat deze opleider ook inzage heeft in de dossiers van
AIOS interne (alleen inzien, niets toevoegen!!)
• Opleidingsondersteuning – kan personen in de opleidingsgroep toevoegen en verwijderen of functie
wijzigen (bijv. van opleider naar supervisor). En portfolio’s inzien, mits de AIOS de
opleidingsondersteuning heeft gekoppeld.
41
Algemeen - Onderdelen portfolio en autorisatietabel
In het hoofdscherm is onder ‘handleidingen/links’ een tabel opgenomen waar de onderdelen van het portfolio
staan vermeld, evenals de autorisaties om bepaalde handelingen uit te voeren. Indien u twijfelt aan de werking
van het portfolio raadpleeg eerst deze tabel.
NIV Bureau
Neem contact op met het NIV bureau voor:
- meer informatie
- praktische vragen
- wensen
- suggesties ter verbetering
Dorenda van Waterschoot, [email protected], tel. 030-2823308 (ma. t/m do.)
42