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Aula 1
Gerenciamento de Projetos em TI
Problema Prático
• O CIO da sua empresa chamou-o e comunicou
que foi obrigado a assumir no conselho da
empresa a implementação, para o final do ano, do
projeto que você está gerenciando. O problema é
que esta data antecipa em seis meses o plano
inicial. Voltar atrás, nem pensar. Antes disto tudo
estava caminhando bem e sua principal restrição
era orçamentária. Quais ações você tomaria para
acelerar o seu projeto?
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Gerenciando Projetos
Prazos Curtos
Escopo - Início Confuso
Planejamento e Controles
Inexistentes
Muitas Questões Sem
Respostas
Comunicação Ineficaz
Falta de Sintonia entre os
papéis dos Líderes
Ausência de Integração
Engajamento e
Comprometimento Inadequados
Trabalho sob Forte Pressão
Baixa Motivação e AutoEstima
Inicio da Liderança com
Projeto em andamento e
compartilhada
Mudança estrutural causando
paralisia temporária nas
pessoas
Introdução a Projetos
PMI - PMBOK
Tópicos de Desenvolvimento de Sistemas de Software Prof. Ivan Granja
Problemas mais comuns em gestão de projetos
Problema
%
Prazos prorrogados
72
Retrabalho
72
Interrupções no ritmo do trabalho
71
Mudanças de escopo
69
Planejamento insuficiente
63
Controle inadequado
51
Aumento de custos
46
Problemas de comunicação
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Fonte: Newsletter – Jan/2004 - PMI-RS
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Conceitos Introdutórios
A importância do Projeto
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• Projeto = Esforço único, com recursos limitados e que
produzirá resultado único.
• Projetos não são produzidos em escala ou em “linha de
produção”
• Projetos envolvem:
• Ciclo de Vida de um Projeto
• Processos de Gestão de Projetos
• Boas práticas (praticas que resultaram sucesso em
outros projetos) das áreas envolvidas no projeto
• Organização, Cultura e maturidade organizacional
Conceitos Introdutórios
Ciclo de Vida de Projetos
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• Organização em Fases ou Etapas
• Fase/Etapa = Conjunto coeso de atividades segundo um
critério
• Critério mais Comum = Tempo
• Fase Inicial, Fases Intermediárias, Fase Final
Conceitos Introdutórios
Tipo de Projetos
•
Projeto Produtivo
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• A organização das fases e
etapas
devem
ser
adequada à natureza do
projeto:
•
•
•
•
Produtivo (engenharias)
Governamental
Desenvolvimento (marketing)
Pesquisa e Desenvolvimento
Conceitos Introdutórios
Tipo de Projetos diferentes, gestão por processo
•
Projeto Farmacêutico (P&D e aprovação governamental)
• No entanto, a gestão de projetos segue processos que
são bem conhecidos e comprovadamente eficazes:
• Gestor de Projetos certificados e qualificados podem assumir a
frente de projeto de qualquer natureza
• Modelos de estrutura organizacional
• Matricial: Gestores de áreas assumem este papel ou delegam a
alguém de sua área especifica
• Por projetos: Gestor para qualquer tipo de projetos
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Conceitos Introdutórios
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A importância do Projeto
• Os fracassos dos projetos de software (e de todas as
demais engenharias, em geral) em atingir seus objetivos
tem evidenciado a importância de haver:
• Técnicas e métodos de planejamento de projetos
• Processos para execução e Acompanhamento (gestão)
dos projetos
• Realimentação, revisão, replanejamento
• Resultado Recente e Visível: O PMI (Project Management
Institute) definiu o PMP (Process Management Program)
para certificar profissionais em gestão de projetos, através
do modelo PM-BOK.
• PM-BOK: Conjunto de boas práticas (técnicas, modelos,
ferrementas, etc) comprovadamente eficazes para
planejamento, execução e gestão de projetos.
Conceitos Introdutórios
Conceitos Chaves Envolvidos
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• Fases / Etapas
• Agrupamento de esforço trabalho por critérios
definidos (temporal, atividades relacionadas, etc..)
• Fluxo de Trabalho (workflow)
• Conjunto de passos a serem executados para que
todas os objetivos da fase / etapa sejam cumpridos
• Atividades / Tarefas
• Esforço de trabalho que toma tempo, usa
recursos,consome entradas e produz saídas
(deliverables, artefatos, produtos, itens de distribuição)
• Papel
• Conjunto coerente de habilidades e competências
necessárias para execução de uma tarefa
Conceitos Introdutórios
Conceitos Chaves Envolvidos
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• Produtos (artefatos, itens de distribuição)
• Entrada: Material necessário para desenvolvimento de
uma atividade do processo
• Saída: Resultado de uma atividade do processo
• Gabaritos (Templates)
• Modelos de preenchimento de um artefato, que visa
organizar o esforço de trabalho
• Mentoring
• Ferramentas, documentos e/ou pessoas que apóiam
nas dúvidas, conceitos e outros materiais necessários
à execução de uma atividade / tarefa.
Gestão de Projetos
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Tipos de processo de Gestão
Processos organizados em 5 grupos que se repetem em
cada fase do Projeto.
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2
Documentos
Informações
3
4
5
Os grupos de Processos
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1. Iniciação:
Reconhecimento que o projeto/fase deve começar e obtenção
do comprometimento para executá-lo.
2. Planejamento:
Planejamento e manutenção de um esquema de trabalho
necessário para atingir as necessidades do projeto.
Os grupos de Processos
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3. Execução:
Coordenação de pessoas e demais recursos durante o
desenvolvimento do projeto.
4. Controle:
Monitorar e avaliar o progresso do projeto, adotando as
necessárias ações de correção.
Os grupos de Processos
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5. Encerramento:
Analisar resultados (projetado x realizado), concluir
documentação, finalizar registros, fechar contratos, liberar
recursos etc.
Gestão das Atividades de Teste
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• Maioria das atividades de gestão de projetos estão ligadas às nove
dimensões definidas no PMI/PMP/PMBOK
• Escopo
• Custo
• Riscos
• Recursos
• Tempo
• Aquisições
• Qualidade
• RH
• Integração
• Algumas Adaptações e adequações às características dos projetos e
ao contexto são necessárias:
• Técnicas Especificas, Linguagem da área, métodos específicos,
etc...
A metodologia do PMI e o PMBoK
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Conjunto de conhecimentos e práticas aplicáveis à
maioria dos projetos, composto de:
• Nove áreas de conhecimento (dimensões)
• Trinta e nove processos
• Entradas
• Ferramentas e Técnicas
• Saídas
• Glossário
As nove áreas de Conhecimento
As nove áreas de Conhecimento do PMBoK:
1. Escopo
2. Tempo (Prazo)
3. Custo
4. Qualidade
5. Integração
6. Recursos Humanos
7. Comunicação
8. Risco
9. Aquisições
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Os 5 grupos e 39 sub-processos dos projetos
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No PMBOK os processos de gestão do projeto são
organizados em 5 grupos, cada um contendo um
ou mais sub-processos:
Grupos
Sub-Processos
1. Iniciação
( 1)
2. Planejamento
(21)
3. Execução
( 7)
4. Controle
( 8)
5. Encerramento
( 2)
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Os 39 processos dos projetos
Processos organizados em 5 grupos que se repetem em
cada fase do Projeto.
1
2
Documentos
Informações
3
4
5
Entradas e Saídas
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Cada grupo de atividades gera produtos (resultado
da fase) como saída, que serão usados como
entradas dos grupos seguintes e ás vezes nas
fases seguinte.
Ferramentas e Técnicas
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Gerência da Qualidade do Projeto
Capítulo 8 do PMBOK 2000
•
Iniciação
•
Planejamento
8.1. Planejamento da Qualidade
•
Execução
8.2. Garantia de Qualidade
•
Controle
8.3. Controle da Qualidade
•
Encerramento
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8.1. Planejamento da Qualidade
.1- Entradas
.1 Políticas de Qualidade
.2 Declaração do Escopo
.3 Descrição do Produto
.4
Padrões
e
Regulamentações
.5 Saídas de outros processos
.2- Ferramentas e Técnicas
.1 Análise de Custo Benefício
.2 Benchmarking
.3
Fluxogramação
(Flowcharting)
.4 Desenho de Experimentos
.5 Custo de Qualidade
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.3-Saídas
.1 Plano de Gerenciamento da
Qualidade
.2 Definições Operacionais
.3 Checklists
.4
Entrada
para
outros
processos
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8.2. Garantia da Qualidade
.1- Entradas
.1 Plano de Gerenciamento da
Qualidade
.2 Resultados da Medição do
Controle de Qualidade
.3 Definições Operacionais
.2- Ferramentas e Técnicas
.1 Ferramentas e Técnicas de
planejamento da qualidade
.2 Auditoria da Qualidade
.3-Saídas
.1 Melhoria da Qualidade
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8.3. Controle da Qualidade
.1- Entradas
.1 Resultados do Trabalho
.2 Plano do Gerenciamento da
Qualidade
.3 Definições Operacionais
.4 Checklists
.2- Ferramentas e Técnicas
.1 Inspeção
.2 Gráficos de Controle
.3 Diagrama de Pareto
.4 Amostragem Estatística
.5 Análise de tendências
.3-Saídas
.1 Melhoria da Qualidade
.2 Decisões de Aceitação
.3 Retrabalho
.4 Checklists concluídas
.5 Ajustes no Processo
O que é o PMI
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O PMI-Project Management Institute é uma entidade
internacional, sem fins lucrativo, que congrega
profissionais dos diversos campos relacionados a
Gerenciamento de Projeto.
Fundado em 1969 na Pensilvânia (USA), tem aprox.
150.000 membros em 140 países.
O que é o PMBoK (2000)
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PMBoK - A Guide to Project Management - Body of
Knowledge
• Descreve o conhecimento e melhores práticas da área
de gerência de projetos.
• Publicado pelo PMI - Project Management Institute.
• Integra-se com processos de software, pois a gerência
do projeto é parte essencial destas metodologias.
• É o mais usado em todo o mundo.
O que é o PMBoK (2000)
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PMBoK 2000 é um padrão americano (ANSI/PMI 90001-2000) em análise para se tornar padrão IEEE
(Institute of Electrical and Electronics Engineers).
• Estabelece um padrão de comunicação em
projetos:
• Projeto não é resultado de uma pessoa ou grupo
• Nivelamento de expectativas pessoais e inter-áreas
• Padrão é base que possibilita melhorias
• Certificação como garantia do conhecimento dos
padrões e nível de competência
• Trata projetos por área de aplicação específica:
governo, Informática, construção, automotiva etc.
O que é PMP
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PMP - Project Management Professional
Processo de Certificação em Gerenciamento de
Projetos, introduzido em 1984 pelo PMI.
Pré-requisitos:
•
•
•
•
•
•
Educação formal
Experiência
Educação continuada em disciplinas de Ger.Projetos
Adesão ao Código de Conduta Profissional do PMI
Pagamento da Taxa de Inscrição
Passar na Prova de Certificação
Gestão de Projetos
Fatores Críticos de Sucesso
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• Clara Definição dos Objetivos
• “Se você não sabe para onde vai, não há garantia
alguma que chegará lá” – Lewis Caroll
• Definição e Gestão do Escopo
• Escopo é base para qualquer estimativa
• Identificação das atividades-chave
• Grandes atividades
• Agrupamento de grandes atividades segundo um
critério, em busca de um nível mais alto de abstração
(etapa, fases, sub-projetos, etc...)
Gestão de Projetos
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Fatores Críticos de Sucesso
• Realizar Estimativas corretas
• Requer acesso a dados históricos ou a referenciais
baseados em pesquisas ou heurísticas
• Uso de Modelos de Estimativa:
• Recursos (Humanos, Materiais e Financeiros)
• Habilidades e Competências Necessárias
• Habilidades de Design (Projeto)
• Requer que (pelo menos) parte da equipe tenha
proficiência na tecnologia, métodos e outros elementos
específicos do design das áreas envolvidas no projeto
• Gestão de Pessoas
• Fonte da maioria dos projetos que fracassam
• Manter auto-estima, motivação, envolvimento...
Gestão de Projetos
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Fatores Críticos de Sucesso
• Liderança
• Gestão é uma habilidade que se desenvolve se houver
um plano bem conhecido a seguir
• Liderar é capacidade de apontar o caminho, influenciar
os demais de maneira alinhada aos objetivos
• Comunicação
• “Quem não se comunica, se trumbica...” – Chacrinha
• Comunicação é fundamental no trabalho em equipe
• Gestão de Ruído, entropia da mensagem, etc...
• Falta de Linguagem Franca pode resultar em fracasso
• Resolução de Problemas
• Remover causas e não efeitos....
• Pro-atividade,
Planejamento,
Contingenciamento
Mitigação
e
Gestão de Projetos
Fatores Críticos de Sucesso
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• Monitoramento Contínuo
• Verificar se as atividades estão convergindo para os
objetivos
•
•
•
•
Status Diários e Progresso Semanal do Projeto
Uso de Métricas e Indicadores minuciosamente escolhidos
Análise, Mitigação e Monitoração de Riscos
Relatórios de Revisão dos Projeto e de Defeitos Encontrados
• Aceitar e realizar a Gestão de Mudanças
• Tratar a necessidade de mudanças impostas pela
intensa competição de maneira sistemática e controlada
• “Não importa o quanto se deseja manter as coisas como
estão, mudanças acontecerão” - 1ª Lei da Evolução dos
Sistemas:
Gestão de Projetos
Áreas Específicas
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• Pontos Importantes sobre Gestão de áreas específicas
• Características da Gestão de Projeto da áreas
• Necessidade de Modelos de Estimativas específicos
• Custos, Recursos e Tempo
• Gestão de Riscos
• Riscos técnicos e de Tecnologia são muito específicos
• Definição e Coleta de Métricas específicas para o
projeto da área
• Análise e Monitoramento de Defeitos do projeto
• Integração, interfaces e pontos de contato entre áreas
e/ou grupos especializados envolvidos em grandes
projetos (envolvem múltiplas áreas de conhecimento)