Transcript Hoja de Calculo.ppt

TEMA 6.-
HOJAS DE CÁLCULO
1
Esquema
6.1.
 6.2.
 6.3.






Definición
Utilización
Funciones
6.3.1. Introducción de datos
6.3.2.
6.3.3.
6.3.4.
6.3.5.
Creación de fórmulas y vínculos
Edición de una hoja de cálculo
Dar formato a una hoja de cálculo
Creación de objetos gráficos
2




6.3.6.
6.3.7.
6.3.8.
6.3.9.
6.4.
 6.5.

Creación de un gráfico a partir de datos
Uso de gráficos en el análisis de datos
Leer datos de bases de datos externas
Exportar datos al procesador de textos
Características
Historia
3
1.- Definición
Son programas creados para
convertir información desorganizada
en datos organizados y realizar
cálculos con ellos.
 La hoja de cálculo y el tratamiento
de textos son las aplicaciones más
utilizadas en la empresa.

4


Se define una hoja electrónica como una
matriz formada por filas y columnas. La
intersección de una fila y una columna es
denominada celdilla o celda. Las celdillas
están relacionadas, permitiendo realizar
cálculos manual o automáticamente,
escribir textos y copiar fórmulas.
En cada celdilla se pueden introducir tres
clases de datos: textos o entradas
alfanuméricas, entradas numéricas y
fórmulas o expresiones.
5


Las celdillas con entradas alfanuméricas o
numéricas forman el conjunto de entradas
independientes, ya que su valor no depende de
ninguna otra posición de la hoja. Las celdillas cuyo
contenido son fórmulas o expresiones constituyen
el conjunto de entradas dependientes, el resultado
depende del contenido de otras posiciones o de
algún otro parámetro.
Son útiles cuando los análisis que se desean hacer
son cálculos sistemáticos y repetitivos entre filas y
columnas, simulaciones del tipo ¿qué pasaría si
..?, ¿qué sucedería si un valor o dato de los
introducidos en la hoja varía?. Al variar un valor, la
hoja realiza un recálculo de todas las celdillas que
dependen de ese valor.
6
2.- Utilización


Las áreas de mayor aplicación son: planificación
y análisis financiero, análisis contable, control
de balances, estudio de presupuestos,
previsiones de ventas, análisis estadístico, etc.
Debido a la facilidad para efectuar proyecciones
y análisis de hipótesis, se ha convertido en la
herramienta favorita de directivos y técnicos.
Desde VisiCalc hasta las actuales, estos
programas han ganado en tamaño y
complejidad, pero su mayor atractivo es su
fantástica capacidad de recálculo interactivo.
7
3.- Funciones


Las celdas pueden contener textos, valores
numéricos o fórmulas que establecen
relaciones entre los valores que figuran en
otras celdas de la misma hoja o en celdas de
otras hojas almacenadas en disco.
Su aprendizaje es rápido y sin necesidad de
conocimientos informáticos previos. En
pantalla aparece la información precisa según
el contexto en que se encuentre el usuario.
8

Las funciones básicas que deben incluir todas las
hojas de cálculo son:







Introducción de valores numéricos, textos y fórmulas
en las celdas.
Protección contra borrado o escritura del contenido de
las celdas.
Formateo (cambio del aspecto en pantalla) de rangos
de celdas, columnas y filas.
Desplazamientos por la hoja.
Copia del contenido de unas celdas en otras.
Operaciones de almacenamiento de las hojas en disco
y de carga desde disco.
Posibilidad de combinar y enlazar (vincular) hojas de
trabajo diferentes.
9


Una característica importante es el número de
filas y columnas máximo que puede soportar
(tamaño de las hojas). El limite físico real del
tamaño de una hoja depende de la cantidad de
memoria RAM que tenga el microordenador.
Todas las hojas de cálculo realizan las cuatro
operaciones aritméticas básicas: sumar, restar,
multiplicar y dividir. Además, cuentan con
numerosas funciones predeterminadas para
cálculos más especializados y complejos, como:
10



Funciones
matemáticas:
funciones
trigonométricas,
raíz
cuadrada,
logaritmos, exponencial, etc.
Funciones financieras (amortizaciones,
capitalización, etc.).
Funciones especiales de análisis y
clasificación, como la determinación del
valor máximo o mínimo de una parte de
la hoja de trabajo, la ordenación,
además de otras funciones de tipo
estadístico, como medias, varianzas o
desviaciones.
11
Funciones lógicas, que permiten
establecer
comparaciones
y
condicionar el valor de una celda al
resultado de una operación lógica.
 Funciones recursivas, orientadas a los
cálculos por iteraciones sucesivas.
 Algunos
programas,
además,
permiten incluir nuevas funciones
predefinidas por el usuario.

12




Casi todas las hojas de cálculo disponen de un
propio lenguaje de órdenes y de programación
integrado.
Facilidad para dividir la pantalla en ventanas. En
cada ventana se podrá visualizar el contenido de
una parte de la hoja, y así, en una misma pantalla
es posible ver áreas que están situadas en lugares
distantes.
Visualizar hojas distintas en la misma pantalla,
cada una en una ventana.
Anclar zonas de la hoja para que permanezcan
fijas.
13


También hay hojas con facilidades
gráficas. Estas facilidades gráficas, si
el hardware lo permite, suelen
consistir en poder representar celdas
con valores numéricos en forma de
gráficos de barras, líneas o sectores.
Actualmente,
varias
casas
han
desarrollado software de hojas de
cálculo tridimensionales. Estos nuevos
productos
requieren
capacidades
físicas del hardware mucho más
grandes que sus predecesores.
14
4.- Características

Responden a los siguientes requerimientos:





Hoja de cálculo: introducir, analizar y calcular datos.
Gráficos: representan los datos de manera gráfica.
Base de datos: administran grandes cantidades de
información. Trabajan en la hoja de cálculo haciendo
funciones de base de datos (ordenación, clasificación,
etc.).
Macros: se automatizan tareas repetitivas y se
personaliza la hoja de cálculo.
Formato y gráficos avanzados: se crean informes
impresos o por pantalla, Se pueden formatear datos,
intercalar gráficos y seleccionar los atributos de
impresora
15
5.- Historia


En el año 1979, dos estudiantes de la célebre
Harvard Business School, Bob Framkston y Daniel
Bricklin, resolvían una serie de problemas
relacionados con otros a través de una serie de
fórmulas. Cuando algunos datos se variaban por
mala estimación inicial, la cantidad de trabajo para
rehacer la hoja era desorbitante.
Los ejercicios de planificación financiera eran casos
típicos de cálculo sobre unos datos básicos. Se
necesitaba saber qué pasaría si se variaban tales
previsiones o se registraban determinadas
tendencias.
16


Los
dos
estudiantes,
forofos
de
los
microordenadores, trabajaron en un programa
capaz de solucionar problemas similares a los
que ellos tenían. El objetivo consistía en que
todas las cifras cambiaran al modificar un dato
con el que estuvieran relacionadas.
El programa se llamó VisiCalc y pronto se hizo
muy popular. Puede decirse que los programas
de hoja de cálculo han ayudado a la popularidad
de los microordenadores.
17


En 1982 surge Lotus 1-2-3, que se convertirá en
un estándar. Este programa se ha completado
con una serie de programas adicionales,
desarrollados por otras casas comerciales. En
1988 nacieron Quattro y Plan Perfect, fueron
una nueva generación hasta que Microsoft saco,
en 1988, Excel, una hoja de cálculo de
extraordinarias cualidades.
El año 1990 fue el año de las hojas de cálculo
de 4ª generación. En USA se habla de hojas de
triple
entrada
o
tridimensionales,
con
prestaciones
gráficas,
matemáticas
y
estadísticas aún más sofisticadas y el
intercambio de ficheros.
18


Ante el usuario de las hojas clásicas, surgen
los directivos, con muy poca experiencia, pero
que utilizan modelos de hojas mucho más
complejos, que son, sin embargo, mucho más
fáciles de manejar gracias a menús y ventanas
de apoyo.
Tras una larga espera, Lotus 1-2-3 sacó la
versión 3.0. La característica más importante
es su tridimensionalidad, cada hoja puede
disponer de hasta 256 tableros diferentes. 12-3 ofrece la posibilidad de visualizar tres
tableros al mismo tiempo en perspectiva.
19


Además, puede recurrirse a la función de zoom
para ampliar o reducir el tamaño de las ventanas
mostradas. Otra posibilidad es emplear la
información
contenida
en
otras
hojas
(interrelacionar ficheros) diferentes de la actual
para elaborar expresiones de cálculo propias.
Estos enlaces no exigen que se encuentre en
memoria, ya que Lotus se relaciona con
documentos en disco.
La enorme base de usuarios de LOTUS ha
propiciado
la
aparición
de
programas
complementarios. Son aplicaciones residentes en
memoria y que complementan a 1-2-3.
20


Lotus ha sacado versiones de la hoja para
ordenadores de las compañías SUN y
DIGITAL. Sun añade a las características
propias de la hoja, las del sistema operativo
UNIX de Sun (Sun OS), como son servicios
distribuidos de red, trabajos con varias
ventanas, multitarea y gran capacidad de
memoria.
Lotus ha desarrollado el Datalens Developer
Toolkit, que permitirá a los programadores de
aplicaciones crear controladores para que
tengan acceso directo, desde Lotus 1-2-3 a
datos externos, entre los que se incluyen
Sybase, Ingres y Oracle.
21

Lotus Development ha presentado Lotus 1-2-3
versión 4.0. Además de la presentación
Windows y los smarticons de los productos de
Lotus, tiene mejoras en la modificación de
datos en una celda; incorporación del Auditor
con el que se puede rastrear la
interdependencia de celdas e incorporación de
un Administrador de versiones que permite
realizar cálculos de persecución de objetivos.
22



En Excel se integran una base de datos y un paquete
de gráficos. Se diferencia de Lotus en que almacena las
macros, guardándolas independientemente de cada
hoja, mientras que Lotus las graba en celdas
individuales de las hojas de cálculo.
Excel tiene una gran capacidad gráfica, dispone de 44
formatos y 7 tipos de gráficos como son el área de
barras,
columnas,
líneas,
pastel,
difusión
y
combinación. Es rápida y fácil la presentación gráfica de
los datos en pantalla. La hoja puede albergar hasta
65.536 registros, cada uno de ellos dividido entre uno y
256 campos.
Todas las herramientas Office permiten la creación de
macros para registrar entradas de teclado y ratón y
poder llamarlas mas tarde como funciones. Se pueden
modificar su funcionamiento con Visual Basic.
23
Funciones Excel 2000
24
Menú Archivo
25
Menú Archivo -Nuevo
26
Menú Archivo -Abrir
27
Menú Archivo –Guardar Como
28
Menú Archivo –Configurar, página
29
Menú Archivo –Configurar, márgenes
30
Menú Archivo –Configurar, Encabezados y pies de
página
31
Menú Archivo –Configurar, Encabezados y pies de
página- Opciones
32
Menú Archivo –Configurar, Hoja
33
Menú Archivo –Imprimir
34
Menú Archivo –Propiedades
35
Menú Edición
36
Menú Edición- Rellenar
37
Menú Edición- Borrar
38
Menú Ver
39
Menú Ver- Vista Previa
40
Menú Ver- Vistas
41
Menú Ver- Informes
42
Menú Ver- Informes
43
Menú Insertar
44
Menú Insertar- Celda
45
Menú Insertar- Función
46
Menú Insertar- Nombres
47
Menú Insertar- Hipervínculo
48
Menú Formato
49
Menú Formato- Celdas, Número
50
Menú Formato- Celdas, Alineación
51
Menú Formato- Celdas, Fuentes
52
Menú Formato- Celdas, Bordes
53
Menú Formato- Celdas, Tramas
54
Menú Formato- Columnas
55
Menú Formato- Hoja
56
Menú Formato- Autoformato
57
Menú Formato- Condicional
58
Menú Formato- Estilo
59
Menú Herramientas
60
Menú Herramientas- Autocorrección
61
Menú Herramientas- Compartir
62
Menú Herramientas- Compartir
63
Menú Herramientas- Control de Cambios
64
Menú Herramientas- Buscar Objetivo
65
Menú Herramientas- Escenarios
66
Menú Herramientas- Auditoria
67
Menú Herramientas- Seguridad
68
Menú Herramientas- Macro
69
Menú Herramientas- Personalizar
70
Menú Datos
71
Menú Datos- Ordenar
72
Menú Datos- Filtro, Autofiltro
73
Menú Datos- Formularios
74
Menú Datos- Subtotales
75
Menú Datos- Agrupar, Esquema
76
Menú Datos- Informe Tablas
77
Menú Datos- Tablas Dinámicas
78
Menú Ventanas
79
Menú Ventanas- Nueva ventana-Organizar
80
Menú Ventanas- Dividir
81