Transcript (수정)자료관시스템개요및기능

정부기록보존소
Government Archives & Records Service
2004. 1.
자료관시스템 개요 및 활용
Ⅰ. 자료관시스템 개요
Ⅱ. 자료관시스템 기능
Ⅲ. 자료관시스템 구축방안
행정자치부 정부기록보존소 (http://www.archives.go.kr)
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
Ⅰ. 자료관시스템 개요
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
1. 자료관시스템 정의
당해 공공기관에서 생산된 각종 기록물에 대한 수집ㆍ보존ㆍ활용ㆍ폐기
등 자료관의 기록물관리 업무처리 및 정보공개 지원을 위한 정보화시스템
처리과 전자문서시스템으로부터 전자문서, 종이문서 등 모든 기록물을
자료관으로 이관받아 관리ㆍ활용하는 전산시스템
기록물관리법시행령 제2조의 제6호
2. 자료관시스템 필요성
각급 기관 문서고 및 전산장비에 방치되어 활용이 어렵고, 멸실ㆍ훼손되고
있는 중요 기록물의 안전한 보존 관리 필요
국정 투명성 확보, 행정 효율성 강화를 위한 정보시스템 필요
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
2. 기록물관리 전산화 업무흐름
각급 기관
처리과
전자문서시스템
전자문서시스템
연계
?기안, 결재, 유통
?등록.분류.편철
?
생산현황보고/ 이관
이관
?모든 기록물
?2년 이내
기록물목록
전자문서
전문관리기관
자료관
정부기록보존소
자료관시스템
자료관시스템
기록보존시스템
기록보존시스템
?생산현황접수/보고
?기록물수집/이관
?분류기준표관리
?기록물스캔/활용
?서고관리
?기록물공개관리
이관
?영구기록물
?9년 경과후
?자료관기록물수집
?기록물영구보존
?보존매체수록/ 활용
?분류기준표총괄 관리
기록물목록
기록물목록
원본전자파일
검 색
원본전자파일
기관사용자
연계
기록물관리담당자
분류기준표
기록물관리담당자
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
3. 추진 경과
문서처리 절차 간소화를 위한 태스크포스팀 구성,운영(’01.4~12)
- 기안문 시행문 통합, 등록대장 등 서식 및 업무절차 간소화
문서처리 전과정의 전자화 연구용역 (’01.12∼02. 4)
- 전자문서시스템과 자료관시스템 운용방법 제시
자료관시스템 S/W개발 및 3개 시군구 시범구축 (’02. 7∼12)
- 시범기관 : 경기 안산, 대전 중구, 전남 여수
- 자료관 표준 S/W 개발 및 3개 시범기관 전산장비 도입
자료관시스템 확산방안 의견수렴(’03.2~6) 및 인증시험으로 결정(’03.7)
- 유관기관 협의 및 사례조사, 외부 전문가 자문, 설문조사,토론회,공청회
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
3. 추진 경과
자료관시스템 표준규격 검토 및 확정 고시 (’03.6 ~ 8)
- 공공기관 및 관련 업계 규격 검토(’03.6~7)
- 행정정보화추진분과위원회 심의확정 및 관보고시(’03.8)
자료관시스템 인증시험기관 선정 및 위탁의뢰 (’03. 7)
- 인증시험기관 : 한국정보통신기술협회(TTA)
- 관련근거 : 정보통신부 고시 제2003-2호(소프트웨어품질인증기관지정)
자료관시스템 1차 인증시험 실시(’03.8~9)
자료관시스템 2차 인증시험 실시(’03.10~11)
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
3. 추진 경과
정부혁신 지방분권위원회 전자정부로드맵 핵심과제 선정 (’03. 8)
연동API 개발 및 연동테스트 실시(’03.11~ )
자료관시스템 보급 시작 (2003)
- 정보화촉진기금으로 중앙행정기관(국가보훈처,산업자원부,통일부,중소기업
청) 시범사업
- 예산 기 확보 지방자치단체 및 교육청 시스템 구축
자료관시스템 확산 보급 (2004)
- 중앙행정기관, 특별지방행정기관,지방자치단체, 교육청 등
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
4. 자료관시스템 인증시험 절차
인증기관 선정
정부기록보존소
시험규격 작성
시험계획 및
설명회개최
규격 검토
인증시험기관
인증심사위원회
인증공고
인증시험기관
인증결과통보
인증 신청
인증시험 실시
시험 인증심사
-업체, 기록보존소
참가 업체
인증시험기관
인증심사위원회
인증시험기관
조달청 단가계약 의뢰 - 정부기록보존소
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
5. 1차 인증 통과 제품
16개 제품 신청 9개 제품 인증 통과
인증 통과 제품 목록(제품명 순)
- AnyArchive V1.0 (송원정보시스템), BizFlow 자료관 V1 (핸디소프트)
- Destiny RAM V1.1 (사이버다임), ezArchives V1.0 (가온아이)
- eG-zone V1.2 (트라이튼테크),
- Hi-Express 자료관 V1.0 (한국정보공학)
- R2 V1.1 (아이티센네트웍스),
- Solme 자료관 V1.1(이노디지털)
- 정부 자료관시스템 V1.1(정부기록보존소)
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
5. 2차 인증 통과 제품
9개 제품 신청 8개 제품 인증 통과
인증 통과 제품 목록(제품명 순)
- SmartArchive V1.2 (나눔기술)
- DARMS V2.0 (동방시스템)
- Doxtore규장각 V4.2.5 (드림투리얼리티)
- ACUBE DL for Gov V1.0 (삼성에스디에스)
- TOP DMS V2.0 (소프트파워)
- dDIMS/Archive V1.0 (유니온정보시스템)
- DWBS V1.0 (케이아이티)
- 감어인 V2.1 (한국문헌정보기술)
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Ⅰ. 자료관시스템 개요
6. 자료관시스템 구성도
기록물관리서버
광디스크쥬크박스
자료관 기록물관리S/W
DBMS
외장형하드디스크
검색엔진S/W
자동백업장치(선택)
백업관리S/W(선택)
사용자
스캐너
관리자
프린터
도면스캔장치(선택)
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
Ⅱ. 자료관시스템 기능
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
1. 자료관시스템 기능 구성
자료관시스템
생산현황 보고
기록물 인수
구기록물 등록
기록물 목록확인 분류
서고 관리
매체수록
기록물 이관
기록물 폐기
열람 처리
검색 기능
통계 기능
시스템 운영 관리
분류 기준표 관리
시스템 내부 자료 관리
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
생산현황 취합/보고
전자문서시스템
자료관시스템
전문관리기관시스템
생산현황취합
연계
모듈
이관작업
폴더
생산현황보고
기록물등록대장 정보
기록물등록대장 정보
기록물철등록부 정보
기록물철등록부 정보
배부대장 정보
배부대장 정보
연계
모듈
이관작업
폴더
목록저장매체
생산현황 통계
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
기록물 인수
전자문서시스템
자료관시스템
수집계획수립
- 인수일정 등록 관리
연계
모듈
기록물 인수
- 접수, 검수, 인수완료
연계
모듈
이관작업
폴더
이관작업
폴더
이관 (종이기록물)
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
구기록물 등록
자료관시스템
구기록물 철목록 등록
구기록물 건목록 등록
구기록물이란 기록물관리법의 등록 분류 편철 조항 시행 이전에
생산된 모든 기록물을 의미함.
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
기록물 목록 확인 분류 기능
자료관시스템
인수기록물 목록 확인 분류
구기록물 목록 확인 분류
관리 번호 부여 의뢰
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
서고관리
기록물 인수/ 관리번호 부여
반출/반입
정수점검
기록물철 재분류
서고/서가 등록관리
매체 수록 의뢰
보존상자편성
서가배치
서고
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
매체 수록
기록물 스캔
매체수록
대상기록물
선정
M/F촬영
광디스크수록
M/F배치 및 조회
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
기록물 이관
자료관시스템
전문관리기관시스템
수집계획수립
이관대상 목록 추가
이관대상 목록 접수
이관연기 신청
이관연기 신청 결과
이관
목록 및 기록물원본
이관 내역 조회
이관연기목록 조회
이관매체
이관 (종이기록물)
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
기록물 폐기
자료관 담당자
폐기 대상 목록
및 기록물 원본
폐기 대상목록 선정
폐기 심사
전문요원
폐기목록 조회
폐기보류 목록 조회
폐기 심의
폐기심의서 작성조회
폐기심의결과 등록
자료관시스템
폐기
기록물폐기심의서
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
분류기준표관리
전자문서시스템
자료관시스템
분류기준표
변경 신청
전문관리기관시스템
변경 신청
및 통보
통보: 단위업무 폐지
처리과 기관코드변경
단위업무 소관부서변경
결과 배포
연계
모듈
이관작업
폴더
변경 결과
연계
모듈
이관작업
폴더
신청: 단위업무 신설
단위업무 항목 수정
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
검색 및 열람
기록물 철/건 검색
본문내용 검색(FTR)
검색 편의 기능
열람 신청서 작성
열람 대장 조회 / 열람현황 통계
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Ⅱ. 자료관시스템 기능
2. 자료관시스템 기능 구성
시스템 관리
통계관리
- 기록물 형태별, 처리과/자료관 보유현황, 기타
시스템 운영 관리
- 사용자 그룹 관리, 구성 관리
- 사용자 및 현황 관리, 시스템 감시 및 제어
시스템 내부 자료관리
- 저장매체 관리, 전자 파일 관리
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Ⅲ. 자료관시스템 구축방안
Ⅲ. 자료관시스템 구축 방안
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Ⅲ. 자료관시스템 구축방안
1. 추진 방향
기록물의 생산부터 보존ㆍ활용까지 업무의 연속성 확보
- 전자문서시스템과 연동체계 구축
표준 규격에 따른 체계적인 기록물관리
- 인증된 SW 도입 구축
기록물 생산량ㆍ보유량에 따라 적정 규모의 H/W 도입
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Ⅲ. 자료관시스템 구축방안
2. 시스템 구축규모
표준 A형
- 기 록 물 : 연간 생산량 20,000권 / 보유량 50,000권 정도
- 소요금액 : 약 305(225) 백만원
표준 B형
- 기 록 물 : 연간 생산량 5,000권 / 보유량 20,000권 이상
- 소요금액 : 약 225(197) 백만원
표준 C형
- 기 록 물 : 연간 생산량 5,000권 / 보유량 20,000권 이하
- 소요금액 : 약 145백만원
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Ⅲ. 자료관시스템 구축방안
3. 시스템 구축시 유의사항
기록물 정리 및 목록 정비
- 기존 서고에 보관중인 기록물 정리 및 목록 정비
전산장비 도입시
- 각급 기관의 보유중인 전산장비 적극 활용
- 도입할 인증 S/W와의 호환성 확인
인증된 S/W 도입시
- 전자문서시스템과의 연동테스트 확인
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Ⅲ. 자료관시스템 구축방안
4. 참고사항
자료관시스템 정보마당
- 각급 기관의 추진사례 등 유용한 정보를 공유하
는 곳 (www.archives.go.kr)
나라 장터
- 자료관시스템S/W 조달단가 확인
(www.g2b.go.kr)
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