Transcript 문서 및 기록
1 1 2 문서분류 기준 2005.12.30(Rev.0) 2005.12.20(Rev.0) HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 Activity Information Process Map 3 파일링 관련기준 4 문서의 보관기준 5 문서의 이관기준 6 문서의 폐기 구분 작성자 유지관리 팀 장 성명 서명 일자 Owner HHI Corporation Monitoring Point Document / Reference Remark 1/5 부서장 HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 Activity Information ① 2005.12.30(Rev.0) 문서 분류기준 1. 문서의 형태분류 1) 일반문서: 공문서, 사문서, 기안문서, 협조전, 서류, 전표 등 2) 대장: 목록류, 장부류등 3) 품질문서: 회사표준(규정집), 품질기록류 Process Map, Activity Information 등 4) 도서: 단행본, 전집, 사전, 법전, 총람, 연감, 백서, 통계, 간행물 등 5) 기타: 팜플렛, 카타로그, 면장철, 앨범, 시청각자료(사진, 그림, 마이크로필름,TAPE, SLIDE 등), 신문, 관보 등 2. 문서분류 1) 문서분류의 원칙 ① 일관성의 원칙: 부서내의 고유업무 단위별로 분류하여 담당자 또는 조직이 바뀌어도 일관성, 계속성이 유지될 수 있도록 분류한다. ② 상호배제의 원칙: 일정한 분류기준에 의한 분류 항목들간에 개념의 한계가 명확하여 중복분류가 없어야 하며 "OO관계철“, ”기타 “, ”참고“, ”종합“등의 애매모호한 표현을 피하고 구체적이고 객관성 있는 명칭을 사용하여야 한다. ③ 유사성의 원칙: 유사한 항목을 모아서 GROUPING하되, 업무의 진행 순으로 분류하여 검색이 용이하도록 하여야 하며, 문서철의 설정수가 많아 번잡하지 않토록 문서량과 업무에 따라 유사한 기능끼리 통합하여 분류하여야 한다. 2) 문서철의 분류체계 3) 문서철의 분류는 3단계를 원칙으로 한다. ① 대분류: 해당부서의 업무를 독립 기능에 따라 구분하며 업무의 중요도나 발생량에 관계없이 독립기능 업무를 열거 분류 〔예〕본사 - 기획, 전산, 총무, 인사, 안전, 공무(토목/건축/철구)등 현장 - 공통, 공사, 공무, 시험, 자재, 총무, 안전, 경리등 ② 중분류: 대분류를 세분하여 업무의 중요도 또는 발생량을 고려하여 발생 문서철 수가 적은 업무는 다른 유사 업무에 편입하여 분류 〔예〕일반/공통, 사업전략보고, 월차전략보고, 면허관리, 공사정보등 ③ 소분류: 중분류를 세분하여 내용별, 종류별로 편철한 소파일을 구분한 것 〔예〕대내문서접수, 대내문서발송, 대외문서접수, 대외문서발송 등 3. 분류의 의미 1) 대/중분류: 소분류로 표현되는 “문서”의 소속을 밝히기 위한 “업무”의 계통 구분 2) 소분류: 각 부서/현장에서 실무에 사용되는 “문서 종류”의 구분 4. 분류명 표기원칙 1) 대/중분류의 분류명은 곧 “업무”의 구분이므로 “문서”를 표현하는 명칭은 사용하지 않는다. 2) 하나의 계통선상에서 동일한 분류명은 사용할 수 없다. 3) 상위분류명은 하위분류명에서 반복하여 사용하지 않는다. HHI Corporation 1/5 Activity Information ② HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 2005.12.30(Rev.0) 파일관리기준 1. 파일링 원칙 1) 편철될 문서양을 감안하여 낭비가 발생치 않도록 적정한 파일을 선택하여 사용한다. 2) 문서는 문서의 종류별(대분류,중분류,소분류)로 가능한 A4규격의 대파일(일명:청파일)에 편철하는 것을 원칙으로 하되 부득이 한 경우 소파일 (일명:황파일)을 사용할 수 있다. 3) 취급상의 원칙을 위하여 한개의 대파일에 편철되는 문서의 양은 350~400매(A4기준)로 하고, 소파일에 편철되는 문서의 양은 최대 100 매 (A4기준)로 한다. 4) 문서의 편철은 좌철을 원칙으로 하며 부득이 한 경우에는 상철을 한다. 5) 문서철 내부 좌측면에는 문서의 건별 목록 또는 대장을 작성하여 문서의 검색이 용이하도록 하여야 한다. 2. 문서의 편철방법(파일링) 1) 문서는 문서철의 내부 오른쪽면에 그 발생 및 완결일자순으로 최근문서가 위에 오도록 편철한다. 2) 문서철 내의 건별 문서는 문서의 첫장부터 마지막장까지 페이지를 기록 하고 1건의 문서 첫장 우측면에 견출지를 사용, 일련번호를 부착 하여 문서의 검색이 용이하도록 하여야 한다 3) 소파일의 경우 문서철이 100매의 기준량을 초과할 경우에는 새로운 문서철에 철한다. 4) 대파일에 편철할 경우 여러개의 소분류 파일로 편철할 수 있다. 소분류파일 간의 구분은 간지로하며 우측부분에 문서철명 또는 일련번 호를 붙여 구분한다 3. 문서철의 관리방법 1) 각 부서/현장의 문서담당자는 기존 또는 수시로 발생되는 신규 문서철에 대하여 「보관문서목록표(MGC-400-1)」를 작성 관리하여야 한다. 2) 「 보관문서목록표(MGC-400-1) 」에는 일반문서와 「품질기록관리(HQ-002)」에 의거 품질기록목록을 구분하여 별도 표식을 하여야 한다. 3) 소파일의 문서철은 파일박스를 이용하여 보관하며, 1개의박스에 5개의 파일을 보관함을 원칙으로 한다. 4) 문서의 양이 많아 설정된 서가에 보관이 어려울 경우에는 필요에 따라 전년도 문서를 분리하여 별도 관리할 수 있다. 5) 세부적인 문서의 형태별 관리방법은 「부표 1」를 참조하여 관리한다. 4. 문서철의 식별표시방법 1) 대파일/FILE BOX : 대파일 및 FILE BOX 의 좌측면에는 다음의 내용을 반드시 기재하여 모든 사람이 문서의 검색이 가능하도록 식별 표식을 하여야 하며, 식별표식의 형태는 〔부표 3〕를 참조하여 작성한다. ① 서가번호 ② 부서명 ③ 문서의 발생연도 ④ 대분류명 ⑤ 중분류명 ⑥ 소분류명(소파일명) HHI Corporation 2/5 HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 Activity Information 2) 5. 2005.12.30(Rev.0) 소파일:소파일의 식별표식은 다음의 내용이 기재되어야 하며, 식별표식의 형태는 〔부표4〕를 참조하여 작성한다. ① 서가번호 ② 부서명 ③ 소분류명(소파일명) ④ 문서의 발생연도부터 보관 종결연도 ⑤ 문서의 보존 종결연도 서가정리 1) 문서철의 보관은 문서고의 위에서 아래로, 좌에서 우로 정리함을 원칙으로 한다. 2) 문서고 맨위 단의 맨좌축에는 「 보관문서목록표(MGC-400-1) 」를 비치하여 문서의 검색이 용이하도록 하여야 한다. 3) 모든 문서철에는 서가번호를 기재하고 「 보관문서목록표(MGC-400-1) 」에 등록하여 정리정돈 및 보관이 용이하도록 하여야 한다. 4) 문서고에는 서고번호(영문자 A부터 시작), 단번호(아라비아 숫자 1부터 시작)를 부착하여 문서철의 보관위치를 지정하여야 한다. 5) 문서철의 서가번호는 다음과 같이 부여한다. ① 대파일(청파일)/FILE BOX A - 1 - 01 청파일/FILE BOX 순서번호(예: 1,2,3,..) 서고 단번호 (예: 1,2,3,4,5단) 서고번호 (예: 캐비넷, 책장) ② 소파일 A - 1 - 01 - 01(1) 소파일 순서번호 FILE BOX 순서번호 서고 단 번호 서고 번호 HHI Corporation 3/5 Activity Information ③ 2005.12.30(Rev.0) 문서의 보관기준 1. 2. ④ HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 보관 1) 본사 각 부서는 문서의 내용, 종류, 용도등을 감안하여 부서업무지침서에 부서장이 보관기간을 설정 관리하고,「 보관문서목록표(MGC400-1)」에 보관기간을 명시하여야 한다. 2) 전현장은 대내 일반/공통문서는 내용에 따라 발생년도 이후 익년 1월1일을 기준으로 1년 보관을 원칙으로 하고, 필요시 연장할 수 있으며 그 외의 문서는 준공일 까지를 보관 종결일로 설정 관리한다. 보존 1) 문서의 보존은 그 중요도, 관계볍령, 해당공사의 하자책임담보 종결기간 등을 감안하여 아래와 같이 각 부서장이 부서업무지침서에 설정 보존 관리할 수 있도록 하여야 한다. 문서 및 기록의 보존기간 기준은 〔부표 2〕을 참조한다. ① 영구보존 ② 10년 보존 ③ 5년 보존 ④ 3년 보존 ⑤ 1년 보존 2) 보존기간은 보관이 종결된 익년 1월1일부터 산정한다. 3) 보존기간의 변경은 개별문서에 대한 소정의 보존기간을 별도로 연장 또는 단축할 필요가 있을 경우는 해당부서장의 합의에 의하여 보존 주관부서의 장이 기간을 연장 또는 단축할 수 있으며. 문서의 보존기간은 「보존문서목록표(MGC-400-2)」에 기재하여 문서이관시 주관 부서에 제출 하여야 한다. 4) 문서보존서고는 온. 습도 등 유해한 환경 조건으로부터 열화나 손상이 되지 않는 곳으로 선정하여 관리한다. 문서의 이관기준 1. 2. 3. 이관대상 1) 보관기간이 종결된 문서 2) 보관기간이 미종결된 문서라도 재활용 파일은 해당부서장 승인하에 이관가능 3) 보관기간이 종결된 문서라도 업무상 부서에서 계속 보관이 필요한 파일은 보관기간 연장 가능 4) 준공된 현장의 품질기록물은 「품질기록관리(HQ-002)」에 준하여 처리한다. 이관시기 연중1회 주관부서에서 일정을 통보한다. 단 이관부서의 수시이관 필요시 주관부서와 협의 후 이관한다.(현장은 준공일을 기준으로 이관한다) 이관절차 1) 주관부서에서 이관 일정을 통보 2) 부서 이관문서 선별-이관대상에서 선별 3) 「 보존문서목록표(MGC-400-2) 」를 작성하여 부서장 결재후 주관부서로 제출 4) 주관부서에서 이관문서의 적정성 검토 및 이관일자 결정 및 「 보존문서목록표(MGC-400-2) 」에 서가번호 부여 5) 각 부서는 「 보존문서목록표(MGC-400-2) 」에 부여된 서가번호를 이관할 문서철에 등록 및 운반.서고정리 6) 주관부서 및 각 부서는 「 보존문서목록표(MGC-400-2) 」를 영구 보관하여야 한다. HHI Corporation 4/5 ⑤ 문서의 폐기 1. 2. 3. 4. 5. ⑥ 2005.12.30(Rev.0) HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 Activity Information 보존기간이 종료된 문서는 즉각 폐기 처분하여야 한다. 불필요한 문서는 주기적으로 확인해서 폐기하여야 한다. 일괄 폐기문서는 주관부서에서 세절, 소각을 결정하여 시행한다. 주관부서는 주기적으로 확인하여 보존기간이 종료된 문서에 대해 폐기 일정을 수립 각 부서에 통보한다. 폐기통보를 받은 해당부서장은 「 보존문서목록표(MGC-400-2) 」의 해당 문서철명에 폐기로 표기하여 서명날인하고, 주관부서와 협조하여 보 존서고의 문서를 폐기 처분한다. 유지 관리 1. 2. 3. 주관부서장은 회사내부 및 보존서고의 파일링시스템 유지 관리를 위하여 점검자를 선임하고 년 1회이상의 정기점검 혹은 필요시 수시점검을 실 시하여야 하며, 문서의 관리가 부적합하게 이루어지고 있을 경우에는 시정조치를 요구하여 원활한 파일링시스템이 운영되도록 하여야할 책임과 의무가 있다. 파일링시스템의 점검은 「F/S 운영 점검표(MGC-400-3)」를 활용하여 실시하며,시정조치가 필요한 경우에는 「시정(예방)조치요구서(MQQ080-2)」를 활용한다. 시정조치사항은 「시정 및 예방조치(HQ-004)」의 절차에 따라 처리한다. Form 양 식 부표 1 보관문서목록표(MGC-400-1) 보존문서목록표(MGC-400-2) F/S 운영 점검표(MGC-400-3) 시정(예방)조치요구서(MQQ-080-2) HHI Corporation 5/5 2005.12.30(Rev.0) HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 Activity Information [부표 1] 문서형태별 관리요령 구분 관 대 상 일반문서 문 상 및 관 리 요 대 ▶ 업무처리가 완결되지 않는 문서 ▶ 정식 화일을 만들기 전 문서 상 관리요령 ▶ 개인자료와 혼동되지 않도록 파일에이드에 관리 ▶ 업무중 → 책상 위, 퇴근시 → 공동 보관함에 관리 ▶ 기간이 긴 개방관리문서나 PJ문서, 보류된 문서 등은 제외 대 ▶ 사무실에서 활용중인 문서 ▶ 업무수행 중 작성 또는 입수한 자료로서 처리가 끝난 문서 상 관 령 ▶ 의뢰, 협조, 참조, 통보, 공지사항 등 일반문서 ▶ 기한 및 회람이 끝나면 보관 및 보존기간에 의하여 관리 ▶ 1차 문서에 의한 2차 가공문서가 발생되면 1차문서는 보관 서 보 대 관리요령 진행중 및 리 기 관리요령 ▶ 문서의 보관 및 보존방법에 따름 록 대 ▶ 활용도는 낮으나 추후 증거의 역할, TROUBLE발생시 추적 등 장래업무에 필요하며 문서고에서 보존 종결시까지 관리되는 문서 상 보존 관리요령 ▶ 문서의 보관 및 보존방법에 따름 대 ▶ 개인이 일상업무 중 빈번하게 사용하는 자료 ▶ 핸드북, 교양도서, 사전류, 개인교육교재 ▶ 원본은 있으나 빈번히 사용하므로 복사하여 사용한 자료 상 개인자료 관리요령 ▶ 보관장소는 개인책상에 한정 ▶ 관공서, 타사 등에서 구입한 자료는 개인적으로 입수했다 하더라도 개인자료에서 제외 대 부 문 기술자료 ▶ 해당부분에서만 이용되는 자료 ▶ 전사 기술자료 중 이용도가 극히 많은 자료로 전사 기술자료에 맞추어 분류 정리함 상 전 사 기술자료 ▶ 전사에서 이용되는 자료 ▶ 기록으로서 전사 종합보관 관리를 필요로 하는 자료 공동기술자료 관리요령 HHI Corporation ▶ 도서관리(HG-01-004)의 관리방법에 따름 1/4 HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 Activity Information 2005.12.30(Rev.0) [부표 2] 일반문서 및 기록의 보존기간 기준 해 당 문 서 보 존 기 간 - 효력이 영속하는 문서 - 정관, 사사, 사규 - 소송 및 등기에 관한 문서 - 주주명부, 주주총회 회의록, 이사회 회의록 영 구 - 관청의 주요 인.허가서 및 중요한 계약서 - 기타 중요한 서류, 장부 및 도표 - 관련규정, 법규에 정한 서류 및 보관후 활용도 - 예산결산 및 회계에 관한 제장부 및 각종 전표 - 인사, 급여에 관한 문서 - 관련법규에 정한 서류 및 보관후 활용도 10 년 - 기타 해당보존이 필요한 문서 - 만기 또는 해약한 계약서 - 중요한 사항 의사결정 문서 - 금전적 지출에 관련한 문서 - 공공기관에 의해 요구된 문서 - 동사의 회의록 5년 - 회계에 관한 보조서류 - 관련규정, 법규에 정한 서류 및 보관후 활용도 - 기타 해당보존이 필요한 문서 - 시장조사,홍보등의 기획관계 일반문서 - 관련규정, 법규에 정한 서류 및 보관후 활용도 3년 - 기타 해당보존이 필요한 문서 - 주무부서가 그 1부를 당연히 보관하고 있는 사본문서 - 동일부서에서 중복 보관중인 문서 - 참고 정도로 받은 보고서, 통지(회람문서) 등 - 활용가치가 상실된 각종자료, 도서 법령, 사규, 지침 1년 - 공공기관에 의해 요구된 정비적 문서 - 기타 임시적 문서 HHI Corporation 2/4 HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 Activity Information 2005.12.30(Rev.0) [부표 3] 대파일 / FILE BOX용 라벨 65㎜ 서가번호 ① 부서명/공사명 ② 발생연도 ③ 대분류명 ④ 중분류명 ⑤ 파 파일번호 01 ⑥ 일 S : 청파일 → 197 ㎜ FILE BOX → 115 ㎜ §라벨의 기재요령 ① : 지정된 서가번호를 기재한다. (예) A - 1 – 01 ② : 부서명/공사명을 기재한다. (예) 본사→기획조정실 현장→계약된 공식명칭 명 ⑦ 02 ③ : 문서의 발생연도를 기재한다. (예) 1998년 03 04 S 05 06 07 ④ : 대분류명을 기재한다. (예) 본사→기 획 현장→공 사 ⑤ : 중분류명을 기재한다. (예) 사업전략보고 08 09 ⑥ : 동일명의 소파일이 여러개 발생 (예) (1), (2) 10 ＨＨＩ 興和工業株式會 社 HHI Corporation 될 경우 일련번호를 기재한다. ⑦ : 소분류의 파일명을 기재한다. (예) ○○품의서 [주1] 라벨은 파일 및 BOX의 외부 좌 [주2] 라벨은 대분류 또는 중분류별로 측면에 부착한다. 색지를 사용하여 구분하여도 무 3/4 방하다. HG-01-014 문서 및 기록 관리기준 Activity Information 2005.12.30(Rev.0) [부표 4] 소파일용 라벨 ① : 소파일의 순서번호를 부착한다. 10 ① ③ ② (예) 01(1) 50 ② : 소파일의 라벨을 부착한다. 10 80 (예) 서가번호 A - 1 - 01 - 01(1) 부서명 기획조정실 파일명 ○○품의서 발생연도 1998년 보관종결연도 2000년 보존종결연도 NONE ③ : 조견표를 부착한다. (예) A - 1 - 01 - 01(1) ○○품의서 [주] 대파일에 편철되는 소파일의 간지 전면에 ②, ③을 작성 부착한다. HHI Corporation 4/4