5_BUDZET_PROJEKTU
Download
Report
Transcript 5_BUDZET_PROJEKTU
Dokumenty programowe:
Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji
Europejskiej K(2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmienioną
decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607;
Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22 listopada 2010 r.
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki;
Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego;
System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany
przez Ministra Rozwoju Regionalnego, w tym:
Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia
1 stycznia 2011 r.,
Zasady finansowania PO KL z dnia 21 grudnia 2010 r.
2
budżet zadaniowy – zadania wpisane
w pkt. 3.3.
Podział na koszty bezpośrednie i
pośrednie
Budżet szczegółowy i ogólny
Szczegółowy budżet – rozpoczynamy przez
zdefiniowanie zadań w 3.3. Zadania (warunek konieczny do
uzupełnienia Szczegółowego budżetu, automatyczne przeniesienie
zadań).
Szczegółowy budżet – dodawanie pozycji w zadaniu:
„Rozwiń zadanie”
„+”
Nowe pola typu „check-box”:
◦
◦
◦
◦
Cross-financing
Pomoc publiczna
Zadanie zlecone
Stawka jednostkowa
4
Stawki jednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet
projektu)
Zadania zlecone (Szczegółowy budżet)
Koszty pośrednie – brak metodologii
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość
zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy
budżet)
VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie,
Oświadczenie)
5
6
Stawki jednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet
projektu)
Zadania zlecone (Szczegółowy budżet)
Koszty pośrednie – brak metodologii
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość
zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy
budżet)
VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie,
Oświadczenie)
7
Przyporządkowanie poszczególnych kosztów do zadań
opisanych w pkt. 3.3
Beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we
wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu
zadaniowego, tj. przedstawia podział na:
koszty
bezpośrednie
(tj.
koszty
kwalifikowalne
poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w
ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi
zadaniami);
koszty pośrednie (tj. koszty administracyjne związane z
funkcjonowaniem beneficjenta, których katalog jest
określony w Wytycznych)
beneficjent
wykazuje
we
wniosku
o
dofinansowanie rodzaje zadań w ramach
projektu. Zadania projektu należy definiować
odpowiednio do zakresu merytorycznego
danego projektu.
Zadania zlecone
Konieczność wskazania zadań zleconych w „Szczegółowym
budżecie projektu” - projektodawca wskazuje usługi zlecane
zaznaczając przy nich pole typu „check-box” dotyczy jedynie
zadań merytorycznych lub ich istotnej części.
10
Koszty pośrednie – rozliczenie ryczałtem:
- Projektodawca wskazuje procent wynikający z limitu wskazanego
w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO
KL.
- Konieczność zaznaczenia pola typu „check-box”
11
Koszty pośrednie – rozliczenie na podstawie rzeczywiście
poniesionych wydatków:
12
Koszty personelu
Personel zarządzający
Personel
- Koszty wykazywane jedynie w
zadaniu „Zarządzanie projektem”
- Koszty wykazywane w pozostałych
zadaniach
- Obowiązek wskazania, iż wydatek
dotyczy personelu, np. „Animator
(personel)”
W obu przypadkach:
Obowiązek wykazania we wniosku o dofinansowanie projektu
szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania
wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania
zadania/zadań
13
-
-
Wydatki podawane są (wszystkie) w kwotach brutto lub (wszystkie) w
kwotach netto w zależności od tego, czy projektodawca kwalifikuje
VAT czy nie (Oświadczenie w pkt 4.4. Budżetu).
UWAGA: Istnieje możliwość nie kwalifikowania podatku VAT w
odniesieniu do określonych pozycji. W takiej sytuacji:
- w Szczegółowym budżecie:
- brutto - te wydatki, dla których VAT jest kwalifikowalny
- netto - pozostałe wydatki
- w polu Uzasadnienie wskazuje się te pozycje, dla których VAT jest
niekwalifikowalny.
14
Oświadczenie dotyczące kwalifikowalności VAT
15
Uzasadnienie kosztów:
16
4.1 Koszty ogółem
Bezpośrednie
Pośrednie
Cross-financingu w kosztach ogółem
Współpraca ponadnarodowa w kosztach ogółem
4.2 Przychód projektu
4.3. Wkład własny
Niepieniężny
Prywatny
4.4. Wnioskowane dofinansowanie (4.1-(4.2+4.3)
4.5 Oświadczenie o VAT
◦ Dane przenoszone są automatycznie ze „Szczegółowego budżetu
projektu”
◦ Konieczność uzupełnienia jedynie pól:
4.1.2.2. „w tym kwoty ryczałtowe” („0,00” lub ogólna kwota
wydatków bezpośrednich ponoszonych w projekcie)
„Zarządzanie projektem – w tym koszty personelu” (Wydatki
związane z personelem zarządzającym)
4.2. „Wkład własny” (nie musi być zgodny z sumą pól 4.2.1 i
4.2.2.)
4.2.1 „w tym wkład niepieniężny”
4.4. Oświadczenie projektodawcy o kwalifikowalności /
niekwalifikowalności / częściowej kwalifikowalności VAT.
18
19
Beneficjent wykazuje koszty związane
z zarządzaniem projektem wyłącznie w zadaniu
pn. „zarządzanie projektem”.
Beneficjent wykazuje koszty zarządzania
projektem w budżecie projektu uwzględniając
przede wszystkim specyfikę danego projektu.
W zadaniu tym, nie można wykazywać wydatków
wymienionych w katalogu kosztów pośrednich.
20
Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega
ocenie na etapie wyboru projektu, która obejmuje
w szczególności:
zasadność i racjonalność poniesienia kosztów
zarządzania w wysokości wskazanej we wniosku
o dofinansowanie w zależności od stopnia złożoności
projektu i okresu jego realizacji;
zasadność i racjonalność wydatków związanych
z zatrudnieniem personelu zarządzającego
projektem,
w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel
wykonywanych;
adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów
projektu poniesienia wydatków na działania
informacyjno-promocyjne w zależności od specyfiki
projektu.
21
Limit kosztów zarządzania
projektem
Wartość projektu
30 % wartości projektu
do 500 tys. włącznie*
25 % wartości projektu
powyżej 500 tys. do 1 mln zł
20 % wartości projektu
powyżej 1 mln do 2 mln zł
15 % wartości projektu
powyżej 2 mln do 5 mln zł
10 % wartości projektu
powyżej 5 mln zł
(*) Limit kosztów zarządzania projektem o wartości
nieprzekraczającej 500 tys. zł może ulec zwiększeniu wyłącznie w
przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej efektywności
kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie
wyboru projektu.
22
w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww.
limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla
każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 pkt
procentowych w ramach projektu, przy czym przy
ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący
stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych
do realizacji przez partnera
Jako wartość projektu należy rozumieć łącznie wartość
dofinansowania i wkład własny.
wprowadzono katalog kosztów ujmowanych w zadaniu
związanym z zarządzaniem projektem (koszty
zabezpieczenia umowy nie są wliczane do limitu kosztów
zarządzania)
limity obowiązują zarówno na etapie konstruowania
budżetu projektu, jak też końcowego rozliczenia projektu.
23
wydatki na promocję powinny zostać ujęte w zarządzaniu
projektem, nie stanowią one odrębnego zadania (wyjątkiem są
projekty informacyjno-promocyjne)
ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz
odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich
beneficjent ma obowiązek wykazania szacunkowego wymiaru
czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu
lub
liczby
godzin)
niezbędnego
do
wykonywania
zadania/zadań we wniosku o dofinansowanie projektu, co
pozwoli na ocenę zasadności i racjonalności wydatków
związanych z personelem zarządzającym projektu
zgodnie z Wytycznymi, instytucja będąca strona umowy, na
etapie realizacji projektu, w szczególności podczas weryfikacji
wniosku o płatność lub kontroli na miejscu, może odmówić
kwalifikowania całości lub części ww. wydatków, jeżeli nie są
spełnione warunki określone dla kosztów zarządzania w
Wytycznych.
24
Dokonując oceny poziomu kosztów zarządzania
projektem nie należy kierować się wyłącznie ww.
limitami, ale należy zwrócić uwagę na stopień
złożoności projektu i długość okresu realizacji
projektu.
.
25
Dodatkowo
należy pamiętać, że zgodnie z
Wytycznymi obowiązek nieprzekroczenia limitu
kosztów zarządzania projektem dotyczy nie tylko
etapu tworzenia budżetu projektu i jego oceny,
ale również rozliczenia końcowego projektu.
Oznacza to, że podczas weryfikacji końcowego
wniosku o płatność należy zweryfikować, czy limit
procentowy, o którym mowa w Wytycznych
(odpowiednio 30%/25% /20% /15% /10%), dla
rozliczonej
wartości
projektu
nie
został
przekroczony.
26
Definicja zadania merytorycznego
Zadanie merytoryczne należy rozumieć jako szereg
powiązanych ze sobą działań zmierzających
bezpośrednio do realizacji celu projektu
(przykładowy katalog znajduje się w rozdziale 3.4
Wytycznych).
Zadania merytorycznego nie stanowią pojedyncze
wydatki, np. usługa cateringowa, hotelowa i
trenerska.
Zlecanie zadań merytorycznych oznacza zlecanie
całości działań przewidzianych w ramach danego
zadania lub istotnej ich części jednemu podmiotowi.
Doprecyzowano, że Beneficjent powinien
udokumentować faktyczną realizację zleconego
zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z
wykonawcą poprzez np. pisemny protokół odbioru
zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp.
27
doprecyzowano w „Wytycznych…” katalog kosztów pośrednich (katalog
zamknięty)
żadne koszty wskazane w katalogu kosztów pośrednich NIE MOGĄ być
ujmowane jako koszty bezpośrednie, w szczególności w zadaniu
związanym
z zarządzaniem projektem
w ramach projektu koszty pośrednie nie mogą być rozliczane
jednocześnie jako ryczałt oraz na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków
zaostrzono zasady zmiany rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na
rzeczywiście poniesione wydatki - zmiana
W ramach kosztów pośrednich nie mogą być wykazywane żadne
wydatki objęte cross-financingiem w projekcie
28
koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych
do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności
nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik
jednostki);
koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa,
finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria,
obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki;
koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób
księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia
prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu);
koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem,
opłaty administracyjne) związane z obsługą
administracyjną projektu;
opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę,
opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w
zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu;
amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o
którym mowa w lit. a–c;
koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych,
teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z
obsługą administracyjną projektu;
koszty usług powielania dokumentów związanych z
obsługą administracyjną projektu;
koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych
związanych z obsługą administracyjną projektu;
koszty ubezpieczeń majątkowych;
koszty ochrony;
koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą
administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich
czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych
pomieszczeń
Mogą być rozliczane na dwa sposoby:
ryczałtem, zgodnie z limitami
na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z
pełnym udokumentowaniem wydatków).
Beneficjent dokonuje wyboru jednego z ww. sposobów
rozliczania przed złożeniem wniosku o dofinansowanie
projektu.
Powyższe
nie
dotyczy
Beneficjentów
będących
państwowymi jednostkami budżetowymi, które mogą
rozliczać koszty pośrednie wyłącznie na podstawie
rzeczywiście poniesionych wydatków.
wprowadzono stałe ryczałty procentowe i jednocześnie zrezygnowano
z konieczności sporządzania metodologii kosztów pośrednich
dwuetapowy sposób wyliczania ryczałtu: I) ustalenie całkowitej
wartości projektu (z uwzględnieniem cross-financingu); II) ustalenie
właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem
w sytuacji zlecania przez Beneficjenta realizacji zadań
merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów
pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość
ww. zadań zleconych (poprzez pomniejszenie kosztów
bezpośrednich)
Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów
pośrednich, nie są pomniejszane o wydatki w ramach crossfinancingu
33
Ryczałt procentowy
kosztów pośrednich
Wartość projektu
9% kosztów bezpośrednich
do 500 tys. włącznie
8% kosztów bezpośrednich
powyżej 500 tys. do 1 mln zł
7% kosztów bezpośrednich
powyżej 1 mln do 2 mln zł
5% kosztów bezpośrednich
powyżej 2 mln do 5 mln zł
4% kosztów bezpośrednich
powyżej 5 mln zł
34
Beneficjent jest zobowiązany przedstawić w załączonym do
wniosku o dofinansowanie projektu szczegółowym
budżecie projektu listę kosztów pośrednich, które
zamierza rozliczyć w projekcie na zasadach analogicznych
dla kosztów bezpośrednich.
W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie
rzeczywiście poniesionych wydatków, ani we wniosku, ani
w umowie o dofinansowanie nie jest wykazywany limit
procentowy kosztów pośrednich.
Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie
dokumentów księgowych do kwoty określonej w
zatwierdzonym budżecie projektu.
Beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania
dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia
wydatków, które zostały wykazane jako wydatki
pośrednie.
Dokumenty te wykazywane są we wniosku o
płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na
zasadach analogicznych dla wydatków
bezpośrednich i mogą podlegać kontroli na
miejscu.
Wynagrodzenie osoby ds. obsługi finansowej może być
wykazane w zadaniu „zarządzanie projektem”, o ile jej
zatrudnienie jest niezbędne i uzasadnione (w ramach
kosztów pośrednich przewiduje się obsługę księgową).
Wynagrodzenie w związku z obsługą prawną będzie
kwalifikowalne w ramach kosztów pośrednich, o ile jest to
podstawowa obsługa prawna realizowana na potrzeby
funkcjonowania jednostki.
W ramach kosztów bezpośrednich kwalifikowanie
wydatków związanych z obsługą prawną byłoby możliwe
wyłącznie
w przypadku, gdy jest ona wymagana z uwagi na
specyfikę projektu (np. w ramach projektu przewiduje się
skomplikowane zamówienie publiczne, wymagające
specjalistycznej pomocy prawnej z uwagi na prawo
zamówień publicznych).
37
Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii
wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji
danego projektu i stanowi uzupełnienie realizowanych działań
Powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym
projektu oraz powinny być powiązane wprost z głównymi
zadaniami realizowanymi w ramach projektu
Zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą
stanowić odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami
merytorycznymi projektu
Dokonywanie zakupów musi być adekwatne do potencjału
projektodawcy wykazanego w pkt. 3.5 wniosku o dofinansowanie
projektu
38
Ujmowanie w wydatkach w ramach cross-financingu zakupów
wartości niematerialnych i prawnych, np. oprogramowania, które
nie stanowią cross-financingu
W przypadku zakupu komputera z oprogramowaniem do limitu
cross - financingu zaliczyć należy łączną wartość wydatku, o ile
oprogramowanie zwiększa wartość początkową środka trwałego –
komputera
Należy szczegółowo analizować pozycje dotyczące dostosowania i
adaptacji budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy (remont
stanowi wydatek niekwalifikowalny)
Do zakupów w ramach cross-financingu zaliczany jest sprzęt
zakupiony w celu przekazania uczestnikom projektu
39
zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego)
pojazdów oraz mebli bez względu na ich wartość;
b) zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego)
sprzętu rozumianego jako: środki trwałe, z wyłączeniem
pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest
wyższa od 350 zł37;
c) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego)
sprzętu38, celem przekazania ich uczestnikom
projektów PO KL;
d) dostosowywania i/lub adaptacji budynków,
pomieszczeń i miejsc pracy.
Koszty
związane
z
wyposażeniem
stanowiska pracy personelu projektu są
kwalifikowalne w pełnej wysokości tylko i
wyłącznie
w
przypadku
wyposażenia
stanowiska pracy personelu zatrudnionego
na podstawie stosunku pracy w wymiarze
co najmniej ½ etatu.
dotyczy rozliczenia projektu pod względem
finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia
założeń merytorycznych określonych we wniosku o
dofinansowanie projektu
kryterium dostępu
kryterium strategicznego
celu projektu wyrażonego wskaźnikami produktu lub
rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku
o dofinansowanie projektu
42
1.
2.
w przypadku niespełnienia kryterium dostępu w
ramach projektu – uznaje się wszystkie wydatki
dotychczas rozliczone w ramach projektu za
niekwalifikowalne
w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego
w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu –
wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych
wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie
zmniejszona, co jednocześnie oznacza obniżenie
kwoty
dofinansowania;
wysokość
zmniejszenia
dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane
kryterium
lub
cel
nie
zostały
zrealizowane;
zmniejszenie dotyczy wydatków związanych z tym
zadaniem
merytorycznym
(zadaniami
merytorycznymi), którego założenia nie zostały
osiągnięte oraz kosztów zarządzania projektem i
kosztów pośrednich
43
Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wszystkich
projektów, dla których do końca 2010 r. nie zatwierdzono
wniosku o płatność końcową
WYJĄTKI:
nieosiągnięcie merytorycznych założeń projektu wynika
z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta,
nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej.
Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta
założeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest
przez podmiot będący stroną umowy według stanu na
zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji
końcowego wniosku o płatność
44
Podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń
projektu podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie
projektu powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub
niedochowania należytej staranności przez Beneficjenta
skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności
zewnętrzne mające na to wpływ
Podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu
może odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności
lub obniżyć wysokość środków podlegających regule
proporcjonalności, jeśli Beneficjent o to wnioskuje i
należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w
szczególności wykaże swoje starania zmierzające do
osiągnięcia założeń projektu
45
W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie przy
jednoczesnej pełnej realizacji założeń merytorycznych
projektu reguła proporcjonalności nie ma zastosowania
Beneficjent powinien zabezpieczyć się w umowie
partnerskiej, aby w przypadku gdy niewykonanie celu
projektu jest z winy jednego z partnerów, to partner
ponosi odpowiedzialność finansową (bądź wszyscy
partnerzy, gdy wszyscy pracują na wspólny rezultat)
46