Transcript 5_BUDZET_PROJEKTU

Dokumenty programowe:




Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji
Europejskiej K(2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmienioną
decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607;
Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22 listopada 2010 r.
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki;
Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego;
System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydany
przez Ministra Rozwoju Regionalnego, w tym:
 Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia
1 stycznia 2011 r.,
 Zasady finansowania PO KL z dnia 21 grudnia 2010 r.
2



budżet zadaniowy – zadania wpisane
w pkt. 3.3.
Podział na koszty bezpośrednie i
pośrednie
Budżet szczegółowy i ogólny

Szczegółowy budżet – rozpoczynamy przez
zdefiniowanie zadań w 3.3. Zadania (warunek konieczny do
uzupełnienia Szczegółowego budżetu, automatyczne przeniesienie
zadań).

Szczegółowy budżet – dodawanie pozycji w zadaniu:
„Rozwiń zadanie”

„+”
Nowe pola typu „check-box”:
◦
◦
◦
◦
Cross-financing
Pomoc publiczna
Zadanie zlecone
Stawka jednostkowa
4





Stawki jednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet
projektu)
Zadania zlecone (Szczegółowy budżet)
Koszty pośrednie – brak metodologii
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość
zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy
budżet)
VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie,
Oświadczenie)
5
6





Stawki jednostkowe (Szczegółowy budżet, Budżet
projektu)
Zadania zlecone (Szczegółowy budżet)
Koszty pośrednie – brak metodologii
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (wysokość
zależna od wartości zadań zleconych) (Szczegółowy
budżet)
VAT (Szczegółowy budżet / Uzasadnienie,
Oświadczenie)
7




Przyporządkowanie poszczególnych kosztów do zadań
opisanych w pkt. 3.3
Beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we
wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu
zadaniowego, tj. przedstawia podział na:
koszty
bezpośrednie
(tj.
koszty
kwalifikowalne
poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w
ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi
zadaniami);
koszty pośrednie (tj. koszty administracyjne związane z
funkcjonowaniem beneficjenta, których katalog jest
określony w Wytycznych)

beneficjent
wykazuje
we
wniosku
o
dofinansowanie rodzaje zadań w ramach
projektu. Zadania projektu należy definiować
odpowiednio do zakresu merytorycznego
danego projektu.
Zadania zlecone
Konieczność wskazania zadań zleconych w „Szczegółowym
budżecie projektu” - projektodawca wskazuje usługi zlecane
zaznaczając przy nich pole typu „check-box” dotyczy jedynie
zadań merytorycznych lub ich istotnej części.
10
Koszty pośrednie – rozliczenie ryczałtem:
- Projektodawca wskazuje procent wynikający z limitu wskazanego
w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO
KL.
- Konieczność zaznaczenia pola typu „check-box”
11
Koszty pośrednie – rozliczenie na podstawie rzeczywiście
poniesionych wydatków:
12
Koszty personelu
Personel zarządzający
Personel
- Koszty wykazywane jedynie w
zadaniu „Zarządzanie projektem”
- Koszty wykazywane w pozostałych
zadaniach
- Obowiązek wskazania, iż wydatek
dotyczy personelu, np. „Animator
(personel)”
W obu przypadkach:
Obowiązek wykazania we wniosku o dofinansowanie projektu
szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania
wymiaru etatu lub liczby godzin) niezbędnego do wykonywania
zadania/zadań
13
-
-
Wydatki podawane są (wszystkie) w kwotach brutto lub (wszystkie) w
kwotach netto w zależności od tego, czy projektodawca kwalifikuje
VAT czy nie (Oświadczenie w pkt 4.4. Budżetu).
UWAGA: Istnieje możliwość nie kwalifikowania podatku VAT w
odniesieniu do określonych pozycji. W takiej sytuacji:
- w Szczegółowym budżecie:
- brutto - te wydatki, dla których VAT jest kwalifikowalny
- netto - pozostałe wydatki
- w polu Uzasadnienie wskazuje się te pozycje, dla których VAT jest
niekwalifikowalny.
14
Oświadczenie dotyczące kwalifikowalności VAT
15
Uzasadnienie kosztów:
16











4.1 Koszty ogółem
Bezpośrednie
Pośrednie
Cross-financingu w kosztach ogółem
Współpraca ponadnarodowa w kosztach ogółem
4.2 Przychód projektu
4.3. Wkład własny
Niepieniężny
Prywatny
4.4. Wnioskowane dofinansowanie (4.1-(4.2+4.3)
4.5 Oświadczenie o VAT
◦ Dane przenoszone są automatycznie ze „Szczegółowego budżetu
projektu”
◦ Konieczność uzupełnienia jedynie pól:
 4.1.2.2. „w tym kwoty ryczałtowe” („0,00” lub ogólna kwota
wydatków bezpośrednich ponoszonych w projekcie)
 „Zarządzanie projektem – w tym koszty personelu” (Wydatki
związane z personelem zarządzającym)
 4.2. „Wkład własny” (nie musi być zgodny z sumą pól 4.2.1 i
4.2.2.)
 4.2.1 „w tym wkład niepieniężny”
 4.4. Oświadczenie projektodawcy o kwalifikowalności /
niekwalifikowalności / częściowej kwalifikowalności VAT.
18
19



Beneficjent wykazuje koszty związane
z zarządzaniem projektem wyłącznie w zadaniu
pn. „zarządzanie projektem”.
Beneficjent wykazuje koszty zarządzania
projektem w budżecie projektu uwzględniając
przede wszystkim specyfikę danego projektu.
W zadaniu tym, nie można wykazywać wydatków
wymienionych w katalogu kosztów pośrednich.
20

Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega
ocenie na etapie wyboru projektu, która obejmuje
w szczególności:
zasadność i racjonalność poniesienia kosztów
zarządzania w wysokości wskazanej we wniosku
o dofinansowanie w zależności od stopnia złożoności
projektu i okresu jego realizacji;
zasadność i racjonalność wydatków związanych
z zatrudnieniem personelu zarządzającego
projektem,
w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel
wykonywanych;
adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów
projektu poniesienia wydatków na działania
informacyjno-promocyjne w zależności od specyfiki
projektu.
21
Limit kosztów zarządzania
projektem
Wartość projektu
30 % wartości projektu
do 500 tys. włącznie*
25 % wartości projektu
powyżej 500 tys. do 1 mln zł
20 % wartości projektu
powyżej 1 mln do 2 mln zł
15 % wartości projektu
powyżej 2 mln do 5 mln zł
10 % wartości projektu
powyżej 5 mln zł
(*) Limit kosztów zarządzania projektem o wartości
nieprzekraczającej 500 tys. zł może ulec zwiększeniu wyłącznie w
przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej efektywności
kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie
wyboru projektu.
22




w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww.
limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla
każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 pkt
procentowych w ramach projektu, przy czym przy
ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący
stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych
do realizacji przez partnera
Jako wartość projektu należy rozumieć łącznie wartość
dofinansowania i wkład własny.
wprowadzono katalog kosztów ujmowanych w zadaniu
związanym z zarządzaniem projektem (koszty
zabezpieczenia umowy nie są wliczane do limitu kosztów
zarządzania)
limity obowiązują zarówno na etapie konstruowania
budżetu projektu, jak też końcowego rozliczenia projektu.
23




wydatki na promocję powinny zostać ujęte w zarządzaniu
projektem, nie stanowią one odrębnego zadania (wyjątkiem są
projekty informacyjno-promocyjne)
ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz
odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich
beneficjent ma obowiązek wykazania szacunkowego wymiaru
czasu pracy personelu projektu (tj. wykazania wymiaru etatu
lub
liczby
godzin)
niezbędnego
do
wykonywania
zadania/zadań we wniosku o dofinansowanie projektu, co
pozwoli na ocenę zasadności i racjonalności wydatków
związanych z personelem zarządzającym projektu
zgodnie z Wytycznymi, instytucja będąca strona umowy, na
etapie realizacji projektu, w szczególności podczas weryfikacji
wniosku o płatność lub kontroli na miejscu, może odmówić
kwalifikowania całości lub części ww. wydatków, jeżeli nie są
spełnione warunki określone dla kosztów zarządzania w
Wytycznych.
24
Dokonując oceny poziomu kosztów zarządzania
projektem nie należy kierować się wyłącznie ww.
limitami, ale należy zwrócić uwagę na stopień
złożoności projektu i długość okresu realizacji
projektu.
.
25
Dodatkowo
należy pamiętać, że zgodnie z
Wytycznymi obowiązek nieprzekroczenia limitu
kosztów zarządzania projektem dotyczy nie tylko
etapu tworzenia budżetu projektu i jego oceny,
ale również rozliczenia końcowego projektu.
Oznacza to, że podczas weryfikacji końcowego
wniosku o płatność należy zweryfikować, czy limit
procentowy, o którym mowa w Wytycznych
(odpowiednio 30%/25% /20% /15% /10%), dla
rozliczonej
wartości
projektu
nie
został
przekroczony.
26





Definicja zadania merytorycznego
Zadanie merytoryczne należy rozumieć jako szereg
powiązanych ze sobą działań zmierzających
bezpośrednio do realizacji celu projektu
(przykładowy katalog znajduje się w rozdziale 3.4
Wytycznych).
Zadania merytorycznego nie stanowią pojedyncze
wydatki, np. usługa cateringowa, hotelowa i
trenerska.
Zlecanie zadań merytorycznych oznacza zlecanie
całości działań przewidzianych w ramach danego
zadania lub istotnej ich części jednemu podmiotowi.
Doprecyzowano, że Beneficjent powinien
udokumentować faktyczną realizację zleconego
zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z
wykonawcą poprzez np. pisemny protokół odbioru
zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp.
27



doprecyzowano w „Wytycznych…” katalog kosztów pośrednich (katalog
zamknięty)
żadne koszty wskazane w katalogu kosztów pośrednich NIE MOGĄ być
ujmowane jako koszty bezpośrednie, w szczególności w zadaniu
związanym
z zarządzaniem projektem
w ramach projektu koszty pośrednie nie mogą być rozliczane
jednocześnie jako ryczałt oraz na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków

zaostrzono zasady zmiany rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na
rzeczywiście poniesione wydatki - zmiana

W ramach kosztów pośrednich nie mogą być wykazywane żadne
wydatki objęte cross-financingiem w projekcie
28





koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych
do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności
nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik
jednostki);
koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa,
finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria,
obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki;
koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób
księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia
prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu);
koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem,
opłaty administracyjne) związane z obsługą
administracyjną projektu;
opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę,
opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w
zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu;







amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o
którym mowa w lit. a–c;
koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych,
teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z
obsługą administracyjną projektu;
koszty usług powielania dokumentów związanych z
obsługą administracyjną projektu;
koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych
związanych z obsługą administracyjną projektu;
koszty ubezpieczeń majątkowych;
koszty ochrony;
koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą
administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich
czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych
pomieszczeń
Mogą być rozliczane na dwa sposoby:
 ryczałtem, zgodnie z limitami
 na podstawie rzeczywiście poniesionych
wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z
pełnym udokumentowaniem wydatków).


Beneficjent dokonuje wyboru jednego z ww. sposobów
rozliczania przed złożeniem wniosku o dofinansowanie
projektu.
Powyższe
nie
dotyczy
Beneficjentów
będących
państwowymi jednostkami budżetowymi, które mogą
rozliczać koszty pośrednie wyłącznie na podstawie
rzeczywiście poniesionych wydatków.




wprowadzono stałe ryczałty procentowe i jednocześnie zrezygnowano
z konieczności sporządzania metodologii kosztów pośrednich
dwuetapowy sposób wyliczania ryczałtu: I) ustalenie całkowitej
wartości projektu (z uwzględnieniem cross-financingu); II) ustalenie
właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem
w sytuacji zlecania przez Beneficjenta realizacji zadań
merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów
pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość
ww. zadań zleconych (poprzez pomniejszenie kosztów
bezpośrednich)
Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów
pośrednich, nie są pomniejszane o wydatki w ramach crossfinancingu
33
Ryczałt procentowy
kosztów pośrednich
Wartość projektu
9% kosztów bezpośrednich
do 500 tys. włącznie
8% kosztów bezpośrednich
powyżej 500 tys. do 1 mln zł
7% kosztów bezpośrednich
powyżej 1 mln do 2 mln zł
5% kosztów bezpośrednich
powyżej 2 mln do 5 mln zł
4% kosztów bezpośrednich
powyżej 5 mln zł
34


Beneficjent jest zobowiązany przedstawić w załączonym do
wniosku o dofinansowanie projektu szczegółowym
budżecie projektu listę kosztów pośrednich, które
zamierza rozliczyć w projekcie na zasadach analogicznych
dla kosztów bezpośrednich.
W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie
rzeczywiście poniesionych wydatków, ani we wniosku, ani
w umowie o dofinansowanie nie jest wykazywany limit
procentowy kosztów pośrednich.



Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie
dokumentów księgowych do kwoty określonej w
zatwierdzonym budżecie projektu.
Beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania
dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia
wydatków, które zostały wykazane jako wydatki
pośrednie.
Dokumenty te wykazywane są we wniosku o
płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na
zasadach analogicznych dla wydatków
bezpośrednich i mogą podlegać kontroli na
miejscu.



Wynagrodzenie osoby ds. obsługi finansowej może być
wykazane w zadaniu „zarządzanie projektem”, o ile jej
zatrudnienie jest niezbędne i uzasadnione (w ramach
kosztów pośrednich przewiduje się obsługę księgową).
Wynagrodzenie w związku z obsługą prawną będzie
kwalifikowalne w ramach kosztów pośrednich, o ile jest to
podstawowa obsługa prawna realizowana na potrzeby
funkcjonowania jednostki.
W ramach kosztów bezpośrednich kwalifikowanie
wydatków związanych z obsługą prawną byłoby możliwe
wyłącznie
w przypadku, gdy jest ona wymagana z uwagi na
specyfikę projektu (np. w ramach projektu przewiduje się
skomplikowane zamówienie publiczne, wymagające
specjalistycznej pomocy prawnej z uwagi na prawo
zamówień publicznych).
37




Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii
wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji
danego projektu i stanowi uzupełnienie realizowanych działań
Powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym
projektu oraz powinny być powiązane wprost z głównymi
zadaniami realizowanymi w ramach projektu
Zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą
stanowić odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami
merytorycznymi projektu
Dokonywanie zakupów musi być adekwatne do potencjału
projektodawcy wykazanego w pkt. 3.5 wniosku o dofinansowanie
projektu
38




Ujmowanie w wydatkach w ramach cross-financingu zakupów
wartości niematerialnych i prawnych, np. oprogramowania, które
nie stanowią cross-financingu
W przypadku zakupu komputera z oprogramowaniem do limitu
cross - financingu zaliczyć należy łączną wartość wydatku, o ile
oprogramowanie zwiększa wartość początkową środka trwałego –
komputera
Należy szczegółowo analizować pozycje dotyczące dostosowania i
adaptacji budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy (remont
stanowi wydatek niekwalifikowalny)
Do zakupów w ramach cross-financingu zaliczany jest sprzęt
zakupiony w celu przekazania uczestnikom projektu
39




zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego)
pojazdów oraz mebli bez względu na ich wartość;
b) zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego)
sprzętu rozumianego jako: środki trwałe, z wyłączeniem
pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest
wyższa od 350 zł37;
c) zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego)
sprzętu38, celem przekazania ich uczestnikom
projektów PO KL;
d) dostosowywania i/lub adaptacji budynków,
pomieszczeń i miejsc pracy.

Koszty
związane
z
wyposażeniem
stanowiska pracy personelu projektu są
kwalifikowalne w pełnej wysokości tylko i
wyłącznie
w
przypadku
wyposażenia
stanowiska pracy personelu zatrudnionego
na podstawie stosunku pracy w wymiarze
co najmniej ½ etatu.

dotyczy rozliczenia projektu pod względem
finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia
założeń merytorycznych określonych we wniosku o
dofinansowanie projektu

kryterium dostępu

kryterium strategicznego

celu projektu wyrażonego wskaźnikami produktu lub
rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku
o dofinansowanie projektu
42
1.
2.
w przypadku niespełnienia kryterium dostępu w
ramach projektu – uznaje się wszystkie wydatki
dotychczas rozliczone w ramach projektu za
niekwalifikowalne
w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego
w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu –
wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych
wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie
zmniejszona, co jednocześnie oznacza obniżenie
kwoty
dofinansowania;
wysokość
zmniejszenia
dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane
kryterium
lub
cel
nie
zostały
zrealizowane;
zmniejszenie dotyczy wydatków związanych z tym
zadaniem
merytorycznym
(zadaniami
merytorycznymi), którego założenia nie zostały
osiągnięte oraz kosztów zarządzania projektem i
kosztów pośrednich
43


Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wszystkich
projektów, dla których do końca 2010 r. nie zatwierdzono
wniosku o płatność końcową
WYJĄTKI:



nieosiągnięcie merytorycznych założeń projektu wynika
z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta,
nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej.
Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta
założeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest
przez podmiot będący stroną umowy według stanu na
zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji
końcowego wniosku o płatność
44


Podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń
projektu podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie
projektu powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub
niedochowania należytej staranności przez Beneficjenta
skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności
zewnętrzne mające na to wpływ
Podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu
może odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności
lub obniżyć wysokość środków podlegających regule
proporcjonalności, jeśli Beneficjent o to wnioskuje i
należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w
szczególności wykaże swoje starania zmierzające do
osiągnięcia założeń projektu
45


W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie przy
jednoczesnej pełnej realizacji założeń merytorycznych
projektu reguła proporcjonalności nie ma zastosowania
Beneficjent powinien zabezpieczyć się w umowie
partnerskiej, aby w przypadku gdy niewykonanie celu
projektu jest z winy jednego z partnerów, to partner
ponosi odpowiedzialność finansową (bądź wszyscy
partnerzy, gdy wszyscy pracują na wspólny rezultat)
46