2011 Zasady aplikowania o środki w ramach IV konkursu na realizację projektu „Podnoszenie kompetencji kadry szkoleniowej” Omówienie zasad oceny wniosków pod względem finansowym

Joanna Nowakowska Warszawa, 3 lutego 2011 r.

Tematy omawiane w ramach zagadnień finansowych

1. Wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne; 2. Zasady konstruowania budżetu projektu; a) Ze względu na konstrukcję budżetu projektu b) Ze względu na ograniczenia 3. Finansowanie projektu; 4. Rozliczanie zaliczki; 5. Harmonogram płatności; 6. Harmonogram realizacji projektu; 7. Zatrudnianie personelu.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Podstawowe warunki kwalifikowania wydatków -

Wydatki są kwalifikowane, jeżeli:

są niezbędne dla realizacji projektu; są efektywne; - zostały faktycznie poniesione; - są udokumentowane; 3 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości © Warszawa, 14 sierpnia 2008 r.

Podstawowe warunki kwalifikowania wydatków

- zostały przewidziane w budżecie projektu zatwierdzonym przez PARP; - zostały poniesione w okresie ich kwalifikowania; - są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych finansowych Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości załącznik 14 do Wytycznych dla Wnioskodawców. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Wydatki niekwalifikowane

• Podatek VAT jeżeli Wnioskodawca ma możliwość jego odzyskania, • Składki na PFRON w ramach wynagrodzenia personelu projektu, • Zakup sprzętu, mebli, pojazdów za wyjątkiem zakupów dokonanych w ramach zakupu sprzętu i wyposażenia, • Koszty kar, grzywien oraz procesów sądowych, • Wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Wydatki niekwalifikowane

• Wydatki związane z przygotowaniem wniosku o udzielenie wsparcia, • Wydatki nieudokumentowane, • Wydatki poniesione na środki trwałe, współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat, • Zakup nieruchomości, gruntów oraz infrastruktury.

Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi Podmiot wsparcia

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Zasady konstruowania budżetu projektu

a) Ze względu na konstrukcję budżetu projektu:

koszty bezpośrednie

przez Podmiot wsparcia w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami), (tj. koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych 1.

koszty związane bezpośrednio z realizowanymi szkoleniami i doradztwem

(objęte pomocą publiczną de minimis dla uczestników projektu w przypadku, gdy są oni delegowani przez pracodawcę lub są przedsiębiorcami),

2.

3.

koszty ogólne projektu, koszty zakupu sprzętu i wyposażenia

(objęte pomocą publiczną de minimis dla Wnioskodawcy w przypadku, gdy jest przedsiębiorcą)

,

koszty pośrednie

bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu).

(tj. koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Zasady konstruowania budżetu projektu

b) Ze względu na ograniczenia: Zadanie zarządzanie projektem

- kwota przewidziana na ww. zadanie nie może przekroczyć: a) 30% wartości projektu w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł, z zastrzeżeniem pkt 4; b) 25% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie; c) 20% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie; d) 15% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln i do 5 mln zł włącznie; e) 10% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln zł.

Pkt 4 -

limit może ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadku wykazania przez Podmiot wysokiej efektywności kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Zasady konstruowania budżetu projektu

b) Ze względu na ograniczenia: Zadanie zarządzanie projektem –przykład

Podmiot opracował budżet projektu, w którym wartość kosztów bezpośrednich wyniosła 600 000 zł, w tym wartość kosztów zarządzania projektem 100 000 zł, natomiast wysokość kosztów pośrednich wyniosła 50 000 zł. Całkowita wartość projektu wynosi zatem 650 000 zł. Następnie Podmiot sprawdza, czy tak skonstruowany budżet projektu spełnia wymogi w zakresie limitów na koszty zarządzania projektem.

Zaplanowana w budżecie kwota 100 000 zł na koszty zarządzania stanowi 15,38% całkowitej wartości projektu a zatem mieści się we wskazanym w Wytycznych limicie 25% dla projektów o wartości powyżej 500 tys. zł do 1 mln zł włącznie.

Zasady konstruowania budżetu projektu

b) Ze względu na ograniczenia: Zadanie zarządzanie projektem –przykład

Dodatkowo należy pamiętać, że zgodnie z

Wytycznymi

obowiązek nieprzekroczenia limitu kosztów zarządzania projektem dotyczy nie tylko etapu tworzenia budżetu projektu i jego oceny, ale również rozliczenia końcowego projektu. Oznacza to, że podczas weryfikacji końcowego wniosku o płatność należy zweryfikować, czy limit procentowy, o którym mowa w

Wytycznych

(odpowiednio 30% / 25% / 20% / 15% / 10%), dla rozliczonej wartości projektu nie został przekroczony.

Zasady konstruowania budżetu projektu

b) Ze względu na ograniczenia Wydatki związane z zakupem sprzętu i wyposażenia tj.:

1. Zakup środków trwałych, których wartość początkowa jest wyższa od 10 % kwoty określonej w przepisach podatkowych uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, z wyłączeniem mebli; 2. Raty spłat wartości początkowej środków trwałych, których wartość początkowa jest wyższa od 10 % kwoty określonej w przepisach podatkowych uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu, należne finansującemu z tytułu umowy leasingu finansowego lub zwrotnego do wysokości ich wartości początkowej z dnia zawarcia umowy leasingu, poniesione do dnia zakończenia realizacji projektu, z wyłączeniem mebli; 3. Zakup lub raty spłat wartości początkowej mebli, należne finansującemu z tytułu umowy leasingu finansowego lub zwrotnego do wysokości ich wartości początkowej z dnia zawarcia umowy leasingu, poniesione do dnia zakończenia realizacji projektu; 4. Adaptację budynków, pomieszczeń i miejsc pracy, w których odbywa się szkolenie, na potrzeby osób niepełnosprawnych

Wydatki, o których mowa w pkt 1, 2, 3 i 4 nie mogą łącznie przekroczyć 10% wartości całkowitych wydatków kwalifikowanych Projektu

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Zasady konstruowania budżetu projektu

b) Ze względu na ograniczenia: Wydatki związane z zakupem sprzętu i wyposażenia Wnioskodawcę obowiązuje wartość (kwota) wydatków w ramach zakupu sprzętu i wyposażenia zaakceptowana w pierwotnym wniosku a nie limit procentowy!

Przykład

Wnioskodawca w budżecie przeznaczył kwotę 10 tys. zł na zakup sprzętu i wyposażenia co stanowiło 10% wartości wszystkich wydatków projektu. W chwili rozliczania wydatków punktem odniesienia dla PARP będzie kwota 10 tys. zł.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Zasady konstruowania budżetu projektu

b) Ze względu na ograniczenia: wydatki pośrednie rozliczane na podstawie ryczałtu

– takie których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania:

- 9% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł, - 8% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie, - 7% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln do 2 mln zł włącznie, - 5% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln do 5 mln zł włącznie, - 4% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości przekraczającej 5 mln zł.

UWAGA! W sytuacji zlecania przez Podmiot realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o wartość zleconych zadań.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Zasady konstruowania budżetu projektu

b) Ze względu na ograniczenia: wydatki pośrednie rozliczane na podstawie ryczałtu –przykład

Wyliczenie kosztów pośrednich odbywa się dwuczęściowo.

I: Ustalenie całkowitej wartości projektu

Koszty bezpośrednie projektu = 495 500 zł.

Procentowy ryczałt kosztów pośrednich przysługujący Podmiotowi = 9% (projekt z kosztami bezpośrednimi nieprzekraczającymi 500 000 zł ).

Podmiot wskazał, iż zleca na zewnątrz zadania o łącznej wartości 35 000 zł. Zadania zlecane na zewnątrz = 35 000 zł Podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem wyniesie:460 500 zł (495 500 zł – 35 000 zł) Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem wyniosą: 41 445 zł (460 500 zł x 9%) Całkowita wartość projektu wynosi: 536 945,00 zł (495 500,00 zł + 41 445 zł)

Zasady konstruowania budżetu projektu

b) Ze względu na ograniczenia: wydatki pośrednie rozliczane na podstawie ryczałtu –przykład

Ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem

Całkowita wartość projektu po doliczeniu kosztów pośrednich

przekracza kwotę 500 000 zł,

w związku z czym Beneficjent musi zmienić procent kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem z

9% na 8%

(projekt o wartości od 500 tys. do 1 mln zł włącznie) Nie ulegają zmianie

:

  wartość kosztów bezpośrednich projektu - 495 500 zł kwota zadań zleconych na zewnątrz - 35 000 zł  podstawa wyliczenia wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem - 460 500 zł Ponownie wyliczane są koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, które po zmianie procentu wynoszą: 36 840 zł (460 500 zł x 8%) Ostateczna, całkowita wartość projektu wynosi: 532 340,00 zł (495 500,00 zł + 36 840 zł)

Ujmowanie w budżecie kosztów bezpośrednio związanych ze szkoleniami

Wnioskodawca założył, iż w ramach wniosku będą realizowane 2 kursy w których wynagrodzenia trenerów są takie same, wówczas w budżecie projektu występuje jedno zadanie w ramach kosztów związanych ze szkoleniami i takie same stawki dla wszystkich kategorii wydatków.

Wnioskodawca podaje w zadaniach dotyczących szkoleń jedną stawkę za wynagrodzenia osób prowadzących szkolenia w przeliczeniu na godzinę pracy trenera. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Ujmowanie w budżecie kosztów bezpośrednio związanych ze szkoleniami Kategoria j.m.

Liczba kursów

Liczba kursów

Ilość Cena jednostkow a Łącznie Zadanie 1 –Kursy 2 100 120 12000 Wynagrodzenie trenerów Materiały szkoleniowe Catering itd.

godzina Szt.

poczęstunek 2 2 10 16 300 500 3000 8000

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Ujmowanie w budżecie kosztów bezpośrednio związanych ze szkoleniami

Wnioskodawca założył, iż w ramach wniosku będą realizowane dwa kursy w których wynagrodzenia trenerów są różne (wynika to ze specyfiki szkoleń, które są przedmiotem projektu) wówczas w budżecie projektu występuje jedno zadanie w ramach kosztów związanych ze szkoleniami. Podział kosztów na kategorie wydatków przedstawia się następująco: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Ujmowanie w budżecie kosztów bezpośrednio związanych ze szkoleniami Kategoria Nr tytułu szkolenia Liczba kursów j.m.

Ilość 2011 Cena jednostkowa Łącznie Zadanie 1 –szkolenie grupowe Wynagrodzenie trenerów Wynagrodzenia trenerów Catering itd.

Gdzie: 1 emisja głosu 2 technika prezentacji 1 2 2 2 godzina godzina poczęstunek 6 10 32 120 150 500 720 1500 16 000

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Ujmowanie w budżecie kosztów bezpośrednio związanych ze szkoleniami Takie samo podejście należy zastosować również w przypadku innych kategorii wydatków np. materiałów szkoleniowych, wynajmu sal szkoleniowych itd.

Kategoria Nr tytułu szkolenia Liczba kursów j.m.

2011 Ilość Cena jednostkowa Łącznie Zadanie 1 –szkolenie grupowe Materiały szkoleniowe Materiały szkoleniowe itd.

Gdzie: 1 emisja głosu 2 technika prezentacji 1 2 2 2 Szt.

Szt.

50 50 100 200 5000 10000

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Przykładowe kategorie wydatków w ramach zadań związanych z realizacją szkoleń

Wynagrodzenia trenerów, Wyżywienie trenerów, Zakwaterowanie trenerów, Wyżywienie uczestników szkoleń, Zakwaterowanie uczestników szkoleń, Podróże uczestników szkoleń, itd.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty ogólne projektu w ramach kosztów bezpośrednich Koszty ogólne projektu

, w szczególności są one związane z: -zarządzaniem i obsługą projektu, -promocją projektu, -rekrutacją uczestników projektu, -badaniami i analizami.

Wnioskodawca podaje w kosztach ogólnych budżetu stawki na wynagrodzenia personelu ( dla każdej osoby występującej w projekcie) w przeliczeniu na etat/umowę zlecenie w stosunku do zaangażowania miesięcznego.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Przykładowe kategorie wydatków związane z zadaniem zarządzaniem i obsługą projektu

Wynagrodzenie - Kierownika projektu, Wynagrodzenie pracowników ds. rozliczeń finansowych, Wynagrodzenie opiekuna merytorycznego, Wynagrodzenie prawnika, Wynagrodzenie osoby zajmującej się promocją, Druk ulotek, Założenie i prowadzenie wyodrębnionego rachunku bankowego.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty pośrednie

Koszty te powinny być związane z obsługą techniczną projektu tj: - koszty zarządu (tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu np. kierownik jednostki); - koszty personelu obsługowego (tj. koszty wynagrodzenia osób, które nie są przypisane bezpośrednio do projektu, zajmujące się bieżącą obsługą jednostki jako podmiotu gospodarczego, dla których realizacja projektu powoduje wzrost nakładów pracy w związku ze wzrostem ilości operacji gospodarczych dokonywanych przez jednostkę np. pracownik kadr, pracownik sekretariatu, pracownik kancelarii); Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty pośrednie c.d.

- koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (np. długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek, płyt CD, dyskietek) nie związanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie; - usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe, kurierskie; - usługi kserograficzne; - opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz; - opłaty administracyjne za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzenie ścieków itp.; Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty pośrednie c.d.

- koszty obsługi księgowej (tj. koszty wynagrodzenia głównego księgowego lub innych osób księgujących wydatki; w przypadku zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu – koszty usługi); - amortyzacja środków trwałych (np. budynku); - koszty ubezpieczeń majątkowych; - koszty ochrony; - sprzątanie pomieszczeń (w tym środki do utrzymania czystości pomieszczeń, dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.). Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty pośrednie

W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki dotyczące

zakupu sprzętu i wyposażenia

na potrzeby realizacji projektu, bowiem wydatki na

zakup sprzętu i wyposażenia

mogą dotyczyć wyłącznie konkretnych zadań w ramach projektu a więc są wykazywane jako wydatki bezpośrednie.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty pośrednie – sposoby rozliczania

1. Koszty pośrednie mogą być rozliczane

na podstawie poniesionych wydatków. W uzasadnieniu pod budżetem należy umieścić listę kosztów pośrednich, które zamierzamy rozliczać w projekcie. Wyliczenie kosztów pośrednich odbywa się na podobnych zasadach jak dla wydatków bezpośrednich.

2. Koszty pośrednie mogą być

rozliczane ryczałtem

.

Niedopuszczalna jest natomiast sytuacja, w której te same koszty są jednocześnie wykazywane w ramach kosztów bezpośrednich oraz kosztów pośrednich, powodując w konsekwencji podwójną refundację wydatków.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty pośrednie - rozliczanie na podstawie poniesionych wydatków.

Wnioskodawca ma obowiązek przedstawienia w budżecie wniosku o udzielenie wsparcia uzasadnienia dla wykazanej we wniosku wartości kosztów pośrednich, które zamierza w projekcie rozliczyć. Uzasadnienie powinno wskazywać metodologię, zgodnie z którą Wnioskodawca wyliczył wartość kosztów pośrednich. Metodologia powinna być przygotowana w odniesieniu do każdej kategorii kosztów pośrednich, które Wnioskodawca uwzględnił w budżecie projektu. Metodologia wyliczania kosztów pośrednich podlega weryfikacji na etapie oceny wniosku o udzielenie wsparcia i może po ocenie finansowej na etapie zatwierdzania wniosku podlegać negocjacjom pomiędzy Wnioskodawcą a PARP Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty pośrednie – rozliczanie na podstawie poniesionych wydatków. Przykład: koszty wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie

W celu wyliczenia kosztów wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie, należy wyliczyć stosunek powierzchni biura projektu (20 m2) w stosunku to powierzchni użytkowej wykorzystywanej przez Wnioskodawcę na prowadzoną działalność (250 m2) =

8%.

Przykład obliczania:

koszty czynszu (8 m-cy * 980 PLN * 8% = 627,20 PLN)

Koszty pośrednie - przykład ujmowania kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie poniesionych wydatków w budżecie Kategoria j.m.

Ilość 20 11 Cena jednostkowa Łącznie Koszty pośrednie Koszty pośrednie rozliczane na podstawie poniesionych wydatków Proszę wpisać wysokość kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie poniesionych wydatków TAK 20 000 PLN

Koszty pośrednie - przykład ujmowania kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie poniesionych wydatków w budżecie

Przykładowe uzasadnienie do czynszu, które musi znaleźć się w budżecie wniosku: W celu wyliczenia kosztów wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie (czynsz na biuro projektu), należy wyliczyć stosunek powierzchni biura projektu (20 m2) w stosunku to powierzchni użytkowej wykorzystywanej przez Wnioskodawcę na prowadzoną działalność (250 m2) =

8%.

Przykład - koszty miesięczny czynszu na biuro = 980 PLN * 8% = 627,20 PLN

Koszty pośrednie - przykład ujmowania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem w budżecie Kategoria Koszty pośrednie Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem Proszę wpisać wartość procentową kosztów pośrednich rozliczaną ryczałtem w ramach projektu T/N 4 Proszę wpisać wartość kwotową kosztów pośrednich rozliczaną ryczałtem w ramach projektu 20 000

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Harmonogram płatności

Aby rozliczyć wydatki Podmiot musi rozliczyć wydatki na kwotę wyższą lub równą 20 tys. PLN (nie dotyczy ostatniego wniosku o płatność) W przypadku, gdy Podmiot nie poniósł wydatków na kwotę wyższą bądź równą 20 tys. PLN, wówczas do PARP przedstawiany jest wniosek o płatność zerową. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty bezpośrednie i pośrednie

Przykład metodologii rozliczania wydatków w projekcie przy założeniu, że Podmiot rozlicza w ramach projektu wydatki pośrednie w formie ryczałtu w wysokości 8 % kosztów bezpośrednich.

Podmiot w pierwszym okresie rozliczeniowym poniósł wydatki na kwotę:

10 000 zł

– wydatki bezpośrednie

800 zł –

wydatki pośrednie Razem do rozliczenia 10 800 zł. Ze względu na brak wydatków na kwotę 20 tys. zł Podmiot nie może rozliczyć w PARP kwoty 10 800 zł. Kwota ta zostaje przeniesiona na następny okres rozliczeniowy. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Koszty bezpośrednie i pośrednie

Podmiot w drugim okresie rozliczeniowym poniósł wydatki na kwotę:

50 000 zł

– wydatki bezpośrednie

4 000 zł –

wydatki pośrednie + wydatki z pierwszego okresu rozliczeniowego

10 000 zł

– wydatki bezpośrednie

800 zł –

wydatki pośrednie Podmiot może rozliczyć w PARP kwotę 64 800 zł.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Finansowanie projektu

Płatności w ramach projektu: 1. Zaliczka 2. Płatności okresowe stanowiące: a) refundację wydatków bezpośrednich oraz wydatków pośrednich wykazanych we wniosku o płatność, b) zaliczkę - w przypadku rozliczania zaliczki na wydatki nie związane z zakupem sprzętu i wyposażenia. W takim przypadku wysokość ponownej zaliczki uzależniona jest od kwoty rozliczanej zaliczki w bieżącym wniosku o płatność.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Finansowanie projektu

Podmiot otrzymuje z PARP zaliczkę na realizację zadań zatwierdzonych we wniosku o udzielenie wsparcia. Kwota zaliczki to 20% całkowitej kwoty wsparcia pomniejszoną o kwotę przeznaczoną na zakup sprzętu i wyposażenia.

Zaliczka ta musi zostać rozliczona

najpóźniej wraz z przedostatnią płatnością okresową UWAGA!

Nie ma zaliczki na zakup sprzętu i wyposażenia!

Zwrot środków przez PARP na zakup sprzętu i wyposażenia na zasadzie refundacji.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Finansowanie projektu

Przykład wyliczenia wysokości zaliczki:

Podmiot uzyskał wsparcie w wysokości 1 000 000 PLN

w tym na pozostałe wydatki w projekcie

900 000 PLN Obliczamy wysokość zaliczki: 900 000 PLN * 20%= 180 000 PLN (zaliczka na pozostałe wydatki w projekcie)

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Rozliczanie zaliczki

Rozliczenie zaliczki na pozostałe wydatki w ramach projektu.

Podmiot z kolejnych płatności okresowych powinien potrącać sobie kwoty niezbędne do rozliczenia zaliczki.

Jednakże w chwili, gdy Podmiot rozliczy część zaliczki we wnioskach o płatność a do płatności w której musi rozliczyć zaliczkę pozostaje jeszcze kilka płatności okresowych, w takim przypadku Podmiot będzie mógł otrzymać kolejną zaliczkę przy spełnieniu jednego warunku, iż kwota zaliczki nie przekroczy wysokości rozliczonej zaliczki.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Rozliczanie zaliczki

Rozliczenie zaliczki na pozostałe wydatki w ramach projektu (bez środków na zakup sprzętu i wyposażenia) Przykład Podmiot otrzymał zaliczkę na ww. wydatki w wysokości 100 tys. zł Projekt trwa 16 miesięcy ( 8 okresów rozliczeniowych) - rozliczenie zaliczki musi nastąpić do 7 płatności okresowej.

W ramach 5 rozliczenia Podmiot rozliczył w PARP już 60 tys. zł zaliczki ( we wniosku o płatność zmniejsza się dostępny limit środków dostępnych w ramach zaliczki) do rozliczenia pozostało 40 tys. zł W ramach 6 rozliczenia Podmiot poniósł wydatki z konta Projektu w wysokości 40 tys. zł i chciałby je ponownie odzyskać, wtedy wnioskuje o ponowną wypłatę zaliczki w wysokości 40 tys. zł.

W ramach 7 rozliczenia Podmiot poniósł wydatki z konta Projektu w wysokości 50 tys.

zł. W związku z tym, iż musi on rozliczyć zaliczkę do 7 płatności okresowej we wniosku dokonuje rozliczenia zaliczki i zmniejszenia limitu środków dostępnych w ramach zaliczki do zera. PARP wypłaca na rzecz Podmiotu 10 tys. zł, gdyż kwota ta stanowiła środki własne Podmiotu.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Harmonogram realizacji projektu

- Należy zweryfikować liczbę podanych uczestników w harmonogramie z liczbą osób wskazaną do objęcia wsparciem w części opisowej wniosku, Należy sprawdzić czy odpowiednio zostały przypisane poszczególne zadania do okresu realizacji projektu i potrzeby zaangażowania poszczególnych osób w projekcie, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ©

Zatrudnianie personelu Zasady ogólne

Niekwalifikowalne jest wynagrodzenie personelu projektu zatrudnionego jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL,

chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie

.

Na potrzeby powyższego przepisu jako

instytucję uczestniczącą w realizacji PO KL

rozumie się Instytucję Zarządzającą, Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia), Regionalny Ośrodek EFS, Krajowy Ośrodek EFS oraz Krajową Instytucję Wspomagającą.

Zatrudnianie personelu Zasady ogólne

Wydatki związane z zatrudnieniem osoby zaangażowanej w realizację zadań w więcej niż jednym projekcie są kwalifikowalne, o ile obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie oraz osoba ta:  prowadzi ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów;  udostępnia PARP ww. ewidencję w odniesieniu do okresu realizacji projektu .

Zatrudnianie personelu Zasady ogólne

1. Zmieniono zapis, że koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu

są kwalifikowalne w pełnej wysokości

tylko i wyłącznie w przypadku wyposażenia 2.

stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu.

Przy kwalifikowaniu Podmiot.

takich wydatków PARP będzie uwzględniać projekty realizowane wcześniej przez dany

Zatrudnianie personelu Zasady ogólne

 Umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tą osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez Podmiot, co jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy.

 Przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć m.in.

wskazanie w ww. dokumentach wszystkich zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu.

Zatrudnianie personelu Zasady ogólne

W przypadku gdy osoba będąca personelem projektu jest pracownikiem Beneficjenta, którego umowa o pracę tylko w części obejmuje zadania w ramach projektu (np. na ½ etatu, ¼ etatu w ramach projektu), wydatki związane z wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowalne, o ile:  zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy;

Zatrudnianie personelu Zasady ogólne

 zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika;  wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu odpowiada proporcji, o której mowa wyżej.

Prawidłowość wyliczenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu może podlegać kontroli.

Zatrudnianie personelu Zasady ogólne

Kwalifikowanie wydatków poniesionych na wynagrodzenie osoby zaangażowanej do projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie pracownikiem Podmiotu zatrudnionym na podstawie stosunku pracy, jest możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy charakter zadań wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy, o ile spełnione są łącznie cztery wskazane warunki.

Zatrudnianie personelu

Warunki, o których mowa wyżej, to:  zgodność z przepisami krajowymi, tj. praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na podstawie stosunku pracy;  precyzyjne określenie zakresu zadań w ramach umowy cywilnoprawnej;  zaangażowanie w ramach stosunku pracy musi pozwalać na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej;  dana osoba prowadzi ewidencję godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej.

Zatrudnianie personelu

W przypadku zaangażowania osoby stanowiącej personel projektu na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej w ramach projektu, wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są kwalifikowalne, jeżeli:  obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu;  osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we wszystkie zadania w ramach tego projektu, która może podlegać kontroli;

Zatrudnianie personelu

Rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonanych czynności oraz liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy.

Wskazanie liczby godzin w rozliczeniu umowy cywilnoprawnej nie dotyczy umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła, np. raportu z badania lub ekspertyzy.

Zatrudnianie personelu

Osoby samozatrudnione

 kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wykonującej osobiście zadania w ramach projektu;  wysokość wynagrodzenia takiej osoby wynika ze szczegółowego budżetu projektu;  poniesienie wydatku na wynagrodzenie, o którym mowa wyżej, jest dokumentowane dokumentem księgowym, np. notą obciążeniową.

Zatrudnianie personelu

 Osoba samozatrudniona zaangażowana w realizację więcej niż jednego zadania lub funkcji w ramach projektu prowadzi ewidencję godzin oraz wykonanych czynności w ramach tych zadań lub funkcji.

Przepisy niniejszej społecznych.

sekcji mają zastosowanie do osób współpracujących w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń

Dziękuję za uwagę

55 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości © .