Transcript Carte Logée V1.4 – Projet BFC Établissement CNRS

CNRS – Projet BFC Établissement
Carte Logée
V1.4
12 Septembre 2007
1
Projet BFC – Support de formation Carte logée v1.4
Avant propos
Ce document a pour but de présenter les procédures de traitement de la carte logée
et du traitement du fichier envoyé par AMEX.
Ce document fait référence aux manuels utilisateurs :
- Manuel d’utilisation Dépenses – Carte logée
-
-
Manuel d’utilisation Suivi des flux entrants
-
2
http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm
BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe.xls
http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Introduction
Pour commencer
1. Présentation des animateurs
2. Et vous !
Un tour de table ?
NOM :
Prénom:
Direction:
Service :

A l'aide d'un marqueur,
inscrivez vos nom, prénom et direction sur
le cavalier

Signez la feuille de présence

Voici
 les supports de formation
3
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Introduction
Pour ne rien oublier…
1. Pensez à prendre des notes
sur votre mémento de formation !
2. N’hésitez pas à poser vos
questions. Nous répondrons en
séance ou la réponse sera
envoyée par mèl plus tard
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
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Introduction
5
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Introduction
Objectifs de cette formation
A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :
1. Expliquer le fonctionnement du flux dépenses carte
logée
2. Analyser les erreurs d’intégration du relevé carte logée
(ROP)
3. Compléter les factures/avoirs carte logée pour
permettre leur intégration dans BFC
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Sommaire
 Introduction à l’Interface Carte Logée
 Contexte et Objectif
 Eléments de compréhension technique
 Rappels : Idocs
 Éléments de compréhension fonctionnelle
 État de synthèse des factures
 Outil de suivi de la carte logée (BW)
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
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Concepts et Processus
de la Carte Logée
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Introduction à l’interface
Carte Logée
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Utilisation de la carte logée
Intégration dans
BFC
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Contexte et Objectif
 La Carte Logée est une carte virtuelle permettant d’acheter des prestations
auprès de FRAM
 Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM
 Achats par le biais d’une carte virtuelle unique pour chaque DR
 Réception d’autant de factures que de transactions
 FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction
 La Plate Forme de Banque




Achats avec paiement différé
Diminution des avances à faire
Ré éclatement par DR
Paiement centralisé une fois par mois
 Spécificités d’intégration
 Réception d’un fichier global
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Eléments de compréhension
technique
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Carte logée : les flux
BFCE
DA
XLAB
Commande
prévisionnelle
session
session
Commande
Paiement
EAI
Paiement
globalisé
mensuel
Liquidation
facture/avoir achat
Facture/Avoir
enregistrée
Plateforme
de Banque
Données de facturation
ROP
liées à la carte logée
Comptabilisation
en masse
Facture/Avoir planifié
pour ctrl en arrière plan
Facture/Avoir
Erronée
BW
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Planification
en arrière plan
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Éléments de compréhension technique
1. XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des
Demandes d’Achat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des
commandes prévisionnelles dans BFC.
2. Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le
fournisseur Carte Logée.
3. Les contrôles suivants sont effectués dès l’intégration de la DA :
1. Une commande Carte logée doit être prévisionnelle
2. Elle doit référencer le marché Carte logée
3. Elle ne doit avoir qu’un seul poste
4. Chaque fichier ROP (Relevé d’Opérations) contient les factures Carte Logée pour
une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée.
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Éléments de compréhension technique
1. L’EAI (service de dispatching) va automatiquement chercher via un lien FTP (File
Transfer Protocol) sur la plateforme de banque le(s) ROP (Relevé d’Opération) et
le(s) déposera dans un répertoire de la machine BFC.
2. L’EAI crée autant de factures/avoirs via des IDocs (fichier informatique) que de
transactions présentes dans le relevé.
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Eléments de compréhension
fonctionnelle
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Éléments de compréhension fonctionnelle
 Flux Intégration commande Xlab
 La commande prévisionnelle, monoligne, sur le marché « carte logée » est
saisie dans XLAB,
 Une DR fait une commande de prestation chez FRAM en précisant le numéro
XLAB
 XLAB envoie sa commande vers BFC
 La commande Xlab est intégrée dans BFC au titre d’une demande d’achat
prévisionnelle.
 Flux Intégration ROP
 A la fin du mois, la Plateforme de banque envoie à l’EAI un fichier (ROP)
comprenant les factures des diverses prestations.
 Le ROP est intégré dans BFC et une concordance est faite avec les commandes
XLAB
 Les factures/avoirs BFC sont traitées et partent en proposition de paiement
 Flux Retour facture à Xlab
 BFC envoie un IDoc vers XLAb afin de clôturer le flux de commande
 Un autre fichier est envoyé pour le paiement
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Éléments de compréhension fonctionnelle
1. Plusieurs erreurs peuvent arriver dans BFC sur chaque facture ou avoir du ROP:
– Certaines qui ne donnent pas lieu à la création de factures/avoirs et qui sont en
erreur à l’entrée de BFC : elles sont visualisables dans BW
– Certaines donnent lieu à la création de factures/avoirs dans BFC.
2. La facture ou l’avoir issu du « ROP » est relié à la commande XLAB associée. Le
numéro de marché Carte Logée doit être contenu dans la commande.
3. Les factures et avoirs Carte Logée sont créés à partir d’un relevé d’opération de
la plateforme de banque gérant ces opérations.
4. Ce relevé comprend une série d’opérations effectuées sur des commandes
prévisionnelles. Chaque opération du relevé est créée en tant que facture ou
avoir maintenu dans BFCE : la facture ne comprend en référence qu’un seul
poste de commande d’achat.
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Éléments de compréhension Fonctionnelle
1. Toute facture issue du ROP est intégrée au statut « maintenue » dans BFC.
2. Afin d’afficher les factures dans BFC, activez la transaction < Synthèse des
factures > à partir du chemin suivant : Dépenses/Prise en charge des
dépenses/Prise en charge fact.achat
3. La facture/l’avoir est créé via un traitement automatique qui comptabilise en
masse les factures et avoirs Carte Logée chaque nuit.
4. En cas d’urgence, il est aussi possible de lancer cette comptabilisation en
masse via la transaction < Prise en charge en masse fact. Carte Logée> à partir
du chemin suivant : Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge
fact. Achat
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
État de synthèse des factures
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
Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat
/Synthèse des factures (1/6)
Dans la zone « Texte d’en-tête du document », on indiquera la référence au ROP :
ROPDR + n°de la DR + * (ex : ROPDR14*)
La date du document permet de cibler un seul ROP et correspond à la date du ROP :
en général les dates des ROP sont soit le dernier jour du mois soit le premier jour du
mois suivant
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 Synthèse des factures (2/6)
1. Affichage des factures qui seront intégrées dans la nuit
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Synthèse des factures (3/6)
2 Affichage de toutes les factures
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
 Synthèse des factures (4/6)
La facture est en attente de premier traitement
statut Prévu pour le contrôle en arrière plan, on peut aller la modifier par
le biais du crayon (à ne pas faire).
La facture est erronée après le premier traitement statut Erroné
On peut aller la modifier
On peut visualiser les messages d’erreur
Un enregistrement en arrière plan doit être planifié
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 Synthèse des factures (5/6)
La facture a un statut OK, deux solutions s’offrent alors à l’utilisateur
Soit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la
consulter en cliquant sur les lunettes
Soit elle reste en statut erroné car on vient de la corriger et elle doit
repasser ensuite par le traitement de comptabilisation en masse qui reste
prévu en arrière plan
En cliquant sur ce bouton on relance le contrôle en arrière plan
LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le contrôle en
arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré »
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 Synthèse des factures (6/6)
Il est impératif de maintenir la facture après son enregistrement et de relancer le
contrôle en arrière plan.
1. On clique sur maintenir dans la facture
2. On clique sur relancer le contrôle en arrière plan dans la synthèse de facture
1
2
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 Synthèse des factures
1. Ou on enregistre la facture en statut maintenu et on lance le contrôle en arrière
plan du même coup.
NB : Il est toujours possible de revenir en modification sur une facture déjà modifiée
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Éléments de compréhension Fonctionnelle
Si la commande n’est pas trouvée (le ROP ne comporte pas le bon n° de commande ou
la demande d’achat n’a pas encore été transformée en commande ou la commande
est supprimée de BFC) ou si le fournisseur de la commande n’est pas le
fournisseur Carte Logée
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Éléments de compréhension fonctionnelle
29
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Éléments de compréhension fonctionnelle
Autres cas d’erreurs de facture/avoir intégrés dans BFC :
30
-
Commande soldée : mettre référence commande correcte
-
Fournisseur de la commande différent du fournisseur Carte Logée : mettre
référence commande correcte
-
Commande sans service fait : demander le service fait
-
Intégration d’une 2ème facture ou d’un 2ème avoir sur une même commande
standard : doivent donner lieu à chargement ultérieur/déchargement ultérieur
-
Facture de montant nul : la facture doit être supprimée
-
Avoir sans référence facture : renseigner manuellement la référence de la facture
qui doit avoir été comptabilisée
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Éléments de compréhension fonctionnelle
1. Dans certains cas, il est possible que la DR ne puisse pas attendre le lendemain matin
pour comptabiliser ses factures/avoirs. Il existe pour cela une procédure d’urgence à
n’utiliser qu’avec parcimonie et seulement dans les derniers jours du mois avant le
paiement. Dépense/Prise en charge des dépenses/Prise en charge en masse fact. Carte
logée.
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Éléments de compréhension fonctionnelle
Il faut impérativement renseigner le domaine d’activité (numéro de DR) avant
d’exécuter la transaction
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Eléments de compréhension fonctionnelle
1. Lors de l’intégration du fichier ROP, certaines erreurs ne permettent pas la
création de factures/avoirs dans BFC.
2. Ces factures doivent être corrigées dans le ROP initial afin que celui-ci soit
rejoué pour créer les factures manquantes dans BFC.
3. Pour visualiser ces erreurs il faut se servir de l’état BW spécifique à la Carte
Logée.
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Eléments de compréhension fonctionnelle
Pour rejouer un ROP dans BFC, les étapes à respecter sont les suivantes :
1. - la cellule ROP de la DSI envoie le ROP au format excel à la cellule ROP de la DR
([email protected]),
2. - la DR modifie son ROP en suivant le mode opératoire indiqué pour chaque cas
d'erreur et lorsqu'elle a terminé, elle le transmet à la cellule ROP de la DSI
([email protected])
3. - la cellule ROP de la DSI met ce ROP modifié à la disposition de l’EAI qui le
transmet à BFC tous les soirs à 23h30 en envoyant un message à la cellule ROP
de la DR et de la DSI pour les en informer.
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Traitement du ROP
1.
2.
3.
4.
5.
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Intégration du ROP
Traitement des erreurs par BW
Correction du fichier ROP XLS (colonne Q = Division/N° cde XLAB)
Renvoi à la cellule ROP DSI
Passage dans une moulinette permettant
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Outil de suivi de la Carte Logée
BW
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BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
 BW: Suivi des flux entrants / Requête /suivi flux carte logée
Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux
Carte Logée (détaillés par N° facture ROP).
On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut :
1. Intégré
2. En erreur
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
 BW /suivi des flux entrants /Requête /suivi carte logée
Remarques :
1. Les Idocs Carte logée ne sont ni rejoués, ni rejetés.
2. Les Idocs avec le message d’erreur BFC ZDER/132 « Facture ou avoir déjà
intégré, modification impossible » sont exclus systématiquement de la requête,
car ils ne sont jamais chargés dans le cube.
3. Les données affichées sont identifiées par N° facture ROP (=N° transaction
ROP), ce qui permet un tri fonctionnel des factures/avoirs et pas par n° Idoc. De
plus, le reporting n’affiche que le dernier statut d’une transaction. Si par exemple
le dernier statut d’un Idoc est ZDER/132 la requête va afficher le statut précédent
différent de ZDER/132.
4. Le N° facture ROP est unique pour chaque transaction, toutes DR confondues.
5. Les Montants TTC et TVA sont affichés en tant que ratios et ils ne peuvent pas
être affichés en tant que caractéristiques libres.
6. La requête permet de faire un saut vers une autre requête avec le détail de tous
les Idocs d’une facture ROP, ceux avec le Message d’erreur BFC= ZDER/132
inclus (et pas seulement le plus récent) : Suivi Flux : Facture Carte Logée (Détail
Idoc) [voir chapitre suivant].
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
BW Suivi du Flux Facture Carte Logée

BW /suivi des flux entrants /Requête /suivi carte logée
Dans l’Ecran de variables :
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1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire]
Division
Type de flux
IDOC Créé le
Message d’erreur BFC
Statut
Statut IDOC
N° Facture ROP
9.
Date ROP
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
BW Suivi du Flux Facture Carte Logée



















40
IDOC Créé le [Date de création de l’IDOC]
Organisation d'achats (DR)
Paramètre 1
Paramètre 2
Paramètre 3
Paramètre 4
Centre de coûts
Elément d’OTP
Compte budgétaire
Domaine fonctionnel
Fonds
Référence Fournisseur
Fournisseur ROP
N° de Carte
N° ROP
Code TVA
Type de transaction
Devise ROP
Message d’erreur XLAB
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
1. La requête
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
Recherche des n° Facture ROP pour une Organisation d’achats (DR)
Exemple : rechercher toutes les Factures ROP de la DR 14 :
1. Choisir la DR : 0014
2. Renseigner le N° Facture ROP comme suit : ROPDR14* (étoile pour faciliter la recherche
automatique)
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BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
Cliquer sur le bouton de recherche (aide à la recherche) pour sélectionner toutes
les factures ROP de la même DR :
1. Sélectionner une ou plusieurs Factures ROP
2. Cliquer sur le bouton Reprendre
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BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
Cliquer sur le bouton Exécuter
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BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
1. Si on met un filtre sur le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables de la
Requête principale (Suivi flux : Facture Carte Logée), le saut ramènera dans la
requête détail par Idoc (Suivi flux : Facture Carte Logée ( Détail Idoc)),
uniquement les Idocs avec les Messages d’erreur BFC mis en Filtre.
2. Exemple : pour le Filtre Message d’erreur BFC= ZDER/134 dans la requête
principale, on n’aura que ZDER/134 dans la requête détail (via le Saut), puisque
le filtre se propage.
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
Sur la ligne jaune du résultat global faire un saut vers la requête de détail par N°
Idoc :
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
1. On peut voir tous les Statuts d’un Facture ROP, même ceux avec le Message
d’erreur BFC= ZDER/132 (qui ne sont pas affichés dans la requête principale) à
condition qu’il n’y ait pas de filtre sur le Message d’erreur BFC dans l’écran de
variables de la Requête principale (Facture Carte Logée).
2. Si on met un filtre dans le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables de la
Requête principale, le saut ramènera uniquement les Messages d’erreur BFC mis
en filtre. Exemple : pour le filtre Message d’erreur BFC= ZDER/134 dans la
requête principale, on n’aura que ZDER/134 dans la requête détail (via le Saut).
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
Remarques :
1. Les Idocs avec le Message d’erreur BFC ZDER/132 « Facture ou avoir déjà
intégré, modification impossible » sont pris en compte dans la requête à
condition qu’il n’y ait pas de filtre sur le Message d’erreur BFC de la requête
principale « Suivi flux : Facture Carte Logée ».
2. Si un filtre est mis sur le Message d’erreur BFC dans l’écran de variables initial
pour la requête « Suivi flux : Facture Carte Logée », ce filtre est conservé sur la
vue détaillée, c’est-à-dire sur l’écran « Suivi flux : Facture Carte Logée (Détail
Idoc) ».
3. Les données affichées sont identifiées par N° IDOC, c.à.d. pour chaque N°
Facture ROP, on a tous les Idocs associés, pas seulement le dernier statut.
4. Les montants TTC et TVA sont affichés en tant que ratios et ils ne peuvent pas
être affichés en tant que caractéristiques libres.
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
BW Suivi du Flux Facture Carte Logée
1. Les cas d’erreurs visibles dans BW sont les suivants :
-
Division non renseignée ou incorrecte
Division du ROP n’appartient pas au domaine d’activités du ROP
Fournisseur du ROP n’existe pas
Compte fournisseur bloqué pour comptabilisation
Aucun tiers de paiement divergent pour le fournisseur du ROP
Le ROP doit être traité en euros
La facture correspond à des frais AMEX
Ce ROP n’est pas pour le CNRS
Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible
Les modes opératoires associés à ces erreurs sont décrits dans l’annexe du manuel
d’utilisation flux entrants.
49
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
3
Les erreurs et leur
traitement
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Les erreurs et leur traitement
REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA
RESOLUTION
CAS
D'ERREUR
MESSAGE D'ERREUR
INFORMATIONS FONCTIONNELLES
Commande
non trouvée
Le système n'a pas trouvé le
postes de marchandises
Si la commande n’est pas trouvée, la facture ou l’avoir créé ne
Pour les Cas 1 et 3
comporte pas de référence à une commande. Le fournisseur
9999999999 est mis en référence afin de créer la facture mais de
ne pas permettre sa comptabilisation. Ce cas peut intervenir
lorsque :
MODE OPERATOIRE
Cas 1
Utilisation de la requête CUMUL 4 : la commande
n’existe pas
Dans la table TTXD, l'entrée
ZTAXF n'est pas définie
Cas 1 - le ROP comporte un numéro de commande erroné,
-
Chercher la commande en référence
-
Aller en modification dans la facture en cliquant sur le bouton
Cas 2
Cas 2 - la demande d'achat n'a pas encore été transformée en
commande,
Utilisation de la requête CUMUL 4 : la demande
Dans l'onglet "Référence commande" des postes
d’achat n’a pas de n° de commande associé
factures remplacer "fournisseur" par
"Commande/programmes de livraison", remplacer les
9999999999 par "le bon n° de commande BFC" et indiquer le
toujours le poste 10,
Cas 3 - la commande est supprimée de BFC.
Sélectionner dans le menu « Autre(s)/Planifier contrôle en
arrière-plan ».
Cas 3
Utilisation de la requête CUMUL 4 : une évolution
est en cours pour inclure une nouvelle colonne
« Suppr. » devant chaque poste de Demande
d’achat/Commande
Rq : Lorsque l’on revient au niveau de la synthèse des factures,
cette facture a les caractéristiques suivantes :
Colonne « Statut facture » : Prévu pour le contrôle en arrière
plan
Dans la colonne « Statut »
Dans la colonne « Prot. Messages »
Dans la colonne « Poste ».
Au lieu de sélectionner le menu « Autre(s)/Planifier contrôle
en arrière-plan » , une autre solution consiste à :
- la ré enregistrer au statut maintenu en sélectionnant
« Menu/Facture/Maintenir » lorsque l’on est sur la facture
- puis cliquer sur « Retour »
- puis dans l’écran de synthèse des factures, cliquer sur le bouton
Ce bouton permet de relancer le contrôle de la facture en
arrière plan.
Pour le Cas 2 :
Transformer la Demande d'achat en commande,
-
Aller en modification sur la facture en cliquant sur le bouton
Sélectionner dans le menu Autre(s) "Planifier contrôle en
arrière-plan
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Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Les erreurs et leur traitement
CAS
D'ERREUR
REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION
MESSAGE D'ERREUR INFORMATIONS FONCTIONNELLES
Commande Le Code TVA D0 ou E1 Si la commande est soldée, alors on ne
existe également
peut pas comptabiliser la facture
Soldée
Le document ne
contient pas de postes
52
Le système n'a pas
trouvé le postes de
marchandises
Dans la table TTXD,
l'entrée ZTAXF n'est
pas définie
Contacter la structure opérationnelle pour :
- soit désolder la commande,
Utilisation de la requête CUMUL 4 : une évolution est en cours
pour inclure une nouvelle colonne « Solde Cde» devant chaque
poste de Demande d’achat/Commande
- soit connaître la référence de la nouvelle
commande pour mettre la facture à jour.
Solde différent de zéro.
Fournisseur
de la
commande
différent du
fournisseur
Carte Logée
MODE OPERATOIRE
Si le fournisseur de la commande est
différent du fournisseur Carte Logée
alors la facture ou l’avoir créé ne
comporte pas de référence à une
commande. Le fournisseur 9999999999
est mis en référence afin de créer la
facture mais de ne pas permettre
comptabilisation.
Ensuite suivre le mode opératoire décrit cidessus dans les cas 1 et 3 de la Commande
non trouvée
Suivre le mode opératoire décrit ci-dessus
Utilisation de la requête CUMUL 4 : le fournisseur FRAM –
dans les cas 1 et 3 de la Commande non
AGENCE est le n° BFC 1030385, le fournisseur de la commande
trouvée
apparaît dans CUMUL 4.
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Les erreurs et leur traitement
CAS
D'ERREUR
REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION
MESSAGE D'ERREUR INFORMATIONS FONCTIONNELLES
Commande Le Code TVA D0 ou E1 Comme le service fait attendu n'existe
existe également
pas, dans la facture le montant et la
standard
quantité ne sont pas rapatriés
sans
service fait
Le document ne
contient pas de postes
MODE OPERATOIRE
Contacter la structure
opérationnelle pour qu'elle transmette le
fait celui-ci est intégré, aller en
-service
Lorsque
modification dans la facture en cliquant
sur le bouton
. On constate que le montant et la
quantité ont été rapatriés.
Si le système ne rapatrie pas dans le poste
du chargement ultérieur ou du déchargement
ultérieur la quantité, il faut :
Solde différent de zéro
o
Effacer le numéro de
commande et le ressaisir,
Utilisation de la requête CUMUL 4 : une évolution est en cours
pour inclure deux nouvelles colonnes « stand./prév. » et «Livr.
complète» devant chaque poste de Demande d’achat/Commande
Utilisation du reporting «Liste des commandes par fournisseur »
accessible via le chemin Reporting Dépenses/Commandes/ Liste
des commandes par fournisseur :
la colonne « Type » indique si il s’agit d’une commande
standard (ZNB) ou d’une commande prévisionnelle (ZCP),
la colonne « Reste à livrer » indique 100% dans le cas où
la livraison est complète.
o
Faire « entrée » : la
quantité est rapatriée sur le
poste,
o
Modifier le montant
facture.
Sélectionner dans le menu
« Autre(s)/Planifier contrôle en arrièreplan »
Rq : Lorsque l’on revient au niveau de la
synthèse des factures, cette facture a les
caractéristiques suivantes :
Colonne « Statut facture » : Prévu pour le
contrôle en arrière plan
Dans la colonne « Statut »
Dans la colonne « Prot. Messages »
Dans la colonne « Poste ».
53
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Les erreurs et leur traitement
REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION
CAS D'ERREUR MESSAGE D'ERREUR INFORMATIONS FONCTIONNELLES
Le Code TVA D0 ou E1
Intégration
existe également,
d'une 2ème
facture ou d'un
2ème avoir sur
la même
commande
standard
Le document ne
contient pas de postes,
MODE OPERATOIRE
La 1ère facture et le 1er avoir sont intégrés et
Pré-requis : la première facture ou le premier
comptabilisés automatiquement.
avoir doit avoir été comptabilisé.
Les autres factures ou avoirs portant sur cette
commande standard sont intégrées
automatiquement mais la comptabilisation doit
être faite manuellement car il manque le service
fait.
Pour comptabiliser les factures qui
suivent la 1ère facture ou les avoirs qui suivent
le 1er avoir, aller en modification sur la
facture/l’avoir en cliquant sur le bouton
Pas d’évolution possible dans les outils annexes : saisie manuelle dans
BFC incontournable.
Les factures concernées par cette erreur peuvent être repérées dans
BW. En effet, dans le résultat de la requête « Suivi flux : facture Carte
Logée », si on a pour une division donnée et une commande donnée
plusieurs factures issues du ROP, alors il faut regarder si la commande
est standard. Si c’est le cas et si on a plusieurs factures ou plusieurs
avoirs alors il faut intervenir sur les factures/avoirs selon le mode
opératoire ci-contre.
:
Solde différent de zéro.
o
Si c'est une facture, modifier le
type d'opération en haut de l'écran en
"Chargement ultérieur",
o
Si c'est un avoir, modifier le type
d'opération en haut de l'écran en
"Déchargement ultérieur",
Le système rapatrie dans le poste du
chargement ultérieur ou du déchargement
ultérieur toutes les quantités
facturées/avoirs de la commande. Il faut
donc modifier cette quantité sur le poste
pour ne tenir compte que de la quantité du
chargement ultérieur/déchargement ultérieur
à savoir « 1 ».
Si le système ne rapatrie pas dans le poste
du chargement ultérieur ou du
déchargement ultérieur la quantité, il faut :
o
Effacer le numéro de
commande et le ressaisir,
o
Faire « entrée » : la quantité
est rapatriée sur le poste,
o
Modifier le montant facture.
Sélectionner dans le menu « Autre(s)
/Planifier contrôle en arrière-plan »
54
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Les erreurs et leur traitement
REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION
CAS D'ERREUR MESSAGE D'ERREUR INFORMATIONS FONCTIONNELLES
Facture de
montant nul
Avoir sans
référence
facture
Uniquement lignes
vierges non autorisées
La zone référence
facture doit être
renseignée
Le montant total étant à zéro dans le ROP pour
cette transaction, la facture a été créée avec un
poste avec un montant à zéro
Le système ne retrouve pas la référence à la
facture sur laquelle porte l'avoir
MODE OPERATOIRE
-
Supprimer la facture dans BFC
Pas d’évolution possible dans les outils annexes
Pour supprimer une facture, se référer au Manuel
d’utilisation dépenses, Tome 2, chapitre 8.3.8.
Supprimer une facture .
- Contacter Amex pour leur indiquer qu'il doit y
avoir une erreur sur cette transaction.
Aller en modification sur la facture en
cliquant sur le bouton
Pas d’évolution possible dans les outils annexes : saisie manuelle dans
BFC incontournable.
Le système rapatrie dans le poste de l’avoir
toutes les quantités facturées de la
commande. Il faut donc modifier cette
quantité sur le poste pour ne tenir compte que
de la quantité de l’avoir.
Renseigner la zone "n° facture" dans
l'onglet "Paiement" en entête de l'avoir. Il faut
que la facture référencée ait été
obligatoirement comptabilisée.
Sélectionner dans le menu « Autre(s)/
Planifier contrôle en arrière-plan »
Lorsque l’on revient au niveau de la synthèse des
factures, cette facture a les caractéristiques
suivantes :
Colonne « Statut facture » : Prévu pour le
contrôle en arrière plan
Dans la colonne « Statut »
Dans la colonne « Prot. Messages »
Dans la colonne « Poste ».
pour les avoirs concernant des factures sur
l'exercice précédent, il faut supprimer l'avoir dans
BFC et saisir une recette correspondant à l'avoir.
55
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Les erreurs et leur traitement
CAS D'ERREUR
MESSAGE D'ERREUR
Disponible budgétaire Budget annuel dépassé de
insuffisant au niveau xxx euros (contrôle dispon.
Engag. CB)
de l'unité
INFORMATIONS FONCTIONNELLES
La facture ne peut être comptabilisée
MODE OPERATOIRE
-
Il faut :
REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION
Des états budget donnent le disponible d’un centre financier dans BFC.
o
Soit demander à l’unité
d’engager une nouvelle commande
sur autre adresse budgétaire.
o
Soit, lever le contrôle de
disponible au niveau de l’unité,
Pour lever le contrôle de disponible, se référer au
Manuel d’utilisation Budget chapitre 4 – Levée du
contrôle de disponible des AE au niveau de
l’unité .
Disponible sur
élément d’OTP
insuffisant
Contrôle des disponibilités
La facture ne peut être comptabilisée
Poste xxx Elt d'OTP XXXXX
dépassement de budget
Prix trop élevé : marge de
Intégration d'une
tolérance de 30% dépassée
2ème facture sur la
même commande
prévisionnelle dont le
montant facturé est
supérieur au montant
(ce message est précédé
engagé
d’un triangle jaune indiquant
que c’est un contrôle non
bloquant)
Le Code TVA D0 ou E1
existe également,
Lors de la comptabilisation en masse d'une facture Carte logée, le
système contrôle que le montant déjà comptabilisé pour la commande
est inférieur ou égal au montant engagé : la première facture qui fait
dépasser le montant engagé est comptabilisée automatiquement mais la
deuxième et les suivantes ne le sont pas.
Pour éviter ce type de cas, la commande ne doit pas être sousestimée puisque ce cas ne bloque que si une deuxième facture et les
suivantes dépassent le montant engagé.
Ensuite, suivre le mode opératoire décrit
ci-dessus dans les cas 1 et 3 de la
Commande non trouvée
Des états de comptabilité analytique donnent le disponible sur l’élément
Demander à l’unité d’engager une
d’OTP dans BFC.
nouvelle commande sur autre adresse
budgétaire qui ne concerne pas l’éOTP.
Ensuite, suivre le mode opératoire décrit
ci-dessus dans les cas 1 et 3 de la
Commande non trouvée
Il faut comptabiliser les factures qui
suivent la 1ère facture de la façon suivante :
o
Aller en modification sur la
facture/l’avoir en cliquant sur le
bouton
puis sélectionner le poste de la
commande (cliquer sur le carré blanc
à gauche de la ligne commande, cela
met en surbrillance jaune toute la
ligne)
o
Sélectionner dans le menu
« Autre(s)/Planifier contrôle en arrièreplan »
Le document ne contient pas
de postes,
Solde différent de zéro.
56
Rq : Lorsque l’on revient au niveau de la synthèse
des factures, cette facture a les caractéristiques
suivantes :
Colonne « Statut facture » : Prévu pour le
contrôle en arrière plan
Dans la colonne « Statut »
Dans la colonne « Prot. Messages »
Dans la colonne « Poste ».
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
4
Exercices sur le
Processus
de la Carte Logée
57
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Exercice 1 – Utilisation
1. Vous affichez la synthèse des factures
2. Sélectionnez les factures en fonction d’une DR et
propres à la carte logée
accès :
3. Quels sont les différents états de facture
disponibles
activation :
4. Vous sélectionnez les dates de création du 010106
à aujourd’hui
5. Quels sont les messages qui apparaissent
6. Quels sont les traitements à apporter
58
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Exercice 7 – Accès au suivi BW des facturation carte logée
1. Vous vous connectez au portail BFC
2. Vous sélectionnez le menu « BFC – Suivi des flux
entrants »
url :
3. Vous sélectionnez le flux :
 Suivi Flux : factures Carte Logée
59
utilisateur :
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Concepts et processus de la carte logée achats
En synthèse !
A retenir absolument !
LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le
contrôle en arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré »
60
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Concepts et processus du Carte Logée
Mini-quizz !
 Une commande peut elle
être standard?
 Une commande peut elle
avoir plusieurs postes?
 La commande peut-elle
être en devise étrangère?
 Les factures peuvent-elles
être créées en double?
 Peut-on lancer le paiement
si il reste des factures non
comptabilisées
61
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Concepts et processus du domaine Carte Logée
Je me souviens !
 Question 1
V
Non, elle doit absolument être prévisionnelle pour pouvoir être
intégrée en automatique
 Question 2
Non, car le relevé d’opérations (ROP) fait référence à
une seule ligne commande
 Question 3
Non, seule la devise Euro est prise en compte
 Question 4
V
V
V
Non, même si on rejoue le ROP les factures déjà créées ne
sont pas recréées.
 Question 5
V
Non, pour lancer le paiement, toutes les factures doivent être
Intégrées et comptabilisées.
62
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Conclusion et clôture
4
Conclusion
et clôture
63
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
MODUS OPERANDI UTILISATEUR DE LA CARTE LOGEE
Jour 1
1. L e ROP est intégré.
2. Je visualise par la synthèse des factures les factures qui vont être
comptabilisées.
3. Je visualise dans BW les factures qui n’ont pas été créées et j’envoie à la cellule
ROP DSI le fichier XLS pour retraitement des données.
Jour2
1. Je visualise dans BW que toutes les factures ont bien été créées.
2. J’affiche ma synthèse des factures et je traite mes erreurs de comptabilisation.
Jour X
1. Toutes mes factures sont comptabilisées, je peux autoriser le paiement en
masse.
2. Sinon je dois bloquer toutes les factures et je ne paierai que le mois suivant.
64
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Conclusion et clôture
En quelques mots
65

Des questions ?

Vous sentez-vous à présent à l’aise avec cet outil?

Qu’avez vous pensé de cette formation?

La prochaine étape…
Projet BFC – Support de formation Carte logée v14
Conclusion et clôture
Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée

N'oubliez-pas de remplir vos évaluations

http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnementchangement/evaluation-formation/evalformation.asp
Au revoir
et à bientôt !
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