Transcript XLAB : Formation Initiale

Les achats
• La commande
• Le service fait
• La facture
• Les demandes d’achat
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Saisie d’une commande dans
Xlab
Dans le menu Xlab vous devez aller dans :
•
•
•
•
Dossier
Gestion courante
Dépense
Commande
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Cliquer sur Ajouter
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La date : automatiquement date du jour
La souche : champ libre facultatif, libre appréciation du gestionnaire
La livraison : date prévue de livraison, obligatoire
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Le contact : par défaut xlab indique le nom de la
personne qui s’est connectée, ce champ est
modifiable
Le libellé : libre
L’Origine : ? Tabulation et choisir l’origine de dépense
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Le marché: ? Tabulation – les marchés sont
créés dans BFC puis intégrés dans xlab
Le solde: ne jamais solder avant intégration du
paiement de la facture
La nature : (équipement et fonctionnement), une nature
de dépense par commande
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Commande non prévisionnelle (classique)
Si la commande est non prévisionnelle on ne coche pas la case.
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Notion de commande prévisionnelle
 Il
y a 2 types de commande :
 Les commandes non prévisionnelles (classiques)
 Les commandes prévisionnelles : elles concernent les
commandes dont la valorisation du service fait ne peut être
effectué qu’à la réception de la facture.
- commandes estimatives (= réservation de crédits)
d’achats de fluides, d’abonnements, etc ;
- carte achat : commande estimative par fournisseur ;
. - carte logée : commande réelle des frais engagés
La notion de commande prévisionnelle doit être
interprétée restrictivement.
Toutes les commandes FRAM et centrale des hôtels sont
des commandes prévisionnelles
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Commande prévisionnelle
L’indicateur prévisionnel ou non prévisionnel n’est modifiable que pour une commande au statut
« enregistrée » (commande qui n’a pas fait l’objet de l’édition d’un bon de commande).
On ne saisi pas de « Service fait » sur une commande prévisionnelle (message identique pour une
commande soldée)
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Pas de contrôle sur les quantités pour les commandes prévisionnelles. Attention à bien respecter les quantités facturées
Les utilisateurs et le numéro de leur carte achat seront stockés dans le champ complément de la fenêtre contact et pourront
ainsi être appelés par une liste d'aide (?+TAB) dans la fenêtre commande.
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Commande prévisionnelle et carte d’achat
Une commande comportant un N° Carte d’achat à la validation sera typée automatiquement en
commande prévisionnelle.
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Préalable indispensable à la commande : le fournisseur
N° d’identifiant du fournisseur SIRET sur 14 chiffres
Identifiant BFC. Ce numéro reviendra en intégration dès lors que le Fournisseur sera connu dans BFC
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Fournisseurs : identifiant à renseigner dans Xlab
• Français : SIRET 14 caractéres
• UE : Numéro de TVA intracommunautaire
• Labos CNRS : code division du labo
« fournisseur »
(liste disponible à l’adresse :
http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/docu
ments/BFC-Structures.xls
• Etrangers hors UE : laisser à blanc
• Liste des fournisseurs existant dans BFC :
Disponible dans COUGAR (portail Nouba)
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Compléter les lignes de commande
Cliquer sur ajouter une ligne de commande
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Compléter les lignes de commande
Code produit : rarement utilisé
L’Entité : ? Tabulation
et choisir l’entité
dépensière
Matière : obligatoire
ou facultative selon le
paramétrage de la
base
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Compléter les lignes de commande
Code famille : obligatoire,
aide à la recherche sur
Nouba
Caractère d’achat :
Ponctuel, régulier ou
blanc si sur marché
Carte Achat : le n° doit être
indiqué au préalable dans le
paramétrage des contacts
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IMPORTANCE DU CODE
FAMILLE
A partir du code famille et de la nature de la dépense
sera déduit, dans BFC, le compte d’imputation
comptable
Les codes familles ne sont plus modifiables si la
commande est transmise.
Liste des correspondances codes-familles et comptes
comptables téléchargeable
http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents
/BFC-codes%20famille-au-01042009.pdf
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Précisions sur les commandes
• La commande d’achat est saisie, modifiée,
supprimée uniquement dans Xlab. BFC peut
uniquement rejeter les commandes.
• Ne pas oublier l’impression de votre bon de
commande.
• Les commandes de PCD (commandes de
personnel sur crédits déconcentrés) ne sont pas
saisies dans XLAB, les informations reviennent
en intégration depuis BFC.
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SERVICE FAIT
 Le module de « Service fait » communique avec la BFC et les lignes de service
fait font partie des transferts.
 Dans BFC, le SF et la gestion des quantités sont la base de tous les calculs de
disponibles alors que dans Xlab, le SF n’intervient pas dans la mise à jour du
budget.

Le « Service fait » est obligatoire pour les commandes « non prévisionnelles ».
 Des contrôles sont introduits entre les quantités commandées et les quantités
réceptionnées : la quantité commandée doit être supérieure ou égale à la quantité
livrée
IMPORTANT :
Une commande est soldée dans Xlab en cochant la coche solde. Dans BFC,
une ligne de commande est soldée dés que la quantité livrée est égale à la
quantité commandée. Ceci est à l’origine de différences budgétaires
constatées.
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Pour le service fait le lien avec la ligne de commande est obligatoire
ECRAN COMMANDE
Lien sur le n° de ligne de commande
ECRAN SERVICE FAIT
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ATTENTION A RESPECTER LA LOGIQUE DES QUANTITES
Consultation de toutes les lignes de « Service Fait » pour une commande
Statut d’envoi du « Service Fait »
Pour une commande non prévisionnelle le service fait doit être saisi avant la facture. Si l’on veut
néanmoins saisir une facture le message suivant apparaît.
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RAPPEL : Liens sur le N° de la ligne de commande pour le service fait et la facture
Lien sur le n° de ligne commande
Lien sur le n° de ligne commande
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Bonnes pratiques du Service Fait
• Constatation des droits = service fait
• Le service fait et la gestion des quantités sont la
base de tous les calculs de disponibles dans BFC :
– Toujours attester du service fait
– sur chaque ligne de commande standard
– en fonction des quantités réceptionnées qui doivent être
inférieures ou égales aux quantités commandées
– au moment de la réception des biens ou de l’exécution des
services : après saisie de la commande et avant saisie ou
intégration de la facture
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Bonnes pratiques du Service Fait
Xlab
Qtés
PU
BFC
Qtés
PU
Cde : 3 x 30 = 90 €
Cde : 3 x 30 = 90 €
SF : 2
Total Factures HT:
54.48 €
-----------------------Résiduel cde : 35.52 €
(90 engagé - 54.48
facturé)
SF : 2 x 30
Total Factures HT:
54.48€
-------------------------Résiduel cde : 30 €
(reste quantité cdée 1x
30)
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Bonnes pratiques du Service Fait
Xlab
BFC
Cde : 3 x 36 = 108 €
Cde : 3 x 36 = 108 €
-----------------------Résiduel cde : 27.63 €
SF : 3 x 36
Total Factures HT = 80.37€
-------------------------Cde non reportée au
changement d’exercice
(108 engagé - 80.37
facturé)
Soldée auto dans BFC
SF : 3
Total Factures HT = 80.37 €
quantités livrées = quantités
commandées
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Ce qu’il ne faut SURTOUT pas faire
• Exemples de cas générateurs de déséquilibres budgétaires et/ou
comptables
Cas 1 : Commandés 100 quantités à 2 €
Livrés 100 quantités
Facturé 1 quantité à 200 €
Engagé Xlab 200 € engagé BFC 1x200 + 99x2 = 398 € et ligne
de commande soldée dans BFC (livré = commandé)
Cas 2 : Commandés 100 quantités à 2 €
Livrés 1 ensemble
Facturé 1 quantité à 200 €
Engagé Xlab 200 € engagé BFC 1x200 + 99x2 = 398 €, et la ligne
de commande n’est pas soldée dans BFC (livré < commandé)
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Saisie d’une facture dans Xlab
Dans le menu Xlab vous devez aller dans :
• Soit directement dans facture, ajouter
nouvelle facture en rappelant le numéro
de commande
• Soit en recherchant la commande et
cliquer sur le bouton facture puis ajouter.
(dans ce cas, vous aurez la possibilité de générer directement la facture à
partir des lignes de commandes ou saisir uniquement les lignes souhaitées)
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Traitement des avoirs
ATTENTION
• Vous ne devez pas saisir de ligne avec un montant
négatif dans une commande : la commande est rejetée
par BFC.
• Vous devez transmettre la facture accompagnée de
l’avoir correspondant, directement à la DR sans saisie
préalable dans Xlab. Le mouvement arrivera en
intégration facture.
• Si la facture initiale a déjà été réglée, vous devez
transmettre l’avoir avec une copie de la facture à la DR
qui fera le nécessaire.
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Facture
Pour saisir la facture la saisie du numéro de ligne commande est obligatoire.
La nature de dépense n’est pas modifiable dés qu’il y a un « Service fait » ou une facture transmise.
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L’inventaire
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" Inventaire "
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L’inventaire
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DEMANDE D’ACHAT
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