Transcript Réunion des gestionnaires de laboratoire du 21 novembre 2011

REUNION
DES
GESTIONNAIRES
Lundi 21 NOVEMBRE 2011
Ordre du jour
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M.Younis HERMES - Ouverture de la réunion
Présentation du calendrier de clôture de l’exercice - Isabelle PAVARD
Principes de rattachement des charges à l’exercice Notion de « Service Fait » - M. PONZO-PASCAL
Mise en service des équipements - Régine DEMOULIN
10h15 – 10H45 Dialogue de gestion – Notions d’engagé et de réalisé - M. PONZO-PASCAL
10H45 - 11H00 Pause
11H00 – 11H30 Gestion de fin d’exercice – Les différentes préconisations – Vincent
CARNEVALE
11H30 – 11H45 Consommation des crédits sur subvention d’Etat – Leslie MATHIEU
Engagements individuels sur subvention d’Etat – Leslie MATHIEU
11H45 – 12h00 La politique d’achat de l'établissement - L'offre UGAP - Isabelle PAVARD
•
12H00 – 12h15 Questions diverses
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9H00 – 9 H30
9 H30 – 9H45
9H45 – 10H15
Calendrier de fin d’exercice
Les dates à retenir
29/12/2011
Derniers transferts des flux X.Lab vers BFC,
(commandes et services faits)
02/01/2012
Derniers transferts des flux BFC vers X.Lab et
remontée des crédits sur subvention d’Etat
20/01/2012
Mise à disposition des flux d’initialisation
des bases Xlab
21/01/2012
Mise en place des crédits
23/01/2012
Redémarrage de l’exercice et reprise des
échanges X.Lab/BFC
Après la clôture…
LA DATE DE CLOTURE DANS XLAB EST LE 29/12/2011 – Après cette
date vous ne pourrez plus :
Effectuer d’extractions
Modifier les commandes et factures 2011
Toutes vos saisies prennent la date de 2012
Rappel : Les améliorations attendues …
La qualité des enregistrements comptables et plus
particulièrement ceux liés au service fait
Le correct rattachement des charges à l’exercice. La
constatation des dépenses à la date du service fait (et
non à la réception de la facture)
La mise en application d’une gestion publique rénovée,
favorisant des taux de consommation de crédits plus
élevés
LES CHARGES A PAYER
Les charges à payer
P. xx
Le terme « charges à payer » concernent les opérations de
fonctionnement et les immobilisations
Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères et présenter
une image fidèle du patrimoine et de la situation financière et
du résultat.
La procédure de rattachement des charges et des produits à
l’exercice résulte du principe d’indépendance des exercices.
Les charges à payer au titre d’un exercice sont les charges qui
ont donné lieu à un service fait au cours de l’exercice, mais qui
n’ont pas été comptabilisées avant la clôture de ce dernier.
Intervenant l Service
Les charges à payer
La notion d’ordonnancement relève des unités (livraison du
bien et/ou réalisation de la prestation).
L’aspect comptable relève du SFC
Les charges à payer
Remarques - motifs de comptabilisation de la charge :
Dépense non mandatées à la clôture de l’exercice mais
enregistrement du « service fait » et pièces justificatives reçues
Absence de pièce justificative (facture non parvenue du
fournisseur) mais enregistrement du « Service fait ».
Exemples de comptabilisation
de charges à payer
P. xx
Estimation des consommables (électricité, chauffage...)sur la
base des factures précédentes .
Le montant figurant sur les pièces matérialisant le service fait
(bon de livraison chiffré) .
Le bon de commande (après vérification du service fait)
Le montant du mandat (ordonnance) non validé par le
comptable.
Intervenant l Service
LE SERVICE FAIT
Le service fait
•
Références réglementaires :
D,1962 Instr, DGCP 07/2003, note CNRS
Sur « la certification du respect des obligations par le fournisseur »
Il existe néanmoins des paiements dérogatoires avant « service fait »…
ex :avances, arrhes, abonnements, acomptes marchés…
La certification : Conformité à la commande, bon de livraison ou bon
d’intervention à conserver dans chaque dossier
La date du service fait :
Au plus tard 2 jours ouvrés à compter de la livraison ou de l’exécution
de la prestation de service s’il n’y a qu’un simple bon de commande.
Au maximum 15 jours après réception ou réalisation s’il y a un contrat
(art 23 CCAG).
Lorsque les fournitures sont altérables, la date du service fait
correspond à la date de livraison.
LA MISE EN SERVICE DES EQUIPEMENTS
Mise en service des équipements
P. xx
Notion de « Service Fait » - Rappel
Document(s) à utiliser – Notion de cession
Application aux contrats Europe, ANR…
Modalités pratiques dans X.Lab
Intervenant l Service
SERVICE FAIT
MISE EN SERVICE DES EQUIPEMENTS
SFC - DR12 - 21 novembre 2011
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Le « service fait »
•
Le « service fait » est le critère de rattachement des charges à l’exercice
•
L’enregistrement du « service fait » permet de justifier des dépenses de
certains contrats :

ANR

Contrats européens
La date du « service fait » permet de constater l’ éligibilité de la
dépense
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La saisie du « service fait »
Le laboratoire a un rôle essentiel car ce sont les gestionnaires qui ont la
connaissance du service fait
• Pour les commandes d’achats standard, les vérifications
quantitatives et qualitatives sont rapides, la date de service fait
à saisir dans Xlab est celle portée sur le bon de livraison, ou bon
d’intervention
S’assurer de la livraison du bien et de sa conformité :
• Bon de livraison présent avec tampon d’arrivée ou annotation
de l’acheteur
• Absence de BL : traçabilité de la réception du bien (mail)
Dissocier la saisie du « service fait » de la saisie de la facture : Saisir la
date réelle de livraison
Transférer quotidiennement les lignes « service fait » de Xlab vers BFC
SFC - DR12 - 21 novembre 2011
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La mise en service des équipements
• La date de mise en service est la date à laquelle l’immobilisation
est opérationnelle et en état de fonctionner.
• Cette date constitue la date de démarrage du calcul des
amortissements.
 Pour les matériels standard : les dates de service fait et de
mise en service sont la date de livraison : le bon de livraison
est la pièce justificative du service fait et de la mise en
service.
 Pour les matériels complexes supérieur à 50 000€ :
Dans le cadre des marchés, le PV d’admission vaut
attestation de service fait : ce PV d’admission est la
pièce justificative.
Lien utile :
http://www.dgdr.cnrs.fr/mpr/pratique/FI/inventaire.htm
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DIALOGUE DE GESTION
SFC - DR12 - 21 novembre 2011
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Dialogue de gestion :
Notions d’engagé et de réalisé.
Respect du nouveau cadre budgétaire compatible avec la
LOLF :
Principe de fongibilité asymétrique et regroupements
fonctionnels des dépenses par agrégats, suivant la
ventilation SE,RP, TGIR, TGE…
Les EPTP : équivalents temps plein travaillés
Des indicateurs de performance (COR)
Dialogue de gestion :
Notions d’engagé et de réalisé.
Regroupement fonctionnel des dépenses :
A Fonctionnement courant,
B Fournitures et équipements scientifiques, valorisation,
C Missions, déplacements, colloques et communication
D Informatique
E Immobilier
F Action sociale
G Subventions
REFERENTIEL BUDGETAIRE - EXERCICE 2011 - Dépenses réalisées (Hors comptes budgétaire NA dépenses de personnel rémunérés sur subvention d'Etat)
Perimètre financier :
Exercice :
Type d'exécution :
Structure organisationnelle :
Rattachement du groupe analysé :
Groupe analysé :
Utilisateur :
9000
2011
Centre Financier
CNRS
0012
Unité X
EXPLOITATION
Regroupement Fonctionnel de dépense
Libellé de regroupement fonctionnel de dépense
A-Fonctionnement courant
A-Fonctionnement courant
A-Fonctionnement courant
A-Fonctionnement courant
A-Fonctionnement courant
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
B-Fournitures & équipements scientifiques,
valorisation
C-Missions, déplacements, colloques et
communication
C-Missions, déplacements, colloques et
communication
C-Missions, déplacements, colloques et
communication
C-Missions, déplacements, colloques et
communication
C-Missions, déplacements, colloques et
communication
D-Informatique
D-Informatique
D-Informatique
D-Informatique
E-Immobilier
E-Immobilier
A1 FOURNITURES ET CONSOMMABLES DE BUREAU
A2 MOBILIER ET MATERIEL DE BUREAU
A3 FLUIDES
A4 AUTRES DEPENSES
Total
E-Immobilier
E3 CONSTRUCTIONS ET MAINTENANCE RELEVANT DU PROPRIETAIRE
E-Immobilier
F-Action sociale
F-Action sociale
F-Action sociale
F-Action sociale
G-Subventions
G-Subventions
G-Subventions
Total réalisé intermédiaire (hors lignes cidessous)
Facturation interne
Charges à payer et charges constatées
d'avance, extournes sur CAP et CCA non
affectées
Réimputations comptables et Autres non
affectées
Total
F1 MEDECINE
F2 RESTAURATION
F3 OEUVRES SOCIALES
Total
G1 SUBVENTIONS
G2 SUBVENTIONS
Total
Total réalisé hors dépenses de personnel sur
compte budgétaire NB1
Dépenses de personnel sur compte budgétaire
NB1
Total réalisé
B01 ANIMALERIE, EXPERIMENTATION ANIMALE,
B02 CONSOMMABLES DE LABORATOIRE
B03 GAZ ET PRODUITS POUR LA CHIMIE, LA BIOCHIMIE
B04 GROS EQUIPEMENTS DE LABORATOIRE
B05 GROSSE INSTRUMENTATION SCIENTIFIQUE
B06 OPTIQUE
B07 ELECTRONIQUE / MESURES ELECTRIQUES
B08 PHYSIQUE - MESURES PHYSIQUES - MECANIQUE
B09 SCIENCES DE LA TERRE ET DE L'UNIVERS
B10 CONSOMMABLES ET FOURNITURES D'ATELIER
B11 DOCUMENTATION ET EDITION
B12 HYGIENE ET SECURITE
B13 VALORISATION
Total
C1 MISSIONS, DEPLACEMENTS
C2 COLLOQUES
C3 COMMUNICATION, RECEPTIONS
C4 ACHATS ET ENTRETIEN DE VEHICULES
Total
D1 ARCHITECTURE INFORMATIQUE
D2 ACQUISITION DE MATERIELS
D3 CONSOMMABLES ET MAINTENANCE
Total
E1 ENTRETIEN ET CHARGES RELEVANT DU LOCATAIRE
E2 LOYERS
Subvention d'Etat
Ressources
Propres
Total
dont TGE-TGIR SE
dont TGE-TGIR
RP
dont Total TGETGIR
dont Agregat 1 SE
(Hors TGE-TGIR)
dont Agregat 1 RP dont Total Agregat 1 dont Agregat 2 SE
(Hors TGE-TGIR)
(Hors TGE-TGIR)
(Hors TGE-TGIR)
dont Agregat 2 RP dont Total Agregat 2 dont Agregat 3 SE
(Hors TGE-TGIR)
(Hors TGE-TGIR)
(Hors TGE-TGIR)
dont Agregat 3 RP dont Total Agregat 3
(Hors TGE-TGIR)
(Hors TGE-TGIR)
Dialogue de gestion :
Notions d’engagé et de réalisé.
Notion d’engagé
Engagement des crédits selon les codes famille appropriés
60% au 30/06/N
85% au 30/09/N
Notion de réalisé
Enregistrement du Service Fait dans XLAB
Et/ou mise en paiement des factures fournisseurs
GESTION DE FIN D’EXERCICE
SFC - DR12 - 21 novembre 2011
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OPERATIONS DE
FIN D’EXERCICE
2011
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FIN D’EXERCICE GESTION
•
A l’AIDE DE L’OUTIL DE COMPARAISON XLAB/BFC ET DES ETATS DE FIN
D’EXERCICE :
- ANALYSER LES COMMANDES ABSENTES (DANS XLAB OU DANS BFC).
- SOLDER LES COMMANDES QUI N’ONT PLUS LIEU D’ETRE.
- SUPPRIMER LES SERVICES FAITS NON FACTURES SI LA COMMANDE N’EST PLUS
UTILE.
- SOLDER LES OM PERMANENTS APRES INTEGRATION DE LA DERNIERE FACTURE
(EN ACCORD AVEC VOTRE GESTIONNAIRE SFC)
- INTEGRER LES DIFFERRENTS REJETS QUE VOUS RECEVEZ ET LES TRAITER!!
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FIN D’EXERCICE GESTION
•
29 DECEMBRE 2011 :
- DERNIER TRANSFERT XLAB  BFC
•
30 DECEMBRE 2011 :
- REMONTEE CREDITS EN SUBVENTION D’ETAT
•
2 JANVIER 2012 :
- DERNIER TRANSFERT BFC  XLAB
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FIN D’EXERCICE GESTION
•
20 JANVIER 2012 :
- Mise à disposition des flux d’initialisation des bases Xlab
•
23 JANVIER 2012 :
- REOUVERTURE DES FLUX BFC   XLAB
La réouverture des flux se fera au fil de l’eau et sous certaines
conditions.
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XLAB V11.1
•
AVANT LE 30 NOVEMBRE 2011:
- INSTALLATION DE XLAB V11.1 DANS VOS UNITES
CETTE NOUVELLE VERSION D’XLAB CONTIENT :
- LA DATE DE FIN D’EXERCICE : 29/12/2011
- UNE CORRECTION DE L’ETAT COM2 ( COMMANDES PAR
ENTITES) PORTANT SUR LE LIBELLE DES COMMANDES
CETTE INSTALLATION EST INDISPENSABLE POUR EFFECTUER
LA BASCULE SUR LE NOUVEL EXERCICE
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FIN D’EXERCICE
XLAB V11.2
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XLAB V11.2
Une nouvelle version du logiciel XLAB (XLAB V11.2) sera déployée à
compter du 23 janvier 2012.
Cette nouvelle version d’ XLAB contiendra :
• Le traitement de fin d’exercice : récupération du flux
d’initialisation
•
Une amélioration de l’intégration des reports pour les entités
dépensières (quelque soit l’origine de l’établissement) et de
certains états.
•
Correction de l’anomalie sur le traitement des avoirs dont le
montant est égal à celui de la facture.
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XLAB V11.2
Les bases Xlab seront réinitialisées, sur les
données CNRS, à partir d’un flux BFC, à l’ouverture
de l’exercice 2012.
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XLAB V11.2
LA BASCULE :
•
23 janvier 2011 : Les unités basculeront par vagues successives :
Attendre le feu vert du Service Financier et Comptable pour installer
Xlab V11.2 et basculer.
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XLAB V11.2
OUVERTURE DES FLUX : à partir du 23 janvier 2012
•
L’ouverture des flux entre BFC et Xlab se fera après vérification
par le Service Financier des données récupérées dans Xlab.
•
Chaque unité devra transmettre au SFC un état permettant de
vérifier que les données intégrées dans Xlab via le flux
d’initialisation sont en phase avec les données BFC.
• Ouverture des flux si et seulement si XLAB = BFC
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XLAB V11.2
Entre le 9 et le 13 janvier 2012 vous serez tous invités à une journée
d’information sur les modalités pratiques de bascule 2012.
Durant cette journée nous aborderons les thèmes suivants :
-
Les modalités d’installation Xlab V11.2
La bascule de fin d’exercice
La récupération du flux d’initialisation (idem que 2011)
Vérification de cohérences des données récupérées dans Xlab
Les évolutions d’Xlab V11.2
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Consommations Crédits SE
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Quelques rappels importants…
La subvention d’Etat doit être intégralement engagée avant le
29 décembre 2011, date de fin des transferts des flux
X.Lab / BFC, ceci afin d’ éviter toutes remontées de crédits.
A titre indicatif, le taux d’engagement des crédits en subvention
d’Etat est de 89,95% (Suivant arrêté BFC au 14 novembre 2011)
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Engagements individuels sur crédits SE
Vérifier dans les bases X.Lab la présence de toutes vos
« dénotifications » de crédits en subvention d’Etat concernant
les CDD.
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Vos différents interlocuteurs…
Pour toutes informations concernant les « dénotifications » de
crédits SE – Contact : Laurence HUBER - Tel : 04 91 16 40 20
Pour toutes informations concernant les CDD, contact par mail à
l’adresse suivante : [email protected]
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La nouvelle politique d’achat
au CNRS
L’offre UGAP
Un nouvel élément de la politique d’achat au CNRS
En 2011, le CNRS prévoit comme axe majeur l’achat en masse de ses achats
généraux
La rationalisation des dépenses du CNRS consiste à orienter vers la centrale
d’achat UGAP, un certain volume de ses achats
Le 2 février 2011 une « convention de partenariat « est signée entre le CNRS
et l’UGAP
Les avantages de l’offre UGAP
Permet de bénéficier des conditions tarifaires « partenaires »
(initialement réservées aux Ministères puis ouverts aux grands
opérateurs de l’Etat)
Les conditions commerciales de l’UGAP sont plus compétitives que les
conditions optimisées du CNRS auprès de ses fournisseurs habituels
Aucune procédure de marché à passer pour les besoins couverts par
l’UGAP
DDAI - Etude d’opportunité sur certains segments
Véhicules
L’offre UGAP est traditionnellement plus avantageuse
pour les véhicules de tourisme et utilitaires
L’achat de véhicules neufs doit obligatoirement être
effectué auprès de l’UGAP
Papier de reprographie éco-responsable
L’offre UGAP dans ce domaine est très compétitive et
répond aux objectifs de développement durable du
CNRS. L’achat de papier de reprographie écoresponsable auprès de l’UGAP doit devenir la règle sauf
besoins bien spécifiques non couverts par l’UGAP.
DDAI - Etude d’opportunité sur certains segments
Consommables d’impression
L’offre UGAP dans ce domaine est plus compétitif que les
principaux fournisseurs du CNRS, à marque et référence
identiques .
Mobilier de bureau
L’offre UGAP propose des produits en provenance de
l’Europe. Il convient donc dans ce domaine de comparer
au cas par cas avec les propositions des autres
fournisseurs, en particulier ceux proposant une offre
préférentielle au CNRS (Cf JMBruneau).
Liens intranet :
http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/offres/fichebruneau.htm
DDAI - Etude d’opportunité sur certains segments
Fournitures de bureau
L’offre UGAP est intéressante mais pas aussi compétitive
que celles proposées par certains fournisseurs.
Dans l’attente de la passation d’un marché national, il est
préconisé de profiter des offres préférentielles conclues
avec les fournisseurs spécialisés (Cf Lyreco et JM Bruneau)
Liens intranet :
http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/offres/fichelyreco.htm
http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/offres/fichebruneau.htm
Familles de produits sélectionnées et mode d’emploi
pour commander à l’UGAP.
Adresse du site web
http://www.dgdr.cnrs.fr/intranetachats/ugap/ugap_prese
ntation.htm
Interlocuteurs UGAP en région.
Anne DI LAURO
Tel: 04 42 65 25 34
[email protected]
Elisabeth MACIA – (CORSE)
Tel: 04 95 21 31 13
[email protected]