Transcript personeel infoformulier administratief medewerker 2016

STAD NINOVE
OCMW NINOVE
PERSONEELSDIENST
Tel stad Ninove: 054 31 33 04 – 054 31 32 53
Tel OCMW Ninove: 054 51 53 77
VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
Het stadsbestuur en het OCMW Ninove leggen een wervingsreserve aan van administratieve
medewerkers, niveau C1–C3.
FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
1. INFORMATIEVE GEGEVENS
Naam van de functie: administratief medewerker
Sector: alle sectoren
Dienst: alle diensten
Niveau: C1 –C3
Contractueel
2. DOEL VAN DE SECTOR
Deze medewerker kan ingezet worden in alle sectoren of diensten. Dit kan zowel in de back-office
als in de front-office zijn.
3. PLAATS VAN DE FUNCTIE BINNEN DE SECTOR EN DE DIENST
De administratief medewerker werkt onder leiding van het betrokken diensthoofd.
Hij/zij voert taken uit die hem/haar door het diensthoofd en de betrokken sectorcoördinator
worden opgedragen.
4. RESULTAATGEBIEDEN (OPDRACHTEN, WAT DOET DE FUNCTIEHOUDER VOOR WIE)
4.1. Interne actoren
4.1.1. Bestuursorganen (gemeenteraad, college van burgemeester en schepenen)
De administratief medewerker stelt ontwerpbeslissingen op die aan het college van burgemeester
en schepenen, gemeenteraad, de OCMW-raad en het Vast Bureau worden voorgelegd.
4.1.2. Administratieve organen binnen de stad
Dienst:
hij/zij staat in voor administratieve opdrachten die verband houden met de dienst
hij/zij staat in voor de verwerking van de briefwisseling
hij/zij staat in voor andere werkzaamheden eigen aan de dienst en andere taken
opgedragen door het diensthoofd en/of sectorcoördinator
Collega’s binnen de sector en dienst:
hij/zij draagt bij tot de vlotte samenwerking op de dienst en binnen de sector
Andere sectoren en diensten:
hij/zij draagt bij tot een vlotte doorstroming van informatie en dossiers
4.2. Externe actoren
Individuele burgers:
hij/zij verzorgt het onthaal van de bezoekers aan de betrokken dienst
hij/zij beantwoordt vragen van burgers
hij/zij kan ingeschakeld worden voor loketfuncties
Overheden:
hij/zij wint informatie in bij andere diensten, instanties en overheden
hij/zij werkt actief mee aan dienstoverschrijdende projecten onder leiding van de
coördinator
5. COMPETENTIEPROFIEL
5.1. Kerncompetenties op organisatieniveau
Klantgerichtheid
leeft zich in de situatie van klanten in
stelt zich dienstverlenend op voor iedereen
speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen
neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten
streeft naar klanttevredenheid
Mondeling communiceren
formuleert helder en duidelijk
sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties
toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen
Resultaatgericht werken
is stipt in het nakomen van afspraken
werkt taken volledig en tijdig af
zet door bij tegenslag of problemen
5.2. Functiespecifieke competenties
Kwaliteitsvol werken
stelt hoge eisen aan de kwaliteit
evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van de kwaliteitsnormen
stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is
voorkomt dat er fouten worden gemaakt
Nauwgezetheid
houdt zich aan de afgesproken norm qua detail en afwerking
controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij waar nodig
Ordelijk werken
houdt de werkomgeving en het materiaal net
voert het werk verzorgd uit en ruimt op
bergt documenten en materialen logisch en op de juiste plaats op
behandelt de materialen met zorg
5.3. Taakgerichte competenties
Initiatief
werkt met enthousiasme en gedrevenheid
stelt zich positief op
staat open voor vragen en taken die op zich afkomen
gaat ervoor om de taken uit te voeren
durft verantwoordelijkheid te nemen
Zelfstandig werken
kan met de nodige instructies aan de slag
is stipt in het nakomen van afspraken
kan werken zonder externe controle
stuurt bij indien er fouten optreden
TOELATINGS- EN AANWERVINGSVOORWAARDEN
-
-
een gedrag vertonen in overeenstemming met de eisen van de functie waarvoor ze
solliciteren,
ten minste de volle leeftijd van 18 jaar bereiken in het jaar van de aanwerving,
de burgerlijke en politieke rechten genieten,
onderdaan zijn van de EER,
voldoen aan de vereiste over de taalkennis,
in het bezit zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of daarmee
gelijkgesteld onderwijs
laatstejaarsscholieren en studenten kunnen toegang krijgen tot de selectieprocedure. In
dat geval worden laatstejaarsscholieren of studenten toegelaten tot de selectieprocedure
als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen
een termijn van maximum zes maanden hun einddiploma kunnen behalen. Ze leveren het
bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen uiterlijk op de datum van de beslissing tot
hun aanstelling op proef bij een statutaire tewerkstelling of op het moment van de
aanstelling bij een contractuele tewerkstelling.
medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie,
slagen voor de selectieprocedure
EXAMENPROGRAMMA
Wanneer er meer dan 55 kandidaten worden toegelaten tot een selectieprocedure, dan wordt er
een preselectie georganiseerd op basis van een systeem van meerkeuzevragen dat is gericht op
het competentieniveau dat is vereist voor de functie. De inhoud van deze vragen is gebaseerd op
de selectieproeven. Kandidaten moeten minstens 50% halen op de preselectie om te worden
toegelaten tot het verdere verloop van de selectieprocedure.
De vijftig best gerangschikte kandidaten worden toegelaten tot het verdere verloop van de
selectieprocedure. Het behaalde resultaat voor de preselectie wordt niet in aanmerking genomen
voor het beoordelen in het eindresultaat van de selectieproeven.
De selectie bestaat uit een gestructureerd interview en/of een schriftelijke of praktische proef op
basis van de vacature:
Het examengedeelte voor niveau C bestaat uit:
Schriftelijk gedeelte
1. Behoorlijke kennis van de gemeentewet/gemeentedecreet, en van de functierelevante
wetgeving.
De kandidaat ontvangt een gedetailleerde lijst van de wetten, decreten en besluiten die relevant
zijn. Bij het oplossen van de vragen zal de kandidaat de ter beschikking gestelde wetgevende
teksten mogen raadplegen (openboeksysteem).
Beoordeling op 20 punten.
2. Functiegericht praktijkgeval
De kandidaat wordt geconfronteerd met één of meerdere situaties die zich tijdens de uitoefening
van de functie kunnen voordoen. De context van het probleem of de problemen worden geschetst
en aan de kandidaat wordt de opdracht gegeven een oplossing uit te werken.
Beoordeling op 40 punten.
3. Opstellen van brieven of teksten
Aan de kandidaat wordt de opdracht geven om aan de hand van de gegeven instructies een brief of
een beslissing op te stellen en/of aan de hand van ter beschikking gestelde documentatie,
reglementen of wetgeving een artikel voor een publicatie (bijvoorbeeld het stedelijk informatieblad)
te schrijven.
Beoordeling op 20 punten.
Om geslaagd te zijn voor het schriftelijk gedeelte dient de kandidaat 50 % van het totaal te
behalen.
Mondeling gedeelte
1. Competentiegericht interview
In deze proef wordt nagegaan in welke mate het profiel van de kandidaat overeenstemt met het
profiel van de functie en wordt gepeild naar de competenties voor het werkdomein.
Beoordeling op 20 punten.
2. Verdedigen van het functiegericht praktijkgeval met powerpoint-presentatie
Beoordeling op 20 punten.
3. Rollenspel
De kandidaat wordt geconfronteerd met situaties die zich tijdens de uitvoering van het werk
kunnen voordoen. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan de gedragsgerelateerde
competenties. Beoordeling op 20 punten.
Om geslaagd te zijn in de mondelinge proef dient de kandidaat 50 % van het totaal te behalen.
Praktijkgedeelte
Gebruik informatica: de kandidaat moet op een pc in een bepaald tijdsbestek een tekst van
ongeveer 3.000 karakters typen en/of een excelblad opstellen en/of een e-mail versturen of
beantwoorden. In de tekst kunnen o.a. schrappingen, tabellen en titels voorkomen. Kennis van
Word, Excel en Outlook in een windowsomgeving is vereist. Beoordeling op 20 punten.
Om geslaagd te zijn in het praktijkgedeelte dient de kandidaat 50 % van het totaal te behalen.
DATA SELECTIEPROEVEN
De data waarop de proeven worden georganiseerd zullen zo snel mogelijk worden medegedeeld.
WERVINGSRESERVE
De wervingsreserve is geldig voor de duur van één jaar.
BRUTO JAARSALARIS
Minimum
Maximum
Niet-geïndexeerd
13.550 €
24.800 €
Aan index 160.84
21.793,82 €
39.888,32 €
INSCHRIJVING
Je kan meer inlichtingen opvragen bij de personeelsdienst (tel. 054 31 33 04 – 054 31 32 53 – 054
51 53 77) of raadpleeg www.ninove.be (startpagina/werken en ondernemen/werken) of
www.ocmw.ninove.be (vacatures). Mailen kan ook naar [email protected].
Voor personen met een beperking kan op hun verzoek aan hinderpalen die verbonden zijn met de
handicap (door redelijke aanpassingen) verholpen worden, zodat dat hij/zij aan de selectieproeven
kan deelnemen.
Interesse? Solliciteer online uiterlijk op zaterdag 30 april 2016 via www.jobpunt.be onder
“Bekijk onze jobs” en dien je kandidatuur in via de knop ‘Solliciteer nu’. Wanneer je voor het eerst
solliciteert via het webplatform, moet je eerst een kandidatenprofiel aanmaken. Je vindt er ook de
uitgebreide functiebeschrijvingen met aanwervingsvoorwaarden.