Transcript Breng kosten en opbrengst van een ERP-project in kaart
SAP white paper
Tips voor een efficiëntie ERP-implementatie Breng kosten en opbrengst van een ERP-project in kaart
Kosten en opbrengst van een ERP-project
Een ERP-implementatie is geen kleine investering, maar om geld te besparen moet u nu eenmaal geld spenderen. Of u de gewenste besparingen behaalt, hangt echter nauw af van het samenspel tussen TCO (total cost of owner ship) en ROI (return on investment). Met andere woorden: u moet niet enkel naar de kosten kijken, maar ook naar de opbrengst en dit tegen elkaar afzetten in een vergelijking. In deze whitepaper leggen we u uit waarop u bij deze vergelijking zoal moet letten.
Vijf factoren voor een lage TCO
1. Kijk naar de lange termijn
Beperk u in de keuzes die u maakt in een ERP-project niet enkel tot uw behoeften op korte termijn. U moet ook rekening houden met de evolutie van uw bedrijf en ervoor zorgen dat de ERP-implementatie ook uw toekomstige businesstrategie kan ondersteunen. Verwacht u bijvoorbeeld over enkele jaren bepaalde functionaliteit nodig te hebben, hou dan van in het begin al rekening met deze noden.
Het beste is dat u die behoeften ook afdekt met functionaliteiten van dezelfde leverancier. Een voorbeeld: een bedrijf beslist om het ERP-pakket uit te breiden met een add-on van een derde partij in plaats van een add-on van de ERP-producent, omdat die eerste goedkoper blijkt te zijn. Op korte termijn spaart het bedrijf zo inderdaad wat licentiekosten uit, maar van zodra het ERP-pakket een nieuwe release krijgt, is niet gegarandeerd dat die goed- kopere third-party add-on nog werkt. Hierdoor kunt u gehinderd worden in uw plan om uw ERP-pakket te up graden, terwijl u dankzij de functies in de nieuwe versie misschien wel heel wat geld kunt besparen. De keuze voor een goedkopere oplossing op korte termijn zadelt u in dit geval dus op met hogere kosten op lange termijn.
2. Betrouwbare leverancier
Ook bij de keuze voor uw ERP-leverancier moet u aan de lange termijn denken. Probeer te kiezen voor een leverancier die er over tien jaar waarschijnlijk nog is, omdat een ERP-implementatie ook over tien jaar nog onderhouden moet worden. Uiteraard is het niet altijd even gemakkelijk om te voorspellen wie er over tien jaar nog actief is, maar met wat due diligence raakt u al ver. Een keuze voor de ‘verkeerde’ leverancier of zelfs het ‘verkeerde’ ERP-pakket zadelt u later met heel wat dure supportkosten op.
3. Eén ERP-deployment
Complexiteit is de vijand van een lage TCO. Dit uit zich op verschillende manieren. Gebruik bijvoor beeld als het mogelijk is één ERP-deployment voor al uw kantoren in plaats van elke vestiging zijn eigen deployment te geven. In het laatste geval kunnen configuraties in de verschillende vestigingen immers beetje bij beetje divergeren door lokale wijzigingen, wat mettertijd tot inconsistenties leidt.
4. Vermijd complexiteit
Meer in het algemeen streeft u best naar een systeem met zo weinig mogelijk componenten en in terfaces, die immers elk voor inconsistenties of extra onderhoudskosten zorgen. Het ideale geval is één ERP-systeem dat alle mogelijke taken uitvoert. Dit is immers meestal de bedoeling van een ERP implementatie: het aantal systemen rationaliseren in plaats van allerlei systemen aan elkaar te lijmen. Wil u nog bestaande legacy-systemen blijven draaien, dan kost de integratie met uw ERP-systeem heel wat, moet die integratie ook getest worden en bij een upgrade van uw ERP-systeem moet dit alles ook herbekeken worden. Probeer dan ook te vermijden om een deel van uw bestaande systemen naast uw nieuwe ERP-systeem te laten draaien.
5. Best practices
Uw implementatiebudget hangt sterk af van de mate waarin u de best practices volgt die in het ERP pakket geïmplementeerd worden. Bij SAP zijn deze best practices immers ontwikkeld vanuit ervaring in de industrie, en deze verkorten de doorlooptijd van het ERP-implementatietraject. Er zal uiteraard altijd nog specifieke functionaliteit ontwikkeld worden, maar als u dankzij de best practices al voor 80% met de standaardfunctionaliteit volstaat, ligt het implementatiebudget al heel wat lager.
Vijf factoren voor een hoge ROI
Uiteraard gaat het u er bij een ERP-implementatie om dat uw bedrijf dankzij het ERP-pakket efficiënter functioneert, dat u minder voorraad moet aanhouden, dat u meer omzet haalt, enzovoort. Naast de total cost of ownership is daarom ook de return on investment van de ERP-implementatie belangrijk. Maak daarom samen met uw ERP-partner een businesscase op waarin u aan de ene kant uw budget plaatst en de kostprijs van de implementatie, en aan de andere kant de winst die u door het ERP-pakket denkt te halen. De ROI van een ERP-systeem verhoogt u met de volgende factoren:
1. Benchmarking
Voor u aan een ERP-project begint, ja zelfs nog voor u nog maar denkt aan een ERP-project, zou u eigenlijk een benchmark van uw organisatie moeten uitvoeren, waarbij u vergelijkt hoe uw organisatie er op allerlei domeinen voor staat vergeleken met uw concurrenten. Dit is de beste manier om uw zwakke punten te weten te komen en te bepalen hoe u uw bedrijfsvoering kunt verbeteren. Als u zo bijvoorbeeld ontdekt dat u een significant grotere voorraad aanhoudt dan andere bedrijven in uw sector, dan weet u dat u moet werken aan een efficiënter voorraadbeheer.
2. KPI’s
Na deze benchmark stelt u een businesscase op waarin u bepaalt wat uw vereisten zijn en welke doelstellingen u met het ERP-project wil bereiken. Om het succes van de implementatie achteraf te kunnen evalueren, is het belangrijk dat u deze doelstellingen in de vorm van concrete KPI’s (key per formance indicators) neerschrijft waarbij u berekent wat de verwachte winst is bij het behalen van een bepaalde KPI. Enkel zo kunt u aan het einde van de rit bepalen of uw businesscase succesvol is. Over drijf echter niet met het aantal KPI’s, maar beperk u tot een vijftal strategische KPI’s.
3. Informatievereisten
Eén van de key drivers voor een ERP-systeem is dat u betere beslissingen kunt nemen. En om betere beslissingen te nemen, heeft u vooral correcte en actuele informatie nodig en dit zo eenvoudig mogelijk. Dit geldt op alle niveaus van uw bedrijf, van de managers tot de bedienden en arbeiders op de werk- vloer. Om de hoogst mogelijke ROI te halen uit uw ERP, is het daarom belangrijk dat u goed begrijpt welke informatie er allemaal beschikbaar moet zijn, wie die informatie nodig heeft, wanneer en wat er met die informatie moet gebeuren.
Maakt u verkeerde keuzes, dan moeten uw werknemers op een omslachtige manier aan de gewenste informatie geraken of additionele tools hiervoor inzetten, wat de potentiële winst sterk afroomt. Maakt u de juiste keuzes, dan heeft iedere werknemer op elk moment eenvoudig de beschikking over de voor hem relevante informatie, zodat ze hun werk efficiënter uitvoeren.
4. Buy-in van de werknemers
Het is belangrijk dat u uw werknemers zo vroeg mogelijk bij een ERP-project betrekt, aangezien zij de gebruikers ervan gaan zijn. Niet alleen kunnen zij vanuit hun dagelijkse praktijk goed uitleggen welke informatie ze nodig hebben, ze moeten ook niet voor voldongen feiten gesteld worden. Als u met de best practices van een SAP ERP-pakket werkt, kunt u overigens al vroeg een ruwe implementatie laten
www.sap.com/belgie/kmo (2012/08) ©2012 SAP AG. All rights reserved.
SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries.
Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company.
Sybase and Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase Inc. Sybase is an SAP company.
Crossgate, m@gic EDDY, B2B 360°, and B2B 360° Services are registered trademarks of Crossgate AG in Germany and other countries. Crossgate is an SAP company.
All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary.
These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies (“SAP Group”) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty state ments accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be constructed as constitution an additional warranty.
zien. Daardoor kunnen uw werknemers indien nodig zaken bijsturen die een negatieve invloed op hun werkomstandigheden hebben, en het helpt ook de aanvaarding.
5. Steun van de CEO
Het is tot slot ook belangrijk dat het management achter het ERP-project staat en dit goed communi ceert, en dat bijvoorbeeld de CEO zijn gewicht in de schaal legt door aan zijn werknemers uit te leggen waarom het bedrijf dit ERP-project uitvoert. De CEO kan ook voor de big picture zorgen en de werk nemers overtuigen van het nut van één ERP-pakket. Veel werknemers zien immers enkel hun eigen domein en vragen zich af waarom de bestaande specifieke software voor dit domein (bijvoorbeeld de boekhouding) niet volstaat. Vanuit een globale visie op het hele bedrijf is echter een ERP-pakket beter dan allerlei domeinspecifieke pakketten, en hierover zal de CEO moeten waken.