Transcript Periodeafsluiting 2016

PERIODEAFSLUITING 2016
Serac Applications B.V.
Rijnzathe 36
3454 PV De Meern
- Auteurs -
Auteurs:
Ivo Glastra,
Sander
Plugge
Sander Plugge, Sander Appel
Voorwoord
Dit document is geschreven ter ondersteuning van de periodeafsluiting. Het maakt stapsgewijs
duidelijk welke stappen er gevolgd moeten worden om een periode correct af te sluiten. De volgende
punten worden behandeld in dit document:
-
Controle op onvolledigheid van data
Het uitvoeren van de periodeafsluiting in SAP B1
Inventarisatie
1
Inhoudsopgave
1.
2.
3.
Controles op onvolledigheid ........................................................................................................... 3
1.1
Controle documentnummering............................................................................................... 3
1.2
Controle volledigheid documenten ......................................................................................... 4
1.3
Controle negatieve voorraden ................................................................................................ 5
1.4
Controleren openstaande betalingsruns................................................................................. 6
1.5
Controle Statistische- en verrekeningsrekeningen ................................................................. 7
1.6
Controle bankafschriften......................................................................................................... 8
Periodeafsluiting.............................................................................................................................. 9
2.1
Nieuw boekjaar aanmaken...................................................................................................... 9
2.2
Werken met een periodeteken/documentseries.................................................................. 12
2.3
Periodeafsluiting.................................................................................................................... 15
Inventarisatie ................................................................................................................................. 19
3.1
Inventarisatie vanaf SAP B1 9.0 ............................................................................................. 19
3.2
Inventarisatie in SAP B1 8.8 ................................................................................................... 23
2
1.
Controles op onvolledigheid
Voordat het boekjaar wordt afgesloten en de nieuwe periode wordt gestart, is het aan te raden eerst
nog een aantal controles uit te voeren die de volledigheid en status van documenten controleren.
1.1 Controle documentnummering
Via beheer → Hulpmiddelen → Documentnummering controleren kan een programma worden
gestart waarmee de documentnummering wordt gecontroleerd. Het scherm ‘Documentnummering
controleren: selectiecriteria’ wordt geopend:
In dit scherm kan worden aangegeven van welke documenten de nummering moet worden
gecontroleerd en voor welke periode de nummering moet worden gecontroleerd. Nadat deze
controle is uitgevoerd wordt er een overzicht gegeven van ontbrekende en dubbele
documentnummers:
3
1.2 Controle volledigheid documenten
Via (onder andere) Rapporten → Inkoop en verkoop → Conceptdocumenten kan een verslag worden
gedraaid van geregistreerde documenten.
In het venster ‘Verslag geregistreerde documenten - selectiecriteria’ kan verder worden geselecteerd
op een bepaalde gebruiker (of alle gebruikers), alleen open geregistreerde conceptdocumenten en
het soort document. Voordat de periode wordt gesloten, moeten de geregistreerde
conceptdocumenten die relevant zijn voor de boekhouding indien mogelijk eerst worden afgesloten.
4
1.3 Controle negatieve voorraden
De periode kan niet worden afgesloten als er nog negatieve voorraden bestaan. Via het
voorraadstatus rapport kan worden gecontroleerd of er nog negatieve voorraden bestaan. Dit
rapport kan worden gestart via:
Magazijnbeheer → Voorraadrapporten → Voorraadstatus
Geef vervolgens de juiste criteria op en klik op
artikelen te tonen.
om de voorraden van de geselecteerde
5
Sorteer de artikelen nu op basis van de kolom in magazijn in oplopende volgorde. Als er artikelen zijn
met een negatieve voorraad, dan staan deze nu bovenaan. Deze voorraden zullen gecorrigeerd
moeten worden zodat de negatieve voorraden niet meer bestaan.
1.4 Controleren openstaande betalingsruns
Via de betaalwizard kan worden achterhaald of er nog opgeslagen betalingsruns zijn die uitgevoerd
hadden moeten worden en de status ‘Aanbevolen’ hebben. Op deze manier kan worden voorkomen
dat betalingsruns die van toepassing zijn op de periode die wordt afgesloten, open blijven staan. De
betaalwizard kan worden gestart via:
Betalingen → Paymentwizard
Selecteer nu ‘Opgeslagen betalingsrun laden’ en sorteer vervolgens de weergegeven betalingsrun op
basis van de kolom ‘Status’. Controleer nu of er nog betalingsruns open staan met de status
‘Aanbevolen’. Als er nog openstaande betalingsruns zijn, kunnen deze het beste eerst uitgevoerd
worden.
6
1.5 Controle Statistische- en verrekeningsrekeningen
Er kan gebruik worden gemaakt van statistische- en verrekeningsrekeningen voor verschillende
transacties waarbij het saldo nul moet zijn om de compleetheid van de transactie te garanderen. Het
saldo van deze rekeningen zal gecontroleerd moeten worden.
Dit heeft o.a. betrekking op de beginbalans rekening, vraagposten etc.
7
1.6 Controle bankafschriften
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de ‘Payment engine’, kunnen ingevoerde bankafschriften
worden geregistreerd voordat ze definitief worden geboekt. Om ervoor te zorgen dat de
bankrekeningen worden vereffend moeten de geregistreerde bankafschriften eerst definitief worden
geboekt voordat de periode wordt afgesloten.
8
2.
Periodeafsluiting
In dit document wordt de afsluiting van een periode in SAP B1 beschreven. Aan het einde van een
boekjaar zal er ook een jaartransport uitgevoerd moeten worden om saldo’s en instellingen naar het
nieuwe boekjaar te kopiëren. Dit gaat via de optie jaartransport in SAP B1. De optie jaartransport wordt
verder niet in deze handleiding beschreven. Deze handleiding beschrijft het afsluiten van een periode in
SAP. De meeste onderwerpen zijn echter ook van toepassing op de jaarafsluiting.
Let op
Het is niet altijd mogelijk rapporten op te roepen uit een reeds gesloten periode. Wij raden daarom aan
een back up te maken van de productie database, nadat alle transacties voor de af te sluiten periode zijn
ingevoerd en gesloten en voordat er nieuwe transacties worden aangemaakt voor het komende boekjaar.
Daarnaast raden we aan een kopie te maken van de automatisch berekende artikelkosten over het te
sluiten boekjaar, wanneer FIFO of voortschrijdend gemiddelde als waarderingsmethode wordt gebruikt.
De berekende artikelkosten worden namelijk niet automatisch meegenomen naar de volgende
boekingsperiode.
2.1 Nieuw boekjaar aanmaken
Voordat er in een nieuw boekjaar geboekt kan worden, moeten de periodes in het nieuwe boekjaar eerst
worden aangemaakt. Wanneer er één keer periodes zijn aangemaakt, is het niet meer mogelijk om
periodes met een datum voor de al aangemaakte periodes aan te maken. Nieuwe periodes kunnen
worden aangemaakt via:
Beheer → Systeeminstellingen → Boekingsperioden
Het scherm ‘Boekingsperiode’ wordt nu geopend.
9
In dit venster is te zien welke periodes er al zijn aangemaakt en wat de status is van deze periodes. Klik op
de
geopend:
knop om een nieuwe periode aan te maken. Het scherm ‘Boekingsperiode’ wordt
Vul in het scherm ‘Boekingsperiode’ de periodecode, naam van de periode en de deelperioden in. Bij
deelperioden kan worden gekozen uit jaar, kwartaal, maand of dag. Aan dit veld is het veld ‘Aantal
perioden’ gekoppeld. De waarde in het veld ‘Aantal perioden’ wordt automatisch ingevuld nadat het veld
‘Deelperioden’ is gevuld. De waarde in dit veld kan nog wel worden aangepast. In het veld ‘Periodeteken’
10
kan nog een periodeteken worden ingevoerd. Op de functie van periodetekens wordt later in dit
document verder ingegaan.
In het blok termijnen kunnen de boekingsdata, vervaldata en documentdata die binnen de
boekingsperiode vallen worden ingevuld. Aan het einde van het jaar kan het voorkomen dat er
documenten zijn waarbij de vervaldatum in het daaropvolgende jaar ligt en dus in een nieuwe periode.
Door in het veld ‘Tot’ achter vervaldatum een datum te zetten die in het nieuwe jaar ligt (bijvoorbeeld 1
april) zal SAP geen foutmelding geven wanneer de vervaldatum voor de ingevoerde datum ligt. Gebeurt
dit niet dan geeft SAP de volgende foutmelding wanneer de vervaldatum buiten de ingevoerde vervaldata
ligt:
.
In de onderste twee velden kunnen het begin van het boekjaar en het boekjaar worden ingevuld waarop
de periodes betrekking hebben.
Klik nu op
en de nieuwe periode(s) worden aangemaakt. De periodecode en de naam van de
periode maakt SAP nu zelf aan.
Standaard krijgen de nieuw aangemaakte periodes de status ‘Gedeblokkeerd’ mee. Er kan dus direct in
deze periodes worden geboekt. Indien dit niet gewenst is, moet de status van de aangemaakte periodes
handmatig worden aangepast door de waarde in het veld ‘Periodestatus’ te wijzigen.
11
2.2 Werken met een periodeteken/documentseries
Er kan worden gewerkt met periodetekens. Het periodeteken heeft betrekking op een documentserie
(bijvoorbeeld order of uitgaande factuur) en kan aan een boekingsperiode worden gekoppeld. Elke
documentserie mag maar aan één periodeteken zijn gekoppeld, zodat SAP weet welke nummerreeks er
voor de periode gebruikt moet worden. Een periodeteken kan aan meerdere perioden in een bedrijf
worden gekoppeld. Periodetekens kunnen worden aangemaakt via:
Beheer → Definitie → Financiële boekhouding → Periodetekens
Vul de naam van het nieuwe periodeteken in en klik vervolgens op
.
Wanneer er voor een nieuw boekjaar een nieuw periodeteken wordt gebruikt, moet ook de
documentnummering voor alle relevante documentseries opnieuw worden ingevoerd. De
documentnummering kan worden ingesteld via:
Beheer → Systeeminstellingen → Documentnummering
Het scherm ‘Documentnummering - Definitie’ wordt geopend.
12
Door te dubbelklikken op het blokje voor de kolom ‘Document’, worden de aangemaakte series voor de
documentnummering van het betreffende document getoond.
Klik met de rechter muisknop op de onderste regel die is gevuld en kies voor de optie
om een nieuwe serie aan te maken. Let goed op dat in de kolom ‘Periodeteken’ het juiste periodeteken
wordt ingevoerd.
Wanneer er wordt geprobeerd een document in de nieuwe periode aan te maken, maar de
documentnummering is nog niet ingericht, dan verschijnt onderstaande melding:
Vervolgens zal er dus een nieuwe reeks moeten worden aangemaakt via documentnummering.
Wanneer er een nieuwe reeks is aangemaakt, moet vervolgens op
worden geklikt
om de reeks als standaard in te stellen. Na het klikken op ‘Als standaard instellen’ verschijnt de volgende
pop-up:
13
Selecteer nu op welke gebruiker(s) de aangemaakte reeks van toepassing is. Wanneer voor de optie
‘Standaard voor bepaalde gebruikers vastleggen’ wordt gekozen, wordt het scherm ‘Gebruikers
selecteren’ geopend waarin gebruikers kunnen worden geselecteerd.
14
2.3 Periodeafsluiting
De periodeafsluiting functie kan gebruikt worden om de saldo’s van de V&W rekeningen te transporteren
naar de bijbehorende balansrekeningen van een nieuwe periode. Het is belangrijk dat alle boekingen voor
de periode die wordt afgesloten zijn ingevoerd. Worden er toch nog boekingen gemaakt in de
betreffende periode nadat de periodeafsluiting is uitgevoerd, dan moet de periodeafsluiting opnieuw
worden uitgevoerd.
Het is belangrijk dat de periode(s) die afgesloten worden de status ‘Afsluitperiode’ hebben. Alleen
gebruikers die de bevoegdheid hebben om perioden af te sluiten kunnen alle soorten transacties en
documenten naar deze periode boeken.
De status van de periode(s) kan achterhaald worden via:
Beheer → Systeeminstellingen → Boekingsperioden
In het veld ‘Periodestatus’ is te zien wat de status van de periode is.
15
De functie periodeafsluiting kan op de volgende locatie in SAP worden gevonden:
Beheer → Hulpmiddelen → Periodeafsluiting
Wanneer de periodeafsluiting wordt gestart, verschijnt het scherm ‘Periodeafsluiting – selectiecriteria’:
Standaard selecteert SAP alle V&W rekeningen. Dit kan je zien doordat in elke regel in de kolom ‘X’ een x
staat ingevuld. Door op de ‘x’ te klikken, kan de betreffende regel worden geselecteerd of gedeselecteerd.
16
In de drie velden achter ‘Periode’ vul je de periode in die je wilt gaan afsluiten. Vul in het eerste veld het
jaar in en in het tweede en derde veld de periode. Als er één periode afgesloten moet worden, vul dan in
het tweede en derde veld dezelfde waarde in.
LET OP: Bedenk wel dat wanneer meerdere periodes in één keer worden afgesloten, alle correcties met
betrekking tot de geselecteerde periodes in de laatste periode geboekt worden. De individuele resultaten
van de periodes zijn dan dus niet meer correct.
Vervolgens vult SAP in de velden ‘Saldotransportrekening’ en ‘Periodeafsluitrekening’ de rekeningen in
die bij de rekeningbepaling zijn ingevoerd. Deze rekeningen kunnen gewijzigd worden. Op de
saldotransportrekening wordt het resultaat van de afgesloten periode(s) geboekt. De
periodeafsluitrekening is een tussenrekening die aan het eind van de afsluiting op nul moet uitkomen.
Controleer deze rekening nadat de jaarafsluiting is voltooid.
Door op de
knop te klikken, kunnen nog een aantal instellingen worden ingevoerd die van
toepassing zijn op alle geselecteerde documenten. Het scherm ‘Instellingen periodeafsluiting’ verschijnt:
In de velden ‘Ref. 1’ en ‘Ref. 2’ kan een referentie worden ingevoerd. Ook kan in de velden ‘Vervaldatum’
en ‘Documentdatum’ een afwijkende datum worden ingevoerd. Aangeraden wordt om als Document- en
Vervaldatum het einde van de af te sluiten periode te kiezen. Klik nadat alle velden zijn gevuld op de
knop.
Vervolgens kan op de
knop geklikt worden om het overzicht te tonen van alle uit te voeren
boekingen die SAP aanraadt. Er wordt nu dus nog NIETS geboekt. Het scherm ‘Periodeafsluiting’
verschijnt:
17
De waardes die in het scherm ‘Instellingen periodeafsluiting’ zijn ingevuld zijn nu overgenomen. Indien
nodig kan de tekst in het veld ‘Opmerkingen’ aangepast worden. Wanneer de aanbevelingen van SAP
akkoord zijn, moet iedere regel worden aangevinkt in de kolom ‘Goedgekeurd’. Door op de kolomtitel
‘Goedgekeurd’ te klikken worden alle regels aan- of uitgevinkt.
Wanneer er nu op
wordt geklikt, worden de boekingen aangemaakt. Per regel worden er dan
twee boekingen aangemaakt. De eerste wordt aangemaakt op de laatste dag van de periode die
afgesloten wordt. In dit voorbeeld zou voor rekening 8000 (omzet binnenland) op 31 mei de volgende
boeking worden gemaakt:
8000 Omzet binnenland
0340 Resultaat lopend boekjaar
20221,00
20221,00
De tweede boeking wordt aangemaakt op de eerste dag van de volgende periode. In dit voorbeeld zou op
1 juni de volgende boeking worden gemaakt:
0340 Resultaat lopend boekjaar
0390 Resultaat vorige boekjaren
20221,00
20221,00
Het bedrag dat in beide boekingen wordt gebruikt is gelijk aan het saldo van de rekening op de laatste dag
van de periode die wordt afgesloten. Het saldo van deze rekening is aan het begin van de volgende
periode weer 0. Het resultaat van deze rekening staat nu op de Saldotransportrekening 0390. Het saldo
op de periodeafsluitrekening is nu ook weer 0.
18
3.
Inventarisatie
Het einde van het jaar is een ideaal moment om de huidige voorraad te tellen en eventueel te corrigeren
in SAP. In dit hoofdstuk wordt de inventarisatie in SAP besproken. Zie voor de handleiding inventarisatie in
SAP B1 8.81 paragraaf 3.2.
3.1 Inventarisatie vanaf SAP B1 9.0
Het inventarisatiedocument is te vinden onder:
Magazijnbeheer → Voorraadtransacties → Inventarisatietransacties → Inventarisatie
Het venster ‘Inventarisatie’ wordt geopend:
19
Artikelen kunnen worden toegevoegd door op de knop
te klikken. Hier heb je de
optie ‘Artikelen selecteren’ en ‘Artikelen importeren’. Met ‘Artikelen importeren’ kunnen artikelen
op basis van Excel worden ingelezen in het document. Met ‘Artikelen toevoegen’ wordt een nieuw
scherm geopend waar je de artikelen kan selecteren:
In het scherm ‘Inventarisatie – selectiecriteria voor artikelen’ kunnen artikelen geselecteerd worden
op basis van een Van code en tot code, leveranciers, artikelgroepen en artikeleigenschappen. Verder
kunnen artikelen specifiek geteld worden in bepaalde magazijnen.
Nadat je de selectie criteria voor artikelen hebt ingesteld en op
klikt, worden de artikelen
gekopieerd naar het inventarisatiedocument. Met de knop ‘Toevoegen’ wordt de inventarisatie
opgeslagen. Vervolgens kan op basis van de geselecteerde artikelen een tellijst worden gegenereerd
door op het
icoon (printen) te klikken. Voordat het document wordt afgedrukt wordt er gevraagd
of de magazijnhoeveelheid moet woorden weergegeven of niet.
20
Er kan nu geteld gaan worden. Indien gewenst kan elk artikel worden geblokkeerd. Met deze actie
kunnen er geen voorraadmutaties voor het artikel worden gedaan.
In de kolom ‘Getelde hoeveelheid’ kan worden opgegeven hoeveel er geteld is. Zodra dit veld is
ingevuld, wordt automatisch het vinkje in de kolom ‘Geteld’ aangezet. Nadat de getelde hoeveelheid
is opgeslagen kan dit op een later moment nog worden aangepast. Op dit moment vinden er nog
geen boekingen plaats. Indien de afwijking groter is dan 5% wordt de regel automatisch rood
gemaakt.
Nadat alle artikelen zijn geteld kan dit document met de button
worden
doorgezet naar het document ‘Voorraadboeking’. Het venster ‘Voorraadboeking’ wordt geopend
waarin alle afwijkingen worden getoond. Dit scherm toont dus alleen de artikelen waarvan de
getelde hoeveelheid afwijkt van de hoeveelheid in het magazijn.
21
De kolom ‘Afwijking’ toont de verschillen tussen de getelde hoeveelheid en de voorraad in SAP. De
kolom ‘Prijs’ toont de prijs waartegen het verschil wordt geboekt. In het veld ‘Prijsbron voor
magazijnvoorraadboeking’ kan je de volgende prijsbronnen selecteren: Volgens prijslijst, Laatst
bepaalde prijs, Artikelkosten.
Zodra het document ‘Voorraadboeking’ volledig is ingevuld, kan deze met de knop
worden toegevoegd. Met het toevoegen van de ‘Voorraadboeking’ worden de verschillen definitief
geboekt in SAP.
22
3.2 Inventarisatie in SAP B1 8.8
Van belang is dat er tijdens de inventarisatie geen voorraadmutaties mogen plaats vinden. Dit kan worden
gerealiseerd door de documentnummering voor de volgende documenten te blokkeren:












Leveringen
Verkoop Retouren
Uitgaande facturen
Uitgaande creditnota’s
Goederenontvangst bestelling
Inkoop Retouren
Ontvangen facturen
Ontvangen creditnota’s
Goederenontvangsten
Goederenafgiftes
Voorraadtransporten
Productieorders
Via Beheer → Systeeminstellingen → Documentnummering kan per documentsoort een blokkering
worden ingesteld. Het scherm ‘Documentnummering - Definitie’ verschijnt:
Dubbelklik nu op het blokje voor de regel van de documentsoort en het scherm ‘Series – [document] –
Definitie’ verschijnt:
Zet nu een vinkje in het veld ‘Blokkering’ en klik op
geblokkeerd.
. De documentserie van het document is nu
Door middel van autorisaties kan verder ingesteld worden dat niemand openingssaldo’s of
voorraadverschillen kan boeken.
Vervolgens kunnen tellijsten worden gemaakt en afgedrukt. Tellijsten kunnen worden gecreëerd in:
Magazijnbeheer → Voorraadtransacties → Beginsaldo voorraad, voorraadbewaking en voorraadboeking.
23
Het scherm ‘Beginsaldo voorraad, voorraadbewaking en voorraadboeking - selectiecriteria’ verschijnt nu:
Selecteer op basis van artikelcode, leverancier, magazijn, artikelgroep en artikeleigenschap de juiste reeks
artikelen. Klik vervolgens op
in het scherm ‘Voorraadbewaking’.
en de lijst met artikelen die voldoet aan de selectiecriteria verschijnt
Wanneer ‘Magazijnhoeveelheid verbergen’ staat aangevinkt, wordt de hoeveelheid die volgens SAP
aanwezig zou moeten zijn niet getoond. Via de
knop (printen) kan de lijst nu afgedrukt worden.
LET OP: Indien er gebruik wordt gemaakt van productieorders moet er goed gekeken worden naar deze
orders en indien nodig moeten de aanwezige voorraden in SAP worden aangepast.
Wanneer de benodigde artikelen zijn geteld, moeten de resultaten worden ingevoerd in SAP. Dit kan via:
Magazijnbeheer → Voorraadtransacties → Beginsaldo voorraad, voorraadbewaking en voorraadboeking
24
Selecteer nu het tabblad voorraadbewaking en selecteer de juiste reeks artikelen die zijn geteld.
Klik vervolgens op
en de getelde hoeveelheden kunnen worden ingevoerd.
Wanneer er een hoeveelheid wordt ingevuld in de kolom ‘geteld in magazijn’ wordt er automatisch een
vinkje gezet in de kolom geteld. Wanneer de getelde hoeveelheid nul is, moet er handmatig een vinkje
worden gezet in het veld geteld. Er hoeft dan geen getelde hoeveelheid ingevoerd te worden. Klik
vervolgens op
om de resultaten op te slaan. Het invoeren van de telresultaten hoeft niet in
één keer te gebeuren. Zolang de voorraadverschillen nog niet zijn geboekt, kunnen de getelde
hoeveelheden nog worden aangepast.
25
Wanneer er voorraadverschillen zijn, moeten de correctieboekingen via het tabblad ‘,Voorraadboeking’
worden uitgevoerd.
Selecteer de juiste artikelen en selecteer de juiste prijsbron. Op basis van de ingevoerde prijsbron worden
de bedragen bepaald die bij de correctieboekingen worden gemaakt. In het veld prijsbron voor
magazijnvoorraadboeking kan een keuze worden gemaakt uit herwaarderingsprijs, laatst bepaalde prijs of
prijslijst (en vervolgens kan dan een prijslijst worden geselecteerd). Wanneer op
wordt het scherm ‘Voorraadboeking’ geopend:
wordt geklikt,
Het is van belang dat de lijst met verschillen wordt geëxporteerd naar Excel voordat de verschillen
definitief worden geboekt. Het exporteren van de resultaten naar Excel kan via de volgende knop: .
Nadat de verschillen zijn geboekt, is het namelijk niet meer mogelijk om deze lijst opnieuw uit SAP te
exporteren.
Het is belangrijk dat de datum in het veld ‘Datum’ gelijk is aan de datum van de telling. Verder kan er in de
velden ‘Referentie’ en ‘Omschrijving’ nog extra informatie aan het document worden toegevoegd. In de
kolom ‘Verschil’ is te zien wat het verschil is tussen de getelde hoeveelheid en de hoeveelheid die volgens
26
SAP aanwezig is. In de kolom ‘Voorraadafstemming-afgifte’ is te zien is te zien op welke rekening er wordt
geboekt wanneer de getelde hoeveelheid lager is dan de voorraad in SAP. De rekening die is ingevuld in
de kolom ‘Voorraadafstemming-ontvangst’ laat zien op welke rekening er wordt geboekt wanneer de
getelde hoeveelheid hoger is dan de voorraad in SAP. Klik op de knop
definitief te boeken in SAP. De volgende melding verschijnt nu:
Klik op
om de verschillen
en de verschillen worden geboekt. Onderstaande boeking wordt nu gemaakt in SAP:
27