Transcript 10 Vragen Over Board Portals

10 Vragen Over Board Portals
Technologie heeft niet alleen voor een ingrijpende verandering gezorgd in de manier waarop we
thuis en op het werk informatie lezen en delen, maar ook voor hoe in vergaderkamers o.b.v. die
informatie wordt samengewerkt. Aangezien vergadermateriaal vaak vertrouwelijk en strategisch
is, zijn veel online tools en apps echter niet geschikt voor deze taak. Om aan deze eis te
voldoen is de board portal ontstaan, een digitaal platform dat is ontworpen voor
moderne vergaderkamers.
Hieronder vindt u een aantal veelgestelde vragen over board portals en hoe deze directieleden
en bestuurssecretariaten helpen om efficiënter te werken en veiliger te communiceren
1. WAT IS EEN BOARD PORTAL?
Dit is een service op basis van abonnementen waarmee directieleden informatie kunnen delen en samenwerken.
De portal zorgt voor een veilige digitale opslag van documenten die door de directie van een organisatie worden
gebruikt, met rapporten, spreadsheets en stukken voor de volgende vergadering, archieven van eerdere
vergaderingen, informatiebronnen als reglementen, statuten en opvolgingsplannen, vergaderkalenders en
contactgegevens. Directieleden kunnen deze informatie openen op hun tablet of laptop. Omdat de bestanden
eenvoudig kunnen worden bijgewerkt door de bestuurssecretaris, krijgen de directieleden altijd de meest recente
versie onder ogen. Machtigingen kunnen zo worden ingesteld dat bepaalde documenten alleen voor bepaalde
leden toegankelijk zijn en ook kan de toegang worden ingetrokken. Directieleden kunnen persoonlijke opmerkingen
bij documenten maken of in samenwerking met bepaalde geselecteerde leden, en stemmen over besluiten of
vragenlijsten.
2. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN BOARD PORTAL BOVEN PAPIER?
Organisaties die nog steeds op papier vergaderdocumenten rondsturen, zullen de directe besparingen meteen
merken. Ze hoeven geen grote pakketten met documenten meer samen te stellen en verzenden. De directieleden
zullen merken dat hoogwaardige board portals zijn voorzien van dezelfde functies die papieren vergaderstukken
zo handig maken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om van links naar rechts te scrollen, er zijn tabbladen om het
materiaal in te delen en er kunnen virtuele bladwijzers en notities worden ingevoegd. Bovendien kunnen
bestuurssecretarissen met de directieleden communiceren over updates en logistiek, en kunnen directies de portal
gebruiken als ondersteuning bij hun discussie.
3.WAT IS HET VOORDEEL VAN EEN BOARD PORTAL BOVEN HET E-MAILEN VAN PFD’S OF HET
WERKEN MET PLATFORMS VOOR FILE SHARING?
Veel organisaties hebben al een eerste stap gezet op weg naar het realiseren van de digitale vergaderkamer door
pfd’s met vergaderstukken per e-mail te verzenden of deelnemers toegang te geven tot gedeelde bestanden, al
dan niet via openbare cloudservice (in tegenstelling tot een particulier gehoste board portal service). Toch is dat
niet zo’n verbetering als het lijkt. Omdat pdf-bestanden niet optimaal geschikt zijn om via een beeldscherm te
lezen, worden ze vaak toch afgedrukt. De verantwoording voor het afdrukken en het versiebeheer verschuift
daarmee van de bestuurssecretaris naar de directieleden zelf. Bovendien laten recente, geavanceerde inbreuken
10 Vragen Over Board Portals
op de beveiliging van bekende cloudservices zien dat deze niet zijn
bedoeld voor de vertrouwelijke documenten die directies vaak
behandelen. Organisaties die deze aanpak volgen, zullen zeker de
verbeterde beveiliging, het versiebeheer en de klantenservice van een
board portal waarderen.
Toen board portals meer dan tien jaar
geleden voor het eerst warden
geïntroduceerd, werden ze vooral toegepast
door grote beursgenoteerde organisaties die
op zoek waren naar de beste methode voor
het verwerken van vergadergegevens.
4.WELKE SOORTEN ORGANISATIES WERKEN MET EEN BOARD
PORTAL?
Toen board portals meer dan tien jaar geleden voor het eerst werden
geïntroduceerd, werden ze vooral toegepast door grote beursgenoteerde
organisaties die op zoek waren naar de beste methode voor het
verwerken van vergadergegevens. Sindsdien zijn board portals steeds
gebruiksvriendelijker geworden. Ze worden vandaag de dag niet alleen
gebruikt door beursgenoteerde bedrijven maar door organisaties van
verschillende omvang, waaronder niet-beursgenoteerde e/o
familiebedrijven, liefdadigheidsinstellingen, overheidsinstanties en
organen als gemeenteraden. Elke organisatie die bestaat uit leden die
zich op verschillende locaties bevinden dan wel regelmatig
geconfronteerd wordt met grote hoeveelheden vergaderstukken, kan
profiteren van een board portal.
5.IS DEZE METHODE OOK GESCHIKT VOOR DIRECTIELEDEN DIE
MINDER ERVARING HEBBEN MET TECHNOLOGISCHE
HULPMIDDELEN?
De aanbieder van de board portal moet uitgebreide service & support
bieden aan klanten, waaronder individuele training die is aangepast
aan de ervaring van elk directielid. Verder kan de bestuurssecretaris
nog steeds papieren exemplaren aanleveren aan directieleden die dat
willen, terwijl de rest van de directie wel gebruikmaakt van de portal.
Als twijfelaars bij hun collega’s zien hoe handig een board portal in de
praktijk is, maken ze gewoonlijk ook snel de overstap. Maar wel in hun
eigen tempo.
6.HOE ZORGEN BOARD PORTALS DAT DE INFORMATIE VEILIG IS?
Papieren kunnen kwijtraken, persoonlijke e-mails zijn niet veilig en als
een directielid vertrekt, wil het bedrijf mogelijk bepaalde informatie weer
terughalen. De beste board portals bieden een aantal strategieën om
de informatie te beveiligen. Ze hebben hun eigen servers in afgesloten
ruimtes in goed beveiligde centra voor datahosting en het materiaal van
elke klant wordt gescheiden gehouden van de andere portalgebruikers.
Alle gegevens zijn beveiligd met de meest actuele encryptietechnologieën.
De bewerkingen van de portal zijn gecertificeerd en voldoen aan de
internationale industriestandaarden voor het omgaan met vertrouwelijke
informatie. Datacenters werken verder met zorgvuldig gescreend
personeel en fysieke beveiligingsmethoden als biometrische beveiliging
en camerabewaking. En omdat toegang tot de portal van elke klant
centraal wordt beheerd door de bestuurssecretaris van het bedrijf of
Download from
Windows Store
diligent.com
andere geautoriseerde medewerkers, kunnen ze de toegang intrekken
als de tablet-PC of de laptop van een directielid is kwijtgeraakt of
gestolen.
7.HOE ZORGEN BOARD PORTALS VOOR MEER EFFICIENCY
TIJDENS DIRECTIEVERGADERINGEN?
De meeste organisaties stappen aanvankelijk over op een board portal
vanwege de verbeterde efficiency voor het verspreiden en beheren van
de vergaderstukken. Gebruikers merken echter vaak ook dat de
vergaderingen zelf efficiënter verlopen. Directieleden kunnen eenvoudig
naar bepaalde onderwerpen navigeren en al hun notities in één overzicht
weergeven. Daardoor verlopen vergaderingen sneller en wordt niemand
tijdens de bespreking afgeleid. De mogelijkheid om opmerkingen toe
te voegen aan documenten zodat anderen deze vooraf kunnen lezen,
zorgt dat directieleden hun standpunten voor de vergadering al duidelijk
kunnen maken. Het resultaat is dat tijdens de werkelijke discussie de
nadruk kan worden gelegd op het bereiken van consensus en het
oplossen van niet-routinematige kwesties.
8.HOE ZORGEN BOARD PORTALS VOOR EEN BETERE
VOORBEREIDING?
Deelnemers aan een vergadering hebben via hun laptop of tablet altijd
toegang tot de actuele versie van de vergaderstukken, of ze nu online
of offline zijn. En board portals maken het navigeren door de
vergaderpakketten met grote aantallen rapporten, spreadsheets en
andere stukken veel eenvoudiger. Dus directieleden kunnen zich met
een portal gemakkelijker voorbereiden op directievergaderingen dan
met papieren pakketten, documenten die uit e-mails moeten worden
gehaald of via file sharing services moeten worden gedownload. Ze
krijgen de informatie en de updates eerder, kunnen sneller zoeken in
de actuele en de gearchiveerde stukken en vooraf overleggen met
andere leden.
9. HOE GAAN BOARD PORTALS OM MET KWESTIES ALS
VERTROUWELIJKHEID?
De mogelijkheid om gevoelige zaken op een vertrouwelijke manier te
bespreken, is essentieel voor veel directies. Geavanceerde board portals
houden niet bij hoe leden de portal gebruiken of welke documenten
worden geopend. Directieleden kunnen de portals daarom gebruiken
in de zekerheid dat dit gebruik geheim blijft. Omdat het centrale beheer
van de vergaderstukken en de notulen worden geregeld door de
bestuurssecretaris, wordt ook het archiveerbeleid van de organisatie
eenvoudiger dankzij een board portal.
10.WIE MOETEN ER BINNEN EEN ORGANISATIE BIJ BETROKKEN
WORDEN OM EEN GESLAAGDE INTRODUCTIE VAN EEN
BOARD PORTAL TE GARANDEREN?
Portals worden gewoonlijk aanbevolen door de bestuurssecretaris, de
PA van de CEO of door leden van de Raad van Bestuur of de Raad van
Commissarissen. Voor een geslaagde introductie is het inderdaad van
belang dat de CEO of de voorzitter van de Raad van Bestuur naar de
portal overstapt. De overige leden van de directie zullen deze
leidinggevenden volgen. De CIO moet ook bij de planning worden
betrokken, naast de legal counsel m.b.t. compliancy kwesties.
Diligent Boards en Diligent zijn geregistreerde handelsmerken van Diligent
Corporation. Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van hun
respectieve bedrijven.
©2015 Diligent Corporation. Alle rechten voorbehouden.
W0100_NL