Transcript Bijzonder Bestek

Bijzonder Bestek
Ref: VVOB – Eind Evaluatie 2016 – F02_0
Openbare uitnodiging voor het inzenden van offertes
voor een eind evaluatie van VVOB’s Programma’s
Kleuteronderwijs in Zimbabwe, Zambia en Vietnam
(Lot 1), Programma’s Lager Onderwijs in Rwanda,
Cambodja en Zuid Afrika (Lot 2) en Programma’s
Technisch en Beroepsonderwijs in Ecuador, RD Congo
en Suriname (Lot 3)
December 2015
Inhoudstafel
1. Algemene voorwaarden _________________________________________________________________ 4
1.1. Aanbestedende organisatie ____________________________________________________________ 4
1.2. Doel en aard van de opdracht __________________________________________________________ 4
1.3. Indiening en opening van de offertes _____________________________________________________ 4
1.4. Bepalingen die het contract beheersen ___________________________________________________ 5
1.5. Duur ______________________________________________________________________________ 5
2. Administratieve Bepalingen ______________________________________________________________ 5
2.1. Offertes ___________________________________________________________________________
2.1.1. Informatie die in de offerte dient te staan ______________________________________________
2.1.2. Loten _________________________________________________________________________
2.1.3. Periode van rechtsgeldigheid offerte _________________________________________________
5
5
6
6
2.2. Prijzen ____________________________________________________________________________ 6
2.2.1. Prijzen ________________________________________________________________________ 6
2.2.2. Herziening van prijzen ____________________________________________________________ 6
2.3. Aansprakelijkheid van de kandidaat _______________________________________________________ 6
2.4. Kwalitatieve selectie__________________________________________________________________
2.4.1. Toegangsrecht __________________________________________________________________
2.4.2. Selectiecriteria __________________________________________________________________
2.4.3. Rechtsgeldigheid van inschrijving ___________________________________________________
7
7
7
8
2.5. Toewijzingscriteria ____________________________________________________________________ 8
2.5.1. Lijst met toewijzingscriteria ___________________________________________________________ 8
2.5.2. Eindscore ______________________________________________________________________ 9
2.6. Monitoring en goedkeuring van uitgevoerde diensten ________________________________________ 9
2.7. Opleveringen _______________________________________________________________________ 9
2.7.1. Uitvoeringstermijnen en clausules ___________________________________________________ 9
2.7.2. Dienstverleningsplaats en formaliteiten ______________________________________________ 10
2.8. Facturatie en betaling van de diensten __________________________________________________ 10
2.9. Onderaannemers ___________________________________________________________________ 10
2.10. Contract amendementen en aankondigingen ____________________________________________ 10
2.11. Bijzondere verbintenissen van de dienstenverlener ________________________________________ 11
2.12. Geschillen _______________________________________________________________________ 11
2.13. Boetes voor laattijdige uitvoering van diensten ___________________________________________ 11
3. Technische Bepalingen ________________________________________________________________ 12
3.1. Organizational Background ___________________________________________________________ 12
3.2. Scope of the programmes to be evaluated _______________________________________________ 12
3.3. VVOB’s programme logic_____________________________________________________________ 13
3.4. Background information to the assignment _______________________________________________ 14
3.4.1. Mid-term evaluation _____________________________________________________________ 14
3.4.2. Preparation and self-assessment in the country _______________________________________ 14
3.5. Objective and scope of the evaluation ___________________________________________________ 15
3.6. Evaluation Criteria __________________________________________________________________
3.6.1. Relevance ____________________________________________________________________
3.6.2. Efficiency _____________________________________________________________________
3.6.3. Effectiveness __________________________________________________________________
3.6.4. Impact _______________________________________________________________________
3.6.5. Sustainability __________________________________________________________________
15
15
16
16
17
17
3.7. Methodology ______________________________________________________________________
3.7.1. Desk Phase ___________________________________________________________________
3.7.2. Field Phase ___________________________________________________________________
3.7.3. Synthesis Phase _______________________________________________________________
18
18
18
19
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
2/23
3.8. Timing ___________________________________________________________________________ 20
Annex 1. INSCHRIJVINGSFORMULIER ______________________________________________________ 21
Annex 2: Financial Framework for this assignment ____________________________________________ 22
Annex 3: The 9 role model ________________________________________________________________ 23
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
3/23
1. Algemene voorwaarden
1.1. Aanbestedende organisatie
De aanbestedende organisatie is de Vlaamse Vereniging voor Ontwikkelingssamenwerking en
Technische Bijstand (VVOB), vertegenwoordigd door Mr Bart Dewaele, Algemeen Directeur. De
Belgische wetgeving is van toepassing op deze aanbesteding.
VVOB vzw
Handelsstraat 31
B-1000 Brussels
Belgium
Verdere informatie betreffende de procedure en inhoud van het contract kan verkregen worden bij:
Kristine Smets
M&E Advisor
VVOB vzw
Handelsstraat 31
1000 Brussels Belgium
[email protected]
+32 (0)2 209 07 84
Kandidaat aanbieders worden verzocht hun eventuele vragen via email te verzenden aan de
aanbestedende organisatie gebruikmakend van bovenstaand emailadres.
Een week voor de geplande datum van de opening van inschrijvingen worden alle vragen en
antwoorden openbaar gemaakt aan alle bekende kandidaten.
Merk op dat er geen extra informatiebijeenkomst georganiseerd zal worden.
De aanbestedende organisatie is de enige organisatie die bevoegd is tot toezicht en controle van het
contract. De toezichthoudende functionaris is Kristine Smets.
1.2. Doel en aard van de opdracht
De opdracht betreft de uitvoering van een eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s voor de
periode 2014-2016 in 9 landen, met name:
 Lot 1: Programma’s Kleuteronderwijs in Zimbabwe, Zambia en Vietnam;
 Lot 2: Programma’s Lager Onderwijs in Rwanda, Cambodja en Zuid-Afrika;
 Lot 3: Programma’s Technisch en Beroepsonderwijs in Ecuador, Suriname en RD Congo.
VVOB zal een contract afsluiten voor elk lot afzonderlijk en is een dienstcontract in de zin van art. 3 van
de Wet van 15 Juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten. Kandidaat aanbieders moeten bijgevolg een technisch en financieel offerte
indienen voor elk lot afzonderlijk.
Kandidaat aanbieders kunnen een offerte indienen voor één, twee of drie loten.
De uit te voeren diensten worden uitvoerig beschreven in hoofdstuk 3 ‘Technische Bepalingen”.
De gunning van deze opdracht gebeurt via de procedure van de algemene offerteaanvraag.
1.3. Indiening en opening van de offertes
Een offerte kan maar betrekking hebben op één lot.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
4/23
De offerte wordt per mail naar de toezichthoudende functionaris gestuurd ([email protected])
alsook per aangetekende brief of per bode ingediend op het hieronder vermelde adres.
Offertes worden aanvaard tot de openingssessie officieel geopend is verklaard (12/02/2016 om 12 uur
’s middags Belgische tijd).
Offertes dienen in een verzegelde envelop geplaatst te worden. De volgende informatie dient op de
envelop te staan:
- Het woord “OFFERTE-NIET OPENEN” in de linkerbovenhoek
- Het adres van de ontvanger:
VVOB vzw
T.a.v. Kristine Smets
Handelsstraat 31
1000 Brussel
Met vermelding: “Inschrijving voor evaluatie VVOB Programma – te openen tijdens de
openingssessie”
De ingediende offertes zullen geopend worden tijdens de openingssessie (zonder onthulling van de
bedragen) op 12 Februari 2016, om 12 uur op het VVOB Hoofdkantoor, Handelsstraat 31, B-1000
Brussel, België.
1.4. Bepalingen die het contract beheersen
 De wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten (Staatsblad van 15 Februari 2007);
 Het Koninklijk Besluit van 14 Januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van
de overheidsopdrachten en van concessies voor openbare werken (Staatsblad van 14 Februari
2013);
 Het Koninklijk Besluit van 15 Juli 2011 inzake plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren
(Staatsblad van 9 Augustus 2011)
 Wet betreffende de motivering, de informatieve en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten
en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013 (Staatsblad van 21
Juni 2013)
 Alle amendementen bij de wet en bij de KB’s waarnaar hierboven gerefereerd wordt, geldend op de
dag van de opening van de offertes.
De volledige tekst van de deze bepalingen is beschikbaar in het Nederlands of in het Frans op het
Belgisch Federaal Portaal : http://www.ejustice.just.fgov.be/wet/wet.htm
1.5. Duur
Het contract gaat in op de eerste kalenderdag volgend op de dag dat de aanbieder bericht heeft
ontvangen over de toewijzing van het contract en zal geldig blijven voor een periode van 330 dagen. Er
wordt niet geanticipeerd op een verlenging van de geldigheid van het contract.
2. Administratieve Bepalingen
2.1. Offertes
2.1.1. Informatie die in de offerte dient te staan
De technisch offerte, toegevoegd aan het inschrijvingsformulier, dient in het Engels geschreven te
worden.
Door het indienen van een offerte ziet de inschrijver af van zijn algemene of bijzondere
verkoopsvoorwaarden, zelfs indien deze op een of andere bijlage aan zijn offerte voorkomen.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
5/23
De kandidaat dient het inschrijvingsformulier te gebruiken dat bij deze Bijzondere Specificaties is
gevoegd (Annex 1).
De volgende informatie zal opgenomen worden in de offerte:
 De vaste (alles inclusief) prijs in letters en cijfers (exclusief BTW)
 De vaste (alles inclusief) prijs in letters en cijfers (inclusief BTW)
 De handtekening van de persoon die gemachtigd is de inschrijving te ondertekenen
 De betrekking van de person die de inschrijving ondertekent
 De datum waarop bovengenoemde person de inschrijving ondertekend
 Het volledige nummer van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de kandidaat
 Alle gevraagde documenten als deel van de selectie en toewijzingscriteria.
Alle documenten moeten ondertekend worden door de kandidaat of de persoon die gemachtigd is de
inschrijving de ondertekenen.
Elke schrapping, overschrijving of toevoeging op het inschrijvingsformulier of in één van de bijlagen,
moet ondertekend worden door de kandidaat of de person die gemachtigd is de inschrijving de
ondertekenen.
2.1.2. Loten
Er zijn drie loten. Voor elk lot zal een afzonderlijk contract afgesloten worden.
2.1.3. Periode van rechtsgeldigheid offerte
De kandidaten zullen 330 kalenderdagen lang gebonden zijn aan hun offerte, beginnend op de dag nadat
de offertes geopend werden.
2.2. Prijzen
2.2.1. Prijzen
Alle prijzen die genoemd worden in de inschrijving (inclusief alle bijlagen) dienen in EURO weergegeven
te worden.
De kandidaat wordt geacht alle mogelijke kosten die verbonden zijn aan zijn diensten weer te geven in
zijn prijzen met uitzondering van de internationale reiskosten, de reiskosten ter plaatse en de hotel- en
dagvergoeding (per diem) tijdens de veldmissies welke door VVOB betaald zullen worden.
Zie Annex 2 voor verdere uitleg betreffende het financieel kader dat van toepassing is bij deze opdracht.
In deze bijlage wordt meer uitleg gegeven over de maximaal toelaatbare professionele fee, de regeling
betreffende de dagvergoeding, hotelkosten, transport- en andere kosten verbonden aan de veldmissie
(visa, vaccinaties, verzekering).
2.2.2. Herziening van prijzen
Herziening van prijzen is niet mogelijk bij dit contract.
2.3. Aansprakelijkheid van de kandidaat
De kandidaat zal volledig aansprakelijk zijn voor alle fouten en veronachtzaming in de geleverde
diensten, in het bijzonder in de studies, verslagen, tekeningen of enig ander document overgedragen
tijdens de uitvoering van het contract.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
6/23
2.4. Kwalitatieve selectie
2.4.1. Toegangsrecht
(a) Uitsluitingscriteria
Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat niet onderhevig te zijn aan één van de
uitsluitingscriteria zoals opgenomen in artikel 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011.
Kandidaten dienen in het bijzonder aandacht te hebben voor artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en
artikel 64 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende belangenvermenging.
Ex-medewerkers die na 2010 in dienst waren bij VVOB, zijn uitgesloten van deze oproep.
Dienstverleners die in het kader van het programma 2014-2016 voor VVOB ondersteuning hebben
verleend of een opdracht hebben uitgevoerd in een van de landen die deel uitmaken van de
voorgestelde offerte , kunnen niet in aanmerking komen voor het uitvoeren van deze evaluatie.
(b) Sociale zekerheid en fiscale verplichtingen
Kandidaten moeten voldoen aan de vereisten van artikel 62 en artikel 63 van het KB van 15 juli 2011
betreffende de sociale zekerheid en fiscale verplichtingen.
Dit houdt in dat kandidaten een attest van nakoming van de verplichtingen ten aanzien van de
Rijksdienst voor Sociale Zekerheid moeten voorleggen in overeenstemming met de specificaties van
artikel 62 §1 van het KB van 15 juli 2011.
Kandidaten die geen personeel in dienst hebben onderhevig aan bovenstaande wettelijke bepalingen
gerelateerd aan de sociale zekerheid van de werknemers, moeten bij hun offerte een attest voegen
van een officiële organisatie in hun land, welke bevoegd is inzake de sociale zekerheid van
werknemers.
Dergelijk sociaal zekerheidsattest is niet vereist voor Belgische kandidaten in het geval de offerte in
totaal de 60.000 euro niet overstijgt, exclusief BTW. In dit geval is de aanbestedende organisatie
verplicht zelf inlichtingen te winnen over de situatie van de kandidaat.
Kandidaten moeten eveneens een attest voorleggen dat aangeeft dat aan alle professionele fiscale
verplichtingen voldaan is.
2.4.2. Selectiecriteria
Kandidaten zullen beoordeeld worden volgens de hieronder uiteengezette selectiecriteria.
Voor deelname aan de vergelijking van de inschrijvingen, getoetst aan de toewijzingscriteria zoals
genoemd in Punt 2.5 van deze Specificaties, worden alleen inschrijvingen van kandidaten die aan de
selectiecriteria voldoen in overweging genomen, op voorwaarde dat de kandidaten aan de
administratieve en technische vereisten voldoen.
(a) Selectiecriteria met betrekking tot de financiële middelen van de kandidaat
De financiële capaciteit zal beoordeeld worden naar de goedgekeurde jaarverslagen van de laatste 3
jaar uit het archief van de Belgische Nationale Bank.
Bedrijven die niet in België geregistreerd staan dienen wel hun goedgekeurde jaarverslagen van de
laatste 3 jaar, of een document dat de bezittingen en schulden van het bedrijf toont, bij te voegen.
(b) Selectiecriteria betreffende de technische capaciteiten van de kandidaat
De kandidaat moet volgende technische capaciteiten kunnen voorleggen:
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
7/23
Van de Teamleider:
 Minimum 5 jaar ervaring in het uitvoeren, superviseren en/of coördineren van externe evaluaties van
programma’s gericht op capaciteitsversterking;
 Aantoonbare ervaring in de onderwijssector en in het bijzonder in de relevante subsector;
 Aantoonbare ervaring in buitenlandse opdrachten in ontwikkelingslanden.
Van de lokale consultants:
 Aantoonbare ervaring in de onderwijssector;
 Aantoonbare ervaring met vergelijkbare opdrachten in het betreffende land
Van het team:
 Zeer goede kennis van het Engels en Nederlands binnen het team, alsook van het Spaans en het
Frans in het geval de evaluatie ook betrekking heeft op de programma’s in Ecuador en RD Congo
(Lot 3) respectievelijk.
Van de kandidaat Teamleider wordt verwacht dat hij de drie evaluatiemissies zal uitvoeren die deel
uitmaken van één en hetzelfde lot.
Kandidaten zullen rekenschap geven van hun technische capaciteiten door een gedetailleerd Curriculum
Vitae toe te voegen van alle voorgestelde deskundigen.
Kandidaten zullen rekenschap geven van hun ervaring met vergelijkbare opdrachten door een lijst toe
te voegen die de volgende informatie, volgens onderstaand schema, weergeeft voor elk van de
evaluaties uitgevoerd met betrekking tot onderwijs en/of capaciteitsversterkingsprogramma’s in het
zuiden, uitgevoerd over de laatste 3 jaar of momenteel uitgevoerd door de kandidaat:
 De aanbestedende organisatie
 Het jaar van uitvoering van de opdracht
 Het land of de regio waar de evaluatie betrekking op heeft
 De titel van de opdracht of het eindverslag
 Het totaal aantal dagen besteed aan de activiteiten
 Het totaal aantal dagen besteed aan het veldwerk
2.4.3. Rechtsgeldigheid van inschrijving
De inschrijvingen zullen onderzocht worden op hun rechtsgeldigheid. Niet rechtsgeldige inschrijvingen
worden uitgesloten. Alleen rechtsgeldige inschrijvingen komen in aanmerking voor een toetsing aan de
toewijzingscriteria.
2.5. Toewijzingscriteria
Om de optimale kandidaat te vinden zullen de rechtsgeldige inschrijvingen getoetst worden aan een
reeks toewijzingscriteria.
Deze criteria zullen gewogen worden om tot een finale classificatie te komen.
2.5.1. Lijst met toewijzingscriteria
De toewijzingscriteria, in volgorde van belangrijkheid, zijn als volgt:
1. Kwaliteit van het voorstel (maximum 70 punten)
a. Een duidelijke visie en beschrijving van de aanpak en methodologie om tot de verwachtte
resultaten te komen (maximum 30 punten);
b. Kwalificaties en ervaring van de voorgestelde deskundigen (maximum 30 punten);
c. Haalbaarheid en duidelijkheid van het actieplan en voorgestelde tijdskader (maximum 10
punten).
2. De prijs (maximum 30 punten)
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
8/23
2.5.2. Eindscore
1. Kwaliteit van het voorstel
Het eerste toewijzingscriteria zal geëvalueerd worden op basis van drie subcriteria: (a) een duidelijke
visie en beschrijving van de aanpak en methodologie om tot de verwachtte resultaten te komen
(maximum 30 punten); (b) kwalificaties en ervaring van de voorgestelde deskundigen (maximum 30
punten); (c) Haalbaarheid en duidelijkheid van het actieplan en voorgestelde tijdskader (maximum 10
punten).
De score voor elk subcriteria wordt als volgt berekend: excellent – goed – voldoende – onvoldoende.
Deze scores worden respectievelijk berekend als 100%, 75%, 50% en 0%. The scores voor de drie
subcriteria worden dan samengeteld.
De methodologische beginselen voor de eerste toewijzingscriteria en de drie subcriteria worden
uitgelegd in de Technische Bepalingen (Hoofdstuk 3). De kandidaat dient in zijn technisch voorstel de
methodologie toe te lichten om tot het gevraagde resultaat te komen.
De kandidaat dient een gedetailleerd curriculum vitae toe te voegen van alle voorgestelde deskundigen
aangaande de technische capaciteiten.
Het contract zal niet toegewezen worden aan de kandidaat – of zal ingetrokken worden indien het reeds
was toegewezen – als één of meerdere voorgedragen deskundigen niet beschikbaar blijkt ongeacht de
reden hiervoor.
De kandidaat zal aan zijn inschrijving alle informatie toevoegen die bruikbaar is voor de beoordeling van
zijn inschrijving, uitgaande van de toewijzingscriteria.
2. De prijs
Het prijs criterium zal als volgt berekend worden:
Score voor inschrijving X = 30 x (laagste prijs genoemd in een inschrijving / prijs genoemd in
inschrijving X)
Scores voor de 2 toewijzingscriteria zullen samengeteld worden en het contract zal toegewezen worden
aan de kandidaat met de hoogste eindscore.
2.6. Monitoring en goedkeuring van uitgevoerde diensten
De uitvoering van de diensten zal nauw opgevolgd worden door de toezichthoudende functionaris en
de Programma Directeur. VVOB’s evaluatie stuurgroep, bestaande uit de Programma Directeur, M&E
Advisor en drie Country Programme Managers is belast met de uiteindelijke goedkeuring van de
geleverde diensten.
2.7. Opleveringen
2.7.1. Uitvoeringstermijnen en clausules
De diensten moeten uitgevoerd worden binnen 10 maanden vanaf de dag nadat de kandidaat bericht
heeft ontvangen van de toekenning van het contract. Meer details betreffende de duur en de periode
van de opdracht zie 3.6.
Het originele exemplaar van het inschrijvingsformulier, hierna “aankooporder” genoemd, naar behoren
ondertekend door de aanbestedende organisatie, zal verzonden worden naar de dienstverlener per
aangetekende post.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
9/23
In elk geval zullen claims gerelateerd aan de aankooporder alleen geldig zijn indien ze ingediend zijn
binnen 15 kalenderdagen vanaf de eerste dag nadat de dienstverlener de aankooporder ontving.
2.7.2. Dienstverleningsplaats en formaliteiten
(a) Dienstverleningsplaats
De diensten zullen uitgevoerd worden in Zimbabwe, Zambia en Vietnam (Lot 1); in Rwanda, Cambodja
en Zuid Afrika (Lot 2); in Ecuador, RD Congo en Suriname (Lot 3) en in België (Lot 1, 2 en 3).
(b) Keuringen
Wanneer onregelmatigheden worden geconstateerd tijdens de uitvoering van de diensten, zal de
winnende kandidaat hier onmiddellijk van op de hoogte gesteld worden via fax of e-mail, en later
bevestigd via aangetekende brief. De winnende kandidaat is verplicht een dienst opnieuw te doen
wanneer deze is uitgevoerd met veronachtzaming van gemaakte afspraken.
Wanneer de diensten zijn uitgevoerd zullen het niveau en de overeenkomstigheid met de afspraken
beoordeeld worden. Diensten die niet zijn geleverd op een correcte en inschikkelijke wijze moeten
opnieuw gedaan worden.
2.8. Facturatie en betaling van de diensten
Prijzen (+21% BTW voor Belgische dienstverleners) zullen bij ontvangst van facturen als volgt betaald
worden:
 Eerste schijf: 20% - 15 dagen voor vertrek in kader van de eerste veldmissie
 Tweede schijf: 50% - binnen dertig dagen na afloop van alle veldmissies
 Derde schijf: 30% - na ontvangst en goedkeuring van het finaal rapport
De dienstverlener dient de facturen te zenden naar volgend adres:
VVOB vzw
T.a.v. Kristine Smets
Dillensplein 1 bus 2A
1060 Sint-Gillis
BELGIUM
Betaling zal geschieden binnen 50 kalenderdagen op ontvangst van de factuur, op voorwaarde dat de
aanbestedende organisatie binnen de voorziene periode in bezitting is gesteld van enig document waar
eventueel om verzocht is.
Facturen moeten in Euro zijn.
2.9. Onderaannemers
Onderaanneming is niet toegestaan, uitgezonderd wanneer het een contract betreft tussen de kandidaat
en een individuele (lokale) consultant voor wie het CV een intrinsiek onderdeel is van het voorstel.
2.10. Contract amendementen en aankondigingen
Contract amendementen en aankondigingen bekendgemaakt of gepubliceerd in het Officiële Belgische
Staatsblad die te maken hebben met contracten in het algemeen, evenals contract amendementen en
aankondigingen gerelateerd aan dit contract en gepubliceerd op www.vvob.be, zijn een onlosmakelijk
deel van deze Bijzondere Specificaties. Er wordt verwacht van de kandidaat deze gelezen te hebben
en ze in rekenschap te nemen bij de compilatie van zijn inschrijving.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
10/23
2.11. Bijzondere verbintenissen van de dienstenverlener
Alle resultaten en verslagen geproduceerd door de dienstverlener tijdens de uitvoering van dit contract
zijn het bezit van de aanbestedende organisatie en mogen niet gepubliceerd of onthuld aan derden
zonder zijn geschreven geautoriseerde toestemming.
De dienstverlener en zijn werknemers zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht met betrekking tot
de informatie waar zij kennis van nemen tijdens de uitvoering van het contract. Deze informatie mag in
geen geval onthuld worden aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de aanbestedende
organisatie. De dienstverlener mag echter wel verwijzen het contract als een referentie.
De dienstverlener moet garanderen dat het contract wordt uitgevoerd door de mensen genoemd in de
inschrijving, behalve in een geval van overmacht (force majeure). De mensen vermeld in de lijst of hun
vervanging worden geacht effectief deel te nemen in de uitvoering van het contract. Elke vervanging
moet erkend worden door de aanbestedende organisatie.
2.12. Geschillen
Geschillen die verband houden met de uitvoering van dit contract zullen exclusief behandeld worden
door de bevoegde rechtbanken in het district Brussel. De voertaal is Nederlands.
De aanbestedende organisatie zal onder geen enkele omstandigheid verantwoordelijk zijn voor
menselijk letsel of schade aan eigendom direct of indirect veroorzaakt door de activiteiten die nodig zijn
voor de uitvoering van dit contract. De dienstverlener zal de aanbestedende organisatie garanderen
geen gerechtelijke acties te ondernemen bij schade aangebracht door derden.
2.13. Boetes voor laattijdige uitvoering van diensten
De boete voor te late uitvoering van diensten is bepaald op 0.5% per kalenderdag met een maximum
van 10% van het totaal voor de uitgevoerde diensten.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
11/23
3. Technische Bepalingen
Gezien het internationaal karakter van de opdracht en het technisch voorstel in het Engels ingediend
moet worden, worden de referentietermen voor deze opdracht in het Engels opgenomen.
3.1. Organizational Background
The Flemish Association for Development Cooperation and Technical Assistance (VVOB) was
founded in 1981 as a non-profit organisation. The organisation’s main objective is “to sustainably
improve the quality, efficiency and effectiveness of education and training in developing countries”.
For VVOB, quality education means: “… one that provides all learners – boys and girls – with
capabilities they require to become economically productive, develop sustainable livelihoods, contribute
to peaceful and democratic societies and enhance individual well-being.”
In this definition “all learners” refers to non-discrimination and equity. Equity in education means that
personal and social circumstances such as gender, ethnic background and socio-economic status are
no obstacles to achieve educational potential. Within the spectrum of promoting equity, VVOB focuses
particularly on gender equity.
VVOB is currently active and has well established strategic and operational partnerships in nine
countries in the south: DR Congo, Rwanda, Zambia, Zimbabwe, Cambodia, Vietnam, Ecuador,
Suriname and South-Africa. The annual budget of VVOB for each country programme varies between
€720,000 and €1,100,000. VVOB employs a b o u t 150 associates worldwide. The head office is
based in Brussels with local offices in nine countries.
VVOB focuses on capacity development of its strategic and operational partners. It strengthens their
ability to use resources effectively and efficiently in order to achieve their goals. Programme actions are
aligned with the needs and policy plans of the direct and indirect target groups in the partner countries.
The emphasis lies in guiding and initiating processes of change and in institutional strengthening by
offering technical assistance through local and expatriate experts. These education and
development experts are professionally experienced and committed specialists who engage mainly in
training, coaching, facilitating and planning tasks. The teams are supported by partnerships with local
and Flemish institutions offering short-term expertise in the field of education and development.
3.2. Scope of the programmes to be evaluated
VVOB concentrates its interventions in three education subsectors: Early Education, Primary Education
and Technical and Vocational Education and Training (TVET) with the following Specific Objectives for
its multiannual programme 2014-2016:
 Early education teachers and school leaders provide all learners equal opportunities to enhance
their further education and future success.
 Primary education teachers and school leaders use teaching, monitoring, and follow-up strategies
to improve learning outcomes of all learners in literacy, numeracy and life skills.
 TVET teachers and school leaders prepare all learners according to the demands of the society and
the world of decent work.
To realise these objectives, capacity development of local education authorities focuses on the following
three components:
 Teacher Development targeting the improvement of pedagogical and didactical competences of
teachers, their access to qualitative learning materials and active pedagogies and didactics. This
involves appropriate initial teacher training as well as further training (professional development
through on the job training, mentoring, coaching etc.)
 School Leadership targeting school leaders who support, evaluate and develop teacher quality and
have a high impact on children’s learning outcomes. From an equity perspective, effective school
leaders are particularly important in the improvement of low performing and disadvantaged schools.
 Strategic Support focusing on enhancing dialogue, communication and collaboration between
different educational stakeholders in the areas of teacher development and school leadership.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
12/23
VVOB’s multiannual programme 2014-2016 implemented with funds granted by the Belgian federal
government, comprises programmes in Belgium and in nine countries in the South. This evaluation will
cover following programmes in the South:
Programmes on Early Education* (Lot 1):
Country
Name Programme
Zimbabwe
Zambia
Vietnam
Teachers for Inclusive
Early Education in
Zimbabwe (TIEEZ)
Learning
Improvements
for
Teachers
and
Lecturers
in
Early
Education (LITLE)
Programme on Early
Education
Location
Nationwide
National; 3 Colleges of
Education and specific
support to Teacher
Resource Centres in
Ndola
and
Kitwe
provinces
Thai Nguyen, Quang
Nam, Nghe An and
Quang Ngai Provinces
and national level
Planned
(2014-2016)
€2,874,750
Budget
€2,600,00
€2,236,000
* VVOB defines early education as formal pre-school (pre-primary education) combined with grade 1 & 2 of primary education
(targeting children of 3 to 8 years old)
Programmes on Primary Education (Lot 2):
Country
Name Programme
Rwanda
South Africa
Cambodia
Programme
on
Learning Outcomes in
Primary
Education
(LOPE)
Institutional Capacity
Development
in
Primary Education
Learning Outcomes in
Primary Education
Location
National level
Planned
(2014-2016)
€2,500,568
Free State Province +
National
€2,400,000
National
€2,874,750
Programmes on Technical and Vocational Education and Training (TVET) (Lot 3):
Country
Name Programme
Location
Planned
(2014-2016)
Ecuador
Institutional Capacity National level + pilot in €2,200,000
Development
in Zone 4 (Manabi and
Technical Education
Santo Domingo de las
Tsachillas)
DR Congo
Institutional Capacity National + Education €2,874,750
Development
in provinces Bandundu 2,
Technical Agricultural Kin Est and Bas Congo
Education
2
Suriname
Programme on lower National
€1,901,722
vocational education
Budget
Budget
3.3. VVOB’s programme logic
VVOB advocates a results-oriented planning approach through the use of the logical framework but with
the particularity that the programme logframe consist of following levels: overall objective, specific
objective, intermediate results and subresults.
VVOB’s impact on the different levels of the logical framework varies. Inspired by outcome mapping, we
distinguish between:
Area of interest: overall objective
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
13/23
Area of influence: intermediate results and specific objectives
Area of control: subresults
Overall objective
VVOB overall programme objective is "A good quality education that provides all learners – boys and
girls – with capabilities they require to become economically productive, develop sustainable livelihoods,
contribute to peaceful and democratic societies and enhance individual well-being."
Specific objective
The overall objective is concretely translated into 3 specific objectives – one for each subsector - as
specified above (3.2). The specific programme objective to be pursued in each country was decided in
consultation with the strategic partner and after analysis of the local education policy and priorities.
Intermediate results
The improved service provision of the initial teacher training, institutions and organisations that ensure
the professional development of teachers and school management, are the object of the intermediate
results. These result in the achievement of the specific objective in a country: teachers and school
leaders who guarantee equal opportunities with regard to early education in order to pursue further
education; who apply suitable education, monitoring and follow-up strategies in primary education in
order to improve the learning outcome of all pupils and; who prepare pupils in technical and vocational
education for a decent job in accordance with the needs of society and the job market.
Subresults
In order to enable local officers responsible for education to accomplish their education responsibility in
a better way (intermediate result), VVOB focusses on the capacity development of its direct target
groups. The results in relation to capacity development can be found on subresult level.
The choice of the partner's capacities that have to be strengthened, as reflected in the subresults, was
done on the basis of a SWOT-analysis of the partner organisation that, inspired by the 5C-model
(http://ecdpm.org/5Cs) and EFQM, takes into account organisational as well as technical capacity to
deliver results. Achieving subresults, for which VVOB is responsible, ensures that partner organisations
are better able to realise the intermediate results and achieve their education objectives themselves.
In summary, subresults refer to an enhanced capacity of VVOB’s direct target group (local officers of
teacher training institutes, in-service providers, department of the ministry etc.) while the intermediate
results refer to (improved) service provision of initial teacher training institutes, institutions and
organisations that ensure professional development of teachers and school managers.
3.4. Background information to the assignment
3.4.1. Mid-term evaluation
An external mid-term evaluation was carried out in 2015 covering three programmes, namely one
programme per education subsector:
 Early Education: the “Teachers for Inclusive Early Education in Zimbabwe” (TIEEZ) programme;
 Primary Education: the “Programme on Learning Outcomes in Primary Education” (LOPE) in
Rwanda;
 TVET: the “Institutional Capacity Development in Technical Education” programme in Ecuador.
The mid-term evaluation focussed on following topics: capacity development, gender equity, relevance,
sustainability with a focus on replicability, teacher development (programme in Zimbabwe only), school
leadership (programme in Rwanda only), and strategic support (programme in Ecuador only).
3.4.2. Preparation and self-assessment in the country
The evaluations will be preceded by a preparation and self-assessment by the country team, for
reasons of efficiency and effectiveness on the one hand, and to improve internal learning on the other
hand.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
14/23
The preparation and self-assessment will focus on following aspects:
 An appreciation of the programme’s effectiveness (achievement of intermediate results)
 An appreciation of the use of technical assistance on the basis of the 9 role model (see Annex 3)
 A preparation of documentation to assess impact
3.5. Objective and scope of the evaluation
The evaluation is being conducted to meet the requirements of the funding agency DGD (Directorate
General for Development Cooperation) as well as provide accountability and contributes to learning for
all partners for future programmes.
More specifically, the end evaluation is meant to generate conclusions that will allow:
 To assess programme approach and actual results achieved by the programme;
 The identification lessons learnt and good practices;
 The formulation of recommendations for future design and implementation.
The programmes mentioned under chapter 3.2 form the scope of this assignment.
3.6. Evaluation Criteria
The Logical Framework will serve as a main reference document in terms of objectives and indicators
specified to assess progress against the objectives and results formulated.
The evaluation will focus on the five evaluation criteria endorsed by the OECD/DAC: relevance,
efficiency, effectiveness, impact and sustainability. Mainstreaming gender equity will be addressed as
part of the assessment of the programme’s relevance, effectiveness and impact.
Gender equity refers to the putting in place the social and institutional arrangements that secure the
freedoms of all individuals, irrespective of gender or other markers of discrimination, to choose actions,
aspirations and attributes that they have reasons to value (VVOB Policy of Mainstreaming Gender
Equity, Aug. 2012). Gender mainstreaming is a strategy for making the concerns and experiences of
women as well as men an integral part of the design, implementation, monitoring and evaluation of
programmes so that women and men benefit equally. The ultimate goal of mainstreaming is to achieve
gender equity. Mainstreaming includes gender-specific activities and affirmative action, whenever
women or men are in a particular disadvantageous position.
The evaluation is expected to address following key questions for the respective criteria:
3.6.1. Relevance
Relevance refers to the appropriateness of the programme’s objectives to the real problems, needs and
priorities of the beneficiaries and the quality of the design through which these objectives are to be
reached.
Key questions:
 To what extent is the programme addressing the needs and priorities of the strategic and operational
partners (i.e. the beneficiaries at the level of subresults and intermediate results)? To what extent is
the programme aligned and consistent with, and supportive of national and local policies, strategies
and plans?
 To what extent is the programme responsive to the needs and aspirations of teachers and school
leaders (i.e. the beneficiaries at the level of the programme’s specific objective)?
 To what extent is the programme addressing the needs of children, pupils and students, both girls
and boys, in schools (i.e. beneficiaries at the level of the programme’s overall objective)?
 To what extent is the programme’s design logic, clear, coherent and realistic in view of reaching the
intended objectives and taking into account the capacities of the partners?
 Has gender equity been adequately mainstreamed in the programme design?
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
15/23
3.6.2. Efficiency
Efficiency refers to the way in which the inputs (funds, time etc.) are converted into activities and “results”
as articulated in the subresults of the programme.
VVOB focuses on the capacity development of its strategic and operational partners (the direct target
group). The subresults of the logical framework refer to this capacity development. The choice of
capacities that needs to be developed was made on the basis of a SWOT-analysis done by the partner.
VVOB uses a wide range of capacity development methods such as one-of or modular training courses,
workshops, coaching, mentoring, accompaniment, study visits, peer learning and events (conferences,
seminars or symposiums).
The assessment of the programme’s efficiency will in particular address following key questions:
 To what extent and how is capacity development of the strategic and operational partners
deliberately planned and monitored by the programme team? To what extent and how are partners
involved in this process?
 How are experiences and insights regarding the use of different capacity development methods
shared and discussed amongst team members? To what extent and how are partners involved in
this process?
 Are the used capacity development methods and sequences of methods appropriate?
 Are the used capacity development methods and sequences of methods properly implemented?
 Are the used capacity development methods and sequences of methods properly timed?
 What are good practices regarding the use and sequencing of different capacity development
methods in terms of efficiency?
3.6.3. Effectiveness
The extent to which the programme results were achieved, or are expected to be achieved, taking into
account their relative importance.
An assessment of the programme’s effectiveness will cover following aspects and levels of the
programme’s logic:
1. Effectiveness of the capacity development by VVOB of the programme’s strategic and
operational partners as reflected by the subresults of the logical framework:
 To what extent have subresults been achieved as anticipated?
 What factors influenced the effectiveness with which the achievements observed were attained?
 Which capacity development methods, combination of methods and/or sequencing of methods
are likely to be most effective and successful in developing the capacity of partners?
 What are good practices in terms of capacity development methods, combination of methods
and/or sequencing of capacity development methods?
 What are the insights and lessons learnt regarding the use and sequencing of different capacity
development methods in terms of their effectiveness?
2. How well partners have used the capacity developed to realise the intermediate results:
 To what extent have intermediate results been achieved?
 What factors influenced the effectiveness with which the achievements observed were attained?
 To what extent can these results be credited to the capacity development efforts of the
programme?
3. Effectiveness of mainstreaming gender equity in the implementation of the programme:
 What efforts have been taken towards mainstreaming gender equity?
 To what extent have these efforts succeeded/resulted in mainstreaming gender equity?
 To what extent has the programme succeeded in creating awareness on gender equity with its
direct beneficiaries (strategic and operational partners) and with the indirect beneficiaries
(lecturers, teachers, school leaders, student-teachers)?
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
16/23
3.6.4. Impact
Positive and negative, primary and secondary long-term effects produced by a development
intervention, directly or indirectly, intended or unintended.
This criteria will look at the achievements at the level of the programme’s specific and overall objective
by addressing the following key questions:
 Which changes in relation to the specific objective (i.e. changes for the beneficiaries of the strategic
and operational partners: teachers, school leaders) are apparent or likely to become apparent?
 Which changes in relation to the overall objective (i.e. changes for the final beneficiaries: children,
pupils, students in school) are apparent or likely to become apparent?
 To what extent can these changes (at specific and overall objective level) be attributed to the
programme’s efforts?
 To what extent has the programme responded to the needs of both girls and boys in schools?
 Are there any unplanned (positive or negative) effects on the intended beneficiaries or non-intended
groups? In case of negative effects, did the programme take timely measures for mitigating those?
The evaluation should pronounce itself on the likely attainment of the specific objective and the use
beneficiaries (can) make of the results. The evaluation will explain reasons in case it is unlikely that the
programme will meet its objective by 2016. If appropriate, the evaluation will make recommendations
on more effective ways to realise the specific objective by examining the factors restraining the
programme achievements. The evaluation team should indicate the impacts that could possibly occur
after the programme, and recommend approaches to strengthen these positive impacts and to avoid
negative implications of the programme.
3.6.5. Sustainability
Sustainability refers to the likelihood that the partners will be able to sustain the benefits emerging from
the programme. Mainly through its capacity development approach, VVOB strives for sustainable results
that can also be pursued and renewed beyond the end of the programme. This requires appropriate
technical and institutional capacity. In addition, VVOB aligns with educational plans and priorities of the
country and favours low-cost measures in view of financial sustainability and replicability.
The appreciation of sustainability should reflect the evaluators’ confidence that the benefits and the
support produced by the programme will be maintained and reproduced for the beneficiaries and
replicated at a larger scale.
Sustainability should be assessed from following three perspectives:
1. Financial sustainability
 Do strategic and operational partners have financial means provided to maintain the benefits?
 Do partners have the financial means provided for replication and up-scaling of programme
results?
 Are the funds likely to be made available?
2. Institutional sustainability
 To what extent have strategic and operational partners been involved in the planning,
implementation and steering of the programme?
 What is the level of policy support provided by the strategic and operational partners and the
degree of interaction and collaboration between programme and policy level?
 To what extent is the programme embedded in the institutional structures (at national, regional
and local level) that are likely to continue beyond the life of the programme?
3. Technical sustainability
Technical assistance (the provision of national and international, long-term and short terms experts) is
the main mode of intervention for VVOB to realize the intended capacity development of the strategic
and operational partners.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
17/23
The evaluation is expected to give an appreciation of:
 The role of the technical assistance based on the 9 role model and how this role evolved over time;
 The level of suitable, qualified HR capacity available with the partners to sustain the programme
results and its potential for up-scaling.
3.7. Methodology
It is the responsibility of the applicant to develop an appropriate evaluation design in line with the
below guidelines.
The evaluation design must specify the approach and specific methods that will be used for data
collection, triangulation, analysis and reporting, in view of responding to the evaluation questions and
criteria as specified in Chapter 3.6.
VVOB values the participation of the different beneficiary groups in the evaluation process. The
evaluation should make use of a good mixture of qualitative and quantitative methods in order to capture
a holistic view.
Evidence gathered should be from both primary sources (interviews, focus group discussions, field
observations etc.) and secondary sources (relevant strategies, policies and plans, programme
document, annual reports, surveys and studies commissioned by the programme, mid-term evaluation
reports, self-assessments etc.).
VVOB values creative and professional ways of communicating evaluation results.
The evaluation process will be carried out through three phases: a desk-phase, a field phase and a
synthesis phase as detailed in the section below.
Candidate applicants will give an explicit description of the proposed methodology for each phase.
As explained in the General Provision (Chapter 1.2.), a technical and financial offer can only cover one
lot and hence covers three countries in the south.
3.7.1. Desk Phase
The evaluator will review systematically the relevant available documents, which will be provided by
VVOB, such as educational strategies, policies and plans, programme documents, annual reports,
surveys and studies commissioned by the programme, mid-term evaluation report, self-assessments,
materials produced by the programme, reports of support visits by Flemish structural partners etc.
The evaluator will be expected to conduct the following tasks:
 review the evaluation questions and when relevant, propose alternative and/or complementary key
questions justifying their relevance;
 conduct initial interviews with in-country programme staff (e.g. through skype) and/or staff at the HQ;
 design and develop appropriate evaluation methodologies and tools.
Deliverables:
At the end of this phase, the evaluator is expected to prepare an inception report in English, outlining
the main findings from the documentation review, the gaps on which to focus during the field missions,
the proposed evaluation tools including the (reviewed) key questions and a workplan for the field phase
of the evaluation. The inception report will be presented at VVOB’s HQ at an inception meeting with the
Programme Director, the Education Advisor(s) and the M&E Advisor.
3.7.2. Field Phase
Field visits will be made to each country.
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
18/23
For these missions, teams of two people are envisioned, one international expert and one local expert
to be identified by the applicant.
VVOB is expecting a proposal with a maximum number of 60 days for one lot for the assignment (total
preparation, mission, reporting in Belgium and abroad) calculated as follows:
 Maximum 2 consultants x 10 days per country x 3 countries = 60 days in total
 From this 60 days in total, a maximum of 30 days is expected to be assigned to field visits (implying
2 consultants x 5 days per country x 3 countries = 30 days).
 Exceptions in extending the field trip can be accepted (i) when the weekend is fully utilized for reportwriting, and (ii) when the total number of days (20 per country) is not exceeded. The reasons for the
exception will need to be justified in the proposal.
The field phase will include meetings and interviews with different stakeholders and beneficiary groups
covering the different levels, and with at least the following VVOB staff members: Programme Manager,
Deputy Programme Manager, Technical/Education Advisors, coordinators of the result areas and the
programme’s gender focal point.
VVOB will assist with the development of the field workplan and liaison with partners in the country.
Deliverables:
At the end of field mission, the evaluator is expected to give a presentation of the preliminary findings
(debriefing) to the VVOB country team and a representation of the programme strategic and operational
partners.
3.7.3. Synthesis Phase
The evaluator develops and submits a draft final report to VVOB, which will be reviewed and circulated
to VVOB’s Evaluation Steering Group for comments and feedback. The presentation of the draft report
by the evaluator and feedback by VVOB will organised at VVOB’s HQ on the basis of which a final report
will be prepared and submitted to VVOB.
Deliverables:
The draft final and the final report should comprise following reports:
 One report per country programme in English, Spanish (in case of Ecuador), French (in case of RD
Congo) or Dutch (in case of Suriname) with clear findings, conclusions and recommendations and
with an executive summary in English (all countries)
 One report with overall conclusions and recommendations for the concerned subsector based on the
country level reports in English.
Proposed Report Structure for country level reports (3 reports):
1. Executive summary
2. Background
a. Brief summary of programme concerned
b. Brief summary of relevant contextual information in relation to economic, political, and/or
educational context of the country
3. Evaluation approach and methodology
4. Findings: for each evaluation criteria (relevance, efficiency, effectiveness, impact, sustainability and
mainstreaming gender equity):
a. Achievements
b. Gaps and challenges
c. Key insights and lessons learnt, including examples of good practices
5. Conclusions
6. Recommendations
a. Directed to the next phase at implementation level
b. Directed to the strategic and operational partners responsible for the sustainability of the
changes achieved by the programme
7. Annexes (TORS, list of persons or groups consulted, list of documents reviewed…)
Each country programme report should not exceed 25 pages in total (excluding annexes). The concise
executive summary should not exceed 3 pages. The evaluator should ensure coherence throughout the
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
19/23
report and in particular between conclusions and findings (findings should flow logically from the analysis
of the data, showing a clear line of evidence to support conclusions) and between recommendations
and conclusions (recommendations should follow logically from the conclusions).
Content Subsector level report (1 report)
 Brief overview of the programmes under scope.
 Overall strengths, weaknesses and/or gaps of VVOB’s approach regarding the set-up and
implementation of programmes in the concerned subsector.
 Recommendations, potentials and/or opportunities directed to next the programme phase and the
design of future programmes/projects in the concerned subsector.
This report should not exceed 10 pages.
All final evaluation reports must be provided in 3 hardcopies of which one unbound copy. An electronic
version of each document shall also be submitted.
3.8. Timing
The assignment will be based on following timeframe:
External End Evaluation of VVOB’s
Education Programme’s 2014-2016
Publishing the call for quotations
Sending Q&A to interested candidates
Deadline for submission & opening tenders
Awarding the winning proposal
Self-evaluations by VVOB country teams
Desk Phase
Submission & presentation Inception reports
Field missions to countries
Submission of draft evaluation reports
Feedback meeting
Submission of final evaluation reports
2016
Jan
Feb
Mar
Apr
x
x
x
x
May Jun
Jul
Aug
Sep
x
x
Oct
Nov
Dec
x
x
12
x
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
x
x
15
x
31
x
31
20/23
Annex 1. INSCHRIJVINGSFORMULIER
Opmerking: Eén inschrijvingsformulier per LOT
Specificaties VVOB–Eind Evaluatie 2016 –F02_0 met betrekking tot de eindevaluatie van VVOB
onderwijsprogramma’s
INSCHRIJVING van (voor een persoon die optreedt als kandidaat) (naam, voornaam, functie of beroep
en nationaliteit)........................................................................................................................................*
INSCHRIJVING van .................................................................................................................................
……………………………………………………………………………………………………………………….
(voor vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid ) (voor elk van de partners van de joint venture :
naam, voornaam, functie of beroep, nationaliteit en domicilie, RSZ Identificatienummer van elke
partner van de joint venture of RSZ Identificatienummer van de joint venture indien geregistreerd bij
de RSZ) vertegenwoordigd door (naam, voornaam, functie of beroep en nationaliteit)
……………...........................................................................................................................................
van de joint venture voor dit contract;*
INSCHRIJVING van het bedrijf (bedrijfsnaam, statuut, nationaliteit, en hoofdkantoor)…………………….
....................................................................................................................................................................
Vertegenwoordigd door (naam, functie van de gemachtigde person die dit formulier ondertekent ):
..................................................................................................................................................................
B.T.W. Nr .............................................RSZ Identificatienummer ……….................................................*
(*) schrap waar niet toepasselijk
Genoemde inschrijver verbindt zich ertoe volgens de beginselen en voorwaarden van de bijzondere
specificaties VVOB–Eind Evaluatie 2016–F02_0 (in het bjjzonder met betrekking tot het
voorgeschreven tijdschema), het dienstencontract met betrekking tot LOT (in letters) …………………..
van de evaluatie van VVOB onderwijsprogramma’s uit te voeren tegen de volgende bedragen:
Vaste prijs voor de uitvoering van de diensten (exclusief BTW) met betrekking tot LOT (cijfer) …………..
In cijfers :…………………………………………………………………………………………EUR
In letters :…………………..................................................................................................EUR
Vaste prijs voor de uitvoering van de diensten (inclusief BTW) met betrekking tot LOT (cijfer) ……………
In cijfers :……………………………………………………………………………………..…..EUR
In letters :…………………..................................................................................................EUR
Betaling zal op rechtmatige wijze geschieden door overmaking naar rekeningnummer:
..........-.............................-.......... geopend op naam van .........................................................................
Gedaan te (plaats) …………….., in 2 originele exemplaren, op (datum)………………………………………
De inschrijver
(Handtekening, naam en handgeschreven toevoeging “Akkoord voor inschrijving”)
Voorbehouden voor VVOB
Contract toegewezen op:
Datum en handtekening Gemachtigde Functionaris
Mr Bart Dewaele
Algemeen Directeur
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
21/23
Annex 2: Financial Framework for this assignment
2.1 Within the subsidy rules governing VVOB’s interventions in the South, VVOB can offer as payment
for delivered service, a maximum of 610,00 € per person for each day that was effectively used to work
on the assignment . This amount is exclusive V.A.T. No fee can be paid for travel days between homecountry and the country of visit. The consultancy fee shall be paid by bank transfer, after receiving an
official invoice.
2.2 Per Diem arrangements are according to the list officially published by the Ministry of Foreign Affairs
of Belgium in the Belgian Official Gazette (Belgisch Staatsblad) of 30.03.2015 or later version if applicable1.
The per diem allowance will be applicable starting the day mentioned on the air ticket (independent of
the hour of departure), until the end, except that the day of return to the home country (as mentioned
on the return-ticket) is not eligible for receiving a per diem. For local consultants, a per diem can only
be paid for the days the consultant require to stay overnight outside his home-town.
2.3 The costs for hotel accommodation will always be booked and paid by VVOB in the country.
2.4 Air tickets: VVOB avails air tickets (go & return) from the home country of the consultant to the country
of the programme that will be evaluated. These tickets are in economic class. The boarding passes (go &
return) must be submitted to VVOB along with other travel costs incurred and submitted to VVOB for
reimbursement. The tickets have to be purchased at least 1 month in advance in order to avoid inflated
ticket prices.
2.5 The travel expenses to go to and from the airport in the home country will be refunded on the basis
of use of public transport (second class) and after submission of the supporting documents. When a
personal car is used, a refund can be requested on the basis of 0,3412 euro per kilometre for one way
only (distance between home place and airport). Parking costs are not refunded. Only the costs for one
go & return trip to the airport can be submitted per person (either public transport or personal car). Taxi
costs to and from the airport will only be accepted when occurred in the country of destination. In case
it is impossible to make use of public transport or a personal vehicle to go to the airport in the home
country, VVOB will accept taxi costs in the home country, upon prior agreement. Also “airport taxes”, air
transfers, passenger service charges can be submitted for refund, on basis of submitting the original
receipts for these expenses. All displacements that are not part of the assignment and happen in personal
context, are in charge of the consultant. This is the case for both travel as well as hotel costs.
2.6 Costs for acquiring a visa (inclusive the transport costs to and from the Embassy) are refunded on
basis of the same conditions as described in article 2.5.
2.7 Costs to cover for mandatory vaccinations, shall not be reimbursed
2.8 The consultant is responsible to cover for his/her own necessary and/or desired insurances
(Accident insurance, luggage insurance, repatriation insurance, social security insurance).
1
For consultants (international and local) receiving a daily professional fee, we apply Category
2. According to the Moniteur Belge of 30.03.2015 the rates are: Cambodia: 35 euro, Ecuador:
47 euro; DR Congo: 63 euro; Rwanda: 35 euro; Suriname: 29 euro; South-Africa: 26 euro;
Vietnam: 29 euro; Zambia: 34 euro; Zimbabwe: 58 euro
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
22/23
Annex 3: The 9 role model
The 9 role model2 offers a reference framework for the implementation of Technical Assistance. In the
scheme below, difference is made between a:
 High Intervention Strategy (HIS) (modeller, hands on expert, partner) = we are doing it
 Medium Intervention Strategy (MIS) (teacher, coach, partner) = we are doing it together
 Low Intervention Strategy (LIS) (counsellor, facilitator, reflective advisor, technical advisor) = they
are doing it
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Hands-on expert: the expert undertakes the task on behalf of the client, it implies that the expert
has most, if not all, of the responsibility for producing good results.
Modeller: the modeller carries out the task for the client, but does so in a way she/he is available
for answering questions about what he or she is doing and why.
Teacher: the teacher is concerned that the client knows the basic principles and has mastered the
skills, while the coach may actually observe the client leading meetings and discuss the results
afterwards.
Coach: the coach provides an intensive form of personal supervision that acts as a catalyst in
developing a team or a persons.
Partner: both the client and the consultant have the capacity to successfully perform aspects of
the task and that both will share responsibility for the results.
Technical advisor: concerning a specific fundamental aspect or
advice at
organisational/educational level
Counsellor: the concern is almost entirely for the capacity of the client to perform the task. The
counsellor tries constantly to help the client to clarify and set goals, maintain positive motivation
and develop and implement effective plans.
Facilitator: the facilitator will mobilize the knowledge and capacity that is already present
Reflective observer: the client is most responsible for the results and capacity development.
The 9-role model forces VVOB to think about the way partners are approached when carrying out
technical assistance. When starting with the programme, a role within the clusters High Level or Medium
Level Intervention Strategy is very likely. As the programme evolves, the approach of the partner has to
evolve. Concretely this means that an evolution towards Low Intervention Strategy is pursued. If that
succeeds, it means that the partner is able to carry out the task independently. The evolution within this
9-role model can therefore be considered as a proxy indicator for technical sustainability to ensure that
VVOB's technical assistance does not result in substitution.
2
Based on Chamion, Kiel and Mc. Lendon (1990)
Bijzonder Bestek voor eindevaluatie van VVOB’s onderwijsprogramma’s 2014-2016
23/23