Transcript 2.5 Procedure industria e commercio

20.03.2014
REV. 2014/00
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E
GESTIONE EX D.LGS. 231/01
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PARTE SPECIALE
PROCEDURA 2.5
INDUSTRIA E COMMERCIO
PROCEDURA 5
GESTIONE DEI RAPPORTI DI
INDUSTRIA E COMMERCIO
INDICE:
1. OBIETTIVI
2. DESTINATARI
3. PROCESSI AZIENDALI COINVOLTI
4. PROTOCOLLI DI PREVENZIONE
4.1. DOCUMENTAZIONE INTEGRATIVA
4.2. PROCEDURE DA APPLICARE
a) macchinari
b) esecuzione dei servizi
5. ATTIVITÀ DELL’ODV
6. DISPOSIZIONI FINALI
ALLEGATI:
REPORT 2.5.1 – SEGNALAZIONE NON CONFORMITA’/ANOMALIE
1. Obiettivi
La presente procedura ha l’obiettivo di definire ruoli e responsabilità, nonché dettare protocolli di
prevenzione e controllo, in relazione alla Gestione dei Rapporti di Industria e Commercio al fine di
prevenire, nell’esecuzione di tale attività, la commissione degli illeciti previsti dal D.Lgs. 231/2001.
In particolare, la presente procedura intende prevenire il verificarsi delle fattispecie di reato previste
nei seguenti articoli del D.Lgs. 231/01 (a titolo riassuntivo, rimandandosi per l’analisi dettagliata
alla parte speciale del presente MOG):
-
delitti contro l’industria ed il commercio (art. 25 bis1 D.Lgs. 231/01)
art. 2635 c.c. – corruzione tra privati reati societari (art. 25 ter D.Lgs. 231/01).
2. Destinatari
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La presente procedura, finalizzata alla prevenzione dei reati pocanzi menzionati, trova applicazione
nei confronti di tutti coloro che, nell’esercizio dell’attività di propria competenza a favore dell’ente,
intervengono nella gestione dei rapporti di industria e commercio.
In particolare, i processi aziendali sensibili ai fini della presente procedura prevedono il
coinvolgimento, secondo le rispettive competenze, dei seguenti soggetti:
C.d.A.
Presidente del C.d.A.
Consigliere Delegato
Titolare di Licenza
Security Aziendale
Area Amministrativa e Personale – Amministrazione e Contabilità
Area Amministrativa e Personale – Acquisti
Area Amministrativa e Personale – Rapporti Amministrativi con i Clienti
Area Amministrativa e Personale – Gestione Personale (CSA)
Area Commerciale – Gare di Appalto
Area Commerciale – Offerte Servizi e Gestione Contratti
Area Commerciale – Gestione Clienti
Area Commerciale – Progettazione del Servizio
Area Commerciale – Gestione per Install. Periferiche
Area Commerciale – Agenti Produttori
Area Operativa – Organizzazione Servizi
Area Operativa – Vigilanza
Area Operativa – Interventi su Allarme
Area Operativa – Centrale Operativa
Area Operativa – Ispezioni sul Servizio
Consulente Esterno CSA.
3. Processi aziendali coinvolti
I Destinatari della presente procedura, per quanto rileva ai fini della prevenzione dei reati pocanzi
menzionati, partecipano alla gestione dei rapporti di industria e commercio principalmente (ed a
titolo esemplificativo) attraverso i seguenti processi aziendali:
-
acquisto, controllo di conformità alla normativa nazionale ed internazionale ed
identificabilità del macchinario
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esecuzione del servizio, gestione del cliente e dei reclami.
4. Protocolli di prevenzione
I rapporti con le imprese concorrenti devono essere improntati alla correttezza ed alla legalità, in
applicazione dei principi di cui al Codice Etico, nonché dei principi stabiliti in materia di industria e
commercio dalle leggi nazionali, comunitarie ed internazionali.
E’, pertanto, fatto divieto di:
-
usare nomi o segni distintivi idonei a produrre confusione con nomi o segni distintivi
legittimamente usati da altri, o imitare i prodotti di un concorrente, o compiere con
qualsiasi altro mezzo atti idonei a creare confusione con i prodotti e/o con l’attività di un
concorrente;
-
diffondere notizie e apprezzamenti sui prodotti e sull’attività di un concorrente idonei a
determinarne il discredito, appropriarsi di pregi dei prodotti e/o dell’impresa di un
concorrente;
-
valersi direttamente o indirettamente di ogni altro mezzo non conforme ai principi della
correttezza professionale e idoneo a danneggiare l’altrui azienda.
4.1. Documentazione integrativa
La presente procedura richiama ed integra quanto già disciplinato nell’ambito della seguente
documentazione:
• Codice Etico
• Poteri e deleghe
• UNI 10891:2000 “Servizi degli Istituti di Vigilanza”
• UNI EN ISO 9001:2008 “Sistemi di Gestione della Qualità”
• Altre procedure del presente MOG cui si rinvia, per quanto di competenza, con particolare –
ma non esclusivo – riferimento a:
-
procedura 1 (gestione dei rapporti con l’ODV) per quanto attiene i flussi informativi
verso l’ODV;
procedura 3 (gestione degli acquisti) per quanto attiene gli acquisti di macchinari,
materie prime, prodotti;
procedura 12 (gestione dell’esecuzione degli appalti/servizi) per quanto attiene i servizi
prestati a favore delle PP.AA.
4.2. Procedure da applicare
Ai fini della prevenzione dei reati di cui a D.Lgs. 231/01:
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a) macchinari
-
ogni macchinario deve essere identificabile ed abbinabile al rispettivo manuale di istruzioni;
-
per ogni macchinario identificato devono essere abbinabili:
• ordine di acquisto
• fattura di acquisto
• operazione di pagamento
• eventuale documentazione collaterale all’operazione di acquisto
-
ogni acquisto deve avvenire nel rispetto della procedura di Gestione degli Acquisti (Proc. 3),
nonché nel rispetto delle procedure previste nel manuale di Qualità, che vengono qui
integralmente richiamate per quanto di competenza.
b) esecuzione dei servizi
-
con riferimento ai servizi prestati verso le PP.AA., si rinvia a quanto previsto nella
Procedura 12;
-
con riferimento ai servizi prestato verso i privati:
o ogni servizio deve essere fornito in conformità a quanto contrattualmente previsto,
con riferimento:
• all’eventuale prestazione di tecnologie;
• alla prestazione del servizio per qualità e quantità;
o con riferimento alla verificabilità dell’esecuzione del servizio, l’ente deve mettere a
disposizione dell’ODV la seguente documentazione:
• contratto;
• ordini di servizio;
• eventuale documentazione relativa alla prestazione tecnologica;
• fatturazione al cliente;
Tale documentazione deve essere archiviata ed esibita su richiesta all’ODV.
L’ente verifica la conformità e la qualità del servizio in applicazione delle procedure previste nel
Manuale di Qualità e dal Sistema 10891; eventuali non conformità rilevate a mezzo delle procedure
indicate devono essere tempestivamente segnalate all’ODV redigendo report (avvalendosi del
Report 2.5.1. – Segnalazione non conformità ovvero tramite altra forma scritta comunque idonea).
5. Attività dell’ODV
Premessi i generali poteri di iniziativa e controllo, l’ODV ha facoltà di prendere visione di tutti i
documenti concernenti macchinari e l’esecuzione dei servizi.
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L’ente deve essere sempre e comunque in grado di abbinare ciascun macchinario a manuale
d’istruzioni, documentazione di acquisto ed eventuale ulteriore documentazione collaterale, nonché
verificare l’esecuzione del servizio prestato: l’ODV ha facoltà di verificare a campione
l’adempimento di tali doveri.
6. Disposizioni finali
Tutte le funzioni aziendali coinvolte hanno la responsabilità di osservare e far osservare il contenuto
della presente procedura.
Ciascun Destinatario è tenuto a comunicare all’ODV, oltre a quanto espressamente previsto dalla
procedura 1 del presente modello di organizzazione e dalla presente procedura, ogni anomalia
rilevabile in relazione a quanto previsto dalla presente procedura.
La violazione della presente procedura e dei suoi obblighi di comunicazione costituisce violazione
del modello di organizzazione e illecito disciplinare passibile di sanzione ai sensi di legge e del
contratto collettivo nazionale di lavoro applicabile.