Transcript Administratieve Organisatie

Administratieve Organisatie
Week 1
Introductie bedrijfsprocessen en organisaties
Organisatie
Een doelrealiserend samenwerkingsverband waarin belanghebbende partijen in een coalitie
samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken, maar ook om (ieder voor zich) een eigen
doelstelling te realiseren. De beschrijving van een organisatie bestaat veelal uit een beschrijving van
de afdelingen in een organisatie. Dit kun je terugvinden in een organogram: weergave van
verantwoordelijkheden in een organisatie (hiërarchisch organisatieschema). Het is daarbij belangrijk
dat er onderling veel informatie wordt uitgewisseld. Voornaamste reden: goederenbeweging en
beheersing van risico’s.
Administratieve organisatie
Administratieve organisatie heeft als doel coördinatie en afstemming van het functioneren
van de organisatie. Met Administratieve organisatie kun je, met een goede beschrijving en analyse
van een bedrijfsproces, inschatten op welke plaatsen je als winkel risico loopt. Je kunt daar dan
wellicht maatregelen op bedenken om deze risico’s af te dekken.
Cruciaal begrip bij administratieve organisatie – betrouwbare informatie:
 Juist  klopt het wat er staat ?
 Volledig  staat alles er wat er moet staan ? (volledigheid van opbrengsten)
 Tijdig  is de informatie tijdig ?
Ontwikkelingen in organisaties
Ontwikkelingen kunnen van invloed zijn op de interne organisatie. We spreken hierbij over
omgevingsfactoren. Een aantal van die ontwikkelingen waar bijna iedere organisatie mee te maken
heeft zijn:




Globalisering – landsgrenzen voor markten zijn open of worden open gemaakt. Afstanden in de
wereld worden steeds ‘kleiner’ en organisaties opereren steeds meer wereldwijd. Globalisering
leidt tot meer regel- en wetgeving en tot meer concurrentiestrijd.
Internettechnologie en internetbedrijven – opmars van internet. Het gaat daarbij vooral om
communiceren, bestanden uitwisselen, kopen via internet en ondersteuning van
bedrijfsprocessen. Internettechnologie is daarbij van groot belang!
Samenwerking in de keten – strategische allianties. Voordelen van samenwerking in de keten
zijn betere afstemming en verhoging van kwaliteitsbewaking van producten. Daarnaast kunnen
voorraden in de keten goed op elkaar afgestemd worden, met minder kosten als gevolg.
Een keten van bedrijven heet ook wel bedrijfskolom.
Organisatieontwikkelingen – door concurrentiedruk zijn organisaties constant bezig met het
analyseren en verbeteren van hun bedrijfsprocessen. Dit om kostenbewust te zijn. Daarnaast
ontwikkelen organisaties zich ook door de druk vanuit de arbeidsmarkt. De organisatieprincipes
en verantwoordelijkheden binnen organisaties veranderen voortdurend.
Elk van bovengenoemde ontwikkelingen heeft grote consequenties voor de inrichting van de
bedrijfsprocessen en dus ook voor de beheersingsmaatregelen die ingebouwd zijn in deze
bedrijfsprocessen.
Typologie van organisaties
Er zijn veel verschillende soorten bedrijven en instellingen. Er bestaan overeenkomsten
tussen deze organisaties, maar vooral ook veel verschillen. Mbv een typologie leer je organisaties
vanuit een bepaald perspectief te benaderen en krijg je een brede kennis over het functioneren van
bedrijven en instellingen.
Een typologie is een indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden
onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of organisaties. Bv. de typologie van Starreveld:
Definitie markt
Waarin één of meerdere aanbieders producten of diensten aanbieden aan één of meer
afnemers/klanten. Starreveld onderscheidt hierbij twee subcategorieën:
 Met doorstroming van goederen (handelsbedrijven, industriële bedrijven, sommige
dienstverleners en agrarische & extractieve bedrijven).
 Zonder doorstroming van goederen (zakelijk) dienstverlenende bedrijven.
Het hanteren van een typologie is handig bij het analyseren van het functioneren van organisaties.
Week 1
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsproces
Een bedrijfsproces bestaat uit een geordende set activiteiten met een specifiek doel. Deze
activiteiten zijn afzonderlijk te herkennen. Daarnaast is er een duidelijke samenhang tussen de
activiteiten terug te vinden.


Primaire, ondersteunende en besturende processen – beschrijft de kernactiviteiten van een
organisatie.
Processen op verschillende niveau´s:
Bedrijfsprocessen bestaan uit hoofd- en subprocessen. Belangrijk! Waar begint een proces en waar
houdt het op? Bv. binnen de muren van de winkel.
In een bedrijfsproces heeft een organisatie/ondernemer met een hoop risico’s te maken. Bv:
 Dat je op basis van de verkeerde informatie sturing geeft
 Dat er fraude-mogelijkheden zijn in de processen
 Dat je geen goede verantwoording kan afleggen
 Dat niet iedereen binnen je organisatie het organisatiebelang vóór het eigen belang stelt
Daarom kijkt een organisatie goed naar haar (administratieve) organisatie, let op de risico’s en stelt
daartegen indien nodig maatregelen op!
Administratieve organisatie is:
Bedrijfsprocessen kunnen ook beschreven worden aan de hand van het waardeketenmodel van
Porter. Het geeft een generieke opsomming van alle bedrijfsprocessen in een organisatie:
Allereerst maakt Porter onderscheid tussen primaire processen (5 onderste onderdelen). De
secundaire processen (ondersteunende activiteiten) zijn aanwezig om ervoor te zorgen dat de
primaire processen kunnen functioneren.
Inkomende logistiek – goederen worden aangevoerd, gekeurd en opgeslagen in afwachting van het
verbruik in productie.
Operationele activiteiten – hier worden grondstoffen en halffabricaten omgezet in eindproducten.
Uitgaande logistiek – het product dat gereed is wordt hier opgeslagen in het magazijn en komt zo
uiteindelijk bij de klant terecht.
Marketing en verkoop – behoefte van klanten in kaart brengen en zorgen dat klanten gaan kopen.
Dienstverlening – ervoor zorgen dat de klant het product optimaal kan gebruiken
Infrastructuur – ervoor zorgen dat de organisatie kan functioneren via facilitair management,
financieel management en andere processen.
Human resources management – personeelsproces
Technologie ontwikkeling – producten en bijbehorende productieprocessen worden ontwikkeld.
Inkoop – voorziet in alles wat de organisatie zelf niet maakt.
Het waardeketenmodel is geschikt voor alle typen organisaties, maar zal er voor verschillende typen
verschillend uitzien.
Typologie van bedrijfsprocessen
Processen verlopen niet vanzelf: ze moeten bestuurd worden. hierbij wordt onderscheid
gemaakt in besturende processen en uitvoerende processen. Besturende processen bestaan weer uit
 Strategische beslissingen – lange termijn, door top, over de gehele organisatie.
 Tactisch – middellange termijn, door subtop, over afdeling.
 Operationeel – korte termijn, door medewerkers, over medewerkers zelf.
Ook bij bedrijfsprocessen is het waarborgen van de kwaliteit informatieoverdrachten van groot belang. Denk daarbij aan het cruciale begrip bij administratieve organisatie – betrouwbare informatie:
 Juist  klopt het wat er staat ?
 Volledig  staat alles er wat er moet staan ? (volledigheid van opbrengsten)
 Tijdig  is de informatie tijdig ?
Procesbeheersing
Het beheren van processen kan op drie manieren:
1. Toevoegen van het ontbrekende – foutieve uitvoer in orde maken.
2. Feedback – achteraf vaststellen wat fout ging, verbeteren in productieproces.
3. Voorwaartskoppeling of feedforward – invoer corrigeren.
Week 2
Processen (1)
Inkoopproces
In het inkoopproces komen verschillende activiteiten aan bod. Die activiteiten worden door
verschillende functionarissen uitgevoerd. Bij het inkoopproces kunnen de volgende fasen worden
onderscheidden:




Initiatief tot inkoop (wat en hoeveel) – een signaal dat het hele proces in beweging zet. Dit
wordt berekend op basis van verwachte verkopen, levertijden en voorraadniveau. Hiervoor zijn
verschillende modellen ontwikkeld, waaronder het just in time model. Leveringen moeten
daarbij precies op tijd zijn. Niet te laat, maar ook niet te vroeg. Niet te weinig, maar ook niet
teveel. Veel modellen zijn tegenwoordig geautomatiseerd = e-procurement.
Degene die het meeste zicht hebben op signalen die het proces uiteindelijk starten, zijn de
verkopers. Het is hierbij wel van belang dat diegene daartoe geautoriseerd is. Daarnaast hangt
het belang van de fase ‘initiatief tot inkoop’ af van het type bedrijf en van de soort inkopen.
Beslissing (waar en prijs) - domein afdeling inkoop. Beslissingen rondom waar en tegen welke
prijs. Hiervoor zijn verschillende stappen ontwikkeld:
o Programma van eisen
o Longlist van potentiële leveranciers
o Shortlist gemaakt vanuit longlist
o Offertes vragen aan potentiële leveranciers op shortlist – opslaan in offerteregister
o Beslissing definitieve leverancier maken
Let op! Bij het maken van beslissingen kunnen financiële complicaties optreden (bv. inkopen
buiten eurogebied of inkopen op een markt met sterk wisselende prijzen).
Uitvoering (contract en afroep) – belangrijk! Actueel inzicht in afgesloten contracten en de
positie per contract: contractenregister. Twee verschillende vormen:
o Raamcontract – principeafspraken om met elkaar in zee te gaan.
o Afroepcontract – afspraken over totale hoeveelheid af te nemen goederen gedurende een
bepaalde periode.
Wanneer het gaat om afroep bedoelt men de feitelijke bewerkstelling.
Afwikkeling (goederenontvangst en factuur) – de goederenontvangst vindt plaats in het
magazijn. Verschillende stappen in de controle van het goederenontvangst:
o Of de goederen überhaupt wel besteld zijn, anders retourneren
o Of de bestelde goederen wel allemaal geleverd zijn, zo niet is er sprake van manco
o Kwaliteitscontrole
Administratief zijn er nu twee gegevens: de bestelling (bestelbon) en het ontvangst (ontvangstbon).
Er ontbreekt echter nog één document, namelijk de inkoopfactuur. Deze wordt door de leverancier
verzonden. Op de financiële administratie vindt dan de three-way-match plaats = de factuur wordt
vergeleken met de bestelling en het goederenontvangst. Wanneer de gegevens kloppen, kan de
factuur betaalt worden.
Voorraadproces
Beknopt proces. Meer een rustpunt tussen inkoop en verkoop. Toch valt er wel het een en
ander over het voorraadproces te zeggen. Er zijn verschillende soorten magazijnen:
 Technisch open OF gesloten – of het magazijn vrij toegankelijk is voor iedereen of niet.
 Administratief open OF gesloten – of elke individuele transactie wordt geregistreerd of niet.
Veel bedrijven kennen een voorraadadministratie. Dit kan verschillende doelstellingen hebben.
Bijvoorbeeld het inzicht in hoogte van de voorraad en de controle op de voorraad. Vroeger maakte
men gebruik van andere voorraadadministraties: stellingkaarten, magazijnvoorraadadministratie en
kantoorvoorraadadministratie. Tegenwoordig is er voornamelijk sprake van automatisering.
Manieren om de voorraad te controleren:
 Integrale inventarisatie – tellen van gehele voorraad = winkel dicht
 Partieel roulerend – elke maand een deel van de voorraad = winkel kan open blijven
Inventariseren van voorraad is een ingewikkelde klus. Er kan namelijk sprake zijn van het
pijplijnprobleem of van de verkeerde productkennis. Er zijn verschillende voorraadadministraties:
 In totalen – totale voorraad ligt vast in één bedrag
 Per soort – per soort aantal artikelen besteld, met daarnaast de geldswaarde
 Per stuk – elk artikel staat individueel geregistreerd
Verkoopproces
Let op! Er wordt hierbij uitgegaan van handel met verkoop op rekening! Ook bij het
verkoopproces is er sprake van een stappenplan:




Marketing (vijf p’s) – Product, Prijs, Promotie, Plaats en Personeel. Vooral belangrijk hierbij is een
actief beheer van het artikelenbestand.
Orderverkrijging (orderontvangst en orderacceptatie) – verkooptransactie, waarbij verkopers
actief op zoek moeten naar klanten en orders. Hierbij is het van belang de relatie met de klant
goed te beheren, bijvoorbeeld door Customer Relation Ship Management en een goed
klantenbestand. Bij de acceptatie van orders gaat het er om of de organisatie de order wil en kan
accepteren.
Uitvoering (levering en facturering) – verschil tussen voorfacturering en nafacturering.
Afwikkeling (incasso) – incasseren van geld.
Week 2
Processen (2)
Personeelsproces
Verschillende benamingen: personeelszaken, Personeel en Organisatie (P&O), Human
Resource Management (HRM). Het personeelsproces is verwerkt in een stafafdeling –
ondersteunende/adviserende afdeling. De belangrijkste elementen uit het personeelsproces:





Organisatie – gaat vooral om organisatiestructuur en –cultuur; gaat om de vraag hoe de
organisatie in te richten is. Dit wordt voornamelijk weergegeven in een organogram.
Formatie –gaat om de vraag hoeveel mensen er op de diverse afdelingen werkzaam zijn en wat
hun functie is (functieopbouw). Denk hierbij aan TBV – taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden. Daarnaast zijn functiewaardering en –beloning ook heel belangrijk.
Instroom – gaat over het daadwerkelijk in dienst gaan nemen van mensen. Daarbij gaat het met
name om de vraag hoe de juiste mensen bereikt worden (werving en selectie).
Behoud – zorgen dat zowel werknemer als werkgever zich goed blijft voelen bij de
samenwerking. Dit door middel van beoordeling, beloning, opleidingsbeleid en zorgdragen.
Uitstroom – op een bepaald moment komt er een einde aan de arbeidsrelatie met de
werknemer. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt, bijvoorbeeld door middel van outplacement.
Financieel-administratief proces
In elke organisatie speelt geld een rol. Soms een grote rol, zoals winstgevendheid. Soms een
kleine rol, zoals randvoorwaardelijke rol. Het financieel-administratief proces is op de delen in:




Financiële administratie – bedrijfsadministratie; alle financiële feiten op systematische wijze,
volgens het systeem van dubbel boekhouden, vastgelegd. De financiële administratie bestaat uit
de debiteurenadministratie, crediteurenadministratie en grootboekadministratie.
Salarisadministratie – specifieke kennis vereist. Op deze afdeling worden brutosalarissen
berekend en van daaruit de netto uit te betalen bedragen = bruto-netto-traject.
Controlling – controleren; een controller houdt zich bezig met de instrumenten en het gebruik
daarvan die bijdragen aan de beheersing van een organisatie. Er zijn verschillende controllers:
o Financial controller – voor de financiële invulling
o Business controller – voor het adviseren van het (top)management
o Register controller – doorgeleerden in het controllersvak
Treasury – het optimaliseren van geldstromen tegen, meestal, zo laag mogelijke kosten.
Productieproces
Ook het productieproces heeft verschillende fasen:






Voorcalculatie – berekening van kostprijs voordat de productie plaatsvindt. Dit betekent ‘wat
mag het kosten’. Denk hierbij wel aan een stuklijst: uit welke onderdelen bestaat het product.
Planning – wat moet wanneer af? Let op! De productiecapaciteit.
Afgifte grondstoffen – grondstoffen ‘klaarzetten’ wanneer het sein is gegeven om een bepaalde
hoeveelheid producten te gaan maken.
Productie – grondstoffen worden omgezet naar eindproducten.
Afgifte gereed product – goederen, maar nu de gerede producten, worden afgeleverd aan het
magazijn.
Nacalculatie – verschillenanalyse maken over wat het nu werkelijk gekost heeft.
Week 3
Beheersing van processen
Administratieve organisatie
Gaat over hoe je een organisatie moet inrichten zodat je fouten kunt voorkomen. Dit aan de
hand van het drie-W model:
1. Waarom bestaat AO: wat is het doel?
Voorkomen dat het een puinhoop wordt! Dit door middel van:
a. Besturen – gewenste richting geven (dagelijkse activiteiten)
b. Doen functioneren – de tent moet draaien (dagelijkse activiteiten)
c. Beheersen van een organisatie – feilloos kunnen uitvoeren of toepassen (dagelijkse
activiteiten)
d. Verantwoording afleggen – verschil tussen intern en externe verantwoording afleggen
(gebeurd periodiek)
2. Waarmee kunnen doelstellingen bereikt worden: wat staat centraal?
Twee woorden: betrouwbare informatie. Welke informatie nodig is, hangt af van de activiteiten
van de organisatie en van de functionaris waar we het over hebben. Onderscheid tussen:
a. Strategische informatie – van belang voor topleiding; gaat om het sturen van de organisatie:
het bepalen van de doelstellingen. zowel interne als externe informatie is van groot belang.
b. Tactische informatie – gericht op het beheersen van de organisatie. De strategie, bepaalt
vanuit de top, wordt vertaald naar doelstellingen.
c. Operationele informatie – alle informatie die nodig is om de organisatie dagelijks te doen
functioneren.
Betrouwbaarheid van informatie hangt af van de juistheid, volledigheid en tijdigheid!!!
3. Wat moet daarvoor gebeuren: hoe kan het doel bereikt worden?
Organisatie en processen zodanig inrichten dat op een systematische wijze gegevens verzameld,
vastgelegd en verwerkt worden. verschil gegevens en informatie:
a. Gegevens – betreffen puur de vastlegging van iets
b. Informatie – heeft betekenis voor de gebruiker
Interne controle
Toetsen van werkelijkheid aan de norm; verweven in processen. Drie vormen van controle:
1. Zelfcontrole – eigen werk controleren; nadelen – over eigen fouten heen lezen; eigen fouten niet
toegeven.
2. Interne controle – controle door of namens leiding; kan preventief (voorkomend) dan wel
repressief (onderdrukkend).
3. Externe controle – externe accountants, belastingdienst, etc.
Functiescheiding = organisatie en processen worden zo ingedeeld dat bij handelingen en transacties
meerdere functionarissen betrokken zijn. Hieruit blijkt dat er automatische controles in het proces
zitten omdat de diverse functionarissen tegengestelde belangen hebben.
Dus, er is sprake van een essentiële maatregel van interne controle tussen de beherende functie,
bewarende functie en de registrerende/controlerende functie.
Beheersing van processen, management control
Het systeem van management control valt sterk vereenvoudigd te definiëren als ‘het proces
om de bedrijfsactiviteiten te beheersen.
In de balanced scorecard worden zaken gerapporteerd die ‘kritische succesfactoren’ zijn voor de
organisatie om doelen te behalen. Dit gebeurd vanuit vier perspectieven:
1. Financieel perspectief (financiën)
2. Klantenperspectief (klanten)
3. Intern perspectief (efficiency)
4. Innovatieperspectief (vernieuwing)
Vanuit problemen in het internationale
bedrijfsleven is op een gegeven moment in de
Verenigde Staten het COSO –rapport
gepubliceerd. Hierin is een internal control
framework gepresenteerd dat verder gaat
dan het traditionele management control 
De bovenzijde van de kubus geeft de
doelstellingen aan waar internal control zich
op richt.
De rechterzijde geeft het concept van internal
control voor alle organisatie-eenheden weer.
De voorzijde van de kubus geeft de essentiële gedachte van COSO weer. Belangrijkste toevoegingen:
 Interne omgeving – cultuur binnen onderneming
 Risicobeoordeling – controle vooral gericht op risicogebieden; doel: maatregelen nemen waar
mogelijke risico’s het grootst zijn = risicomanagement.
Methoden en technieken van administratieve organisatie
Kan op twee niveaus: hoofdlijnen (kort weergegeven) en handelingsniveau (uitgebreid); maar
ook op twee manieren: beschrijvingen en (stroom)schema’s.
Week 3
Principes van administratieve organisatie
Bouwstenen administratieve organisatie
Bestaan uit:
Randvoorwaarden
 Functiescheiding – bestaat uit meerdere essentiële functies:
o Beschikken = mogen beslissen over zaken van de onderneming
o Bewaren = activa (en passiva) bewaren, maar niet over beslissen
o Uitvoeren = in opdracht van een andere functionaris iets uitvoeren
o Registreren = gecombineerd met controleren; spreekt voor zich
o Controleren = gecombineerd met registreren; spreekt voor zich
 Automatisering – tegenwoordig is bijna alles geautomatiseerd. Echter, daarbij zijn de volgende
punten van groot belang:
o Toegangsbeveiliging – voor de veiligheid van een organisatie
o Autorisaties binnen systeem – wel toegang tot systeem, maar met maar een beperkt aantal
bevoegdheden. Dit wordt natuurlijk goed in de gaten gehouden, bijv door middel van
geautomatiseerde controles.
o Logging – als er wordt gecheckt wat je op het net van een organisatie hebt gedaan.
o Volledig en juist invullen van velden
 Kaders en normen – met betrekking tot kostprijscalculaties, verkoopprognoses,
afdelingsbudgetten, begrotingen, etc.
 Richtlijnen – gaat o.a. over gedragscodes, daarnaast over interne controle (zie hfst. eerder!)
 Verbandcontroles – o.a. de three-way-match, maar daarnaast ook verbanden (zie later in SV)!
 Steekproefcontroles - willekeurige controles
 Oogtoezicht – toezicht houden op processen, systemen en situaties.
Informatie
Opgedeeld in:
 Strategische informatie – voor de topleiding van belang
 Tactische informatie – gaat over primair besturen van organisatie
 Operationele informatie – detailinformatie die nodig is om de organisatie te ‘doen functioneren’.
Processen
Wie (functiescheiding), wat (concrete handeling) en waarmee (informatie)?  belangrijke
elementen hierbij zijn: efficiency/interne controle, standaardprocessen en verbanden.
Verbanden
Expliciet aandacht aan controles en afstemmingen die plaatsvinden, zowel in processen zelf
als op de administratie  door middel van verbandcontroles.
Verbandcontroles waardekringloop:
Inkoop
voorraad bij = crediteuren
Betaling
crediteuren af = geld af
Verkoop
voorraad af = debiteuren bij (correctie winstmarge)
Incasso
debiteuren af = geld bij
Bètaformule - Formule goederenbeweging = beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verkopen
Typologie
Er zijn veel verschillende soorten bedrijven en instellingen. Er bestaan overeenkomsten
tussen deze organisaties, maar vooral ook veel verschillen. Mbv een typologie leer je organisaties
vanuit een bepaald perspectief te benaderen en krijg je een brede kennis over het functioneren van
bedrijven en instellingen.
Een typologie is een indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald gezichtspunt worden
onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of organisaties. Bv. de typologie van Starreveld (zie week 1).
Risico’s
Beheersen van risico’s, zowel extern als intern.
Week 3
Ontwikkelingen in administratieve organisatie
Korte historie
Algemene organisatie is een typisch Nederlands vakgebied. Voor een korte beschrijving van
de historie, ga naar blz. 159..
Automatisering
Wordt steeds belangrijker in het bedrijfsleven. Korte historie automatisering:
1. Vanaf 1960 de mainframes en minicomputers.
2. Vanaf 1980 de personal computer, eerst stand-alone maar al snel in een netwerk.
3. Vanaf 1995 de interneteconomie.
Binnen bedrijven ontstaan door alle automatisering, ICT afdelingen. Een aantal onderwerpen
waarmee de ICT afdeling in aanraking komt zijn:
 Organisatie / beheer van de ICT
 Ontwikkeling van nieuwe ICT toepassingen
 Integratie van gegevens
 Continuïteit van de ICT
 Internettoepassingen
Globalisering
Een andere belangrijke ontwikkeling in het bedrijfsleven is globalisering = de wereld wordt
steeds kleiner doordat de afstanden vervagen. Gevolg: grensoverschrijdend ondernemen wordt
steeds gemakkelijker. Onderliggende krachten die aan globalisering ten grondslag liggen zijn:
 Onderliggende krachten
 Gevolgen bedrijfsleven
 Gevolgen administratieve organisatie
Regelgeving
 Corporate governance – het integer en goed managen van een bedrijf (ook wel riskmanagement)
 SOx (Sarbanes Oxley Act) – Amerikaanse wetgeving waarin is vastgelegd dat bedrijven, die aan
de Amerikaanse effectenbeurs genoteerd zijn, een deugdelijk intern financieel controlesysteem
moeten hebben.